1 marca 2010 r. Podróże służbowe. Sebastian Twardoch, prawnik, doradca podatkowy

1 marca 2010 r. Podróże służbowe Sebastian Twardoch, prawnik, doradca podatkowy

PODRÓŻ SŁUŻBOWA Przepisy prawa podatkowego w sposób autonomiczny nie definiują pojęcia podróży służbowej. Przepis art. 77(5) 1 Kp, stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest wyjazd poza miejscowośd stałego wykonywania pracy (siedziby pracodawcy) na służbowe polecenie pracodawcy, który to wyjazd związany jest z wykonywaniem zadania służbowego. W obecnie obowiązujących przepisach wykonawczych dotyczących podróży służbowych nie ma natomiast definicji podróży służbowej, jaka wcześniej się tam znajdowała.

NALEŻNOŚCI ZA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ Z przywołanego przepisu wynika, iż dotyczy ono w pierwszej kolejności pracodawców publicznych jednostek budżetowych paostwowych lub samorządowych. Tych pracodawców obowiązują wyłącznie przepisy wymienionego rozporządzenia. Pozostali pracodawcy mają w tym względzie większą swobodę i w myśl art. 77 3 K.p. warunki wypłaty i wysokośd należności z tytułu podróży służbowej określają w przepisach zakładowych tj. w: układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania. Jeżeli natomiast pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania warunki wypłaty i wysokośd należności z tytułu delegacji służbowych pracownika określa się w umowie o pracę.

NALEŻNOŚCI ZA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ Wymagania odnośnie wspomnianych przepisów zakładowych i umów o pracę zawiera art. 77 (5) 4 K.p. Stanowi on, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalad diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli natomiast pracodawca nie wydał żadnych przepisów zakładowych odnoszących się do podróży służbowych, ani też nie zawarł odpowiednich zapisów w umowie o pracę, wówczas, na mocy art. 77 (5) 5 K.p., pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów zawartych w rozporządzeniu. Wówczas bezpośrednie zastosowanie ma w całości powołane wyżej rozporządzenie.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA Pracownik Jan K., zatrudniony w centrali banku w Warszawie otrzymał od przełożonego polecenie wyjazdu z siedziby centrali, znajdującej się w Śródmieściu do oddziału banku położonego w dzielnicy Ursus, blisko granicy miasta, celem dokonania kontroli. Pomimo, że podróż do tego oddziału zajęła pracownikowi ponad godzinę, oraz znajdowała się w miejscu położonym w dużej odległości od miejsca pracy Jana K., nie można tego wyjazdu traktowad jako podróży służbowej, gdyż Jan K. nie opuścił miejscowości wykonywania pracy. Inny pracownik centrali tego samego banku Andrzej S. został zobowiązany do przeprowadzenia kontroli w oddziale mającym siedzibę w Piasecznie k. Warszawy. Ponieważ w toku podróży Andrzej S. opuścił Warszawę, gdzie znajdowało się jego stałe miejsce pracy, jego wyjazd do Piaseczna jest w tym wypadku podróżą służbową. Codzienny przejazd z miejsca zamieszkania pracownika do miejscowości wykonywania pracy nie jest nigdy podróżą służbową. Nie spełnia on bowiem podstawowej przesłanki istnienia podróży służbowej wskazanej w art. 77 (5) 1 kp tj. wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Jednakże powrót pracownika do miejsca zamieszkania w celu wykonywania zadao służbowych może byd uznany za podróż służbową.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA Teresa M., zamieszkała na stałe w Legionowie k. Warszawy, wykonuje pracę w firmie handlowej X. mającej siedzibę w warszawie. Firma ta, dysponuje siecią sklepów w Warszawie i okolicznych miejscowościach. W piątek, 15 lipca, po przybyciu rano do firmy otrzymała polecenie wyjazdu służbowego do Legionowa, gdzie znajdował się jeden ze sklepów należących do firmy X. Celem podróży była kontrola jakości i terminowości dostawy towaru przez nowego kontrahenta. Pracodawca wyraził zgodę na powrót Teresa M. bezpośrednio do domu, po wykonaniu zadao służbowych, żądając złożenia szczegółowego raportu w poniedziałek. W tym przypadku mamy do czynienia z typową podróżą służbową, gdyż delegowana Teresa M. opuściła miejscowośd, w której stale wykonuje pracę i udała się do innej miejscowości, wskazanej przez pracodawcę.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA Podróżą służbową jest taki wyjazd, który następuje poza miejscowośd, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy. Ten element definicji podróży służbowej w praktyce sprawia najwięcej trudności. W tym miejscu należy zauważyd, że w przypadku gdy pracownik ma wyznaczone miejsce pracy jako obszar większy niż tylko miejscowośd, w jakiej znajduje się zakład pracy, wówczas podróżą służbową będzie taki wyjazd, który odbywa się poza miejsce wykonywania tej pracy. Dotyczyd to będzie różnego rodzaju pracowników, którzy mają pracę w terenie. Przykładowo umowa o pracę (akt powołania, nominacji) może określad, że miejscem pracy danego pracownika jest teren całej gminy. Wówczas jazdy na obszarze tej gminy nie będą podróżami służbowymi. Podróżą służbową nie jest natomiast wyjazd pracownika do ustalonego w umowie miejsca wykonywania pracy (tak też NSA w wyroku z dnia 24 listopada 1999 r., SA/Sz 1780/98).

Podróż służbowa Miejscem rozpoczęcia oraz zakooczenia podróży służbowej może byd miejsce pobytu stałego albo czasowego. Powyższe jest niezależne od dochowania obowiązku meldunkowego przez pracownika Miejscowośd, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, chodby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika w rozumieniu 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Wyrok SN Izba Pracy, Ubezpieczeo Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 11.10.2005 r., I PK 67/05, OSNCP 2006, Nr 17-18, poz. 268; OSP 2007, Nr 3, poz. 36

PODRÓŻ SŁUŻBOWA Siedzibą Spółki jest Warszawa. Pracownik mieszka w Krakowie oraz przebywa na urlopie w Gdaosku. Miejscem docelowym podróży służbowej ma byd Białystok. Pracodawca może wyznaczyd jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej Gdaosk tj. miejsce pobytu czasowego pracownika (założenie że pracownik jedzie w podróż służbową zaraz po zakooczeniu urlopu). Natomiast jako miejsce zakooczenia podróży służbowej Kraków, jako miejsce pobytu stałego.

NALEŻNOŚCI ZA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w paostwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1) diety, 2) zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, 3) zwrot kosztów noclegów, 4) zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegółowe warunki przyznawania powyższych należności, sposób ich ustalania oraz wysokośd określone są w powoływanych wyżej rozporządzeniach. Tutaj warto wskazad na jedną istotną kwestię. Otóż zasadniczo środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazid zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

DIETA Zgodnie z rozporządzeniem dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Zatem nie wszystkim delegowanym pracownikom przysługuje dieta. Jeżeli w czasie podróży służbowej pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie przez cały dzieo delegacji, to pracownikowi dieta nie będzie przysługiwad ( 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia). Podobnie dieta nie przysługuje pracownikom: za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika; przebywającym w podróży trwającej co najmniej 10 dni za dni wolne od pracy, które spędził w miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego, a za które otrzymał zwrot kosztów przejazdu z miejscowości delegacji do miejsca pobytu stałego lub czasowego.

DIETA W opisywanym powyżej przypadku Teresy M. zatrudnionej w firmie handlowej X. z siedzibą w Warszawie, która została wysłana w podróż służbową z Warszawy (miejsce pracy) do Pabianic (miejsce stałego zamieszkania), diety nie będą przysługiwad, pomimo, że pracodawca nie zapewnił tej pracownicy całodziennego wyżywienia. Kwota diety jest ustalona normatywnie i wynosi obecnie 23 zł za dobę podróży służbowej. Zgodnie z 4 ust. 2 rozporządzenia, należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego określonego w poleceniu wyjazdu. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę dieta wynosi: do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

DIETA W ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ Dieta z tytułu delegacji zagranicznej, w przeciwieostwie do diety za podróż krajową nie jest przeznaczona jedynie na pokrycie kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych drobnych wydatków w podróży ( 4 ust. 1 in fine r.p.s.z.). To oznacza, że diety zagraniczne przysługują praktycznie każdemu delegowanemu, bez względu na to, czy pracodawca zapewnił wyżywienie czy też nie. Dieta przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży, w przypadku, gdy doba była niepełna, przysługuje dieta w obniżonej wysokości, tj. za 8 godzin - 1/3 kwoty diety, ponad 8 do 12 godzin - 1/2 kwoty diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

DIETA Pojęcie doby definiuje się zgodnie z przepisami prawa pracy dotyczącymi czasu pracy tj. doba to 24 kolejno po sobie następujące godziny. Na przykład gdy pracownik rozpoczął podróż służbową o godzinie 7 rano w poniedziałek, to doba upłynie o godzinie 7 rano we wtorek. Pojęcie doby było również definiowane w orzecznictwie sądowym, w którym wyrażono pogląd, zgodnie z którym : czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty, itp. a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której okres czasu się zaczyna Wyrok WSA Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie z dnia 22.3.2000 r., I SA/Lu 174/98, GP 2004, Nr 157, s. 6

DIETA kraj docelowy W przypadku podróży służbowych zagranicznych nie ma diet tranzytowych tylko wypłaca się diety właściwe dla paostwa docelowego, tj. nie wypłaca się diet właściwych dla paostw przez które następuje przejazd ale wypłaca się diety właściwe dla paostwa, w którym ma nastąpid kulminacja podróży. Mieszane podróże służbowe polegają na tym, iż cześd podróży służbowej pracownik odbywa na terytorium kraju, a częśd podróży służbowej pracownik odbywa za granicą. Kwestią budzącą wątpliwości, jest problem wysokości diety przysługującej za częśd podróży służbowej na obszarze kraju. W celu obliczenia diety za częśd podróży służbowej na obszarze kraju, należy uwzględnid okres pobytu za granicą w celu stwierdzenia, czy podróż służbowa trwała krócej, czy dłużej niż dobę.

DIETA W ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ W przypadku, gdy zatrudnionemu za granicą zapewnione jest częściowe wyżywienie, wówczas dieta przysługuje w części odpowiednio na: śniadanie - 15% diety; obiad - 30% diety; kolację - 30% diety; inne wydatki - 25% diety. Jeżeli natomiast pracownik otrzymuje całodzienne bezpłatne wyżywienie za granicą i gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), to za każdą dobę delegacji przysługuje 25% diety. Taka kwota diety przysługuje również zatrudnionemu, który opłaca wyżywienie bezpośrednio ze środków finansowych pracodawcy np. za pomocą służbowej karty kredytowej. Zgodnie z 5 ust. 3 r.p.s.z. dieta nie przysługuje tylko pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jednak jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

KOSZTY KOMUNIKACJI MIEJSKIEJ Każdemu zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów poniesionych na przejazd do miejsca wykonywania zadao służbowych. Koszty te, powinny byd udokumentowane biletem lub fakturą, w zależności od tego jakim środkiem lokomocji poruszał się zatrudniony. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje ( 5 ust. 2 rozporządzenia) Należy pamiętad, że to pracodawca decyduje o tym, jakim środkiem komunikacji będzie się poruszad delegowany. Rodzaj środka (np. pociąg, autobus PKS) powinien zostad wskazany w poleceniu wyjazdu służbowego. Zmiana rodzaju środka transportu jest dopuszczalna, ale tylko za zgodą pracodawcy. Poza zwrotem kosztów przejazdów z miejscowości wykonywania pracy do miejsca delegowania, zatrudnionemu przysługuje, zgodnie z 6 rozporządzenia, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt ten wynosi obecnie 4,60 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Pracodawca może wyrazid zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

KOSZTY PRZEJAZDU SAMOCHODEM ZATRUDNIONEGO Czy zwrot kosztów opłat za przejazd autostradą, opłat parkingowych pracownikom poniesionych podczas podróży służbowej będzie zaliczane do ich przychodu? Powyższy przepis nie wymienia o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ogranicza również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mied związek z wykonaną podróżą, a ponadto byd prawidłowo udokumentowane. Mając powyższe na uwadze stwierdzid należy, że kwoty zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową (właściwie udokumentowanych), czyli opłat za przejazdy autostradami bądź koszty opłat parkingowych podlegad będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19.12.2008 r., IBPB2/415-1602/08/BD

ZWROT KOSZTÓW NOCLEGU Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dzieo i zaistnieje koniecznośd zatrzymania się na nocleg, wówczas pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia noclegu delegowanemu albo pokrycia wydatków poniesionych na zakwaterowanie. Zgodnie z 7 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Oznacza to, że podstawą do wypłaty należności za nocleg jest wyłącznie rachunek (faktura). Dla kwestii zwrotu zatrudnionemu należności za nocleg nie ma znaczenia, czy rachunek jest wystawiony na pracownika, czy też na pracodawcę wysyłającego Jeżeli pracownik nie przedłożył rachunku, to wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

ZWROT KOSZTÓW NOCLEGU Warunkiem przyznania ryczałtu jest, aby: nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7, pracownik nie miał możliwości codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (por. 7 ust. 4 in fine rozporządzenia). Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu jeżeli wspomniany przejazd miał miejsce w nocy. Dotyczy to sytuacji gdy np. pracownik powracał z delegacji w godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub kuszetką. W takim przypadku zwrot kosztów obejmuje jedynie cenę biletu wraz ze stosownymi dopłatami.

KOSZTY W ZWIĄZKU Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ Poza zwrotem kosztów przejazdu w delegacji, pracodawca, na podstawie 10 r.p.s.z. wypłaca także: kwotę w wysokości jednej diety ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałty powyższe nie przysługują, jeżeli: pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym), strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty

KOSZTY W ZWIĄZKU Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ Zwrot kosztów przewozu bagażu: Pracodawca może wyrazid zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy paostwem docelowym jest paostwo pozaeuropejskie ( 11 r.p.s.z.). Opłaty te powinny byd udokumentowane adnotacją na bilecie lotniczym, lub wykazane w odrębnym rachunku. Zwrot tych kosztów będzie jednak możliwy po złożeniu przez pracownika odpowiednio umotywowanego wniosku. Pracodawca ma natomiast prawo taki wniosek przyjąd lub odrzucid.

KOSZTY W ZWIĄZKU Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ Nie podlegają zwrotowi koszty ( 12 ust. 2 r.p.s.z.): leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów Jeżeli pracownik podlega hospitalizacji lub zaistnieje koniecznośd zatrzymania się w zakładzie leczniczym, to przysługuje mu wówczas dieta w obniżonej wysokości. Zgodnie bowiem z 7 r.p.s.z., za każdą dobę pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

ZALICZKA NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ Nowelizacja wprowadzona rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1661) oprócz podwyższenia kwoty minimalnej diety do 23 zł za dobę podróży służbowej, dopuściła również możliwośd wypłacania przez pracodawcę zaliczek na pokrycie niezbędnych kosztów delegacji krajowej. Dotychczasowe przepisy przewidywały wprawdzie możliwośd przyznawania takich zaliczek, ale tylko w wypadku podróży służbowej za granicę. Na podstawie nowego 8a ust. 1 rozporządzenia pracodawca przyznaje zatrudnionemu zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży, na jego wniosek. Wniosek ów nie musi byd umotywowany uzasadnienia nie wymagają bowiem przepisy. Może on byd złożony na piśmie, ale również w innej formie elektronicznej (e-mail), ustnej itp. Przepisy nie precyzują bowiem formy składania wniosku. Co więcej, z brzmienia wskazanego przepisu wynika, że pracodawca nie może odmówid pracownikowi wypłaty takiej zaliczki.

ZALICZKA NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ Zaliczkę jak już wcześniej wskazano przyznaje się na pokrycie kosztów niezbędnych. Oznacza to, że za pomocą wypłaconych niejako z góry pieniędzy na delegację, pracownik może jedynie: zakupid bilety kolejowe, autobusowe lub lotnicze, uprawniające do przejazdu do miejscowości w której będzie wykonywał zadania służbowe i z powrotem, pokryd koszta ewentualnego noclegu i/lub posiłków, zakupid niezbędne materiały, potrzebne do wykonywania pracy w miejscu delegowania, względnie pokryd wskazane lub zaakceptowane przez pracodawcę wydatki (pokrycie kosztów kolacji z kontrahentami, wynajmu sali na prezentacje, bądź szkolenia itp.). Po powrocie z podróży pracownik jest obowiązany rozliczyd otrzymaną zaliczkę. Ma na to 14 dni licząc od daty zakooczenia podróży ( 8a ust. 1 rozporządzenia)

KOSZTY DELEGACJI PRACOWNICZEJ A PIT Przepis ten, stanowi że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Brzmienie cytowanego wyżej unormowania jest jednoznaczne zwolnieniem objęte są wszelkiego rodzaju przychody z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika wysyłanego przez pracodawcę w delegację. Zwolnienie dotyczy wszystkich zatrudnionych na podstawie stosunku pracy lub służbowego bez względu na zajmowane stanowisko. W odniesieniu do członków zarządów, menedżerów i innych osób zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach, których podstawą zatrudnienia jest: umowa o pracę, kontrakt menedżerski mający charakter umowy o pracę, powołanie (na podstawie art. 68 i nast. K.p. lub innych przepisów), mianowanie znajdują zastosowanie w całości powyższe unormowania. Te osoby są bowiem w rozumieniu przepisów K.p. i przepisów podatkowych pracownikami.

KOSZTY DELEGACJI PRACOWNICZEJ A PIT Jednostka ma siedzibę w X i tam odbywają się posiedzenia Rady Nadzorczej. W dniu 30 marca 2007 r. dokonano zmiany w składzie Rady Nadzorczej powołując osoby mające miejsce zamieszkania i pracy w Y. Prezes Zarządu podjął decyzję o tym, że ewentualne wydatki członków Rady Nadzorczej poniesione na dojazdy na posiedzenia Rady Nadzorczej będą im zwracane. Chodzi tu konkretnie o bilety PKP. Czy od zwrotu wydatków (bilety PKP) poniesionych przez członków Rady Nadzorczej na dojazdy na posiedzenia Rady Nadzorczej, należy pobierad podatek dochodowy od osób fizycznych? Wnioskodawca uważa więc, iż świadczenia wypłacane członkom Rady Nadzorczej dojeżdżającym na jej posiedzenia, np. koszty noclegu, przejazdu (również własnym samochodem), są zwolnione od podatku dochodowego. Przy czym zastosowanie tu będą miały limity określone w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej. Wnioskodawca podał, iż potwierdzają to interpretacje organów podatkowych, np. Urzędu Skarbowego w Żywcu z 14 czerwca 2005 r. (PDII/415/ I/9/2005). W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, gdzie wskazano, że podróże członków Rady Nadzorczej wiążą się z posiedzeniami Rady, kwestia związku otrzymywanych przez członków Rady Nadzorczej Spółki świadczeo z przychodami nie budzi wątpliwości. Tym samym, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków określonych powyżej, Spółka jako płatnik nie powinna naliczad i pobierad podatku od zwracanych członkom Rady Nadzorczej kosztów związanych z ich dojazdami na posiedzenia Rady Nadzorczej Spółki. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 12.02.2009 r., ILPB1/415-958/08-4/AG; Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 15.09.08 r., ITPB1/415-417/08/AT

KOSZTY DELEGACJI PRACOWNICZEJ A PIT Kwoty zwracane pracownikowi podlegają zwolnieniu z opodatkowania jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu. Jeżeli więc u danego pracodawcy obowiązują przepisy płacowe ustalające korzystniejsze wartości diet czy ryczałtów, wówczas zwolnieniu z opodatkowania nie podlega różnica pomiędzy kwotą określoną w przepisach rozporządzenia a kwotą wypłaconą. Potwierdził to NSA, który w wyroku z 3 kwietnia 1996 r., SA/Gd 79/95 wskazał, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników w wysokości przekraczającej pułap określony w odrębnych przepisach stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Ponieważ przychody z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej są wolne od opodatkowania, nie powinny byd doliczane do ich wynagrodzeo.

ZWROT KOSZTÓW JAKO KOSZT Zarówno art. 15 ust. 1 ustawy o CIT stanowią, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w obydwu ustawach, które nie zostały normatywnie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Koszty poniesione z tytułu delegacji pracowników oraz innych osób zatrudnionych nie będących pracownikami nie są wymienione wśród kosztów nie będących kosztami uzyskania przychodu. Co do zasady są to koszty uzyskania przychodu i pracodawca lub zleceniodawca może je zaliczyd do kosztów podatkowych. Wyjątek stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy lub zleceniobiorcy w celu odbycia podróży służbowej, w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określoną w przepisach rozporządzenia (por. art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT/ art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT)

Dziękuję za uwagę Pytania i wątpliwości: Sebastian Twardoch biuro@taxfin.pl