Jak rozliczać krajową podróż służbową

Transkrypt

1 Diety krajowe od Dieta Nocleg Dojazd ,00 34,50 4,60 Diety krajowe (od ): godzin: 11,50 zł. - powyżej 12 godzin: 23,00 zł. - powyżej 24 godzin: za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin 11,50 zł. powyżej 8 godzin: 23,00 zł. - ryczałt za nocleg wynosi: 34,50 zł. (150% diety dobowej). - zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów, bądź w wysokosci 20% diety dobowej - 4,60 zł. Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od ): - samochód o poj. do 900 cm3-0,5214 zł/km - samochód o poj. pow. 900 cm3-0,8358 zł/km - motocykl - 0,2302 zł/km - motorower - 0,1382 zł/km Jak rozliczać krajową podróż służbową Podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania i rozliczenia kosztów takiego wyjazdu. O sposobie rozliczania krajowej podróży służbowej decydują przede wszystkim dwa czynniki: - czy podróżujący pracownik zatrudniony jest w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, czy też poza budżetówką oraz - czy pracodawca spoza budżetówki uregulował kwestie związane z podróżami służbowymi wewnętrznie, czy też zdał się na przepisy ogólne, właściwe dla pracowników sfery budżetowej Zasady ogólne Na początek omówimy zasady dotyczące pracowników sfery budżetowej oraz tych firm, które nie posiadają w tym zakresie własnych unormowao. Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokośd oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz z późn. zm.).

2 Jak wspomnieliśmy na początku - przepisy tego rozporządzenia stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz pozostałe firmy, które nie uregulowały zasad odbywania i rozliczania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (regulaminach, umowach o pracę). Skąd - dokąd By nazwad określony wyjazd podróżą służbową", pracownik musi opuścid miejscowośd, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy. By prawidłowo określid, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zajrzed do umowy o pracę i sprawdzid zapis o miejscu pracy. Najczęściej za miejsce pracy uznawana jest siedziba pracodawcy, inny oddział, biuro, miejscowośd bądź obszar geograficzny. W przypadku pracowników, których miejscem pracy nie jest konkretny adres, ale większy teren, np. województwo - przejazd z jednej miejscowości do drugiej, bez przekraczania granic przypisanego terenu - nie będzie traktowany jako podróż służbowa, a pracownik nie będzie miał prawa do diet i innych należności właściwych dla podróży służbowych. Z pisemnym poleceniem Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi byd związany z realizacją konkretnego zadana służbowego. UWAGA! Wyjazd na imprezę integracyjną nie jest podróżą służbową (Izba Skarbowa w Łodzi, r., nr PB I-3/4117/IN-78/US/2006/AA Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracowad własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba. W poleceniu uwzględnid należy następujące informacje: 1. Dane pracownika 2. Cel podróży 3. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe 4. Czas podróży służbowej 5. Środki lokomocji Pracodawca powinien dokładnie określid miejsce rozpoczęcia podróży służbowej. Przepisy dopuszczają sytuację, w której pracownik udaje się w podróż bezpośrednio ze swojego domu. W takim przypadku odpowiedni zapis powinien znaleźd się w poleceniu wyjazdu służbowego. Kogo nie można delegowad Prawo pracy zabrania wysyłania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.

3 Koszty do zwrotu Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują 1. diety oraz 2. zwrot kosztów: Dieta - przejazdów; - noclegów; - dojazdów środkami komunikacji miejscowej; - innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i w 2007 roku wynosi 23 zł za dobę podróży. Uwaga! Nie jest to doba astronomiczna, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej. Jak liczyd diety Należnośd z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości 2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: - do 8 godzin - przysługuje połowa diety - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje: 1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika 2. gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego 3. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Koszty przejazdu Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej.

4 Czy będzie to autobus, samolot czy samochód - decyduje pracodawca. Pracownik może występowad ze swoimi propozycjami, w szczególności może złożyd wniosek o zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, motocyklem bądź motorowerem. Ostatnie słowo należy jednak od pracodawcy.uwaga! Pracodawca nie może zmusid pracownika, by ten wyjechał w podróż służbową własnym pojazdem Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Jeśli pracownik jedzie w delegację swoim prywatnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może byd wyższa niż: Dojazdy do pracy Bywa, że w miejscowości oddelegowania, pracownik musi dojechad z miejsca zamieszkania np. hotelu, do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu przez pracodawcę obowiązki. W takim przypadku, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli w chwili obecnej 4,60 zł. Na ryczałt nie może liczyd pracownik, który nie poniósł kosztów dojazdów oraz osoba, która na swój wniosek (za zgodą pracodawcy) rozlicza się wg rzeczywistych kosztów dojazdów - na podstawie udokumentownych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Noclegi Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku - przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwośd codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Za podróż w nocy (z założeniem niemożności wyspania się w nocy): do 8 godzin po zakooczeniu podróży przysługuje wolny dzieo na odespanie). Kiedy i jak rozliczad I tak, zgodnie z nowym 8a - pracodawca ma obowiązek przyznad zaliczkę na niezbędne koszty podróży, jeśli z takim wnioskiem wystąpi delegowany pracownik.

5 Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpid w terminie 14 dni od dnia zakooczenia podróży. UWAGA! Obowiązek przedkładania rachunków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Delegacja wg przepisów wewnętrznych firmy Pracodawca może ustalid własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien uregulowad warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania - odpowiednie regulacje zamieszcza w umowie o pracę. Przepisy ograniczają pracodawcę tylko w jednej kwestii - minimalnej wysokości diety. Zgodnie z Kodeksem pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalad diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. UWAGA! Jeśli pracodawca nie ureguluje wewnętrznie zasad odbywania i rozliczania delegacji - obowiązywad będą w całości przepisy właściwe dla pracowników sfery budżetowej Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca określił wyższe limity diet, ryczałtów, czy też rozszerzył katalog wydatków, za poniesienie których będzie przysługiwał zwrot. W takim przypadku trzeba mied na uwadze konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe. Od wypłaconych pracownikowi kwot, które przekraczają limity określone w rozporządzeniu, pracodawca musi pobrad zaliczkę na podatek oraz naliczyd składki ZUS. Diety zagraniczne Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm. ) Dietę oblicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) za niepełną dobę podróży:

6 a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z ww. zasadami. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie - 15% diety; 2) obiad - 30% diety; 3) kolację - 30% diety; 4) inne wydatki - 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Jak rozliczać zagraniczną podróż służbową Czy zagraniczna podróż służbowa zaczyna się już w samolocie? Jak prawidłowo rozliczad delegacje, czytaj w naszym poradniku. Od granicy do granicy Czas podróży w delegacjach zagranicznych, które odbywane są drogą lądową, liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. UWAGA! Czas oczekiwania na odprawę graniczną nie wlicza się do czasu podróży służbowej Gdy pracownik leci samolotem lub płynie statkiem - czas podróży oblicza się inaczej. Zgodnie z rozporządzeniem, czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji: Dieta - lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju - morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokośd diet, w podziale na poszczególne kraje, określona została w załączniku do rozporządzenia. Diety i ryczałty w niektórych krajach

7 FRANCJA: dieta - 45 EUR limit na nocleg EUR HISZPANIA: dieta - 48 EUR limit na nocleg EUR NIEMCY: dieta - 42 EUR limit na nocleg EUR SŁOWACJA: dieta - 33 EUR limit na nocleg - 70 EUR WŁOCHY: dieta - 42 EUR limit na nocleg EUR Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%. Za każdy dzieo (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. Koszty przejazdu Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje. Dojazdy do pracy i do dworca Bywa, że w miejscowości oddelegowania, pracownik musi dojechad z miejsca zamieszkania np. hotelu, do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu przez pracodawcę obowiązki. W takim przypadku, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Ryczałty na dojazdy nie przysługują, jeżeli: 1. pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym) 2. strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy 3. pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty Bagaż i leczenie Pracodawca może wyrazid zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy paostwem docelowym jest paostwo pozaeuropejskie. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

8 Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. Zaliczka i rozliczenie Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może byd wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartośd przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonad w terminie 14 dni od dnia zakooczenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży załącza się dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Podróż służbowa przedsiębiorcy Co to jest podróż służbowa przedsiębiorcy Definicji podróży służbowej nie znajdziemy w przepisach ustawy o PIT. Organy podatkowe odwołują się w tym przypadku do unormowao Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 77(5) KP, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Organy podatkowe na ogół nie uznają za podróż służbową wyjazdów przedsiębiorców, których miejscem świadczenia usług (odpowiedni wpis w ewidencji działalności gospodarczej) - jest cały kraj i zagranica. W konsekwencji podatnikom działającym w terenie (np. firmy transportowe, przedstawiciele handlowi, doradcy itp.) - odmawia się prawa do zaliczenia w koszty wartości diet. Znane jest też zupełnie odmienne stanowisko w tej kwestii. Prawo do zaliczania diet w ciężar kosztów uzyskania przychodów przyznał przedsiębiorcom wykonującym np. usługi transportowe Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 września 2005 r. (sygn. akt FSK 2175/04). RADA jeśli twoja działalnośd polega na stałym świadczeniu usług na terytorium całego kraju (zagranicy) - zwród się do swojego US o wydanie wiążącej interpretacji prawa podatkowego w kwestii możliwości zaliczania przez ciebie do kup wartości diet. Na poparcie swojego stanowiska powołaj się na korzystne orzeczenie NSA z r. Diety a koszty podatkowe

9 Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu: 1. osiągnięcia przychodów lub 2. zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. A z art. 23 ust. 1 pkt 52 wynika, iż nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalnośd gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokośd diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W związku z powyższym przedsiębiorca może zaliczyd do kosztów uzyskania przychodów wartośd diet z tytułu podróży służbowej - do wysokości określonych limitów, gdy uprawdopodobni, że wyjazd służbowy związany był z osiągniętym przychodem lub służył zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Przy kwalifikowaniu diet w ciężar kosztów uzyskania przychodów zadbaj o właściwe udokumentowanie podróży służbowej. W przypadku kontroli, musisz udowodnid, że podróż przełożyła się na osiągane przez ciebie dochody lub zabezpieczała źródło przychodów. W tym celu kompletuj wszelkie umowy, protokoły ze spotkao, zamówienia, ustalenia handlowe, plany spotkao, notatki służbowe ze spotkao itp. Noclegi, wyżywienie, dojazdy Do pozostałych wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy zastosowanie ma generalna zasada powiązania wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami (źródłem przychodów).uwaga! Nie można odliczad podatku VAT od usług noclegowych i gastronomicznych (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) By poniesiony w delegacji wydatek można było zaliczyd do kosztów uzyskania, należy sprawdzid czy spełnia on ww. warunek oraz czy nie jest wyłączony z kup na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Konieczne jest przy tym odpowiednie udokumentowanie kosztów: faktury, rachunki, bilety. Do kosztów podatkowych zaliczyd można wydatki na: - dojazd samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych (paliwo, opłaty za przejazd autostradą, parking) - dojazd samochodem nie wprowadzonym do ewidencji środków trwałych (do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu) - dojazd innymi środkami transportu: pociąg, samolot, autokar, statek - przejazdy taksówką, środkami komunikacji miejskiej - noclegi

10 Koszty wyżywienia przedsiębiorca rozlicza pośrednio, poprzez zaliczenie do kup wartości diet do określonych limitów. Od 2007 roku do kosztów nie można zaliczad wydatków reprezentacyjnych, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych Przykład 1 Jak rozliczyd diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej, jeśli pracownik został delegowany do Włoch? Podróż służbową odbył za zgodą pracodawcy prywatnym samochodem. Za granicą przebywał 3 doby i 5 godzin, a w czasie delegacji miał zagwarantowane darmowe obiady. Dieta z tytułu delegacji zagranicznej, w przeciwieostwie do diety za podróż krajową, nie jest przeznaczona jedynie na pokrycie kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych drobnych wydatków w podróży. Oznacza to, że diety zagraniczne przysługują praktycznie każdemu delegowanemu, bez względu na to, czy pracodawca zapewnił wyżywienie czy też nie. Cechą charakterystyczną diety za podróż zagraniczną jest to, że jej wysokośd jest zróżnicowana, w zależności od kraju, do którego udaje się pracownik. Nie jest to kwota stała, jak w przypadku diety krajowej. Dieta przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży. W przypadku gdy doba była niepełna, przysługuje ona w obniżonej wysokości, tj. za 8 godzin - 1/3 kwoty diety, ponad 8 do 12 godzin - 1/2 kwoty diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Przy ustalaniu wysokości diety nie bierze się pod uwagę innych krajów, nawet jeżeli zatrudniony w nich się zatrzymywał. Jeżeli nasz pracownik został wysłany w delegację do Włoch samochodem prywatnym, to dietę dla niego należy obliczyd według stawek obowiązujących dla Włoch. Nie liczy się przy tym fakt, że w drodze do kraju docelowego przejeżdżał przez Czechy i Austrię i spędził w nich kilkanaście godzin. Wysokośd diety jest zmniejszana, jeśli w ramach odbywanej zagranicznej podróży służbowej pracownikowi zagwarantowano bezpłatne wyżywienie. Jeżeli pracownik otrzymuje całodzienne bezpłatne wyżywienie za granicą lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), to za każdą dobę delegacji przysługuje 25 proc. diety ustalonej według powyższych zasad. Natomiast w sytuacji, gdy zatrudnionemu za granicą zapewnione jest częściowe wyżywienie, wówczas dieta przysługuje w części odpowiednio na: śniadanie - 15 proc. diety; obiad - 30 proc. diety; kolację - 30 proc. diety; inne wydatki - 25 proc. diety. W tym przypadku wysokośd diety pracownika wynosi 42 euro. Jest to dieta za dobę pobytu we Włoszech. Gdyby pracownik w trakcie wyjazdu służbowego nie miał zapewnionego darmowego obiadu, wówczas wysokośd przysługujących mu diet wyniosłaby za: 3 doby: 42 euro x 3 doby = 126 euro,

11 5 godzin: 42 euro x 1/3 = 14 euro, razem: 126 euro + 14 euro = 140 euro. Pracownik za granicą korzystał z obiadów. Zatem nie przysługuje mu dieta w pełnej kwocie. Nie korzystał natomiast ze śniadao, kolacji i innych wydatków, dlatego też ustalamy, jaki procent diety mu się należy: 15 proc proc proc. = 70 proc. Tak więc pracownikowi z tytułu podróży służbowej do Włoch należy się dieta w kwocie: 140 euro x 70 proc. = 98 euro. Dieta za odbytą podróż zagraniczną nie przysługiwałaby pracownikowi, gdyby otrzymał za nią ekwiwalent. Jeżeli jednak wypłacony ekwiwalent byłby niższy od kwoty diety, wówczas należałoby mu wypłacid wyrównanie do wysokości należnej diety. Przykład 1 Nasza pracownica rozpoczęła delegację 2 kwietnia 2006 r. o godzinie 8.40, na miejscu znalazła się tego samego dnia o godzinie Była oddelegowana na szkolenie. W piśmie organizatora była informacja, że organizator zapewnia nocleg i wyżywienie w czasie obrad, natomiast w pozostałe dni nie zapewnia. Czy za czas przebywania w podróży można naliczyd dietę (nie ma rachunków)? Dieta powinna byd naliczona w przypadku, gdy pracownik nie ma zapewnionych co najmniej trzech posiłków dziennie w czasie odbywania podróży służbowej. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Należności te przysługują zarówno w przypadku odbywania podróży służbowej na terenie kraju, jak i poza granicami. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Oznacza to, że czas pobytu pracownika w delegacji to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika środkami transportu w celu dojechania do wskazanej przez pracodawcę miejscowości i powrotu z niej. Wysokośd przysługującej pracownikowi diety oblicza się od 1 stycznia 2006 r. w następujący sposób: jeżeli podróż służbowa trwała nie dłużej niż dobę: - od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety (11 zł), - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (22 zł), jeżeli podróż służbowa trwała dłużej niż dobę - za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (22 zł), a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: - do 8 godzin - przysługuje 1/2 diety (11 zł), - ponad 8 godzin - przysługu- je dieta w pełnej wysokości (22 zł). Fakt zapewnienia pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, bezpłatnych noclegów i całodziennego wyżywienia tylko przez dni obrad, zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty temu pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej tylko za te dni. Oznacza to zatem, że pracownik, o którym mowa w pytaniu, ma prawa do diety z tytułu podróży służbowej za dni, w których obrad nie było oraz za dni obrad, jeżeli nie miał zapewnionych co najmniej trzech posiłków dziennie, czyli tzw. całodziennego wyżywienia. Przepisy nie uzależniają wysokości diety od liczby posiłków zapewnionych pracownikowi w delegacji. Oznacza to, że pracownikowi dieta będzie przysługiwała w każdym przypadku, w którym pracodawca nie zapewni mu całodziennego wyżywienia (a jedynie jeden lub nawet dwa posiłki dziennie). Wśród warunków, zasad przyznawania i wypłaty diet pracownikom z tytułu podróży służbowych

12 istnieją jednak pewne wyjątki. Dieta nie przysługuje pracownikowi, który: został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu, przebywał w podróży, która trwała co najmniej 10 dni i wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu na koszt pracodawcy, miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie; pamiętad przy tym należy, że przez całodzienne wyżywienie rozumie się co najmniej trzy posiłki dziennie. W związku z tym jedynie powyżej wymienione sytuacje uzasadniają niewypłacenie pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej. Natomiast w przypadku gdy nie zaistniała żadna z powyższych sytua-cji, pracownik ma prawo do diety z tytułu podróży służbowej od pracodawcy. PRZYKŁAD 1 Pracownik mieszkający i zatrudniony w Warszawie otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej do Białegostoku. Podróż tę odbył samochodem służbowym pracodawcy. Z Warszawy wyjechał o godzinie 6: 00, do zakładu pracy powrócił natomiast o godzinie 15: 00 tego samego dnia. Podróż pracownika trwała 9 godzin, dlatego też przysługuje mu z tego tytułu połowa diety, tj. 11,00 zł Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (przykład 2). PRZYKŁAD 2 Pracownik mieszkający i pracujący w Warszawie został oddelegowany na szkolenie do Szczecina. Podróż tę odbył samochodem służbowym pracodawcy. Do Szczecina wyjechał 8 maja 2006 r. o godzinie 7: 00, a powrócił do Warszawy 11 maja 2006 r. o godzinie 13: 00. Podróż służbowa tego pracownika trwała 3 pełne doby (od 8 maja, od godz. 7: 00 do 11 maja, do godz. 7: 00) i 6 godzin (11 maja od 7: 00 do 13: 00). Pracownik ten powinien otrzymad zatem: 3 diety w pełnej wysokości za pełne 3 doby delegacji: 22,00 zł x 3 doby = 66,00 zł, połowę diety za 6 godzin delegacji w dniu 11 maja: 22,00 zł x 1/2 = 11,00 zł. W sumie pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety w wysokości: 66,00 zł + 11,00 zł= 77,00 zł. W niektórych jednak przypadkach dieta pracownikowi w ogóle nie przysługuje. Sytuacja taka ma miejsce, jeżeli w czasie podróży służbowej zapewniono mu bezpłatne wyżywienie (przykład 3). PRZYKŁAD 3 Pracownik udał się w czterodniową podróż służbową z Poznania do Warszawy. Pracodawca zarezerwował mu noclegi w hotelu oraz wykupił posiłki. Koszt noclegów i posiłków w hotelu wyniósł łącznie 600,00 zł. Niezależnie od tego pracownik przedłożył pracodawcy bilety na autobus, jakim dojechał na miejsce wykonywania zadao. Łączna kwota dojazdów to 105,00 zł. W powyższym przypadku pracownikowi nie będą przysługiwad diety, gdyż nie było konieczności

13 ponoszenia przez niego kosztów wyżywienia. Podobnie nie będzie mu przysługiwad zwrot kosztów noclegów. Pracodawca będzie jednak zobowiązany do zwrotu kwoty 105,00 zł tytułem pokrycia kosztów podróży z Poznania do Warszawy i z powrotem. Podobnie dieta nie przysługuje, gdy pracownik zostanie wysłany w podróż służbową do miejscowości, która jest przy okazji jego stałym lub czasowym miejscem pobytu. Czasem może się zdarzyd, że z różnych względów delegacja trwa dłużej niż zaplanowano. Jeżeli przyczyną przedłużenia pobytu w podróży konieczne jest dokonanie pewnych czynności związanych z wyjazdem, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty dodatkowych diet i pokrycia dodatkowych kosztów z nią związanych (przykład 4). PRZYKŁAD 4 Pracownik został oddelegowany do firmy klienta we Wrocławiu. Pracodawca określił czas trwania podróży na 2 dni. Niestety podczas wdrażania projektu pojawiły się nieprzewidziane problemy i w związku z tym pracownik musiał spędzid tam dodatkowo jeszcze jeden dzieo. W opisanej sytuacji pracodawca powinien zwrócid pracownikowi koszt dodatkowego noclegu oraz wypłacid dodatkową dietę. Przejazdy prywatnym samochodem pracownika Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyd podróż służbową samochodem osobowym (motocyklem lub motorowerem) - nie będącym własnością pracodawcy. Przysługuje mu wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może byd wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088, z późn. zm.). W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca powinien wówczas szczegółowo określid: rodzaj pojazdu (samochód, motocykl, motorower), markę i/lub typ pojazdu, a w przypadku samochodu - także pojemnośd silnika, numer rejestracyjny. PRZYKŁAD 5 Pracownik odbył podróż służbową swoim samochodem prywatnym o pojemności silnika powyżej 900 cm3 i przejechał 720 km z Warszawy do Wrocławia i z powrotem. Pracodawca powinien zwrócid mu koszty przejazdu w następującej wysokości: 720 km x 0,7846 zł = 564,91 zł. Delegowany powinien prowadzid dokumentację przebiegu pojazdu na podstawie wskazao licznika pojazdu. Może byd ona wpisana do druku delegacji lub też stanowid odrębny dokument - jako załącznik do właściwego polecenia wyjazdu służbowego. Zwrot kosztów noclegu Podróż służbowa nie zawsze trwa tylko jeden dzieo. Zdarza się, że pracownik w czasie delegacji korzysta z noclegów. W takiej sytuacji, po przedłożeniu rachunków dokumentujących nocleg, przysługuje mu zwrot kosztów noclegów. Jeżeli zatrudniony nie przedłoży rachunku, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, to

14 wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godziną 21:00 a 7:00 rano. W 2006 roku jest to kwota 33,00 PRZYKŁAD 6 Pracownik w czasie podróży służbowej nocował w hotelu trzy noce. Pierwszej nocy dotarł do hotelu dopiero o godzinie 2:00 nad ranem. Za pierwszy nocleg pracownikowi nie przysługuje ryczałt, ponieważ nocleg ten trwał tylko 5 godzin. Otrzyma on zatem ryczałt liczony tylko za dwie doby: 33,00 zł x 2 doby = 66,00 zł, pomimo że za hotel zapłacono za trzy doby hotelowe. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, jeżeli przejazd miał miejsce w nocy. Dotyczy to sytuacji gdy np. pracownik powracał z delegacji w godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub kuszetką. W takim przypadku zwrot kosztów obejmuje jedynie cenę biletu wraz ze stosownymi dopłatami. Pracownikowi nie będzie przysługiwał także zwrot kosztów noclegów lub ryczałt za nocleg za czas przejazdu, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwośd powrotu każdego dnia do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu (przykład 7). PRZYKŁAD 7 Pracownik został wysłany w podróż służbową do Krakowa na 10 dni. W wolną sobotę postanowił pojechad do domu i powrócił do miejsca docelowego podróży służbowej w niedzielę wieczorem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w obie strony. Nie należy mu się natomiast ani dieta za dni, w których przebywał w domu, ani zwrot kosztów noclegów za ten czas. Delegacja zagraniczna to podróż oraz pobyt w innym kraju w celu wykonywania zadao służbowych. Sposób liczenia czasu pobytu pracownika poza granicami kraju zależy od rodzaju komunikacji, jaką pracownik odbywa tę podróż. W przypadku podróży: lądowej - czas delegacji zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; lotniczej - czas delegacji zagranicznej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; morskiej - czas delegacji zagranicznej liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. PRZYKŁAD 8 Pracownik przebywał w delegacji zagranicznej w Rosji. Został zakwaterowany w hotelu. Wyjazd trwał łącznie 4 dni, a koszt z tytułu noclegów za 3 doby hotelowe wyniósł, zgodnie z przedłożonymi rachunkami, równowartośd 430 USD. Limit za nocleg w Rosji wynosi 130 USD, za 3 doby wyniesie on: 130 USD x 3 doby = 390 USD. Pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów noclegu jedynie do wysokości 390 USD. Pozostałe 40 USD pracodawca zwróci, jeżeli uzna, że poniesienie tak wysokich kosztów było w tym wypadku uzasadnione. Zwrot kosztów leczenia

15 Szczególnym rodzajem należności z tytułu delegacji zagranicznej jest ponoszenie przez pracodawców kosztów leczenia w razie choroby delegowanego, która miała miejsce w trakcie podróży służbowej. Możliwośd korzystania z polskiego ubezpieczenia zdrowotnego za granicą w krajach UE, na podstawie formularza E-111 nie zwalnia pracodawcy od obowiązku zwrotu tych kosztów. Należy bowiem pamiętad, że w wielu krajach także jednostki publicznej służby zdrowia pobierają, niezależnie od ubezpieczenia, określone opłaty. Takie opłaty podlegają zwrotowi na rzecz pracownika, podobnie jak koszty lekarstw. Zwrotowi nie podlegają natomiast koszty: leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. Jeżeli pracownik podlega hospitalizacji, przysługuje mu wówczas dieta w obniżonej wysokości. Za każdą dobę pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą należy się mu wówczas 25 proc. diety. Obowiązek wypłacenia zaliczki Na pracodawcy wysyłającego pracownika w delegację zagraniczną ciąży obowiązek wypłacenia zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu. Zaliczka ta może byd również wypłacona w złotych jako równowartośd kwoty waluty obcej. Zaliczka powinna byd rozliczona w ciągu 14 dni od zakooczenia podróży. Pracownik musi przekazad pracodawcy odpowiednie dokumenty i rachunki potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków.