DO: OD: Wykonawców Zamawiającego WIADOMOŚĆ DATA: 12.04.2013 LICZBA STRON: 9 DOTYCZY: postępowania o zamówienie publiczne na dostawę odczynników oraz drobnego sprzętu laboratoryjnego, sygnatura sprawy 88/D/2013. Na podstawie art. 38 ust. 1 i 2. ustawy Prawo zamówień publicznych przesyłam Państwu pytania zadane przez Wykonawców i odpowiedzi Zamawiającego: Pytanie 1. Dotyczy SIWZ Czy Zamawiający wyraża zgodę aby w Formularzu oferty zostały tylko te pakiety na które Wykonawca składa ofertę pozostałe zostały by usunięte? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi. Pytanie 2. Dotyczy SIWZ Czy Zamawiający wyrazi zgodę, aby metodyki/karty charakterystyk substancji niebezpiecznych zostały załączone do oferty osobno w formie książkowej, podpisana tylko na pierwszej stronie, lub w formie elektronicznej? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi. Pytanie 3. Dotyczy Zakresu nr 1 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na rozszerzenie tabeli odczynnikowej w pakiecie 28 o dodatkową pozycję "usługa serwisowa" z możliwością rozbicia kwoty ww. usługi na 12 rat. Uzasadnienie: Usługa serwisowa obejmuje: jedną konserwację aparatu podczas której będą przeprowadzone następujące czynności: 1. testowanie i kalibracja parametrów elektronicznych, mechanicznych i optycznych 2. wymiana części zużywalnych SZP/MS 1
3. kontrola funkcjonowania aparatu 4. w terminie wyznaczonym przez Wykonawcę 5. koszt wymienianych części zużywalnych 6. dojazd i robociznę do przeglądu konserwacyjnego 7. w zakresie napraw niniejsza usługa serwisowa obejmuje naprawy analizatora w czasie trwania umowy odczynnikowej na wezwanie Zamawiającego (dojazd, robocizna, części zamienne) 8. telefoniczne wsparcie ze strony serwisu technicznego biomerieux Polska Zamawiający udziela odpowiedzi negatywnej domyślając się, iż Wykonawca zadał pytanie dotyczące Zakresu nr 1 Odczynniki do analizatora do oznaczeń immunochemicznych - Vidas PC firmy biomerieux. Pytanie 4. Dotyczy SIWZ Czy Zamawiający wyraża zgodę aby na potwierdzenie wymagań wykonawcy załączyli tylko deklaracje CE oraz oświadczenie że wymagane powiadomienia zostały złożone w przewidzianym ustawowo czasie bez konieczności załączania powiadomień? Uzasadnienie: Powiadomienia dotyczące wyrobów medycznych do Rejestru Wyrobów Medycznych i podmiotów odpowiedzialnych za ich wprowadzenie do obrotu i używania mogą być składane osobiście czy drogą pocztową, a Prezes Urzędu RPLWMiPB nie wydaje żadnych potwierdzeń przyjęcia powiadomienia lub poprawności danych. Pragniemy jednoznacznie podkreślić że ustawa nie określa wymagań w zakresie przedstawienia dowodu dokonania powiadomień bądź zgłoszeń ostatecznemu użytkownikowi, oraz nie określa, że ww. dokumenty są dowodem dopuszczenia do stosowania. Pytanie 5. Dotyczy 2 ust. 3 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie postanowienia i dopisanie zdania: W przypadku zmiany stawki podatku VAT ceny jednostkowe netto pozostają bez zmian.? Pytanie 6. Dotyczy 2 ust. 3 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: SZP/MS 2
W takim przypadku, jak również w przypadku zmiany stawki VAT strony nie mogą uchylić się od podpisania aneksu? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 2 ust. 3 Projektu W trakcie trwania umowy możliwa jest zmiana cen tylko w przypadku zmiany stawki VAT lub w przypadku zmiany zasad finansowania wynikających z ustawy z dnia 12 maja 2011 o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, która spowoduje, że cena określona przez Wykonawcę będzie wyższa niż cena, po której Zamawiający będzie obowiązany nabywać dostarczane produkty. W takim przypadku, jak również w przypadku obniżenia stawki VAT Strony nie mogą uchylić się od podpisania aneksu. Pytanie 7. Dotyczy 4 ust. 5 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na określenie terminu dostawy w przypadkach pilnych w ciągu 24 godzin w dni robocze? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 4 ust. 5 Projektu Maksymalny termin realizacji zamówienia określa się na 5 dni roboczych, licząc od daty otrzymania zamówienia przez Wykonawcę. W nagłych przypadkach (tzw. zamówienie z terminem pilnym), Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć produkty do 24 godzin w dni robocze, licząc od momentu złożenia zamówienia przez Zamawiającego. Pytanie 8. Dotyczy 4 ust. 7 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: Za datę zgłoszenia zamówienia strony uznają datę otrzymania zgłoszenia przez Wykonawcę na wskazany adres e-mail, opcjonalnie datę otrzymania zgłoszenia faksem.? Uzasadnienie: Złożenie drugiej stronie oświadczenia woli (złożenie zamówienia) jest skuteczne w chwili gdy druga strona mogła zapoznać się z jego treścią, a nie sam moment wysyłki maila. Mogą zdarzyć się sytuacje, że mail wysłany do odbiorcy, wcale do niego nie dojdzie, zaś fax przejdzie absolutnie nieczytelny mimo potwierdzenia poprawności transmisji danych. SZP/MS 3
Pytanie 9. Dotyczy 4 ust. 9 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie zapisu (nie dotyczy dostaw w trybie pilnym)? Uzasadnienie: Wykonawca nie pracuje w dni wolne od pracy Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 4 ust. 9 Projektu Jeżeli dostawa wypada w dniu ustawowo wolny od pracy, w sobotę lub poza godzinami pracy Zamawiającego dostawa nastąpi w pierwszym dniu roboczym po wyznaczonym terminie. Pytanie 10. Dotyczy 4 ust. 11 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: Do umowy Wykonawca dołączy karty charakterystyki w wersji papierowej i elektronicznej zamawianych produktów (o ile dotyczy)? Pytanie 11. Dotyczy 5 ust. 3 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: W razie dostawy wadliwych produktów Wykonawca zobowiązany jest wymienić je na wolne od wad niezwłocznie, jednakże nie później niż do 5 dni roboczych, licząc od daty złożenia reklamacji, a w przypadku zamówienia w trybie pilnym w terminie 24 godzin w dni robocze od daty zgłoszenia. Powyższe nie wyłącza uprawnienia Zamawiającego, o którym mowa poniżej w 7 ust. 2.? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 5 ust. 3 Projektu W razie dostawy wadliwych produktów Wykonawca zobowiązany jest wymienić je na wolne od wad niezwłocznie, jednakże nic później niż do 5 dni roboczych, licząc od daty złożenia reklamacji, a w przypadku zamówienia w trybie pilnym w terminie 24 godzin w dni robocze od daty zgłoszenia. Powyższe nie wyłącza uprawnienia Zamawiającego, o którym mowa poniżej w 7 ust. 2 SZP/MS 4
Pytanie 12. Dotyczy 7 ust. 1 pkt. 1 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia. Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości zamówionego a niedostarczonego w terminie towaru, którego zwłoka dotyczy, za każdy dzień zwłoki.? Uzasadnienie: Kara winna być liczona od części nienależytej realizacji zamówienia. Jeśli np. Wykonawca dostarczy 9 z 10 opakowań w terminie, a z uwagi na chwilowy brak asortymentu w magazynie 1 opakowanie dostarczy z jednodniowym opóźnieniem, to kara umowna liczona od wartości całego zamówienia jest karą nieuzasadnioną. Prosimy, by kara ta była liczona od faktycznie dostarczonego towaru z opóźnieniem. Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 7 ust. 1 pkt 1 Projektu W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości zamówionego a niedostarczonego w terminie towaru, którego zwłoka dotyczy, za każdy dzień zwłoki. Pytanie 13. Dotyczy 7 ust. 1 pkt. 2 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia z terminem pilnym Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości zamówionego a niedostarczonego w terminie towaru, którego zwłoka dotyczy, za każdy dzień opóźnienia.? Obecnie przedstawiona kara umowa jest rażąco wysoka i nieadekwatna do ewentualnego uchybienia wykonawcy. Prosimy o określenie kary umownej liczonej od wartości faktycznie niedostarczonego towaru oraz za każdy dzień, a nie godzinę opóźnienia. Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 7 ust. 1 pkt 2 Projektu W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia z terminem pilnym Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości zamówionego a niedostarczonego w terminie towaru, którego zwłoka dotyczy, za każdą godzinę opóźnienia. Pytanie 14. Dotyczy 7 ust. 1 pkt. 3 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w 5 ust. 3 umowy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości wadliwego towaru, SZP/MS 5
za każdy dzień zwłoki.? Uzasadnienie: Kara winna być liczona od części nienależytej realizacji zamówienia. Jeśli np. Wykonawca dostarczy 1 opakowanie towaru wadliwego, a 9 opakowań towaru wolnego od wad, to kara liczona od wartości zamówienia jest karą nieuzasadnioną. Prosimy, by kara ta była liczona od faktycznie wadliwej części dostawy. Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 7 ust. 1 pkt 3 Projektu W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w 5 ust. 3 umowy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości wadliwego towaru, za każdy dzień zwłoki. Pytanie 15. Dotyczy 7 ust. 2 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia umownego na: W przypadku braku dostaw przedmiotu umowy lub dostarczenia produktu wadliwego Zamawiający po upływie terminów określonych dostawy zamówienia może zakupić produkt od innego dostawcy po cenach rynkowych. W takim przypadku Wykonawca pokryje różnicę w cenie pomiędzy kosztem zakupu produktu po wyższych cenach a ceną oznaczenia wynikającą z niniejszej Umowy. Powyższe terminy nie ograniczają prawa Zamawiającego do natychmiastowego zakupu produktu od innego dostawcy, w przypadku gdyby po stronie Zamawiającego mogła powstać rażąca szkoda.? Uzasadnienie: Proponujemy rozwiązanie zgodnie z którym po stronie Zamawiającego nie powstaje żadna dodatkowa strata finansowa. Zastrzeżenie umowne naliczające dodatkową sankcję finansową wobec Wykonawcy (obciążenie całością kosztów bez prawa zastrzeżeń nie można ograniczyć tego prawa, jeśli zakup będzie po cenie rażąco wygórowanej) nie tylko jest nieuzasadnione, ale również stanowi bezpodstawną próbę wzbogacenia Zamawiającego. Wykonawca zgodnie z powyższym pokryje koszty dodatkowe ponad te, które Zamawiający ma zakontraktowane. Należy podkreślić, iż zakup interwencyjny winien odbywać się po cenach rynkowych. Dodatkowo podkreślamy, iż nie można również przerzucać ryzyka związanego z zakupem towaru od podmiotu trzeciego na Wykonawcę. Za przedmiot zakupu odpowiada jego producent i/lub dystrybutor. Prosimy o odpowiednią modyfikację. Zamawiający zmienia brzmienie 7 ust. 2 Projektu Umowy w następujący sposób W przypadku braku dostaw przedmiotu umowy lub dostarczenia towaru wadliwego Zamawiający po upływie terminów określonych w 4 ust. 5 i 5 pkt 3 Umowy może zakupić niedostarczoną partię towaru od innego dostawcy. W takim przypadku Wykonawca bez zastrzeżeń pokryje różnicę w cenie pomiędzy kosztem zakupu produktu po wyższych cenach a ceną produktu wynikającą z niniejszej Umowy. Powyższe terminy nie ograniczają prawa Zamawiającego do natychmiastowego zakupu towaru od innego dostawcy, w przypadku gdyby po stronie Zamawiającego mogła powstać rażąca szkoda. SZP/MS 6
Pytanie 16. Dotyczy 10 ust. 1 Projektu Umowy Czy Zamawiający wyraża zgodę na dopisanie: W przypadku zmiany stawki VAT cena jednostkowa netto nie ulega zmianie, a zmiana ceny brutto następuje od dnia wejścia w życie zmienionych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, bez konieczności zmiany niniejszej umowy w formie aneksu.? Pytanie 17. Dotyczy zapisów Projektu Umowy Z uwagi na zmianę ustawy Prawo zamówień publicznych, a zwłaszcza art. 24 ust. 1, a także mając na uwadze zasady miarkowania i proporcjonalności kar umownych proszę o wyjaśnienie czy Zamawiający wyrazi zgodę na: 1. Dodanie do umowy postanowienia o brzmieniu: Suma naliczonych kar umownych nie przekroczy 4,5 % wartości umowy? 2. Zmianę brzmienia 7 ust. 1 wzoru umowy na następujące: Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań Umowy w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: 1. W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia. Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 1% wartości zamówienia, którego zwłoka dotyczy, za każdy dzień zwłoki. 2. W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę zamówienia z terminem pilnym Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 1% wartości zamówienia, którego zwłoka dotyczy, za każdą godzinę opóźnienia. 3. W razie nieterminowej realizacji przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w 5 ust. 3 umowy. Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 1% wartości zamówienia, w ramach którego dostarczono wadliwe produkty, za każdy dzień zwłoki. 4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% niezrealizowanej wartości brutto umowy, gdy Wykonawca rozwiąże Umowę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. 5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % niezrealizowanej wartości brutto umowy, gdy Zamawiający rozwiąże Umowę z przyczyn zależnych od Wykonawcy. 6. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 5 % niezrealizowanej wartości brutto umowy, gdy Wykonawca rozwiąże umowę z przyczyn zależnych od Zamawiającego dotyczących długotrwałego zalegania z płatnościami. 7. Każda ze Stron może dochodzić odszkodowania przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych. SZP/MS 7
8. Kary umowne będą płatne w terminie 7 dni od wystawienia noty obciążeniowej przez Zamawiającego. Pytanie 18. Dotyczy 9 lit. a) Projektu Umowy Proszę o wyjaśnienie czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę 9 lit. a) wzoru umowy na następujące: w przypadku trzykrotnego dostarczenia przez Wykonawcę produktu ze zwłoką lub z naruszeniem postanowienia 7 ust. 1, 2 i 3, Zamawiający w następujący sposób zmienia brzmienie 9 lit. a Projektu Umowy: a. w przypadku dwukrotnego dostarczenia przez Wykonawcę produktu ze zwłoką, produktów wadliwych lub braków ilościowych w dostawie Pytanie 19. Dotyczy Zakresu 2, pozycja nr 1 Kasety BioVue Anti-Human Globulin polyspecific. Proszę o wyjaśnienie czy Zamawiający wyrazi zgodę na zaoferowanie asortymentu z minimalnym terminem ważności 5 miesięcy? Zamawiający udziela pozytywnej odpowiedzi zmieniając brzmienie 5 ust. 8 Projektu Termin ważności dostarczonych produktów - minimum 9 miesięcy od dnia dostawy, dla produktów posiadających termin ważności do jednego roku z wyłączeniem: - pozycji nr 1.1, 1.2, 2.1 i 2.2 z Zakresu nr 1 dla których termin ważności wynosi minimum 4 miesiące od dnia dostawy - pozycji nr 5 z Zakresu nr 1 dla której termin ważności wynosi minimum 5 miesięcy od dnia dostawy - pozycji nr 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 4.1, 4.2, 6, 7, 8, 9 z Zakresu nr 1 dla których termin ważności wynosi minimum 7 miesięcy od dnia dostawy - pozycji nr 1 z Zakresu nr 2 dla której termin ważności wynosi minimum 5 miesięcy od dnia dostawy. SZP/MS 8
Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zamawiający zmienia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający dodaje ust. 2 do 9 Projektu Umowy o następującym brzmieniu: Każda ze stron Umowy ma prawo rozwiązać Umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Modyfikacji ulega Załącznik nr 2 do SIWZ - Formularz Cenowy Opis Przedmiotu Zamówienia - (zmieniony dokument w załączeniu). W związku z powyższym w następujący sposób zmianie ulegają zapisy: w dziale V pkt 9 lit. b: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący posiadania wymaganej wiedzy i doświadczenia jeżeli wykaże się wykonaniem co najmniej jednej odpowiadającej rodzajem zamówieniu dostawy, o wartości brutto nie mniejszej niż dla zakresu nr 1-59 000,00 zł dla zakresu nr 2 9 700,00 zł w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, poda ich wartości, przedmiot, daty wykonania i odbiorców oraz załączy dowody (poświadczenie lub jeżeli Wykonawca z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie jest w stanie uzyskać poświadczenia oświadczenie wykonawcy), potwierdzające że usługi te zostały wykonane należycie. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej w dziale IV: Przewidywany termin realizacji do 31 lipca 2013 roku od podpisania umowy. 6 ust. 1 Projektu Umowy: Umowa została zawarta na okres od dnia.. roku do dnia 31 lipca 2013 roku. Zamawiający informuje, iż terminy składania i otwarcia ofert pozostają bez zmian. Termin składania ofert 17 kwietnia 2013 roku do godz. 10:00. Termin otwarcia ofert 17 kwietnia 2013 roku o godz. 10:30. Miejsca składania i otwarcia ofert pozostają bez zmian. ZATWIERDZAM PREZES ZARZĄDU Wojciech Puzyna dr n. med. SZP/MS 9