Rejestr pytań zadanych przez internautów podczas spotkania informacyjnego dotyczącego konkursu o udzielenie wsparcia na wdrożenie CSR (08.05.2013 r.), wraz z odpowiedziami: 1) Czy jest jakaś lista wskaźników produktu i rezultatu do wyboru czy wnioskodawca musi je sam wymyśleć? Jak każdy element projektu opis produktów i rezultatów leży w gestii wnioskodawcy. 2) Czy doradcy, którzy są wpisani na listę działają osobiście czy też w imieniu firmy doradczej (jeśli w takiej pracują)? Jaka jest dopuszczalna forma rozliczenia pracy doradcy (faktura? umowa cywilno-prawna?) Część doradców wpisanych do bazy PARP działa w imieniu własnym, część w imieniu firmy, w której są zatrudnieni. Koszt doradztwa można rozliczyć i na podstawie rachunku (wystawionego na podstawie umowy cywilno-prawnej), i na podstawie faktury. 3) Czy zapytania ofertowe należy wysyłać do tylu doradców, żeby uzyskać 3 ważne oferty? Czy też w przypadku udowodnienia, że wysłaliśmy np. 5 zapytań i otrzymaliśmy tylko 2 odpowiedzi, z których wybraliśmy jedną wystarczy? Zgodnie z wytycznymi dla kwalifikowalności kosztu powyżej 3500 zł konieczne jest otrzymanie 3 ważnych ofert. 4) Czy audyt w obszarze środowiska np. w zakresie emisji CO2- oznacza, że nasz ekspert CSR dostanie 15 punktów? Jeśli doradca może wykazać doświadczenie w przeprowadzeniu audytu społecznego, to tak. 5) Jeżeli wybieramy doradcę na etapie przygotowania wniosku musimy zachować zasadę konkurencyjności, więc zebrać oferty od co najmniej trzech doradców. Czy wymagana jest jakaś konkretna procedura wyboru tych wykonawców (np. zawartość zapytania ofertowego, sposób upublicznienia zapytania oraz zebrania ofert)? Procedura wyboru doradcy zleży od Wnioskodawcy może być to wysłanie zapytania ofertowego, może być to ogłoszenie. Wnioskodawca powinien dokonać wyboru spośród co najmniej 3 ważnych ofert. 6) Jeżeli firma już posiada strategię CSR opracowaną w oparciu o ISO 26000, a projekt będzie polegał na wdrożeniu zapisów strategii (w części lub w całości) to czy rezultatem projektu będzie również wdrożenie ISO 26000? Wybór działań merytorycznych realizowanych w ramach projektu zależy od Wnioskodawcy. Mogą Państwo wskazać, że realizują Państwo działania zgodnie z ISO26000. Jednakże ISO 26000 nie ma formy certyfikacji. Wnioskodawca powinien określić we wniosku rezultaty mierzalne oraz wskazać sposób ich weryfikacji. 7) Nie posiadamy strategii CSR. W ramach projektu planujemy jej opracowanie. Projekt będzie dotyczył tylko 1 obszaru (środowisko naturalne). Czy strategia przygotowywana w ramach projektu (właśnie rozważamy czy będziemy ją tworzyć samodzielnie czy z doradcą) musi odnosić się do wszystkich trzech obszarów? Czy 1
może niektóre obszary potraktować bardziej ogólnie albo w ogóle pominąć? Zapisy zawarte w strategii zależą od Wnioskodawcy i powinny wynikać z prowadzonej działalności, jednak uzasadnione jest by były jak najbardziej kompleksowe. Jeżeli Wnioskodawca nie jest w stanie samodzielnie stworzyć strategii to może skorzystać z usług doradczych - jeśli doradca wpisany będzie do bazy doradców CSR to taki koszt będzie podlegał refundacji. 8) Czy transmisja jest nagrywana przez Państwa i będzie możliwa do odtworzenia w czasie późniejszym? Transmisja jest rejestrowana i będzie dostępna do obejrzenia na stronie projektu. 9) Czy fundacje również mogą brać udział w konkursie CSR? Organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność gospodarczą i posiadają wpis do rejestru przedsiębiorców mogą ubiegać się o wsparcie na wdrożenie CSR. 10) Czy wiadomo coś na temat kwoty na II nabór? Czy będzie podobnie, czy jest szansa na więcej środków? Kwota planowana na oba nabory jest równa. W przypadku niewykorzystania środków przez dane województwo w I naborze alokacja dla danego województwa zostanie zwiększona o oszczędności z I naboru. 11) Jaka jest różnica pomiędzy wskaźnikiem produktu i rezultatu? Czy trzeba je jakoś różnicować wpisując do tabeli 3.5.1 i 3.5.2? Czy mogę prosić o przykład? Produkty projektu to to, co zostanie zrealizowane, co wynika bezpośrednio z podjętych działań, na przykład: liczba wdrożonych systemów zarządzania, liczba uzyskanych certyfikatów, liczba godzin doradztwa, liczba wdrożonych strategii CSR itp. Rezultaty projektu to efekty zrealizowanych działań, na przykład: zmniejszenie ilości odpadów o x kg, zmniejszenie zużycia energii w procesie produkcji o x kwh, wzrost kompetencji w zakresie zarządzania środowiskowego x% pracowników, wzrost sprzedaży o x%, nawiązanie współpracy z x kontrahentami itp. Wszystkie wskaźniki zarówno produktu i rezultatu opisujemy w pkt 3.5.1 i ujmujemy w tabeli ze wskaźnikami w punkcie 3.5.2 wniosku. 12) Ile minimalnie punktów trzeba zdobyć aby projekt w ogóle był brany pod uwagę? Maksymalna możliwa do zdobycia liczba punktów wynosi 200. Wsparcie finansowe mogą otrzymać projekty, które uzyskały min. 60% maksymalnej liczby punktów. 13) Co się dzieje w przypadku gdy wnioskodawca zakwalifikuje projekt do 1 obszaru i w ramach tego obszaru będzie zaplanowanych większość działań i wydatków, natomiast efekty działań w 1 zaznaczonym obszarze przełożą się na oddziaływanie projektu we wszystkich 3 obszarach? Czy błędne w ocenie ekspertów oceniających wniosek zakwalifikowanie projektu do 1 lub kilku obszarów może spowodować odrzucenie projektu? Wnioskodawca wskazuje we wniosku obszar, w który wpisuje się projekt. Wskazuje cele, uzasadnia wybór działań. Wybór powinien być zgodny z zaplanowanymi działaniami. Uznanie przez eksperta, że projekt wpisuje się w więcej niż jeden wskazany obszar nie będzie skutkować oceną negatywną. W uzasadnionych sytuacjach Wnioskodawca może zostać poproszony o zmianę zgodnie z zapisami rozdz. 11.7 Wytycznych. Błędne zaznaczenie obszaru może mieć znaczenie przy konstruowaniu budżetu, w szczególności planowaniu wydatków inwestycyjnych, dlatego Wnioskodawca powinien dołożyć starań, aby właściwie określić obszary tematyczne i nie przekroczyć limitów na wydatki inwestycyjne zgodnie z zapisami rozdz. 7.2. 14) Mam pytanie dotyczące punktu 9 wytycznych. Jest w nich informacją o konieczności wyboru z pośród trzech ważnych ofert. Co jeśli wyśle się wiele zapytań ofertowych a otrzyma się np. tylko jedną ofertę. Czy wtedy spełni się warunki odpowiedniego wyboru dostawcy. Nie jesteśmy przecież w stanie zmusić inne firmy do wysłania ofert. 2
Wnioskodawca zobowiązany jest do dokonania wyboru spośród co najmniej 3 ważnych ofert. Wnioskodawca powinien dokonać wyboru w sposób przejrzysty i konkurencyjny. 15) Co oznaczają działania komunikacyjne? Czy jest to promocja projektu? Są to działania, które mają na celu poinformowanie otoczenia o realizowanych działaniach z zakresu csr. Mogą to być działania informacyjno-promocyjne. Wybór tych działań powinien być adekwatny do planowanych działań i charakteru projektu. 16) Czy jest gdzieś informacją z jakiego regionu jest dany doradca na liście? Chcielibyśmy spotkać się z kimś z woj. wielkopolskiego. W bazie doradców nie ma podanej informacji nt. regionu, w którym doradcy świadczą usługi. Znaczna liczba doradców świadczy usługi nie tylko na terenie jednego województwa. W bazie dostępne są adresy e-mail doradców. Mogą Państwo bezpośrednio od doradcy otrzymać odpowiedź na jakim obszarze świadczy usługi. 17) Czy można zakończyć realizację projektu w czasie krótszym niż zakładany? Np. jeśli okres realizacji proj. we wniosku będzie określony na 12 miesięcy, a wnioskodawca zakończy wdrażanie działań po 8-9 miesiącach. Z czym ew. wiąże się takie przedwczesne zakończenie projektu? Wnioskodawca określa daty realizacji projektu. Istnieje jednak możliwość, że przedsiębiorca zrealizuje działania w krótszym terminie. Wnioskodawca co kwartał składa wniosek o płatność i raport rzeczowy informując o postępie w realizacji działań. Należy pamiętać jednak, że wszelkie zmiany w realizacji projektu będą wymagały zgody PARP. Zapisy dotyczące zasad wprowadzania zmian określone zostały we wzorze umowy dostępnym na stronie projektu. 18) Jesteśmy firmą doradczą, realizujemy doradztwo w zakresie zarządzania. Jednym z obszarów w jakim świadczymy usługi jest optymalizacja procesów. Obecnie pracujemy nad standardem nowej usługi doradczej, która w ramach optymalizacji procesów będzie uwzględniała również aspekty środowiskowe (Lean Green Office, Lean Green Service) Czy w ramach projektu możemy finansować prace zespołu badawczego, który opracuje dla nas specjalny algorytm służący do pomiaru skuteczności i efektów wdrożenia LGO/LGS? Czy możemy zaliczyć ten wydatek do kategorii badania analizy? Czy też powinniśmy traktować ten wydatek jako doradztwo? Wszelkie działania przedsiębiorstwa, które mają na celu zmniejszenie wpływu prowadzenia działalności na środowisko mogą być przedmiotem projektu. Jeżeli będą korzystać Państwo z doradztwa w celu zmiany procesu świadczonej usługi, to taki koszt wpisuje się w kategorię usług doradczych (grupa A). Jeśli konieczne będzie przeprowadzenie badań lub analiz będzie to koszt z grupy C. 19) Jaka kwota środków w ramach programu przeznaczona jest na woj. małopolskie? 365 577,43 PLN 20) Czy wdrożenie certyfikatu ISO może być kosztem kwalifikowalnym w ramach projektu? Tak np. w ramach grupy D (pkt. 7.2 wytycznych) 21) Kiedy będzie ogłoszona baza doradców rekomendowanych przez PARP? Baza jest dostępna od 13 marca na stronie http://csr.parp.gov.pl/index/index/2269. 22) Jaka kwota środków w ramach tego programu przeznaczona jest na woj. wielkopolskie? 365 577,43 PLN 23) Kim będą eksperci oceniający wnioski pod kątem merytorycznym? Czy będą to pracownicy PARP, czy może praktycy wdrażający na co dzień CSR w firmach (doradcy? akademicy?). Oceny merytorycznej będą dokonywać eksperci zewnętrzni, nie pracownicy PARP. 3
24) Czy doradcy CSR są powołani do tego projektu? Czy będą na stronie PARP również po zakończeniu projektu? Czy PARP będzie wspierał aktywność przedsiębiorców w obszarze CSR w trybie ciągłym? Baza doradców będzie dostępna na stronie internetowej PARP przez cały czas istnienia tej strony. 25) Czy nie ma żadnych przeciwskazań w wyborze eksperta, który spełni kryteria cenowe jakościowe, ale jednocześnie jest zatrudniony/związany z Wnioskodawcą (firma rodzinna)? Kwestię tę reguluje rozdz. 9 wytycznych - wnioskodawca nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotu powiązanego z nim kapitałowo lub osobowo, rozumianego w szczególności jako pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy. 26) Czy przygotowana przez Państwa prezentacja na spotkaniu informacyjnym będzie dostępna na stronie PARP-u? Prezentacja zawiera wyłącznie informacje podane w wytycznych dla wnioskodawców. 27) W ramach projektu chcemy wdrożyć rozwiązania proekologiczne do naszego biura oraz opracować produkt ekologiczny (usługę doradczą) na bazie własnych doświadczeń i wdrożeń eko zawierający min. audyty eko, system pomysłów pracowniczych. Chcielibyśmy w ramach projektu zakupić usługę przygotowania narzędzia badawczego do pomiarów wyników wdrożenia elementów eko u nas, które później również będzie elementem produktu. Czy może to zostać objęte wsparciem? Tak np. w ramach doradztwa. 28) Czy dotacja może być przeznaczona na wdrożenie strategii i prace adaptacyjne pomieszczeń, w których świadczone są usługi florystyczne (w pomieszczeniu odbywa się obsługa klienta, wykonanie projektu dla zamówienia od klienta, wykonanie zamówienia, ekspozycja kompozycji florystycznych, prezentacja multimedialna dla klientów obsługiwanych przez Internet). Czy na prace adaptacyjne do wniosku ma być wykonany kosztorys podpisany przez osobę uprawnioną czy wystarczy własne oszacowanie kosztów na podstawie cen rynkowych dostępnych w Internecie? Dotacja może być przeznaczona na wydatki należące do katalogu kosztów kwalifikowalnych, podanego w pkt. 7.2 wytycznych. Wybór sposobu szacowania kosztów w budżecie należy do wnioskodawcy. 29) W warunkach konkursu jednym z kryteriów kwalifikujących do aplikowania o dotacje jest info, że 'złożył jeden wniosek o dofinansowanie csr. Czy to oznacza, że w historii swojej działalności, czy w tym projekcie? Jest to dosyć nieprecyzyjnie określone. Oczywiście chodzi o wniosek złożony w danym konkursie - zgodnie z definicją "wniosku o udzielenie wsparcia" na s. 4 wytycznych. 30) Czy musimy wybrać doradcę tylko z listy podanej na stronie PARP? Tak, jeśli koszt doradztwa ma być kwalifikowalny. Jeśli doradca, z którym chcą Państwo współpracować, nie jest wpisany do bazy doradców CSR, może w każdej chwili przesłać wniosek o wpisanie do bazy - nabór prowadzony jest w trybie ciągłym. 31) Czy na etapie składania wniosku należy wskazać doradcę realizującego dane usługi czy można dokonać wyboru już na etapie realizacji wniosku? Oba rozwiązania są możliwe, natomiast proszę zwrócić uwagę, że za wskazanie doradcy we wniosku i opisanie jego kompetencji można uzyskać punkty na ocenie merytorycznej - kryterium 8b. 32) Jak policzyć wysokość dotacji gdy w ramach usługi doradczej jest opracowanie i wdrożenie strategii CSR w trzech obszarach i zakup środków trwałych i adaptacja pomieszczenia na cele wykonywania usług dla ludności. Łącznie koszty 4
kwalifikowalne wynoszą 270 tys. netto. (VAT niekwalifikowalny). Przykład obliczenia wielkości wsparcia (dotacja ) dla takich kosztów. Polecamy przykładowe kalkulacje budżetów przedstawione w dokumencie dostępnym na stronie http://csr.parp.gov.pl/files/74/455/456/15781.pdf. 33) Czy spółdzielnia socjalna (wpisana do rejestru przedsiębiorców) może składać wniosek o dotację (zakres: usługa doradcza= opracowanie i wdrożenie strategii CSR w obszarze ochrona środowiska i relacje z personelem, oraz zakup środków trwałych. Jeżeli tak, to jak obliczyć wysokość dotacji, ponieważ strategia dotyczy dwóch obszarów i zakupu środków trwałych. Planowane wydatki to: strategia CSR w dwóch obszarach 30 tys zł(netto), zakup środków trwałych 180 tys.(netto). Spółdzielnia socjalna wpisana do rejestru przedsiębiorców może ubiegać się o dotację. Całkowita wysokość dotacji nie może przekroczyć 70% kosztów kwalifikowalnych. Jeśli projekt wpisuje się w 2 obszary CSR kwalifikowalne są wydatki inwestycyjne do wysokości 50% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Polecam przykładowe kalkulacje budżetów przedstawione w dokumencie dostępnym na stronie http://csr.parp.gov.pl/files/74/455/456/15781.pdf. 34) Czy ekspert zgłoszony do bazy PARP musi być zatrudniony na umowę o pracę w firmie która wystawi fakturę za świadczenie przez niego doradztwa w ramach projektu, czy może współpracować z firmą w której jest zatrudniony np. na umowę zlecenia? Forma zatrudnienia doradcy nie ma znaczenia w kontekście kwalifikowalności wydatku. Istotne jest wyświadczenie usługi osobiście przez doradcę. 35) Czy wydatkiem kwalifikowalnym będzie zakup usług szkoleniowych (przeznaczonych dla pracowników) poświęconych zwalczaniu mobbingu, dyskryminacji czy z zakresu gender Koszty usług szkoleniowych nie należą do katalogu kosztów kwalifikowalnych, określonego w pkt. 7.2 wytycznych. 36) Czy w ramach projektu można dokonać np. oświetlenia w budynku Wnioskodawcy na energooszczędne, które będzie przyjazne dla środowiska? Tak. 37) Czy w ramach działań CSR można zrobić kampanię społecznościową, której celem będzie podniesienie świadomości społeczeństwa, interesariuszy, firmy współpracujące o rozwiązaniach inteligentnych budynków? Projekty polegające na organizacji kampanii społecznej nie kwalifikują się do otrzymania wsparcia. 38) Czy koszt opracowania strategii CSR dla przedsiębiorstwa można włączyć do projektu? Tak, może to być koszt kwalifikowalny np. w grupie A - doradztwo. 39) Czy wydatkiem obligatoryjnym jest w każdym projekcie stworzenie strategii CSR (jeżeli firma jej nie ma)? Stworzenie strategii CSR jest obligatoryjne jako działanie, jeśli firma strategii takiej nie posiada. Działanie to jednak nie musi pociągać za sobą wydatków, zatem wydatek na strategię nie musi być poniesiony. 40) W jaki sposób będzie weryfikowane wdrożenie ISO 26000 w firmie? ISO 26000 jest standardem niecertyfikowalnym więc zastanawiam się co wnioskodawca będzie musiał wykazać kontrolerom projektu aby udowodnić/udokumentować wdrożenie ISO 26000 w ramach projektu? Kontroli będzie podlegać w szczególności osiągnięcie rezultatów projektu, które wnioskodawca wykazał we wniosku o udzielenie wsparcia. 5
41) Jakie mogą być realne koszty związane z opracowaniem strategii csr przez doradcę i pomocy przy złożeniem wniosku? Temat jest stosunkowo nowy i nie mam rozeznania? Koszt usługi doradczej należy uzgodnić z doradcą. 42) Czy można podać kwotę pomocy de minimis w euro w V.13 wniosku i nie załączać zaświadczeń de minimis? Tak. 43) Czy wydatek w postaci najmu czy dzierżawy (tu mowa o ruchomości, wykorzystanej na potrzeby projektu) kwalifikuje się do wsparcia? Nie, wydatki na zakup, dzierżawę, najem nieruchomości są wymienione w katalogu kosztów niekwalifikowalnych w pkt. 7.3 wytycznych. 44) Pytanie o najmem i dzierżawę dot. ruchomości (samochód) - odpowiedź natomiast odnosi się do nieruchomości? Kwalifikowalne (grupa F) są wydatki na inwestycje w rzeczowe składniki majątku. Jeśli wydatek na ruchomość jest inwestycją w rzeczowy składnik majątku, jest kwalifikowalny. W innym przypadku - nie jest kwalifikowalny. 45) Czy w projekcie można zaplanować wdrożenie ISO 26000, systemu raportowania, stworzenie kodeksu etycznego i in. nie planując jednocześnie w budżecie wydatków na doradztwo w tym zakresie i nie wykazując współpracy z doradcą? Czy taki projekt zostanie dobrze oceniony? Oczywiście można zaplanować i zrealizować projekt opisany w pytaniu. Korzystanie z doradcy i rozliczanie kosztów doradztwa nie jest obowiązkowe. 46) Kiedy będą znane wyniki 1 naboru wniosków? Chodzi mi o określenie czasu, który pozostanie na realizację projektu w sytuacji gdy projekt rozpoczął się w momencie ogłoszenia I naboru. Określenie dokładnego terminu rozstrzygnięcia konkursu na tym etapie nie jest możliwe, gdyż zależy od liczby złożonych wniosków i czasu potrzebnego na ich ocenę np. korzystania z procedury uzupełnień i negocjacji. Jeśli jednak projekt rozpoczął się w momencie ogłoszenia naboru, działania powinny być realizowane od tego dnia, jednak nie dłużej niż przez rok - okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 12 miesięcy. 47) Witam, w przypadku wynagrodzenia za usługę doradczą 3500 jest kwotą netto czy brutto? Kwota 3500 zł odnosi się do wartości zakupu, a zatem kwoty brutto. 48) W jaki sposób powinna być podpisana umowa z doradcą CSR z bazy PARP w sytuacji gdy jest on pracownikiem etatowym firmy świadczącej usługi doradcze? Stroną umowy będzie firma a nie doradca, natomiast w umowie może być wskazany z imienia i nazwiska doradca realizujący usługę. Czy tak udokumentowany wydatek na usługę doradczą będzie kwalifikowalny? Opisany w pytaniu sposób postępowania jest poprawny. Dodatkowo, w przypadku dokumentowania wydatku na usługę doradczą fakturą wystawioną przez firmę, w której zatrudniony jest doradca, na fakturze należy zawrzeć informacje, że wydatek dotyczy usługi doradczej wyświadczonej przez tę osobę (wskazać imię i nazwisko doradcy). 49) Czy preferowane w ramach konkursu będą określone sektory gospodarki, w których przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą? Tzn. czy przy ocenie merytorycznej projektu ważne będzie to, czy np. projekt jest z sektora ochrony zdrowia, czy z branży produkcyjnej? Nie, sektory gospodarki, w których wnioskodawca prowadzi działalność, nie mają wpływu na ocenę merytoryczną projektu. 50) Czy drugi nabór wniosków ma z góry określoną alokację środków, czy będzie to pula środków, która nie zostanie wykorzystana w pierwszym konkursie? 6
Alokacja na II nabór wniosków zostanie podana w dniu ogłoszenia naboru. Zostanie ona przeliczona z CHF na PLN po kursie obowiązującym w dniu ogłoszenia konkursu. Część tej alokacji będą stanowiły środki niewydatkowane w ramach I naboru. 7