BA-83-123( )/08/w Warszawa, dnia czerwca, 2008 r. dot.: odpowiedzi na pytania w postępowaniu na Przeprowadzenie badania i analiza potrzeb szkoleniowych oraz opracowanie planu działania (strategii szkoleniowej) w służbie publicznej na lata 2008-2010 Odpowiedzi na pytania I. Pyt.: Czy 15 dodatkowych punktów jest możliwe do uzyskania tylko w przypadku wyboru trzeciego narzędzia z listy przedstawionej przez Zamawiającego preferowanych narzędzi, tj.: badań ankietowych wywiadów kwestionariuszowych, badań klienckich typu mystery shopping i mystery calling, oraz zogniskowanych wywiadów grupowych, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia w zakresie prac I etapu, II podetap, w pkt. Ciii (str. 23 w SIWZ). Czy może to być jednak zupełnie inne narzędzie wybrane przez Wykonawcę poza ww. wymienionymi? Odp.: Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. II. Pyt.: Czy badania klienckie typu mystery shopping i mystery calling wymienione w Opisie Przedmiotu zamówienia w zakresie prac I etapu, II podetap, w pkt cii (str 23 w SIWZ) należy traktować jako jedno czy dwa różne narzędzia? Odp. Zamawiający traktuje je jako jedno narzędzie badawcze składające się obligatoryjnie z dwóch rodzajów badania zarówno mystery shopping jak i mystery calling. III. Pyt.: Co należy dokładnie rozumieć przez Podwykonawstwo? Czy dopuszczalna jest realizacja zadań, w ramach zamówienia, przez Lidera bądź Partnera konsorcjum, którego łączą z osobami wykonującymi badania relacje inne niż stosunek o pracę a więc umowy cywilno-prawne? Odp. Zamawiający, na podst. art. 36 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, wskazał w pkt.5 rozdziału III SIWZ, których części zamówienia Wykonawca nie może powierzyć podwykonawcom. Zapisy dotyczące podwykonawstwa określa Kodeks Cywilnego a jego treść jest przedmiotem licznych
komentarzy i orzeczeń. Zamawiający nie zna treści umów cywilno-prawnych więc nie może się wypowiadać w tym zakresie. IV. Pyt.: Czy Kierownik Projektu oraz członkowie zespołu projektowego konsorcjum muszą być pracownikami Wykonawcy, czy mogą to też być osoby zaangażowane z zewnątrz na okres realizacji projektu? Czy dowolna jest forma współpracy tych osób z Wykonawcą (dopuszczalne umowy cywilnoprawne)? Odp. Zgodnie z Rozdziałem V, pkt 1.2.2 SIWZ Wykonawca ma dysponować osobami zdolnymi do realizacji zamówienia. Zamawiający nie określa formy współpracy tych osób z Wykonawcą. Wykonawca musi mieć jedynie na względzie ograniczenia wynikające z pkt 5, rozdziału III SIWZ. V. Pyt.: W punkcie V SIWZ (punkt 1, podpunkt 1.2.1) mowa o doświadczeniu jakim winien wykazać się Wykonawca w realizacji zamówień odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. O jakim typie usług dokładnie mowa? Czy, oprócz usług obejmujących czynności zamówienia (tj. np. opracowanie metodologii, analiza potrzeb szkoleniowych, ewaluacja raportu, opracowanie strategii szkoleniowej), wymagane jest jednocześnie doświadczenie w usługach na rzecz administracji publicznej w przedmiotowym zakresie? Prosimy o bardziej szczegółową wykładnię tego punktu. Odp. Zamawiający w SIWZ posługuje się pojęciem rodzaju usług stanowiących przedmiot zamówienia a nie typem usług. Zamawiający nie wymaga w SIWZ doświadczenia w usługach na rzecz administracji publicznej a czynności, składające się na usługę doradczą będącą przedmiotem zamówienia, wynikają z opisu przedmiotu zamówienia a nie warunków stawianych Wykonawcy. VI. Pyt.: O jakich uprawnieniach mowa w punkcie V SIWZ (Opis warunków udziału w postępowaniu), punkt 1, podpunkt 1.1, jakie winien posiadać Wykonawca? Odp. Zgodnie z art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w pkt. 1-4 w tym posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Złożenie stosownego oświadczenia ma na celu spełnienie zapisów ustawy. VII. Pyt.: Jakie dokładnie materiały przekaże Wykonawcy Zamawiający w ciągu 3 dni od podpisania umowy? Czy oprócz dokumentów wyszczególnionych w 3 Wzoru umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ), będą to też materiały, o których mowa w punkcie 2 Opisu przedmiotu Zamówienia (podpunkt B), a mianowicie raporty NIK, raporty RPO, prace naukowe lub naukowo-badawcze, ekspertyzy, badania opinii publicznej. Czy zebranie tych ostatnich leżeć będzie w gestii Wykonawcy. Odp. Zgodnie z OPZ str. 23 oraz z 3 istotnych postanowień umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy następujące materiały o których mowa w pkt. 1 i 2 (czyli pkt. c) i ci) na str. 22) tj. Analizę potrzeb szkoleniowych w służbie cywilnej opracowaną w 2005 r. oraz Strategię Szkoleniową Służby Cywilnej na lata 2004-2007 oraz wypełnione ankiety zawierające potrzeby szkoleniowe oraz
dane dotyczące uczestnictwa, wydatków i oceny szkoleń, przekazane przez urzędy administracji rządowej w 2007 i 2008 r. Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. VIII. Pyt.: Czy badania klienckie typu "mystery shopping"; i "mystery calling", traktowane są jako jedno czy dwa różne narzędzia badawcze (ich wykorzystanie zapewnia wymagane minimum)? Odp. Zamawiający traktuje je jako jedno narzędzie badawcze składające się obligatoryjnie z dwóch rodzajów badania zarówno mystery shopping jak i mystery calling. Ich wykorzystanie nie zapewnia wymaganego minimum. IX. Pyt.: Czy 95 dni przeznaczonych na realizację zamówienia to dni kalendarzowe czy robocze? Przy wymaganym zakresie pracy termin ten jawi się jako bardzo krótki. Czy termin ten bezwzględnie obowiązuje? Czy dopuszczalne jest przesunięcie poszczególnych terminów w ramach poszczególnych etapów realizacji zamówienia, składających się na termin całościowy? Odp. Zgodnie z 16 istotnych postanowień umowy w stosunku do sposobu naliczania terminów wskazanych w umowie, zastosowanie znajdują przepisy Tytułu V Termin Księgi Pierwszej część ogólna ustawy z dn. 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.64.16.93). Oznacza to, że terminy podane w OPZ i umowie są dniami kalendarzowymi. Terminy podane w SIWZ bezwzględnie obowiązują. Przesunięcie poszczególnych terminów w ramach poszczególnych etapów realizacji zamówienia jest niedopuszczalne. X. Pyt.: Czy Zamawiający poza załącznikiem 1 formularz oferty wymaga przygotowania również przygotowania oferty merytorycznej w bardziej szczegółowy sposób prezentującej opis przedsięwzięcia ze strony Wykonawcy, szczególnie w kontekście dodatkowych narzędzi badawczych oraz koncepcji realizacji poszczególnych etapów. Odp. Zamawiający nie żąda w SIWZ załączenia do oferty szczegółowego opisu przedstawiającego przedsięwzięcie ze strony Wykonawcy. XI. Pyt.: Czy w dokumentach, które składają Konsorcjanci oddzielnie jak na przykład załącznik 2a, zgodnie zapisami X.1.e (str. 7 SIWZ) należy w miejscu wykonawcy podbić pieczątką dokument tego Konsorcjanta, którego dotyczy oświadczenie, a dodatkowo napisać skład konsorcjum? Czy na każdym dokumencie - niezależnie od tego, jakiego Konsorcjanta dotyczy dokument - należy stemplować pieczątkami wszystkich Konsorcjantów? Odp. Zgodnie z zapisami w rozdziale X. pkt.1 lit. e SIWZ powołując się na Wykonawcę, w miejscu np. nazwa i adres Wykonawcy należy wpisać dane dotyczące konsorcjum (wymienić wszystkich uczestników wspólnie ubiegających się o zamówienie). Techniki wpisania żądanych danych poprzez podbicie pieczątką jednego z Konsorcjantów i dodatkowe napisanie składu konsorcjum lub stemplowanie pieczątkami wszystkich Konsorcjantów są prawidłowe.
XII. Pyt.: Opis przedmiotu zamówienia, punkt 2 Zakres pracy analizując zapisy ze strony 23 zamawiający zobowiązuje się do wsparcia działań realizowanych przez Wykonawcę w ramach pkt. 3 poprzez poinformowanie dyrektorów i kierowników urzędów objętych badaniem, o celach i założeniach przedsięwzięcia oraz Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały, o których mowa w pkt. 1 i 2 w ciągu 3 dni od dnia podpisania umowy w kontekście zapisów dotyczących źródeł informacji (strony 22 i 23) rozumiemy, że punkt 1,2,3, 4, 5 oznaczają odpowiednio c), ci), cii), ciii) oraz civ). Odp. Stosowne modyfikacje SIWZ co do wprowadzenia właściwej punktacji zostaną zatwierdzone. XIII. Pyt.: Opis przedmiotu zamówienia:, punkt 2 Zakres pracy, strona 25 Zamawiający w etapie III dot. przeprowadzenia analizy potrzeb szkoleniowych wskazuje, iż po uzyskaniu od ekspertów recenzji, Wykonawca przedstawia streszczenie w języku angielskim i francuskim. Rozumiemy, że w kontekście zapisów w kolejnych akapitach, streszczenie ma dotyczyć Analizy potrzeb szkoleniowych. Odp. Etap II w całości dotyczy Analizy potrzeb szkoleniowych. Streszczenie w języku angielskim i francuskim wymienione na str. 25 SIWZ dotyczy Analizy potrzeb szkoleniowych. Należy jednak zaznaczyć że w etapie IV (str. 26) pojawia się podobny zapis o streszczeniu w jęz. angielskim i francuskim Strategii szkoleniowej w służbie publicznej na lata 2008-2010. XIV. Pyt.: Opis przedmiotu zamówienia:, punkt 2 Zakres pracy, strona 25 Zamawiający w etapie III dot. przeprowadzenia analizy potrzeb szkoleniowych wskazuje, iż ewaluacja raportu musi zostać zakończona w terminie 12 dni od zakończenia II etapu. Natomiast w kolejnym wierszy wskazuje, że Zamawiający ma 2 dni na akceptację ostatecznej wersji Analizy potrzeb szkoleniowych, w tym streszczenia w języku angielskim i francuskim, oraz sprawozdania z realizacji III etapu prac, która następuje drogą pisemną. Przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag Wykonawca ma 2 dni na ich uwzględnienie. Czy 4 dni na akceptację oraz poprawę Analizy są dodatkowymi dniami, czy też w związku z powyższym Wykonawca w ciągu 12 dni ma wykonać: a) recenzje analizy potrzeb szkoleniowych prze ekspertów i przedstawić je Zamawiającemu; b) zatwierdzenie ostatecznej wersji analizy potrzeb szkoleniowych; c) dokonać streszczenia w języku angielskim i francuskim d) przygotować sprawozdanie. Odp. Dni na akceptację oraz poprawę są dniami dodatkowymi. SIWZ zostanie zmodyfikowany w zakresie tego punktu OPZ. XV. Pyt.: Zamawiający w 3. wzoru umowy, stanowiącego załącznik 7 do SIWZ, precyzuje w pkt. 1 terminy na wykonanie poszczególnych etapów. Zapisy umowy są miejscami niespójne ze wskazaną sekwencją prac i podaniem terminów w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Jaki jest zatem właściwy czas na wykonanie poszczególnych etapów?
a) czy sprawozdawczość (przedstawienie raportu, akceptacja raportu, ew. poprawki) jest prowadzona pod koniec każdego z etapów i ma zakończyć się w terminach przedstawionych w 3 pkt. 1 tj. łącznie z pracami przewidzianymi dla każdego etapów? Lub b) Czy sprawozdawczość następuje po zakończeniu etapu, a przed rozpoczęciem kolejnego etapu, a zatem jest realizowana pomiędzy etapami? Lub c) Czy sprawozdawczość jest realizowana po zakończeniu etapu, ale już w czasie trwania prac w etapie kolejnym? Odp. Termin na realizację zamówienia to 95 dni od podpisania umowy. SIWZ zostanie zmodyfikowany w zakresie powstałych rozbieżności. XVI. Pyt.: Zapisy 3 wzoru umowy stanowiącego załącznik 6 do SIWZ w pkt. 2 i pkt. 3 przewidują dodatkowo maksymalnie 6 dni na sprawozdawczość pierwszych czterech etapów. Jeżeli dokonamy zsumowania dopuszczalnych terminów na wykonanie poszczególnych prac zapisanych w 3. pkt. 1 termin 95 dni na realizację zamówienia jest zbyt krótki, do tego który przewiduje w umowie Zamawiający. Suma łączna dni przewidzianych na poszczególne etapy wynosi 81, suma dni przewidzianych dodatkowo na sprawozdawczość dla każdego etapu wynosi maksymalnie 24 dni łącznie realizacja etapów i okres sprawozdawczy wynoszą 105 dni. Pragniemy podkreślić, że zgodnie z zapisami Opisu Przedmiotu Zamówienia, każdy kolejny etap prac może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu przez Zamawiającego etapu poprzedniego. Odpowiedź Zamawiającego na pytania 4 będzie miała istotny wpływ na pytanie 5. Odp. SIWZ zostanie zmodyfikowany by uściślić kwestie dotyczące terminów. Termin 95 dni od podpisania umowy jest terminem obowiązującym. XVII. Pyt.: Czy Zamawiający dopuszcza, żeby spośród przytoczonych narzędzi badawczych w pkt. ciii) strona 23 Opisu Przedmiotu Zamówienia, wybrać tylko jedno narzędzie spośród podanych, a dwa pozostałe dobrać wg uznania i planowanych metod badawczych? Zapisy OPZ (str. 23, pkt. ciii) przewidują, że Wykonawca jest zobowiązany wybrać dwa spomiędzy wymienionych w ww. punkcie OPZ narzędzi. Dodatkowo pkt. XIII SIWZ (Opis kryteriów ) mówi, że Zamawiający przyzna dodatkowe 15 pkt. w przypadku gdy Wykonawca oprócz wymaganych dwóch narzędzi badawczych wymienionych w OPZ, wybierze dodatkowe narzędzie spośród tam wymienionych. Jasno wskazuje to, że Zamawiający nie dopuszcza wyboru tylko jednego spomiędzy wymienionych narzędzi, a pozostałych wg uznania Wykonawcy. XVIII. Pyt.: Czy Zamawiający mając doświadczenia z poprzednich okresów realizacji podobnych zamówień ma oczekiwania co do liczebności próby docelowej poddanej badaniu? Odp. Zamawiający nie ma oczekiwań odnośnie liczebności próby docelowej poddanej badaniu. XIX. Pyt.: W Opisie Przedmiotu Zamówienia na stronie 23 w punkcie ciii) jest odniesienie do pkt 2 i 3: Zaproponowane przez Wykonawcę co najmniej dwa narzędzia badawcze (spośród następujących
narzędzi badawczych: badania ankietowe wywiad kwestionariuszowy, badania klienckie typu mystery shopping i mystery calling, bądź zogniskowane wywiady grupowe) umożliwiające weryfikację i obiektywną ocenę informacji uzyskanych w wyniku działań wymienionych w pkt 2 i 3. oraz na tej samej stronie poniżej odniesienie do pkt 1 i 2: Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały, o których mowa w pkt. 1 i 2 w ciągu 3 dni od dnia podpisania umowy. Proszę o precyzyjne wyjaśnienie które punkty są przywołane w powyższych zapisach. Odp. Odwołania do punktów 1, 2, 3 w zadanym pytaniu, odnoszą się do istniejącej numeracji c), ci), cii) SIWZ zostanie zmodyfikowany w zakresie tego punktu OPZ. XX. Pyt.: Zgodnie z pkt IV SIWZ termin wykonania zamówienia to 95 dni od podpisania umowy, podczas gdy wyliczenie wnikające z harmonogramu opisanego w Opisie Przedmiotu Zamówienia przedstawia się następująco: I. Podetap I: 10 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag +2 dni akceptacja = 14 dni II. III. IV. Podetap II: 12 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag +2 dni akceptacja = 16 dni Sprawozdanie z pierwszego etapu: 2 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag +2 dni akceptacja = 6 dni Etap II: 20 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag +2 dni akceptacja = 24 dni V. Etap III: 12 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag do recenzji +2 dni zgłoszenie uwag do ostatecznej wersji + 2 dni akceptacja = 18 dni VI. VII. Etap IV: 20 dni realizacja +2 dni zgłoszenie uwag +2 dni akceptacja= 24 dni Etap V: 7 dni Razem: 109 dni W jaki sposób Zamawiający wyliczył realizację zamówienia w 95 dni? Odp. SIWZ zostanie zmodyfikowany by uściślić czas na realizację poszczególnych etapów.