JAK ZACZĄĆ PRACĘ Z P2WARE PROJECT MANAGER?

JAK ZACZĄĆ PRACĘ Z P2WARE PROJECT MANAGER? Dokument ten stanowi wprowadzenie do oprogramowania P2ware Project Manager. Znajdziesz tutaj informacje o tym, jak szybko przygotować plan projektu oraz sterować jego realizacją (Przygotowanie i sterowanie realizacją projektu) oraz wstęp do funkcjonalności aplikacji (Spacer po P2ware Project Manager 7). Spacer po P2ware Project Manager 7 2 Przygotowanie i sterowanie realizacją planu projektu 9 Technika planowania opartego na produktach - wprowadzenie 9 Proces przygotowywania planu (skrót) 14 Proces przygotowywania planu 15 Proces sterowania realizacją planu 16 1

SPACER PO P2WARE PROJECT MANAGER 7 WSTĘP Jeśli znasz technikę planowania opartą na produktach, możesz zrezygnować z tego spaceru, ale możesz także go odbyć, aby w kilka minut zapoznać się z aplikacją. Program P2ware Project Manager 7 wykorzystuje najbardziej efektywną technikę planowania opartą na produktach. Ponieważ technika ta odbiega od popularnej techniki opartej na działaniach, użytkownikom, którzy jeszcze nie znają lub dotychczas jej nie stosowali zalecamy, aby czytając ten tekst równocześnie oglądały kolejne widoki przykładowego planu Szkolenie z zarządzania projektami (prosty). Jest to plan projektu, którego celem jest zorganizowanie szkolenia z zarządzania projektami wraz z egzaminem. W tym celu: otwórz P2ware PM7 w oknie Otwórz plan, kliknij Szkolenie z zarządzania projektami (prosty) umieść to okno z opisem spaceru tak, aby można było obserwować ekrany programu P2ware PM 7 i czytać ten opis Jeśli chcesz poznać scenariusz tego projektu, możesz otworzyć dokument z tym scenariuszem. W lewym rogu u góry okna programu jest widoczna galeria Widoki z ikonami widoków dostępnych w otwartym planie. Aby wybrać potrzebny widok wystarczy kliknąć na jego ikonkę. Podczas tego spaceru, możesz przejść po kolei przez wszystkie opisane widoki. 2

TABELA IKON DOSTĘPNYCH WIDOKÓW Ikona Widok Ikona Widok Struktura produktów Zasoby Diagram następstwa produktów Przydzielenia zasobów y Wykres obciążenia zasobów Działania Rejestr Ryzyk Wykres Gantta Wykres kosztów Diagram sieciowy Raporty Pierwszym widokiem, który zobaczysz po otwarciu planu, jest Struktura produktów. Kolejne widoki możesz wybierać dowolnie albo w kolejności, w jakiej je opisano poniżej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych i innych funkcjonalnościach dostępnych w różnych wersjach P2ware PM 7, otwórz plik Pomoc, przyciskają klawisz F1 albo klikając przycisk. STRUKTURA PRODUKTÓW W tym widoku, w środkowej części ekranu pokazane są produkty potrzebne do zrealizowania projektu, czyli dostarczenia jego produktu finalnego. W pokazanym planie jest to Szkolenie z zarządzania projektami - produkt widoczny na górze Diagramu struktury produktów (DSP), zaznaczony kolorem niebieskim. Poniżej produktu finalnego są pokazane produkty, które wejdą w skład produktu finalnego lub będą potrzebne do wytworzenia i dostarczenia innych produktów. Aby łatwiej było sprawdzić, czy uwzględniono w planie wszystkie potrzebne produkty, są one pogrupowane w grupy oznaczone jako równoległoboki w kolorze zielonym. Planując swój projekt możesz tworzyć grupy produktów według własnego uznania. Z symbolem grupy powiązane są przypisane do niej produkty, ale mogą być to także różne ich podgrupy. Zwróć uwagę na to, że tworząc grupy nie bierze się pod uwagę kolejności, w jakiej produkty mają być wytworzone lub dostarczone. Takie zależności są pokazane w innym widoku - na Diagramie następstwa produktów (DNP). W oknie po lewej stronie widoczna jest struktura produktów w postaci ustrukturyzowanej listy. Jeśli zaznaczysz któryś z widocznych na diagramie produktów, w oknie po prawej stronie pojawi się szereg pól z informacjami o zaznaczonym produkcie. W razie potrzeby, można zawarte w nich informacje uzupełnić lub zmodyfikować. Do opisywania produktów służy także edytor opisów produktów, który możesz otworzyć klikając na polecenie Edytuj na pasku narzędziowym. To na tym widoku będziesz dodawać produkty i je opisywać, wpisując stosowne informacje w oknie właściwości po prawej stronie lub korzystając z edytora opisów produktów. Jeśli zaznaczysz któryś z produktów, klikając na niego lewym przyciskiem myszki, zobaczysz kilka ikon otaczających produkt. Możesz kliknąć na nie, aby zobaczyć do czego służą. 3

DIAGRAM NASTĘPSTWA PRODUKTÓW W galerii Widoki otwartego planu kliknij na ikonę produktów (DNP)., aby otworzyć widok Diagram następstwa Na tym diagramie pokazana jest kolejność, w jakiej produkty mają być wyprodukowane lub dostarczone. Zauważ, że na ten diagram nie przeniesiono z Diagramu struktury produktów symboli grup produktów, gdyż do tej samej grupy można zakwalifikować produkty, z których jeden będzie wykonany na samym początku projektu, a drugi przy końcu projektu. Grup się nie planuje, a pomagają one w identyfikowaniu potrzebnych produktów. To właśnie w tym widoku będziesz określać kolejność wytwarzania poszczególnych produktów w swoim projekcie, oraz wskazywać produkty, które można będzie wytworzyć przed innymi produktami, a także przed którymi innymi produktami muszą one zostać wykonane. Z punktu widzenia tworzenia podstaw logicznych planu, jest to najważniejszy widok. Zwróć uwagę na dolny obszar roboczy o nazwie Magazyn. Tam są umieszczane produkty, które dodano w widoku Struktura produktów, a których jeszcze nie dołączono do diagramu następstwa produktów. Za pomocą myszki możesz przesuwać produkty z magazynu na główny obszar roboczy (i odwrotnie) oraz łączyć je z ich poprzednikami i następnikami. Jeśli zaznaczysz któryś z produktów, zobaczysz kilka ikon otaczających produkt. Możesz kliknąć na nie, aby zobaczyć do czego służą. Także w tym widoku klikając na wybrany produkt, możesz uzupełnić lub modyfikować informacje o tym produkcie w oknie Właściwości lub otwierając Edytor opisu produktów. W tym widoku możesz także dodawać nowe produkty, które automatycznie będą widoczne na Diagramie struktury produktów, ale nie będą powiązane z jakąś grupą. Trzeba go przypisać samemu. PRODUKTY Wszystkie produkty i grupy produktów możesz przeglądać w ujęciu tabelarycznym w widoku y. Układ informacyjny tabel możesz zmieniać tworząc własne perspektywy poprzez modyfikowanie już istniejących perspektyw, np. dodając kolumny, filtrując dane o produktach czy dodając sumowanie danych. Nazwy dostępnych perspektyw są widoczne na zakładkach po prawej stronie nad oknem Właściwości. Podobnie jak w widokach Struktura produktów i Diagram następstwa produktów, także w tym widoku można dodawać i opisywać nowe produkty, które automatycznie będą widoczne w widokach Struktura produktów (jako niedołączone do żadnej z grup) oraz Diagram następstwa produktów (w Magazynie). Aby dołączyć dodane produkty do diagramów, musisz otworzyć odpowiedni widok i umieścić je w odpowiednich miejscach. 4

DZIAŁANIA W tym widoku są prezentowane informacje o działaniach, które trzeba wykonać w celu wytworzenia lub dostarczenia produktów ujętych w Strukturze produktów. Mogą tu być także widoczne działania niepowiązane z jakimkolwiek produktem, a także poddziałania działań lub innych poddziałań. Widok ten jest szczególnie użyteczny przy definiowaniu czasów trwania poszczególnych działań. Podobnie jak w innych widokach, także w tym widoku można tworzyć perspektywy prezentujące dane w wygodnej do przeglądania i analizowania postaci. Uwaga: Szczególną cechą P2ware PM 7 jest to, że tworząc plan, zaczynając od struktury produktów i diagramu następstwa produktów, aplikacja automatycznie generuje działania służące wytworzeniu lub pozyskaniu poszczególnych produktów, tworząc ich nazwy przez dodanie do nazwy produktu przyrostków (wytworzenie) lub (dostarczenie), a także przyjmując domyślny czas ich trwania. Co więcej, na podstawie Diagramu następstwa produktów automatycznie generowana jest Sieć działań i układ logiczny Wykresu Gantta. Nazwy działań i czasy ich trwania można zmieniać stosownie do potrzeb. Dzięki temu znacznie skraca się czas planowania, tworzone plany są spójne, a harmonogram zawsze zawiera wszystkie działania potrzebne do wytworzenia lub dostarczenia wszystkich produktów ujętych w planie. WYKRES GANTTA Ten widok służy do prezentacji w postaci wykresu Gantta harmonogramu zaplanowanych działań, czyli kiedy poszczególne działania mają się rozpocząć i skończyć. W oknie Właściwości są dostępne także inne informacje dotyczące poszczególnych działań. Tutaj można się przekonać o przydatności wcześniej wspomnianych perspektyw. Wystarczy kliknąć zakładkę perspektywy Śledzenie postępów, aby zobaczyć lub uaktualnić postępy prac. Przy tworzeniu harmonogramu jest zbyt wcześnie, aby mówić o postępach. Dlatego wygodniej jest to robić korzystając z perspektywy Prosta. Nazwy dostępnych perspektyw są widoczne na zakładkach po prawej stronie nad oknem Właściwości. 5

Aby zobaczyć jak działa zmiana perspektywy, kliknij na zakładkę inną, niż aktualnie podświetlona. Perspektywy są widoczne także w innych widokach. Można tutaj także dodawać działania i poddziałania oraz je opisywać, śledzić ścieżkę krytyczną oraz budować różne wersje harmonogramu np. optymistyczną, pesymistyczną, czy według techniki PERT. Użytkownicy zaawansowani mogą dodać bufor planu i bufory zasilające. Podziałkę czasu można zmienić klikając na przyciski Przybliż lub Oddal na wstążce, albo klikając prawym przyciskiem myszki na podziałkę czasu widoczną u góry diagramu. DIAGRAM SIECIOWY Diagram sieciowy prezentuje działania w innej formie, pokazując zależności pomiędzy działaniami, kiedy najwcześniej można rozpocząć i skończyć poszczególne działania, oraz kiedy można je rozpocząć najpóźniej, aby móc je skończyć przed terminem rozpoczęcia kolejnych działań. Istotną informacją jest także luz, czyli czas pomiędzy możliwym najwcześniejszym i najpóźniejszym rozpoczęciem działań. Ta informacja jest szczególnie użyteczna, gdy na wykresie Gantta widzimy, że ten sam zasób musi być wykorzystany równocześnie w kilku miejscach, i konieczne jest przesunięcie terminu rozpoczęcia działania lub działań. Na tym diagramie jest zwykle widoczna uwypuklana czerwonym kolorem ścieżka krytyczna, która wyznacza najkrótszy możliwy czas realizacji planu. Korzystając z aplikacji P2ware PM 7 Pro i For PSO można także określać inne zasady uwypuklania niektórych działań, np. działań, które nie leżą na ścieżce krytycznej, ale mają niewielki luz czasowy albo są opóźnione tak, że ich dalsze opóźnienie może zagrozić terminowej realizacji planu. Podobnie jak w widokach Działania i Wykres Gantta, także w tym widoku można dodawać działania i/lub poddziałania i wiązać je z innymi działaniami. Jeśli zaznaczysz któreś z działań, zobaczysz kilka ikon otaczających to działanie. Możesz kliknąć na nie, aby zobaczyć do czego służą. Zwróć uwagę, że poddziałania działań są pokazane jako elementy umieszczone wewnątrz kontenera symbolizującego działanie. ZASOBY Do realizacji każdego planu są potrzebne zasoby, przy czym mogą to być zasoby ludzkie, ale także inne, np. materiały, maszyny, urządzenia itp. W tym widoku można do zbioru zasobów dodawać nowe zasoby i je opisywać, wpisując charakteryzujące je dane, np. dane adresowe czy kwalifikacje osób uczestniczących w projekcie, ale także koszt użycia zasobu, koszt pracy w godzinach nadliczbowych, czy informacje o kalendarzu, który określa dostępność danego zasobu. 6

Korzystając z aplikacji P2ware PM 7 Pro i For PSO można określać potrzebne dodatkowe właściwości charakteryzujące zasoby. PRZYDZIELENIA ZASOBÓW Ten widok służy do przydzielania do działań zasobów potrzebnych do ich realizacji, a następnie do śledzenia ich wykorzystania. W tym widoku wpisywane są informacje o czasach planowanego rozpoczęcia i zakończenia pracy zasobu przy danym działaniu, pracy jaką zasób ma wykonać itp. a także o faktycznym wykorzystaniu poszczególnych zasobów. Informacje te mogą być wpisywane bezpośrednio lub pochodzić z wpisów w kartach pracy. Powiązanie poszczególnych przydzieleń zasobów, np. z produktami, są widoczne w dolnym obszarze roboczym. WYKRES OBCIĄŻENIA ZASOBÓW Wykres pokazuje planowane wykorzystanie zasobu zaznaczonego na bocznej liście. Skalę czasu można zmieniać klikając na polecenia Przybliż lub Oddal, albo klikając prawym przyciskiem myszki na podziałkę czasu u góry wykresu. REJESTR RYZYK Ten widok pokazuje Rejestr ryzyk, jeden z kilku dostępnych w programie rejestrów i dzienników. Rejestr ryzyk służy do zapisywania wszelkich zagrożeń i szans, które mogą mieć wpływ na powodzenie realizacji planu. Ryzyko może wiązać się z różnymi obiektami planu, np. zagrożenie epidemią grypy może spowodować opóźnienie któregoś z działań, a w konsekwencji opóźnić dostawę jakiegoś produktu. Dlatego ważne jest nie tylko opisanie ryzyka oraz określenie jego prawdopodobieństwa i wpływu, ale także powiązanie go z obiektami planu, z którymi się wiąże lub może na nie wpłynąć. P2ware PM 7 umożliwia rejestrowanie powiązania ryzyk z innymi obiektami planu. Do rejestrowania takich powiązań służą tabele powiązanych obiektów w dolnym obszarze roboczym, uaktywniane kliknięciem na odpowiednią zakładkę u dołu tego obszaru. Oprócz Rejestru ryzyk w P2ware PM 7 są dostępne: Rejestr zagadnień, Rejestr jakości, Dziennik projektu, Dziennik doświadczeń oraz Zadania własne. Informacje o nich są dostępne w pliku 7

Pomocy, który można otworzyć przyciskając klawisz F1 albo klikając na ikonkę u góry ekranu. po prawej stronie WYKRES KOSZTÓW Istotnym elementem planu i jego realizacji są koszty. W tym widoku koszty planowane oraz faktycznie poniesione są prezentowane w formie wykresów oraz tabelarycznie. Rodzaj prezentowanych kosztów a także jednostki czasu, których one dotyczą, można zmieniać wykorzystując przyciski umieszczone na wstążce narzędziowej u góry ekranu. RAPORTY Każdy plan zawiera bardzo dużo danych, których przeglądanie i analizowanie jest zwykle praco i czasochłonne. Dużym ułatwieniem mogą być predefiniowane zestawienia i raporty. Wtedy wystarczy wybrać widok Raporty, a następnie w oknie Nawigator wybrać z listy dostępnych raportów potrzebny raport. Wygenerowane raporty mogą być eksportowane do innych formatów, tj. Word czy Excel itp. Aby się o tym przekonać, w oknie Nawigator rozwiń listę dostępnych szablonów klikając na > i wybierz któryś z raportów. Na przykład, wybierz Raporty Project Manager 7 > Raporty > Szczegóły > Ryzyka Próbuj otworzyć także inne raporty, przy czym niektóre z nich mogą być niekompatybilne z otwartym planem, gdyż zostały przygotowane dla innych planów. Warto wiedzieć, że klikając na przycisk Projektuj na pasku narzędziowym można otworzyć Edytor raportów i zmodyfikować dostępny szablon, albo stworzyć swój własny. Radzimy jednak, zaczekaj z tym, aż lepiej poznasz program i jego szerokie możliwości 8

PRZYGOTOWANIE I STEROWANIE REALIZACJĄ PLANU PROJEKTU W tradycyjnym podejściu do planowania nacisk jest położony na działania, które należy wykonać, aby zrealizować projekt, a za plan uważa się harmonogram ilustrujący, kto i kiedy powinien wykonać określone działania. Oprogramowanie P2ware umożliwia przygotowanie planu tą metodą oraz innymi wysoce efektywnymi metodami, w szczególności z wykorzystaniem techniki planowania na produktach. TECHNIKA PLANOWANIA OPARTEGO NA PRODUKTACH - WPROWADZENIE W planowaniu opartym na produktach, plan przede wszystkim określa końcowy wynik (produkt końcowy planu), do jakiego ma doprowadzić realizacja planu oraz: Co, czyli produkty cząstkowe planu? W jakiej kolejności Za pomocą, jakich działań Przy wykorzystaniu, jakich zasobów Kiedy? powinno być pozyskane lub wytworzone, aby ten wynik końcowy osiągnąć. Podstawą tej techniki planowania jest to, że zwykle taki sam produkt może być uzyskany w wyniku różnych działań. Na przykład, jeśli do eksploatacji wytworzonych urządzeń będą potrzebni odpowiednio przygotowani operatorzy, można ich pozyskać szkoląc pracowników już zatrudnionych w firmie, albo pozyskać na rynku pracy już wyszkolonych pracowników. W pierwszym przypadku działaniem będzie szkolenia, a w drugim- rekrutacja. Podobnie niektóre produkty projektu można wykonać samemu, zlecić do wykonania innym lub kupić. Wszystkie te działania różnią się czasem trwania, kosztami, zasobami potrzebnymi do ich wykonania, ale powinny doprowadzić do takiego samego wyniku. Proces dochodzenia do wyniku końcowego, czyli kolejność, w jakiej produkty cząstkowe muszą być wytworzone, wynika z przyjętej technologii, a działania muszą być zgodne z przyjętą technologią, ale muszą dodatkowo uwzględniać możliwości realizacji oraz narzucone ograniczenia. Wynika z tego, że budowę planu powinno się rozpoczynać od możliwie dokładnego zdefiniowania wyniku końcowego, który będziemy nazywać produktem finalnym planu. Przykłady produktów finalnych: system informatyczny przekazany do eksploatacji, fabryka osiągająca pełną zdolność produkcyjną, przeprowadzona kampania marketingowa, zakończony remont budynku, zmodernizowany blok energetyczny. Wytworzenie każdego z wymienionych produktów finalnych wymaga wytworzenia lub pozyskania wielu produktów cząstkowych, które musimy znać nie tylko z nazwy, ale powinny być one opisane tak, by można je było przekazać do wykonania wybranym wykonawcom lub dostawcom. Identyfikując i opisując produkty wygodnie jest je grupować tak, by nie pominąć któregoś z nich. Można się przy tym kierować podobieństwem rodzajowym, np. dokumentacja, przeszkolony 9

personel, linia produkcyjna, software, hardware. Należy pamiętać, że w pierwszej fazie planowania istotne są produkty a nie kolejność ich wytwarzania. Logiczny schemat planowania techniką oparta na produktach przedstawiono na poniższym rysunku. Proces planowania techniką opartą na produktach. Punktem wyjścia do planowania techniką opartą na produktach jest opisanie produktu końcowego projektu (wyniku końcowego), który ma być wytworzony bądź osiągnięty jako wynik realizacji planu, który dopiero ma powstać. Następnie należy zidentyfikować wszystkie tzw. produkty proste, które trzeba wytworzyć lub dostarczyć, aby można było wytworzyć produkt finalny planu lub inne potrzebne do tego produkty. Do identyfikowania produktów i grupowania ich służy Diagram struktury produktów, który pozwala grupować produkty rodzajowo tak, aby żadnego nie przeoczyć. 10

finalny Grupa produktów GA 7 integracji 10 Grupa produktów GA.1 Grupa produktów GA.2 6 8 9 1 4 2 3 zewnętrzny 5 Diagram struktury produktów W P2ware PM 7 dostęp do tego diagramu uzyskuje się klikając na ikonę pokazaną na rysunku. Więcej informacji na temat pracy z Diagramem struktury produktów oraz opisywaniem produktów przedstawiono w pliku pomocy, do którego dostęp uzyskasz klikając na ikonę pokazaną na rysunku. Do ustawienia kolejności wytwarzania lub pozyskiwania produktów cząstkowych zidentyfikowanych na Diagramie struktury produktów służy Diagram następstwa produktów pokazany poniżej. 11

8 3 9 integracji 10 1 finalny zewnętrzny 5 2 6 7 4 Diagram następstwa produktów Dostęp do Diagramu następstwa produktów uzyskuje się klikając na ikonę pokazaną na rysunku. Zauważ, że wszystkie produkty zidentyfikowane na Diagramie struktury produktów zostały automatycznie przeniesione na Diagram następstwa produktów, przy czym produkty integracji i ich dzieci zostały przeniesione na główny obszar roboczy, a inne produkty zostały umieszczone w magazynie poniżej Głównego obszaru roboczego. Więcej informacji o pracy z Diagramem następstwa produktów uzyskasz klikając na odpowiednią ikonę pomocy kontekstowej. Kolejnym krokiem w przygotowywaniu planu jest określenie działań, które posłużą wytworzeniu lub pozyskaniu zidentyfikowanych produktów cząstkowych i produktu finalnego oraz zależności pomiędzy tymi działaniami. Stosując technikę planowania opartego na produktach nie musisz się zastanawiać nad kolejnością działań i powiązań pomiędzy działaniami, gdyż te relacje wynikają bezpośrednio z Diagramu następstwa produktów, co ilustrują kolejne dwa rysunki. 12

Działanie 1 Działanie 3 Działanie 6 Działanie 4 Działanie 7 Działanie 9 Działanie 2 Pdz. 10.2 Działanie 10 Pdz. 8.1 Pdz. 10.1 Działanie 8 Działanie 5 Pdz. 8.2 P2ware Suite - Oprogramowanie do zarządzania projektami, programami i portfelami 8 3 9 integracji 10 1 finalny zewnętrzny 5 2 6 7 4 Diagram następstwa produktów z naniesionymi działaniami i poddziałaniami. Działanie 5 Pdz. 8.1 Działanie 3 Działanie 7 Pdz. 8.2 Pdz. 10.1 Start Działanie 1 Koniec Działanie 2 Działanie 4 Działanie 9 Pdz. 10.2 Działanie 6 Automatycznie wygenerowana sieć działań. Spróbuj wykonać prosty plan złożony z kilku produktów wykonując kolejno Diagram struktury produktów i Diagram następstwa produktów (na przykład, taki jak pokazano na powyższych rysunkach). Jeśli wybierzesz widok Sieć działań lub Wykres Gantta, zobaczysz, że P2ware PM 7 sam wygenerował logiczną sieć działań i pierwszą wersję harmonogramu. Do Ciebie będzie należeć teraz określenie ewentualnych poddziałań, czasów trwania poszczególnych działań i poddziałań, ich wykonawców, kosztów itd. W każdym z tych widoków możesz skorzystać z pomocy kontekstowej, aby dowiedzieć się więcej o tym, co i w jaki sposób można w danym widoku zrobić. 13

PROCES PRZYGOTOWYWANIA PLANU (SKRÓT) 1. Otwórz widok Diagram struktury produktów DSP: a. Określ i opisz oczekiwany finalny planu oraz wszystkie produkty, które złożą się na pozytywny wynik finalny planu. b. Określ i opisz wszystkie inne produkty, które muszą być wytworzone w ramach planu. c. Ułóż wszystkie produkty w hierarchiczną strukturę, grupując je tak, byś o żadnym nie zapomniał. Uwaga: Jeśli jest to Twój pierwszy plan, ogranicz się do zidentyfikowania produktów bez wykonywania ich opisów. 2. Otwórz widok Diagram następstwa produktów DNP i ułóż wszystkie produkty w kolejności, w jakiej powinny one powstawać lub być dostarczane, łącząc je odpowiednimi strzałkami. 3. Otwórz widok Wykres Gantta: a. Jeśli to konieczne, pozmieniaj nazwy działań automatycznie nadane przez P2ware PM 7 na nazwy, jakie Ci lepiej odpowiadają. b. Ewentualnie rozłóż działania na poddziałania. c. Określ czasy trwania poszczególnych działań i poddziałań wydłużając lub skracając symbolizujące je paski. 4. Otwórz jeden z widoków, w którym są widoczne działania (Działania, Wykres Gantta, Sieć działań) i korzystając z funkcji Edytuj opisz poszczególne działania. 5. Otwórz widok Zasoby i wprowadź informacje o wszystkich zasobach, jakie mogą być wykorzystane do realizacji planu. 6. Otwórz widok Działania: a. Poszczególnym działaniom przypisz zasoby potrzebne do ich realizacji. b. Sprawdź czasy trwania poszczególnych działań po przypisaniu do nich realizujących je zasobów. c. Oszacuj koszty działań. 7. Otwórz widok Wykres Gantta i uwzględnij ewentualne ograniczenia narzucone na poszczególne działania oraz dodatkowe związki pomiędzy działaniami. 8. Otwórz widok Diagram sieciowy i przyjrzyj się terminowi końcowemu planu, a jeśli jest on nieodpowiedni, przyjrzyj się ścieżce krytycznej i ustal, co należałoby zmienić, aby skrócić ten termin. 9. Zweryfikuj, czy oszacowane wcześniej czasy trwania działań oraz koszty mieszczą się w ograniczeniach nałożonych na plan. Jeśli nie, musisz zmienić ograniczenia lub dostosować do nich działania i koszty. 10. Udoskonal plan usuwając konflikty związane z przeciążeniem zasobów i eliminując lub ograniczając zagrożenia związane np. z trudnodostępnymi lub kosztownymi zasobami itp. 11. Dodaj, zmień lub wprowadź dodatkowe działania, które są konieczne dla zarządzenia dostrzeżonymi zagrożeniami i zapewnienia jakości produktów planu. 12. Ponownie sprawdź stopień obciążenia poszczególnych zasobów i dokonaj koniecznych zmian. 13. Zweryfikuj realność planu, a jeśli to będzie konieczne wróć nawet na sam początek tego procesu. 14. Dodaj produkty zarządcze (raporty, decyzje, akceptacje, produkty przeglądów jakości) oraz działania związane z ich wytworzeniem oraz ze sprawdzeniem ich jakości. 14

15. Przygotuj, spis wszystkich produktów, które są ujęte w planie wraz z terminami rozpoczęcia i zakończenia prac służących ich wykonaniu lub dostawie. 16. Wydrukuj wszystkie diagramy i tabele, które wejdą w skład planu. 17. Opisz plan, jego założenia, sposób realizacji, wstępne warunki jego realizacji, wiążące się z nim ryzyka. 18. Złóż te wszystkie elementy planu w jedną całość. 19. Przedstaw plan do zatwierdzenia. PROCES PRZYGOTOWYWANIA PLANU 1. Zapisz wszystko to, co wiesz o planie, który ma powstać (Opis planu). 2. Określ i opisz oczekiwany produkt finalny planu oraz wszystkie produkty, które złożą się na pozytywny wynik finalny planu (Opis produktu finalnego). 3. Określ i opisz wszystkie inne produkty, które muszą być wytworzone w ramach planu (Opisy produktów i produktów integracji). P2ware PM 7 udostępnia do tego celu edytor i wiele predefiniowanych pól danych, ułatwiając stworzenie ustrukturyzowanych jednolicie opisów produktów. 4. Ułóż wszystkie produkty w hierarchiczną strukturę, grupując je tak, byś o żadnym nie zapomniał (Diagram struktury produktów - DSP) 5. Ułóż produkt finalny i wszystkie produkty proste i produkty integracji w kolejności, w jakiej powinny one powstawać lub być dostarczane (Diagram następstwa produktów - DNP). 6. Określ działania, jakie trzeba wykonać, by wszystkie produkty zostały wytworzone lub pozyskane w kolejności określonej na DNP (Diagram sieciowy). P2ware PM 7 wykona to dla Ciebie tworząc automatycznie Sieć działań i Wykres Gantta i nada nazwy wszystkim działaniom dodając do nazw wytwarzanych produktów wyrazy: a. (wytworzenie) do nazw produktów prostych i produktów integracji, oraz b. (pozyskanie) do nazw produktów zewnętrznych. 7. Jeśli jest to uzasadnione, działania można podzielić na poddziałania i dodać dodatkowe zależności pomiędzy nimi. 8. Opisz wszystkie działania i poddziałania i przypisz im zasoby potrzebne do ich realizacji, oszacuj ich czasy trwania i związane z nimi koszty (Opisy działań, Koszty planowane, Wyrównywanie obciążenia zasobów). P2ware PM 7 udostępnia wiele predefiniowanych pól danych- właściwości działań, ułatwiając stworzenie ustrukturyzowanych jednolicie opisów działań. 9. Uwzględnij ograniczenia narzucone na poszczególne działania oraz związki pomiędzy działaniami (Ograniczenia dla działań i zależności pomiędzy działaniami). 10. Bazując na oszacowanych czasach trwania działań i biorąc pod uwagę narzucone ograniczenia, P2ware PM 7 wyznaczy najkrótszy możliwy czas realizacji całego planu i działania, od których ten czas zależy (Ścieżka krytyczna). 11. Jeśli znasz metodę Łańcucha krytycznego, dodaj do planu Bufor planu (projektu) oraz Bufory zasilające i Bufory kosztów. 12. Wyrównaj obciążenia zasobów (Wykres obciążenia zasobów). 13. Zweryfikuj, czy oszacowane wcześniej czasy trwania działań oraz koszty mieszczą się w ograniczeniach nałożonych na plan. Jeśli nie, musisz zmienić ograniczenia lub dostosować do nich działania i koszty. 15

14. Wyznacz na nowo termin końcowy realizacji planu oraz ścieżkę krytyczną i jeszcze raz przyjrzyj się działaniom wyznaczającym tę ścieżkę. 15. Przedstaw wszystkie działania w formie harmonogramu (Wykres Gantta). 16. Udoskonal plan usuwając konflikty związane z przeciążeniem zasobów i eliminując lub ograniczając zagrożenia związane np. z trudnodostępnymi lub kosztownymi zasobami itp. 17. Dodaj, zmień lub wprowadź dodatkowe działania, które są konieczne dla zarządzenia dostrzeżonymi zagrożeniami i zapewnienia jakości produktów planu. 18. Ponownie sprawdź stopień obciążenia poszczególnych zasobów i dokonaj koniecznych zmian. 19. Zweryfikuj realność planu, a jeśli to będzie konieczne wróć nawet na sam początek tego procesu. 20. Jeśli uznasz to za celowe, rozłóż działania na poddziałania. 21. Dodaj produkty zarządcze (raporty, decyzje, akceptacje, produkty przeglądów jakości) oraz działania związane z ich wytworzeniem oraz ze sprawdzeniem ich jakości. 22. Przygotuj, spis wszystkich produktów, które są ujęte w planie wraz z terminami rozpoczęcia i zakończenia prac służących ich wykonaniu lub dostawie (Lista kontrolna produktów planu). 23. Wydrukuj wszystkie diagramy i tabele, które wejdą w skład planu. 24. Opisz plan, jego założenia, sposób realizacji, wstępne warunki jego realizacji, wiążące się z nim ryzyka (Opis planu). 25. Złóż te wszystkie elementy planu w jedną całość. 26. Przedstaw plan do zatwierdzenia. PROCES STEROWANIA REALIZACJĄ PLANU 1. Przystępując do sterowania realizacją planu zapisz go i jeśli masz dostęp do serwera, na którym jest zainstalowany P2ware Portfolio Server 7, opublikuj plan na serwerze. 2. Korzystając z Wykresu Gantta znajdź te działania, które powinny się rozpocząć w danym dniu 3. Utwórz Grupę zadań, nazywając ją w sposób, który ułatwi późniejsze śledzenie jej realizacji. 4. Opisz Grupę zadań, wybierz Zasób raportujący spośród zasobów realizujących działania zaliczone do grupy zadań, Opisując Grupę zadań wskaż powiązaną z nią dokumentację, która będzie potrzebna do wykonania grupy zadań, np. opisy produktów, opisy działań itp. i dołącz do opisu grupy zadań. 5. Wyznacz daty Punktów kontrolnych, w których będzie oceniany postęp prac i z których chcesz otrzymywać Raporty z punktów kontrolnych. 6. Prześlij Grupę zadań zasobowi raportującemu w celu przyjęcia grupy zadań do wykonania i uzyskania od zasobu raportującego potwierdzenia jej przyjęcia. Po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia Grupy zadań do wykonania odnotuj to zmieniając status działań i Grupy zadań na W realizacji. 7. Powtórz czynności od 2 do 6 dla wszystkich Grup zadań tyle razy, ile potrzeba. 8. Regularnie sprawdzaj, czy otrzymałeś od zasobów raportujących Raporty z punktów kontrolnych oraz czy zostały one zatwierdzone. 9. Fakt otrzymania i zatwierdzenia Raportu z punktu kontrolnego wraz z zawartymi w nim informacjami o rzeczywistych terminach realizacji i ewentualnym opóźnieniu lub przyspieszeniu zostaną naniesione na Wykres Gantta. 10. W przypadku odchyleń realizacji od planu podejmij stosowne działania adekwatne do znaczenia tych odchyleń dla powodzenia realizacji planu. 16

11. Po wykonaniu wszystkich prac zaliczonych do Grupy zadań zamknij ją i odnotuj to zmieniając jej status na Wykonana. 12. Wytworzenie wszystkich produktów ujętych w planie zamyka realizację planu. 17