UMOWA FINANSOWA PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE śycie 1 DZIAŁANIA ZDECENTRALIZOWANE ERASMUS TYPU MOBILNOŚĆ-SZKOŁY WYśSZE ERA_MOB-SW_xxx_2010 zawarta pomiędzy: FUNDACJĄ ROZWOJU SYSTEMU EDUKACJI NARODOWĄ AGENCJĄ PROGRAMU UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE śycie z siedzibą w Warszawie przy ul. Mokotowskiej 43, NIP... zwaną dalej Narodową Agencją reprezentowaną przez: 1. 2. oraz: Nazwa uczelni:... Adres:... Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)... Numer Karty Uczelni Erasmusa... Rodzaj Karty Uczelni Erasmusa i okres waŝności... Kod Erasmusa... Reprezentowan(ą)ym przez...... Rektor/ Prorektor/ Kanclerz/inny prawny przedstawiciel zwaną(ym) dalej Beneficjentem Strony ustaliły: poniŝsze Warunki szczegółowe, Warunki ogólne oraz Załączniki : Załącznik I Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie działań zdecentralizowanych programu Erasmus typu Mobilność złoŝony do Narodowej Agencji wykorzystaniem narzędzia eform. Załącznik II Formularze sprawozdań, w tym I i II raport postępu i sprawozdanie końcowe dostępne na stronie www.erasmus.org.pl Załącznik III Zobowiązania Beneficjenta w odniesieniu do wyjazdów studentów dostępne na stronie www.erasmus.org.pl. Załącznik IV Umowa międzyinstytucjonalna minimalne wymagania dostępna na stronie www.erasmus.org.pl. Załącznik V Uzgodnienia pomiędzy Beneficjentem a indywidualnymi uczestnikami wyjazdów dostępne na stronie www.erasmus.org.pl. 1 Decyzja nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15.11.2006 r. ustanawiająca program działań w zakresie uczenia się przez całe Ŝycie opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE L327/45 z dnia 24.11.2006 r. 1
a) STUDENCI WYJAZDY NA STUDIA: Załącznik V.1 Niezbędne elementy umowy Załącznik V.2 Porozumienie o programie zajęć Załącznik V.3 Karta Studenta Erasmusa Załącznik V.4 Ankieta stypendysty b) STUDENCI WYJAZDY NA PRAKTYKĘ: Załącznik V.5 Niezbędne elementy umowy Załącznik V.6 Porozumienie o programie praktyki i Karta jakości praktyki Załącznik V.7 Karta Studenta Erasmusa (patrz załącznik V.3) Załącznik V.8 Ankieta stypendysty c) NAUCZYCIELE WYJAZDY W CELU PROWADZENIA ZAJĘĆ: Załącznik V.9 Niezbędne elementy umowy Załącznik V.10 Indywidualny plan nauczania Załącznik V.11 Ankieta stypendysty d) PRACOWNICY WYJAZDY SZKOLENIOWE: Załącznik V.12 Niezbędne elementy umowy Załącznik V.13 Indywidualny plan szkolenia Załącznik V.14 Ankieta stypendysty Załącznik VI PRZEWODNIK DLA BENEFICJENTA prezentujący zasady realizacji działań oraz wykorzystania funduszy w roku akademickim 2010/11 zgodnie z umową o dofinansowanie podpisaną pomiędzy Komisją Europejską a Narodową Agencją, w tym zasady dotyczące studentów uczestniczących w kursach EILC (dostępny na stronie www.erasmus.org.pl). Załącznik VII Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych na dzień 31 grudnia 2010r. (dostępny na stronie www.erasmus.org.pl). stanowiące integralną część niniejszej umowy ( Umowa ). Warunki ogólne zostały opublikowane na stronie internetowej www.erasmus.org.pl (Dokumenty). Postanowienia zawarte w Warunkach szczegółowych będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami innych części niniejszej Umowy. Postanowienia zawarte w Warunkach ogólnych będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami znajdującymi się w Załącznikach. ARTYKUŁ I CEL DOFINANSOWANIA WARUNKI SZCZEGÓŁOWE I.1 Narodowa Agencja podjęła decyzję o przyznaniu Beneficjentowi dofinansowania przeznaczonego na realizację działań zdecentralizowanych typu Mobilność, zwanych dalej działaniami w ramach programu Erasmus będącego komponentem programu Uczenie się przez całe Ŝycie. I.2 Beneficjent przyjmuje dofinansowanie zgodnie z postanowieniami i warunkami wyszczególnionymi w niniejszej umowie. Beneficjent zobowiązuje się dołoŝyć wszelkich starań, aby zrealizować działania określone w Załączniku I i zaakceptowane przez NA, z wyjątkiem przypadków działania siły wyŝszej. Realizując działania, Beneficjent będzie ściśle przestrzegać postanowień [Karty Uczelni Erasmusa / Rozszerzonej Karty Uczelni Erasmusa] oraz zobowiązań Beneficjenta w odniesieniu do programu Erasmus określonych w Załączniku III. ARTYKUŁ II OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY II.1 Umowa wejdzie w Ŝycie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch stron. 2
II.2 Działania objęte niniejszą umową rozpoczną się najwcześniej 1 czerwca 2010 r. i zakończą się najpóźniej 30 września 2011 r. ARTYKUŁ III FINANSOWANIE DZIAŁANIA III.1 NA zapewni środki na finansowanie działań do kwoty maksymalnie wynoszącej [ ] EUR, która obejmuje: [ ] EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na studia (SMS) Podstawę obliczenia kwoty SMS stanowi: szacunkowa łączna liczba wyjeŝdŝających studentów: [ ] szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów: [ ] [ ] EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na praktykę (SMP) Podstawę obliczenia kwoty SMP stanowi: szacunkowa łączna liczba wyjeŝdŝających studentów: [ ] szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów: [ ] [ ] EUR z przeznaczeniem na wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) Podstawę obliczenia kwoty STA stanowi: szacunkowa łączna liczba wyjeŝdŝających nauczycieli: [ ] szacunkowa łączna liczba dni pobytu: [ ] [ ] EUR z przeznaczeniem na wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT) Podstawę obliczenia kwoty STT stanowi: szacunkowa łączna liczba wyjeŝdŝających pracowników: [ ] szacunkowa łączna liczba dni pobytu: [ ] [ ] EUR z przeznaczeniem na organizację wymiany studentów i pracowników Kwota OM gwarantowana przy realizacji co najmniej... wyjazdów stypendialnych (SMS i/lub SMP i/lub STA i/lub STT łącznie). III.2 Po zakończeniu okresu obowiązywania umowy, rzeczywiste wartości dofinansowania kaŝdej kategorii wymienionej w pkt. III.1 będą określone na podstawie: - w odniesieniu do wyjazdów studentów, łącznie na studia i na praktykę (SM = SMS+SMP): - liczby stypendystów, czasu trwania ich pobytów wyszczególnionych w sprawozdaniu końcowym oraz kwot ryczałtowych na koszty utrzymania, których nieprzekraczalne wartości są podane w Załączniku VI; - w odniesieniu do wyjazdów pracowników, łącznie w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w i celach szkoleniowych (ST = STA+STT): - liczby stypendystów, czasu trwania ich pobytów wyszczególnionych w sprawozdaniu końcowym oraz kwot ryczałtowych na koszty utrzymania, których nieprzekraczalne wartości są podane w Załączniku VI + dofinansowania kosztów podróŝy łącznie z kosztami uzyskania wizy do maksymalnej wartości nie przekraczającej kosztów rzeczywistych; - w odniesieniu do organizacji wymiany (OM): - łącznej liczby zrealizowanych wyjazdów wyszczególnionych w sprawozdaniu końcowym oraz kwot ryczałtowych stosowanych dla danej skali wyjazdów, wyszczególnionych w Załączniku VI. - minimalna wysokość dofinansowania OM to 500 euro, nawet jeśli uczelnia zrealizowała mniej wyjazdów niŝ zaplanowano. Jeśli Ŝaden wyjazd nie zostanie zrealizowany, dofinansowanie OM wyniesie 0 euro. III.3 Beneficjent pokryje wszelkie inne koszty związane z lub wynikające z realizacji niniejszej umowy. III.4 Transfery funduszy pomiędzy poszczególnymi pozycjami budŝetu. 3
Beneficjent nie moŝe dokonywać przesunięć kwot pomiędzy kategoriami SMS, SMP, STA, STT i OM. III.5 Zmiana łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania III.6 W przypadku, gdy będą dostępne dodatkowe fundusze, łączna maksymalna kwota dofinansowania określona w Art. III.1 moŝe zostać zwiększona, pod warunkiem, Ŝe Beneficjent spełni warunki niezbędne do udziału w redystrybucji środków dostępnych do podziału, określone w Załączniku VI. Beneficjent powinien złoŝyć zapotrzebowanie na dodatkowe środki zgodnie z procedurą określoną w Załączniku V: z I raportem postępu w terminie do 31.12.2010 lub z II raportem postępu w terminie do 16.05.2011. Zrealizowanie przez Beneficjenta niŝszej niŝ przewidywana w umowie liczby wyjazdów moŝe spowodować obniŝenie łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania udzielonego Beneficjentowi. KaŜde takie zwiększenie lub zmniejszenie będzie wymagać sporządzenia aneksu do niniejszej umowy. Aneks wejdzie w Ŝycie po podpisaniu przez obie strony. Zasady przekazywania funduszy indywidualnym uczestnikom wymiany (stypendystom): III.6.1 Wyjazdy studentów Beneficjent określi kwoty stypendiów przyznane indywidualnym studentom z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb studentów, zgodnie z postanowienia Załącznika VI do niniejszej umowy. Beneficjent będzie przekazywał fundusze indywidualnym uczestnikom wymiany (stypendystom) na podstawie dokumentów i zasad opisanych w Załącznikach V i VI do niniejszej umowy. W odniesieniu do wyjazdów studentów obowiązkowo wymagane dokumenty, jakie powinna zawierać teczka indywidualnego uczestnika wymiany są wymienione w Załączniku V. 1-8: - umowa ze studentem wyjeŝdŝającym na studia (niezbędne elementy umowy), w tym Porozumienie o programie studiów; - umowa ze studentem wyjeŝdŝającym na praktykę (niezbędne elementy umowy), w tym Porozumienie o programie praktyki wraz z Kartą jakości praktyki Erasmusa; - Karta Studenta Erasmusa; - Ankieta stypendysty Erasmusa. III.6.2 Wyjazdy pracowników Dla wyjazdów nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych beneficjent będzie stosował dokumenty, zawierające program nauczania i sprawozdanie z wyjazdu, zawarte w Załącznikach V.9-11 Dla wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych beneficjent będzie stosował dokumenty, zawierające program nauczania i sprawozdanie z wyjazdu, zawarte w Załącznikach V.12-14 ARTYKUŁ IV WARUNKI PŁATNOŚCI IV.1 Płatności zaliczkowe: Pierwsza płatność zaliczkowa: W ciągu 45 dni kalendarzowych od wejścia umowy w Ŝycie Beneficjentowi zostanie wypłacona zaliczka w wysokości [...] EUR, stanowiąca 80% całkowitej maksymalnej kwoty grantu określonej w Artykule III.1. Druga płatność zaliczkowa: Druga płatność zostanie dokonana po złoŝeniu przez Beneficjenta w terminie do 31 grudnia 2010r. I raportu postępu zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku VI do niniejszej umowy. Jeśli z raportu będzie wynikało, Ŝe Beneficjent wykorzystał co najmniej 70% pierwszej 4
płatności zaliczkowej, I raport postępu będzie mógł być potraktowany jako prośba o kolejną płatność do wysokości nie przekraczającej kwoty określonej w Artykule III.1. W zaleŝności od liczby wyjazdów zgłoszonej przez Beneficjenta w I raporcie postępu: - druga płatność zaliczkowa zostanie zrealizowana po zatwierdzeniu I raportu postępu, - lub nie zostanie dokonana Ŝadna dalsza płatność zaliczkowa, - lub Narodowa Agencja wystawi wezwanie do zwrotu. Zatwierdzenie lub odrzucenie raportu postępu nastąpi w przeciągu maksymalnie 45 dni od dnia otrzymania dokumentu przez NA. Okres ten moŝe zostać zawieszony w przypadku, gdy NA poprosi Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia. W takim przypadku Beneficjent powinien dostarczyć dodatkowe informacje lub dokumenty w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do uzupełnienia. Druga płatność zaliczkowa będzie realizowana w terminie maksymalnie 45 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia przez NA wymaganej dokumentacji. Ewentualne dalsze płatności zaliczkowe w zaleŝności od rzeczywistej realizacji działań, będą dokonywane w terminie 45 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia przez NA wymaganej dokumentacji. W sytuacji wykorzystania 70% środków z pierwszej płatności zaliczkowej po terminie złoŝenia I raportu postępu, Beneficjent złoŝy osobny wniosek o drugą płatność zaliczkową NA po wykorzystaniu 70% z pierwszej płatności zaliczkowej. IV.2 Określenie ostatecznej kwoty środków finansowych W terminie do 15.11.2011 r. Beneficjent zobowiązany będzie przesłać sprawozdanie końcowe do NA, zgodnie z wzorem przedstawionym w Załączniku II. Sprawozdanie końcowe będzie traktowane jako podstawa określenia ostatecznej kwoty środków finansowych naleŝnych Beneficjentowi z tytułu realizacji niniejszej umowy. W uzupełnieniu do sprawozdania końcowego, NA moŝe wymagać przedłoŝenia przez beneficjenta następujących dokumentów: - w celu udowodnienia poniesienia kosztów rzeczywistych, co ma zastosowanie do kosztów podróŝy (łącznie z kosztami wizy, ale bez kosztów ubezpieczenia lub kosztów anulacji, które powinny być przyporządkowane do kosztów utrzymania): dokumenty finansowe potwierdzające wydatek (rachunki, faktury, wykorzystane bilety, kserokopie wizy, karty pokładowe); - w celu udowodnienia poniesienia kosztów utrzymania: potwierdzenie udziału w działaniu (np. w formie zaświadczenia o pobytu w uczelni/instytucji partnerskiej za granicą, zawierającego początkową i końcową datę działania, podpisanego przez instytucję przyjmującą: - w celu udokumentowania kosztów ryczałtowych: ankiety lub sprawozdania wypełnionego przez indywidualnych uczestników działania, dokumentów podróŝy lub innych dokumentów potwierdzających datę przyjazdu i wyjazdu z goszczącego kraju docelowego; - w celu udowodnienia poniesienia kosztów organizacji mobilności: wykaz zawierający rzeczywistą liczbę indywidualnych uczestników działania. Wszelkie kwoty w sprawozdaniu końcowym powinny być wyraŝone w EUR. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR. W przypadku, gdy rachunek bankowy, o których mowa w Artykule V niniejszej Umowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków rzeczywistych na EUR będą dokonywane wg kursu kupna dewiz Banku Handlowego, z dnia dokonania przelewu płatności przyznanych środków finansowych. Za datę płatności ze strony Narodowej Agencji uznaje się dzień obciąŝenia rachunku Narodowej Agencji. Beneficjent zostanie powiadomiony przez Narodową Agencję o kursie, który będzie stosowany do przeliczenia kosztów rzeczywistych na EUR. Taki kurs powinien być stosowany w odniesieniu do wszystkich wydatków finansowanych z pierwszej 5
płatności zaliczkowej 2 zaliczkowych 3. aŝ do dnia otrzymania z Narodowej Agencji kolejnej/ch płatności Koszty róŝnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi. NA w terminie maksymalnie 45 dni kalendarzowych od daty otrzymania sprawozdania końcowego zatwierdzi lub odrzuci sprawozdanie wraz z wszelkimi wymaganymi dokumentami. Okres ten moŝe zostać zawieszony w przypadku, gdy NA będzie wymagać od Beneficjenta dodatkowych informacji lub dokumentów potwierdzających. W takim przypadku Beneficjent powinien dostarczyć dodatkowe dokumenty potwierdzające lub informacje w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do uzupełnienia. W ciągu 45 dni od zatwierdzenia sprawozdania końcowego NA powinna powiadomić Beneficjenta w formie pisemnej o ostatecznej wysokości zatwierdzonego dofinansowania. JeŜeli wysokość zatwierdzonej kwoty będzie niŝsza od sumy płatności zaliczkowych, NA wystawi wezwanie do zwrotu i określi sposób, w jaki zwrot ma być zrealizowany. IV.3 Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania do celów sprawozdawczych i związanych z upowszechnianiem rezultatów działania narzędzi informatycznych wymaganych przez Narodową Agencję i Komisję Europejską zgodnie z instrukcjami ich zastosowania. ARTYKUŁ V - RACHUNEK BANKOWY Wypłaty środków finansowych będą realizowane w euro na rachunek bankowy Beneficjenta jak wyszczególniono poniŝej: Nazwa banku:... Adres oddziału:... Dokładna nazwa posiadacza rachunku:...... Waluta prowadzenia rachunku:... Numer rachunku: PL - - - - - - SWIFT:... PowyŜszy rachunek powinien być rachunkiem EUR i umoŝliwiać identyfikację płatności realizowanych przez Narodową Agencję. ARTYKUŁ VI OGÓLNE POSTANOWIENIA ADMINISTRACYJNE Wszelka korespondencja dotycząca realizacji niniejszej umowy powinna być przesyłana do NA w formie pisemnej, z określeniem numeru umowy. ARTYKUŁ VII PRAWO WŁAŚCIWE I JURYSDYKCJA SĄDOWA Dofinansowanie podlega warunkom umowy, zasadom wspólnotowym mającym do niej zastosowanie oraz, zgodnie z zasadą subsydiarności, prawu polskiemu. NA i Beneficjent mogą wnieść sprawę dotyczącą decyzji podjętych przez druga stronę w odniesieniu do warunków umowy oraz ustaleń dotyczących jej realizacji do sądu właściwego dla miejsca siedziby Narodowej Agencji. ARTYKUŁ VIII OCHRONA DANYCH VIII.1 Dane osobowe zamieszczone w niniejszej umowie mogą być przetwarzane przez: 2 Dla pierwszej płatności zaliczkowej: początek obowiązywania umowy. 3 Dla ostatniej płatności zaliczkowej: koniec obowiązywania umowy 6
NA zgodnie z krajowymi regulacjami instytucje i organy wspólnotowe zgodnie z rozporządzeniem nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady 4 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodzie przepływu takich danych. VIII.2 Dane będą przetwarzane wyłącznie w związku z realizacją umowy i działaniami uzupełniającymi realizację umowy przez Narodową Agencję i Komisję Europejską, z moŝliwością przekazania danych władzom odpowiedzialnym za inspekcję i audyt, Trybunałowi Obrachunkowemu, Panelowi ds. Nieprawidłowości Finansowych i/lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania NaduŜyć Finansowych (OLAF) na potrzeby ochrony bezpieczeństwa finansowych interesów Wspólnoty VIII.3 Na pisemny wniosek Beneficjent moŝe uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i skorygować wszelkie informacje, które są niepoprawne lub niepełne. Beneficjent powinien kierować wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania swoich danych osobowych do Narodowej Agencji. Beneficjent moŝe wnieść skargę z tytułu przetwarzania swoich danych osobowych do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w odniesieniu do korzystania z tych danych przez Komisję Europejską. ARTYKUŁ IX POZOSTAŁE WARUNKI SZCZEGÓŁOWE IX.1 Punkt 15.4 Warunków ogólnych opublikowanych na stronie www.erasmus.org.pl nie ma zastosowania do niniejszej umowy. IX.2 W drodze wyjątku od Artykułu II.2, wyjazd studenta na praktykę moŝe wyjątkowo być kontynuowany po 30 września 2011, ale powinien zostać zakończony nie później niŝ 31 października 2011. Niemniej jednak wymagania dotyczące sprawozdania końcowego określone w Artykule IV.2 pozostają niezmienione. IX.3 Ewentualne zmiany łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania przyznanej Beneficjentowi mogą nastąpić najpóźniej 30 czerwca 2011 r. IX.4 Beneficjent przyjmuje do wiadomości, Ŝe obowiązują go wymagania wynikające z Zaproszenia do składania wniosków 2010, w ramach którego działania są finansowane, odnoszące się do konieczności wykluczenia podwójnego finansowania (finansowania tych samych działań ze środków przyznanych na podstawie niniejszej umowy oraz funduszy otrzymanych na podstawie jakiejkolwiek innej umowy z budŝetu Unii Europejskiej). Jeśli zasada ta zostanie złamana, NA zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy zgodnie z Artykułem 11.2 (g) i zastosowania poprawki, o której mowa w Artykule 12 Warunków ogólnych. IX.5 Beneficjent zobowiązany jest zamieszczać informacje o dofinansowaniu otrzymanym z programu Uczenie się przez całe Ŝycie we wszystkich rozpowszechnianych lub publikowanych dokumentach, na kaŝdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki dofinansowaniu oraz w kaŝdym oświadczeniu lub udzielonym wywiadzie, zgodnie z wytycznymi dot. identyfikacji wizualnej opublikowanymi przez Komisję Europejską (patrz: Patrz wytyczne pod adresem: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html_. Informacjom o dofinansowaniu musi towarzyszyć oficjalne stwierdzenie, Ŝe wyłączną odpowiedzialność za treść publikacji ponosi wydawca, a Komisja Europejska nie moŝe zostać pociągnięta do odpowiedzialności za wykorzystanie tych informacji. IX.6 Beneficjent powinien uczestniczyć w co najmniej jednym spotkaniu na temat zasad realizacji działań objętych niniejszą umową organizowanym przez NA. IX.7 Beneficjent upowaŝnia Narodową Agencję i Komisję Europejską do publikowania, w tym w internecie, adresu strony internetowej oraz adresu mailowego xxx. 4 Wszelkie zapytania odnoszące się do zarządzenia (EC) nr 45/2001 powinny być kierowane do odpowiedzialnych za europejska ochronę danych osobowych (patrz: http://www.edps.europa.eu) 7
IX.8 Beneficjent zobowiązuje się do odesłania 2 egzemplarzy niniejszej umowy, podpisanych przez swojego prawnego przedstawiciela, nie później niŝ 60 dni od daty ich otrzymania. W przypadku nieotrzymania podpisanych egzemplarzy umowy przez Narodową Agencję w w/w terminie, umowę uznaje się za niezawartą. PODPISY Za Beneficjenta Za Narodową Agencję Podpis imię / nazwisko / stanowisko Pieczęć Uczelni Warszawa, 8