Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym. Perspektywa urzędu administracji publicznej Urszula Kalinowska
Doręczanie pism drogą elektroniczną osobie fizycznej/ podmiotom niepublicznym oraz podmiotom publicznym W wyniku wejścia w życie ustawy nowelizującej KPA, zmianie uległy zasady doręczeń pism drogą elektroniczną. W wyniku wejścia w życie ustawy z dnia 7 kwietnia 2017 roku o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, zmianie uległy zasady doręczeń pism drogą elektroniczną. Dotychczasowy art. 39 (1) KPA dotyczący warunków doręczania pism tą metodą został uzupełniony nowym przepisem art. 39 (2) KPA.
W przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570) doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu. Przepisu art. 39(1) nie stosuje się. art.. 39 (1) Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
Przepis ten znajduje zatem zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy stroną postępowania lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z tym przepisem podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na epuap przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę.
Ustawa o informatyzacji podmiotów publicznych stanowi, iż co do zasady podmiotami publicznymi w jej rozumieniu są: organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także jednostki samorządu terytorialnego i ich organy, jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki wykonujące działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowego Funduszu Zdrowia, państwowych lub samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych
Aby móc zastosować nowy przepis KPA, wyżej wymienione podmioty muszą posiadać status strony postępowania lub innego uczestnika postępowania. O ile pojęcie strony wprost wynika z przepisów KPA (por. art. 28 KPA), o tyle wątpliwości budzi określenie inny uczestnik postępowania. Pojęcie to nie zostało zdefiniowane w żadnym z przepisów KPA. Występuje ono trzykrotnie na gruncie KPA (art. 39(1), art. 39 (2), art. 220 3 KPA) za każdym razem odnosząc się do zagadnień informatyzacji postępowania. W tym kontekście należy przyjąć, iż nowododany art. 39(2) KPA stanowi przejaw konsekwencji terminologicznej występującej w dwóch pozostałych przepisach.
W tym kontekście cenne mogą być uwagi poczynione w doktrynie dotyczące zdefiniowania tego pojęcia. Jak wskazuje G. Łaszczyca Użyte w przepisie pojęcie innych osób uczestniczących w postępowaniu obejmuje w zasadzie tę grupę podmiotów postępowania, którą określa się jako uczestnicy postępowania administracyjnego. Należą do niej osoby fizyczne, osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne, które w sprawie będącej przedmiotem postępowania administracyjnego nie mają interesów chronionych przez prawo, lecz są zainteresowane daną sprawą albo ze względu na ich faktyczne interesy i wobec tego rozstrzygnięcie sprawy nie będzie dla nich obojętne (tzw. osoby zainteresowane), albo ze względu na ich udział w niektórych czynnościach postępowania, ale sam wynik tego postępowania będzie pozostawał wtedy poza sferą ich zainteresowania, np. świadek, biegły, osoba trzecia wezwana do przedstawienia przedmiotu oględzin
W przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 39(2) KPA, organ prowadzący postępowanie ma obowiązek dokonywać doręczeń w formie elektronicznej. Tym samym wprowadzony w tym zakresie tryb działania ma charakter obligatoryjny organowi prowadzącemu postępowanie nie pozostawiono w tym zakresie żadnego wyboru.
Podsumowując powyższe uwagi, podkreślić należy, iż nowododany do KPA art. 39 (2) KPA wprowadza istotne zmiany w zakresie doręczeń pism pomiędzy podmiotami publicznymi. Nie oznacza on jednak całkowitego zastąpienia korespondencji papierowej wymianą pism w formie elektronicznej. W zależności od charakteru występowania w sprawie innego podmiotu publicznego zależny będzie tryb postępowania w tym zakresie
Praktyczne problemy dotyczące wnoszenia podań/ doręczeń elektronicznych Według art. 14 k.p.a. sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. K.p.a. nie definiuje pojęcia dokumentu elektronicznego, odsyła w tej kwestii do ustawy o informatyzacji, gdzie dokument elektroniczny oznacza stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych
Fundamentalne znaczenie dla zastosowania elektronicznej komunikacji między obywatelem a urzędem ma ESP. Jest ona jedynym środkiem komunikacji elektronicznej, za którego pośrednictwem można składać pisma w postępowaniu administracyjnym. Podmioty publiczne mogą zakładać ESP albo w ramach epuap albo skorzystać z rozwiązania własnego ( np. ESP na platformie Cyfrowy Urząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego).
Podpisanie dokumentu elektronicznego i uwierzytelnienie podpisu. Podpis elektroniczny oraz podpis profilem zaufanym epuap. Podstawowe znaczenie ma obowiązek uwierzytelnienia podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego, jest to jednocześnie obowiązek powszechny dotyczy każdego e-podania. Obecnie zgodnie z art. 63 3a k.p.a. podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji
Przed przystąpieniem do merytorycznego rozpatrzenia podania organ administracji publicznej jest obowiązany sprawdzić, czy zostało ono opatrzone odpowiednim podpisem Istotnym obowiązkiem ustawowym, który ciąży na organie administracji publicznej, jest potwierdzenie wniesienia podania. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ zawsze zobowiązany jest potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru (dalej UPO).
UPO to dane elektroniczne, dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna, określające: pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny, datę i godzinę doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru. Oznacza to, że UPO wystawia organ administracji publicznej i jest ono poświadczeniem złożenia dokumentu elektronicznego przez konkretnego obywatela. Poza tym otrzymując UPO, które musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, mamy gwarancję, że dokument znajduje się w systemie teleinformatycznym Urzędu.
Oprócz UPO należy pamiętać o istnieniu urzędowego poświadczenia przedłożenia (dalej UPP), które jest wystawiane nadawcy dokumentu elektronicznego (w tym wypadku chodzi zarówno o obywatela, przedsiębiorcę, jak i organ administracji publicznej) przez system epuap w momencie otrzymania dokumentu elektronicznego przez urząd. UPO i UPP są generowane automatycznie przez system teleinformatyczny organu, a następnie odsyłane nadawcy dokumentu elektronicznego na adres, z którego ten dokument został wysłany.
Należy podkreślić, że pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, zwłaszcza UPO.
Od momentu dopuszczenia przez ustawodawcę możliwości korzystania z komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym ESP należy traktować jako równoważną z innymi rodzajami doręczeń. Ponadto obecne przepisy ustawy wprost stanowią o możliwości wydania decyzji, postanowienia oraz zawiadomienia w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym
Jeżeli zostanie spełniona któraś z przesłanek z art. 39¹ 1 k.p.a., wszelkie pisma w postępowaniu administracyjnym, adresowane do dowolnego uczestnika tego postępowania mogą być doręczane drogą elektroniczną. Co więcej, wystąpienie jednej z przesłanek wymienionych w art. 39¹ 1 k.p.a. rodzi dla organu administracji obowiązek dokonania doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Ustawodawca w odrębnym przepisie uregulował sposób doręczania dokumentów elektronicznych między podmiotami publicznymi, a tym samym między JST. Według art. 46 10 k.p.a. doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego następuje przez ESP tego podmiotu w sposób określony w ustawie o informatyzacji.
Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w systemie EZD a doręczenie elektroniczne Obsługa ESP w systemie EZD Weryfikacja podpisu Tworzenie elektronicznych akt sprawy
Urszula Kalinowska, informatyk wojewódzki Oddział ds. informatyzacji, W-M UW Olsztyn Tel.89 5232 777, e-mail: urszula.kalinowska@uw.olsztyn.pl