Planowanie spotkania www.clickmeeting.com 1
Z tego poradnika......dowiesz się, jak zaplanować spotkania i webinary, jak wysłać zaproszenia i komunikować się z uczestnikami Twoich wydarzeń tak, aby osiągnąć sukces. Tworzenie spotkania Tworzenie nowych spotkań z ClickMeeting jest bardzo łatwe. Przyjazny użytkownikowi interfejs prowadzi Cię przez kolejne kroki, dzięki czemu możesz rozesłać zaproszenia na swoje wydarzenie w kilka chwil. Po zalogowaniu się do konta znajdziesz się w zakładce Zaplanuj, gdzie możesz zarządzać swoimi spotkaniami i webinarami. Kliknij Stwórz wydarzenie w prawym górnym rogu, a następnie wybierz Stwórz spotkanie lub Stwórz webinar: Wybierz Przygotuj spotkanie, aby przygotować je na później, albo Spotkaj się teraz, aby otworzyć pokój spotkań natychmiast. Po wybraniu pierwszej opcji pojawi się następujący widok: 2
1. Wybierz nazwę pokoju, która stanie się także częścią jego adresu URL. 2. Twój pokój może być dostępny na jedno wydarzenie, może też być pokojem permanentnym, do którego będziesz mógł wchodzić o dowolnej porze. W przypadku spotkań pojedynczych, określ dokładną jego datę. Upewnij się, że wybrałeś właściwą strefę czasową. Data i godzina spotkania będą widoczne w rozsyłanych zaproszeniach oraz na stronie z zaproszeniem. Nie martw się o długość planowanego spotkania, może ono trwać nawet do 10 godzin ;) 3. Możesz także określić, czy Twoje spotkanie będzie dostępne dla wszystkich, chronione hasłem lub chronione tokenem. Jeżeli chcesz ograniczyć dostęp do spotkania, ustaw dla niego hasło. Uczestnicy otrzymają je w wiadomości z zaproszeniem. To samo się stanie, gdy wybierzesz spotkanie chronione tokenem. Twoje wydarzenie jest teraz gotowe, jest jednak jeszcze kilka opcji, które warto ustawić. Znajdziesz je w zakładkach na górze. 4. Poczekalnia Wybierz układ i wygląd poczekalni przeciągając i upuszczając odpowiednie elementy. Zostaw wiadomość dla uczestników (A), dodaj plan spotkania, aby uczestnicy wiedzieli czego mogą się spodziewać (B). Możesz także dodać pliki do pobrania (C). 3
5. Rejestracja Możesz wymóc na uczestnikach rejestrację na swoje spotkanie. Kliknij zakładkę Rejestracja, przesuń suwak Rejestracja do pozycji ON (A), a następnie zmień treść formularza rejestracyjnego. Domyślnie uczestnicy muszą podać nazwisko i adres e-mail. Jeżeli potrzebujesz także innych informacji, przeciągnij i upuść odpowiednie pola (B). Dodaj Informacje o prezenterze, aby dodatkowo zachęcić do uczestnictwa. Pod formularzem masz dodatkowe opcje: przekierowanie uczestników spotkania na dowolną stronę internetową po jego zakończeniu; ręczne potwierdzanie każdej rejestracji; wysyłka powiadomień o nowych osobach zarejestrowanych; włączanie/wyłączanie permanentnej rejestracji: 4
6. Wygląd Zmień wygląd pokoju spotkań poprzez dodanie logo (A) i własnej kolorystyki (B). W ten sposób zrobisz wrażenie na uczestnikach i dodatkowo wypromujesz swój brand wśród obecnych/potencjalnych klientów i partnerów. Możesz także wybrać jeden z szablonów z naszej Galerii skórek (C). 7. Ustawienia Skorzystaj z ustawień, aby dodatkowo spersonalizować swoje spotkania: Podaj adres strony z podziękowaniem, na który uczestnicy zostaną przekierowani po zakończeniu spotkania. Pozwól prezenterom na udostępnianie linku do spotkania na portalach społecznościowych oraz zapraszania uczestników za pośrednictwem e-maila lub konta na portalu społecznościowym. Wysyłaj każdemu uczestnikowi automatycznego maila z podziękowaniem po spotkaniu. Wyświetlaj w zaproszeniach i poczekalni numer telefonu dla uczestników, którzy nie mogą połączyć się z pokojem spotkań za pomocą Internetu. Pozwól uczestnikom czekać na rozpoczęcie spotkania w poczekalni. Uruchom sprawdzanie połączenia przed wpuszczeniem uczestnika do pokoju (będzie mógł pominąć ten krok ręcznie). Wyświetl przyciski umożliwiające na zapraszanie uczestników za pomocą e-maila oraz portali społecznościowych. Automatycznie włączaj nagrywanie jak tylko prezenter uruchomi spotkanie/webinar. 5
Po zmianie ustawień kliknij Zapisz spotkanie. Aby przejrzeć bądź edytować te informacje, przejdź do zakładki Zaplanuj, kliknij Działania przy nazwie spotkania i wybierz Edytuj: 6
Po przygotowaniu spotkania możesz zaprosić uczestników. Przycisk Zaproś ludzi pojawi się jak tylko zapiszesz swoje spotkanie. Możesz także przejść do zakładki Zaplanuj, kliknąć Działania obok nazwy spotkania, wybrać Zaproś, a następnie wybrać Uczestnicy albo Prezenterzy: 7
Wybierz Kopiuj i wklej, aby dodać ich ręcznie, pamiętając o tym, aby oddzielać adresy przecinkami. Możesz także zapraszać kontakty z książki adresowej lub ze zdefiniowanych uprzednio grup. Skorzystaj z wyszukiwarki (wpisz imię lub adres e-mail) albo wybierz Moje grupy. Potwierdź wybranie kontaktu poprzez kliknięcie Dodaj uczestnika przy jego nazwisku. 8
Z łatwością możesz zintegrować swoje konto ClickMeeting z kontem na Facebooku, Twitterze oraz LinkedInie. Dzięki temu będziesz mógł wyszukiwać kontakty i wysyłać zaproszenia za pomocą jednego narzędzia. Gdy skończysz, kliknij Skończyłem dodawać kontakty. Następnie wybierz szablon wiadomości z zaproszeniem i kliknij Zaproś: 9
Uczestnicy otrzymają wiadomość ze wszystkimi informacjami dotyczącymi spotkania, w tym jego nazwę, termin oraz numery telefonu i numery PIN dla tych, którzy zechcą wziąć udział za pośrednictwem telefonu. Jeżeli włączyłeś rejestrację na to wydarzenie, przycisk Zarejestruj się będzie widoczny w zaproszeniu. Potrzebujesz pomocy? ClickMeeting to intuicyjna platforma, ale jeśli zdarzy Ci się napotkać problem, przygotowaliśmy materiały pomocnicze: Poszukaj odpowiedzi na swoje pytania w naszej bazie wiedzy. Skorzystaj z naszych przewodników, które możesz wydrukować. Jeżeli nie znajdziesz tego, czego potrzebujesz, skontaktuj się z naszą przyjazną obsługą klienta. Czekamy na Ciebie pięć dni w tygodniu! Rozpocznij czat Wyślij nam e-mail 10