Załącznik nr 6 do zapytania ofertowego z dnia..2017 r. WZÓR UMOWA NR./2017 zawarta dnia 2017 roku w Kielcach pomiędzy: Powiatem Kieleckim - Starostwo Powiatowe w Kielcach ul. Wrzosowa 44 25-211 Kielce NIP: 959-164-57-90 reprezentowanym przez: Pana Michała Godowskiego Starostę Kieleckiego Pana Zenona Janusa Wicestarostę Kieleckiego przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Marii Klusek zwanym(ą) w dalszej części umowy Zleceniodawcą, a z siedzibą wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod Nr KRS:, NIP.., Regon:.., który został wpisany na listę firm audytorskich Uchwałą Nr.. Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z dnia.. pod nr ewidencyjnym.. reprezentowanym przez :.... zwaną w dalszej części Zleceniobiorcą. 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest przeprowadzenie przez Zleceniobiorcę badania sprawozdania finansowego Powiatu Kieleckiego obejmującego okresy sprawozdawcze:
1.1. 01.01.2017-31.12.2017, na które składa się: a) bilans z wykonania budżet Powiatu Kieleckiego, b) łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, c) łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, d) łączne zestawienie zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego. 1.2. 01.01.2018-31.12.2018, na które składa się: a) bilans z wykonania budżet Powiatu Kieleckiego, b) łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, c) łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, d) łączne zestawienie zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, e) informacja dodatkowa obejmująca dane wynikające z informacji dodatkowych jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, oraz przedłożenie Zleceniodawcy odnośnie każdego ze sprawozdań finansowych sprawozdania z badania w formie pisemnej, zawierającego opinię biegłego rewidenta wraz z raportem o zbadanym sprawozdaniu finansowym lub odmowę wyrażenia opinii, gdy biegły rewident nie jest w stanie wyrazić opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. 2. Strony zgodnie ustalają, że przedmiot umowy zostanie zrealizowany w sposób zgodny z przepisami: 2.1. ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.), 2.2. ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r., poz. 1089), 2.3. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn. zm), 2.4. zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, 2.5. krajowych standardów rewizji finansowej. 2 Formalne podstawy przeprowadzenia badania 1. Zleceniobiorca oświadcza, że jest firmą audytorska w rozumieniu ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym wpisaną na listę firm audytorskich prowadzona przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów. 2. Zleceniobiorca oświadcza, że spełnia przewidziane przepisami powszechnie obowiązującymi wymagania w przedmiocie bezstronności i niezależności. 2
3. Zleceniobiorca oświadcza, że nie są mu znane okoliczności, które miałyby wpłynąć na niezależność Zleceniobiorcy. 4. Zleceniodawca oświadcza, że wyboru Zleceniobiorcy do badania sprawozdania finansowego za rok 2017 i rok 2018 dokonał organ uprawniony w świetle przepisu art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.) uchwałą Nr Rady Powiatu w Kielcach z dnia 2017 roku na podstawie złożonej przez Zleceniobiorcę oferty w wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego na badanie sprawozdania finansowego Powiatu Kieleckiego za rok 2017 i za rok 2018. 3 Obowiązki Zleceniobiorcy 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się przeprowadzić badanie sprawozdań finansowych Zleceniodawcy w sposób staranny, zgodnie z opracowanym przez siebie harmonogramem badania, stosując właściwe metody przy uwzględnieniu znaczenia (istotności) badanych danych i zachowaniu efektywności badania. Harmonogram badania powinien dotyczyć każdorazowo okresów badania o których mowa w 1 ust. 1, pkt. 1.1. i 1.2. 2. W celu ujednolicenia dokumentacji podlegającej badaniu Zleceniobiorca zobowiązuje się, w porozumieniu z Zleceniodawcą, do opracowania szczegółowych wytycznych dla jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego, w celu prawidłowego sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego Powiatu Kieleckiego, 3. Badanie sprawozdania finansowego zostanie przez Zleceniobiorcę przeprowadzone na tak dobranych próbach ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych, aby dokumentacja z badania stanowiła wystarczającą podstawę do sporządzenia sprawozdań z badania tych sprawozdań (badanie wyrywkowe). Badaniu za każdy rok obrotowy poddanych zostanie co najmniej siedem jednostek budżetowych Powiatu Kieleckiego. 4. Zleceniobiorca przeprowadzi badanie sprawozdań finansowych przy pomocy biegłych rewidentów. Dopuszcza się udział w badaniu innych członków zespołu badającego będących pracownikami Zleceniobiorcy lub osób współpracujących ze Zleceniobiorcą na podstawie umów cywilnoprawnych. 5. Odpowiedzialność wobec Zleceniodawcy za przeprowadzenie badania ponosi Zleceniobiorca, który odpowiada za działania i zaniechania biegłych rewidentów i członków zespołu badającego, którzy wykonują w jego imieniu czynności związane z badaniem sprawozdań finansowych. 6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania uczciwości, obiektywizmu, zawodowego sceptycyzmu, staranności zawodowej i rzetelności w wypełnieniu zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 7. Zleceniobiorca i osoby badające sprawozdanie finansowe w jego imieniu zobowiązani są do zachowania tajemnicy rezultatów badania oraz faktów i okoliczności poznanych w toku badania, zarówno przy realizacji umowy jaki i po jej zakończeniu. 8. Zleceniobiorca ma prawo udostępnić rezultaty badania sprawozdania finansowego poza Zleceniodawcą, wyłącznie organom upoważnionym przepisami ustaw do wglądu w tego 3
rodzaju dokumenty, w tym organom Krajowej Izby Biegłych Rewidentów, sprawującym nadzór nad należytym wykonaniem zawodu przez członków Izby. 9. Zleceniobiorca nie może powierzyć żadnej części przedmiotu zamówienia podwykonawcy. 10. Zleceniobiorca zobowiązuje się do uczestnictwa w posiedzeniach Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Kielcach, która będzie rozpatrywać sprawozdanie finansowe oraz zapewni swoją obecność na sesji Rady Powiatu w Kielcach, na której zostanie zatwierdzone sprawozdanie finansowe za rok 2017 i za rok 2018, w celu złożenia stosownych wyjaśnień i informacji. 4 Obowiązki Zleceniodawcy Zleceniodawca zobowiązuje się do: 1. Udostępnienia wykonawcom umowy desygnowanym przez Zleceniobiorcę : 1.1. dokumentów organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego, 1.2. umów zawartych przez Zleceniodawcę, udzielonych gwarancji itp. dokumentów, 1.3. sprawozdania finansowego oraz ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych, 1.4. wszelkich innych dokumentów mających związek z przedmiotem niniejszej umowy. 2. Udzielenia wyczerpujących informacji i wyjaśnień niezbędnych do opracowania sprawozdań z badania. 3. Składania przedstawicielom Zleceniobiorcy pisemnych oświadczeń dotyczących między innymi : 3.1. uznania przez kierownictwo Zleceniodawcy odpowiedzialności za prawidłowość i rzetelność sprawozdania finansowego, 3.2. stwierdzenia, że według wiedzy i najlepszej wiary Zleceniodawcy, sprawozdanie finansowe, podlegające badaniu, jest wolne od istotnych błędów i przeoczeń, 3.3. potwierdzenia kompletności udostępnionych przedstawicielom Zleceniobiorcy ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego, 3.4. przestrzegania przez Zleceniodawcę według jego wiedzy i najlepszej wiary przepisów prawa i warunków zawartych umów, istotnych z punktu widzenia działalności Zleceniodawcy, a zwłaszcza jej kontynuacji, 3.5. kompletności ujęcia w księgach rachunkowych (księgach handlowych) i w sprawozdaniu finansowym zdarzeń, które mogą rzutować na przyszłą sytuację finansową Zleceniodawcy (zastawów, poręczeń, zobowiązań warunkowych i innych zdarzeń), 3.6. posiadania tytułów prawnych do wszystkich aktywów, 3.7. kompletności udostępnionych przedstawicielom Zleceniobiorcy umów dotyczących kredytów i udzielonych pożyczek, 3.8. spraw przygotowanych do postępowania sądowego i znajdujących się w toku tego postępowania. 4. Współdziałania ze Zleceniobiorcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy, w szczególności do: 4
4.1. niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości wykonawców umowy desygnowanych przez Zleceniobiorcę w sprawach prawidłowości i rzetelności przedstawionej do badania wersji sprawozdania finansowego, 4.2. korygowania ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego w zakresie, w którym Zleceniodawca i Zleceniobiorca będą przekonani o celowości i zasadności wprowadzenia zmian, 4.3. wydania dyspozycji, na wniosek przedstawicieli Zleceniobiorcy, w sprawie wykonania przez personel Zleceniodawcy wymaganych czynności np. kopiowania dokumentów, dokonywania wizji i inwentaryzacji. 5 Termin realizacji badania 1. Czynności związane z badaniem sprawozdania finansowego będą przez Zleceniobiorcę wykonane w następujących terminach: 1.1. dla sprawozdania finansowego za 2017 rok najpóźniej do dnia 25 kwietnia 2018 roku, 1.2. dla sprawozdania finansowego za 2018 rok najpóźniej do dnia 25 kwietnia 2019 roku, pod warunkiem udostępnienia Zleceniobiorcy dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego oraz danych i informacji, o których mowa w 4. 2. Zleceniodawca gromadzi dokumenty przedłożone przez Zleceniobiorcę wykazem i je przedstawia do badania wraz ze sprawozdaniem finansowym, będącym przedmiotem badania w terminach: za rok 2017 najpóźniej do dnia 2 kwietnia 2018 r., za rok 2018 najpóźniej do dnia 1 kwietnia 2019 r. 3. W przypadku niedotrzymania przez Zleceniodawcę warunku ustalonego w ust. 2, okres badania sprawozdania finansowego przez Zleceniobiorcę, zostanie ponownie ustalony przez strony niniejszej umowy, z uwzględnieniem możliwości wywiązania się z procedury zatwierdzania sprawozdania finansowego. 6 Sprawozdanie z badania 1. Warunkiem każdego przeprowadzonego badania sprawozdania finansowego Powiatu Kieleckiego będzie sporządzenie przez Zleceniobiorcę sprawozdania z badania, 2. Sprawozdanie z badania zostanie sporządzone zgodnie w wymogami ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r., poz. 1089). 4. Sprawozdanie z badania zostanie sporządzone przez Zleceniobiorcę w dwóch egzemplarzach w języku polskim i przekazane Zleceniodawcy nie później niż do dnia 25 kwietnia 2018 r. - za rok 2017 i nie później niż do dnia 25 kwietnia 2019 roku za rok 2018. 5
7 Wynagrodzenie 1. Za wykonanie usług objętych niniejszą umową z zastrzeżeniem terminu wskazanego w 4 ust. 1 Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy wynagrodzenie netto w kwocie (słownie..) złotych powiększone o należny podatek VAT, co stanowi kwotę brutto (słownie..) złotych, z tego: 1.1. za przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego za rok 2017 wynagrodzenie netto w kwocie (słownie..) złotych powiększone o należny podatek VAT, co stanowi kwotę brutto (słownie...) złotych, 1.2. za przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego za rok 2018 wynagrodzenie netto w kwocie (słownie..) złotych powiększone o należny podatek VAT, co stanowi kwotę brutto (słownie ) złotych, 2. Płatność za realizację przedmiotu zamówienia, o którym mowa w 1 będzie realizowana oddzielnie za rok 2017 i oddzielnie za rok 2018 w formie bezgotówkowej na konto bankowe Zleceniobiorcy Nr. w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zleceniodawcę prawidłowo wystawionej faktury. 3. Podstawą do wystawienia faktury za realizację przedmiotu umowy jest protokół zdawczo odbiorczy podpisany przez obie Strony. 2. Uregulowanie przez Zleceniodawcę zobowiązań za wykonaną usługę nie zwalnia Zleceniobiorcy z obowiązku udzielenia Zleceniodawcy ewentualnych wyjaśnień i wykonania w związku z tym niezbędnych czynności w zakresie przewidzianym niniejsza umową. 3. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawienia faktury VAT bez podpisu Zleceniodawcy. 4. W przypadku uchybienia przez Zleceniodawcę terminu płatności wynagrodzenia, Zleceniobiorcy przysługuje prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie. 5. Wynagrodzenie określone w punkcie 1 zawiera wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty uczestnictwa w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Kielcach oraz koszty uczestnictwa na sesji Rady Powiatu w Kielcach, na której zostanie zatwierdzone sprawozdanie finansowe za rok 2017 i rok 2018. 8 Rozwiązanie umowy 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez skutków finansowych w terminie 7 dni od dnia pisemnego wezwania (za potwierdzeniem odbioru) Zleceniobiorcy do rozpoczęcia realizacji zamówienia lub jego kontynuacji, jeżeli 6
Zleceniobiorca opóźnia się z rozpoczęciem lub realizacją umowy tak dalece, że nie gwarantuje to zakończenia realizacji zamówienia w umownym terminie. 2. Jako termin pisemnego wezwania Zleceniobiorcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy lub jego kontynuacji przez Zleceniodawcę uważany będzie dzień odbioru pisma przez Zleceniobiorcę. 3. Różnice podglądów w sprawie stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania nie stanowią podstawy rozwiązania umowy. 9 Kary umowne 1. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy następujące kary umowne: 1.1. w przypadku zwłoki w oddaniu Zleceniodawcy przedmiotu umowy w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust. 1 określonego odpowiednie w punkcie 1.1. i 1.2. za każdy dzień zwłoki, 1.2. w przypadku zwłoki w usunięciu wad i usterek przedmiotu umowy, stwierdzonych przy odbiorze w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust. 1 punk. 1.1. i 1.2. za każdy dzień zwłoki, liczonej od upływu terminu wyznaczonego przez Zleceniodawcę na usunięcie wad i usterek, 1.3. z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy, w wysokości 30% wartości przedmiotu umowy. 2. Zleceniodawca może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. 3. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo potrącenia kar umownych z tytułu zwłoki z faktury wystawionej przez Zleceniobiorcę. 4. Kary umowne z tytułu odstąpienia będą płatne na podstawie wezwania do zapłaty w ciągu 14 dni od jego otrzymania. 10 Postanowienia końcowe 1. Zmiany umowy wymagają dla ważności formy pisemnego aneksu. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Za właściwy do rozstrzygania sporów pomiędzy Stronami niniejszej umowy, strony uznają Sąd Rejonowy dla siedziby Zleceniodawcy. 4. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZLECENIODAWCA: ZLECENIOBIORCA: 7