Strona1. z 7 Zarządzenie nr 172 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Wzmocnienie potencjału firm w Śląskim Klastrze NANO w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o dofinansowanie Projektu nr POKL.08.01.01-24-373/13, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu pt.: Wzmocnienie potencjału firm w Śląskim Klastrze NANO, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany będzie na mocy umowy o dofinansowanie Projektu, która zostanie zawarta pomiędzy Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach,,Instytucją Pośredniczącą II stopnia a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
Strona2. z 7 współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostaje wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator projektu; 2) Asystent koordynatora projektu.
Strona3. z 7 Dopuszcza się możliwość, by funkcję koordynatora i asystenta pełniła jedna osoba. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, b) nadzorowanie zgodności wydatkowania środków z budżetem Projektu, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL), d) kontakt z Instytucją Pośredniczącą, e) nadzorowanie procedur związanych z zatrudnianiem personelu Projektu, f) nadzorowanie pracy zespołu merytorycznego Projektu, kontrola jakości wykonywanych zadań, g) potwierdzanie kart czasu pracy oraz protokołów odbioru i rachunków dla umów cywilno-prawnych, h) organizacja szkoleń, i) kontakt z firmami objętymi wsparciem w ramach Projektu, j) prowadzenie dokumentacji w zakresie pomocy de minimis w ramach Projektu, k) administracja oraz nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, w tym aktualizacja strony www Projektu, l) akceptacja wniosków o dostawy i usługi realizowane w ramach projektu oraz współpraca z odpowiednimi działami administracji ogólnouczelnianej przy ich realizacji, m) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, n) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, w tym opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, o) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z Zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w Zarządzeniu nr 52 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2011 r.), p) opracowywanie formularzy, deklaracji, ankiet niezbędnych do realizacji Projektu, r) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), s) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu,
Strona4. z 7 t) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów. 2) Asystent koordynatora projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie umów cywilnoprawnych wraz z załącznikiem dla osób zatrudnionych w Projekcie oraz nadzór nad ich rejestracją, b) przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, c) ewidencjonowanie kart czasu pracy, d) obsługa uczestników szkoleń, wraz z prowadzeniem dokumentacji, e) sporządzanie Formularza PEFS w formacie Formularza PEFS oraz załącznika nr 2 do wniosku o płatność dotyczącego przepływu uczestników Projektu, f) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie merytorycznym, w uzgodnieniu z Koordynatorem projektu oraz w zakresie finansowym w uzgodnieniu z Działem Księgowości Projektów, g) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Koordynatorowi projektu, h) prowadzenie ewidencji wydatkowania kosztów pośrednich w Projekcie, i) prowadzenie bieżącego monitoringu w Projekcie, w tym monitoringu wskaźników, budżetu oraz uczestników Projektu, j) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji popisywanych/składanych przez uczestników Projektu, k) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z 12 niniejszego Zarządzenia. l) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, m) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, n) opracowywanie korespondencji Koordynatora projektu i prowadzenie jej ewidencji. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Centrum Kształcenia Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Władze Centrum są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu.
Strona5. z 7 IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.); zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013, poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją projektu. 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu w pełnym bądź niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji projektu. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 10 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 60 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 czerwca 2012 r., z późn. zm.
Strona6. z 7 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowania na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 11 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 9%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 12 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja. VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych 13 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu.
Strona7. z 7 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. Spisy dodatkowe środków trwałych przeprowadzane są w terminach uzgodnionych z Kierownikiem Działu Inwentaryzacji. IX. Ochrona danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r., Nr 101, 926, z późn. zm.). 2. Powierza się Koordynatorowi projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś