Obiekty bazy danych Microsoft Access. Formularze i raporty Formularze Microsoft Access Czym są formularze Microsoft Access? Podobnie jak zwykły formularz drukowany, który wypełnia się piórem lub ołówkiem, formularz programu Microsoft Access określa, jakie dane mają być wprowadzane. Umożliwia on także umieszczenie informacji w bazie danych, ich wyświetlanie na ekranie do przeglądu i wydruk w celu dalszego rozpowszechniania. Dzięki programowi Microsoft Access można zaprojektować proste w użyciu formularze prezentujące dane w żądany sposób. Dostępny jest ogromny zestaw elementów (teksty, dane, grafika, linie i kolor), pozwalający na utworzenie formularza dopasowanego do aktualnych wymogów. Wybór odpowiednich elementów i ich układu zależy od samego użytkownika. Podstawowe funkcje, jakie spełniają formularze Narzędzia do projektowania formularzy w programie Microsoft Access pozwalają na tworzenie łatwych w obsłudze formularzy, które: prezentują dane w atrakcyjnej formie, z użyciem specjalnych czcionek i innych efektów graficznych, jak kolor i cieniowanie. umożliwiają wygodne przeglądanie danych w formularzu są widoczne wszystkie wartości z jednego rekordu, można też wybrać tryb arkusza danych i oglądać wszystkie rekordy z aktualnego formularza, wyglądają jak znane wszystkim formularze tradycyjne pozwalają na efektywne wprowadzanie danych oszczędzają czas, jaki zajmuje wprowadzanie danych i zabezpiecza przed błędami przy wprowadzaniu informacji, umożliwiają wprowadzanie, modyfikowanie i przeglądanie rekordów w układzie najodpowiedniejszym dla konkretnej bazy danych, zawierają obliczenia podsumowań, zawierają wykresy, prezentują dane z więcej niż jednej tabeli, automatyzują podstawowe czynności. Działanie formularza w programie Microsoft Access Aby zrozumieć, jak działa formularz, należy się przyjrzeć zarówno formularzowi, jak i źródłu jego danych. Część informacji w formularzu może pochodzić z tabeli lub kwerendy. Prezentowane informacje mogą być również niezależne np. nazwa i znak firmy w nagłówku. Wygląd formularza jest zawarty w jego projekcie. Formularz, w którym nie wykorzystuje się danych z tabel i kwerend jest nazwany formularzem niezwiązanym. Wszystkie informacje pojawiające się w formularzach są zawarte w elementach sterujących. Elementy sterujące są obiektami formularza, które służą do wyświetlania danych, wykonywania pewnych czynności lub też stanowią ozdobę formularza. Niektóre elementy sterujące są powiązane z polami tabeli lub kwerendy, która jest podstawą formularza, co pozwala na wprowadzanie danych w polu oraz wyświetlanie jego zawartości. Można np. wprowadzać i wyświetlać nazwiska lub liczby w polach tekstowych oraz wyświetlać rysunki w ramkach obiektów. Inne elementy sterujące wyświetlają informacje, które są zapisane jedynie w projekcie formularza. Etykiety pozwalają na wyświetlanie opisów, a linie i prostokąty służą do organizacji danych na ekranie i czynią go bardziej czytelnym. 1
Rodzaje widoków formularzy widok Projekt widok Projekt służy do tworzenia nowego formularza lub zmiany struktury formularza istniejącego. Widok projekt przedstawia szczegółową strukturę formularza. Są w nim wyświetlane sekcje Nagłówek, Szczegóły i Stopka formularza. W widoku Projekt nie jest generowany formularz, dlatego nie widać danych źródłowych podczas wprowadzania zmian projektu. Istnieją zadania, które można wykonać znacznie łatwiej w widoku Projekt niż w widoku Układ: dodawanie do formularza różnych formantów, takich jak etykiety, obrazy, linie i prostokąty; edytowanie źródeł formantów pól tekstowych bezpośrednio w tych polach bez korzystania z arkusza właściwości; zmienianie rozmiarów sekcji formularzy, takich jak sekcja Nagłówek formularza lub Szczegóły; zmienianie pewnych właściwości formularza, których nie można zmienić w widoku Układ (takich jak np. Widok domyślny ). Przykładowy formularz w widoku Projekt sekcje siatka formularza widoku Projekt etykiety pól elementy sterujące formularza widok Układ dostępny od wersji programu Microsoft Access 2007 jest najbardziej intuicyjnym widokiem, który umożliwia modyfikowanie formularza i pozwala wprowadzać niemal wszystkie zmiany, jakie są możliwe w formularzu. Formularz wyświetlany w widoku Układ zawiera rzeczywiste dane, co pozwala użytkownikowi przeglądać dane w podobny sposób, jakby były wyświetlane w widoku Formularz. W tym widoku można również wprowadzać zmiany projektu formularza. Podczas modyfikowania formularza dane są widoczne, dlatego w tym widoku można ustawiać rozmiar formantów oraz wykonywać wszelkie inne zadania, które mają wpływ na wygląd i użyteczność formularza. Niektórych zadań nie można wykonać w widoku Układ. W takim przypadku trzeba przełączyć się do widoku Projekt. W pewnych sytuacjach w programie Access jest wyświetlany komunikat z informacją, że w celu wprowadzenia konkretnej zmiany należy przełączyć się do widoku Projekt. 2
widok Formularz służy do przeglądania, wprowadzania i zmian danych w czasie używania formularza. W widoku Formularz są zazwyczaj widoczne wszystkie pola z jednego rekordu lub pewna liczba rekordów. widok Arkusz danych służy do przeglądania, wprowadzania i zmian danych w czasie używania arkusza. W tym widoku jest widocznych wiele rekordów, arkusz może być jednak szerszy niż ekran, tak iż, aby obejrzeć wszystkie pola rekordu jest konieczne przewijanie poziome. Poza tym, w przeciwieństwie do widoku Formularz czy Układ, w widoku Arkusz danych nie można wyświetlać grafiki, innych obiektów OLE oraz przycisków poleceń. okno Pogląd wydruku pozwala na obejrzenie formularza w takiej postaci, w jakiej zostanie on wydrukowany. Pogląd wydruku i wydruk formularza można wykonywać w każdym z omówionych typów widoku, jak również w oknie bazy danych. Tworzenie formularzy Formularze można tworzyć korzystając z kreatorów formularzy lub też bez ich pomocy. Użycie kreatorów przyśpiesza proces tworzenia, ponieważ wszystkie podstawowe czynności są wykonywane automatycznie. Jeśli formularz jest stosowany do wyświetlania danych zawartych w bazie danych, to należy go związać z tabelą lub kwerendą, będącą źródłem danych. Jeśli dane znajdują się w więcej niż jednej tabeli, to do jego utworzenia należy wykorzystać kwerendę. Formularz automatyczny Najszybszym sposobem utworzenia formularza jest zastosowanie Kreatora formularzy automatycznych (Autoformularz). Kreator ten tworzy formularz natychmiast, bez potrzeby podawania jakichkolwiek informacji. Formularz ten przypomina formularz jednokolumnowy i wyświetla wszystkie pola tabeli lub kwerendy, na podstawie której został utworzony. Od Microsoft Access 2007 za pomocą kreatora Formularz zostaje utworzy formularz, który jest wyświetlany w widoku Układ. Jeśli program Access znajdzie pojedynczą tabelę, która jest w relacji jeden-do-wielu z tabelą lub kwerendą użytą do utworzenia formularza, doda do formularza arkusz danych oparty na powiązanej tabeli lub kwerendzie. Można usunąć arkusz danych z formularza, jeśli nie jest on potrzebny. Jeśli istnieje więcej niż jedna tabela z relacją jeden-do-wielu w stosunku do tabeli, która została użyta do utworzenia formularza, program Access nie doda żadnych arkuszy danych do formularza. Formularz jednokolumnowy W formularzu jednokolumnowym dane są wyświetlane w kolumnie, po jednej wartości w każdym wierszu. Na ekranie przedstawiany jest jeden rekord. Formularz tabelaryczny W formularzu tabelarycznym wartości są wyświetlane w układzie wierszowo-kolumnowym. Na ekranie jest wyświetlanych jednocześnie wiele rekordów. Formularz dzielony (zespolony) Formularz zespolony stosuje się w celu zobrazowania relacji typu jeden-do-wielu pomiędzy danymi występującymi w formularzu głównym i w podformularzu. Dane w formularzu głównym są wyświetlane w jednej kolumnie (strona jeden relacji), a dane w podformularzu (strona wiele ) w postaci arkusza (te widoki można ręcznie modyfikować). Formularz z wykresami (wykres przestawny) Dane mogą być prezentowane na formularzu w całej gamy wykresów, np. wykresu słupkowego, kolumnowego lub kołowego. 3
Rodzaje formularzy formularz dzielony (zespolony) Formularz dzielony jest nową funkcją programu Microsoft Office Access 2007, która udostępnia jednocześnie dwa widoki danych widok formularza i widok arkusza danych. Te dwa widoki są połączone z tym samym źródłem danych i zawsze są ze sobą zsynchronizowane. Zaznaczenie pola w jednej części formularza powoduje zaznaczenie tego samego pola w drugiej części formularza. Dane można dodawać, edytować lub usuwać w dowolnej części (pod warunkiem, że można aktualizować źródło rekordów, a użytkownik nie skonfigurował formularza w sposób uniemożliwiający wykonywanie tych akcji). Praca z formularzami dzielonymi daje korzyści płynące z dostępności obu typów formularzy w jednym formularzu. Można na przykład użyć części arkusza danych, aby szybko zlokalizować rekord, a następnie użyć części formularza w celu wyświetlenia lub edytowania rekordu. Część formularza może służyć jako przyciągający uwagę oraz funkcjonalny nagłówek dla części arkusza danych. Ta technika jest używana w wielu szablonach baz danych dostępnych w programie Office Access 2007. Przykład formularza dzielonego Formularz główny widok formularza z pojedynczym rekordem Podformularz - widok arkusza danych z pewną liczbą rekordów danych Sekcje formularza Użyteczność formularza można zwiększyć dodając sekcje, specyficzne elementy projektu formularza. W formularzach programu Microsoft Access istnieje pięć typów sekcji, które można stosować w dowolnych połączeniach. Np. jeśli formularz ma być używany do wprowadzania i drukowania danych, można dodać nagłówek formularza, który będzie się pojawiał tylko w widoku formularza oraz drugi, który będzie się pojawiał tylko na wydruku formularza. Rozmiar każdej sekcji formularza można odpowiednio dopasować oraz ustawić właściwości sekcji. Do sekcji można również dodawać dowolne elementy sterujące. To, jakie sekcje powinny być użyte oraz jak informacje powinny być w nich rozmieszczone, zależy od typu tworzonego formularza. 4
Każda sekcja ma konkretne przeznaczenie: Nagłówek formularza - wyświetla tytuł formularza, jak z niego korzystać oraz przyciski polecenia, które służą do otwierania innych formularzy lub realizowania innych zadań. Jeśli formularz jest otwierany w widoku Formularz, to nagłówek pojawia się u góry ekranu. Jeśli formularz jest drukowany, to nagłówek pojawia się u góry pierwszej strony. Można zapobiec drukowaniu nagłówka nadając właściwości Kiedy wyświetlać wartość Tylko ekran. Nagłówek formularza nie pojawia się w widoku arkusza danych. Nagłówek strony - służy do wyświetlania np. tytułu, opisów kolumn lub innych informacji umieszczanych u góry każdej strony. Nagłówek strony pojawia się jedynie na wydrukach formularzy. Sekcja szczegółów - służy do wyświetlania rekordów. Na ekranie lub stronie można wyświetlić pojedynczy rekord lub tyle rekordów, ile się zmieści. Stopka strony - służy do wyświetlania takich informacji, jak data czy numer strony lub innych informacji umieszczanych u dołu strony. Stopka strony pojawia się jedynie na wydrukach formularzy. Stopka formularza - służy do wyświetlania np. instrukcji, jak korzystać z formularza, przycisków polecenia, związanych i niezwiązanych elementów sterujących do wprowadzania danych. Jeśli formularz jest otwierany w widoku Formularz, to stopka pojawia się u dołu ekranu. Kiedy formularz jest drukowany, stopka pojawia się na ostatniej stronie. Można zapobiec drukowaniu stopki nadając właściwości Kiedy wyświetlać wartość Tylko ekran. Stopka formularza nie pojawia się w widoku arkusza danych. Nagłówki i stopki dodaje się (i usuwa) parami. Jednak w pewnych przypadkach dodanie jednocześnie nagłówka i stopki formularza może nie być przydatne. Można wówczas zmienić wysokość niepotrzebnej sekcji tak, by była niewidoczna albo nadać właściwości Widoczny wartość Nie. Tworzenie elementów sterujących (formantów) Formularze mogą zawierać różne rodzaje formantów. Niektóre z nich są tworzone automatycznie. Dotyczy to między innymi formantu powiązanego dla pola dodawanego do formularza z okienka Lista pól. W widoku projektu można utworzyć wiele innych formantów służą do tego narzędzia z grupy Elementy sterujące (Formanty). UWAGA. Wiele narzędzi w grupie Formanty jest dostępnych tylko wtedy, gdy formularz jest otwarty w widoku projektu. Aby przełączyć się do widoku projektu, należy w okienku nawigacji kliknąć nazwę formularza prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Widok projektu. Jeśli korzystamy z Kreatora formantów, kreator może zawierać kroki dotyczące wiązania formantu z polem. W przeciwnym przypadku ta procedura pozwala utworzyć formant niepowiązany. Jeśli jest to formant, w którym mogą być wyświetlane dane (np. pole tekstowe lub pole wyboru), należy wprowadzić nazwę pola lub wyrażenie w polu właściwości Źródło formantu, aby wskazać dane do wyświetlenia. Aby wyświetlić właściwości formantu, należy zaznaczyć formant, a następnie nacisnąć klawisz F4. 5
Rodzaje elementów sterujących (formantów) formularzy i raportów Formant Przeznaczenie Pole tekstowe Etykieta Przycisk polecenia Pole kombi Pole listy Linia Prostokąt Podformularz/Podraport Pole wyboru Pole opcji Przycisk przełącznika Grupa opcji Obraz Wyświetla dane (tekstowe), które są możliwe do modyfikowania Wyświetla tekst statyczny, który zwykle nie ulega zmianom Jest wykorzystywany do uruchamiania makr lub kodu języka VBA Jest to tzw. rozwijana lista wartości Lista wartości, która jest zawsze wyświetlana na formularzu (raporcie) Graficzna linia o regulowanej grubości i kolorze, zwykle używana jako separator Prostokąt o regulowanym rozmiarze i kolorze, przezroczysty lub wypełniony - służy do wyróżniania informacji Format, który wyświetla pewien formularz (raport) na głównym formularzu (raporcie) Formant o dwóch stanach w stanie włączonym wyświetlany jako kwadrat ze znacznikiem w środku, w stanie wyłączonym jako pusty kwadrat Jest także określane mianem przełącznika radiowego jest to pole w postaci koła; gdy jest włączone w jego środku wyświetla się dość duża kropka Jest to przycisk o dwóch stanach wciśnięty lub nie, na którym zwykle jest umieszczony obraz lub ikona, ewentualnie napis Grupa opcji jest formantem przechowującym pewną liczbę pól wyboru, opcji, przycisków przełącznika Ten format wyświetla bitmapy zużywa mało zasobów na przetwarzanie danych Niezwiązana ramka obiektu Ten format przechowuje obiekt OLE lub osadzony obraz niezwiązany z polem tabeli Związana ramka obiektu Strona Podział strony Hiperłącze Ten format przechowuje obiekt OLE lub osadzony obraz związany z polem tabeli Określa kolejną stronę na formularzu (raporcie), na której mogą być wprowadzone dodatkowe formanty Ten formant jest używany zwykle w raportach wskazuje fizyczny podział strony Ten formant tworzy łącze do strony WWW, obrazu, adresu e-mail lub programu. Rodzaje elementów sterujących (formantów) formularza elementy związane, niezwiązane i wyliczane Dodając element sterujący do formularza należy zdecydować, skąd mają być pobierane informacje, które są na nim wyświetlane i w związku z tym elementy sterujące można podzielić na: związany element sterujący to element sterujący, dla którego źródłem danych jest pole w tabeli lub w kwerendzie. Elementy związane są używane do wyświetlania wartości z pól bazy danych. Mogą to być teksty, daty, liczby, wartości Tak/Nie, rysunki lub elementy graficzne. Najbardziej typowym przykładem elementu związanego jest pole tekstowe. niezwiązany element sterujący to element sterujący, który nie ma źródła danych (pola lub wyrażenia). Elementy niezwiązane są używane do wyświetlania informacji, linii, prostokątów i obrazów. Przykładem elementu niezwiązanego może być etykieta z tytułem formularza. Elementów niezwiązanych można również używać do wprowadzania informacji, które nie są zapisywane w tabeli. element wyliczany to element sterujący, którego źródłem danych jest nie pole, lecz wyrażenie. Żądaną wartość elementu określa się definiując wyrażenie. Wyrażenie jest kombinacją operatorów (np. = lub + ), nazw elementów 6
sterujących, nazw pól, funkcji zwracających pojedyncze wartości oraz stałych. Przykładem może być wyrażenie służące do podniesienia ceny produktu o 20%: =[Cena jednostkowa]*1,2. W wyrażeniu można używać danych z pól tabeli podstawowej lub podstawowej kwerendy, lub z elementu sterującego formularza. Tworzenie powiązanych pól sterujących Podczas tworzenia formularza zwykle warto najpierw dodać i rozmieścić wszystkie formanty powiązane, szczególnie jeśli stanowią one większość formantów formularza. Następnie za pomocą narzędzi grupy Elementy sterujące (Formanty) w widoku Projekt można dodać formanty niepowiązane i obliczeniowe, uzupełniając projekt. Pole sterujące można także powiązać z formantem, wpisując nazwę pola w formancie lub w polu zawierającym wartość właściwości Źródło formantu w arkuszu właściwości formantu. Arkusz właściwości umożliwia definiowanie cech formantu, takich jak nazwa, źródło danych i jego format. Aby otworzyć arkusz właściwości, należy nacisnąć klawisz F4. Tworzenie formantu powiązanego przy użyciu okienka Lista pól jest najlepszą metodą z dwóch powodów: Program Access automatycznie wypełnia dołączoną etykietę formantu z nazwą pola (lub podpisem zdefiniowanym dla tego pola w tabeli bądź kwerendzie źródłowej), dzięki czemu użytkownik nie musi wpisywać etykiety. Program Access automatycznie ustawia wiele właściwości formantu na odpowiednie wartości zgodnie z właściwościami pola w tabeli lub kwerendzie źródłowej (na przykład właściwości Format, Miejsca dziesiętne i Maska wprowadzania). Wyświetlanie wartości Tak/Nie za pomocą pól wyboru, przycisków opcji i przycisków przełączania W programie Microsoft Office Access pole typu Tak/Nie przechowuje tylko dwie wartości: Tak lub Nie. W przypadku wyświetlania pola typu Tak/Nie za pomocą pola tekstowego jest wyświetlana wartość -1 dla wartości Tak i 0 dla wartości Nie. Te wartości nie są czytelne dla większości użytkowników, dlatego program Office Access udostępnia pola wyboru, przyciski opcji i przyciski przełączania, za pomocą których można wyświetlać i wprowadzać wartości Tak/Nie. Te formanty przedstawiają wartość Tak/Nie w formie graficznej, która jest łatwa w użyciu i łatwa do odczytania. Na poniższej ilustracji pokazano trzy formanty oraz sposób, w jaki przedstawiają one wartości Tak i Nie. W kolumnie Tak jest pokazany wygląd formantu po zaznaczeniu, natomiast w kolumnie Nie jest pokazany wygląd formantu po wyczyszczeniu. W większości sytuacji najlepszym formantem służącym do przedstawiania wartości Tak/Nie jest pole wyboru. Jest to domyślny typ formantu tworzony podczas dodawania pola typu Tak/Nie do formularza lub raportu. Przyciski opcji i przyciski przełącznika są najczęściej używane jako część grupy opcji. Grupa opcji Pojedynczy formant typu pole wyboru, przycisk opcji lub przycisk przełączania może być: 7
związany, niezwiązany, częścią grupy opcji. Własności grupy opcji: W grupie opcji jest wyświetlany ograniczony zestaw alternatyw, tylko jedna opcja w grupie opcji może być zaznaczona w danym momencie. Grupa opcji składa się z ramki grupy i zestawu pól wyboru, przycisków przełączania lub przycisków opcji. Jeśli grupa opcji jest powiązana z polem, oznacza to, że z tym polem jest powiązana tylko ramka grupy, a nie formanty zawarte w obrębie ramki. Zamiast ustawiania dla każdego formantu w grupie opcji właściwości Źródło formantu należy ustawić właściwość Wartość opcji każdego formantu na liczbę znaczącą dla pola, z którym jest powiązana ramka grupy. Po zaznaczeniu opcji w grupie opcji program Access ustawia wartość pola, z którym jest powiązana grupa opcji, na wartość właściwości Wartość opcji zaznaczonej opcji. Wartość grupy opcji może być tylko liczbą, nie może być tekstem. Program Access przechowuje tę liczbę w tabeli źródłowej. Grupa opcji może być również ustawiona na wyrażenie lub niepowiązana. Niepowiązanej grupy opcji można użyć w niestandardowym oknie dialogowym, aby zaakceptować dane wprowadzone przez użytkownika, a następnie wykonać akcję na podstawie tych danych. Standardową praktyką jest używanie pól wyboru dla pól typu Tak/Nie i używanie przycisków opcji lub przycisków przełącznika dla grup opcji. Jest to jednak tylko sugestia i można używać dowolnego z trzech formantów do jednego i drugiego celu. Przykład związanej grupy opcji Grupa opcji ułatwia wybór wartości, gdyż pozwala na uniknięcie wpisywania danych w polach tekstowych, czy też przewijania listy w poszukiwania żądanej wartości. Ponadto jedną z wartości można ustawić jako domyślną, co przyśpiesza wprowadzanie danych, gdy jedna z wartości dominuje nad pozostałymi. Każdy przycisk przełącznika w grupie opcji ma swój własny zestaw właściwości. Przy kliknięciu przycisku przełącznika, wartość grupy opcji Spedytor ustawia się na 1 na 2 na 3 na 4 lub na 5 8
Pole kombi i pole listy W wielu przypadkach znacznie wygodniej jest wybrać żądaną wartość z listy, niż wprowadzać ją bezpośrednio z klawiatury. Wiąże się to choćby z faktem, iż utworzona lista dopuszczalnych wartości zapewnia poprawność wprowadzanych wartości za pomocą elementu sterującego. Pole listy to prosta lista wartości do wyboru, która powinna być odpowiednio uporządkowana. Pole kombi (zwane także polem edycji z listą wyboru) to jakby połączenie pola tekstowego z polem listy w jeden element sterujący. Pola listy i pola kombi składają się z pewnej liczby wierszy danych (w przypadku większej liczby wierszy, na ogół, jest preferowane pole kombi w porównaniu do pola listy). Każdy z takich wierszy może mieć jedną lub więcej kolumn, które mogą być wyświetlane z nagłówkami lub tez bez nich. W przypadku pól kombi istnieje także możliwość dopisywania nowych wierszy, co można zablokować. Jeśli chodzi o to, kiedy wybrać pole listy, a kiedy pole kombi, to można w takiej sytuacji wsiąść pod uwagę zalety każdego z tych elementów sterujących: Zalety pola listy lista jest zawsze wyświetlana, a wprowadzone wartości są zawsze ograniczone do zakresu wprowadzonego na listę i nie można wprowadzać lub poprawiać danych w formularzu, które nie znajdują się na liście. Aby szybko przemieścić się do pierwszej wartości na liście, zaczynającej się od żądanej litery, należy kliknąć na klawisz z tą literą. Zalety pola kombi zajmuje zwykle mniej miejsca na formularzu, ponieważ nie jest wyświetlane aż do momentu jego otwarcia przez użytkownika. Jak było wspomnianym powyżej, można określić, czy jest dopisywanie nowych wartości do pola kombi. Arkusz właściwości formantu Każdy formant formularza (raportu), podobnie jak i sam formularz (raport), ma swoje właściwości. Jeśli zaznaczymy formant, po wybraniu na wstążce Arkusza właściwości wyświetlą się jego właściwości. Jeśli zaznaczony jest więcej niż jeden formant, wyświetlą się wszystkie podobne właściwości dla zaznaczonych formantów. Okno Arkusza właściwości zawiera następujące karty: Format te właściwości określają wygląd etykiety lub wartości, np. czcionkę, rozmiar, kolor, efekty specjalne, obramowanie, paski przewijania. Dane te właściwości mają wpływ na sposób wyświetlania wartości i określają dowiązane źródło danych: źródło formantu, maski wejściowe, reguły sprawdzania poprawności, wartość domyślną, a ponadto inne właściwości dotyczące typu danych. Zdarzenie właściwości zdarzeniowe, zwane inaczej nazwane zdarzenia, np. dodanie rekordu, aktualizacja wartości, kliknięcie przycisku myszy, itd., którym można przypisać reakcję (np. wywołanie makra lub procedury języka VBA). Inne te właściwości określają dodatkowe atrybuty formantu, np. jego nazwę albo jego opis wyświetlany na pasku stanu. Wszystkie ta karta zawiera wszystkie właściwości danego formantu (zawarte na innych kartach). 9
Raporty Microsoft Access Podstawowe informacje o raportach Raporty: są formą przedstawienia informacji odpowiednio uporządkowanych i sformatowanych według konkretnych wymagań, są najbardziej elastycznym sposobem przeglądania i drukowania sumarycznych informacji, wyświetlają informacje z pożądanym poziomem szczegółowości, pozwalają wybrać i przedstawić informacje w sposób uwypuklający ich znaczenie, pozwalają przeglądać i drukować informacje, prezentują niestandardowe widoki danych, pozwalają sortować i grupować dane według dowolnych kryteriów, pozwalają dodawać wielopoziomowe podsumowania, porównania statystyczne, obrazy, zdjęcia i grafikę. Przykładowymi raportami programu Microsoft Access są etykiety adresowe, faktury, zestawienia i podsumowania sprzedaży, listy telefoniczne i adresów e-mail, itp. W raportach dane są przetwarzane rekord po rekordzie. W zależności od typu raportu, każdy rekord, a dokładniej każdy element danych, może być przetwarzany w inny sposób. Typy raportów Microsoft Access Autoraport najszybszy sposób utworzenia raportu. Kreator tworzy go bez zadawania jakichkolwiek pytań. Zawiera wszystkie pola tabeli/kwerendy, na podstawie której został utworzony i jest wyświetlany/drukowany w postaci raportu tabelarycznego. Raport tabelaryczny raport wyświetla/drukuje dane w postaci tabeli z wierszami i kolumnami, grupując je zadanych wartości i obliczając sumy poszczególnych grup. Odmianami tego typu raportu są raporty sumaryczny i grupująco-sumujący. Raport kolumnowy wyświetla/drukuje dane w postaci formularza; może zwierać sumy i wykresy. Raport korespondencji seryjnej służy do tworzenia szablonów listów. Etykiety pocztowe ten raport jest przeznaczony do tworzenia wielokolumnowych arkuszy etykiet pocztowych albo do prezentowania danych w wielu kolumnach. Wykresy dotyczy wizualnej prezentacji danych w postaci wykresów rozmaitego typu. Raporty tabelaryczne (zwane także raportami grupująco-podsumowującymi): są chyba najczęściej drukowanymi raportami, przypominają tabelę, w której drukowane dane umieszczone są w wierszach i kolumnach, w przeciwieństwie do formularzy, zwykle grupują dane według jednego lub więcej niż jednego pola, często zawierają i wyświetlają sumy częściowe albo inne informacje statystyczne dotyczące pól liczbowych w każdej istniejącej grupie, mogą wyświetlać także sumy stron i sumy łączne, zawierają sekcje, przy czym mogą zawierać sekcje dla każdej z tworzonych grup mogą zawierać tzw. zawinięte kolumny, dzięki którym można tworzyć katalogi (takie jak książka telefoniczna), mogą zawierać numery stron, daty utworzenia raportów, oraz linie i ramki oddzielające informacje, 10
mogą zawierać kolory i cieniowanie oraz wyświetlać obrazy, wykresy biznesowe i ramki oddzielające informacje oraz pola typu Nota (Długi tekst), specjalny typ raportu tabelarycznego raport sumaryczny ma jego wszystkie cechy, z tym, iż nie drukuje poszczególnych rekordów. Raport tabelaryczny Microsoft Access Zawiera podsumowanie całościowe umieszczone w stopce raportu. Raport kolumnowy Microsoft Access Raporty kolumnowe w programie Microsoft Access: zwykle wyświetlają jeden lub kilka rekordów na stronie w układzie pionowym, w przeciwieństwie do formularzy, służą wyłącznie do drukowania (a zatem do oglądania) danych, a nie do ich modyfikowania, raporty tego typu mają sekcje, które wyświetlają tylko jeden rekord, a także sekcje, które wyświetlają kilka rekordów ze strony wiele połączenia jeden-do-wielu, mogą zawierać podsumowania. Typowym przykładem raportu kolumnowego jest faktura. Podstawowe różnice pomiędzy formularzami a raportami Główną różnicą pomiędzy formularzami a raportami programu Microsoft Access jest przeznaczenie wyświetlanych danych. Formularze służą przede wszystkim do wprowadzania informacji do tabel i komunikacji z użytkownikami korzystającymi z bazy danych (tworzą jej interfejs). Natomiast raporty są przeznaczone przede wszystkim do przeglądania danych, głównie poprzez ich drukowanie, ewentualnie wyświetlanie na ekranie. Ponadto na formularzach tworzone są pola obliczeniowe, w których obliczane są pewne wartości na podstawie wartości przechowywanych w innych polach. Z kolei w raportach wykonywane są obliczenia na pewnych grupach rekordów, stronach rekordów albo wszystkich rekordach przetwarzanych podczas tworzenia raportu. Tym niemniej, wszystko co można zrobić w formularzu, można także powielić w raporcie. Można zatem także zapisać raport jako formularz, a następnie dostosować formanty w oknie projektu raportu. 11
Sekcje raportów Raporty programu Microsoft Access nie są jednolitą strukturą, lecz dzielą się na sekcje, które w większości programów przeznaczonych do tworzenia raportów są określane mianem pasm (w programie Microsoft Access są nazywane po prostu sekcjami). Przetwarzanie danych w ramach raportu odbywa się w ten sposób, iż program Microsoft Access pobiera kolejne rekordy ze źródła danych, przetwarzając każdą sekcję po kolei, a następnie decyduje (dla każdego rekordu z osobna), czy przetworzyć pola lub tekst w poszczególnych sekcjach. W programie Microsoft Access są dostępne następujące sekcje raportu: Nagłówek raportu jest drukowany tylko na początku raportu; zwykle używany jako jego strona tytułowa (przykładowo, może zwierać logo firmy, datę wydruku). Nagłówek strony drukowany na górze każdej strony. Służy np. do wyświetlania na każdej stronie wydruku opisów kolumn w raporcie tabelarycznym. Nagłówek grupy drukowany przed przetworzeniem pierwszego rekordu należącego do grupy. Służy np. do wyświetlenia nazw grup. Szczegóły drukuje każdy rekord z tabeli lub kwerendy, na której oparty jest raport. Stopka grupy jest drukowana po przetworzeniu ostatniego rekordu należącego do grupy. Stopka strony jest drukowana na dole każdej strony. Służy np. do wyświetlania numerów stron. Stopka raportu jest drukowana na końcu raportu po przetworzeniu jego wszystkich rekordów. Służy do wyświetlenia wyników obliczeń zbiorczych raportu. Wprawdzie stopka raportu jest ostatnią sekcją w projekcie raportu, ale pojawia się przed ostatnią stopka ostatniej wydrukowanej strony raportu. Własności sekcji raportów Sekcja nagłówka raportu może zostać wydrukowana na oddzielnej stronie, co pozwala utworzyć stronę tytułową i umieścić w niej np. zdjęcie lub grafikę. W tym celu należy w jej właściwości Wymuszaj nową stronę ustawić wartość Po sekcji. Uwaga. W nagłówku raportu można umieścić tylko dane z pierwszego rekordu. Sekcje nagłówka i stopki strony mają 4 możliwe ustawienia (przy czym określa się je we właściwościach samego raportu, a nie we właściwościach sekcji): Wszystkie strony nagłówek i stopka strony drukowane są na każdej stronie. Nie z nagłówkiem raportu nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie, która zawiera nagłówek raportu. Nie ze stopką raportu nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie, która zawiera stopkę raportu. Nie z nagłówkiem/stopką raportu nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie, która zawiera nagłówek lub stopkę raportu. Sekcje nagłówków grupy bezpośrednio poprzedzają sekcje szczegółów. Możliwe jest zdefiniowanie wielu poziomów nagłówków i stopek grup. Sekcja stopki strony może wyświetlać kolejny numer strony raportu. Aby drukować tekst Strona x z y stron, należy wpisać do właściwości Źródło formantu pola tekstowego wprowadzonego do tej sekcji wyrażenie: = Strona & [Page] & z & [Pages] & stron Efekt pustych stron Jeżeli w drukowanym raporcie co druga strona jest pusta, to jest to wynikiem ustawienia zbyt dużej szerokości raportu 12
w stosunku do szerokości strony, na której jest on drukowany. Aby pozbyć się pustych stron w drukowanym raporcie, należy zmniejszyć lewy i prawy margines i/albo zmniejszyć szerokość drukowanego raportu. Uwaga 1. Przyczyną, która może doprowadzić do tego, iż szerokość drukowanego raportu jest większa od szerokości strony, na której jest drukowany, może być przesuwanie formantów podczas tworzenia raportu. Na koniec etapu projektowania raportu, należy sprawdzić, czy suma lewego i prawego marginesu oraz samego raportu nie jest większa niż szerokość strony. Uwaga 2. Inną przyczyną efektu pustych stron jest fakt pozostawienia pustych obszarów z prawej strony obszaru raportu. W ten sposób szerokość raportu może (w ten sztuczny sposób) być większa od szerokości strony, co jest oczywiście przyczyną powstania tzw. efektu pustych stron. Sortowanie i grupowanie danych w raportach Niekiedy samo sortowanie rekordów w raporcie nie wystarcza. Czytelność raportu można zwiększyć poprzez odpowiednie pogrupowanie danych. Grupowanie może dotyczyć dowolnego z pól lub wyrażeń używanych bądź nieużywanych do sortowania. Gdy grupowanie dotyczy więcej niż jednego pola lub wyrażenia, następuje zagnieżdżanie grup zgodnie z poziomem grupowania. Skutkiem pogrupowania danych w raporcie według określonego pola jest pojawienie się w jego strukturze dwóch sekcji Nagłówka grupy i Stopki grupy. Należy podkreślić, iż niekoniecznie obie te sekcje muszą być wykorzystane (można z którejś z nich zrezygnować, o ile nie jest potrzebna). W takim przypadku, należy w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie ustawić dla danej grupy wartości Bez sekcji nagłówka lub Bez sekcji stopki. W okienku tym możemy także ustawić sposób sortowania rekordów wewnątrz grupy. Sortowanie i grupowanie danych w raportach. Wymuszanie nowej strony w raportach. Można także określić, czy w raporcie mają się pojawić sumowania oraz określić sposób sumowania i gdzie mają być wyświetlane wyniki. 13
Microsoft Access umożliwia dzielenie raportu na strony w miejscach, w których kończą się i zaczynają grupy. Istnieje także możliwość wymuszenia podziału w obrębie sekcji (z wyjątkiem sekcji nagłówka i stopki strony). Przykład raportu grupująco-podsumowującego Sekcja nagłówka raportu Sekcja nagłówka grupy z nazwą grupy Sekcja szczegółów z wyświetlonymi rekordami Reakcja na zdarzenia w raportach Pewne występujące zjawiska w trakcie drukowania raportu są traktowane jako zdarzenia. Przykładowo, zdarzeniem jest otwieranie i zamykanie raportu, czy też ustawianie danych w sekcji raportu. W celu zaprojektowania odpowiedniej reakcji raportu na pojawiające się zdarzenia mogą być wykorzystywane makra, które zwierają akcje wykonywane jako odpowiedź na zdarzenia. Innym rodzajem obsługi zdarzeń jest zaprogramowanie odpowiednich procedur języka VBA. Zarówno makra, jak i procedury języka VBA dotyczące obsługi zdarzeń, działają na poziomie całego raportu albo na poziomie odpowiednich jego sekcji. Należy przy tym zauważyć, iż poszczególne formanty na raportach programu Microsoft Access nie generują zdarzeń. Zaprojektowanie obsługi zdarzenia i jej dołączenie do raportu powoduje, iż jej kod uruchamia się za każdym razem, gdy raporty się otwiera, zamyka lub drukuje. Również poszczególne sekcje raportu mają swoje zdarzenia, których obsługi zdarzeń uruchamiają się podczas formatowania, czy drukowania raportu. 14 Sekcja stopki grupy z podsumowaniami
Zdarzenia rozpoznawane w raportach i ich właściwościach Zdarzenie Właściwość zdarzenia Występowanie Otwarcie Przy otwarciu Ma miejsce, gdy raport jest otwierany, ale jeszcze nie jest drukowany. Po otwarciu raportu można użyć makra np. do zadania pytania o zestaw rekordów do drukowania Aktywacja Przy aktywowaniu Ma miejsce w momencie, gdy raport staje się aktywnym oknem. Można użyć makra np. do wyświetlenia własnego menu lub paska narzędzi w podglądzie wydruku. Dezaktywacja Przy dezaktywowaniu Ma miejsce, gdy bieżące okno przestaje być aktywne, ale przed tym zanim inne okno stanie się aktywnym. Zdarzenie Dezaktywacja nie występuje, gdy fokus przechodzi do pola dialogowego, formularza wyskakującego lub okna innej aplikacji. Można użyć makra do ukrycia własnego menu lub paska narzędzi w podglądzie wydruku. Zamknięcie Przy zamknięciu Ma miejsce, gdy raport jest zamykany i usuwany z ekranu. Makra można użyć np. do wyświetlania pola dialogowego z pytaniem o nazwę użytkownika, gdy zachodzi potrzeba zarejestrowania nazwy użytkownika, który korzystał z danego formularza lub raportu, jak również w przypadku, gdy należy zamknąć pole dialogowe, które służy do wpisywania informacji potrzebnych w raporcie. Brak danych Przy braku danych Ma miejsce, gdy po otwarciu raport nie posiada danych Błąd Przy błędzie Ma miejsce, gdy podczas działania raportu pojawia się błąd. Strona Przy stronie Ma miejsce, gdy nastąpi zmiana strony raportu. Zdarzenia rozpoznawane w sekcjach raportów Zdarzenie Właściwość zdarzenia Występowanie Format Przy formatowaniu Ma miejsce, gdy zostanie określone, które dane będą umieszczone w sekcji, ale przed formatowaniem raportu do druku. Przykładowo, w makrze można wykorzystać dane z bieżącego rekordu w celu wprowadzenia zmian układu stronu, albo można wyświetlać/ukrywać pewne elementy sterujące lub nawet całe sekcje w zależności od wartości innych elementów sterujących. Drukowanie Przy wydruku Ma miejsce w momencie, gdy dane w sekcji zostały już sformatowane, ale jeszcze nie są drukowane. Przykładowo, można po sformatowaniu danych na stronie uaktualnić w stopce strony podsumowania dotyczące strony. Powrót Przy powrocie Ma miejsce, gdy w celu dokonania wielokrotnych przejść podczas formatowania jest konieczne, aby cofnąć się do wcześniejszej sekcji. Zdarzenie to pojawia się zatem po zdarzeniu Formatowanie sekcji, ale przed zdarzeniem Drukowanie. Pozwala ono cofnąć zmiany wprowadzone w zdarzeniu Formatowanie sekcji. Przykładowo, gdy zostanie określone makro we właściwości Przy powrocie, to można je użyć do sprawdzenie, czy sekcje raportu są drukowane poprawnie Uwaga. Makro lub procedura zdarzenia VBA określone w ustawieniu właściwości Przy formatowaniu lub Przy wydruku sekcji jest uruchamiane każdorazowo w przypadku, gdy dane są sformatowane do wydruku albo drukowane. Natomiast makro lub procedura zdarzenia VBA określone w ustawieniu właściwości Przy powrocie jest zawsze uruchamiane, jeśli istnieje konieczność cofnięcia do poprzedniej sekcji. Z kolei makro lub procedura zdarzenia VBA określone w ustawieniu właściwości Przy formatowaniu sekcji szczegółów raportu jest uruchamiane bezpośrednio przed rozmieszczeniem danych rekordu i z tego powodu mają one dostęp do bieżącego rekordu. 15