Świadczenia dla pracowników. jak je poprawnie oskładkować i opodatkować

Świadczenia dla pracowników jak je poprawnie oskładkować i opodatkować

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor naczelny: Krystyna Trojanowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład i łamanie: Studio Raster, N. Bogajczyk ISBN: 978-83-269-4261-7 Informacje o prenumeracie: tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: ksiegowy@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno- -informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

SPIS TREŚCI 20 świadczeń dla pracowników podatek i zwolnienia składkowe 4 Świadczenia związane z zakończeniem stosunku pracy 4 Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji 5 Odprawa emerytalna (rentowa) 5 Nagroda jubileuszowa 5 Świadczenia z zakresu bhp 5 Posiłki dla pracowników bez prawa do ekwiwalentu 6 Ekwiwalent pieniężny za używanie własnych składników majątku 6 Wartość stroju służbowego (umundurowania) 6 Zwrot kosztów przeniesienia służbowego 6 Dowóz pracowników do pracy autobusem 7 Ryczałt (zwrot kosztów) za jazdy lokalne 7 Należności z tytułu podróży służbowych 8 Część wynagrodzenia zatrudnionych za granicą 8 Dodatek za rozłąkę 8 Świadczenia o charakterze socjalnym 8 Zapomogi losowe 10 Świadczenia związane z rehabilitacją osób niepełnosprawnych 10 Dokształcanie pracownika 10 Zakwaterowanie pracowników 11 Odprawa pośmiertna i zasiłek pogrzebowy 11 3

ŚWIADCZENIA DLA PRACOWNIKÓW JAK JE POPRAWNIE OSKŁADKOWAĆ I OPODATKOWAĆ Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Niektóre z nich zostały wymienione w rozporządzeniu składkowym jako przychody zwolnione z oskładkowania. Zazwyczaj nie wiąże się to jednak ze zwolnieniem z opodatkowania. Poniżej w wygodnej tabeli prezentujemy wybranych 20 świadczeń dla pracowników, zwolnionych ze składek, ale nie zawsze z podatku dochodowego od osób fizycznych. 20 świadczeń dla pracowników podatek i zwolnienia składkowe Świadczenia związane z zakończeniem stosunku pracy Opodatkowaniu podlegają: określone w prawie pracy odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, odprawy pieniężne wypłacane na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym (art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. a c ustawy o PIT). Wolne od składek są odprawy (odszkodowania i rekompensaty) wypłacane pracownikom z tytułu: wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy (w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy), nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy ( 2 ust. 1pkt 3 rozporządzenia 4

Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji Odprawa emerytalna (rentowa) Nagroda jubileuszowa Świadczenia z zakresu bhp Opodatkowaniu podlega kwota odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji (art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. d ustawy o PIT). Nie jest wolna od podatku Stanowi przychód ze stosunku pracy, tj. z art. 11 i 12 ustawy o PIT. Nie jest wolna od podatku Stanowi przychód ze stosunku pracy, tj. z art. 11 i 12 ustawy o PIT. Zwolniono od podatku: rzeczowe (ekwiwalenty za nie) przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych przepisów, rzeczowe (ekwiwalenty za nie) wynikające z zasad bhp, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych przepisów, wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych bądź napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, Wolne od składek są odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101 2 kp ( 2 ust. 1 pkt 4 Wolne od składek są odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Wolne od składek są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według obowiązujących u pracodawcy zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat ( 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Wolna od składek jest: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te wypłacane zgodnie z odrębnymi przepisami, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów 5

Posiłki dla pracowników bez prawa do ekwiwalentu Ekwiwalent pieniężny za używanie własnych składników majątku Wartość stroju służbowego (umundurowania) Zwrot kosztów przeniesienia służbowego mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11, 11a i 11b ustawy o PIT). Podlegają opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, tj. z art. 11 i 12 ustawy o PIT, pod warunkiem że można je uznać za przychód w świetle wyroku TK z 8 lipca 2014 r. Zwolniono od podatku ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT). Zwolniono od podatku wartość: ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór, otrzymanego ubioru reprezentacyjnego i sportowego członka polskiej reprezentacji olimpijskiej i paraolimpijskiej (art. 21 ust. 1 pkt 10 i 10a ustawy o PIT). Zwolniono od podatku kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, bezalkoholowych ( 2 ust. 1 pkt 6 Wolna od składek jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł ( 2 ust. 1 pkt 11 Wolne od składek są ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika ( 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Wolna od składek jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór ( 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Wolna od składek jest kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym do wysokości nieprzekraczającej kwoty, 6

Dowóz pracowników do pracy autobusem Ryczałt (zwrot kosztów) za jazdy lokalne w którym nastąpiło przeniesienie (art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT). Zwolniono od podatku wartość otrzymanego przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem w rozumieniu art. 2 pkt 41 Prawa o ruchu drogowym (art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT). Zwolniono od podatku zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynikają wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie stosuje się wówczas do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty kilometrówki, jeżeli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT). Zwolnienie to dotyczy tylko niektórych grup pracowników, np. leśników, listonoszy i pracowników socjalnych. W innych przypadkach, tj. gdy która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych ( 2 ust. 1 pkt 14 Wolne od składek są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji ( 2 ust. 1 pkt 26 Wolny od składek jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, na potrzeby pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty kilometrówki, jeśli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych ( 2 ust. 1 pkt 13 7

Należności z tytułu podróży służbowych Część wynagrodzenia zatrudnionych za granicą Dodatek za rozłąkę Świadczenia o charakterze socjalnym wspomniany obowiązek nie wynika wprost z innych ustaw i można uznać za przychód w świetle wyroku TK z 8 lipca 2014 r. ryczałt (zwrot kosztów) za jazdy lokalne podlega opodatkowaniu. Zwolniono od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT). część przychodów osób objętych nieograniczonym obowiązkiem podatkowym przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy (służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy), za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w tym stosunku, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT). dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas krajowej podróży służbowej określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT). : Po pierwsze, wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności Wolne od składek są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych ( 2 ust. 1 pkt 15 Wolna od składek jest część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem członków służby zagranicznej w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu zagranicznych podróży służbowych, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia ( 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Wolny od składek jest dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne do wysokości diet z tytułu krajowej podróży służbowej ( 2 ust. 1 pkt 18 Wolne od składek są przede wszystkim finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS ( 2 ust. 1 8

socjalnej rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Jednak rzeczowymi mi nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Po drugie, otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach lub klubach dziecięcych (art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o PIT). Po trzecie, dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczosanatoryjnych, rehabilitacyjnoszkoleniowych i leczniczoopiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18. Jeśli te sfinansowano z funduszu socjalnego, ZFŚS oraz zgodnie z odrębnymi przepisami, wolna od podatku jest całość, niezależnie od wysokości. Natomiast w razie sfinansowania z innych źródeł świadczenie pkt 19 rozporządzenia składkowego) Wyłączeniem z wymiaru składek objęto także : wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS, urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS ( 2 ust. 1 pkt 20 i 21 rozporządzenia 9

Zapomogi losowe Świadczenia związane z rehabilitacją osób niepełnosprawnych Dokształcanie pracownika objęto zwolnieniem do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT). zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT). otrzymywane, zgodnie z odrębnymi przepisami, na rehabilitację zawodową, społeczną i leczniczą osób niepełnosprawnych ze środków PFRON, z zakładowych funduszy rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON) lub zakładowych funduszy aktywności (ZFA) art. 21 ust. 1 pkt 27 lit. a ustawy o PIT. wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT). Wolne od składek są zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby ( 2 ust. 1 pkt 22 Wolne od składek są środki otrzymywane na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych na podstawie odrębnych przepisów, z ZFRON albo ZFA, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy ( 2 ust. 1 pkt 23 Wolna od składek jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych ( 2 ust. 1 pkt 29 10

Zakwaterowanie pracowników Odprawa pośmiertna i zasiłek pogrzebowy wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł; zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów (art. 21 ust. 1 pkt 19 i ust. 14 ustawy o PIT). odprawy pośmiertne i zasiłki pogrzebowe (art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT). Oskładkowana jest wartość pieniężna świadczeń w naturze. Ustala się ją w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku jeżeli przedmiotem jest udostępnienie lokalu mieszkalnego: 1) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej, 2) dla lokali komunalnych w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę, 3) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w pkt 1, oraz domów stanowiących własność prywatną w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach w danej dzielnicy, 4) dla lokali w hotelach w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel ( 3 pkt 3 rozporządzenia Nie podlegają oskładkowaniu. Nie są przychodem ze stosunku pracy ani z innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń. Sławomir Liżewski specjalista w zakresie prawa gospodarczego 11

Podstawa prawna Art. 11, 12 i 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). 2, 3 i 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). WNIOSKI DLA PŁATNIKA Kwalifikując jako przychód nieodpłatne świadczenie dla pracownika, trzeba pamiętać o wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). TK uznał w nim, że aby świadczenie nieodpłatne stanowiło przychód, pracownik powinien faktycznie je otrzymać. Ponadto za przychód pracownika mogą być uznane takie : które zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie), które zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, w przypadku których korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). 12

2BC25 ISBN 978-83-269-4261-7