Archiwizacja dokumentów w programie Erasmus Wyższa Szkoła Ekonomii Turystyki in Nauk kspołecznych ł w Kielcach
Właściwa archiwizacja dokumentów wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych, regulujących zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i sferę bezpieczeństwa, w której przechowywane są dokumenty Ponadto na pracownikach ciąży obowiązek przestrzegania wdrożonych schematów działań dotyczących archiwizacji.
Podstawy prawne archiwizowania dokumentów Regulacje uczelniane odnoszące się do sposobu przechowania dokumentacji studentów mobilnych (w podziale na wyjeżdżających i przyjeżdżających) Podstawa prawna: - Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. - Instrukcja kancelaryjna Wyższej Szkoły Ekonomii, Turystyki i Nauk Społecznych
Obowiązki i odpowiedzialności w zakresie archiwizowania dokumentów Jednostki administracji uczelnianej zaangażowanej w przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji związanej ze studentami t wyjeżdżającymi j w ramach programu Erasmus Miejsce przechowywania dokumentacji
Organizacją działań zajmuje się pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą (pełni funkcję koordynatora uczelnianego) Do jego zadań należy m.in. przygotowanie, prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji łącznie z partnerskimi umowami dwustronnymi. Miejscem przechowywania dokumentacji jest Biuro pełnomocnika rektora ds. współpracy z zagranicą
Dokumenty Dotyczy: y - wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej - porozumienie o programie zajęć LA (studia) lub porozumienie o programie praktyk TA (praktyki) (podpisują: dziekan, przedstawiciel uczelni partnerskiej, student), - formularz aplikacyjny uczelni zagranicznej, -potwierdzenie uczelni przyjmującej studenta na podstawie formularza aplikacyjnego i dotychczasowych osiągnięć studenta, - umowa pomiędzy uczelnią a studentem (na podstawie otrzymanych dokumentów koordynator sporządza umowę ę między studentem a naszą ą uczelnią celnią o wys. i sposobie wypłaty stypendium), -można sporządzić aneks do LA, jeśli z przyczyn obiektywnych nie można zrealizować wszystkich przedmiotów, - ankieta dot. przebiegu studiów (wersja elektroniczna), - wykaz zaliczeń (Transcript of Records) studenta w uczelni przyjmującej lub potwierdzenie zrealizowania programu praktyk, - dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu) - dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)
Dokumenty wymagane do archiwizacji Dotyczy: y - wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej przechowuje się je przez 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe ( za archiwizowanie odpowiada pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą, dokumenty przechowywane są wbiurzewspółpracy z Zagranicą: - porozumienie o programie zajęć LA (studia) lub porozumienie o programie praktykta(praktyki) y - umowa pomiędzy uczelnią a studentem - ankieta dot. przebiegu studiów (w naszej szkole on-line i wersja papierowa) - wykaz zaliczeń (Transcript of Records) zdobytych zagranicą lub potwierdzenie zrealizowania programu praktyk - certyfikat - dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu) - dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)
Dokumenty wymagane do archiwizacji w przypadku studentów przyjeżdżających - umowa pomiędzy uczelnią macierzystą oraz partnerską; - invitation letter - porozumienie o programie zajęć wraz z punktacją ECTS (LA) - pełny yplan zajęć według przygotowanego g modułu w języku angielskim - okresowa Karta osiagnięć studenta w języku angielskim oraz polskim - Wykaz zaliczeń wraz z punktacją ECTS (Transcript of records) - dokument potwierdzający pobyt winstytucji przyjmującej ją j określający czas rozpoczęcia ę i zakończenia pobytu confirmation letter Przechowuje się je przez 5 lat. Za archiwizowani odpowiada pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą, dokumenty przechowywane są w Biurze Współpracy z Zagranicą.
Zasady archiwizowania dokumentacji
Zasady archiwizowania dokumentów - sporządzenie zatwierdzonej przez komisję kwalifikacyjną listy uczestników programu Erasmus w danym roku akademickim (wersja papierowa) - sporządzenie teczek indywidualnych studentów z dokumentacją wymaganą do archiwizacji jako załączniki do listy (wersja papierowa) - dokumentacja może być zgromadzona również w wersji elektronicznej na płycie CD Po 5 latach dokumenty studentów (LA, umowa, wykaz zaliczeń) przekazywane są do archiwum uczelnianego do teczek studenckich na podstawie spisu zdawczo odbiorczego zawierającego: - znak teczki, -tytuł teczki -daty skrajne - kategorie archiwalne - liczbę teczek - miejsce przechowywania Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelnianym 50 lat (pracownik dziekanatu odpowiedzialny za archiwizację dokumentów uczelnianych)