Załącznik nr 1 do uchwały nr XII/02/2014 Zarządu Stowarzyszenia Lider Pojezierza z dnia 16.12.2014 REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA Stowarzyszenia Lider Pojezierza z dnia 16.12.2014r. 1 1. Regulamin określa zasady funkcjonowania Biura Stowarzyszenia Lider Pojezierza, strukturę organizacyjną Biura, ramowy zakres działania, czynności i kompetencje Biura, służb księgowofinansowych Stowarzyszenia, zasady i procedurę wykonywania czynności kancelaryjnych, system nagród i kar oraz inne postanowienia związane z działalnością Biura Stowarzyszenia. 2 Terminy użyte w niniejszym regulaminie oznaczają: 1) LGD oznacza Lokalną Grupę Działania; 2) LSR oznacza Lokalną Strategię Rozwoju; 3) Rada LGD - oznacza organ decyzyjny Lokalnej Grupy Działania Stowarzyszenia Lider Pojezierza ; 4) Biuro oznacza Biuro Stowarzyszenia Lider Pojezierza ; 5) Zarząd oznacza Zarząd Stowarzyszenia Lider Pojezierza ; 6) Stowarzyszenie oznacza Stowarzyszenie Lider Pojezierza 3 Siedziba Biura Stowarzyszenia Lider Pojezierza znajduje się na obszarze jednej z 12 gmin Stowarzyszenia Lider Pojezierza. 4 1. Biuro prowadzi sprawy Zarządu i Stowarzyszenia między innymi poprzez inspirowanie i podejmowanie działań na rzecz Stowarzyszenia oraz pełną obsługę Zarządu i Rady LGD w zakresie spraw administracyjnych, finansowych i organizacyjnych. 2. Biuro służy realizacji celów i zadań Zarządu oraz Stowarzyszenia. 5 Biuro prowadzi swoją działalność w oparciu o statut Stowarzyszenia, uchwały Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia, uchwały Zarządu i Rady LGD oraz niniejszy regulamin. 1
6 Struktura Biura Stowarzyszenia Zarząd K - Kierownik Biura lub urzędujący członek Zarządu F Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD AK Specjalista ds. administracyjno -księgowych P - Specjalista ds. realizacji LSR 2007-2014 i budowy nowej LSR 2014-2020 Zespół ds. tworzenia nowej strategii na lata 2014-2020 1. Biurem kieruje Kierownik Biura, zatrudniony przez Zarząd Stowarzyszenia Lider Pojezierza, który może z upoważnienia Zarządu reprezentować Stowarzyszenie na zewnątrz w granicach umocowania. 2. Kierownikiem Biura może zostać członek zarządu Stowarzyszenia. 3. Kierownik Biura podlega służbowo Zarządowi Stowarzyszenia. 4. Zarząd Stowarzyszenia może sporządzić okresową lub roczną ocenę pracy Kierownika Biura. 5. Na podstawie oceny przydziela Kierownikowi premię okresową lub roczną. 6. Wysokość premii nie może przekroczyć 50% wynagrodzenia pracownika. Wysokość premii wraz z wynagrodzeniem nie może przekroczyć dwu i półkrotności przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej przypadającego na drugi rok poprzedzający rok złożenia wniosku o przyznanie pomocy na działanie Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania nabywanie umiejętności i aktywizacja. 7. W zakresie spraw związanych z obsługą Rady LGD Kierownik Biura współpracuje z Przewodniczącym Rady LGD. 8. Zarząd udziela pełnomocnictwa Kierownikowi Biura i do prowadzenia spraw bieżących Stowarzyszenia. 7 1. Na wniosek Kierownika Biura Zarząd zatrudnia pozostałych pracowników, zatwierdza ich kompetencje, obowiązki, odpowiedzialność oraz czas pracy i wynagrodzenie. 2. Struktura organizacyjna Biura przedstawia się następująco: 1) K - Kierownik Biura lub urzędujący członek Zarządu 2
2) P - Specjalista ds. Specjalista ds. realizacji LSR 2007-2014 i nowej LSR 2014-2020. 3) AK Specjalista ds. obsługi administracyjno-księgowej 4) F - Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD. Podstawą zatrudnienia wszystkich w/w pracowników jest umowa cywilno-prawna. 3. PK. Punkty konsultacyjno-informacyjne Stowarzyszenia mogą prowadzić Konsultanci i doradcy Gminni wykonujący swoje obowiązki na podstawie umowy zlecenia. Wykonywanie zlecenia nadzoruje Kierownik Biura LGD oraz merytorycznie Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD 4. Księgowość prowadzi Specjalista ds. obsługi administracyjno-księgowej. 5. Niektóre czynności niezbędne do realizowania LSR w ramach PROW, KSOW zlecane są osobom na podstawie umów cywilnoprawnych. W ramach wykonywanych zleceń osoby realizujące zlecone zadanie podlegają bezpośrednio pod Kierownika Biura LGD. 6. Za projekty inne, niż realizowane w ramach PROW odpowiedzialni są Koordynatorzy Projektów finansowani w ramach realizowanych projektów. Koordynatorzy współpracują z Kierownikiem Biura. Za swoją pracę odpowiadają bezpośrednio przed Zarządem Stowarzyszenia. 7. Obsługę prawną Stowarzyszenia prowadzi podmiot zewnętrzny (kancelaria prawna). 8 1. Zakres obowiązków ogólnych każdego pracownika Biura, bez względu na zajmowane stanowisko, obejmuje dokładne, terminowe, fachowe, sumienne i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie obowiązków określonych zakresem czynności i poleceniami przełożonego, a w szczególności: 1) posiadanie dokładnej znajomości obowiązujących przepisów, zarządzeń, instrukcji i innych aktów normatywnych dotyczących jego zakresu pracy, 2) przestrzeganie tajemnicy służbowej, 3) zachowanie w tajemnicy (również po rozwiązaniu stosunku pracy) informacji dotyczących danych osobowych pracowników, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, 4) przestrzeganie regulaminu pracy, 5) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony p. pożarowej i ochrony mienia, 6) przestrzeganie drogi służbowej. 2. Każdy pracownik Biura jest odpowiedzialny służbowo przed bezpośrednim przełożonym za prawidłowe wykonanie obowiązków nałożonych na niego zakresem czynności, a w szczególności za: 1) jakość, rzetelność i sumienność wykonywanej przez niego pracy, 2) terminowość wykonywania otrzymanych poleceń, w tym: a. przedkładanie do akceptacji i sprawdzenia Kierownikowi Biura LGD dokumentów terminowych, przed upływem wyznaczonego terminu. b. przygotowywanie sprawozdań ze szkoleń, konferencji i imprez niezwłocznie po zakończeniu danego szkolenia, konferencji czy imprezy. 3) kontrolę formalną, merytoryczną i rachunkową załatwionych zagadnień i wykonywanych prac, 4) powierzone mu składniki majątkowe. 3
9 Kierownik Biura w ramach jego umocowania sprawuje pieczę nad majątkiem i sprawami Stowarzyszenia oraz spełnia swoje obowiązki ze starannością wymaganą w obrocie gospodarczofinansowym przy ścisłym przestrzeganiu przepisów prawa oraz postanowień statutu, uchwał Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia, uchwał Zarządu i Rady LGD. 10 1. Kierownik Biura jest odpowiedzialny za prawidłowe zarządzanie sprawami Stowarzyszenia w ramach posiadanych uprawnień i nie zastrzeżonych do kompetencji innych organów Stowarzyszenia. Wraz z pracownikami biura realizuje następujące zadania: 1) wykonywanie uchwał Walnego Zebrania Członków i Zarządu Stowarzyszenia, 2) realizację zadań określonych przez Zarząd, 3) prowadzenie bieżących spraw Stowarzyszenia, 4) prowadzenie dokumentacji Stowarzyszenia, 5) nadzór nad zasadnością wydatków i przebiegiem realizacji działań organizacji pozarządowych realizujących zadania Stowarzyszenia wpisane w działanie Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i aktywizacja. 6) nadzór nad przygotowywaniem i złożeniem wniosków o przyznanie pomocy finansowej oraz nad prawidłowością realizacji projektów PROW, w tym w zakresie działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja. 7) nadzór nad przygotowywaniem niezbędnej dokumentacji rozliczeniowej projektów PROW zgodnie z warunkami umów o przyznanie pomocy finansowej oraz rozliczenie uzyskanego przez LGD dofinansowania i składanie wniosków o płatność, w tym w zakresie działania Funkcjonowanie LGD, 8) gromadzenie i udostępnianie informacji i dokumentacji z zakresu działalności Stowarzyszenia, 9) planowanie, koordynacja oraz kontrola pracy Biura, 10) opracowywanie regulaminów, zasad pracy i zakresów obowiązków dla pracowników Biura, 11) koordynacja działań związanych z aktualizacją LSR. 12) Nadzór nad płynnością finansową Stowarzyszenia. 13) Nadzór nad zasadnością wydatków i przebiegiem realizacji działań organizacji pozarządowych realizujących zadania Stowarzyszenia wpisane w działanie. 14) Prowadzenie zwykłego Zarządu. 15) Koordynowanie sprawami funkcjonowania zespołów tematycznych Rady LGD. 16) nadzór nad pracą osób zatrudnionych w Biurze LGD, 17) nadzór nad dokumentacja kadrową pracowników biura, 18) współpracę z pracownikami Biura i udzielanie im w miarę możności pomocy fachowej, 19) prowadzenie procesu naboru kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska pracy, 20) nadzór nad przygotowywaniem materiałów na Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia oraz posiedzenia Zarządu i Rady LGD, 21) nadzór nad sporządzaniem protokołów oraz odpisów uchwał podjętych przez organy Stowarzyszenia i doręczanie ich uprawnionym osobom, 22) nadzór nad prowadzeniem dokumentacji członkowskiej, 4
23) opracowywanie planów pracy oraz sprawozdań merytorycznych z działalności Stowarzyszenia, 24) nadzór nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Biura, 25) udział w naradach, sympozjach, szkoleniach, uroczystościach związanych z działalnością Stowarzyszenia, 26) utrzymywanie kontaktu z członkami Stowarzyszenia, 27) inicjowanie i prowadzenie działań związanych ze współpracą międzyregionalną i międzynarodową, 28) sprawowanie pieczy nad sprzętem biurowym oraz zlecanie przeprowadzenia jego konserwacji i naprawy, 29) nadzór nad informowaniem potencjalnych beneficjentów o zasadach, trybie naboru oraz sposobie wypełniania wniosków o przyznanie pomocy, 30) nadzór nad przygotowaniem naboru wniosków o przyznanie pomocy, 31) nadzór nad przyjmowaniem i rejestrowaniem wniosków o przyznanie pomocy, 32) nadzór nad organizacją oraz wsparciem merytorycznym pracy Rady LGD 33) nadzór nad gromadzeniem i przechowywanie dokumentów związanych z obsługą wniosków beneficjentów, 2. Do obowiązków Kierownika Biura należy również wykonywanie zaleceń pokontrolnych organów przeprowadzającego kontrole oraz udzielanie kontrolującym i władzom Stowarzyszenia wyczerpujących wyjaśnień wraz z przedstawieniem wszelkich dokumentów i innych materiałów dotyczących przedmiotu kontroli. 11 1. Kierownik Biura przy wykonywaniu swoich zadań działa w oparciu o udzielone pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do zwykłego zarządzania sprawami Biura w imieniu Stowarzyszenia i posiadane kompetencje z racji pełnienia funkcji członka zarządu. 2. Kierownik Biura jest upoważniony do: 1) reprezentowania Stowarzyszenia w granicach posiadanego umocowania, 2) dokonywania zakupów bieżących zgodnych z zatwierdzonym budżetem na funkcjonowanie jednorazowo do wysokości 5.000,00 PLN oraz wyższych wyłącznie po akceptacji Zarządu, 3) zawierania umów, umów zlecenia oraz umów o dzieło, zgodnie z opisem zadań do wniosku o przyznanie pomocy na działanie Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i aktywizacja, zatwierdzonym przez Zarząd Stowarzyszenia. 4) nadzoru i kierowania pracą pracowników Biura i udzielania wskazówek zleceniobiorcom, 5) podpisywanie dokumentów o charakterze finansowo- rozliczeniowym, 6) współdziałania z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowania ich o działalności i zamierzeniach Stowarzyszenia, 7) podejmowania decyzji dotyczących działalności Stowarzyszenia w zakresie nie zastrzeżonym dla innych organów, 8) wnioskowania drogą służbową do Zarządu w sprawach dotyczących zarządzania podległym Biurem, 12 5
Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD podlega służbowo Kierownikowi Biura i odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem, aktywizacją mieszkańców obszaru, promocją Stowarzyszenia - w ramach posiadanych uprawnień i nie zastrzeżonych do kompetencji innych organów Stowarzyszenia. Do obowiązków Specjalisty ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD należy w szczególności: 1) przygotowywanie i złożenie wniosków w zakresie działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja, 2) współpraca z zespołem ds. nowej LSR oraz koordynowanie działań związanych z tworzeniem nowej LSR na lata 2014-2020, 3) organizowanie szkoleń dla organów LGD oraz członków stowarzyszenia. 4) przygotowywanie działań informacyjnych, promocyjnych i kulturalnych związanych z obszarem i działalnością LGD oraz realizacją LSR, 5) redagowanie oraz aktualizacja strony internetowej Stowarzyszenia, 6) zarządzanie treścią merytoryczną materiałów promocyjnych i informacyjnych LGD, 7) nadzór nad realizacją strategii promocyjnej projektów realizowanych przez Stowarzyszenie, 8) przygotowywanie i prezentowanie informacji na temat projektów, 9) prowadzenie działalności promocyjnej Stowarzyszenia, 10) przygotowywanie udziału LGD w targach, konferencjach, szkoleniach, imprezach społeczno - kulturalnych i innych wydarzeniach mających na celu promocję LGD, 11) obsługa fotograficzna spotkań, narad, konferencji, targów oraz innych imprez organizowanych przez LGD, 12) organizowanie spotkań, szkoleń i konferencji, 13) realizacja projektów Stowarzyszenia, w szczególności w zakresie organizacyjnopromocyjnym, 14) przeprowadzanie szkoleń dla pracowników biura, konsultantów gminnych oraz członków Stowarzyszenia. 15) Organizacja konferencji prasowej. 16) Współdziałanie z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowania o ich działalności i zamierzeniach Stowarzyszenia. 17) Przeprowadzenie, koordynacja i rozliczenie działań aktywizujących realizowanych w ramach partnerstw. 18) obsługa klientów (mieszkańców obszaru LGD), udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień, przyjmowanie i rejestracja skarg postulatów i wniosków składanych przez mieszkańców a dotyczących wdrażania LSR, 19) prowadzenie działań związanych ze współpracą międzyregionalną i międzynarodową, 20) obsługa związana z naborem wniosków składanych w ramach realizacji LSR obszaru LGD w tym obsługa Rady LGD, 21) przygotowywanie i realizacja przedsięwzięć określonych w LSR, w tym związanych z informowaniem i promocją działań wdrażanych przez LGD, 22) wykonywanie innych obowiązków pracowniczych określonych odpowiednimi przepisami prawa w tym uchwał Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia oraz Uchwał Zarządu LGD, 23) wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika Biura, wynikających z bieżących działań Biura, 6
Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD przy wykonywaniu swoich zadań działa w oparciu o udzielone pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do zwykłego zarządzania sprawami Biura w zakresie określonym w zakresie obowiązków. Specjalista ds. realizacji zadań z zakresu funkcjonowania LGD jest upoważniony do: 1) reprezentowania Stowarzyszenia w granicach pisemnego umocowania, 2) prowadzenia zwykłego zarządu podległymi mu sprawami Stowarzyszenia, 3) przygotowywanie umów, umów zlecenia oraz umów o dzieło, zgodnie z opisem we wniosku o przyznanie pomocy na działanie Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i aktywizacja, zatwierdzonym przez Zarząd Stowarzyszenia. 4) podejmowania decyzji dotyczących działalności Stowarzyszenia w zakresie nie zastrzeżonym dla innych organów, 13 Specjalista ds. obsługi administracyjno-księgowej podlega służbowo Kierownikowi Biura i jest zobowiązany do prowadzenia spraw administracyjnych oraz księgowości Stowarzyszenia, a w szczególności: 1) organizacja pracy biura, w tym ewidencja korespondencji 2) prowadzenie rejestru umów, delegacji, uchwał organów Stowarzyszenia, ewidencji środków trwałych, faktur VAT 3) prowadzenie bazy danych LGD, 4) zakup materiałów i wyposażenia na potrzeby funkcjonowania biura, 5) koordynowanie kalendarza spotkań oraz harmonogramu działań Biura, 6) nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, w tym dokumentów finansowo księgowych (w tym również elektroniczny obieg dokumentów), 7) gromadzenie informacji i dokumentacji z zakresu działalności Stowarzyszenia i udostępnianie jej osobom upoważnionym, 8) przygotowywanie materiałów na Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia oraz posiedzenia Zarządu i Rady LGD, 9) przygotowywanie protokółów oraz odpisów uchwał podjętych przez organy Stowarzyszenia i doręczanie ich uprawnionym osobom i instytucjom, 10) dokonywanie aktualizacji danych Stowarzyszenia 11) opracowywanie propozycji zmian w statucie i regulaminach organizacyjnych LGD, 12) Przygotowywanie zmian do dokumentów proceduralnych Stowarzyszenia. 13) Podpisywanie bieżącej korespondencji. 14) Przygotowywanie dokumentacji kadrowej Biura. 15) wykonywanie innych obowiązków pracowniczych określonych odpowiednimi przepisami prawa w tym uchwał Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia oraz Uchwał Zarządu LGD, 16) przygotowywanie z pozostałymi pracownikami niezbędnej dokumentacji rozliczeniowej projektów w ramach PROW zgodnie z warunkami umów o przyznanie pomocy finansowej oraz rozliczenie uzyskanego przez LGD dofinansowania i składanie wniosków o płatność w zakresie działania Funkcjonowanie LGD, 17) prowadzenie rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, zasadami określonymi w stosownych przepisach o gospodarce 7
finansowej i rachunkowości, przejmując na siebie pełną odpowiedzialność w tym zakresie, 18) wykonywanie obowiązków sprawozdawczych ustalonych przez Główny Urząd Statystyczny, 19) tworzenie warunków dla przestrzegania ścisłej dyscypliny finansowej i budżetowej Stowarzyszenia, 20) należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz środków pieniężnych, 21) obsługa kasowa, w tym prowadzenie kasy, dokonywanie wpłat, sporządzanie raportów kasowych, terminowe rozliczanie należności, 22) bieżące, prawidłowe prowadzenie księgowości z zastosowaniem racjonalnej organizacji pracy i techniki przetwarzania danych, 23) rejestracja operacji gospodarczych - finansowych, 24) sporządzanie obowiązujących dowodów księgowych, kasowych i magazynowych, 25) dokonywanie zamknięcia rocznego ksiąg oraz sporządzanie wymaganych zasadami rachunkowości sprawozdań finansowych w tym GUS, 26) sporządzanie w obowiązującym terminie deklaracji i wykazów dla celów organów podatkowych i ZUS, 27) udostępnianie ksiąg oraz dokumentów finansowych do kontroli sprawowanej przez uprawnione organa kontrolne, 28) prowadzenie kartotek wynagrodzeń, 29) sporządzanie list płac, 30) regulowanie zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych i fizycznych, 31) prowadzenie tabel amortyzacyjnych i wyceny środków trwałych, 32) wypłata udzielonych zaliczek i ich rozliczanie, 33) regulowanie płatności wynikających ze zobowiązań, 34) odprowadzanie składek ZUS, rozliczenia z ZUS i wypłat zasiłków chorobowych, 35) wypłata wynagrodzeń osobowych i honorariów, sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia i funduszu płac, 36) wystawianie rachunków, 37) prowadzenie dokumentacji składek członków zwyczajnych i wspierających, 38) prowadzenie rachunku bankowego, 39) opracowywanie projektu preliminarza budżetowego, 40) przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz bilansów, 41) realizowanie wydatków w zakresie ubezpieczeń społecznych i kosztów podróży, 42) prowadzenie kasy gotówkowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, 43) prawidłowe zabezpieczenie środków finansowych i pozostałych składników majątkowych, 44) realizowanie innych zadań zleconych przez przełożonego. 14 Specjalista ds. realizacji LSR 2007-2014 i nowej LSR 2014-2020. podlega służbowo Kierownikowi Biura i jest odpowiedzialny za kompleksową obsługę potencjalnych beneficjentów, przygotowanie projektów oraz realizację oraz rozliczenie procesu dotyczącego projektów. 8
Do obowiązków Specjalisty ds. realizacji LSR 2007-2014 i nowej LSR 2014-2020 należy w szczególności: 1) prowadzenie doradztwa dla beneficjentów w zakresie warunków i możliwości otrzymania dofinansowania na realizację operacji w ramach Wdrażania LSR, 2) wspieranie merytorycznie konsultantów gminnych, 3) obsługa administracyjna Rady LGD, 4) obsługa związaną z naborem wniosków składanych w ramach realizacji LSR obszaru LGD w tym obsługa Rady LGD, 5) przygotowywanie ocen, sprawozdań i informacji dotyczących działań realizowanych przez LGD w ramach Inicjatywy LEADER, w tym działań związanych z wdrażaniem LSR, 6) monitoring realizacji działań, realizacji wskaźników, między innymi w celu aktualizacji LSR, 7) sporządzanie opinii dotyczących problemów związanych z realizacją operacji. 8) przygotowywanie naborów wniosków o przyznanie pomocy w ramach działania Wdrażanie LSR, 9) przyjmowanie i rejestrowanie wniosków o przyznanie dofinansowania w ramach działania Wdrażanie LSR, 10) prowadzenie sprawozdawczości, w tym rejestru konsultacji udzielanych przez pracowników Biura i konsultantów, 11) stała współpraca z konsultantami, zbieranie sprawozdań i przygotowywanie miesięcznych zestawień oraz przygotowywanie okresowych sprawozdań z pracy konsultantów, 12) realizacja przedsięwzięć określonych w LSR, 13) poszukiwanie możliwości dofinansowania dla projektów Stowarzyszenia, 14) wykonywanie innych obowiązków pracowniczych określonych odpowiednimi przepisami prawa w tym uchwał Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia oraz Uchwał Zarządu LGD, 15) wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego. Do uprawnień Specjalisty ds. realizacji LSR 2007-2014 i nowej LSR 2014-2020 należy: 1) planowanie i organizowanie spotkań informacyjnych i szkoleniowych z konsultantami oraz potencjalnymi wnioskodawcami po uzgodnieniu z Kierownikiem Biura, 2) przygotowywanie korespondencji i przedkładanie jej do akceptacji Kierownika Biura, 3) podejmowanie decyzji dotyczących realizacji projektów, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami po uprzedniej akceptacji Kierownika Biura, 4) akceptacja zgodności merytorycznej dokumentów finansowych wystawianych na realizację projektów LGD. 15 Pracownicy Biura wykonują swoje zadania zgodnie z zakresem czynności tj. w przedmiocie zadań, odpowiedzialności i uprawnień określonych w niniejszym dokumencie, jednakże w przypadku nieobecności jednego z pracowników obowiązki mogą zostać powierzone czasowo innej osobie. 16 9
Zasady aprobaty decyzji oraz podpisywania pism i rozstrzygnięć. 1. Wszelkie decyzje w sprawach zastrzeżonych statutem do kompetencji Walnego zebrania członków podejmowane są na podstawie uchwał Walnego zebrania członków Stowarzyszenia Lider Pojezierza i podpisywane przez Przewodniczącego obrad lub umocowaną przez Walne zebranie osobę. 2. Wszelkie decyzje zastrzeżone zgodnie ze statutem do kompetencji Rady LGD, podejmowane są na podstawie Uchwał Rady LGD. 3. Wszelkie decyzje przypisane przez statut do kompetencji Zarządu podejmowane są na podstawie Uchwał Zarządu Stowarzyszenia Lider Pojezierza podpisanych przez osoby reprezentujące Stowarzyszenie Lider Pojezierza zgodnie z KRS oraz na podstawie udzielonych pełnomocnictw. 4. Wszelkie pisma bieżące dotyczące zwykłego zarządu sprawami Stowarzyszenia zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem podpisuje Kierownik Biura. 17 Zasady nagradzania i motywowania pracowników. 1. Kierownik Biura na wniosek Zarządu sporządza okresową i roczną ocenę pracowników, 2. Na podstawie oceny wnioskuje do Zarządu o premię okresową lub roczną, 3. Wysokość premii nie może przekroczyć 50% wynagrodzenia pracownika. Wysokość premii wraz z wynagrodzeniem nie może przekroczyć dwukrotności przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej przypadającego na drugi rok poprzedzający rok złożenia wniosku o przyznanie pomocy na działanie Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania nabywanie umiejętności i aktywizacja. 4. Kierownik Biura może również ukarać pracownika zgodnie z przepisami kodeksu pracy. 18 Zawieranie umów cywilnoprawnych 1. Porozumienia i umowy cywilnoprawne zawiera Zarząd. Zarząd może upoważnić Kierownika Biura do zawierania porozumień i umów cywilnoprawnych w sprawach bieżącego zarządu. Pełnomocnictwo powinno określać kwotę wartości przedmiotu umowy lub jej zakres. 2. Propozycje dokonania wydatków finansowych przed zawarciem porozumienia lub umowy cywilnoprawnej podlegają wstępnej akceptacji: a. pod względem zasadności (merytorycznym) oraz wyboru procedury udzielenia zamówienia publicznego przez realizującego zadanie specjalistę Biura. b. pod względem finansowym - przez Księgowego lub Kierownika Biura 3. Centralny rejestr umów i porozumień cywilnoprawnych prowadzi sekretariat Biura LGD. 4. Upoważnienie Kierownika do podpisywania porozumień i umów cywilnoprawnych nie zwalnia od obowiązku uzyskania wstępnych akceptacji i opinii o których mowa w niniejszym paragrafie. 19 Regulamin Organizacyjny Biura zakłada możliwość wypłacania pracownikom Biura innych świadczeń zgodnych z Kodeksem Pracy. Szczegółowe informacje dotyczące sposobów wypłat świadczeń określają odrębne dokumenty wewnętrzne Biura, jednakże ich łączna suma rocznie nie może przekroczyć kwot wpisanych do wniosku o przyznanie pomocy na działanie Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja. 10
20 W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd kierując się obowiązującymi przepisami prawa, statutem Stowarzyszenia i uchwałami Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia. 21 Regulamin niniejszy opracowano uwzględniając postanowienia statutu Stowarzyszenia Lider Pojezierza i aktualnymi potrzebami Stowarzyszenia. Regulamin został zaakceptowany przez Zarząd w dniu 16.12.2014 r. i wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2015 roku. 11