Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dn. 06. 02. 2014 r. WK.0920.96.2013 Pan Roman Smogorzewski Prezydent Miasta Legionowo ul. Marsz. J. Piłsudskiego 41 05-120 Legionowo Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 17.01.2014 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. Poz. 1113 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 15.11.2013 r. do 16.01.2014 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 30.06.2013 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: 1. Stwierdzono: raporty kasowe oraz dowód wpłaty nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie tych dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym (str. 7 protokołu kontroli). przestrzegać przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2. Stwierdzono: według stanu na dzień 21.11.2013 r. zachodziła niezgodność stanu rzeczywistego druków 1
ścisłego zarachowania dowodów wpłaty KP kasa przyjmie oraz dowodów wypłaty KW kasa wypłaci ze stanem wynikającym z księgi druków ścisłego zarachowania (str. 10 protokołu kontroli). ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji gospodarki, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej przez Prezydenta Miasta Legionowo zarządzeniem nr 32/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. (ze zm.). 3. Stwierdzono: niezgodność obrotów i sald na kontach: 201, 234, 240 pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną za 2012 r. (str. 11 protokołu kontroli); niezgodność salda początkowego i obrotów na kontach 229 i 231 pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną za 2012 r. (str. 11, 12 protokołu kontroli); niezgodność obrotów i sald na kontach 201 i 240 pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 12 protokołu kontroli); niezgodność salda końcowego na kontach 225 i 234 pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 12, 13 protokołu kontroli); niezgodność obrotów po stronie Wn i salda końcowego na koncie 231 pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 13 protokołu kontroli). przestrzegać zapisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Ponadto księgi rachunkowe prowadzić w sposób sprawdzalny, określony w art. 24 ust. 4 cytowanej ustawy. 4. Stwierdzono: salda kont rozrachunkowych: 201, 225, 229, 231, 234, 240, ewidencji analitycznej i syntetycznej nie odpowiadały obrotom tych kont i były ustalane jako tzw. per saldo, tj. różnica pomiędzy obrotami po stronie Wn/Ma i Ma/Wn (str. 13 protokołu kontroli). stosować reguły prowadzenia kont zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia, zgodnie z treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289). 5. Stwierdzono: salda końcowe kont księgowych, wg stanu na dzień 31.12.2011 r. nie zostały ujęte w tej samej wysokości jako bilans otwarcia na dzień 01.01.2012 r. (str. 15 protokołu kontroli). księgi rachunkowe otwierać stanami kont mając na uwadze art. 5 ust. 1 zd. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów 2
należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. 6. Stwierdzono: do dnia 28.11.2013 r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2011 i 2012 (str. 15 protokołu kontroli). księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289). Powyższej czynności dokonywać w sposób określony w art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.). 7. Stwierdzono: na dzień 31.12.2012 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji należności na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w łącznej kwocie 2.432,05zł (str. 24 protokołu kontroli). przestrzegać art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. 8. Stwierdzono: nieterminowe przeprowadzenie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2012 r.: należności w łącznej kwocie 26.397,43zł konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (str. 24 protokołu kontroli); aktywów finansowych w łącznej kwocie 57.580.000,00zł konto 030 Długoterminowe aktywa finansowe (str. 25 protokołu kontroli). przestrzegać art. 26 ust. 3 pkt 1 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 niniejszej ustawy - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. 3
9. Stwierdzono: w decyzjach w sprawie wymiaru podatku leśnego: przyjęto powierzchnie lasów niezgodne z danymi wynikającymi z wypisu z rejestru gruntów; opodatkowano podatkiem leśnym grunty oznaczone w ewidencji gruntów i budynków symbolem B (str. 32 protokołu kontroli). - przestrzegać zasad określonych w art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. Poz. 465), zgodnie z którymi podstawę opodatkowania podatkiem leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków, - grunty opodatkowywać podatkiem od nieruchomości, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.), - doprowadzić do zgodności danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków. 10. Stwierdzono: dokonano odpisu podatku od nieruchomości przed doręczeniem decyzji w sprawie umorzenia podatku (str. 38 protokołu kontroli). przestrzegać zapisów 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), zgodnie z którym do udokumentowania odpisów służą decyzje, biorąc pod uwagę art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. Poz. 749 z późn. zm.), z którego wynika, że organ podatkowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia. 11. Stwierdzono: w sprawozdaniach: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r., Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r. oraz Rb-27S za okres początku roku do dnia 31.03.2013 r. wykazano kwotę umorzonych zaległości podatkowych niezgodną z kwotą umorzonych zaległości podatkowych wynikającą z wydanych decyzji w ww. okresach sprawozdawczych. W toku kontroli dokonano korekt ww. sprawozdań (str. 38 protokołu kontroli). w sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP wykazywać Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy w zakresie umorzeń zaległości podatkowych, zgodnie z zasadami określonymi w 3 ust. 1 pkt 11 lit. a) i 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 20, poz. 103). 12. Stwierdzono: nieterminowe dokonywanie wydatków publicznych wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (str. 50 protokołu kontroli). 4
przestrzegać przepisu art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. Poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zobowiązania regulować w terminach określonych w zawartych umowach, mając na uwadze art. 481 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. 13. Stwierdzono: nieterminowe wprowadzenie na majątek Miasta: zakończonych inwestycji (str. 58, 59, 60 protokołu kontroli), zakupów inwestycyjnych (str. 60, 61 protokołu kontroli), gruntów skomunalizowanych decyzjami Wojewody Mazowieckiego (str. 85, 86 protokołu kontroli). przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz 18 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 14. Stwierdzono: nieprawidłowe zastosowanie klasyfikacji środków trwałych oraz stawki umorzeniowej dla wiat przystankowych (str. 60, 61 protokołu kontroli). wiaty przystankowe klasyfikować w grupie 8 podgrupie 80 rodzaju 806 zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2010 r., Nr 242, poz. 1622) oraz stosować stawkę umorzeniową 10% określoną w załączniku Nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 z późn. zm.). 15. Stwierdzono: w protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego: 1.w przypadku zamówienia pn. Budowa kanalizacji sanitarnej w części ul. Polankowej w Legionowie : w cz. 13 pkt 2 i 3 nie wypełniono części dotyczącej oceny ofert, najkorzystniejszej oferty oraz jej ceny brutto, 2. w przypadku postępowania pn. Utrzymanie terenów zieleni miejskiej : w cz. 2 pkt 2 błędnie wskazano kwotę wartości zamówienia, w cz. 4 niepoprawnie określono datę zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (str. 65, 66 protokołu kontroli). 5
pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), sporządzać zgodnie z 2 oraz 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz. 1458). Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wypełniać w sposób i w zakresie wynikającym z obowiązującego wzoru. 16. Stwierdzono: nieterminowe przekazywanie na rachunek Skarbu Państwa dochodów z tytułu udostępniania danych osobowych (str. 80 protokołu kontroli). przestrzegać przepisu art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. Poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z którym zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje pobrane dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: 1) 10 dzień miesiąca - w terminie do 15 dnia danego miesiąca; 2) 20 dzień miesiąca - w terminie do 25 dnia danego miesiąca. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Prezydent Miasta (Organ Podatkowy), - Skarbnik Miasta (Główny Księgowy Budżetu). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Prezydentowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a P R E Z E S /-/ Wojciech Tarnowski 6