Materiał Prasowy do wykorzystania Biuro prasowe online O potędze, jaką daje bycie online, nie trzeba przekonywać. Jak się jednak okazuje, stosunkowo mało firm i instytucji potrafi sprawnie wykorzystać możliwości, jakie daje internetowy PR. Połączenie public relations z siecią pozwoliło nadać wielu klasycznym narzędziom zupełnie nową postać. Najprostszym, a zarazem najbardziej wymownym przykładem jest internetowe biuro prasowe. W dobie nowoczesnych technologii Internet zajmuje priorytetowe miejsce jeśli chodzi o szybką i efektywną komunikację między nieograniczoną liczbą podmiotów. Powszechność, szybkość przekazywania informacji, możliwość komunikowania się z każdego niemal miejsca na świecie, to dziś standard. Nie ma już chyba firmy, która nie posiadałaby własnej witryny w sieci. Często jednak jest tak, że informacje zawarte na stronach www to jedynie fragment treści niezbędnych w komunikacji. Badania wskazują, że większość dziennikarzy w swojej codziennej pracy bazuje na wiadomościach zaczerpniętych z Internetu. Łatwość i szybkość dostępu do informacji gra tutaj kluczową rolę. Analitycy są zgodni, że działanie z zakresu media relations przy wykorzystaniu potęgi Internetu staje się obecnie najbardziej skuteczną formą komunikacji firm z otoczeniem. Stąd też coraz większą rolę w komunikacji z mediami odgrywają internetowe biura prasowe, czyli specjalna część strony poświęcona relacjom z mediami. Zainteresowani znajdą tam informacje prasowe, zdjęcia, materiały dotyczące historii firmy, pliki multimedialne obrazujące największe osiągnięcia i inne narzędzia wspomagające komunikację. Do tych narzędzi najczęściej zalicza się: kanały RSS, media komunikatory, streaming video czy choćby system dystrybucji informacji prasowych, tzw. wire-service. Dobrze zorganizowane biuro prasowe online umożliwa indywidualną, spersonalizowaną komunikację z przedstawicielami mediów mówi Dominik Wartecki z agencji dotpr. - Podstawowe zalety takiego rozwiązania to nieograniczony, całodobowy dostęp do najważniejszych informacji oraz szybkie, prowadzone na bieżąco aktualizowanie treści. www.netpr.pl strona 1 z 6
Siła w funkcjonalności Biuro prasowe jest sekcją przeznaczoną dla dziennikarzy, czyli osób, które mają możliwość multiplikowania przekazu. Dlatego, jeśli ma być efektywne, musi być skonstruowane nieco inaczej niż pozostała część serwisu mówi Marek Woźniak z netpr.pl. Dobre biuro prasowe powinno być wyposażone w mechanizm umożliwiający pełne przeszukiwanie treści wszystkich komunikatów prasowych oraz pobieranie informacji prasowych w postaci plików. Powinno również zapewnić dostępność raportów, gotowych opracowań, elementów graficznych - logotypów, zdjęć siedziby, zdjęć osób zarządzających. Funkcje, które stanowią wartość dodaną dla osób administrujących biurem, to m.in.: możliwość łatwego i intuicyjnego zamieszczania informacji, system pomiaru efektywności poszczególnych komunikatów i materiałów prasowych, możliwość wyboru różnych opcji wysyłkowych (np. automatyczna personalizacja treści) czy korzystania z wielu list wysyłkowych. Najważniejsze zasady tworzenia biur prasowych: jest dostępne z poziomu pierwszej strony serwisu firmy - dziennikarz nie ma czasu na poszukiwania, a my powinniśmy docenić już to, że odwiedził naszą stronę www.netpr.pl strona 2 z 6
daje możliwość łatwej publikacji komunikatów i materiałów - tak, by były dostępne w witrynie firmowej z chwilą ich wysyłki do mediów; zwiększa to ich wiarygodność udostępnia dziennikarzowi narzędzie do przeszukiwania komunikatów prasowych i materiałów - pomaga mu szybko dotrzeć do informacji, którą jest zainteresowany udostępnia sekcje z dodatkowymi materiałami dla mediów - im więcej dobrych materiałów, tym mniej pracy dla dziennikarza i większe szanse na publikacje zawiera sekcję z kontaktem do osoby odpowiedzialnej za relacje z mediami - nawet kiedy na stronie będzie już wszystko, co mamy do powiedzenia, ułatwmy dziennikarzowi kontakt z osobą odpowiedzialną za kontakty z mediami, aby ten mógł dowiedzieć się więcej udostępnia informacje o firmie i o osobach zarządzających - to ważne dla całości obrazu firmy; udostępnia też takie materiały jak logo, schematy i zdjęcia - elementy graficzne czynią przekaz bardziej atrakcyjnym i z pewnością będą dodatkowym atutem umożliwia rejestrację w bazie mediów - to szansa na stały kontakt z dziennikarzem, który interesuje się naszą branżą i naszą firmą udostępnia zaawansowane mechanizmy zarządzania kontaktami i komunikacją udostępnia swoje zasoby przez kanały RSS, podcasty i wideocasty umożliwia publikację materiałów audio i wideo, z zapewnieniem wsparcia przez odpowiednie playery. Jak zrealizować taką sekcje prasową? To osobne zagadnienie. Można jej wykonanie zlecić tworzącej serwis agencji interaktywnej lub skorzystać z bardzo przyjaznego modelu ASP (application service provider), dzierżawiąc je. W pierwszym przypadku musimy się liczyć albo z dużymi kosztami, albo z tym, że na bazie istniejącego systemu zarządzania treści ktoś zaprojektuje nam dodatkową sekcję witryny prasowej. W obu przypadkach dostaniemy jednak lepszy lub gorszy system, pozwalający jedynie na publikację informacji na stronie internetowej firmy, a to dopiero jakieś 10% potrzeb. Dlatego w przypadku realizacji zaawansowanych funkcji przedsiębiorstw coraz częściej korzysta się z modelu dzierżawy wyspecjalizowanych aplikacji. Ich zastosowanie powoduje, że specjalista odpowiedzialny za komunikację może bardzo szybko pochwalić się efektami swojej pracy. Nie musi czekać na nowy serwis, który i tak będzie dla niego półśrodkiem, a w terminie kilku dni, bez zawracania głowy aspektami technicznymi przedsięwzięcia, dostaje zestaw najlepszych narzędzi komunikacyjnych, zintegrowany z własną witryną firmową. Przewagą modelu dzierżawy, oprócz większej siły medialnej wynikającej z wsparcia narzędziami dystrybucji informacji, jest szybkość wdrożenia oraz brak ryzyka inwestycyjnego związany z niskimi kosztami wdrożenia. Przykładem takiego rozwiązania są biura prasowe netpr.pl (www.netpr.pl). Nie kupuje się tu technologii, a dzierżawi kompleksowe rozwiązanie biura prasowego, osadzonego we własnej domenie i wspartego usługami dystrybucji informacji. Po pierwsze - efektywność Zaawansowane technologicznie internetowe biura prasowe to w pierwszej kolejności wyposażenie PR-owca w narzędzia ułatwiające indywidualną komunikację z dziennikarzami. To system pocztowy umożliwiający korespondencję z dziennikarzami, z uwzględnieniem personalizacji i indywidualizacji przekazu oraz takimi opcjami, jak wysyłka informacji z embargiem czasowym czy monitorowanie kampanii informacyjnych. Ale biuro prasowe to nie tylko narzędzie komunikacji indywidualnej - Internet daje możliwość komunikacji masowej, a dobrymi informacjami generowanymi www.netpr.pl strona 3 z 6
przez PR coraz częściej interesują się również konsumenci. Dlatego niezbędne staje się wsparcie aplikacji w system dystrybucji informacji - wire-service. Zastosowanie takiego rozwiązania zapewnia szybkie wejście z informacjami do systemów redakcyjnych, a także bezpośrednio na inne strony internetowe. Takim zdalnym serwisem, do którego może trafić informacja wprost z biura prasowego firmy, może być system edycyjny PAP lub dodatkowo codzienny serwis informacyjny PAP trafiający do największych polskich mediów. W przypadku rozwiązania netpr.pl informacja prasowa publikowana w biurze firmy jest automatycznie wysyłana jest za pomocą biuletynu prasowego, który otrzymują głównie dziennikarze i liderzy opinii. Chodzi o to, aby skupić wysiłek PR owca na jakości przekazu. System biura prasowego ma pozwolić na to, aby lepiej przygotowane materiały bardziej odpowiadały oczekiwaniom dziennikarzy i budowały relacje. Dzięki jednemu kliknięciu ma umożliwić szerokie rozejście się informacji po sieci i pokazanie się jej w wielu serwisach komentuje Marek Woźniak. Możemy mówić o technologii biur prasowych, bo okazuje się, że Internet, umożliwiając agregacje informacji, stworzył zapotrzebowanie na złożone systemy prasowe grup kapitałowych i agencji PR. W wymienionych przypadkach mamy już do czynienia z tworzeniem rozbudowanych systemów prasowych dla najbardziej wymagających. Systemy takie uwzględniają indywidualne wymagania polityki informacyjnej firmy oraz możliwość integracji z systemem monitorowania mediów. Dla małych i średnich firm usługa dystrybucji komunikatów prasowych jest czasami jedyną możliwością na komunikację z mediami. Nie wymaga budowania własnej listy dystrybucyjnej mediów i sprawia, że informacja trafia tam, gdzie powinna. Dla dużej firmy usługa dystrybucji komunikatów i biuletyn prasowy jest dodatkowym kanałem dystrybucji informacji i gwarantuje w szczególności najlepsze dotarcie do mediów online i mediów regionalnych. Jest znakomitym uzupełnieniem informacji www.netpr.pl strona 4 z 6
wysyłanej do dziennikarzy indywidualnie, kształtując wizerunek firmy i czyniąc komunikację bardziej skuteczną. Po drugie - multimedia Dobre biuro prasowe online powinno na bieżąco odpowiadać na aktualne potrzeby mediów, a te zmieniają się wraz z dostępem do coraz nowszych rozwiązań technologicznych i multimedialnych. Warto więc pamiętać, by nasze biuro prasowe było zawsze na czasie. Do coraz częściej wykorzystywanych nowości należy ostatnio umieszczanie plików dźwiękowych (tzw. podcastów) oraz plików wideo. Dzięki podcastom każda informacja prasowa może zostać wzbogacona o materiał dźwiękowy np. w postaci wypowiedzi rzecznika prasowego. Do przygotowania pliku mp3 z nagraną wypowiedzią wystarczy dobry dyktafon cyfrowy. Takie dodatkowe materiały cenią sobie zwłaszcza dziennikarze radiowi, którzy mogą wykorzystać wypowiedź w swoim materiale mówi Marek Woźniak. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się także materiały wideo. Według serwisu emarketer.com pliki wideo umieszczane online mają również duży potencjał jako kanał przekazywania informacji. 61% Amerykanów oglądających pliki wideo poszukuje wiadomości o aktualnych wydarzeniach. W odpowiedzi na takie zapotrzebowanie netpr.pl zdecydował się we wrześniu tego roku wprowadzić usługę wideo do swoich biur prasowych. www.netpr.pl strona 5 z 6
Nasza technologia umożliwia szybkie zamieszczanie w sieci plików wideo, które są udostępniane internautom i dziennikarzom poprzez biuro prasowe. Materiały mają na celu urozmaicenie tradycyjnego przekazu firmy. Będą wykorzystywane głównie w komunikacji z użytkownikami informuje Marek Woźniak z netpr.pl Co dalej? Można dywagować na temat przyszłości, jaka czeka biura prasowe. Jedno jest pewne - wraz z upływem czasu mają się one coraz lepiej. Cechą Internetu jest dynamizm, wynikający ze zmieniającego się otoczenia i nowych technologii. Dlatego należy spodziewać się coraz to nowych narzędzi. Z pewnością będą to: możliwość organizowania konferencji prasowych online i integracji ich z witryną firmy oraz sprawne systemy zarządzania relacjami z dziennikarzami. Będą one integrować dane i informacje pochodzące z wielu systemów, ułatwiając pomiar efektów podejmowanych działań oraz podejmowanie decyzji. Biura prasowe zdecydowanie rozszerzą zakres swojego oddziaływania. Będą w większym stopniu systemem zarządzania komunikacją, obejmującym swoim zasięgiem również inne grupy z otoczenia firmy podsumowuje Marek Woźniak. Stopka data aktualizacji: 22.09.2008 Marek Woźniak, m.wozniak@netpr.pl, +48 608 677 654 netpr.pl Spółka z o.o., ul. Drawska 10b/2, 02-202 Warszawa Do wykorzystania pod warunkiem uzyskania akredytacji w biurze prasowym netpr.pl. Publikacja w innych serwisach internetowych jest dozwolona pod warunkiem wskazania źródła (źródło: http://www.netpr.pl) i autora. www.netpr.pl strona 6 z 6