Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP Autor: Martyna Dąbrowska, 20 luty 2012 r. Wprowadzenie Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków i zaangażowaniem czasowym w prowadzenie biznesu zarówno właścicieli, jak i samych pracowników. Sytuacja ta wymusza stosowanie innowacyjnych narzędzi z zakresu komunikacji sieciowej, które znacząco obniżają koszty, jak i pozwalają na efektywne zarządzanie czasem w firmie. Nie bez znaczenia jest fakt, że trend w wykorzystaniu narzędzi wśród MŚP ułatwiających komunikowanie się coraz bardziej się rozprzestrzenia. Głównym powodem tego jest obecna sytuacja na rynku (kryzys gospodarczy) oraz wysoka konkurencja wśród firm, które mimo wielu bardzo negatywnych skutków wpływa na rozwój innowacji w firmach. Czym tak naprawdę jest komunikacja sieciowa (ang. network communication) oraz czy w ogóle firmy sektora MŚP mogą osiągać korzyści z jej zastosowania? Otóż komunikacja sieciowa to wymiana informacji (danych) za pośrednictwem sieci komputerowych i można ją podzielić na lokalną (zasięg jest ograniczony do budynku lub zespołu budynków) oraz rozległą (przez łączenie sieci między sobą może obejmować zasięgiem cały świat w ramach komunikacji globalnej). Narzędzia komunikacji sieciowej Do głównych narzędzi komunikacji sieciowej należy zaliczyć 1 : webcast, webinar, warsztaty online, transmisja online, web konferencja, web spotkanie, maketnig online. Webcast Webcast - jest terminem używanym do określenia produkcji, transmisji i dostarczania prezentacji zawierających video, dźwięk oraz tekst poprzez przeglądarkę internetową (np. youtube, vimeo, vzaar, brightcove, videocms). Odbiór nadawanej transmisji odbywa się w czasie rzeczywistym, czyli w skrócie 1
na żywo. W przeciwieństwie do konwencjonalnego sposobu nadawania, który jest tylko jednokierunkowy, webcasting pozwala widowni, zaproszonym uczestnikom, współdziałać z twórcą i kształtować to, co jest dostarczane. Najprostsza forma nadawania przez sieć www wykorzystuje strumień danych medialnych (fonia, wizja i tekst), którego treść określa moderator transmisji 2. Zaletą tej technologii jest możliwość dotarcia z przekazem (prezentacją) do dużej grupy słuchaczy, w wielu przypadkach znajdujących się w wielu odległych geograficznie miejscach, przy stosunkowo niewielkich kosztach. Wykorzystanie interaktywności pozwala również na przekazywanie informacji zwrotnej od publiczności (np. w formie pytań, głosowania, itp.). Z technicznego punktu widzenia przesyłanie strumienia danych (streaming) jest relatywnie nową technologią w Internecie. We wczesnych fazach Internetu całe pliki fonii i wizji były ładowane na dysk konsumenta, zanim mogły być odegrane przez jego komputer. Dlatego użytkownik musiał czekać, dopóki cały plik nie zostanie poprawnie załadowany na twardy dysk. Można wnioskować, że technologia "najpierw załaduj, a potem odtwarzaj" może być odpowiednia dla programów stanowiących krótkie klipy, ale nie dla słuchających radia na żywo lub oglądających klipy wizyjne. Webcast znosi te ograniczenia. Technologia przesyłania strumieniowego pozwala na natychmiastowe odtwarzanie. Nie ma wiec zbędnego czekania aż żądany materiał najpierw w całości znajdzie się na naszym komputerze. Co ciekawe każdą transmisje można oglądać wielokrotnie, ponieważ to serwer spełnia rolę magnetowidu/nagrywarki i zapisuje cały materiał aby udostępnić go później na życzenie. Webinar Webinar (ang. "web": sieć i "seminar": spotkanie) - rodzaj internetowego seminarium prowadzonego i realizowanego za pomocą technologii webcast, która umożliwia obustronną komunikację między prowadzącym spotkanie a uczestnikami, z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi. Webinar to wydarzenie, które odbywa się tylko w Internecie 3. Webinar trwa około 1 godziny i ma na celu przekazanie uczestnikom pewnej partii wiedzy. Webinar jest wydarzeniem, o określonym czasie oraz na żywo realizowane poprzez sieć internetową: uczestniczy w nim niewielka liczba osób, ma on charakter cykliczny, skupia się na konkretnym temacie i wymagana jest aktywność uczestników. Przykładami programów do przeprowadzenia webinarów są: Adobe Connect 8, GoToWebinar, Spreed, ClickWebinar. W założeniu ma przypominać tradycyjne spotkanie i umożliwić kontakt mimo dużych odległości. Webinary wykorzystywane są głównie do dwóch celów: jako narzędzia szkoleniowe oraz 1 www.martaeichstaedt.com, 2012 2 http://blog.2edu.pl/2011/02/webinar-webcast-video.html, 2012 3 http://blog.2edu.pl/2011/02, 2012 2
do kontaktów biznesowych. Webinary są realizowane za pomocą dedykowanego oprogramowania, zarówno komercyjnego, jak i darmowego. Osoba prowadząca spotkanie ma zazwyczaj do swojej dyspozycji 4 : emisję głosu - poprzez VoIP lub telekonferencję, emisję wideo - kamera internetowa, pokaz slajdów i prezentacji, dzielenie pulpitu, udostępnianie plików. Obecnie rośnie też liczba trenerów posiadających praktyczne doświadczenie w prowadzeniu spotkań i szkoleń tego typu. Używa się również innych określeń na webinary, tj.: spotkanie on-line, seminarium internetowe. Jest to nowatorskie połączenie konferencji/ prezentacji/ wykładu/ seminarium oraz internetu. W Polsce nie wykształciła się dotychczas jednolita terminologia dotycząca zjawiska związanych z webinarami i webcastami, stąd czasem oba słowa wykorzystywane są zamiennie, choć jest to błąd. Webcast odnosi się raczej do technologii, webinar do formy spotkania. Organizator webinar u rozsyła e-mailem zawiadomienia do zainteresowanych. Zainteresowani uczestnictwem rejestrują się na stronie organizatora, po czym otrzymują email z instrukcjami o połączeniu. Zazwyczaj webinar wymaga zainstalowania prostego oprogramowania na komputerze uczestnika. Po zakończeniu webinar u oprogramowanie można łatwo deinstalować. Obecnie na rynku istnieje kilka konkurujących ze sobą systemów, gdzie GoToMeeting należy do popularniejszych. O wyznaczonej godzinie wszyscy uruchomiają swoje oprogramowanie i łączą się z organizatorem. Często w webinar rze bierze udział kilkadziesiąt i więcej uczestników. Organizator/prezenter ma do dyspozycji dźwięk i obraz statyczny do pokazywania slajdów. Uczestnicy proszeni są o wyciszenie mikrofonów i o ewentualne zadawanie pytań e-mailem lub czatem. Webinar stawia nowe wyzwania dla prezenterów. Mowa ciała prezentera jest w tym wypadku nieistotna. Nie można także obserwować reakcji publiczności, wyrazów twarzy, błysku w oczach tak istotnych w przypadku klasycznej prezentacji. Prezenter webinar u ma wrażenie że mówi do bezdusznego ekranu, co może się odbić na jego jakości głosu, a co za tym idzie na jakości całego przekazu. Prezenter musi pracować intensywnie swoim głosem; musi wpleść w głos różnorodność modulacji, aby utrzymać uwagę słuchaczy. Warsztaty online Kolejnym narzędziem są warsztaty online, które charakteryzują się tym, że grupa jest mała (do 12 osób), cele to przekazanie i przećwiczenie określonych treści oraz duża interakcja. Do programów wykorzystywanych do prowadzenia warsztatów online zaliczamy m.in.: Adobe Connect 8, Spreed, ClickMeeting. 4 www.webcastnow.pl, 2012 3
Transmisja online Transmisja online jako kolejne narzędzie dotyczy wydarzenia odbywającego się w fizycznym miejscu, które jest transmitowane do Internetu. Tym miejscem może być sala konferencyjna. Dzięki aplikacjom okno transmisji video można umieścić na fan page. Przykładami programów wykorzystywanych do prowadzenia transmisji online są: Transmisje Online, justin.tv, ustream.com, LivingMedia. Web konferencja Innym narzędziem jest web konferencja, które jest wydarzeniem w stylu telekonferencji, ale z wykorzystaniem internetowej aplikacji. To takie spotkanie online, gdzie kilka osób jednocześnie dyskutuje na jakiś temat a materiał, który jest przedmiotem dyskusji jest upubliczniany. Web spotkanie Web spotkanie (inaczej: spotkanie online) najczęściej jest prowadzone poprzez następujące programy: GoToMeeting, ClickMeeting, Spreed, Flashmeeting, WebexMeet. Maketnig online Maketnig online. W erze Internetu marketing online jest nieodłączną częścią strategii marketingowej firmy. Działalność internetowa przedsiębiorstwa musi zatem być spójna z obraną strategią, budować ten sam wizerunek i wspierać pozostałe instrumenty marketingowe. Skuteczność marketingu zależy nie tylko od określenia docelowej grupy klientów, ich potrzeb i aspiracji, ale również od odpowiedniego doboru narzędzi. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych strategii marketingowych, plan promocji przedsiębiorstwa w Internecie musi mieć wyznaczone konkretne cele i terminy ich realizacji. Celem działalności marketingowej może być wzrost świadomości marki, stworzenie pozytywnego wizerunku, zbudowanie relacji z klientami (mierzone ilością ponownych odwiedzin), zapewnienie sprawnej komunikacji między klientem a dostawcą, wzrost sprzedaży i częstotliwości zakupów, obniżenie kosztów dystrybucji i reklamy czy sprzedaż miejsca reklamowego na stronie internetowej. Przed ekspansją Internetu właściciele małych firm zazwyczaj ograniczali się do rynku lokalnego. Do promocji wykorzystywali reklamy w gazetach, broszury wysyłane za pomocą tradycyjnej poczty, telefon, reputację przedsiębiorstwa oraz polecenia od zadowolonych klientów. Również w erze Internetu niezwykle ważne dla odniesienia trwałego sukcesu jest uzyskanie i utrwalenie dobrej reputacji. Możliwość 4
natychmiastowego sprawdzenia opinii o firmie, jej produktach czy właścicielu często jest momentem krytycznym w podejmowaniu decyzji przez potencjalnego klienta. Internetowe pierwsze wrażenie to także wygląd strony czy pozycja w wynikach wyszukiwania. Istnieje wiele sposobów na nawiązanie kontaktu z klientami w Internecie. Do najbardziej skutecznych należą 5 : 1. Reklama. Wiele małych firm ogranicza się do pozakosztowych narzędzi marketingu internetowego. Wszystkie darmowe strategie marketingowe wymagają jednak znacznych nakładów czasu, który także powinien być wliczany do kosztów prowadzenia działalności. Natomiast celem zakupu reklamy PPC w Google AdWords, Yahoo! Search Marketing lub Microsoft adcenter jest dotarcie do grupy docelowej i przekierowanie jej na stronę danej firmy. Reklamy wyświetlane są w wynikach wyszukiwania, zazwyczaj powyżej i na prawo od organicznych wyników wyszukiwania. Ranking na liście płatnych reklam jest określany przez koszt pojedynczego wyświetlenia w stosunku do ceny płaconej za podobną reklamę przez firmy konkurencyjne, klikalności reklamy oraz stosunek trafności i jakości reklamy do strony docelowej. 2. Katalogowanie. Dodanie firmy do katalogów stron ma przyciągnąć nowych klientów i polepszyć pozycję danej strony w wyszukiwarkach internetowych. Ważnym elementem jest opis strony. Powinien być niepowtarzalny, ponieważ zwiększa to jego wartość, tym samym jest lepiej indeksowany. 3. Media społecznościowe (więcej: Social media w MŚP). Marketing poprzez media społecznościowe wymaga zastosowania subtelnych technik. Zadaniem przedsiębiorcy jest prowadzenie inteligentnej i rzeczywistej rozmowy z potencjalnymi i obecnymi klientami. Komentarze typu np.: Dobrze powiedziane. Zobacz mój świetny produkt na www.swietnyprodukt.pl zostaną przez użytkowników uznane za spam. Wadą tego typu marketingu jest jego czasochłonność. Niewątpliwą zaletą jest natomiast jego zdolność do kreacji szumu wokół firmy i jej produktów. 4. Nawiązywanie kontaktów przez Internet. Poprzez strony takie jak Goldenline czy LinkedIn firmy uzyskują możliwość interakcji z potencjalnymi klientami, współpracownikami i partnerami, a także czerpią liczne informacje. Również inni użytkownicy mogą dowiedzieć się, co przedsiębiorca robi, jakie ma doświadczenie. Podobnie jak w przypadku serwisów społecznościowych, ten rodzaj marketingu wymaga subtelnego podejścia im więcej użytkownicy dostaną, tym więcej są skłonni dać w zamian. 5. E-mail marketing. Zbudowanie listy mailowej na podstawie adresów pozostawionych przez klientów pozwala na wysłanie przekazu bezpośrednio do osób, które już wyraziły zainteresowanie produktami lub usługami. Ponadto email jest doskonałym narzędziem do budowania trwałych relacji z klientami, prowadzącymi do powtórnych zakupów oraz rozprzestrzeniania się oferty firmy za pomocą 5 E. Burczyńska, Marketing online, www.pi.gov.pl, 2012 5
marketingu szeptanego. Programy pocztowe umożliwiają wysłanie wiadomości do wybranych klientów pod względem ich zainteresowań i oczekiwań. Marketing online i tradycyjny są do siebie w gruncie rzeczy bardzo podobne. W obu przypadkach wszystkie działania muszą być dokładnie zaplanowane. Zarówno tradycyjna kampania reklamowa, jak i kampania internetowa wymagają pomiaru ich skuteczności. Im staranniej wybrana grupa docelowa, tym skierowana do niej kampania jest skuteczniejsza. Największą różnicą między marketingiem internetowym a tradycyjnym jest zasięg. Internet daje firmie możliwość dotarcia do tysięcy, a nawet milionów ludzi, którzy nigdy wcześniej nie słyszeli o jej produktach czy usługach. To wszystko sprawia, że marketing internetowy to okazja, której nie można przegapić. Korzyści dla przedsiębiorcy sektora MŚP Pomimo wyzwań dotyczących narzędzi komunikacji sieciowej (webcast, webinar, warsztaty online, transmisja online, web konferencja, web spotkanie) korzyści płynące z tego typu komunikacji są oczywiste: tak organizatorzy, jak i uczestnicy nie muszą się przemieszczać się z jednego miejsca na drugie, tracić czasu i wydawać pieniędzy na podróże służbowe (przejazdy, samoloty, hotele), ograniczenie wydatków na wynajem sali, ograniczenie wydatków na materiały na spotkania, które często przygotowywane są w wersji papierowej, możliwość lepszego gospodarowania czasem, możliwość zorganizowania spotkania w ciągu dosłownie kilku minut. W przypadku marketingu online zaletą promocji w Internecie są jej relatywnie niskie koszty. Ponadto reklama firmy w Internecie niesie ze sobą wiele korzyści niedostępnych w tradycyjnych kanałach, m.in. 6 : Natychmiastowe zmiany. W przeciwieństwie do reklam umieszczanych w gazetach czy w telewizji, reklamy w Internecie są na bieżąco monitorowane, a ich skuteczność i odbiór oceniane. Dzięki temu można natychmiast podjąć decyzję o zmianie grafiki czy tekstu oraz wprowadzić zmiany od ręki, Śledzenie wyników. Marketing internetowy pozwala na śledzenie w czasie rzeczywistym wyników podjętych działań, Wybór grupy docelowej. Narzędzia internetowe pozwalają na kierowanie reklam do ściśle określonej grupy pod względem wieku, płci, lokalizacji czy nawet zainteresowań, Różnorodność narzędzi. Internet oferuje wiele sposobów komunikacji z klientem (blog, poczta elektroniczna, video, newsletter, reklamy kontekstowe, banery reklamowe, linki sponsorowane), 6 Tamże. 6
Szybsze podjęcie decyzji zakupowej. Marketing internetowy pozwala nie tylko na uzyskanie cennych informacji od klienta na temat jego oczekiwań w stosunku do produktu i serwisu, ale także - ze względu na wygodę, dostępność i koszt - na przechwycenie sprzedaży sklepów tradycyjnych oraz sklepów internetowych poświęcających mniejszą uwagę zagadnieniom marketingowym. Podsumowanie Zastosowanie innowacyjnych narzędzi komunikacji sieciowej będzie tym bardziej efektywne, jeśli zostaną równocześnie wykorzystane narzędzia social media oraz e-learnig lub/i blended learning, poprzez np. umieszczenie wibinar ów w formie video na Youtube lub na Facebook u. Nowoczesna technologia daje przedsiębiorcy wiele możliwości, kluczem jednak do sukcesu jest dokonanie przez firmę właściwego wyboru odpowiednich narzędzi oraz konsekwentne działanie w obranym kierunku. Nieodzownym elementem w zakresie wdrażania innowacyjnych narzędzi komunikacji jest zmiana. Decydując się na wybór narzędzi należy sobie uświadomić, iż w technologia zmienia się na tyle dynamicznie, że przedsiębiorca musi przygotować się na ciągłe zmiany i modyfikacje zarządzania firmą. Realizując strategię prowadzenia firmy w oparciu o innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dowiedz się więcej z poniższych pigułek wiedzy na temat: wykorzystania narzędzi internetowych w zakresie prowadzenia e-kształcenia w Twojej firmie ( E-kształcenie MŚP, czyli blended learning czy e-learning? ), wdrożenia strategii innowacji w Twojej firmie ( Strategia rozwoju firmy w oparciu o nowe technologie i rozwiązania innowacyjne ), zastosowania narzędzi w zakresie mediów społecznościowych ( Social media dla MŚP ), skorzystania z zewnętrznych źródeł finansowania Twoich innowacyjnych pomysłów ( Możliwości finansowania działań proinnowacyjnych dla MŚP Dolnego Śląska ). Źródła internetowe: 1. www.pi.gov.pl 2. www.martaeichstaedt.com 3. www.webcomm.eu 4. www.webcastnow.pl 5. http://blog.2edu.pl/2011/02/webinar-webcast-video.html 7