Podręcznik Procedur. Podręcznik obowiązuje od dnia 1 czerwca 2011 roku

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy Podręcznik obowiązuje od dnia 1 czerwca 2011 roku 1

DEFINICJE Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o: Asesorze naleŝy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezaleŝny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie. Beneficjencie naleŝy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu. BSPPW - naleŝy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Dofinansowaniu naleŝy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w nim Funduszu Partnerskiego oraz z publicznych środków krajowych. Funduszu Partnerskim naleŝy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie i/lub wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i Szwajcarii. Grancie Blokowym naleŝy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy. Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów partnerskich naleŝy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów. Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) naleŝy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego. Operatorze naleŝy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu utworzonego w ramach Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy. Podręczniku naleŝy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Projekcie naleŝy przez to rozumieć projekt partnerski realizowany w ramach Funduszu Partnerskiego będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie między Beneficjentem a Operatorem. Sponsorze naleŝy przez to rozumieć podmiot, który moŝe zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu. Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) naleŝy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia róŝnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej. Wkładzie własnym naleŝy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, nie podlegającą zwrotowi. Wnioskodawcy naleŝy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 2

Wniosku naleŝy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu. 3

I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004 2007.. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie róŝnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leŝy przekonanie, Ŝe jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangaŝowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców moŝe doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamoŝnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównowaŝonym rozwoju. Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz zrównowaŝonego ekonomicznie i społecznie rozwoju. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i zasobów ludzkich. W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w jego obrębie 2 fundusze: 1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych. 2. Fundusz Partnerski. Niniejszy podręcznik dotyczy drugiego z funduszy: Funduszu Partnerskiego. 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu Partnerskiego Zgodnie z wytycznymi Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy celem Funduszu Partnerskiego jest promowanie, tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi oraz tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich władz lokalnych i regionalnych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu. 4

Działania w ramach Funduszu Partnerskiego powinny mieć na celu: a) w przypadku tworzenia/wzmacniania partnerstw promowanie i wymianę najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów/instytucji; zapewnienie transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych polskim władzom lokalnym i regionalnym, instytucjom i partnerom społecznym w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwziąć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi; b) w przypadku tworzenia/wzmacniania sieci współpracy współpracę polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu W ramach Funduszu Partnerskiego Wnioskodawcy będą mieli moŝliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zacieśnienie współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią. Celem Funduszu Partnerskiego jest takŝe tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Partnerskiego ma ponadto umoŝliwić przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia partnerstw pomiędzy jednostkami samorządu regionalnego, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii i do uzyskania znaczącej pozycji organizacji pozarządowych we współtworzeniu społeczności lokalnej. Fundusz Partnerski stworzy równieŝ szansę na realizację projektów o charakterze lokalnym lub regionalnym w obrębie róŝnych sektorów tematycznych mających na celu wymianę najlepszych praktyk oraz transfer pomiędzy regionami. Operatorem Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku konkursu przeprowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk. 1.3. Aspekty horyzontalne Projekty realizowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu: 1. ZrównowaŜony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównowaŝonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. ZrównowaŜony rozwój jest koncepcją złoŝoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: - ma na celu podniesienie jakości Ŝycia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania Ŝycia we wszelkich jego róŝnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska; 5

- wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego; - opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróŝnicowania kulturowego; - zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji. 2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w Ŝyciu społeczeństwa. NaleŜy dąŝyć do umoŝliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w Ŝyciu społecznym i zawodowym; 3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aŝ do zakończenia działań. 4. Promowanie i wzmacnianie partnerstw lokalnych i regionalnych pomiędzy Polską a Szwajcarią. Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania. 6

II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców jakie podmioty mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy są: polskie jednostki samorządu terytorialnego, w tym ich związki i stowarzyszenia załoŝone w oparciu o ustawy, z wyłączeniem Ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich związkami i stowarzyszeniami, jak równieŝ szwajcarskimi partnerami społecznymi i instytucjami; polskie instytucje 1 i polscy partnerzy społeczni w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich stowarzyszeniami i związkami lub szwajcarskimi instytucjami i partnerami społecznymi. Jednocześnie podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego muszą spełniać następujące warunki: mieć osobowość prawną, być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złoŝeniem Wniosku o dofinansowanie, być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, działać na zasadzie non-profit lub non-for-profit, tj. nie dla osiągnięcia zysku lub przeznaczać wygenerowany zysk na cele statutowe. Uwaga! Organizacje pozarządowe typu non- profit i non- for- profit w rozumieniu art. 3.2 Ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie mogą występować tylko jako partnerzy lub beneficjenci polskich jednostek samorządu terytorialnego lub instytucji i partnerów społecznych. Zatem w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą być formalnym Wnioskodawcą. Podmiot który nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowany krócej niŝ 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie moŝe być Wnioskodawcą w ramach Funduszu Partnerskiego. MoŜe jednak uczestniczyć w projekcie jako partner, we współpracy z instytucją spełniającą kryteria Wnioskodawcy. W kaŝdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złoŝyć tylko jeden Wniosek o dofinansowanie. Wnioski o dofinansowanie które będą naruszały powyŝszą zasadę zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złoŝonych ponad ustalony powyŝej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie danych Funduszu Partnerskiego. 1 Określenie instytucja uŝyte w niniejszym Podręczniku oznacza instytucję non-profit lub non-for-profit nie będącą organizacją pozarządową w myśl polskiej Ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) podejmujące działania dla dobra publicznego, której właścicielem jest samorząd terytorialny. 7

2.2 Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego O dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą ubiegać się podmioty inne niŝ wymienione w punkcie [2.1]. Podmioty uprawnione do złoŝenia Wniosku o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego określone w punkcie [2.1.] stanowią katalog zamknięty. Ponadto o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli: zbankrutował, został złoŝony wobec niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, zostało wszczęte przeciwko niemu postępowanie egzekucyjne, którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub naleŝnych podatków. Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złoŝyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania stosownych zaświadczeń poświadczających ww. wymagania. 2.3. Partnerstwo Zawiązanie partnerstwa międzynarodowego (pomiędzy kwalifikowalnymi podmiotami polskimi a kwalifikowalnymi podmiotami szwajcarskimi) w ramach Funduszu Partnerskiego jest obowiązkowe. ZwaŜywszy na optymalne wykorzystanie moŝliwości, jakie stwarza Fundusz Partnerski, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma tworzenie i wzmacnianie partnerstw oraz współpraca między polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządowymi, instytucjami i partnerami społecznymi mająca na celu promowanie i wymianę najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami, jak równieŝ tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji oraz partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu. Kwalifikowalnymi Partnerami w ramach Funduszu Partnerskiego są: szwajcarskie i polskie jednostki samorządu terytorialnego, szwajcarskie i polskie stowarzyszenia/związki załoŝone przez szwajcarskie i polskie jednostki samorządowe, szwajcarskie i polskie instytucje i partnerzy społeczni, polskie organizacje pozarządowe typu non-profit i non-for-profit w rozumieniu artykułu 3.2 Ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezaleŝnie od władz rządowych i innych instytucji publicznych, partii politycznych lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Ponadto partner uczestniczący w realizacji projektu powinien spełniać poniŝsze warunki: 8

pochodzić ze Szwajcarii 2 bądź Szwajcarii i Polski, mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo w projekcie powinno opierać się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangaŝowanie partnera w projekcie powinno mieć charakter non-profit partner projektu nie moŝe czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, Ŝe dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera projektu jest przewidziane na kaŝdym etapie projektu począwszy od jego przygotowania, zakładane cele współpracy są podobne dla wszystkich partnerów, muszą odnosić się do wspólnego celu. Partner projektu nie musi mieć osobowości prawnej lecz powinien być zarejestrowany dłuŝej niŝ 12 miesięcy, licząc od daty złoŝenia Wniosku. Z uwagi na cel Funduszu, do którego naleŝy wzmocnienie dwustronnych stosunków między Polską a Szwajcarią, zawiązanie partnerstwa międzynarodowego jest warunkiem koniecznym aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Utworzenie partnerstwa z organizacją polską równieŝ będzie moŝliwe, jednakŝe pod warunkiem, iŝ dodatkowo partnerem projektu będzie organizacja szwajcarska spełniająca kryteria kwalifikowalne wymienione powyŝej. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika. NiezaleŜnie od kraju pochodzenia partnera, do Wniosku o dofinansowanie naleŝy załączyć list intencyjny, deklarujący udział partnera/partnerów w projekcie. W przypadku przyznania dofinansowania, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, konieczne będzie podpisanie umowy partnerskiej/umów partnerskich definiującej/definiujących szczegółowo zakres prac, działań projektowych i odpowiedzialności partnera/partnerów w projekcie, jego/ich koszty/kosztów oraz wkład merytoryczny. List intencyjny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i data, oznaczenie stron partnerstwa z podaniem danych teleadresowych, wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu), szczegółowe określenie zasad współpracy oraz obszarów działania, szczegółowe określenie obowiązków między partnerami w związku z realizacją projektu i zarządzaniem nim, w tym zarządzaniem finansowym, oraz przepływ środków finansowych pomiędzy partnerami, podział kompetencji osób które będą zaangaŝowane w realizację projektu (ze strony Wnioskodawcy i partnera/partnerów). informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania, podpisy osób uprawnionych do reprezentowania partnera. List intencyjny naleŝy przygotować w języku polskim lub angielskim. List intencyjny moŝe być załączony do Wniosku o dofinansowanie w formie oryginału lub kopii poświadczanej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy. WAśNE 2 Istnieje moŝliwość znalezienia partnera ze Szwajcarii poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy. Szczegóły podane są na stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy: www.swisscontribution.admin.ch/poland 9

Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie potraktowane zostanie jako brak załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów, brak choćby jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! 2.4. Podwykonawstwo JeŜeli w celu właściwego zrealizowania działań projektowych konieczne jest zaangaŝowanie podwykonawcy, naleŝy w jasny i nie budzący wątpliwości sposób uzasadnić tę potrzebę, wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie oraz określić zakres prac i zadań, które zostaną zlecone podwykonawcy. Ponadto przy wyborze podwykonawcy Wnioskodawca ma obowiązek unikania konfliktu interesów. Operator zastrzega sobie prawo do uznania za niekwalifikowane koszty poniesione na realizację projektu w przypadku udowodnienia zaistnienia konfliktu interesów. NaleŜy pamiętać, Ŝe podwykonawstwo nie powinno odbywać się w ramach formalnego partnerstwa w projekcie. W przypadku zawarcia formalnego partnerstwa w projekcie niedopuszczalne jest zawieranie w ramach umowy partnerskiej lub dodatkowo jakichkolwiek zleceń o charakterze komercyjnym. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo/umów wykonawczych podwykonawcy są zobowiązani do dostarczenia organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa. Za podwykonawcę uwaŝa się osobę fizyczną lub prawną, której Beneficjent zleca wykonanie części działań w ramach realizowanego projektu. Zlecanie na zewnątrz prac, które naleŝą do zadań statutowych Wnioskodawcy moŝe wpływać na otrzymanie mniejszej liczby punktów w ocenie merytorycznej projektu. 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania Projekty składane w ramach Funduszu Partnerskiego muszą realizować załoŝenia i cele Funduszu Partnerskiego, którymi są promocja i umacnianie współpracy pomiędzy polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami i partnerami społecznymi oraz być zgodne z jednym z następujących kwalifikowalnych działań: projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdraŝanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe, instytucje i partnerów społecznych w celu promowania i wymiany najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów /instytucji; projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdraŝanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe instytucje i partnerów społecznych w celu zapewnienia transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwzięć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi; projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi 10

organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu. Przedmiotem dofinansowania będą tylko projekty miękkie /nieinwestycyjne skierowane na zwiększanie róŝnorodności działań podejmowanych przez Wnioskodawców i ich Partnerów, propagowanie dobrych praktyk, podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych przez nich działań. Podejście zorientowane na projekt Wszystkie działania opisane powyŝej będą uznane za kwalifikowalne jedynie w przypadku przedstawienia ograniczonych w czasie projektów partnerskich, które będą miały jasno sprecyzowane cele i spodziewane rezultaty oraz których działania będą skoncentrowane w obrębie danego obszaru tematycznego/obszarów tematycznych lub sektora/sektorów. Tworzenie i wzmacnianie współpracy Działania związane z tworzeniem i wzmocnieniem współpracy mogą stanowić maksymalnie 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektów partnerskich. Koszty te związane są z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji merytorycznych działań projektowych (w ramach projektu). Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi. Biorąc pod uwagę cele Funduszu Partnerskiego oraz projekty objęte wsparciem, tworzenie i wzmacnianie współpracy moŝe przybrać następujące formy: wspólne spotkania, wizyty studyjne, inne podobne działania W Funduszu Partnerskim Wnioskodawcy będą mieli moŝliwość realizacji jedynie projektów o charakterze non-profit. Projekty finansowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny odpowiadać na rzeczywiste problemy oraz dotyczyć stanu faktycznego lub jego prognozy. 2.5.1. Wymagania formalne projektów W ramach Funduszu Partnerskiego dopuszcza się moŝliwość składania jednej kategorii projektów: kwota dofinansowania od 10 000 CHF do 250 000 CHF, okres realizacji projektu: brak ograniczenia czasowego, jednak nie dłuŝej niŝ do 30 września 2014 roku. Kurs franka szwajcarskiego, po którym naleŝy ustalić w złotówkach wartość powyŝszych limitów będzie podany na stronie internetowej Funduszu Partnerskiego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu. WAśNE W przypadku ubiegania się o dofinansowanie o wartości przekraczającej 30 000 franków szwajcarskich, wraz z podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Wnioskodawca musi wnieść zabezpieczenie otrzymanej zaliczki w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, której wzór stanowi załącznik numer 4 do niniejszego Podręcznika. Refundacji podlegać będą wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania 11

2.5.2. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania Dofinansowaniu w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą podlegać projekty zawierające następujące działania: działania polegające na doraźnej pomocy (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieŝących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting tj. przekazywanie środków podmiotom trzecim w ramach oddzielnej procedury konkursowej bez moŝliwości bezpośredniej kontroli ich wydatkowania, projekty, w których odbiorcą grantu nie jest Wnioskodawca, projekty juŝ trwające lub zakończone, działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku), działania o charakterze politycznym (związane z formą agitacji politycznej, organizowaniem kampanii wyborczych czy promowaniem działalności konkretnego ugrupowania, komitetu wyborczego lub partii politycznych, a takŝe organizacji je wspierających), działania o charakterze religijnym (związane ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej), działania związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu, działania inwestycyjne w tym wszelkie zakupy sprzętu lub innych aktywów oraz wyposaŝenia, remonty, a takŝe adaptacja pomieszczeń. 2.6. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie koszty uznane za kwalifikowane. Za koszty kwalifikowane uznaje się koszty spełniające łącznie poniŝsze warunki: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne do właściwego jego przygotowania lub realizacji, są uwzględnione w budŝecie projektu, są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a takŝe są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem (np. kosztem kwalifikowanym moŝe być jedynie część wynagrodzenia księgowego jeŝeli wykonuje on w ramach godzin pracy równieŝ inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na czynsz i inne opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem biura sfinansowana moŝe być tylko ta część wydatków, która bezpośrednio związana jest z realizacją projektu), są ponoszone celowo, rzetelnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego, są ponoszone z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji (z zastrzeŝeniem stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania) oraz z dołoŝeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów * (patrz punkt 3.2 Podręcznika Procedur), zostały poniesione w okresie uprawnionym/kwalifikowalnym (nie wcześniej niŝ dzień podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i nie później niŝ dzień zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie), 12

są poparte właściwymi dowodami księgowymi, są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych, muszą być moŝliwe do weryfikacji i zewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w sposób umoŝliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. WAśNE Beneficjent pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego projektu jest zobowiązany do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie (lub zgodnie z przepisami Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania).. WAśNE Kwalifikowalność poniesionych kosztów weryfikowana jest na podstawie procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Partnerstw Regionalnych i fakt przedstawienia ich we Wniosku o dofinansowanie nie jest jednoznaczny z uznaniem poniesionych wydatków za kwalifikowane. 2.6.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Koszty kwalifikowalne tj. podlegające finansowaniu zostały podzielone na 7 kategorii: 1. Koszty usług przygotowawczych i doradczych zatwierdzonego projektu (G 1), w tym : - koszty konsultacji społecznych, - konsultacje specjalistyczne niezbędne do prawidłowej realizacji działań projektu partnerskiego np. konsultacje prawne lub usługi notarialne, - opracowanie narzędzi badawczych, - koszty badań pod warunkiem, Ŝe mają one nierozerwalny związek z projektem partnerskim. 2. Koszty informacji i promocji (G2), w tym wydatki związane z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu partnerskiego i informacji o tym, Ŝe projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy. Kosztami kwalifikowanymi będą: - utworzenie i prowadzenie stron internetowych, - przygotowanie i druk ulotek, broszur, plakatów, (banerów), naklejek, - przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie oraz na bilbordach, - przygotowanie i emisja ogłoszeń oraz innych materiałów informacyjnych w telewizji i radio, - tablice pamiątkowe, tablice informacyjne, - spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, - przygotowanie materiałów audiowizualnych, - inne podobne wydatki związane z promocją. 3. Koszty opłat finansowych (G 3) w tym koszty: - poręczeń finansowych i ubezpieczeń, - opłat za załoŝenie i prowadzenie rachunku na potrzeby realizacji projektu partnerskiego, przelewów bankowych, poręczenia bankowe, 13

- inne koszty finansowe. 4. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G 4), w tym koszty: - usług hotelowych i gastronomicznych (dotyczących uczestników projektu, wykładowców, trenerów), - wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych, - tłumaczeń, - przygotowania materiałów szkoleniowych (np. druku, powielanie, wysyłka materiałów), - wynagrodzeń personelu merytorycznego m.in.: wykładowców, trenerów, ekspertów zewnętrznych, terapeutów, - podróŝy, zakwaterowania i wyŝywienia osób spoza personelu zarządzającego projektu partnerskiego, które prowadzą spotkania/szkolenia/konferencje/debaty lub w nich uczestniczą (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie mogą być wyŝsze od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską), - diet, - inne koszty ściśle związane ze specyfiką projektu. 5. Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy* (G5) tj. koszty związane z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji działań projektowych. Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi. Są to: - koszty podróŝy słuŝbowych, - koszty zakwaterowania, - koszty diet, - koszty usług gastronomicznych (cateringu, zaproszenia do restauracji, itp.), - tłumaczeń, - inne podobne wydatki. *Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy nie mogą przekroczyć wartości 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego. 6. Koszty personelu zarządzającego projektem, (G.6) a w nich: - koszty wynagrodzenia pracowników wraz ze wszystkimi składowymi (koszty zapłaconych i odprowadzonych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) z wyłączeniem premii nieregulaminowych, premii motywacyjnych lub nagród. Koszty te nie mogą być wyŝsze niŝ stawki powszechnie stosowane na rynku w danej dziedzinie i powinny być racjonalnie skalkulowane w odniesieniu do realizacji projektu partnerskiego. Ponadto koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć wartości 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu partnerskiego. 7. Koszty biurowe, limit do 800 zł miesięcznie PLN (G7) w tym koszty: - usług teleinformacyjnych i przesyłek pocztowych, - kopiowania dokumentów, - zakupu materiałów biurowych, - zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego, - wynajęcia i eksploatacji pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji projektu partnerskiego* (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne ogrzewanie, energia elektryczna itp.).. * Koszty wynajmu i opłat eksploatacyjnych związanych z realizacją projektu partnerskiego (prąd, ogrzewanie itp.) nie mogą być uznane za kwalifikowane w przypadku projektów partnerskich złoŝonych przez jednostki samorządu terytorialnego. 14

Istnieje moŝliwość poniesienia kosztów przez partnera bądź partnerów do wysokości 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego. Wysokość wydatków poniesionych przez partnera/partnerów powinna być uzaleŝniona od roli jaką odgrywa/odgrywają oraz od poziomu udziału w realizacji projektu. WAśNE Dopuszcza się moŝliwość przedstawienia we Wniosku o dofinansowanie wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego, który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków projektu. 2.6.2. Wydatki niekwalifikowalne Kosztami kwalifikowanymi nie są: koszty działań inwestycyjnych, w tym zakup sprzętu i wyposaŝenia, koszty remontu i adaptacji pomieszczeń, koszty nabycia środków transportu, zakup nieruchomości, pienięŝne i rzeczowe nagrody znacznej wartości dla uczestników konkursów i zawodów organizowanych w ramach projektu partnerskiego (dopuszczalne są tylko nagrody symboliczne, o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 200 zł), podatki i opłaty, w tym podatek od towarów i usług, które w świetle obowiązujących przepisów prawnych mogą być odzyskiwane, mandaty, grzywny, kary finansowe, koszty postępowań sądowych, koszt oprocentowania salda debetowego z przeprowadzonych transakcji finansowych, straty spowodowane róŝnicami kursowymi, prowizje związane z wymianą walut, koszty zakupu i instalacji komputerowych systemów zarządzania organizacją, prowizje i odsetki z tytułu spłaty kredytów, koszty rozliczenia strat, wydatki sfinansowane z innych źródeł, wszelkiego rodzaju formy gratyfikacji rzeczowej lub finansowej, w tym nagrody i premie dla osób związanych z realizacją projektu partnerskiego, indywidualne stypendia socjalne, naukowe i szkoleniowe (środki finansowe wypłacane jednorazowo lub okresowo uczniom, studentom, nauczycielom akademickim itd., na pokrycie kosztów nauki, badań naukowych itp. poza miejscem zamieszkania), koszty wynagrodzenia za pracę jednej osoby w przypadku, gdy suma przepracowanych przez nią godzin przekracza 60 godzin tygodniowo, koszty przygotowania Wniosku o dofinansowanie, wydatki nieudokumentowane, wydatki poniesione niezgodnie z prawem zamówień publicznych w przypadku gdy Wnioskodawca ustawowo zobowiązany jest do przestrzegania prawa zamówień publicznych. 15

III SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU PARTNERSKIEGO 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów projekt moŝe być współfinansowany z róŝnych źródeł, przy czym niedopuszczalne jest finansowanie wydatków, które zostały dofinansowane z innych źródeł (podwójne dofinansowanie), nakłady na realizację projektu powinny być adekwatne do oczekiwanych rezultatów, we Wniosku o dofinansowanie powinny być umieszczone wyłącznie wydatki niezbędne do prawidłowej realizacji celów projektu, dofinansowaniem w ramach Funduszu Partnerskiego objęte będą wyłącznie koszty kwalifikowane wskazane w niniejszym Podręczniku, dofinansowaniu podlegają wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania do dnia zakończenia projektu określonego w umowie o dofinansowanie. WAśNE Działania projektowe nie mogą generować zysku w trakcie realizacji projektu. Zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np. jeŝeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo). 3.2 Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu Partnerskiego Podmioty ubiegające się o wsparcie z Funduszu Partnerskiego, zobowiązane do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych, są zobligowane do stosowania ww. przepisów w odniesieniu do zamówień objętych kosztami kwalifikowanymi projektu. W przypadku realizacji projektu przez Beneficjentów, których nie obejmują ww. przepisy, Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołoŝyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów*, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego projektu. Oprócz tego Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z naleŝytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego. W szczególności Beneficjent przy wyborze osób i/ lub podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie moŝe wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, Ŝe moŝe to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. W przypadkach uzasadnionych merytorycznie, gdzie wyjaśnienia Beneficjenta oraz stwierdzony stan faktyczny dowiodą, Ŝe zatrudnianie lub udzielanie zamówień w ramach projektów Funduszu Partnerskiego będzie stanowić nieodzowny element projektu, kluczowy dla wykonalności projektu, a w szczególności, gdy, wydatki zostaną poniesione celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów projektu, wówczas 16

Operator - ECORYS Polska, moŝe odstąpić od stosowania ww. zasad konfliktu interesów. W takich przypadkach Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Operatora o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się do Operatora o wyraŝenie zgody na odstąpienie od stosowania zasad unikania konfliktu interesów nie później niŝ 5 dni roboczych licząc od dnia w którym planowane jest zatrudnienie osób lub udzielenie zamówień w ramach projektu tym podmiotom co do których moŝe zachodzić podejrzenie zaistnienia konfliktu interesów. *) Konflikt interesów sytuacja, w której z przyczyn gospodarczych, powiązań politycznych lub narodowych, związków rodzinnych, emocjonalnych lub innych wspólnych interesów po stronie jakiejkolwiek osoby realizującej umowę istnieje ryzyko nieobiektywnego wykonywania umowy lub braku bezstronności w postępowaniu. W szczególności konflikt interesów ma miejsce wówczas, gdy do zadań realizowanych w ramach projektu wybierane są osoby pozostające w związku pokrewieństwa, opieki lub kurateli z pracownikami lub członkami organów Beneficjenta, gdy Beneficjent nabywa usługi lub towary od podmiotów gospodarczych, będących własnością takich osób, lub wówczas, gdy w związku z realizacją projektu, pracownicy lub członkowie organów Beneficjenta dostarczają towary lub usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. 3.3. BudŜet projektu 3.3.1. Informacje ogólne Maksymalna wartość dofinansowania wynosi 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Beneficjenci zobowiązani są do współfinansowania co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Minimalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką moŝna się ubiegać wynosi 10 000 CHF. Maksymalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką moŝna się ubiegać wynosi 250 000 CHF. BudŜet projektu, raportowanie i rozliczanie będą prowadzone w polskich złotych. Kurs franka szwajcarskiego, po którym naleŝy ustalić w złotówkach budŝet projektu oraz wartość podanych powyŝej limitów, będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego obowiązujący w dniu ogłoszenia danej edycji konkursu. 3.3.2. Wkład własny Beneficjent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Wkład ten moŝe pochodzić z zasobów własnych Wnioskodawcy lub Partnerów. Wkład własny stanowiący nie mniej niŝ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu moŝe zostać wniesiony w całości w formie pienięŝnej lub teŝ moŝe składać się z części finansowej i rzeczowej. W przypadku, gdy składa się on z 2 części, wkład finansowy musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Pozostałe 8% moŝna zapewnić w postaci wkładu rzeczowego. Wkład własny finansowy moŝe zostać zapewniony przez samego Wnioskodawcę bądź Partnera lub Sponsora, wkład własny rzeczowy - przez samego Wnioskodawcę. Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny w wysokości nie mniejszej niŝ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu musi być zapewniony w formie pienięŝnej. 3.3.2.1. Wkład własny finansowy Za wkład własny finansowy uwaŝa się środki pienięŝne pochodzące od Wnioskodawcy, Partnera projektu bądź Sponsora przeznaczone na realizację projektu partnerskiego. W celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego wskazanego we Wniosku o dofinansowanie (w wysokości10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu gdy Wnioskodawcą 17

jest jednostka samorządu terytorialnego bądź w wysokości od 2% do 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu w przypadku pozostałych Wnioskodawców) Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do Wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty: w przypadku, gdy wkład własny finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niŝ wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie, wystawioną nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej naleŝy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŝszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania, jeŝeli wkład własny finansowy zapewnia Partner lub Sponsor - do Wniosku o dofinansowanie naleŝy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie Partnera/Sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŝ wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Partner/Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niŝ wartość planowanego wkładu finansowego, wystawioną nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia Wniosku, w przypadku, gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner bądź Sponsor będący jednostką samorządu terytorialnego Wnioskodawca zobowiązany jest złoŝyć tylko 1 dokument - pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŝ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie. Uwaga! Podczas rozliczania projektu Wnioskodawca będzie zobowiązany do formalnego udokumentowania wniesienia wkładu własnego finansowego. 3.3.2.2. Wkład własny rzeczowy Za wkład rzeczowy uwaŝa się wniesienie do projektu określonych składników majątku, nie powodujących powstanie faktycznego wydatku pienięŝnego. Wkład rzeczowy wniesiony na rzecz projektu moŝe obejmować tylko: nieodpłatną dobrowolną pracę, przez którą rozumie się prace wykonywane nieodpłatnie przez wolontariuszy pod warunkiem, Ŝe jej wymiar jest udokumentowany, a jej wartość jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania. W przypadkach, kiedy wolontariusz, którego wartość dobrowolnej nieodpłatnej pracy przedstawiona będzie do refundacji w ramach Funduszu Partnerskiego wykonuje inną pracę na rzecz Beneficjenta tzn. pobiera wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź innych i koszty tych wynagrodzeń będą równieŝ przedstawione do refundacji w ramach Funduszy Partnerskiego to łączna ilość godzin (stanowiących podstawę refundacji) nie moŝe przekroczyć 60 godzin tygodniowo, udostępnienie lokalu/nieruchomości (np. powierzchnia biurowa, sale konferencyjne) o ile jest on/ona udostępniony/udostępniona na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszt lokalu/ nieruchomości jest liczony/liczona jako część kosztów ponoszona w związku z jego/jej 18

uŝytkowaniem proporcjonalnie do wielkości powierzchni przeznaczonej na potrzeby projektu partnerskiego lub liczby osób pracujących na rzecz projektu, sprzęt i wyposaŝenie o ile stanowi własność Wnioskodawcy i będzie udostępniony na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszty związane ze sprzętem i wyposaŝeniem naleŝy obliczać według stawki wyraŝającej proporcjonalnie stopień i czas wykorzystania danego urządzenia na potrzeby projektu. Koszty amortyzacji mogą być uznane za wkład rzeczowy do projektu tylko wtedy, gdy dotyczą sprzętu niezbędnego do realizacji projektu oraz są obliczane zgodnie z zasadami rachunkowości i odnoszą się wyłącznie do okresu uŝywania danego środka trwałego w okresie realizacji projektu. Wkład własny rzeczowy by mógł być uznany za koszt kwalifikowany musi spełniać ww. wymagania i musi być kosztem kwalifikowanym. Wkład własny rzeczowy nie moŝe być wyŝszy niŝ 80% wkładu własnego Beneficjenta wnoszonego na rzecz projektu oraz nie moŝe przekraczać 8% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego muszą być ustalane na podstawie rynkowych. Operator zastrzega sobie prawo Ŝądania przedstawienia aktualnej wyceny wkładu rzeczowego w dowolnym punkcie realizowania przez Wnioskodawcę projektu. W czasie rozliczania projektu Wnioskodawca jest zobowiązany do formalnego udokumentowania wartości wniesionego wkładu rzeczowego. Operator zastrzega sobie prawo zaŝądania od Wnioskodawcy przedstawienia opinii niezaleŝnego rzeczoznawcy/jednostki audytowej potwierdzającej wartość/wycenę wkładu rzeczowego. cen WAśNE W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostką samorządu terytorialnego nie jest moŝliwym wniesienie wkładu własnego w formie wkładu rzeczowego. Cały wkład własny Wnioskodawcy musi być wniesiony w formie pienięŝnej. 19

IV SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE 4.1. Informacje podstawowe Przed przystąpieniem do wypełniania Wniosku o dofinansowanie naleŝy szczegółowo zapoznać się z niniejszym Podręcznikiem Procedur. NaleŜy upewnić się, czy organizacja, która zamierza ubiegać się o dofinansowanie spełnia oczekiwania co do podmiotów, które mogą aplikować zgodnie z zapisami niniejszego Podręcznika, rozdział 2, punkt 2.1, oraz czy ma odpowiednie zasoby osobowe, finansowe i techniczne, aby skutecznie i sprawnie zrealizować planowane przedsięwzięcie. Wnioskodawcy mogą telefonicznie uzyskiwać informacje na temat zasad korzystania z Funduszu Partnerskiego. Operator będzie prowadził konsultacje telefoniczne w dni robocze w godzinach 10.00-17.00 pod numerem telefonu (22) 339 45 45. MoŜliwe jest takŝe uzyskanie porad w formie konsultacji w siedzibie Operatora (ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Łucka 2/4/6, 00-845 Warszawa). Aby zapewnić właściwy poziom obsługi i odpowiednią ilość czasu konsultantów dla osób zainteresowanych uzyskaniem dofinansowania, konsultacje będą udzielane wyłącznie po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu. Zgłoszenia przyjmowane będą w dni robocze godzinach 10.00-17.00 pod numerem telefonu (22) 339 45 45. Dodatkowo, poza w/w formami uzyskiwania informacji na temat Funduszu Partnerskiego w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przeprowadzone zostaną szkolenia oraz warsztaty. Szczegółowe informacje na temat szkoleń oraz warsztatów zakres tematyczny, terminy oraz miejsca wydarzeń podane będą na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Konsultacje, szkolenia oraz warsztaty nie mogą być związane z indywidualnym doradztwem merytorycznym dotyczącym przygotowania Wniosku o dofinansowanie. W przypadku podjęcia decyzji o ubieganie się o dofinansowanie, naleŝy pobrać formularz Wniosku o dofinansowanie ze strony internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Wniosek naleŝy wypełnić ściśle według wskazówek zawartych w instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie stanowiącej załącznik numer 2 niniejszego Podręcznika. Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi niezmienną całość. Nie jest moŝliwe modyfikowanie go przez Wnioskodawców, dokonanie jakichkolwiek zmian w formularzu będzie stanowiło podstawę do odrzucenia Wniosku ze względów formalnych. NaleŜy wypełniać jedynie rubryki wskazane w formularzu i stosować się do ograniczeń liczby znaków. ZłoŜenie Wniosku o dofinansowanie na błędnym formularzy takŝe stanowi podstawę do odrzucenia Wniosku z przyczyn formalnych. WAśNE Przekroczenie limitów znaków a tym samym ilości miejsca pozostawionego do uzupełnienia sprawi, Ŝe nadmiar tekstu nie będzie widoczny w wersji drukowanej, co spowoduje niemoŝność jego oceny przez asesorów. W trosce o uzyskanie jak najwyŝszych ocen, naleŝy dokładnie stosować się do Instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie oraz niniejszego Podręcznika. Dotyczy to równieŝ informacji zamieszczanych we Wniosku muszą one jak najściślej odpowiadać na szczegółowe wymogi zawarte w Instrukcji wypełniania Wniosku. Wnioski o dofinansowanie naleŝy sporządzać w języku polskim. Podczas wypełniania Wniosku naleŝy zwrócić szczególną uwagę na opis realizacji celów i precyzyjne określenie oczekiwanych rezultatów. Projekty muszą być sformułowane w sposób jasny i logiczny oraz mieć realistyczny i jednoznaczny plan wdraŝania. Ponadto naleŝy przedstawić efektywne wykorzystanie środków finansowych oraz określić potencjalnych odbiorców ostatecznych projektu (np. społeczność lokalną, organizacje pozarządowe typu non-profit i non-for-profit w rozumieniu artykułu 3.2. Ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie). 20

NaleŜy precyzyjnie zdefiniować jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie moŝna je zmierzyć, a takŝe, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia.. Przy przygotowywaniu Wniosku o dofinansowanie naleŝy zapoznać się z siatkami ocen zamieszczonymi w niniejszym Podręczniku w punktach [5.3] oraz [5.4], gdzie zostały zdefiniowane kryteria oceny formalnej oraz merytorycznej wraz z punktacją, jaka będzie przyznawana w poszczególnych kryteriach. Wypełniając Wniosek o dofinansowanie, Wnioskodawca powinien zweryfikować ilość, jakość, spójność oraz kompletność zamieszczonych informacji, a takŝe kompletność wymaganych załączników. 4.2. Składanie Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca zobowiązany jest do złoŝenia Wniosku o dofinansowanie w następujący sposób: 1. Oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami podpisane przez osoby upowaŝnione do reprezentowania Wnioskodawcy. 2. Dwie kopie Wniosku o dofinansowanie (bez wymaganych załączników) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upowaŝnione do reprezentowania Wnioskodawcy. 3. Jeden nośnik (CD, DVD lub inne) z nagraną elektroniczną wersją Wniosku o dofinansowanie. Wskazane jest, by oryginał Wniosku o dofinansowanie, kopie Wniosku oraz wymagane załączniki dostarczone zostały w skoroszytach/ wąsach /segregatorach (oparte na systemie dwóch otworów ). Składane dokumenty naleŝy spiąć spinaczem/spinaczami. NaleŜy unikać zszywania przesyłanej dokumentacji. KaŜdy egzemplarz wniosku powinien być opisany w następujący sposób: oryginał, kopia, kopia. KaŜdy Wniosek o dofinansowanie (oryginał oraz dwie kopie) naleŝy przesłać w jednej kopercie. która powinna: zawierać pełną nazwę i adres Wnioskodawcy, opatrzona być sformułowaniem Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy, zawierać nazwę i adres Operatora. Wnioskodawca składający Wniosek otrzyma potwierdzenie jego złoŝenia od Operatora. Dla Wnioskodawców przesyłających Wniosek drogą pocztową bądź drogą kurierską poświadczeniem będzie potwierdzenie nadania przesyłki. Jeden Wnioskodawca moŝe złoŝyć tylko 1 Wniosek o dofinansowanie w ramach danego naboru. Wnioski o dofinansowanie naleŝy przesłać listem poleconym, kurierem bądź dostarczyć osobiście do siedziby Operatora w zamkniętej kopercie w godzinach 9.00 17.00 w dni robocze.. W przypadku Wniosków, które zostały wysłane drogą pocztową bądź drogą kurierską o dotrzymaniu terminu składania Wniosków o dofinansowanie decyduje data stempla nadania przesyłki. Dane teleadresowe Operatora: ECORYS Polska ul. Łucka 2/4/6 00-845 Warszawa Tel.: 22 339 45 45 Faks: 22 339 45 46 adres strony internetowej Operatora: www.swissgrant.pl adres poczty elektronicznej Operatora: sfp@ecorys.pl 21

Ostateczny termin składania Wniosków o dofinansowanie upływa w ostatnim dniu naboru o godzinie 17.00 - w przypadku osobistego składania Wniosków, a w przypadku przekazania Wniosku drogą pocztową lub kurierską - obowiązuje data nadania przesyłki. Wnioskodawcy nie później niŝ w ciągu 14 dni roboczych od upłynięcia terminu składania Wniosków o dofinansowanie otrzymają pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej (podany we Wniosku o dofinansowanie) - potwierdzenie złoŝenia Wniosku wraz z nadanym numerem ewidencyjnym. Numer ewidencyjny będzie niezbędny do uzyskiwania jakichkolwiek informacji na temat Wniosku. W tym samym czasie na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl zostanie opublikowana lista wszystkich Wniosków o dofinansowanie złoŝonych w danym naborze. Wnioski o dofinansowanie złoŝone po terminie wskazanym przez Operatora zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. Termin składania Wniosków nie podlega jakimkolwiek modyfikacjom czy negocjacjom ze strony Wnioskodawców. 4.3.Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Planowane są następujące nabory Wniosków o dofinansowanie: Numer Okres naboru Wniosków BudŜet w frankach naboru szwajcarskich I II kwartał 2011 1 800 000 CHF II I kwartał 2012 (w przypadku środki niewykorzystane w niewykorzystania alokacji w pierwszym naborze pierwszym naborze) Szczegółowe terminy naborów Wniosków o dofinansowanie będą sukcesywnie ogłaszane na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl, stronie internetowej Krajowej Instytucji Koordynującej www.programszwajcarski.gov.pl oraz stronie internetowej Biura Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy www.swiss-contribution.admin.ch. 4.4. Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane załączniki Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik numer 1 niniejszego Podręcznika Procedur. Jest równieŝ dostępny na stronie internetowej dedykowanej Funduszowi www.swissgrant.pl. Załączniki do Wniosku o dofinansowanie Do Wniosku o dofinansowanie naleŝy dołączyć następujące dokumenty: 1. Oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione statutu, umowy lub innego równowaŝnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego). 2. Oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione) wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby upowaŝnionej do reprezentowania Wnioskodawcy, wydane nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed dniem złoŝenia Wniosku. W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŝej wymienionych dokumentów Wnioskodawca składa oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione) 22

dokumentu informującego o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub innego równowaŝnego dokumentu np. zaświadczenie z Państwowej Komisji Wyborczej. 3. Oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione dokumentów określających sytuację finansową ubiegającego się o dofinansowanie: zatwierdzony przez uprawniony organ bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy.. W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego nie wymaga się przedstawienia dokumentów określających sytuację finansową. 4. List intencyjny/listy intencyjne Partnera/Partnerów projektu w języku polskim lub angielskim (oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione). WAśNE Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie potraktowane zostanie jako brak wymaganego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku Partnerów, brak choćby jednego z listów intencyjnych równieŝ potraktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku! 5. Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niŝ wartość wkładu własnego finansowego przedstawionego we Wniosku 2 do 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych), wystawioną nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia Wniosku w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca. W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŝszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania. Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny finansowy nie moŝe być mniejszy niŝ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. JeŜeli wkład własny finansowy zapewnia Partner projektu bądź Sponsor do Wniosku o dofinansowanie naleŝy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie partnera/sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŝ wartość wkładu finansowego przedstawionego we Wniosku oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Partner/Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niŝ wartość planowanego wkładu finansowego), wystawiona nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia Wniosku. W przypadku gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner projektu bądź Sponsor będący jednostką samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złoŝyć tylko 1 dokument pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŝ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie. 23

Wszystkie dokumenty wymienione powyŝej muszą potwierdzać wymaganą wysokość środków nie mniejszą niŝ wysokość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy Wnioskodawca występuje w charakterze partnera w innym/innych Wniosku/Wnioskach o dofinansowanie w ramach danego naboru i w obydwu/pozostałych Wnioskach zapewnia wkład własny finansowy, w celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać posiadane środki finansowe lub zdolność kredytową na kaŝdy projekt niezaleŝnie. JeŜeli potwierdzeniem wysokości posiadanych środków finansowych na realizację projektów w ramach 1 naboru jest wyciąg lub zaświadczenie o stanie rachunku bankowego podmiotu zapewniającego wkład własny finansowy, wówczas wysokość znajdujących się środków finansowych na koncie bankowym nie moŝe być mniejsza niŝ suma wartości wkładów własnych finansowych przedstawionych we wszystkich Wnioskach. Wymóg ten dotyczy równieŝ przypadków, w których wkład własny finansowy zapewniany jest przez jednego Partnera lub Sponsora dla 2 lub więcej projektów w ramach 1 naboru. Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać wysokość posiadanych środków lub zdolności kredytowej Wnioskodawcy. Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan winien, ma itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie. W przypadku zapewnienia wkładu własnego finansowego przez partnera projektu bądź sponsora informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać informację dotyczącą wysokości posiadanych środków lub zdolności kredytowej partnera/sponsora. Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan winien, ma itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie. 6 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) w formacie wskazanym w załączniku numer 3 niniejszego Podręcznika. WAśNE Oświadczenie o otrzymanej pomocy publicznej musi być złoŝone przez wszystkich Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego niezaleŝnie od faktu czy Wnioskodawca otrzymał w przeszłości pomoc publiczną czyjej nie otrzymał. Niedołączenie oświadczenia de minimis skutkować będzie odrzuceniem Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych brak wymaganego załącznika. WAśNE W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niŝ jest to określone w KRS lub innych właściwych dokumentach określających sposób reprezentacji Wnioskodawcy, wówczas do Wniosku naleŝy dołączyć stosowne upowaŝnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeŝeli osoba/osoby 24

podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. Podpisy poświadczające kopie dokumentów za zgodność z oryginałem muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innych właściwych dokumentach potwierdzających sposób reprezentacji Wnioskodawcy. Przed przesłaniem Wniosku o dofinansowanie do Operatora zalecane jest, aby Wnioskodawca dokładnie zapoznał się z kryteriami oceny formalnej i merytorycznej zawartymi w poszczególnych siatkach ocen w punktach [5.3] oraz [5.4] niniejszego Podręcznika. 25

V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE 5.1. Informacje podstawowe Przyjmowanie Wniosków o dofinansowanie trwa do czasu, kiedy wpłyną wszystkie Wnioski o dofinansowanie nadane przed upływem terminu ich składania tj. przed upływem terminu zamknięcia danego naboru Wniosków. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia Wniosku i odrzucenia go z przyczyn formalnych w przypadku wpłynięcia Wniosku do siedziby Operatora później niŝ 20 dni roboczych licząc od daty zamknięcia naboru. Koperty z Wnioskami o dofinansowanie otwierane są w siedzibie Operatora z zachowaniem poufności otrzymanych informacji. 5.2. Ocena administracyjna. KaŜdy Wniosek o dofinansowanie wprowadzany jest do bazy danych Operatora, gdzie zostaje mu nadany numer identyfikacyjny. Informacja o nadanym numerze przekazywana jest Wnioskodawcy przy pomocy tego numeru Wnioskodawca będzie uzyskiwał wszelkie informacje na temat Wniosku. Na tym etapie pracownicy administracyjni Operatora dokonują weryfikacji Wniosku pod kątem jego kompletności i zgodności ze wzorem. Sprawdzeniu podlegają takŝe załączniki. W przypadku stwierdzenia opisanych poniŝej błędów Operator informuje Wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia brakujących elementów. Dopuszczalne jest dokonanie korekty WYŁĄCZNIE następujących błędów: brak wersji elektronicznej Wniosku, brak elementów załączników (np. strony z KRS, strony statutu itp.), brak kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników dołączonych do Wniosku (w przypadku przedłoŝenia kopii dokumentów), brak podpisów na przedstawionych załącznikach. WAśNE Wniosek musi być kompletny, nie będzie moŝliwości uzupełniania brakujących stron Wniosku. Nie będzie moŝliwe uzupełnianie w całości brakujących załączników do Wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów, brak jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych. Niedołączenie oświadczenia de minimis (niezaleŝnie od faktu czy Wnioskodawca otrzymał w przeszłości pomoc publiczną czy nie) skutkować będzie odrzuceniem Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych brak wymaganego załącznika. Brak podpisu/podpisów osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wnioskodawcy na oryginale Wniosku o dofinansowanie spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych. Podpisy złoŝone na Wniosku muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy. W przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niŝ jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, naleŝy dołączyć stosowne upowaŝnienie dla 26

osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeŝeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku. Informacje o błędach będą wysyłane do Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mailem) na adres podany we Wniosku oraz faksem. Pisemne wyjaśnienia Wnioskodawcy lub uzupełnienia do Wniosku o dofinansowanie muszą wpłynąć do siedziby Operatora (faksem na numer 022 339 45 46 lub drogą e-mailową na adres sfp@ecorys.pl) nie później niŝ w przeciągu 10 dni roboczych od daty wysłania przez Operatora powiadomienia (informacji o wymaganych uzupełnieniach). Dokumenty wysłane faksem lub drogą elektroniczną naleŝy równocześnie przesłać listem poleconym. W przypadku przekroczenia przez Wnioskodawcę terminu 10 dni roboczych Wniosek zostanie odrzucony z powodów formalnych. Wnioski będą odrzucane takŝe wówczas, gdy Wnioskodawca nie złoŝy wszystkich uzupełnień wskazanych przez Operatora. Po uzupełnieniu wszystkich braków lub upływie terminu wyznaczonego przez Operatora na poprawę błędów administracyjnych Wniosek o dofinansowanie zostaje przekazany do oceny formalnej. 5.3. Ocena formalna Ocena formalna polega na sprawdzeniu, czy Wniosek o dofinansowanie spełnia wszystkie wymagania formalne zgodnie z Kartą oceny formalnej Wniosków o dofinansowanie złoŝonych w ramach Funduszu Partnerskiego zamieszczoną poniŝej. Aby Wniosek o dofinansowanie mógł być przekazany do oceny merytorycznej, konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów formalnych wskazanych w karcie oceny formalnej. Niespełnienie nawet jednego z tych kryteriów spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W takiej sytuacji Wnioskodawca otrzymuje informację (faksem lub drogą elektroniczną oraz listem poleconym) o odrzuceniu Wniosku z podaniem przyczyny (np. złoŝenie Wniosku przez nieuprawnionego Wnioskodawcę, brak załącznika, niewłaściwa informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej). Oryginały Wniosków odrzuconych będą przechowywane przez Operatora. Kopie Wniosków odrzuconych Wnioskodawca moŝe odebrać osobiście (po wcześniejszym powiadomieniu Operatora) w terminie 20 dni roboczych od daty otrzymania informacji o odrzuceniu Wniosku. Po tym okresie kopie Wniosków o dofinansowanie zostaną zniszczone. 27

Kryteria oceny formalnej Wniosku o dofinansowanie Kryterium TAK NIE Poprawność Wniosku o dofinansowanie Czy Wniosek jest kompletny (czy jest zgodny z wzorem i czy wszystkie pola przewidziane do wypełnienia zostały wypełnione w języku polskim)? Czy Wniosek złoŝono w terminie? Czy Wniosek jest podpisany przez osobę/osoby upowaŝnione do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy? Czy w przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niŝ jest to określone w KRS lub innych dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji dołączono stosowne upowaŝnienie/pełnomocnictwo dla osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek? Czy złoŝono oryginał Wniosku, 2 kopie oraz wersję elektroniczną? Czy okres realizacji projektu obejmuje właściwe ramy czasowe (nie dłuŝej niŝ do 30 września 2014 roku)? Czy budŝet projektu jest kompletny? Czy prawidłowo zostały wypełnione pola w zestawieniu i kosztach działań, budŝecie i harmonogramie finansowym projektu oraz harmonogramie realizacji w projekcie? Czy Wniosek zawiera jedynie działania nieinwestycyjne/ miękkie i nie zawiera działań inwestycyjnych/ twardych? Czy Wnioskodawca przesłał w terminie stosowne wyjaśnienia i uzupełnienia do wniosku (jeŝeli dotyczy)? Spełnianie kryteriów dotyczących aplikującego Wnioskodawcy Czy Wnioskodawca spełnia kryteria podmiotów wspieranych przez środki Funduszu Partnerskiego? Spełnianie kryteriów dotyczących partnera projektu Czy Wnioskodawca zapewnia w projekcie udział przynajmniej jednego kwalifikowalnego partnera ze Szwajcarii? Spełnianie kryteriów dotyczących ilości złoŝonych Wniosków Czy Wnioskodawca złoŝył tylko jeden Wniosek o dofinansowanie? Zgodność wnioskowanych kwot dofinansowania z zasadami Funduszu Partnerskiego Czy wnioskowana kwota dofinansowania mieści się w granicach: od 10 000 CHF do 250 000 CHF? 28

Czy kwota kosztów związanych z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy (G.5) nie przekracza 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu? Czy kwota kosztów personelu zarządzającego projektem (G.6) nie przekracza 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu? Czy kwota kosztów partnera/partnerów nie przekracza 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu? Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny w wysokości minimum 10% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych? Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny finansowy w wysokości minimum 2% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych? Czy Wnioskodawca będący jednostką samorządu terytorialnego zapewnia wkład własny finansowy w wysokości minimum 10% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych? Załączniki Czy do Wniosku załączono: - oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione statutu, umowy lub innego równowaŝnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego), - oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby upowaŝnionej do reprezentowania Wnioskodawcy, wydane nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed dniem złoŝenia Wniosku(nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego),w - oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione dokumentu o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta bądź innego równowaŝnego dokumentu np. zaświadczenia z Państwowej Komisji Wyborczej - przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, - oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione dokumentów określających sytuację finansową Wnioskodawcy: zatwierdzony przez uprawniony organ bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy. W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego nie wymaga się przedstawienia dokumentów określających sytuację finansową). - list intencyjny partnera/listy intencyjne partnerów projektu (oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione), - wyciąg z rachunku Wnioskodawcy, informację z banku lub informację ze spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niŝ wartość planowanego wkładu własnego finansowego), wystawioną nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia wniosku (w 29

przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca). W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŝszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnienie wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania. JeŜeli wkładu finansowego nie zapewnia Wnioskodawca naleŝy złoŝyć 2 dokumenty a) oświadczenie Partnera projektu lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości planowanego wkładu finansowego oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Partner lub Sponsor posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niŝ wartość planowanego wkładu finansowego w projekcie), wystawione nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia wniosku (dopuszczalny jest równieŝ wyciąg bankowy partnera lub sponsora). W przypadku gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner bądź Sponsor będący jednostka samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złoŝyć tylko 1 dokument - pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŝ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie. - oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) w formacie wskazanym przez Operatora. Akceptacja wniosku i przekazanie do oceny merytorycznej Tak Nie Odwołania JeŜeli Wnioskodawca nie zgadza się z oceną formalną, moŝe w ciągu 10 dni roboczych od dnia wysłania przez Operatora decyzji informującej o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z przyczyn formalnych, złoŝyć pisemne odwołanie od tej decyzji. Odwołanie naleŝy złoŝyć w 2 formach: a) faksem na numer (22) 339 45 46 lub drogą elektroniczną na adres sfp@ecorys.pl oraz b) listem poleconym na adres Operatora: ECORYS Polska, ul. Łucka 2/4/6, 00 845 Warszawa Odwołanie Wnioskodawcy od decyzji o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych zostanie rozpatrzone przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich w ciągu 14 dni roboczych licząc od dnia, w którym Operator otrzyma (drogą elektroniczną lub faksem) ostatnie pismo z odwołaniem. Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich składa się z co najmniej 2 ekspertów mających kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z sektorem samorządowym, z co najmniej 1 eksperta mającego kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z działaniami partnerów społecznych, przynajmniej 1 eksperta mającego wiedzę i doświadczenie dotyczące sektora pozarządowego oraz w roli obserwatorów - przedstawicieli Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia odwołania, Wniosek zostanie przekazany do oceny merytorycznej w ramach naboru, do którego został złoŝony. 30

WAśNE Nie ma moŝliwości odwołania od oceny merytorycznej, przedmiotem odwołania moŝe być jedynie ocena formalna. 5.4. Ocena merytoryczna Wszystkie Wnioski o dofinansowanie spełniające kryteria formalne przechodzą do oceny merytorycznej, która jest przeprowadzana według ujednoliconych formularzy, zawierających kryteria oceny i liczbę punktów jaką moŝna przyznać za dane kryterium. W wyniku oceny merytorycznej sporządzana zostaje przez Operatora lista rankingowa projektów, która ostatecznie zostaje zatwierdzona przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich. Maksymalna liczba punktów, jaką moŝna uzyskać w trakcie oceny wynosi 200 punktów. Projekty muszą otrzymać przynajmniej 130 punktów, aby zostały wpisane na listę rankingową. Jednocześnie muszą one uzyskać co najmniej 50% punktów w ramach pierwszego kryterium oceny merytorycznej Kryterium spójności. Projekty, które nie uzyskają minimum 130 punktów, lub nie uzyskają co najmniej 10 punktów w ramach pierwszego kryterium, zostają odrzucone. 31

5.4.1. Kryteria oceny merytorycznej NAZWA KRYTERIUM OPIS KRYTERIUM LICZBA ZDOBYTYC H PUNKTÓW MAKSYMA LNA LICZBA PUNKTÓW KOMENTARZE I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI - maksymalnie 20 punktów Kryterium to ocenia czy projekt zgodny jest z celami i zakresem działań Funduszu Partnerskiego. Uprawnione działania w ramach Funduszu Partnerskiego: 20 punktów - projekt moŝe otrzymać wówczas, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane oraz wpisują się w cele, obszary działań oraz załoŝenia Funduszu Partnerskiego, 1) Projekty partnerskie mają na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdraŝanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe (szczebla lokalnego lub regionalnego), instytucje i partnerów społecznych w celu: a) promowania i wymiany najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie podmiotów partnerskich/instytucji, lub b) zapewnienia transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie b) działania zaproponowane do realizacji w pełni wpisują się w cele Funduszu Partnerskiego c) Wnioskodawca poprawnie wybrał i wskazał obszar działań, w jaki wpisują się planowane działania projektowe, d) z celów projektu postawionych przez Wnioskodawcę jasno wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) cele sformułowane przez Wnioskodawcę są: - konkretne (jasno wynika z nich co ma się zmienić w wyniku realizacji projektu); - dotyczą precyzyjnie określonego obszaru (wskazano teren działań 20 32

podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwzięć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi, 2) Projekty partnerskie mają na celu tworzenie/wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych (szczebla lokalnego lub regionalnego), instytucji i partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu. Tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy moŝe mieć formę: wspólnych spotkań, wizyt studyjnych, wizyt, wspólnych konferencji, działań informacyjnych, innych podobnych działań. Spełnienie kryterium spójności jest kluczowym elementem oceny merytorycznej. Zadaniem osoby oceniającej jest sprawdzenie następujących informacji przedstawionych przez Wnioskodawcę: 1) Czy cel główny projektu oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane i czy wpisują się w cele i załoŝenia Funduszu Partnerskiego? 2) W jakim zakresie dany projekt będzie realizował cele Funduszu Partnerskiego? projektowych), - są określone i zamknięte w konkretnym czasie, - są realne do zrealizowania (adekwatne do moŝliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację wszystkich polityk horyzontalnych 19-15 punktów projekt moŝe otrzymać, gdy: a) w odniesieniu do celów i obszarów działań Funduszu Partnerskiego cel główny projektu został jasno i precyzyjnie opisany, natomiast cele szczegółowe sformułowano mało precyzyjnie jednak w toku oceny moŝliwe jest przypisanie działań do załoŝeń Funduszu Partnerskiego b) zaproponowane działania wpisują się w cele Funduszu Partnerskiego c) Wnioskodawca poprawnie wybrał obszar działań Funduszu Partnerskiego. Zaproponowane działania w przewaŝającej większości wpisują się w wybrany obszar. d) z celów postawionych przez Wnioskodawcę wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) cele sformułowane przez Wnioskodawcę w większości są: 3) Czy planowane cele oraz działania wpisują się w - konkretne, odpowiednie obszary działań Funduszu Partnerskiego? - dotyczą określonego obszaru (wskazano teren działań projektowych), 33

4) Czy Wnioskodawca prawidłowo wybrał odpowiedni obszar działań? 5) Czy z celów projektu postawionych przez Wnioskodawcę jasno wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie jej beneficjentem? 6) Czy cel (cele projektu) postawiony przez Wnioskodawcę jest konkretny, mierzalny, odnosi się do precyzyjnie określonego obszaru, jest określony w czasie i czy jest realny do zrealizowania? 7) Czy i jak projekt wpływa na realizację polityk horyzontalnych: zrównowaŝony rozwój, równość szans oraz dobre zarządzanie? - są określone w konkretnym czasie, - są realne do zrealizowania (adekwatne do moŝliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację przynajmniej jednej z polityk horyzontalnych. 14-10 punktów projekt moŝe otrzymać, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są mało precyzyjnie jednak w toku oceny moŝliwe jest przypisanie działań do celów i załoŝeń Funduszu Partnerskiego, b) zaproponowane działania w większości wpisują się w cele Funduszu Partnerskiego, c) Wnioskodawca nie wybrał odpowiedniego obszaru działań, jednak w toku oceny moŝliwe jest przyporządkowanie działań planowanych do realizacji do konkretnego obszaru, d) z celów postanowionych przez Wnioskodawcę ogólnie wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) projekt odnosi się do polityk horyzontalnych na ogólnym poziomie. Projekty, które otrzymają mniej niŝ 10 punktów w ramach niniejszego kryterium nie będą podlegały dalszej ocenie merytorycznej (nie będą oceniane w pozostałych ośmiu kryteriach) i tym samym nie będą wpisane na listę rankingową oraz nie otrzymają dofinansowania. 34

9-1 punktów projekt otrzymuje wówczas gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są bardzo ogólnie i w toku oceny nie ma moŝliwości przypisania działań do załoŝeń Funduszu Partnerskiego lub postawione cele tylko w nieznacznym stopniu wpisują się w cele, obszary działań oraz załoŝenia Funduszu Partnerskiego, b) zaproponowane działania w większości nie wpisują się w cele Funduszu Partnerskiego, c) Wnioskodawca nie wskazał odpowiedniego obszaru działań, a w toku oceny bardzo trudno jest określić obszar tematyczny oraz powiązać go z określonymi celami Funduszu Partnerskiego, Ta sytuacja moŝe dotyczyć w szczególności Wnioskodawców zaznaczających więcej niŝ jeden obszar działań, które nie będą ze sobą w sposób jasny i precyzyjny powiązane. d) z celów postanowionych przez Wnioskodawcę nie wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany e) projekt nie ma wpływu na realizację polityk horyzontalnych. 0 punktów jeŝeli projekt swoimi działaniami w ogóle nie pokrywa się z celami, zakresem tematycznym oraz załoŝeniami Funduszu Partnerskiego. W toku oceny nie ma moŝliwości przypisania Ŝadnego z działań do któregoś z obszaru działań Funduszu Partnerskiego. 0 punktów za powyŝsze kryterium przyznawane jest równieŝ, gdy: działania zaplanowanie w projekcie polegają na pomocy doraźnej (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno-bytowej), 35

działania mają na celu jedynie finansowanie bieŝących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting (przekazywanie otrzymanych środków lub ich części innym podmiotom), działania w projekcie mają charakter komercyjny (są realizowane dla osiągnięcia zysku), działania w projekcie mają charakter polityczny (są związane z działalnością partii politycznych i organizacji je wspierających), działania w projekcie mają charakter religijny (związane są ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej) działania w projekcie są związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu. Liczba punktów uzyskanych w ramach tego kryterium jest czynnikiem decydującym o tym, czy projekt będzie podlegał dalszej ocenie. W przypadku uzyskania mniej niŝ 10 punktów projekt nie będzie dalej oceniany i zostanie odrzucony. II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU (Uzasadnienie realizacji projektu określa zasadność wydatkowania środków na obszar tematyczny wskazany we Wniosku o dofinansowanie) maksymalnie 30 punktów. 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU Projekt musi określać, w jakim stopniu cele projektu odpowiadają rzeczywistym potrzebom, a takŝe czy projekt jest adekwatny do zdefiniowanych potrzeb. Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 20 punktów 20 punktów projekt moŝe otrzymać wówczas gdy: a) dokładnie uzasadniono oraz dokładnie zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, Wnioskodawca wskazał precyzyjnie: - gdzie występuje problem, 20 1) Czy Wnioskodawca opisuje potrzeby, które mają 36

być zaspokojone dzięki realizacji projektu? 2) Czy cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb? 3) Na jakiej podstawie, z wykorzystaniem jakich źródeł informacji, wiedzy Wnioskodawca definiuje i opisuje potrzeby oraz cele projektu. Czy źródła wiedzy są rzetelne, wiarygodne? 4) Czy i w jakim stopniu potrzeby, cele opisane we Wniosku są ze sobą spójne i adekwatne do obszarów działań i załoŝeń Funduszu Partnerskiego? - kogo dotyczy, - jaka jest istota problemu, - czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia odpowiednich działań, - czy planowane działania projektowe, są lub były realizowane na tym samym terenie przez inne podmioty, b) cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje skąd wie o problemie i jego skali. Powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, realizowane przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje) d) przedstawione potrzeby i cele są spójne i adekwatne do obszarów działań i załoŝeń Funduszu Partnerskiego. 19 10 punktów - projekt moŝe uzyskać gdy: a) stosunkowo dokładnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a Wnioskodawca wskazał tylko część z poniŝszych elementów: - gdzie występuje problem, - kogo dotyczy, - jaka jest istota problemu, - czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia 37

odpowiednich działań, - czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu b) Cele projektu w większości adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb. c) Wnioskodawca wykazał z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje skąd wie o problemie i jego skali. W niewielkim stopniu powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) Przedstawione potrzeby i cele w większości są spójne i adekwatne do obszarów działań i załoŝeń Funduszu Partnerskiego. 9-1 punktów - projekt moŝe uzyskać wówczas, gdy: a) ogólnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a w toku oceny trudno jest stwierdzić dokładnie - gdzie występuje problem, - kogo dotyczy, - jaka jest istota problemu, - czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia odpowiednich działań, - czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu 38

b) nie wszystkie cele projektu adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca ogólnie wskazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Brak powołania się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) przedstawione potrzeby i cele w większości nie są spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i załoŝeń Funduszu Partnerskiego. 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił uzasadnienia potrzeby realizacji projektu lub przedstawione uzasadnienie jest zupełnie nieadekwatne do realizacji projektu. 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 10 punktów: Czy i w jakim zakresie projekt ma wpływ na zaspokojenie potrzeb grup docelowych? Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: 1) Czy Wnioskodawca jasno definiuje grupy docelowe do których skierowane są działania projektowe? 10 punktów projekt moŝe otrzymać, gdy: a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały jasno i dokładnie zdefiniowane, b) korzyści dla grup docelowych płynące z realizacji projektu są dokładnie przedstawione i bezsprzeczne. Działania zaproponowane w projekcie odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. 10 2) W jakim zakresie zdefiniowane wyŝej potrzeby będą zaspokojone dzięki realizacji projektu. Czy zaplanowane działania są odpowiednie do opisanych potrzeb i czy będą prowadzić do osiągnięcia 9-6 punktów projekt moŝe otrzymać, gdy: a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały zdefiniowane, 39

zamierzonych korzyści. Zaspokojenie potrzeb grup docelowych zdefiniowanych w projekcie, a takŝe zakres korzyści, jakie płyną z realizacji przedsięwzięcia dla ostatecznych odbiorców decyduje o przydatności i sensie realizacji projektu. b) większość korzyści płynących z realizacji projektu dla grup docelowych zostało przedstawionych i są one bezsprzeczne. Zaproponowane w projekcie działania w większości odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych korzyści. 5 1 punktów projekt moŝe otrzymać, gdy: a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały ogólnie zdefiniowane, b) ogólnie wskazano korzyści płynące z realizacji projektu dla grup docelowych lub/i wpływ projektu na grupy docelowe budzi wątpliwości zaproponowane działania nie odpowiadają w pełni na zdefiniowane potrzeby. 0 punktów jeŝeli nie zostały zdefiniowane grupy docelowe lub przedstawione działania projektowe w ogóle nie mają wpływu na zaspokojenie potrzeb grup docelowych i nie prowadzą do Ŝadnych korzyści. III ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY I PARTNERA DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU - maksymalnie 30 punktów 1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE WNIOSKODAWCY Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1) Czy Wnioskodawca posiada wystarczające, odpowiednie zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do skutecznego wdraŝania projektu? Czy osoby zaangaŝowane w realizacje projektu mają odpowiednie doświadczenie? W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać 10 punktów Zdolność Wnioskodawcy do sprawnej i płynnej realizacji projektu jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich zasobów kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego wdraŝania projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza organizacyjnego. 10 punktów wówczas gdy: a) Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje 10 40

2) Czy Wnioskodawca wskazuje, jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz podział zadań i kompetencji kadry kluczowej zaangaŝowanej w realizację projektu? 3) Czy i w jakim stopniu Wnioskodawca posiada odpowiednie zasoby lokalowe i wyposaŝenie, aby móc sprawnie zrealizować projekt? wszystkich kluczowych osób, które zaangaŝowane będą w realizację projektu. Kadra ma odpowiednie doświadczenie i kompetencje, b) dokładnie wskazano jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz szczegółowo przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangaŝowanej w realizację projektu, c) Wnioskodawca dokładnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposaŝenie), które jest wystarczające do realizacji projektu..9 6 punktów wówczas, gdy: a) wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu oraz opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób. Na podstawie przedstawionego opisu moŝna stwierdzić, Ŝe Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu), b) wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu. Przedstawiono podział zadań dotyczących większości kadry kluczowej zaangaŝowanej w realizację projektu, c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposaŝenie), jednak moŝna wnioskować Ŝe jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 5-1 punktów wówczas, gdy: a) wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu, jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na ogólnym poziomie, Z przedstawionego opisu nie wynika 41

jednoznacznie, czy Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, b) ogólnie wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu oraz pobieŝnie przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangaŝowanej w realizację projektu, c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposaŝenie). Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił ani kadry, która zaangaŝowana miałaby być w realizację projektu ani posiadanego zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposaŝenie) lub przedstawione zasoby kadrowe i organizacyjne są nieadekwatne i niewystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 2. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE PARTNERA W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 10 punktów: Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na 1) Czy zaangaŝowany w projekt partner (bądź partnerzy) posiada wystarczające, odpowiednie zasoby kadrowe (przygotowane merytorycznie) niezbędne do skutecznego wdraŝania projektu? Czy osoby zaangaŝowane w realizację projektu mają odpowiednie doświadczenie? 2) Czy i w jakim stopniu partner (partnerzy) posiada odpowiednie zasoby lokalowe i wyposaŝenie, aby sprawnie zrealizować projekt? Zdolność partnera (partnerów) do sprawnej i płynnej realizacji projektu jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich zasobów kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego wdraŝania projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza organizacyjnego. 10 punktów wówczas, gdy: a) Partner (partnerzy) posiada wystarczające zasoby kadrowe (przygotowane merytorycznie) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje osób, które zaangaŝowane będą do realizacji projektu. Kadra ma 10 42

odpowiednie doświadczenie i kompetencje, b) Partner posiada zaplecze organizacyjne (lokal, wyposaŝenie), które jest wystarczające do realizacji projektu..9 6 punktów wówczas, gdy: a) wypisano osoby zaangaŝowane w projekt ze strony partnera oraz opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób. Z przedstawionego opisu moŝna wnioskować, Ŝe partner posiada wystarczające zasoby kadrowe (przygotowane merytorycznie) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu), b) ogólnie przedstawiono zaplecze organizacyjne partnera (lokal, wyposaŝenie), jednak moŝna wnioskować Ŝe jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 5-1 punktów wówczas, gdy: a) Wypisano osoby zaangaŝowane w projekt ze strony partnera, jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na ogólnym poziomie. Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy partner posiada wystarczające zasoby kadrowe (przygotowane merytorycznie) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, b) ogólnie przedstawiono zaplecze organizacyjne partnera (lokal, wyposaŝenie). Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 0 punktów nie przedstawiono kadry ze strony partnera (partnerów), która zaangaŝowana miałaby być w realizację projektu ani posiadanego zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposaŝenie) lub przedstawione zasoby kadrowe i organizacyjne są nieadekwatne i niewystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 43

3. DOŚWIADCZENIE Czy Wnioskodawca oraz/lub partner ma doświadczenie w realizacji projektów partnerskich o podobnym charakterze? W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać 10 punktów: Posiadanie doświadczenia w realizacji podobnych projektów obejmujących rozwój i aktywizację formuły partnerstwa, w szczególności partnerstwa międzynarodowego wskazuje, Ŝe Wnioskodawca oraz/lub partner mają minimalną wiedzę praktyczną w tym zakresie. 10 punktów Wnioskodawca oraz/lub partner ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów partnerskich w zbliŝonym obszarze działań i w ciągu ostatnich 5 lat zrealizował i zakończył podobne projekty obejmujące partnerstwo międzynarodowe, 9-5 punktów Wnioskodawca oraz/lub partner posiada ogólne doświadczenie w realizacji projektów w zakresie partnerstwa o kwocie równej lub większej od kwoty o którą obecnie wnioskuje, lecz nigdy nie zrealizował projektów obejmujących rozwój i aktywizację formuły partnerstwa międzynarodowego/ lub realizował projekty w formule partnerstwa międzynarodowego, ale o kwocie mniejszej od tej o którą wnioskuje, 10 4-1 - Wnioskodawca oraz/lub partner posiada niewielkie doświadczenie w realizacji projektów w zakresie partnerstwa i nigdy nie realizował projektów w partnerstwie międzynarodowym. Dotychczasowe zrealizowane projekty były mniejsze od kwoty, o którą wnioskuje. 0 punktów - Wnioskodawca ani partner nie mają doświadczenia w realizacji projektów partnerskich IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU maksymalnie 60 punktów 1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ Czy projekt jest wewnętrznie spójny (logicznie W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 15 punktów: Aby we właściwy sposób zdefiniować planowane przedsięwzięcie, 15 44

sformułowany)? Osoba dokonująca oceny sprawdza: a) racjonalność i spójność planowanych działań, czy projekt stanowi spójną całość i czy działania zaplanowane są w sposób logiczny i przejrzysty, b) dostosowanie działań do zakładanych rezultatów, c) czy przedstawione działania są moŝliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie? naleŝy opisać je w sposób spójny i logiczny, a więc z opisu zawartego we Wniosku musi wynikać jednoznacznie: poprzez jakie działania Wnioskodawca zamierza realizować cele projektu, jakie są koszty i korzyści wynikające z realizacji projektu. 15 punktów wówczas, gdy: a) wszystkie planowane działania są racjonalne i spójne, a projekt stanowi logiczną całość. Działania zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają, b) wszystkie działania dostosowane zostały do zakładanych rezultatów, a realizacja tych działań powinna doprowadzić do osiągnięcia oczekiwanych korzyści, c) wszystkie zaplanowane działania są moŝliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. 14 8 punktów wówczas gdy: a) większość planowanych działań jest racjonalnych i spójnych, a projekt generalnie stanowi logiczną całość. Działania w większości zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają, b) większość działań dostosowanych zostało do zakładanych rezultatów, a realizacja tych działań powinna doprowadzić do osiągnięcia większości oczekiwanych korzyści, c) działania w większości moŝliwe są do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. 7 1 punktów wówczas, gdy: a) część planowanych działań nie jest racjonalnych i spójnych, a 45

projekt miejscami nie stanowi logicznej całość. Nie wszystkie działania wzajemnie się uzupełniają. b) część działań nie zostało dostosowanych do zakładanych rezultatów oraz istnieje wątpliwość, czy ich realizacja doprowadzi do osiągnięcia oczekiwanych korzyści, c) co do części działań istnieje wątpliwość, czy będą moŝliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie, 0 punktów projekt jest niespójny wewnętrznie. Brakuje logicznych powiązań między poszczególnymi elementami jego realizacji. (przedstawione działania nie uzupełniają się wzajemnie). Działania nie zostały dostosowane do zakładanych rezultatów i oczekiwanych korzyści. Realizacja działań wydaje się niemoŝliwa w ramach zaproponowanego harmonogramu. 2. OPIS DZIAŁAŃ W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać 15 punktów: Czy działania zostały precyzyjnie określone? Osoba dokonująca oceny sprawdza, czy zaplanowane działania są opisane w sposób dokładny, przejrzysty i wyczerpujący. Czy podano poszczególne etapy realizacji działań projektowych, określono czas ich trwania, oraz osoby odpowiedzialne za ich prawidłową realizację? Działania projektu muszą być precyzyjnie opisane i zawierać takie elementy jak: zakres działania, czas realizacji działania, osoby/organizacje odpowiedzialne za zrealizowanie danego działania oraz biorące udział w jego realizacji, budŝet działania, rolę partnera projektu w realizacji działania. 15 punktów wówczas, gdy wszystkie działania opisane są w sposób dokładny i wyczerpujący. Co do kaŝdego działania Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 15 14 8 punktów wówczas, gdy większość działań opisanych zostało w sposób dokładny i przejrzysty. Co do większości działań Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) 46

osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 7 1 punktów wówczas gdy część działań opisanych zostało w sposób mało dokładny i przejrzysty. Nie we wszystkich działaniach przedstawiono: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 0 punktów przedstawione działania zostały tylko zasygnalizowane i w ogóle nie mają takich informacji jak a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDśETU Czy budŝet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany? Czy szczegółowo przedstawiono koszty poszczególnych działań? W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać 20 punktów: O racjonalności budŝetu stanowi m.in. zgodność z wytycznymi, konieczność i realność wydatków (są określone na rynkowym poziomie), spójność planu finansowego w odniesieniu do poszczególnych działań. 20 punktów wówczas, gdy: Czy i w jakim stopniu zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami projektowymi oraz czy nakłady finansowe są adekwatne do planowanych rezultatów? Czy wydatki określono na poziomie rynkowym? a) budŝet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany, b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty wszystkich poszczególnych działań, c) wszystkie zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami. Nakłady są adekwatne do planowanych rezultatów, 20 d) Wszystkie wydatki określono na poziomie rynkowym. 47

19-10 punktów wówczas, gdy: a) budŝet projektu w większości jest jasno i racjonalnie skonstruowany, b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty większości poszczególnych działań, c) większość zaproponowanych kosztów jest zasadnych, niezbędnych i logicznie powiązanych z poszczególnymi działaniami. Nakłady w większości są adekwatne do planowanych rezultatów, d) większość wydatków określono na poziomie rynkowym. 9-1 punktów wówczas, gdy: a) budŝet projektu skonstruowany jest ogólnie i mało czytelnie, b) Wnioskodawca nie przedstawił szczegółowo kosztów poszczególnych działań, c) część zaproponowanych kosztów wydaje się niezasadna i zbędna oraz trudno jest je powiązać z poszczególnymi działaniami. Część nakładów nie jest adekwatna do planowanych rezultatów, d) część wydatków wydaje się zawyŝona. 0 punktów budŝet projektu skonstruowany jest nieczytelnie i na bardzo ogólnym poziomie, brak przedstawienia poszczególnych kosztów działań lub przedstawione koszty są nieracjonalne, zawyŝone i zupełnie nieadekwatne do planowanych rezultatów. 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Czy właściwie określono koszty kwalifikowane w ramach poszczególnych kategorii budŝetowych W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać 10 punktów. W ramach budŝetu przedstawionego przez Wnioskodawcę sprawdzana będzie zgodność rodzaju kosztów kwalifikowanych z 10 48

wydatków projektu? Czy poszczególne wydatki przypisane są do odpowiednich grup kosztów? Czy wszystkie koszty przedstawione w budŝecie moŝna uznać za koszty kwalifikowane? Czy przedstawiony wkład własny rzeczowy jest zgodny z procedurami (jeŝeli dotyczy)? zakresem poszczególnych kategorii budŝetowych wydatków określonych w wytycznych dla Wnioskodawców 10 punktów wówczas, gdy: a) Ŝadne koszty przedstawione w budŝecie nie budzą wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budŝetowej wydatków - poszczególne wydatki przypisane zostały do odpowiednich grup kosztów, b) wszystkie koszty przedstawione w budŝecie moŝna uznać za koszty kwalifikowane, c) wkład własny rzeczowy zgodny jest z procedurami (jeŝeli dotyczy). 9 6 punktów wówczas, gdy: a) większość kosztów przedstawionych w budŝecie nie budzi wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budŝetowej wydatków - większość wydatków przypisanych zostało do odpowiednich grup kosztów, b) koszty przedstawione w budŝecie moŝna uznać za koszty kwalifikowane, c) wkład własny rzeczowy w większości zgodny jest z procedurami (jeŝeli dotyczy). 5 1 punktów wówczas, gdy: a) część kosztów przedstawionych w budŝecie budzi wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budŝetowej wydatków. Niektóre wydatki przypisane zostały do nieodpowiednich 49

grup kosztów, b) nie wszystkie koszty przedstawione w budŝecie moŝna uznać za koszty kwalifikowane, c) część wkładu własnego rzeczowego nie jest zgodna z procedurami (jeŝeli dotyczy). V. PARTNERSTWO - maksymalnie 30 punktów 0 punktów wszystkie koszty przypisano do błędnych kategorii budŝetowych. Większość kosztów przedstawionych w budŝecie moŝna uznać za koszty niekwalifikowane. Wkład własny rzeczowy jest niezgodny z procedurami (jeŝeli dotyczy). Czy i w jaki sposób udział partnerów wzmacnia potencjał projektu? Charakter i formuła partnerstwa polskich i szwajcarskich jednostek samorządu terytorialnego, instytucji i partnerów społecznych stanowi kolejny kluczowy element oceny merytorycznej. Zadaniem osoby oceniającej jest weryfikacja informacji przedstawionej przez beneficjenta w zakresie: 1) Czy w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu, tzn. czy w trakcie przygotowywania wniosku przeprowadzono niezbędne konsultacje i wymianę informacji w zakresie realizacji planowanych w projekcie działań? Czy określono wzajemne oczekiwania i potrzeby, które mają być zaspokojone w W tym kryterium moŝna uzyskać maksymalnie 30 punktów: Realizacja przedsięwzięcia powinna słuŝyć w szczególności zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy organizacjami z Polski a Konfederacji Szwajcarii. 30 punktów moŝna uzyskać wówczas, gdy: a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu. Przeprowadzono niezbędne konsultacje i wymianę informacji w zakresie realizacji działań planowanych w projekcie oraz określono wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego partnerstwa, b) szczegółowo opisano działania, które mają być realizowane w ramach partnerstwa oraz przedstawiono podział kompetencji osób, które będą zaangaŝowane w realizację projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy jak i partnera/partnerów projektu. Informacje te 30 50

ramach planowanego partnerstwa? 2) Czy zaplanowane w projekcie działania oraz podział kompetencji osób (które będą zaangaŝowane w realizację projektu) zostały szczegółowo opisane w listach intencyjnych partnerów załączonych do Wniosku? 3) Czy opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę by sądzić, Ŝe wszystkie planowane działania są realistyczne do zrealizowania i zapewnią wysoką wartość dodaną dla obu stron? 4) Czy partnerstwo planowane w projekcie jest faktyczne i nie ma charakteru podwykonawstwa? Czy partner planowany w projekcie będzie uczestniczył w realizacji działań na kaŝdym etapie realizacji projektu: we wdraŝaniu, rozliczaniu i monitorowaniu działań projektowych? 5) Czy partner w znaczący sposób wzmacnia potencjał projektu i dodatnio wpływa na jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie? zawarte są równieŝ w listach intencyjnych załączonych do Wniosku, c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę by sądzić, Ŝe wszystkie planowane działania są realistyczne do zrealizowania i zapewnią wysoką wartość dodaną dla obu stron, d) partnerstwo planowane w projekcie jest faktyczne i nie ma charakteru podwykonawstwa. Partner (partnerzy) zaangaŝowany w projekt będzie uczestniczył w realizacji działań na kaŝdym etapie realizacji projektu: we wdraŝaniu, rozliczaniu i monitorowaniu działań projektowych, e) zaangaŝowany partner (partnerzy) w istotny sposób wzmacnia potencjał projektu oraz znacznie podnosi jakość realizacji zaplanowanych w projekcie działań. 29-20 punktów: a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu. Przeprowadzono konsultacje i wymianę informacji w zakresie realizacji działań planowanych w projekcie oraz ogólnie określono wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego partnerstwa, b) szczegółowo opisano większość działań, które mają być realizowane w ramach partnerstwa, oraz przedstawiono podział kompetencji większości osób, które będą zaangaŝowane w realizację projektu - ze strony zarówno Wnioskodawcy, jak i partnera/partnerów projektu. Informacje te zawarte są równieŝ w listach intencyjnych załączonych do wniosku, c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę, by sądzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania i zapewnią wartość dodaną dla obu stron, 51

d) opis partnerstwa daje podstawę by twierdzić, Ŝe planowane w projekcie partnerstwo jest faktyczne i nie ma charakteru podwykonawstwa. ZaangaŜowany w projekcie partner (partnerzy) będzie uczestniczył w realizacji działań przynajmniej w jednym z etapów realizacji projektu: we wdraŝaniu, rozliczaniu i/lub monitorowaniu działań projektowych, e) zaangaŝowany partner (partnerzy) wzmacnia potencjał projektu oraz podnosi jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie. 19 10 punktów a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu, jednak wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego partnerstwa przedstawione są ogólnie, b) szczegółowo opisano tylko połowę działań, które mają być realizowane w ramach partnerstwa oraz przedstawiono podział kompetencji tylko połowy osób, które będą zaangaŝowane w realizację projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy jak i partnera/partnerów projektu. Nie wszystkie informacje zawarte są w listach intencyjnych załączonych do wniosku. c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę by sądzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania i powinny zapewnić wartość dodaną dla obu stron. d) opis partnerstwa daje podstawę by twierdzić, Ŝe planowane w projekcie partnerstwo jest faktyczne i nie ma charakteru podwykonawstwa. ZaangaŜowany w projekcie partner (partnerzy) będzie uczestniczył w realizacji działań przynajmniej w jednym z etapów realizacji projektu: we wdraŝaniu, rozliczaniu i/lub 52

monitorowaniu działań projektowych e) z opisu partnerstwa moŝna wnioskować, Ŝe zaangaŝowany partner (partnerzy) wzmocni potencjał projektu oraz podniesie jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie. 9 1 punktów: a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził nieznaczne działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu. Przeprowadzone konsultacje i wymiana informacji w zakresie realizacji działań planowanych w projekcie wydają się niewystarczające. Bardzo ogólnie lub w ogóle nie określono wzajemnych oczekiwań i potrzeb w ramach planowanego partnerstwa. b) ogólnie opisano działania, które mają być realizowane w ramach partnerstwa oraz ogólnie przedstawiono lub w ogóle nie przedstawiono podziału kompetencji osób, które będą zaangaŝowane w realizację projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy, jak i partnera/partnerów projektu. Listy intencyjne dołączone do wniosku ogólnie określają zadania i podział kompetencji Wnioskodawcy i partnera/partnerów projektu. c) opis partnerstwa planowanego w projekcie budzi wątpliwości czy planowane działania są realistyczne do zrealizowania i czy zapewnią wartość dodaną dla obu stron, d) opis partnerstwa budzi wątpliwości partnerstwo czy planowane w projekcie jest faktyczne i czy nie ma charakteru podwykonawstwa. Partner (partnerzy) zaangaŝowany w projekt będzie uczestniczył w realizacji niewielkiej części działań projektowych, e) z opisu partnerstwa trudno jest wywnioskować, czy 53

zaangaŝowany partner (partnerzy) wzmocni potencjał projektu oraz czy podniesie jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie. 0 punktów: a) planowane partnerstwo nie zostało poprzedzone Ŝadnymi działaniami przygotowawczymi, oprócz tych wymaganych w ramach oceny formalnej (podpisanie listu intencyjnego, b) bardzo ogólnie opisano lub w ogóle nie opisano działań, które mają być realizowane w ramach partnerstwa oraz nie przedstawiono podziału kompetencji osób, które będą zaangaŝowane w realizację projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy, jak i partnera/partnerów projektu. W listach intencyjnych dołączonych do Wniosku brakuje opisu działań planowanych w ramach partnerstwa oraz podziału kompetencji osób zaangaŝowanych w realizację projektu, c) opis partnerstwa planowanego w projekcie nie daje podstaw by stwierdzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania i Ŝe zapewnią wartość dodaną dla obu stron, d) opis partnerstwa wskazuje, Ŝe ma ono głównie charakter podwykonawstwa, e) z bardzo ogólnego opisu partnerstwa lub jego braku nie moŝna wywnioskować, czy zaangaŝowany partner (partnerzy) wzmocni potencjał projektu oraz czy podniesie jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie. VI. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU maksymalnie 30 punktów 1. REZULTATY PROJEKTU W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 15 punktów. 15 Czy wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu 54

są właściwie skonstruowane? Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1) Rezultaty ilościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty ilościowe (produkty) projektu? b) czy podane zostały policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki produktu (zawierające wartości, jednostki miary), które będą mierzyć planowane rezultaty ilościowe projektu? c) czy wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku? d) czy zaproponowane wskaźniki ilościowe są moŝliwe do osiągnięcia? e) czy wskazano obiektywne/ rzetelne źródła i metody weryfikacji wskaźników? 2) Rezultaty jakościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty jakościowe projektu, czy wskazano efekty projektu w odniesieniu do korzyści dla odbiorców działań projektowych? Wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu stanowią podstawę do weryfikacji prawidłowej realizacji projektu. Aby to było moŝliwe, wskaźniki muszą jasno określać, jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie moŝna je zmierzyć, a takŝe, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia. Równie istotne jest wskazanie jak przeprowadzana będzie ich weryfikacja oraz obiektywna ocena ich osiągnięcia. 15 punktów wówczas, gdy: a) precyzyjnie określono rezultaty ilościowe oraz jakościowe projektu, b) podano policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki ilościowe (produkty) i jakościowe, c) podane wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku, d) zaproponowane wskaźniki są realne, moŝliwe do osiągnięcia, e) wskazano źródła weryfikacji wszystkich wskaźników. 14-8 punktów wówczas, gdy: a) określono rezultaty ilościowe i jakościowe projektu, b) podane wskaźniki ilościowe i jakościowe dają się zweryfikować, c) większość wskaźników jest spójnych z działaniami określonymi we Wniosku, b) czy Wnioskodawca przedstawia realne wskaźniki d) większość zaproponowanych wskaźników jest moŝliwych do osiągnięcia rezultatów projektu i wskazuje, w jaki osiągnięcia, 55

sposób będzie je mierzył? c) czy wskazano źródła weryfikacji wskaźników? e) wskazano źródła weryfikacji dla więcej niŝ połowy wskaźników. 7-1 punktów wówczas, gdy: a) nie określono rezultatów ilościowych lub jakościowych projektu, b) część podanych wskaźników ilościowych lub jakościowych jest trudna do weryfikacji, c) część wskaźników nie jest spójna z działaniami określonymi we Wniosku, d) część zaproponowanych wskaźników wydaje się niemoŝliwa do osiągnięcia i budzi wątpliwości w odniesieniu do specyfiki projektu, e) źródła weryfikacji podano tylko dla pojedynczych wskaźników. 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Czy przewiduje się kontynuowanie realizacji działań projektowych po zakończeniu finansowania projektu? Czy po zakończeniu projektu przewiduje się dalszą współpracę z partnerem/partnerami projektu? Czy projekt wzmacnia współpracę między partnerami? 0 punktów brak wskaźników lub nie są one adekwatne do opisu projektu i podejmowanych w nim działań. W ramach tego podkryterium projekt moŝe uzyskać maksymalnie 15 punktów: Kontynuowanie działań projektu po zakończeniu finansowania podkreśla potrzebę jego realizacji. Istotne znaczenie ma to, czy zostanie zapewniona dalsza realizacja projektu, biorąc pod uwagę sposoby jego finansowania przez organizację Wnioskującą lub inną. Bardzo istotne z punktu widzenia celów Funduszu Partnerskiego są równieŝ wzmocnienie i kontynuacja współpracy między partnerami po zakończeniu realizacji projektu. 15 15 punktów Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu dofinansowania projekt będzie kontynuowany w pełnym zakresie i w tym samym partnerstwie. Wskazano stabilne źródła finansowania jego dalszej realizacji. 56

14-11 punktów Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie realizacja większości działań projektowych w tym samym partnerstwie. Przedstawiono jakie to będą działania. Wskazano stabilne źródła ich finansowania. 10 7 punktów Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie tylko część działań projektowych w tym samym partnerstwie Przedstawiono, jakie to będą działania. Wskazano stabilne źródła ich finansowania. 6-4 punktów Wnioskodawca przewiduje kontynuację działań projektowych w tym samym partnerstwie, jednak ich opis oraz źródła finansowania przedstawiono ogólnie, lub Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie realizacja działań projektowych, ale juŝ nie w tej samej formule partnerskiej (nie planuje się kontynuacji współpracy z partnerem/partnerami projektu) przedstawiono, jakie działania będą kontynuowane oraz wskazano stabilne źródła ich finansowania. 3-1 punktów po zakończeniu dofinansowania Wnioskodawca nie przewiduje kontynuacji współpracy partnerskiej, ale deklaruje kontynuację części działań projektowych. Opis działań przedstawiono ogólnie. Wskazane źródła finansowania wydają się mało stabilne lub nie wskazano ich w ogóle. 0 punktów nie przewiduje się kontynuowania projektu ani współpracy partnerskiej po zakończeniu dofinansowania. 57

WYNIKI OCENY PROJEKTU NAZWA KRYTERIUM LICZBA ZDOBYTYCH PUNKTÓW WAGI (% SUMY PUNKTÓW) I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI 20 10% II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU 30 15% 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU 20 10% 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH 10 5% III. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU 30 15% 1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE WNIOSKODAWCY 10 5% 2. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE PARTNERA 10 5% 3. DOŚWIADCZENIE 10 5% IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU 60 30% 1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ 15 7,5% 2. OPIS DZIAŁAŃ 15 7,5% 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDśETU 20 10% 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW 10 5% V. PARTNERSTWO 30 15% VI. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 30 15% 1. REZULTATY PROJEKTU 15 7,5% 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 15 7,5% SUMA 200 100% 58

5.4.2. Procedura oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie Wnioski o dofinansowanie są oceniane przez asesorów, którymi są niezaleŝni eksperci mający rozległą, kompleksową i praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie pozwalające na dogłębną, specjalistyczną ocenę Wniosków wspieranych w ramach Funduszu Partnerskiego. Asesorzy mają wysokie kwalifikacje i kompetencje merytoryczne oraz charakteryzują się obiektywizmem i bezstronnością w ocenie projektów. Wszyscy asesorzy przechodzą szkolenie dotyczące zasad dokonywania oceny oraz obowiązku formułowania uwag do projektu w trakcie jej dokonywania. SłuŜy to zapewnieniu: dokonywania ocen wysokiej jakości, ujednoliconego sposobu oceniania Wniosków o dofinansowanie przez poszczególnych asesorów. Ocena będzie przebiegała zgodnie z procedurą i zasadami opisanymi w niniejszym Podręczniku. Asesorzy oceniając Wnioski przyznają punkty za poszczególne kryteria zgodnie z formularzem oceny i dokładnymi wskazówkami opisanymi powyŝej. Liczba punktów przyznanych projektowi stanowi średnią punktów przyznanych przez dwóch niezaleŝnych asesorów. Wartość punktowa jest podstawą do utworzenia listy rankingowej, która przekazywana jest do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzenia projektów partnerskich. W przypadkach, kiedy róŝnica w punktacji przyznanej przez asesorów jest większa niŝ 20% maksymalnej wartości punktowej, Wniosek o dofinansowanie jest oceniany dodatkowo przez trzeciego oceniającego - MenadŜera ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków. Po zapoznaniu się z uzasadnieniami/komentarzami sporządzonymi przez asesorów, MenadŜer dokonuje ponownej oceny Wniosku zgodnie z tabelą ocen oraz wskazówkami dotyczącymi oceny. Punkty przyznane w wyniku tej oceny stanowią podstawę do wpisania projektu na listę rankingową. MenadŜer ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków rozstrzyga równieŝ czy Wniosek przechodzi do dalszej oceny merytorycznej w przypadku, gdy jeden z asesorów nie przyznał minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium. W sytuacji, kiedy obaj asesorzy niezaleŝnie oceniając Wniosek (lub MenadŜer), nie przyznają minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium, Wniosek zostaje odrzucony. Wnioskodawca otrzyma dokładne uwagi asesorów do Wniosku, aby w ewentualnym kolejnym naborze Wniosków o dofinansowanie mógł lepiej dostosować swój Wniosek do wymagań Funduszu. Lista rankingowa projektów, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną i otrzymały co najmniej 130 punktów zostaje przedstawiona do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich. KaŜdy Komitet sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich składa się z przynajmniej 2 ekspertów mających kompleksową wiedzę i doświadczenie dotyczącą sektora samorządowego, przynajmniej 1 eksperta mającego kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z działaniami partnerów społecznych, przynajmniej 1 mającego wiedzę i doświadczenie dotyczące sektora pozarządowego. Dodatkowo, w roli obserwatorów, do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich zaproszeni są przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk. Rolą Komitetu sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich jest podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektów. Decyzja jest podejmowana po zapoznaniu się przez członków Komitetu z ocenami dokonanymi przez asesorów oraz z ich uzasadnieniem. W ściśle uzasadnionych przypadkach Komitet ma prawo dokonać zmiany oceny dokonanej przez 59

asesorów. Wówczas oprócz uwag asesorów, Wnioskodawca otrzyma uzasadnienie dokonanej zmiany. Komitet zatwierdza ostateczną listę projektów kwalifikujących się do dofinansowania ze środków Funduszu Partnerskiego. Po zatwierdzeniu przez Komitet Sterujący ostatecznej listy rankingowej projektów w danym naborze, listy projektów dofinansowanych, listy projektów odrzuconych merytorycznie, listy projektów odrzuconych na kryterium spójności oraz listy projektów odrzuconych z przyczyn formalnych, Wnioskodawcy zostaną indywidualnie powiadomieni o wynikach postępowania drogą listowną oraz dodatkowo pocztą elektroniczną w przypadku projektów dofinansowanych, wraz z uzasadnieniem oceny. WyŜej wymienione listy zostaną podane do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie ich na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Ogłoszenie wyników konkursu nastąpi w przeciągu 2 dni roboczych od momentu zatwierdzenia listy rankingowej i wyłonienia listy projektów, które otrzymają wsparcie ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego. Operator planuje rozpoczęcie procesu zawierania Umów o dofinansowanie z Wnioskodawcami, którym zostało przyznane dofinansowanie, w ciągu 3 trzech miesięcy od daty zamknięcia naboru Wniosków o dofinansowanie. Planowany termin moŝe ulec wydłuŝeniu w przypadku otrzymania bardzo duŝej ilości Wniosków, jednakŝe Operator dołoŝy wszelkich starań, aby termin ten nie był przedłuŝony o okres dłuŝszy niŝ 1 miesiąc. W przypadku wydłuŝenia terminu, o którym mowa powyŝej zostanie umieszczona stosowna informacja na stronie internetowej Operatora z podaniem szczegółów dotyczących terminu rozpoczęcia procesu zawierania Umów o dofinansowanie. 60

VI REALIZACJA PROJEKTU 6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem W przypadku przyjęcia projektu do realizacji Beneficjent otrzyma wezwanie do dostarczenia następującej dokumentacji niezbędnej w celu podpisania umowy: 1. Zaświadczenia z banku lub kopii umowy zawierającej numer rachunku bankowego utworzonego specjalnie do obsługi środków uzyskanych z Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarko - Polskiego Programu Współpracy. 2. Umowę/Umowy o partnerstwie szczegółowo definiującej zakres obowiązków i podział zadań pomiędzy podmiotami tworzącymi partnerstwo (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione). 3. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia u Operatora) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego, Ŝe Beneficjent nie zalega z regulowaniem naleŝności z tytułu podatków i innych wymaganych opłat (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione). W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŝenie w/w dokumentu nie jest wymagane. 4. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed dniem złoŝenia u Operatora) zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzającego, Ŝe Beneficjent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne (oryginału lub kopii, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione).w przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŝenie w/w dokumentu nie jest wymagane. 5. Aktualną (wydaną nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed dniem złoŝenia u Operatora) informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) wystawioną indywidualnie dla kaŝdej osoby uprawnionej do reprezentacji Beneficjenta, stwierdzającą, Ŝe dana osoba nie została prawomocnie skazana za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstw lub przestępstw skarbowych (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŝnione). W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŝenie w/w dokumentu nie jest wymagane.. 6. Weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową stanowiącą załącznik numer 4 niniejszego Podręcznika (dotyczy projektów, w których wartość dofinansowania przekracza 30 000 CHF) nie dotyczy jednostek Sektora Finansów Publicznych. 7. Oświadczenia Zarządu (organu zarządzającego) potwierdzające fakt, Ŝe wobec Beneficjenta nie został złoŝony wniosek o ogłoszenie upadłości, Beneficjent nie znajduje się w stanie likwidacji, nie podlega zarządowi komisarycznemu, nie zawiesił swojej działalności i nie jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze. W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŝenie w/w oświadczenia nie jest wymagane. Po złoŝeniu przez Beneficjenta kompletnej i prawidłowej dokumentacji wskazanej powyŝej, podpisywana jest umowa o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu Partnerskiego. Umowa o dofinansowanie określa szczegółowo: datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, 61

zakres rzeczowy projektu, harmonogram finansowy projektu, terminy raportowania zasady wypłaty dofinansowania informacje na temat promocji projektu, zobowiązania stron. Umowa o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy podpisywana jest w siedzibie Operatora, ul. Łucka 2/4/6, 00 845 Warszawa. W uzasadnionych przypadkach Operator dopuszcza moŝliwość zawarcia z Beneficjentem umowy o dofinansowanie drogą pocztową zgodnie z opisem przedstawionym poniŝej. Umowa o dofinansowanie jest przesyłana pocztą elektroniczną do Wnioskodawcy, który drukuje ją w 2 egzemplarzach, parafuje, podpisuje i przesyła do Operatora. Ten, po podpisaniu, odsyła 1 egzemplarz Wnioskodawcy listem poleconym, a drugi archiwizuje. Operator zastrzega sobie prawo do nie podpisania umowy w następujących przypadkach: odmowy dostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, niedostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy w terminie 30 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników naboru na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl chyba, Ŝe wystąpiły nadzwyczajne okoliczności które uniemoŝliwiają Beneficjentowi dostarczenie wymaganej dokumentacji w terminie określonym powyŝej, zalegania przez Wnioskodawcę z naleŝnościami wobec skarbu państwa, gdy którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego Wnioskodawcy został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, gdy został złoŝony wobec Wnioskodawcy wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, w tym jest przedmiotem postępowania egzekucyjnego, gdy Wnioskodawca złoŝy podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy. Operator zastrzega sobie prawo do obniŝenia dofinansowania, jeŝeli potrzeba taka będzie wynikała z przepisów dotyczących pomocy publicznej. Jednocześnie Beneficjent będzie zobowiązany do pokrycia róŝnicy z własnych środków tak, aby wartość całkowitych kosztów kwalifikowanych przedstawionych we Wniosku o dofinansowanie pozostała niezmieniona. W przypadku odmowy Beneficjenta do pokrycia róŝnicy, o której mowa powyŝej Operator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy o dofinansowanie z Beneficjentem. 6.2. Raportowanie i płatności 6.2.1 Sprawozdania z realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania sprawozdań z realizacji projektu w następujący sposób: 62

okresowe (kwartalne) w ciągu 21 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego końcowy - w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie. Sprawozdanie z realizacji projektu składa się z 2 części: części merytorycznej (Raportu) oraz części finansowej (Wniosku o płatność). Raport oraz Wniosek naleŝy sporządzić na formularzach udostępnionych przez Operatora zgodnie z instrukcją ich wypełniania. Do Wniosku o płatność naleŝy dołączyć załączniki, zgodnie z listą załączników podaną poniŝej. Raport nie wymaga dodatkowych załączników. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania wybranych dokumentów potwierdzających zrealizowanie działań opisanych przez Beneficjenta w Raporcie. Wypełniony Raport oraz Wniosek o płatność naleŝy przesłać pocztą elektroniczną, a następnie w formie papierowej podpisany przez osobę/y upowaŝnione ze strony Beneficjenta wraz z wymaganymi załącznikami naleŝy złoŝyć osobiście lub przesłać listem poleconym do siedziby Operatora w terminie przewidzianym w umowie. W kaŝdym przypadku, gdy nie określono inaczej, załączniki powinny być złoŝone w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione ze strony Beneficjenta lub notariusza bądź podmiot, który wydał dokument. Wniosek o płatność oraz Raport w pierwszej kolejności podlegają weryfikacji pod kątem wypełnienia wszystkich pól Wniosku oraz Raportu a takŝe załączenia wymaganych dokumentów. Następnie Raport oraz Wniosek podlegają dalszej ocenie pod względem poprawności i zgodności z umową. W przypadku złoŝenia Raportu lub Wniosku nieprawidłowo wypełnionego lub bez wymaganych załączników Operator wzywa Beneficjenta do uzupełnienia Raportu lub Wniosku w terminie 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po dniu przekazania wezwania drogą elektroniczną. Okres rozpatrywania dokumentów sprawozdawczych wynosi 30 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania przez Operatora podpisanych wersji papierowych Raportu oraz Wniosku. Termin ten zostaje wydłuŝony o okres potrzebny na uzupełnienie lub poprawienie Wniosku i/lub Raportu. Do Wniosków o Płatność Okresową naleŝy dołączyć: 1) wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, 2) kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równowaŝnej wartości dowodowej o najwyŝszej wartości w danym okresie rozliczeniowym, poświadczone ze zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, 3) oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto) - w przypadku pierwszego Wniosku o płatność okresową, 4) wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu w przypadku pierwszego wniosku o płatność. Do Wniosku o płatność końcową naleŝy dołączyć: 1) wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, 63

2) kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równowaŝnej wartości dowodowej o najwyŝszej w ostatnim okresie rozliczeniowym wartości poświadczone ze zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, 3) kompletną historię z rachunku bankowego za cały okres trwania projektu z zaznaczonymi w widoczny sposób kwotami odsetek zgromadzonych na rachunku bankowym, 4) oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto), 5) wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu za cały okres trwania projektu. W sytuacji pojawienia się wątpliwości bądź nieprawidłowości wydatkowania środków finansowych wykazanych we Wniosku o płatność, Operator Grantu Blokowego zastrzega sobie prawo Ŝądania od Beneficjenta przedłoŝenia kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem wszystkich faktur lub innych dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej wykazanych we Wniosku o Płatność w części 2 Zestawienie wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym wraz z dowodami zapłaty. W przypadku, gdy w Zestawieniu znajduje się faktura (nota, rachunek) wystawiona przez Partnera, wówczas Beneficjent załącza: podsumowane zestawienie wydatków, kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności oraz kserokopie dowodów dokonania płatności. Wszystkie dokumenty dołączone do Wniosku o płatność muszą być podpisane przez osobę/osoby upowaŝnione ze strony Beneficjenta. Dokumenty złoŝone w formie kopii naleŝy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione lub notariusza lub podmiot, który wydał dokument. WAśNE Wszystkie faktury lub inne dokumenty księgowe o równowaŝnej wartości dowodowej przedstawione do refundacji muszą zostać opłacone w całości. Faktury oraz inne dowody księgowe o równowaŝnej wartości dowodowej stanowiące podstawę refundacji naleŝy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. 6.2.2 Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania WAśNE Beneficjent ma obowiązek posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) w złotych do obsługi środków pochodzących z dofinansowania. Beneficjent musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej (na wydatkach, kosztach i przychodach) dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), w sposób umoŝliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 64

Przekazanie środków finansowych następuje na numer rachunku bankowego podany w umowie o dofinansowanie po podpisaniu jej przez obydwie strony w terminach określonych w umowie. Wypłata środków finansowych na realizację projektu przekazywana będzie w transzach według następującego systemu: Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 40% wartości przyznanego dofinansowania, jednakŝe nie więcej niŝ równowartość w złotych kwoty 60 000 franków szwajcarskich. Zaliczka zostanie wypłacona na konto Beneficjenta wskazanego w umowie w ciągu 2 dni roboczych po jej podpisaniu przez obydwie strony i dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów (w szczególności dokumentu zabezpieczenia zaliczki w przypadku projektów, których kwota dofinansowania przekracza 30 000 franków szwajcarskich). Kolejne płatności (pośrednie) dokonywane będą na podstawie faktycznie poniesionych kosztów w danym okresie sprawozdawczym, na podstawie Raportów okresowych (składanych kwartalnie) i Wniosków o płatność okresową (składanych kwartalnie). Wysokość kolejnych transz będzie uzaleŝniona od wysokości wykorzystanej zaliczki. Nie ma określonych minimalnych wartości, jakie musi rozliczyć Beneficjent, by otrzymać kolejną transzę. Płatność końcowa zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o płatność końcową z realizacji projektu oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzaleŝniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie moŝe być niŝsza niŝ 10% planowanej kwoty dofinansowania. PowyŜsza zasada wypłacania kolejnych transz dotyczy projektów, których okres realizacji jest dłuŝszy niŝ jeden kwartał. W projektach, których okres realizacji nie przekroczy jednego kwartału sposób finansowania przedstawia się następująco: Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 60% wartości przyznanego dofinansowania, jednakŝe nie więcej niŝ równowartość w złotych kwoty 60 000 franków szwajcarskich. Druga płatność będąca jednocześnie płatnością końcową zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o Płatność o Końcową z realizacji projektu oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzaleŝniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie moŝe być wyŝsza niŝ 40% planowanej kwoty dofinansowania. Liczba transz uzaleŝniona jest od okresu realizacji projektu. Maksymalny czas trwania projektu ustala się do dnia 30 września 2014. Wysokość oraz terminy przekazywania transz zostaną określone w umowie o dofinansowanie, na podstawie harmonogramu finansowego sporządzonego przez Beneficjenta. Wypłaty dla Beneficjentów dokonywane będą kwartalnie, na podstawie składanych Raportów oraz Wniosków o płatność. Kwota dofinansowania wynosi nie więcej niŝ 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Pozostałe co najmniej 10% stanowi wkład własny Beneficjenta. W kaŝdym okresie sprawozdawczym musi być zachowana proporcja wkładu własnego Beneficjenta w odniesieniu do całości kosztów kwalifikowalnych. Płatności pośrednie oraz płatność końcowa zostaną przekazane Beneficjentowi w ciągu 3 dni roboczych licząc od dnia, w którym zostanie zaakceptowany Raport oraz Wniosek o płatność. Informacja o dokonanej wpłacie przekazana zostanie Beneficjentowi drogą elektroniczną. 65

Beneficjent będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji finansowej projektu przez okres 5 lat od dnia dokonania ostatniej płatności. W przypadku Beneficjentów, którym udzielona zostanie pomoc de minimis okres ten wydłuŝa się do lat 10. 6.2.3 Zasady rozliczania dofinansowania Beneficjent jest zobowiązany do wykorzystania przekazanego dofinansowania zgodnie z zasadami Funduszu Partnerskiego oraz z celem, na który je uzyskał, a takŝe na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie. W związku z tym, przed przystąpieniem do działań zmierzających do rozliczenia przyznanego dofinansowania, w pierwszej kolejności naleŝy zapoznać się z treścią umowy oraz niniejszym Podręcznikiem. ZłoŜenie Raportu końcowego wraz z Wnioskiem o płatność końcową powinno nastąpić nie później niŝ do 21 października 2014. Zatem ustalając termin zakończenia realizacji projektu naleŝy wziąć pod uwagę czas potrzebny na zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz sporządzenie wymaganych dokumentów. Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) są podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem działań, które dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. W ramach dokumentowania prowadzonych działań naleŝy równieŝ prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach, protokoły ze spotkań, karty czasu pracy itp. WAśNE Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowoksięgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych na realizację zadania oraz środków będących wkładem własnym finansowym wniesionym do projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) w sposób umoŝliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. W szczególności następujące dokumenty potwierdzają koszty kwalifikowane i mogą zostać ujęte we Wniosku o płatność w zestawieniu faktur i innych dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej przedstawionym do refundacji: 1. Faktury VAT. 2. Rachunki. 3. Faktury korygujące. 4. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą). 5. Umowy sprzedaŝy wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu. 6. Umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeŝeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku (np. wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu). Do umów - zleceń oraz umów o dzieło, jeŝeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, naleŝy dołączyć rachunek określający 66

wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego wraz z dowodem zapłaty podatku, a takŝe dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz dowód ich zapłaty. 7. Rozliczania wyjazdów słuŝbowych dokonuje się na podstawie rozliczenia (druk delegacji) polecenia wyjazdu słuŝbowego wraz ze sposobem obliczenia naleŝnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu słuŝbowego z celami projektu. Środek transportu właściwy do odbycia podróŝy określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Dopuszcza się takŝe moŝliwość rozliczania wyjazdów słuŝbowych w formie tzw. kilometrówki(na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 201, poz. 1462). 8. Wynagrodzenia pracowników realizujących projekt (np. kopia umowy, lista płac, kopia przelewu wynagrodzenia/wypłaty z kasy, kopia przelewu naleŝności do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, wyciągi bankowe/raporty kasowe, kopie deklaracji przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego). 9. Dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.). Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - takŝe datę sporządzenia dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeŝeniem art. 21 1a wyŝej wymienionej ustawy). Lista przedstawiona powyŝej nie zamyka w sposób definitywny moŝliwości udokumentowania poniesionych kosztów innymi dokumentami, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanego projektu. KaŜdy z dowodów księgowych powinien zawierać opis sporządzony w sposób trwały zawierający następujące dane: numer umowy o dofinansowanie projektu, tytuł projektu, zapis informujący, Ŝe projekt jest realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, wskazanie na powiązanie poniesionego wydatku (z danej faktury bądź innego dokumentu o równowaŝnej wartości) z odpowiednią pozycją budŝetu projektu (grupą kosztów), nazwę działania w ramach którego został poniesiony koszt, wysokość kwoty będącej kosztem kwalifikowanym w ramach projektu, pozycję według ewidencji księgowej, informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej. 67

Dowody księgowe powinny być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do akceptacji dokumentów księgowych w danej jednostce oraz osobę odpowiedzialną za prawidłową realizację projektu. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty naleŝy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. Dowodami zapłaty są w szczególności: kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe, kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków, kopia rozliczenia zaliczki pobranej przez pracownika, kopia raportu kasowego uwzględniającego dany wydatek, kopia KP lub KW potwierdzająca dokonanie zakupu, kopia faktury (rachunku), na której jest napisane zapłacono gotówką z odpowiednią datą oraz podpisem i pieczątką wystawcy faktury. Uznaje się, Ŝe koszty są poniesione w okresie kwalifikowalności, jeŝeli są zrealizowane i zafakturowane, a przedmiot tj. towary, usługi są dostarczone w ramach tego okresu. Dopuszcza się uznanie za kwalifikowane wydatków poniesionych na podstawie faktur/rachunków, które zostały wystawione w terminie późniejszym niŝ okres realizacji projektu, o ile jest to zgodne z przepisami (np. ustawa o VAT) i koszty te są bezpośrednio związane z czynnościami zrealizowanymi w okresie realizacji projektu (czyli zobowiązanie zostało podjęte w okresie realizacji projektu), a takŝe wydatki te (dowody zapłaty) zostały poniesione przed złoŝeniem Wniosku o płatność końcową przez Beneficjenta. 6.2.4 Dokumentowanie poszczególnych kosztów 1. Koszty związane z personelem: umowy cywilno prawne, jeśli takie zostały zawarte, rachunki do tych umów, dowody zapłaty za te rachunki; listy płac z dowodami pobrania wynagrodzenia (podpisy pracowników na liście płac lub wyciągi bankowe dokumentujące przelewy na rachunki indywidualne pracowników), dokumenty wystawiane dla ZUS i US z dowodami przelewów lub wpłat na rachunki tych instytucji, karty czasu pracy, jeŝeli w ramach pobieranego wynagrodzenia pracownika tylko część jego wynagrodzenia, a więc i czasu pracy dotyczy realizowanego projektu. Dodatkowo: w przypadku, gdy tylko część kosztów zatrudnienia pracowników dotyczy realizowanego projektu, naleŝy sporządzać dodatkowe zestawienia osób uczestniczących w jego realizacji, w których naleŝy wykazać wynagrodzenia i narzuty w podziale na finansowane ze środków projektu i inne źródła. 2. Koszty związane z podróŝami słuŝbowymi: w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę - druk delegacji z rozliczeniem delegacji i dowodami poniesionych kosztów: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty, w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno prawnej, w której zawarto zapisy dotyczące zwrotu kosztów wyjazdów słuŝbowych: druk delegacji z rozliczeniem delegacji lub oświadczenie o odbytej podróŝy i rozliczeniem tej podróŝy; do oświadczenia dołącza się dowody poniesionych w czasie podróŝy wydatków takie jak: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty. 68

3. Wydatki związane z utrzymaniem pomieszczeń: faktury z dowodami zapłaty, rachunki z dowodami zapłaty. 4. Koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego: wyciągi bankowe, umowy rachunku bankowego. 5. Koszty związane z poradami prawnymi, ekspertyzami, tłumaczeniami, itp: umowy, rachunki do umów cywilnoprawnych wraz z potwierdzeniami zapłaty (łącznie z kosztami ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i podatku dochodowego), faktury z dowodami zapłaty. 6. Koszty związane z zakupem materiałów: faktury, rachunki z dowodami zapłaty. W przypadku nabycia dostaw i/lub usług z zastosowaniem procedury udzielenia zamówienia publicznego naleŝy przechowywać i w razie konieczności udostępniać dokumentację z tym związaną zgodną z przepisami Prawa zamówień publicznych. 7. Wkład własny rzeczowy wniesiony na rzecz projektu moŝe zostać rozliczony w szczególności na podstawie: umowy uŝyczenia, oświadczenie Beneficjenta o wykorzystywanych zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną zaangaŝowanych w realizację projektu, porozumienia wolontariackiego wraz z zestawieniem uwzględniającym stawkę godzinową i faktyczny czas pracy oraz kartę czasu pracy wolontariusza. 8. Koszty związane z amortyzacją środków trwałych: dokument z ewidencji środków trwałych zawierający stawki i kwoty amortyzacji, rozliczenie amortyzacji na rzecz projektu Pozycja wydatków przedstawionych we Wniosku o płatność zostanie uznana za zgodną z budŝetem danej kategorii kosztów, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niŝ 10%, w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów według umowy o dofinansowanie. Oznacza to, Ŝe jeŝeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, moŝe dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty na inną pozycję budŝetu (kategorię kosztów), nie powodując jej zwiększenia o więcej niŝ 10% całkowitej wartości, wynikającej z budŝetu. Koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu określonych w budŝecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem sieci współpracy nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifkowalnych projektu określonych w budŝecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. A co z kosztami biurowymi? Wnioskuję by kwota przedstawiona we wniosku o dofinansowanie była tą ostateczną. PoniŜej zaproponowany zapis: Koszty biurowe przedstawione we Wniosku o dofinansowanie nie mogą zostać zwiększone. Kwota przedstawiona we Wniosku o dofinansowanie jest kwotą stanowiącą górny limit kosztów, które mogą zostać zrefundowane w ramach Funduszu Partnerskiego. 69

WAśNE Beneficjent jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym, a kwotą dofinansowania w kaŝdym z okresów sprawozdawczych. W trakcie realizacji projektu proporcja pomiędzy środkami własnymi a kwotą dofinansowania nie moŝe ulec zmniejszeniu. Jednocześnie, nie ma Ŝadnych ograniczeń związanych ze zwiększeniem środków własnych zaangaŝowanych w realizację przedsięwzięcia. 6.2.5. Podatek VAT Co do zasady podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego, jednakŝe w sytuacji, gdy VAT jest przez podmiot realizujący projekt prawdziwie i definitywnie poniesiony, wówczas stanowi on koszt kwalifikowany. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy Beneficjentowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu. Przykładowo, gdy dany podmiot nie będzie podatnikiem VAT, wówczas podatek zawarty w zakupach dokonywanych przez podmiot będzie stanowił koszt kwalifikowany. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn,. zm.) (dalej: Ustawa o VAT) za kryterium decydujące o uznaniu podmiotu jako podatnika podatku VAT uwaŝa samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej bez względu na cel i rezultat takiej działalności. W przypadku, gdy Beneficjent nie ma prawa do odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów, wówczas podatek VAT uznawany będzie jako koszt kwalifikowany i Beneficjent ma obowiązek przy złoŝeniu pierwszego Wniosku o płatność okresową oraz Wniosku o płatność końcową złoŝenia oświadczenie o braku moŝliwości odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów. Oświadczenie naleŝy sporządzić według wzoru udostępnionego przez Operatora. 6.3 Zmiany w Umowie o dofinansowanie 6.3.1. Informacje podstawowe W przypadkach, gdy jest to niezbędne Beneficjent ma prawo wystąpić o zmianę umowy o dofinansowanie z zastrzeŝeniem dopełnienia formalności, o których mowa poniŝej. Zmiany do umowy wymagają formy aneksu. Beneficjent ma obowiązek przesłać do Operatora pisemny wniosek o dokonanie zmian opatrzony datą i podpisem osób upowaŝnionych do reprezentacji. Wniosek o zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu naleŝy złoŝyć najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dotrzyma wskazanego powyŝej terminu, zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu, o które wnioskuje Beneficjent mogą być przez Operatora nie zaakceptowane. Rozpatrywanie wniosków o aneks trwa 10 dni kalendarzowych. W przypadku wyraŝenia zgody na zmianę, o którą wnioskuje Beneficjent następuje podpisanie aneksu do umowy. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe wszelkie wnioski o aneks muszą zostać poparte szczegółowym uzasadnieniem oraz pełnymi informacjami na temat zmian będących przedmiotem wniosku. 70

Niedostarczenie takiej dokumentacji na poparcie wniosku moŝe znacznie opóźnić proces jego rozpatrywania i prowadzić do odmownego jego rozpatrzenia. PoniŜej przedstawiono opis zmian do umowy. PoniŜsza lista ma na celu zwrócenie uwagi Beneficjenta na zmiany, których wprowadzenie wymagają formalnej zgody Operatora. Lista potencjalnych zmian nie jest wyczerpująca, jeśli zatem Beneficjent nie jest pewien, czy konieczne jest złoŝenie wniosku o formalną poprawkę, lub teŝ ma jakiekolwiek pytania dotyczące procedury, do której naleŝy się stosować, powinien zwrócić się do Operatora o dodatkowe wyjaśnienia. Beneficjenci powinni dołoŝyć wszelkich starań, by w miarę moŝliwości ograniczyć liczbę zmian, o które wnioskują w okresie obowiązywania umowy o dofinansowanie. Zmiany niepowodujące modyfikacji umowy o dofinansowanie oraz zmiany o charakterze pozaumownym (np. zmiana danych kontaktowych) nie wymagają zawarcia aneksu do umowy, jednakŝe muszą być zgłaszane nie później niŝ 10 dni roboczych przed datą wprowadzenia zmian w Ŝycie. 6.3. 2. Zmiany w wysokości kosztów działań w budŝecie i harmonogramie finansowym Wartość danej grupy kosztów zostanie uznana za zgodną z budŝetem, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niŝ 10% w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów według umowy o dofinansowanie. Oznacza to, Ŝe jeŝeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, moŝe dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty do innej grupy kosztów nie powodując zwiększenia jej całkowitej wartości wynikającej z budŝetu o więcej niŝ 10%. Jednocześnie nie jest moŝliwym bez uprzedniej zgody Operatora, dokonanie przesunięć zaoszczędzonej kwoty na działania, które nie zostały ujęte we Wniosku o dofinansowanie. KaŜda zmiana w poszczególnych grupach kosztów o więcej niŝ 10% wymaga zawarcia stosownego aneksu do umowy Koszty personelu zarządzającego projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu określonych w budŝecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem sieci współpracy nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu określonych w budŝecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. W przypadku zmniejszenia o więcej niŝ 10% danej pozycji kosztów naleŝy wraz z Wnioskiem o płatność złoŝyć stosowne wyjaśnienia. 6.3.3. Zmiany w harmonogramie płatności KaŜda zmiana w harmonogramie płatności wymaga zawarcia stosownego aneksu. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe Operator dokonuje kolejnych płatności w oparciu o dane zawarte w umowie o dofinansowanie w harmonogramie płatności. 6.3.4. Zmiana okresu realizacji projektu Zmiany powodujące modyfikacje w budŝecie projektu naleŝy złoŝyć na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany. NaleŜy przedstawić następujące informacje: datę ukończenia wszystkich działań, nowy harmonogram działań i plan prac, nowy budŝet finansowy projektu. Wszelkie zmiany daty zakończenia okresu uprawnionego automatycznie skutkują zmianą ostatecznego terminu złoŝenia Raportu Końcowego oraz Wniosku o płatność końcową. 71

6.4. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta 6.4.1 Rachunek bankowy NaleŜy unikać wypłat gotówki z rachunku. Wszelkie wypłaty gotówki muszą mieć potwierdzenie np. w postaci paragonów. Odsetki zgromadzone na rachunku utworzonym do obsługi środków uzyskanych z Grantu Partnerskiego naleŝy zadeklarować na etapie składania Wniosku o płatność końcową. Zostaną one odjęte od ostatecznej kwoty do wypłaty lub dodane do ewentualnego zwrotu. 6.4.2 System księgowania Beneficjent ma obowiązek wdroŝyć system księgowania lub odpowiedni system wewnętrzny, który umoŝliwi zidentyfikowanie: źródeł finansowania projektu, wszystkich wydatków z tytułu realizacji projektu poniesionych w okresie uprawnionym. Beneficjent zobowiązany jest do: prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu umoŝliwiającej jednoznaczną identyfikację wszystkich kosztów i przychodów dotyczących projektu, rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych (dotyczących m.in.: płatności, kosztów, przychodów), sprawowania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, bieŝącego monitorowania wydatków oraz dokonywania oceny wykorzystania środków, rzetelnego dokumentowania wydatków za pomocą oryginałów dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych płatności. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej moŝe polegać na wprowadzeniu nowych kont w zakładowym planie kont, słuŝących wyłącznie do obsługi projektu. Konta te mogą być wyodrębnione na poziomie analitycznym. Wyodrębnienie to obowiązuje dla wszystkich zespołów kont. Przykładowo, jeŝeli dokonywano zakupów środków trwałych, naleŝy tak rozbudować analitykę do zespołu 0, aby było moŝliwe ustalenie wartości początkowych środków trwałych zakupionych w ramach projektu oraz wartości ich umorzenia. Podatnicy obowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów powinni, na potrzeby projektu, prowadzić dodatkową ewidencję umoŝliwiającą jednoznaczną identyfikację kosztów. Ewidencja ta moŝe być prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym. Powinna ona umoŝliwiać sporządzanie stosownych zestawień i sprawozdań. W odniesieniu do podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów zaleca się równieŝ prowadzenie wykazu środków trwałych zakupionych na potrzeby projektu lub otrzymanych w uŝytkowanie, zawierającego: nazwę, wartość początkową, wskazanie dowodu zakupu oraz miejsce uŝytkowania środka trwałego. W przypadku projektów realizowanych z udziałem Partnera Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawionej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnera/Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu. 72

6.4.3 Przechowywanie dokumentów księgowych Dokumenty księgowe stanowiące podstawę płatności dokonywanych ze środków objętych umową o dofinansowanie powinny być opatrzone informacją wskazującą źródło finansowania wydatków i przechowywane wraz z umową. Zgodnie z umową dofinansowania, Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadań objętych dofinansowaniem przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis okres ten wydłuŝa się do lat 10. Dowody księgowe naleŝy przechowywać w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Księgi rachunkowe i dowody księgowe naleŝy przechowywać w naleŝyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem lub zniszczeniem. 6.4.4 Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami Beneficjent jako strona umowy otrzymuje środki finansowe i zgodnie z przyjętym sposobem wdraŝania jest odpowiedzialny za ich rozliczenie wobec Operatora. Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawianej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu. W prezentowanym modelu Partner: dokonuje zakupu towarów i usług, występując jako nabywca i płatnik, wystawia zbiorczą fakturę (rachunek, notę) na Beneficjenta, w której ujmuje koszty wykorzystania zasobów własnych (koszty personelu oraz zasoby materialne) oraz koszty zakupów towarów i usług od podmiotów spoza Partnerstwa. Do faktury (rachunku, noty) Partner załącza: podsumowane zestawienie wydatków, kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności, kserokopie dowodów dokonania płatności. Załączone do zestawienia wydatków kserokopie dokumentów stanowiących dowody poniesienia wydatków przez Partnera powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną (np.: głównego księgowego, kwestora, skarbnika, dyrektora finansowego). Dokumenty poświadczające wydatki powinny być opisane na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem. Rozliczając poniesione wydatki naleŝy dostarczyć kopie obu stron dokumentów. Obie strony powinny zostać poświadczone za zgodność z oryginałem. W zestawieniu wydatków naleŝy wykazywać wyłącznie wydatki kwalifikowalne. 6.5. Rozwiązanie umowy Umowa o dofinansowanie zawierana jest na czas realizacji projektu. Operator ma prawo rozwiązać umowę w sytuacji, gdy: Beneficjent wykorzysta w całości lub w części przekazane środki na cel inny niŝ określony w projekcie lub niezgodnie z zawartą umową, 73

Beneficjent złoŝy podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy, został złoŝony wobec Beneficjenta wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji, lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, Beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu ustalonej we Wniosku o dofinansowanie, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową, Beneficjent nie osiągnie zamierzonego w projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych, Beneficjent odmówi poddania się kontroli, Beneficjent nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie ustalonym przez Operatora, Beneficjent nie przedłoŝy w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu okresowego i Wniosku o płatność okresową, Beneficjent nie przedłoŝy w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu Końcowego i Wniosku o płatność końcową, Beneficjent nie wniesie zadeklarowanego wkładu własnego na realizację projektu, zostanie wprowadzona zmiana umowy partnerstwa dokonana bez zgody Operatora. W przypadku wystąpienia opisanych powyŝej przyczyn skutkujących rozwiązaniem umowy, Operator zadecyduje o wysokości środków, które podlegać będą zwrotowi. Wysokość środków uzaleŝniona będzie od osiągniętych rezultatów i celów projektu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji projektu Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania zwrotu wszystkich przekazanych na realizację projektu środków. Zaistnienie okoliczności opisanych w niniejszym podrozdziale moŝe skutkować odebraniem Beneficjentowi moŝliwości ubiegania się o środki publiczne na okres 3 kolejnych lat od dnia rozwiązania umowy. 6.6. Projekty nieukończone W sytuacji, gdy Beneficjent rezygnuje z realizacji projektu przed upływem okresu przewidzianego na jego realizację i oznacza to niewykorzystanie środków, wówczas mamy do czynienia z projektem nieukończonym. W przypadku zagroŝenia nieukończeniem projektu Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Operatora o chęci wycofania się z realizacji projektu wraz z podaniem uzasadnienia. Zgłoszenie powinno mieć miejsce przed upływem terminu określonego w umowie. Operator zadecyduje o wysokości środków, która podlega zwrotowi, w zaleŝności od osiągniętych rezultatów i celów projektu. 6.7. Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu Partnerskiego 6.7.1. Monitorowanie Stałe monitorowanie projektów realizowanych przez Beneficjentów jest jednym z głównych zadań Operatora. Polega on na systematycznym zbieraniu, raportowaniu i interpretowaniu danych opisujących postęp i efekty realizowanych projektów. Działania monitorujące mają charakter: rzeczowy polegający na śledzeniu faktycznych postępów realizacji projektu (np. wykonania kolejnych działań w zaplanowanych terminach), finansowy w ramach którego kontrolowane będą wydatki projektowe oraz realizowane kolejne płatności dla Beneficjenta. 74

Beneficjent jest zobowiązany do składania sprawozdań okresowych z postępów realizacji projektu oraz do złoŝenia sprawozdania końcowego. Formularze sprawozdań dostępne są na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. 6.7.2. Kontrola o charakterze rzeczowym Przedmiotem kontroli będzie ocena stopnia wykonania przez Beneficjenta działań w odniesieniu do celów określonych w umowie o dofinansowanie. Kontrola koncentrować będzie się na sprawdzeniu: czy działania podjęte przez Beneficjenta są zgodne z zaplanowanymi we Wniosku o dofinansowanie harmonogramem działań, budŝetem oraz opisem szczegółowym projektu, czy Beneficjent uzyskał wartości wszystkich wskaźników projektu zakładanych we Wniosku o dofinansowanie, czy cele oraz rezultaty załoŝone przez Beneficjenta zostały osiągnięte, czy partner/partnerzy brał/brali czynny udział w realizacji projektu/wywiązali się z umowy/umów partnerskich zawartych z Beneficjentem, czy Beneficjent zapewnił odpowiednią informację i promocję dotyczącą realizacji projektu. Beneficjent będzie zawiadamiany o kontroli przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem wizyty, co pozwoli na skompletowanie informacji i niezbędnych dokumentów. W wizycie monitorującej uczestniczyć mogą równieŝ przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej i Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. W trakcie wizyty monitorującej wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu wizyty przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych. 6.7.3. Kontrola finansowa Przedmiotem kontroli finansowej będzie prawidłowość wydatkowania środków pozyskanych przez organizację, a jej celem będzie eliminowanie ewentualnych uchybień i wypracowywanie właściwych procedur dla słuŝb finansowych organizacji. Kontrola finansowa będzie koncentrowała się na: sprawdzeniu prawidłowości dokonanych płatności pod kątem zgodności wdraŝanego projektu z Wnioskiem o dofinansowanie oraz Wnioskami o płatność, sprawdzeniu prawdziwości i kwalifikowalności kosztów wykazanych przez Beneficjenta, sprawdzeniu prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości finansowej, ocenie efektywności mechanizmów zarządzania i kontroli, sprawdzeniu kwalifikowalności wydatków, kontroli wypełniania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z dokumentów programowych. Beneficjent otrzymujący wsparcie z Funduszu Partnerskiego będzie zawiadamiany o kontroli finansowej przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem kontroli, co pozwoli na skompletowanie informacji i niezbędnych dokumentów. W trakcie kontroli wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu kontroli przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych. 75

W przypadku przeprowadzenia wizyt monitorujących, zarówno rzeczowej jak i finansowej Beneficjent zobowiązany jest udostępnić przedstawicielom Operatora wszelką dokumentację w jakikolwiek sposób powiązaną z realizacją projektu. 6.7.4. Archiwizacja dokumentów Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 5 lat. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis, istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 10 lat. W przypadku wizyt monitorujących, naleŝy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Operatora, Krajowej Instytucji Koordynującej oraz Biura Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy. 76

VII INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU 7.1. Informacja i promocja Celem działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez Beneficjenta jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Grantu Blokowego Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy w realizowanym projekcie. Beneficjent powinien zadbać, aby informacja o projekcie dotarła zarówno do otoczenia projektu (tj. społeczności lokalnej, lokalnego sektora prywatnego, publicznego i pozarządowego, lokalnych mediów itp.) jak i odbiorców projektu (np. uczestników konferencji i szkoleń dofinansowanych w ramach projektu). W związku z otrzymaniem dofinansowania ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego Beneficjent zobowiązany jest do informowania o otrzymanym wsparciu we wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na kaŝdym materiale informacyjno-promocyjnym (np. materiały szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty, banery). Ponadto, informacją o źródle finansowania naleŝy opatrzyć wszystkie przekazywane gadŝety promocyjne (długopisy, ołówki, torby, notatniki itd. w ramach projektu). Wszelkie zainicjowane działania muszą zostać opatrzone podaną niŝej informacją oraz logotypami: Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej Beneficjenci zobowiązani są do przedstawiania Operatorowi projektów wszystkich materiałów informacyjnych, ulotek, plakatów, tablic itp. w celu ich akceptacji przed wykonaniem. Przykładowe instrumenty przekazu informacji i promocji: Systemy wystawiennicze typu bilbordy, banery, roll-upy i itp. W celu informowania beneficjentów projektów realizowanych w ramach Funduszu Partnerskiego oraz opinii publicznej o roli odgrywanej przez Szwajcarsko-Polski Program Współpracy, Beneficjent powinien prezentować systemy wystawiennicze informujące o wsparciu projektu przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Systemy te winny być umieszczone w siedzibie instytucji wdraŝających projekt i/lub korzystających z pomocy dostarczanej przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.. Materiały informacyjne JeŜeli w ramach projektu planowane są publikacje (np. broszury, ulotki, plakaty, newslettery, ogłoszenia lub artykuły w prasie, albumy, ksiąŝki), powinny one zawierać na stronie tytułowej informacje o źródle dofinansowania oraz jego emblemat, a takŝe logotypy Operatora. Emblematom Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mogą towarzyszyć symbole narodowe lub regionalne. W przypadku ogłoszeń oraz sponsorowanych artykułów prasowych informacje na temat źródła dofinansowania oraz wszystkie wymagane logotypy naleŝy umieścić w miejscu widocznym dla czytelnika. Zasady podane powyŝej powinny mieć zastosowanie równieŝ w przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe, 77

elektroniczne bazy danych dla potencjalnych Beneficjentów) lub materiałów audio-wizualnych (np. prezentacje multimedialne). Plakat Sugerowaną formą komunikacji i promocji są plakaty informujące o projekcie. Plakaty te winny być umieszczone w miejscu realizacji projektu, a takŝe w siedzibach Beneficjenta i partnerów w widocznym miejscu. Wydarzenia informacyjne Organizatorzy wydarzeń informacyjnych (takich jak konferencje, seminaria, targi i wystawy) przygotowywanych w związku z wdraŝaniem projektów współfinansowanych przez Szwajcarsko- Polski Program Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego powinni wyraźnie wskazać źródło dofinansowania projektu. Organizatorzy powinni informować Operatora o tych wydarzeniach z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby było moŝliwe zorganizowanie stosownego udziału, jeŝeli będzie to uznane za konieczne. Relacja z kaŝdego wydarzenia powinna znaleźć się na stronie internetowej projektu. Strona WWW Aby umoŝliwić dotarcie do szerokiego kręgu odbiorców, Beneficjent, w przypadku posiadania strony internetowej, powinien zamieścić na niej informacje o projekcie, wraz z logotypami i informacją o źródle dofinansowania, MoŜliwe jest takŝe utworzenie oddzielnej strony internetowej, poświęconej wyłącznie realizowanemu projektowi. Informacje na stronie powinny być aktualizowane wraz z postępami w realizacji projektu. Szczegółowe informacje dotyczące identyfikacji wizualnej oraz działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Funduszu Partnerskiego podane są na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl. 7.2. Pomoc publiczna a Fundusz Partnerski Wszyscy Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego zobligowani są do przedłoŝenia oświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złoŝenia Wniosku o dofinansowanie (załącznik numer 3 do niniejszego Podręcznika). Oświadczenie te przedkładają takŝe Wnioskodawcy, którzy tej pomocy nie otrzymali. WAśNE Niedołączenie powyŝszego załącznika do Wniosku spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! Pomoc publiczną kwalifikuje się jako zakazaną na gruncie art. 87 ust. 1 Traktatu Ustanawiającego Wspólnotę Europejską (TWE), jeŝeli jej charakter i rozmiar mogą zakłócić konkurencję i mieć wpływ na handel między państwami członkowskimi Wspólnoty. Udzielenie pomocy publicznej ze środków publicznych ma miejsce wobec podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub planujących jej rozpoczęcie w wyniku realizacji projektu. Forma prawna tych podmiotów nie ma znaczenia bowiem pojęcie "przedsiębiorcy" w prawie wspólnotowym jest szeroko interpretowane przez sądy europejskie i obejmuje swym zasięgiem wszystkie kategorie podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, niezaleŝnie od formy prawnej tych podmiotów i źródeł ich finansowania. Nie ma znaczenia fakt, Ŝe są to podmioty nie 78

nastawione na zysk (organizacje non-profit) lub, Ŝe są to podmioty sektora publicznego. JeŜeli prowadzą one działalność gospodarczą udzielane wsparcie powinno być zbadane pod kątem czterech przesłanek pomocy publicznej, tj.: 1. udzielane jest ono przez Państwo lub ze środków państwowych, 2. przedsiębiorca uzyskuje przysporzenie na warunkach korzystniejszych od oferowanych na rynku, 3. ma charakter selektywny (uprzywilejowuje określonego lub określonych przedsiębiorców albo produkcję określonych towarów), 4. grozi zakłóceniem lub zakłóca konkurencję oraz wpływa na wymianę handlową między krajami członkowskimi UE. Wsparcie dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą spełniające jednocześnie wszystkie cztery przesłanki uznane jest za pomoc publiczną i moŝe być udzielone na zasadzie pomocy de minimis pod warunkiem, Ŝe łącznie z inną pomocą de minimis otrzymaną w ciągu kolejnych 3 lat z róŝnych źródeł i w róŝnych formach, nie przekroczy kwoty 200.000 euro brutto, z uwzględnieniem art. 63 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. Nr 123, poz. 1291 ze zm.). 7.3. Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych Podmioty ubiegające się o wsparcie z Funduszu Partnerskiego, zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych są zobligowane do stosowania ww. przepisów w odniesieniu do zamówień objętych kosztami kwalifikowanymi projektu. W przypadku realizacji projektu przez Beneficjentów, którzy nie muszą stosować procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, Beneficjenci zobowiązani są do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołoŝyć wszelkich starań, aby uniknąć konfliktu interesów, pod rygorem uznania za niekwalifikowane wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu. W przypadku korzystania z usług zewnętrznych oraz podwykonawców Beneficjent środków otrzymanych w ramach Funduszu Partnerskiego Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy jest zobowiązany do zebrania co najmniej 3 równowaŝnych ofert. Beneficjent nie jest zobowiązany do zebrania przedmiotowych ofert w przypadku zakupu pojedynczego produktu lub usługi o równowartości mniejszej niŝ 2000 zł. Przez ofertę równowaŝną naleŝy rozumieć taką, która przedstawia opis produktu lub usługi wynikający z Wniosku o dofinansowanie. Poprzez ofertę równowaŝną rozumie się równieŝ taką, która przedstawia opis przedmiotu zamówienia o takich samych parametrach lub zbliŝonych do tych, jakie zostały określone w budŝecie Wniosku o dofinansowanie, która moŝe być oznaczona innym znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem. PowyŜsze nie dotyczy działań projektowych przewidzianych we Wniosku o dofinansowanie, związanych z zakupem materiałów i wyposaŝenia biurowego, zakupu usług komunalnych, energii elektrycznej, paliw, kosztów utrzymania nieruchomości, wynajmu pomieszczeń itp., a takŝe zatrudnieniem osób fizycznych jako personelu zarządzającego i merytorycznego w ramach umów o pracę lub umów cywilnoprawnych. Nie ma konieczności, aby przedmiotowe oferty były wiąŝące na gruncie przepisów kodeksu cywilnego, Dopuszcza się zebranie ofert w formie obowiązujących cenników, publikowanych cen, informacje-mail, odpowiedzi na zapytania itp. Dokumenty, o których mowa wyŝej, Beneficjent zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją finansową projektu. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia na 79

dokumentach ofert jasnej informacji o tym, Ŝe dana oferta dotyczy konkretnego wydatku poniesionego w ramach projektu zgodnie z pozycją pkt [3.3.2] Wniosku o dofinansowanie (nazwa i zakres działania), fakturą lub innym dokumentem źródłowym. 80

81 Załącznik nr 1 Wniosek o dofinansowanie

82

83

84