Jakość danych w bazach uczelnianych USOS 12 maja 2014r. 1
Błędy POL-on a jakość danych w bazach uczelnianych Dane powinny być przekazywane: dobrej jakości (o jakość danych trzeba dbać podczas codziennej pracy z systemem uczelnianym USOS, zwłaszcza wtedy, gdy masowo wykonuje się operacje wprowadzania i aktualizacji danych: immatrykulacja, rozliczanie studentów na programie). terminowo Dane do ogólnopolskiego wykazu studentów POL-on uczelnie przekazują co roku w dwóch terminach: - do dnia 15 listopada według stanu na dzień 30 października - do dnia 15 marca według stanu na dzień 1 marca (Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 września 2011 r. w sprawie danych zamieszczanych w ogólnopolskim wykazie studentów) 12 maja 2014r. 2
Błędy z eksportu danych z USOS - typowe błędy i sposób ich poprawienia w USOS: Przykładowe komunikaty o błędach: brak numeru kierunku dla programu z datą przyjęcia po 01.10.2012 obywatelstwo inne niż PL, brak numeru lub typu dokumentu lub typ dokumentu inny niż dowód osobisty lub paszport Student jest zarejestrowany na dwa programy o takim samym kodzie POLon (<tutaj kod>). Wyprowadzono najwcześniejszy. nie można wyznaczyć jednostki programu 12 maja 2014r. 3
Brak nr kierunku studiów, oświadczenia Komunikat brak numeru kierunku dla programu z datą przyjęcia po 01.10.2012 Numer kierunku 12 maja 2014r. 4
Numer kierunku W bloku Programy osoby wskazany jest Numer kierunku. Pole to może przyjmować następujące wartości: 1.nie dotyczy (bezpłatny bez limitu) w przypadku studiów, które mogą być realizowane nieodpłatnie, ponieważ student rozpoczął je przed dniem 1.10.2012, więc studiuje według starych zasad, czyli nieodpłatnie i bez limitu punktów (decyzja o przyjęciu na studia zapadła przed 30.09.2012) 2.pierwszy (bezpłatny z limitem) oznacza pierwszy kierunek studiów stacjonarnych w uczelni publicznej, na którym student realizuje uprawnienie do studiów bezpłatnych (decyzja o przyjęciu na studia zapadła po 30.09.2012). 3.drugi (potencjalnie bezpłatny z limitem) oznacza drugi kierunek studiów stacjonarnych rozpoczynany bezpłatnie. 4.kolejny (płatny) oznacza kolejny kierunek. Te studia już są płatne. 5.inny (płatny zawsze) oznacza wszystkie inne kierunki, czyli studia w uczelniach niepublicznych, studia niestacjonarne w uczelniach publicznych, studia stacjonarne płatne w uczelniach publicznych. Nie trzeba dla nich badać przekroczenia limitu punktów ECTS (student płaci za studia). 12 maja 2014r. 5
Oświadczenia złożone przez studenta w USOSweb powinno zostać przez pracownika dziekanatu/sekretariatu zatwierdzone po stronie USOS (a wersja papierowa powinna zostać złożona w teczce studenta). Zatwierdzone oświadczenie Na rysunku pokazano sytuację poprawną, gdy oświadczenie jest zatwierdzone. We wskazanym miejscu po zweryfikowaniu oświadczenia należy przestawić flagę na TAK 12 maja 2014r. 6
Cudzoziemcy W systemie POL-on obywatel polski jest identyfikowany numerem PESEL. Dla obcokrajowców należy podać nr i serię paszportu. Brak dokumentu tożsamości spowoduje zgłoszenie błędu: "obywatelstwo inne niż PL, brak numeru lub typu dokumentu lub typ dokumentu inny niż dowód osobisty lub paszport". Dane o typie dokumentu tożsamości uzupełnia się w zakładce Szczegóły formularza Osoby Brak danych o typie dokumentu tożsamości 12 maja 2014r. 7
Dla obcokrajowców niektóre dokumenty wprowadza się na zakładce dokumenty posiadane zakładka dokumenty posiadane 12 maja 2014r. 8
Równoległe studia na tym samym kierunku POL-on nie dopuszcza sytuacji równoległych studiów na tym samym kierunku. Zgłaszany błąd ma postać: "Student jest zarejestrowany na dwa programy o takim samym kodzie POLon (<tutaj kod>). Wyprowadzono najwcześniejszy." Taka sytuacja może powstać, gdy student zostanie wyrejestrowany z programu na kierunku A z datą późniejszą niż data zarejestrowania na tym samym kierunku A (być może na innym programie). Może się tak zdarzyć, gdy student jest przenoszony ze studiów stacjonarnych na niestacjonarne lub odwrotnie. Data skreślenia późniejsza od daty przyjęcia na inną instancję tego samego programu 12 maja 2014r. 9
Komunikat :Nie można wyznaczyć jednostki programu ŹLE Etap programu Brak etapu 2013 Rozliczenie studenta z wymagań programu Wszyscy studenci powinni być bezwzględnie rozliczeni z wymagań programu, czyli powinni mieć rozliczone etapy z roku akademickiego 2012 i wcześniejszych oraz być wpisani na kolejny etap w roku akademickim 2013 (o ile kontynuują studia). 12 maja 2014r. 10
Dobrze Etap programu 12 maja 2014r. 11
Samodzielne sprawdzanie danych w USOS Należy wybrać opcję Eksport do systemu POL-on w dziale Sprawozdawczość. W górnej części formularza należy wybrać poziom logowania danych. Na potrzeby przeprowadzanej obecnie kontroli wystarczy wybrać Tylko komunikaty, które powodują błąd przy imporcie. Pozostałe pola wypełnia się w dolnej części formularza np, dla 2013L (Eksport danych o studentach): 1. Jednostka programu studiów należy wskazać jednostkę macierzystą, o ile jest jednostką podstawową, w przeciwnym razie jednostkę podstawową nadrzędną w stosunku do jednostki macierzystej. 2. Nazwa pliku wyjściowego najlepiej utworzyć na dysku katalog z bieżącą datą, wskazać w tym katalogu plik o nazwie identyfikującej jednostkę, studentów i cykl dydaktyczny, np. 1000-stud-2013L.xml. 3. Cykl dydaktyczny w tym przypadku podajemy 2013. 4. Zakres eksportowanych studentów Wszyscy aktywni studenci. 5. Zakres eksportowanych programów Programy studenta w jednostce. 6. Zakres eksportowanych ECTS do wyboru 2 opcje: bez uwzględnienie źródła płatności (stara wersja) lub z uwzględnieniem źródła płatności (nowa wersja) 7. Wybierz semestr letni. 8. Typ uczelni publiczna. 9. Sortuj po według uznania, może być po numerze PESEL. 12 maja 2014r. 12
Poprawne ustawienia parametrów Należy kliknąć przycisk Eksportuj studentów. Czas trwania eksportu zależy od liczby studentów w jednostce. Może to być od kilku do kilkunastu minut. 12 maja 2014r. 13
Wynik eksportu danych o studentach Po zakończeniu eksportu we wskazanym katalogu powstaną dwa pliki dla każdego semestru: jeden z rozszerzeniem ERR (plik z komunikatami o błędach), a drugi z rozszerzeniem XML (plik gotowy do importu do systemu POL-on, tutaj będzie komplet wyprowadzonych danych). Do otworzenia pliku ERR i XML można użyć programu Notepad++ jest to darmowy edytor Tekstowy Do pobrania pliku ERR można też użyć programu Excel (należy najpierw wejść do Excela, wybrać opcję Otwórz i wskazać plik). Należy uważnie obejrzeć plik ERR i poprawić w USOS wszystkie błędy wskazane w pliku. Komunikaty o błędach powinny być czytelne. Dane są poprawne, gdy plik ERR powstaje, ale jest pusty (ma długość 0). W przypadku wątpliwości jak interpretować błąd lub jak poprawić go w USOS proszę pisać na adres mailowy: bss-polon@adm.uw.edu.pl 12 maja 2014r. 14
Dane w Pol-on niezgodne z systemem USOS Dane osobowe Błędy literowe w danych osobowych Imiona i nazwiska cudzoziemców - Problem z dublowaniem osób w bazie - Transkrypcja danych osobowych Przykład: Wasiljew Nikita i Vasiļjevs Ņikita (z każdym związany inny numer paszportu) Numery dokumentów cudzoziemców - Usuwanie spacji (często wstawiane w dowolnych miejscach numeru) Np.: (Zdarzenie nr 21) Błędy danych osoby: Rozbieżność na poziomie danych podstawowych pomiędzy plikiem importu a danymi w bazie. Imię w bazie Klaudyna, imię w pliku Klaudia. Proponujemy poprawienie danych poprzez interfejs użytkownika 12 maja 2014r. 15
Inne przykłady niespójności danych (dane w Pol-on niezgodne z systemem USOS) (Zdarzenie nr 87) Podjęto próbę zarejestrowania studenta na kierunku, do którego jest już przypisany (istnieje rozbieżność pomiędzy datami zarejestrowania studenta, pomiędzy plikiem XML a bazą danych). Do zarejestrowania, studenta ponownie na tym samym kierunku, konieczne jest wskazanie daty skreślenia studenta z poprzedniej edycji studiów. (Zdarzenie nr 98 spowodowane zmianą przepisów MNiSW) Dla kierunków uruchomionych przed 2012-10-01 przypisanie studenta na wskazany rok i semestr akademicki możliwe jest jedynie na semestr 4,5 lub wyższe. (Zdarzenie nr 151) Data skreślenia studenta z kierunku nie może być datą z przyszłości. (Zdarzenie nr 214 spowodowane zmianą przepisów MNiSW) Aktualizacja informacji o odpłatności za studia została zablokowana. W bazie danych występują semestry, dla których brak wymaganych danych aktualizacyjnych w pliku xml. Dotyczy semestrów: [Semestr: rok ak. 2012, semestr w roku 1, semestr studenta 1, Semestr: rok ak. 2012, semestr w roku 2, semestr studenta 2, Semestr: rok ak. 2013, semestr w roku 1, semestr studenta 2]. 12 maja 2014r. 16
Prezentacja została przygotowana w oparciu o dokumentację Pani doc. dr Janiny Mincer-Daszkiewicz: Uprawnienia do studiów bezpłatnych, punkty ECTS, oświadczenia studentów i naliczanie opłat w kontekście raportowania do systemu POL-on Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreślenie, anulowanie skreślenia Kontrola danych studenckich eksportowanych do systemu POL-on w jednostkach prowadzących studia Dziękuję Państwu za uwagę Roman Kazanecki Biuro Spraw Studenckich UW www.bss.uw.edu.pl 12 maja 2014r. 17