ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2014

Zdzieszowice 15.01.2014 Hardware Storm Piotr Kała ul. Góry Św. Anny 3 47-330 Zdzieszowice ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2014 Dotyczy projektu Wdrożenie systemu B2B do automatyzacji współpracy z klientami i dostawcami hurtowni komputerowej." Dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. W związku z realizacją projektu Wdrożenie systemu B2B do automatyzacji współpracy z klientami i dostawcami hurtowni komputerowej." W ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, prosimy o przedstawienie oferty cenowej Państwa firmy zgodnie z poniższą specyfikacją: 1. Wymagania ogólne 1. Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia oferty cenowej na stworzenie systemu informatycznego integrującego dane udostępniane przez dostawców wraz z danymi z systemu ERP, moduł zwany dalej POŚREDNICTWO SPRZEDAŻY 2. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę 3. Zamawiający zastrzega Wykonawcy możliwość dokonania wizji lokalnej/audytu wykorzystywanego oprogramowania w celu przygotowania oferty po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. 4. Realizacja zamówienia musi zakończyć się w terminie II etapowym (I Etap do 30.06.2014, II Etap do dnia 01.12.2014). 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przedłużenia terminu. 6. Proponowana cena powinna uwzględniać całkowity koszt stworzenia i wdrożenia oprogramowania wraz z przekazaniem całości praw autorskich. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Wymagania szczegółowe Zamówienie dotyczy zlecenia i zakupu kompleksowej usługi informatyczno-programistycznej. Wykonany system będzie odpowiedzialny za sprawne, bezpieczne, bezawaryjne i w pełni automatyczne zintegrowanie danych pochodzących od wielu dostawców (zawierających pełne dane o produkcie wraz z opisem, zdjęciem, ceną i dostępnością) wraz z danymi 1

pochodzącymi z systemu ERP zamawiającego. W zakresie projektu niezbędne będzie stworzenie przez wykonawcę autorskich algorytmów automatycznego porównywania produktów od różnych dostawców w jeden nadrzędny produkt dostępny w systemie B2B. Zakupiona usługa będzie polegała na utworzeniu od podstaw systemu informatycznego i zintegrowanej bazy danych udostępnianej aplikacji B2B zgodnie z założeniami Zamawiającego składającego się z następujących modułów. Etap I termin realizacji do 30.05.2014 1. Moduł porównywania produktów: moduł przeznaczony do automatycznego pobierania cenników zewnętrznych od dostawców zamawiającego (wielu dostawców z możliwością integrowania nowych w miarę ich pozyskiwania), po ich pobraniu pozyskane dane zostają wprowadzone do automatycznego systemu porównującego, mającego na celu przypisanie takich samych produktów występujących u różnych dostawców w jeden spójny produkt w bazie zamawiającego. Nie dopuszczalne jest dublowanie się pozycji. Jednocześnie produkt ten łączony jest z pozycją dostępną w systemie ERP zamawiającego, (jeżeli takowy występuje). Produkty katalogowane są w odpowiednich dla nich kategoriach i posiadają przypisanego producenta. Następnie aplikacja dokonuje porównania dostępności produktów, oraz ich ceny z uwzględnieniem hierarchii dostawców (np. w momencie występowania produktu w magazynie systemu ERP, to jego ilość i cena jest nadrzędna w stosunku do wartości od innych dostawców) w taki sposób, aby wskazać najtańszy dostępny produkt na rynku. Tak przygotowana baza musi być odpowiednio skonstruowana, aby w łatwy i przejrzysty sposób umożliwiała przekazanie danych do aplikacji zewnętrznych (System B2B zamawiającego). System musi mieć możliwość tworzenia i elastycznych zmian drzew kategorii produktów (możliwość przenoszenia produktów z jednej kategorii do drugiej). Aplikacja musi umożliwiać stworzenie narzutów marżowych (minimum 3) bezpośrednio na produkt, lub na cała kategorię oraz pobierać ceny do produktów z systemu ERP. Dodatkowo system musi posiadać opcję przypinania zamienników produktów bezpośrednio w bazie (np.. Tusz oryginalny HP 21, do którego przypisujemy odpowiedniki innych firm). Etap II termin realizacji do 01.12.2014 2. Moduł porównania i tworzenia opisów i zdjęć produktu: moduł ten przeznaczony jest do automatycznego porównywania opisów produktów na podstawie dostarczanych danych od dostawców w postaci plików xml lub danych pochodzących z web-service. Aplikacja ma za zadanie przypisanie każdemu produktowi odpowiednich cech (wartości opisu) zgodnych z założonymi cechami w danej grupie produktowej. Np. grupa produktowa procesory posiada cechy: Taktowanie, typ gniazda, liczba rdzeni. Wszystkie produkty z danej grupy muszą posiadać dane, ujednolicone cechy opisu. Cechy muszą być jednolite i spójne wyrażane w tych samych wartościach w związku z koniecznością implementacji danych do systemu B2B w celu umożliwienia wyszukiwania po nich produktów (wyszukiwanie po cechach). Każda kategoria musi posiadać również cechy szczególne, które zostaną opisane w taki sposób, aby tworzyć automatyczny szczegółowy opis produktów na przykładzie: http://www.neonet.pl/lenovo_g505_59-400784.html opis pojemności dysku, rodzaju matrycy, czy wbudowanego systemu operacyjnego. System tworzenia automatycznych opisów oparty będzie na hierarchii, jakości dostarczanych danych, jeżeli dostawca nr. 1 nadrzędny posiada opis produktu to cechy zostają uzupełnione na jego podstawie, w momencie braku pełnego opisu automat wyszuka cechy u dostawcy nr.2 itd. Aż do momentu uzyskania minimalnej ilości danych ustalonych w 2

danej kategorii. W wypadku niepełnego opisu system będzie weryfikował możliwość jego uzupełnienia aż do momentu spełnienia kryteriów. Dodatkowo system musi posiadać zdolność wybierania zdjęć produktu różnorodnych, najlepszych jakościowo. Tak, aby umożliwić wizualizacje produktu w systemie B2B. System musi być w pełni automatyczny, z możliwością wprowadzania danych ręcznie (np. w wypadku wprowadzania produktów własnych, bądź konieczności poprawienia błędów). 3. Moduł zarządzania bazą i aktualizacji pośrednictwa sprzedaży: moduł ten umożliwia zamawiającemu wgląd do bazy, jej wszelakie modyfikacje ręczne, łatwe przeszukiwanie i umożliwianie konfiguracji. Aplikacja ma przechowywać dane od dostawców w postaci kodów dostawcy i powiązania z systemami b2b dostawcy, tak, aby można było dzięki temu stworzyć szybkie zamówienie u dostawcy (w wypadku dostępności systemu Web Service, system musi umożliwiać komunikację dwustronną, pobieranie danych od dostawcy i wysyłanie do niego zamówień na towar). System ma prowadzić logi umożliwiające stworzenie raportów analitycznych w celu śledzenia różnic cenowych i dostępności towaru. Konieczna dwustronna integracja z bazą ERP Optima, umożliwiająca pobieranie i zapisywanie danych o produktach wraz z ich opisami i zdjęciami. System musi generować odpowiednie pliki XML oraz CSV z ofertą zamawiającego (już po jej porównaniu i z odpowiednim narzutem) w celu udostepnienia odbiorcą zamawiającego narzędzia do integracji oferty z ich systemami ERP oraz B2C. Aplikacja musi w czasie rzeczywistym połączyć z się z Web Service dostawcy i potwierdzić dostępność i cenę produktu (w związku z częstymi zmianami na magazynie dostawców, dane w bazie mogą być często nieaktualne i w momencie wywołania przez operatora system musi mieć możliwość weryfikacji poprawności danych). System musi posiadać narzędzie komunikacyjne (most wymiany danych) zarówno z systemem ERP oraz z systemem B2B w celu szybkiej aktualizacji danych (najlepiej w formie aktualizacji przyrostowej zmian), bardzo duży nacisk musi zostać położony na szybkość wymiany danych. Wykonawca obliguje się do udzielenia wsparcia technicznego i gwarancyjnego przynajmniej w okresie 1 roku od daty zakończenia całościowego projektu (31.12.2014). 3. Kryteria oceny i wybór najkorzystniejszej oferty Wyboru ofert dokonuje komisja w 3 osobowym składzie: Właściciel Hardware Storm i 2 pracowników Hardware Storm. Ocenie merytorycznej będą podlegały tylko kompletne formularze ofertowe, opracowane i zawierające załączniki, zgodnie z zapytaniem ofertowym publikowanym przez Hardware Storm. Oferty niekompletne, bez załączników, zawierające braki formalne zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. W związku z odrzuceniem oferty, uczestnikom postępowania nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Hardware Storm. Oferty zostaną ocenione zgodnie z kolejnością Oferty będą oceniane następująco: weryfikacja formalna oferty, jej kompletność oraz zgodność z zapytaniem ofertowym cena nie może przekraczać założonego kosztu określonego w budżecie projektu 3

Realizacja zakresu oferty w odniesieniu do prowadzonej działalności uczestnika postępowania Kryteria wyboru oferty są następujące: A/ cena - 50 % (punktacja wyliczana będzie następująco: 50 pkt x cena najtańszej oferty/ cena ocenianej oferty) B/ czas realizacji zamówienia 30% (punktacja wyliczana będzie następująco: 20 pkt x najmniejsza ilość dni na realizację ze złożonych ofert/ ilość miesięcy na realizację w ocenianej ofercie) C/ warunki gwarancyjne 20 % ( punktacja wyliczana będzie następująco: 10 pkt x ilość miesięcy gwarancji udzielona w ocenianej ofercie / najwyższa ilość miesięcy gwarancji udzielona w złożonych ofertach) Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Punktacja będzie zaokrąglana w górę, do dwóch miejsc po przecinku. Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. W przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, wybór ofert może zostać unieważniony bez podania przyczyny. W przypadku, gdy cena ofert przekroczy wartość środków zabezpieczonych na ten cel w budżecie projektu, wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe. W przypadku, gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. Informacja o wynikach postępowania zostanie przesłana elektronicznie na adres mailowy wskazany przez uczestników postępowania w ciągu 7 dni od daty zakończenia przyjmowania ofert oraz zamieszczona na stronie www.hs.pl 3. Opis sposobu przygotowania oferty oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 1. Ceny w ofercie, rozumiane, jako kompletne zryczałtowane ceny, należy przedstawić w formie tabelarycznej wg wzoru formularza oferty 2. Kompletna oferta powinna zawierać: Formularz ofertowy (załącznik 1) Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 2). 4

Oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zlecenia (załącznik nr 3 ), kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące 3. Wszelkie kserokopie zaświadczeń, wydruków, itp., dostarczonych wraz z ofertą muszą być opieczętowane za zgodność z oryginałem. 4. Oferta powinna być sformułowana w języku polskim, przygotowana w sposób jak najbardziej zrozumiały, czytelny i kompletny oraz jednoznacznie odnosić się do przedmiotu Zapytania Ofertowego. 5. Oferta powinna być spakowana do koperty papierowej, opisanej w tytule: ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2014 " Wdrożenie systemu B2B do automatyzacji współpracy z klientami i dostawcami hurtowni komputerowej." Wraz z danymi Wykonawcy oferty. 6. Oryginał Oferty - przygotowany w oparciu o niniejsze Zapytanie Ofertowe, zwany dalej kompletną dokumentacją oferty, powinien być dostarczony osobiście, drogą pocztową, jako list polecony bądź przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: Lub pocztą elektroniczną na adres: b2b@hardwarestorm.pl z zaznaczeniem w tytule Numeru zapytania ofertowego, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2014 Wdrożenie systemu B2B do automatyzacji współpracy z klientami i dostawcami hurtowni komputerowej." Formacie zapisu PDF w terminie do dnia 31.01.2014, Do godz. 17.00 7. Termin uważa się za zachowany w przypadku złożenia /doręczenia droga pocztową lub odpowiednio drogą mailową kompletnej dokumentacji oferty w siedzibie Zamawiającego najpóźniej w w/w terminie. 8. Informacje dodatkowe i kontakt między Wykonawcą a Zamawiającym Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Piotr Kała Wszelkie pytania dotyczące postępowania proszę kierować na adres mailowy: b2b@hardwarestorm.pl w tytule wpisując Projekt B2B zapytanie nr 2/2014 5

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 2/2014. (Miejscowość, data) W imieniu Firmy:... Oznaczenie Oferenta/nazwa siedziba i adres, ewentualnie czytelna pieczątka...... Oświadczam (-y), iż zadanie opisane w zapytaniu ofertowym nr 2/2014 wykonam(-y) na Warunkach zgodnych z treścią przedmiotowego zapytania przy zastosowaniu przedstawionych poniżej warunków cenowych: Lp. Nazwa 1. 2. 3. Wdrożenie innowacyjnego systemu POŚREDNICTWA SPRZEDAŻY do współpracy z systemem B2B zgodnie ze specyfikacją zapytania ofertowego nr. 2/2014 Wartość netto Czas realizacji wdrożenia w miesiącach z podziałem szczegółowym na moduły Etap I moduł 1 i 2 Etap II moduł 3. Okres gwarancji i wsparcia technicznego wyrażony w miesiącach liczony od dnia zakończenia projektu Oferta Załączniki: 1. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym 2. Oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zleceni. 3. Kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące.. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 6

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 2/2014. (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że jako Wykonawca nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: Uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Posiadania, co najmniej 10% udziałów lub akcji, Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli... Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 7

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 2/2014. (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczamy, że: 1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia 2. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie.. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 8