Warunki Techniczne wykonania przedmiotu zamówienia

Załącznik r 7do SIWZ Gmina Miasta Gdyni 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54 Warunki Techniczne wykonania przedmiotu zamówienia Dostawa i wdrożenie systemu elektronicznej archiwizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjnego i kartograficznego miasta Gdyni Gdynia, maj 2012r. 1

Spis Treści 1. USTALEIA ATUR ORGAIZACJEJ I TECHICZEJ.3 1.1 Zamawiający 3 1.2 Przedmiot zamówienia....3 1.3 Obowiązujące przepisy. 3-4 1.4 Definicje......4 1.5 Opis aplikacji funkcjonujących w Urzędzie Miasta Gdyni w Wydziale Geodezji mające związek z zamówieniem..4 2. SZCZEGÓLOW OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIEIA 2.1 Zakres prac...6 2.2 Wytyczne dla realizacji Projektu SSTEM do elektronicznej archiwizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjno-kartograficznego miasta Gdyni..9 2.2.1 Wytyczne wersja 1.0...9 2.2.2 Cel projektu 9 2.2.3 Wymogi jakościowe i sposób opisu dokumentacji.9 2.2.4 Etapy prac w realizacji projektu.9 2.2.5 SSTEM docelowy w wersji 1.1.9 2.2.6 Opis poszczególnych elementów struktury metadanych....9 2.2.7 Powiazanie atrybutów opisowych dokumentów z elementami struktury metadanych...22 2.2.8 Opisy metadanych dla operatów technicznych....22 2.2.9 Wykaz elementów oraz podelementów kody dokumentów...30 2.2.10 Słowniki własne w obsłudze metadanych....61 2.2.11 Indeksowanie map 62 2.3 Sposób nadawania nazw plikom dla skanowania dokumentów..62 2.4 Podział operatu na grupy dokumentów...64 2.5 Organizacja współpracy z Ośrodkiem Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.....67 2.6 Zabezpieczenie dostępu do dokumentacji na czas wypożyczenia dokumentacji.68 2.7 Budowa systemu 69 2.8 Dostawa i wdrożenie systemu do udostępniania danych z zasobu geodezyjno- kartograficznego przez Internet w wersji 1.1... 86 2.9 Warunki gwarancji i serwisu.88 2.10 Odbiór kontrola i nadzór prac....91 2.11 Postanowienia końcowe.93 2.12 Załączniki1a,1b,1c, 94 2

1. USTALEIA ATUR ORGAIZACJEJ I TECHICZEJ 1.1 ZAMAWIAJĄC 1.1.1 Gmina Miasta Gdyni, 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni. 1.1.2 Wydział prowadzący postępowanie Wydział Geodezji Urzędu Miasta Gdyni. 1.2 PRZEDMIOT ZAMÓWIEIA Dostawa i wdrożenie systemu elektronicznej archiwizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjnego i kartograficznego miasta Gdyni 1.3 OBOWIĄZUJĄCE PRZEPIS 1.3.1 Ustawa z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. r 193 poz. 1287 z późn. zm.), 1.3.2 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. r 113 poz. 759 z późn. zm.), 1.3.3 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. r 101, poz. 926, z późn. zm.). 1.3.4 Ustawa z dnia 4 marca 2010r. o infrastrukturze informacji przestrzennej (Dz. U. r 76 poz. 489), 1.3.5 Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz. U. r 88, poz. 439, z późn. zm.), 1.3.6 Ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. r 64 poz.565 z późn.zm.), 1.3.7 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego. (tj: Dz. U z 2000 r. r 98 poz.1071 z póź.zm.), 1.3.8 Ustawa z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.(dz.u.r.144 poz.1204 z późn.zm.), 1.3.9 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. poz.97 z późn.zm.), 1.3.10 Ustawa z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. r 130 poz.1450), 1.3.11 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.r.206 poz.1517) 1.3.12 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 stycznia 2012 r. w sprawie ewidencji miejscowości, ulic i adresów. (Dz. U. r 0, poz. 125). 1.3.13 Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001r. w sprawie ewidencji budynków (Dz. U. nr 38, poz. 454), 1.3.14 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011r w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. nr 263 poz. 1572), 1.3.15 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. nr.212 poz.1766 ). 1.3.16 Rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. r 100,poz 1024) 1.3.17 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr.227 poz.1664 ), 1.3.18 Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r o gospodarce ami (Dz. U. z 2010r r 102, poz. 651 z póź.zm.). 3

1.3.19 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (Dz. U. r 49 poz. 493), 1.3.20 Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnianie tych baz (Dz. U. r.78 poz. 837), 1.3.21 Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego z dnia 15 grudnia 1998 r. (Dz. U. r 157, poz. 1031 z późn. zm.), 1.3.22 Dyrektywa Unii Europejskiej dotycząca infrastruktury informacji przestrzennej z dnia 14 marca 2007r. r 2007/2/WE. 1.3.23 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 14 lutego 2012r. w sprawie osnów geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych (Dz. U. poz. 352). 1.4 DEFIICJE 1.4.1 Pojęcia i zwroty zdefiniowane w niniejszych warunkach technicznych należy interpretować następująco: 1.4.1.1 Projekt - budowa i wdrożenie SSTEMU do elektronicznej archiwizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjno-kartograficznego miasta Gdyni. 1.4.1.2 Portal element SSTEMU do obsługi wykonawców prac geodezyjnych 1.4.1.3 SSTEM zbudowany na potrzeby archiwizacji zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjno- kartograficznego miasta Gdyni powiązany z programem Ośrodek 1.4.1.4 OŚRODEK - program do rejestracji zgłoszeń robót geodezyjnych i jest powiązany z programem do prowadzenia mapy zasadniczej GeoEdytor 1.4.1.5 Ośrodek Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej 1.4.1.6 Wytyczne -opis poszczególnych elementów struktury metadanych w realizacji Projektu. 1.4.1.7 System rejestracji zgłoszeń - element SSTEMU do obsługi wykonawców prac geodezyjnych niezależny od funkcjonującego w programie Ośrodek 1.4.1.8 Eksport danych o zgłoszeniach i operatach- funkcja oprogramowania zapewniająca zapisanie danych do SSTEMU o zgłoszeniach i operatach zgodnie z wytycznymi. 1.4.1.9 Import danych o zgłoszeniach i operatach funkcja oprogramowania zapewniająca odczyt danych z SSTEMU o zgłoszeniach i operatach zgodnie z wytycznymi. 1.4.1.10 Moduł synchronizacji- moduł oprogramowania powiązany z systemem Ośrodek i SSTEMEM umożliwiający czytanie i udostępnianie danych. 1.4.1.11 System wersja 1.0 - oznacza pierwszą wersję instalacyjną zgodną z warunkami technicznymi określonymi w punkcie 2.6 budowa systemu i wytycznymi określonymi w punkcie 2.2 1.4.1.12 System wersja 1.1-docelowy SSTEM z zarchiwizowanymi danymi zasobu. 1.4.1.13 Adaptery interfejs SSTEMU do komunikacji pomiędzy systemem ośrodka wykorzystywanym w Gdyni a SSTEMEM 1.5 OPIS APLIKACJI FUKCJOUJĄCCH W URZĘDZIE MIASTA GDI W WDZIALE GEODEZJI MAJĄCE ZWIĄZEK Z ZAMÓWIEIEM 1.5.1 PROGRAM OŚRODEK 1.5.1.1 Program Ośrodek opracowany został w roku 2002 przez firmę BMT Argoss sp. z o. o. z Gdańska. 1.5.1.1.1 Program ten powstał przy wykorzystaniu następujących narzędzi: Microsoft.et (Dotet) i C# oraz bazy danych Oracle z opcją Locator. 1.5.1.1.2 Program ten jest wykorzystywany do rejestracji robót geodezyjnych zgłaszanych przez geodetów do Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Gdyni. 4

1.5.1.1.3 Program ten jest ściśle powiązany z programem do prowadzenia mapy zasadniczej GeoEdytor, którego charakterystyka techniczna przedstawiona jest w kolejnym akapicie niniejszego dokumentu. 1.5.1.2 Program Ośrodek spełnia m.in. następujące funkcje: 1.5.1.2.1 pozwala na zgłoszenie nowej roboty geodezyjnej i kartograficznej (na założenie nowego zlecenia) połączone z określeniem zakresu terytorialnego roboty, 1.5.1.2.2 umożliwia wyszukiwanie konkretnych operatów według zadanych kryteriów np. według numeru działki, połączone z udostępnieniem danych dotyczących tego operatu, 1.5.1.2.3 pozwala na wyszukiwaniu punktów osnowy poziomej i wysokościowej oraz stosownych danych dotyczących tych punktów (np. opisy i współrzędne), 1.5.1.2.4 umożliwia wyszukiwanie obiektów na mapie np. działek wraz wyświetlaniem informacji o wybranej działce, 1.5.1.2.5 umożliwia wprowadzanie do bazy danych nowych operatów wraz z określeniem ich zakresu terytorialnego i asortymentu, 1.5.1.2.6 umożliwia wystawianie kosztorysów. 1.5.1.3 Użytkownik programu Ośrodek ma do wyboru dwa rodzaje instalacji: 1.5.1.3.1 wersja zintegrowana; 1.5.1.3.1.1 Instalacja wymaga zainstalowanego środowiska graficznego wraz z programem do prowadzenia mapy zasadniczej GeoEdytor. 1.5.1.3.1.2 W tej wersji programu dostępne są narzędzia do definiowania i edycji zakresów prac geodezyjnych i operatów, możliwość ich lokalizacji na mapie oraz narzędzia do edycji i wyszukiwania danych opisowych. 1.5.1.3.1.3 a stanowisku z wersją zintegrowaną są zakładane nowe zlecenia i operaty oraz wykonywane poprawki związane z edycją zakresów prac. 1.5.1.3.2 wersja opisowa; 1.5.1.3.2.1 Instalacja pozwala na edycję danych opisowych oraz na wyszukiwanie i wydawanie materiałów związanych z wybranym zleceniem lub operatem. 1.5.1.4 Czynności takie jak: edycja danych opisowych, wyszukiwanie danych, wydawanie danych geodetom, dodawanie dokumentów mogą być wykonywane za pomocą dowolnej wersji programu. 1.5.1.5 Wszystkie inne, niezbędne parametry techniczne programu Ośrodek dostępne są w Wydziale Geodezji Urzędu Miejskiego w Gdyni. 1.5.2 SSTEM GEOEDTOR 1.5.2.1 System GeoEdytor jest zestawem aplikacji napisanych dla środowiska Microstation Geographics, które umożliwiają tworzenie oraz bieżącą aktualizację numerycznej mapy zasadniczej miasta. System ten dostosowany jest do instrukcji technicznej K-1 Mapa zasadnicza (wyd. Warszawa 1998); system ten spełnia następujące funkcje: 1.5.2.1.2 tworzy numeryczną, obiektową mapę zasadniczą wykorzystując funkcje MicroStation GeoGraphics, 1.5.2.1.3 umożliwia grupowanie elementów prostych w grupy graficzne, 1.5.2.1.4 przypisuje elementom treści mapy identyfikatory, określające: 1.5.2.1.4.1 pochodzenie danego elementu (z jakiego operatu technicznego element został pozyskany), 1.5.2.1.4.2 sposób pozyskania elementu: digitalizacja lub na podstawie współrzędnych pozyskanych z pomiarów, 1.5.2.1.4.3 dane operatora, który wprowadził element do treści mapy, 1.5.2.1.5 przechowuje atrybuty elementów mapy w zewnętrznej bazie danych, co pozwala na łatwą redefinicję elementów przez użytkownika oraz na definicję nowych elementów, 1.5.2.1.6 automatycznie zarządza mapami, 1.5.2.1.7 pozwala na wykonywanie na mapie operacji i analiz dostępnych w środowisku MicroStation GeoGraphics, 1.5.2.1.8 umożliwia eksport danych graficznych wraz z atrybutami opisowymi do systemów informatycznych ArcInfo i MapInfo, 5

1.5.2.1.9 umożliwia import danych z pliku ASCII, 1.5.2.1.10 umożliwia dokonywanie przeliczań pomiędzy różnymi układami współrzędnych 1.5.2.2 Wszystkie inne, niezbędne parametry techniczne systemu GeoEdytor można pozyskać w Wydziale Geodezji Urzędu Miasta Gdyni. 2. SZCZEGÓŁOW OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIEIA. 2.1 Zakres prac obejmuje: 2.1.1 Etap I: Dostawa i testowanie systemu do udostępniania danych z zasobu geodezyjnokartograficznego przez Internet w wersji 1.0 2.1.1.1 Dostawa relacyjnej bazy danych 2.1.1.2 Instalacja systemu w wersji 1.0 2.1.1.3 Testowanie systemu w wersji 1.0 2.1.2 Etap II: archiwizacja dokumentów zasobu geodezyjnego i kartograficznego z obszaru miasta Gdynia 2.1.2.1 Skanowanie dokumentów 2.1.2.2 Indeksacja dokumentów 2.1.2.3 Wprowadzenie metadanych dla dokumentów 2.1.2.4 Indeksacja map 2.1.2.5 Wprowadzenie metadanych dla map 2.1.2.6 Obróbka introligatorska 2.1.2.7 Ładowanie danych do bazy 2.1.2.8 Opracowanie koncepcji w wersji 1.1 2.1.3 Etap III: dostawa i wdrożenie systemu do udostępniania danych z zasobu geodezyjnokartograficznego przez Internet w wersji 1.1 2.1.3.1 Dostawa systemu w wersji 1.1 2.1.3.2 Testowanie systemu w wersji 1.1 2.1.3.3 Wdrożenie systemu wersja 1.1 2.1.4 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji: 2.1.4.1 Projekt organizacyjny realizacji zamówienia opisujący koncepcję działania systemu, archiwizację dokumentacji, harmonogram prac w terminie 30 dni od daty podpisania umowy. 2.1.4.2 Procedurę: 2.1.4.2.1 testów funkcjonalności i poprawności działania systemu po stronie Wykonawcy i Zamawiającego. 2.1.4.2.2 kontroli wewnętrznej potwierdzającą jakość i poprawność archiwizacji w terminie 10 dni od akceptacji przez Zamawiającego projektu organizacyjnego o którym mowa w punkcie 2.1.4.1 2.1.4.3 Program szkoleń i materiały szkoleniowe dla poszczególnych grupy użytkowników: 2.1.4.3.1 administratorów systemów, 2.1.4.3.2 pracowników, 2.1.4.3.3 instruktaż dla geodetów 2.1.4.4 Próbki zeskanowanych materiałów (np. dokumenty w dobrym i złym stanie technicznym, materiały papierowe, na kalce, wydruk z drukarki igłowej)powinny być przygotowane w formie wydruków dokumentów uprzednio zeskanowanych w celu potwierdzenia przydatności skanowania i akceptacji ich jakości. 2.1.4.5 Dokumentację sytemu oraz instrukcję obsługi dla: administratorów i użytkowników systemu. 2.1.5 W ramach prac dla Etapu I Wykonawca dostarczy i zainstaluje: 2.1.5.1 system w wersji 1.0 w skład, którego wchodzi: 2.1.5.1.1 Relacyjna baza danych 2.1.5.1.2 Portal internetowy 2.1.5.1.3 Eksport danych o zgłoszeniach i operatach 2.1.5.1.4 Import danych o zgłoszeniach i operatach 2.1.5.1.5 Moduły synchronizacji baz danych 6

2.1.5.1.6 Repozytorium dokumentów 2.1.5.2 Wersja 1.0 oznacza pierwszą wersję instalacyjną zgodną z warunkami technicznymi określonymi w punkcie 2.7 budowa systemu. 2.1.5.3 W ramach prac testowych w wersji 1.0 zostaną przeprowadzone testy zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Wykonawcę a zaakceptowanym przez Zamawiającego uwzględniające wymagania: funkcjonalne, wydajnościowe założone w planie testów oraz kompletność określoną w Warunkach Technicznych. 2.1.5.4 W celu przeprowadzenia testów przez Zamawiającego Wykonawca przeprowadzi jednodniowe szkolenie z obsługi systemu w wersji 1.0 dla pracowników i administratora systemu. 2.1.6 W ramach prac dla Etapu II należy wykonać archiwizację zasobu obejmująca następujące materiały: 2.1.6.1 dokumenty z operatów technicznych zaliczone do zasobu bazowego, 2.1.6.2 szkice katastralne zszyte w tomy, księgi parcel różnej grubość wymagające naprawy introligatorskiej, 2.1.6.3 zeskanowane przez Zamawiającego dokumenty stanowiące zasób użytkowy w ilości ok. 135 000 kartek w formacie A-4. 2.1.3.4 Zamawiający oszacował ilości stron w operatach na podstawie wybranej losowo próby. 2.1.3.5 Poniższe szacunkowe ilości kształtują wielkość zamówienia w ramach archiwizacji dokumentacji zasobu: 1.Skanowanie dokumentów strona-a4 strona A3 strona A1 537200 19400 700 2.Wprowadzenie metadanych dla dokumentów strona 671500 3.Indeksacja dokumentów operat 11200 4.Wprowadzanie metadanych dla map arkusz 1500 5.Indeksowanie map arkusz 1500 6.Obróbka introligatorska 35 tomów formatu A-3 kartka A3 7600 2.1.3.6 Ilość i rodzaj jednostek w zakresie archiwizacji może ulec zmianie w trakcie wykonywania prac w ramach Etapu II, 2.1.3.7 Rozliczanie zakresu wykonanych prac nastąpi na podstawie faktycznie wykonanych ilości w oparciu o ceny jednostkowe. 2.1.7 Proces archiwizacji zasobu 2.1.7.1 Parametry skanowania 7

2.1.7.1.1 Mapy czarno-białe: 2.1.7.1.1.1 Rozdzielczość: 400 dpi, 2.1.7.1.1.2 Format zapisu pliku: GEOTIFF lub TIFF z podaniem georeferencji, z kompresją CITT G4 lub RLE. 2.1.7.1.2 Mapy kolorowe: 2.1.7.1.2.1 Tryb skanowania: RGB 24 bity/piksel 2.1.7.1.2.2 Rozdzielczość: 400 dpi, 2.1.7.1.2.3 Format zapisu pliku: GEOTIFF lub TIFF z podaniem georeferencji, z kompresją JPEG. 2.1.7.1.3 Pozostałe dokumenty (materiały wchodzące w skład dokumentacji technicznej, opisy, teksty): 2.1.7.1.3.1 Tryb skanowania: RGB 8 bitów/piksel, 2.1.7.1.3.2 Rozdzielczość: 300 dpi, 2.1.7.1.3.3 Format zapisu pliku: JPG,.PDF 2.1.7.2 Proces skanowania 2.1.7.2.1 Dokumenty uszkodzone (podarte, pogięte itp.) muszą zostać przygotowane przez Wykonawcę do skanowania w sposób, zapobiegający ich zniszczeniu przy przetwarzaniu (np. podklejenie oryginału, wykonanie kserokopii, skanowanie na szybie lub w specjalnych foliach zapobiegających uszkodzeniu dokumentu). 2.1.7.2.2 Skopiowane dokumenty w stosunku do oryginałów muszą zachować proporcje wymiarów i nie posiadać zniekształceń i deformacji. Dokumenty zawierające istotne elementy treści wyróżnione w kolorze powinny zostać zarchiwizowane z zachowaniem oryginalnych kolorów. Pozostałe dokumenty należy zarchiwizować w postaci czarno-białej. 2.1.7.2.3 Wykonawca zobowiązany jest rozszyć dokumenty (jeżeli ich jakość na to pozwala) pozbawiając wszelkich elementów uniemożliwiających przetworzenie wersji analogowej do wersji cyfrowej. Jeżeli nie jest możliwe rozszycie dokumentów (np. mogłoby to spowodować zniszczenie dokumentu) Wykonawca jest zobowiązany zeskanować dokument w takiej postaci, w jakiej jest on dostępny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszej jakości i treści dokumentu. 2.1.7.2.4 W wyjątkowych przypadkach po akceptacji przez Zamawiającego dopuszcza się sporządzenie dokumentacji fotograficznej materiałów, które ze względu na swój zły stan techniczny nie mogą być poddane procesowi skanowania. Wymagane jest zachowanie rozdzielczości obrazu wynikowego minimum 150 dpi. 2.1.7.2.5 Dokumenty po archiwizacji należy skompletować wg stanu pierwotnego z zachowaniem kolejności stron jak i formy. 2.1.7.3 Skanowanie próbne 2.1.7.3.1 Przed przystąpieniem do procesu skanowania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu próbki zeskanowanych materiałów w celu ich akceptacji. 2.1.7.3.2 Materiały do skanowania próbnego przygotuje Zamawiający. 2.1.7.3.3 Próbki powinny być dostarczone w formie papierowej i elektronicznej, 2.1.7.4 Wprowadzanie metadanych dla dokumentów i map, indeksacja map 2.1.7.4.1 Sposób i elementy metadanych oraz indeksowania zostały opisany w wytycznych w poz.2.2 niniejszych warunków technicznych 8

2.2 Wytyczne dla realizacji Projektu SSTEM do elektronicznej archiwizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet zasobu geodezyjno-kartograficznego miasta Gdyni. 2.2.1 Wytyczne wersja 1.0 dla miasta Gdyni. 2.2.1.1 Zamawiający przedstawia wytyczne poszczególnych elementów struktury metadanych oznaczonych jako wersja 1.0 2.2.2 Cel projektu. 2.2.2.1 W wyniku realizacji niniejszego projektu powstanie SSTEM zasilony danymi Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Urzędu Miasta Gdyni, którego celem jest udostępnianie danych przez Internet geodetom wykonawcom prac geodezyjnych. 2.2.3 Wymogi jakościowe i sposób opisu dokumentacji. 2.2.3.1 SSTEM ma spełniać wymogi jakościowe i być spójny w zakresie opisu dokumentacji metadanymi oraz sposobem działania z systemami, które powstały w ramach realizacji projektu w województwie pomorskim pod tytułem - "Informatyzacja państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz opracowanie systemu organizacji, zarządzania i udostępniania przez Internet". 2.2.3.2 Przy opisie niniejszych wytycznych Zamawiający korzystał z materiałów dostępnych publicznie na temat ww. projektu. 2.2.4 Etapy prac w realizacji projektu 2.2.4.1 Wszystkie etapy prac mają być zrealizowane wg niniejszych wytycznych oznaczonych jak wersja 1.0 2.2.4.2 Etap I i III dotyczy budowy SSTEMU. 2.2.4.3 Etap II dotyczy archiwizacji zasobu. 2.2.5 SSTEM docelowy wersja 1.1 2.2.5.1 Wykonawca musi dostarczyć SSTEM w wersji 1.1 zgodny z wytycznymi oznaczonymi jako wersja 1.0 2.2.5.2 Z poziomu Internetu nie są dostępne zasoby źródłowe lecz ich repliki 2.2.5.3 SSTEM ma być osadzony w ramach istniejącej infrastruktury w ośrodku. 2.2.6 Tabele przedstawiają opis poszczególnych elementów struktury metadanych. Definicja azwa Elementy pomocnicze/ Podelementy Adres Adres fizyczny Podmiotu. ie występuje samodzielnie, a tylko, jako podelement elementów Osoba i Instytucja. kod kod pocztowy poczta nazwa miejscowości - siedziby urzędu pocztowego odpowiednik cechy informacyjnej azwa miejscowości wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej miejscowość nazwa miejscowości, do której należy kierować korespondencję - odpowiednik cechy informacyjnej azwa miejscowości wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej ulica nazwa ulicy, placu lub innego obiektu precyzującego miejsce w miejscowości - odpowiednik cechy informacyjnej azwa ulicy wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej budynek numer budynku lub przy ulicy lub placu lub numer budynku w miejscowości - odpowiednik cechy informacyjnej umer porządkowy budynku wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej lokal numer lokalu w budynku - - odpowiednik cechy informacyjnej umer porządkowy lokalu wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 9

października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej skrytka pocztowa skrytka w urzędzie pocztowym uwagi - informacje dodatkowe umożliwiające doprecyzowanie adresu w przypadku gdy nie jest to możliwe za pomocą pozostałych jego elementów kraj podelement określający kraj Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Pozwala zdefiniować w sposób usystematyzowany adres podmiotu. adres: określona w elementach nadrzędnych adres.kod: opcjonalna adres.poczta: opcjonalna adres.miejscowość: wymagana adres.ulica: opcjonalna adres.budynek: opcjonalna adres.lokal: opcjonalna adres.skrytka pocztowa: opcjonalna adres.uwagi - opcjonalna adres.kraj: wymagana adres: określona w elementach nadrzędnych adres.kod: nie adres.poczta: nie adres.miejscowość: nie adres.ulica: nie adres.budynek: nie adres.lokal: nie adres.skrytka pocztowa: nie adres.uwagi - nie adres.kraj: nie adres.kod: tekst adres.poczta: zgodnie ze sposobem zapisu dla cechy informacyjnej azwa miejscowości wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres.miejscowość: zgodnie ze sposobem zapisu dla cechy informacyjnej azwa miejscowości wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres.ulica: zgodnie ze sposobem zapisu dla cechy informacyjnej azwa ulicy wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres.budynek: zgodnie ze sposobem zapisu dla cechy informacyjnej umer porządkowy budynku wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres.lokal: zgodnie ze sposobem zapisu dla cechy informacyjnej umer porządkowy budynku wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres.skrytka pocztowa: tekst adres.uwagi - tekst adres.kraj: zalecane jest korzystanie z zewnętrznego słownika kodów krajów według 10

normy ISO 3166; azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Data Data zdarzenia związanego z data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu, uzyskaniem dokumentu lub daty skrajne zbioru dokumentów typ określenie rodzaju zdarzenia związanego z datą. czas pojedyncza data i czas zdarzenia. od - w przypadku potrzeby określenia przedziału czasu (dat skrajnych) - początek przedziału czasowego do w przypadku potrzeby określenia przedziału czasu (dat skrajnych) - koniec przedziału czasowego Cel wyodrębnienia Umożliwia wyszukiwanie dokumentów lub ich grupy według czasu zdarzeń z nimi związanych, Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu - data wymagane jest zapisanie daty stworzenia dokumentu, lub dat skrajnych dla grupy dokumentów, dla pozostałych typów daty opcjonalne. - data.typ wymagane - data.czas wymagany jeżeli nie występują data.od i data.do, nie może wystąpić razem z data.od i data.do - data.od jeżeli nie występuje data.czas wymagane łącznie z data.do, nie może wystąpić razem z data.czas - data.do jeżeli nie występuje data.czas wymagane łącznie z data.od, nie może wystąpić razem z data.czas data tak data.typ nie data.czas nie data.od - nie data.do nie data.typ słownik wartości typów daty powinien zawierać co najmniej: dostępnypo określa datę, od której dokument jest dostępny opublikowany data publikacji dokumentu stworzony data stworzenia dokumentu, uzyskany (otrzymany) data uzyskania dokumentu przez instytucję wysłany data wysłania do odbiorcy (adresata) zaakceptowany data zaakceptowania dokumentu zatwierdzony data po której treść dokumentu nie może być zmieniona zmodyfikowany data modyfikacji dokumentu dotyczy przypadku, gdy zmiany wprowadzane są do dokumentu i nie powodują zarejestrowania nowego dokumentu daty skrajne typ daty dla określenia przedziału czasowego dla grupy dokumentów data.czas czas jest zapisywany w formacie: -MM-DDThh:mm:ss.sTZD (np. 1997-07-16T19:20:30.45+01:00) lub, lub -MM, lub -MM-DD gdzie: to 4 cyfry roku MM to 2 cyfry miesiąca (np. kwiecień to 04) DD to 2 cyfry dnia (np. 01) hh to 2 cyfry godziny (00 do 23) mm to 2 cyfry minut ss to 2 cyfry sekund s to cyfra określająca dziesiąte części sekundy TZD to znacznik strefy czasu (Z albo +hh:mm lub -hh:mm) 11

data.od jak data.czas data.do jak data.czas azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Dostęp Określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument. 1. dostępność określenie, czy dokument lub metadane są dostępne 2. uwagi dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania 3. data data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie Określenie zasad i warunków regulujących dostęp do dokumentów dostęp: wymagane dostęp.dostępność: wymagane dostęp.uwagi: opcjonalne dostęp.data: opcjonalne dostęp: nie dostęp.dostępność: nie dostęp.uwagi: nie dostęp.data: nie Słowniki, zapisu sposoby 1. dostęp.dostępność dopuszczalne wartości to: wszystko, metadane, niedostępne 2. dostęp.uwagi tekst 3. dostęp.data zgodnie z opisem elementu data, dopuszczalny typ daty to wyłącznie wartość dostępnypo azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, Format azwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu elektronicznego lub format dokumentu fizycznego opisanego w systemie informatycznym typ określenie typu pliku lub większego zasobu (zarówno fizycznego jak i elektronicznego) specyfikacja specyficzne dla danego typu formatu sposoby zapisu wielkość wielkość dokumentu. Posiada atrybut jednostka określający miarę wielkości Pozwala na ustalenie formatu i wielkości dokumentu. format: wymagane dla dokumentów elektronicznych format.typ: wymagane format.specyfikacja: opcjonalne format.wielkość: opcjonalne format.wielkość.jednostka: wymagane format: nie format.typ: nie format.specyfikacja: nie format.wielkość: nie format.wielkość.jednostka: nie format.typ: zaleca się dla dokumentów elektronicznych kodowanie za pomocą bazy 12

sposoby zapisu typów MIME. Dobrą praktyką powinno być zastosowanie jako referencyjnej bazy typów spisu zarejestrowanych MIME Media Types w IAA (http://www.iana.org/assignments/media-types/); dla dokumentów fizycznych zalecane jest stworzenie słownika referencyjnego używanego w danym podmiocie format.specyfikacja: tekst format.wielkość: tekst format.wielkość.jednostka: zalecane jest stworzenie słownika referencyjnego obowiązujących jednostek dla dokumentów fizycznych opisywanych w systemie informatycznym użytkowanym w danym podmiocie. Dla dokumentów elektronicznych obowiązujący jest 'bajt'. azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Grupowanie Wskazanie przynależności do zbioru dokumentów. - typ określenie typu grupy dokumentów, - kod numer albo ciąg znaków będący identyfikatorem grupy dokumentów. W danym kontekście (miejscu w strukturze obiegu dokumentów) wartość powinna być unikatowa - opis hasło klasyfikacyjne wykazu akt w przypadku sprawy; w przypadku grupy dokumentów innej niż sprawa - tekstowy opis grupy Pozwala na łączenie dokumentów w grupy. grupowanie opcjonalne (wymagane w przypadku przekazywania do archiwów państwowych dokumentów elektronicznych należących do spraw) grupowanie.typ wymagane grupowanie.kod wymagane grupowanie.opis wymagane grupowanie tak grupowanie.typ nie grupowanie.kod nie grupowanie.opis nie grupowanie.typ dla grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt typ przyjmuje wartość = znak sprawy. grupowanie.kod - dla grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt kod przyjmuje wartość zgodną z przyjętym w podmiocie sposobem znakowania spraw grupowanie.opis dla grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające pozycji tego wykazu użytej do nadania znaku sprawy Definicja azwa Elementy pomocnicze/ Podelementy Identyfikator Jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację. typ określenie rodzaju identyfikatora pozwalające odróżnić od siebie identyfikatory nadane przez różne podmioty wartość ciąg znaków będący wartością identyfikatora. W danym kontekście wartość powinna być unikatowa podmiot element określający kto używa tego identyfikatora (kto stworzył dany typ identyfikatora). 13

Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentów. Pozwala na szybkie odnalezienie tego samego dokumentu w różnych zbiorach. Daje możliwość tworzenia powiązań (relacji) między dokumentami. identyfikator: wymagane, identyfikator.typ: wymagane identyfikator.wartość: wymagane identyfikator.podmiot: opcjonalne identyfikator: tak identyfikator.typ: nie identyfikator.wartość: nie identyfikator.podmiot: nie identyfikator.typ tekst; dla standardowych typów identyfikatorów określonych w normach międzynarodowych lub przepisach prawa - właściwa nazwa identyfikatora identyfikator.wartość właściwa dla danego typu wartość identyfikatora identyfikator.podmiot zgodnie z definicją elementu Podmiot azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Dodatkowe objaśnienia Wymagalność Powtarzalność Instytucja Ciało zbiorowe, np. urząd, organizacja, przedsiębiorstwo. Podelement elementu Podmiot. - id identyfikator instytucji; posiada atrybut typ - nazwa pełna nazwę instytucji - adres element adres określający adres fizyczny instytucji - kontakt określenie sposobu kontaktowania się z instytucją, posiada atrybut typ - jednostka element Jednostka definiujący podjednostkę lub komórkę organizacyjną Pozwala opisać dane instytucji identyfikujące ją. Element nie występuje samodzielnie, a tylko jako podelement elementu Podmiot lub Instytucja. instytucja: określona w elemencie Podmiot instytucja.id: opcjonalne (dla identyfikatorów określonych w przepisach prawa wymagane) instytucja.id.typ: wymagane instytucja.nazwa: wymagane instytucja.adres: opcjonalne instytucja.kontakt: opcjonalne instytucja.kontakt.typ: wymagane instytucja.jednostka: opcjonalne instytucja: określona w elemencie podmiot. instytucja.id: nie 1 instytucja.id.typ: nie instytucja.nazwa: nie instytucja.adres: nie instytucja.kontakt: nie 2 instytucja.kontakt.typ: nie 1 sygnalizowana do rozpatrzenia opcja wprowadzenia powtarzalności elementu 2 sygnalizowana do rozpatrzenia opcja wprowadzenia powtarzalności elementu 14

instytucja.jednostka: nie Słowniki, sposoby zapisu instytucja.id zgodnie ze standardym określonym przez typ jeżeli typem id jest IP to odpowiednik cechy informacyjnej umer identyfikacji podatkowej (IP) wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej instytucja.id.typ nazwa identyfikatora określonego w przepisach prawa jednoznacznie identyfikującego instytucję np. IP, dla instytucji nieposiadających takiego identyfikatora określenie identyfikatora używanego w systemie informatycznym instytucja.nazwa tekst instytucja.adres zgodnie z definicją elementu Adres instytucja.kontakt zgodnie ze standardem określonym przez typ kontaktu instytucja.kontakt.typ zalecane stworzenie słownika typów podstawowych, powinien on zawierać, co najmniej wartości: telefon, faks, email instytucja.jednostka zgodnie z definicją elementu Jednostka azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Jednostka Jednostka lub komórka organizacyjna instytucji. Podelement elementu Instytucja. nazwa pełna nazwa jednostki/komórki organizacyjnej adres adres fizyczny jednostki/komórki organizacyjnej (jeśli inny niż adres instytucji do której należy) kontakt określenie sposobu kontaktowania się z jednostką/komórką organizacyjną, posiada atrybut typ poziom określenie poziomu jednostki/komórki w strukturze organizacyjnej jednostka element Jednostka definiujący podjednostkę lub komórkę organizacyjną pracownik element Pracownik definiujący osobę w instytucji Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Pozwala opisać dane jednostki organizacyjnej identyfikujące ją. jednostka: opcjonalne jednostka.nazwa: wymagane jednostka.adres: opcjonalne jednostka.kontakt: opcjonalne jednostka.kontakt.typ: wymagane jednostka.poziom: opcjonalne jednostka.jednostka: opcjonalne jednostka.pracownik: opcjonalne jednostka: nie jednostka.nazwa: nie jednostka.adres: nie jednostka.kontakt: nie 3 jednostka.kontakt.typ: nie jednostka.poziom: nie jednostka.jednostka: nie jednostka.pracownik: nie jednostka.nazwa tekst jednostka.adres zgodnie z definicją elementu Adres jednostka.kontakt zgodnie ze standardem określonym przez typ kontaktu 3 sygnalizowana do rozpatrzenia opcja wprowadzenia powtarzalności elementu 15

jednostka.kontakt.typ zalecane stworzenie słownika typów podstawowych, powinien on zawierać, co najmniej wartości: telefon, faks, email jednostka.poziom tekst jednostka.jednostka zgodnie z definicją elementu Jednostka jednostka.pracownik zgodnie z definicją elementu Pracownik Definicja azwa Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Język Kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2. kod kod określający język Wymagalność III.3.1 język: opcjonalne język.kod: wymagane Pozwala na zawężenie wyszukiwania do treści w konkretnym języku Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu język: tak język.kod: nie język.kod kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 Definicja azwa Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Kwalifikacja Kategoria archiwalna dokumentu oraz informacje o tym, kto i kiedy nadał kategorię. kategoria kategoria archiwalna data data nadania kategorii archiwalnej, podmiot element Podmiot określający osobę lub instytucję odpowiedzialną za nadanie kategorii archiwalnej Pozwala na określenie, jak długo dany dokument powinien być przechowywany, oraz czy i kiedy zostanie przekazany do archiwum historycznego. Umożliwi łatwe ustalenie, jakie materiały można ze zbiorów w danym roku wycofać, dla jakich trzeba ustalić ponownie kategorię archiwalną, a jakie podlegają obowiązkowi przekazania do archiwum historycznego. kwalifikacja: opcjonalne (wymagane dla podmiotów stosujących do kwalifikacji dokumentów jednolity rzeczowy wykaz akt) kwalifikacja.kategoria: wymagane kwalifikacja.data: wymagane kwalifikacja.podmiot: wymagane Powtarzalność Słowniki,sposoby zapisu kwalifikacja: nie kwalifikacja.kategoria: nie kwalifikacja.data: nie kwalifikacja.podmiot: nie kwalifikacja.kategoria: zgodnie z wykazem akt kwalifikacja.data: Format -MM-DD gdzie to cztery cyfry określenia roku, MM to dwie cyfry określenia miesiąca (04 dla kwietnia) a DD to dwie cyfry określenia dnia w dacie kwalifikacja.podmiot: zgodnie z definicją elementu Podmiot 16

Definicja azwa Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Odbiorca Podmiot, do którego dokument jest adresowany. podmiot rodzaj pozwala na odróżnienie głównego odbiorcy dokumentu od odbiorców otrzymujących dokument do wiadomości Pozwala na identyfikację odbiorcy odbiorca: wymagane jest podanie co najmniej jednego odbiorcy (o ile istnieje) odbiorca.podmiot: wymagane odbiorca.rodzaj: wymagane odbiorca: tak odbiorca.podmiot: nie odbiorca.rodzaj: nie Słowniki, zapisu sposoby odbiorca.podmiot: zgodnie z definicją elementu Podmiot odbiorca.rodzaj: lista dopuszczalnych wartości: główny, do wiadomości azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Opis Streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu. Pozwala użytkownikowi na podjęcie decyzji, czy odnaleziony dokument lub zasób jest dla niego interesujący. Może być uzupełnieniem tytułu, jeśli w zwięzłej formie trudno jest określić zawartość dokumentu. W przypadku braku lub nieprawidłowo określonej tematyki (zwłaszcza dla zasobów nietekstowych) ułatwia wyszukiwanie. opis opcjonalne opis nie opis tekst azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Osoba Osoba fizyczna. Podelement elementu Podmiot. id jednoznaczny identyfikator osoby, posiada atrybut typ jeżeli typem id jest PESEL to odpowiednik cechy informacyjnej umer PESEL wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej nazwisko nazwisko osoby pseudonim lub przydomek odpowiednik cechy informacyjnej azwisko-człon wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej imię imiona osoby odpowiednik cechy informacyjnej Imię wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej adres podelement opisujący fizyczny adres osoby 17

kontakt określenie sposobu kontaktowania się z osobą (telefon, email, faks,...), posiada atrybut typ Cel wyodrębnienia Dodatkowe objaśnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Pozwala opisać dane osoby fizycznej identyfikujące ją. ie występuje samodzielnie a tylko, jako podelement elementu Podmiot osoba: określona w elemencie Podmiot osoba.id: opcjonalne osoba.id.typ: wymagane osoba.nazwisko: wymagane osoba.imię: opcjonalne osoba.adres: opcjonalne osoba.kontakt: opcjonalne - osoba.kontakt.typ: wymagane osoba: nie osoba.id: tak (ale każdy id musi mieć różny typ) osoba.id.typ: nie osoba.nazwisko: nie osoba.imię: nie osoba.adres: nie 4 osoba.kontakt: tak osoba.kontakt.typ: nie osoba.id zgodnie ze standardem określonym przez atrybut typ osoba.id.typ nazwa identyfikatora określonego w przepisach prawa jednoznacznie identyfikującego osobę np. PESEL, IP, dla osób nieposiadających takiego identyfikatora określenie identyfikatora używanego w systemie osoba.nazwisko tekst, nazwiska wieloczłonowe łączone znakiem (minus), bez spacji osoba.imię tekst, poszczególne imiona oddzielone od siebie spacją osoba.adres zgodnie z definicją elementu Adres osoba.kontakt zgodnie ze standardem określonym przez atrybut typ osoba.kontakt.typ konieczne jest stworzenie słownika typów podstawowych, sugerowany słownik powinien zawierać co najmniej wartości: telefon, faks, email azwa Definicja Podmiot Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). ie występuje samodzielnie, a tylko jako podelement jednego z elementów: Odbiorca, Identyfikator, Lokalizacja, Twórca Elementy pomocnicze/ Podelementy osoba instytucja Cel wyodrębnienia Pozwala w ujednolicony sposób opisywać osoby i/lub instytucje pełniące role w tworzeniu i obiegu dokumentów. 4 sygnalizowana do rozpatrzenia opcja wprowadzenia powtarzalności elementu 18

Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu podmiot: wymagalność zależy od elementu, w którym występuje podmiot.osoba, podmiot.instytucja: dokładnie jedno z dwu musi wystąpić. podmiot: powtarzalność zależy od elementu, w którym występuje podmiot.osoba: nie podmiot.instytucja: nie podmiot.osoba zgodnie z definicją elementu Osoba podmiot.instytucja zgodnie z definicją elementu Instytucja azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Pracownik Pracownik instytucji. Podelement elementu Instytucja. id identyfikator pracownika w danej instytucji nazwisko nazwisko osoby pseudonim lub przydomek odpowiednik cechy informacyjnej azwisko-człon wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej imię imiona osoby odpowiednik cechy informacyjnej Imię wymienionej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej kontakt określenie sposobu kontaktowania się z osobą (telefon, email, faks,...), posiada atrybut typ funkcja - podelement określający funkcję (stanowisko) osoby w instytucji Pozwala opisać dane identyfikujące pracownika instytucji odpowiedzialnego za czynności przy tworzeniu i obiegu dokumentów. pracownik: opcjonalne pracownik.id: opcjonalne pracownik.nazwisko: wymagane pracownik.imię: opcjonalne pracownik.kontakt: opcjonalne pracownik.kontakt.typ: wymagane pracownik.funkcja: opcjonalne pracownik: nie pracownik.id - nie pracownik.nazwisko: nie pracownik.imię: nie pracownik.kontakt: tak pracownik.kontakt.typ: nie pracownik.funkcja: nie pracownik.id zgodnie z przyjętą w instytucji zasadą tworzenia identyfikatorów pracownik.nazwisko tekst, nazwiska wieloczłonowe łączone znakiem (minus), bez spacji pracownik.imię tekst, poszczególne imiona oddzielone od siebie spacją pracownik.kontakt zgodnie ze standardem określonym przez atrybut typ pracownik.kontakt.typ konieczne jest stworzenie słownika typów podstawowych, sugerowany słownik powinien zawierać co najmniej wartości: telefon, faks, email pracownik.funkcja - tekst 19

azwa Definicja Uprawnienia (Prawa) Wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem. Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Pozwala na określenie, kto ma prawo użytkować, kopiować, rozpowszechniać, publikować lub w jakikolwiek inny sposób korzystać z części lub z całości dokumentu. Dodatkowe 0bjaśnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu uprawnienia: opcjonalne uprawnienia: tak uprawnienia tekst azwa Definicja Elementy pomocnicze/ Podelementy Cel wyodrębnienia Wymagalność Powtarzalność Słowniki, sposoby zapisu Relacja Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania. identyfikator element Identyfikator określający zasób lub dokument z którym dany zasób (dokument) pozostaje w relacji typ określenie charakteru relacji Pozwala na odnalezienie kontekstu dokumentu czyli dokumentów, które są bezpośrednio powiązane z danym dokumentem. a przykład kolejnych wersji tego samego dokumentu, dekretacji dokumentu, dokumentów cytowanych w dokumencie dokumentów składających się z innych dokumentów (załączników do dokumentów) itd. relacja: opcjonalne relacja.identyfikator: wymagane relacja.typ: wymagane relacja: tak relacja.identyfikator: nie relacja.typ: nie relacja.identyfikator zgodnie z definicją elementu Identyfikator relacja.typ Standardowe typy relacji powinny być ujęte w słownik zawierający co najmniej następujące typy relacji: maformat, jestformatem określa, że dokument jest wierną kopią treści dokumentu zapisaną w innym formacie. mawersję, jestwersją określa, że jeden z dokumentów jest wcześniejszą wersją drugiego. Jeśli dokument A mawersję dokument B to dokument A jest wcześniejszą wersją B. Dla typu jestwersją zachodzi pełna analogia tylko w drugim kierunku. maczęść, jestczęścią określa, że dany dokument składa się z wielu dokumentów (np. dokument z załącznikami). maodniesienie, odnosisiędo określa, że jeden z dokumentów ma odniesienie do drugiego np. poprzez cytat, referencje. maźródło do określenia dokumentu źródłowego danego dokumentu. 20