Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

Tytuł oryginału: Access 2013 Bible Tłumaczenie: Tomasz Walczak z wykorzystaniem fragmentów książki Access 2010 PL. Biblia w tłumaczeniu Tomasaz Walczaka i Radosława Meryka ISBN: 978-83-246-8116-7 Copyright 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Indianapolis, Indiana All Rights Reserved. This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc Translation copyright 2014 by Helion S.A. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise, without either the prior written permission of the Publisher. Wiley and related trade dress are registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc., in the United States and other countries, and may not be used without written permission. Microsoft and Access are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks are the property of their respective owners. John Wiley & Sons, Inc. is not associated with any product or vendor mentioned in this book. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie bierze jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Wydawnictwo HELION nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ac13bi.zip Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/ac13bi Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Printed in Poland. Oceń książkę Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

Spis tre ci O autorach... 25 Wprowadzenie... 27 Cz I. Komponenty Accessa... 33 Rozdzia 1. Wprowadzenie do projektowania baz danych... 35 Terminologia zwi zana z bazami danych wyst puj ca w Accessie...35 Bazy danych...36 Tabele...37 Rekordy i pola...38 Warto ci...38 Relacyjne bazy danych...38 Obiekty baz danych Accessa...39 Arkusze danych...40 Kwerendy...40 Formularze do wprowadzania danych i ich wy wietlania...40 Raporty...41 Obiekty bazy danych...41 Pi cioetapowa metoda projektowania...42 Krok 1.: Ogólny projekt systemu od koncepcji do rzeczywisto ci...42 Krok 2.: Projektowanie raportów...43 Krok 3.: Projektowanie danych...43 Krok 4.: Projektowanie tabel...45 Krok 5.: Projektowanie formularzy...48 Rozdzia 2. Wprowadzenie do Accessa... 51 Ekran powitalny...51 Tworzenie pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych...53 Interfejs Accessa 2013...54 Okienko nawigacji...55 Wst ka...58 Pasek narz dzi Szybki dost p...58

8 Access 2013 PL. Biblia Cz II. Tabele Accessa... 63 Rozdzia 3. Tworzenie tabel... 65 Rodzaje tabel...65 Tabele obiektów...66 Tabele transakcyjne...66 Tabele cz ce...66 Tworzenie nowej tabeli...66 Projektowanie tabel...68 Pos ugiwanie si zak adk Projektowanie...72 Praca z polami...74 Tworzenie tabeli klientów...82 Korzystanie z pól typu Autonumerowanie...82 Ko czenie definicji tabeli tblcustomers...82 Zmiana projektu tabeli...83 Wstawianie pola...83 Usuwanie pola...83 Zmiana po o enia pola...84 Zmiana nazwy pola...84 Zmiana rozmiaru pola...84 Problemy konwersji danych...84 Przypisywanie w a ciwo ci pól...85 W a ciwo ci pól tabeli tblcustomers...101 Okre lanie klucza g ównego...103 Wybór klucza g ównego...103 Tworzenie klucza g ównego...104 Tworzenie z o onych kluczy g ównych...105 Indeksowanie tabel...106 Wa no stosowania indeksów...107 Indeksy z o one z wielu pól...108 Kiedy nale y indeksowa tabele?...110 Drukowanie struktury tabeli...111 Zapisywanie uko czonej tabeli...112 Operacje na tabelach...113 Zmiana nazwy tabel...113 Usuwanie tabel...113 Kopiowanie tabel w obr bie bazy danych...113 Kopiowanie tabel do innej bazy danych...114 Dodawanie rekordów do tabeli bazy danych...115 Pos ugiwanie si polami typu Za cznik...116 Rozdzia 4. Relacje mi dzy tabelami... 117 Tworzenie kuloodpornych baz danych...118 Normalizacja i denormalizacja danych...120 Pierwsza posta normalna...120 Druga posta normalna...123 Trzecia posta normalna...128 Denormalizacja...130

Spis tre ci 9 Relacje mi dzy tabelami...131 Wi zanie danych...132 Jeden do jednego...134 Jeden do wielu...135 Wiele do wielu...137 Regu y integralno ci...138 Klucz g ówny nie mo e mie warto ci null...140 Wszystkim warto ciom kluczy obcych musz odpowiada klucze g ówne...141 Klucze...142 Okre lanie klucza g ównego...143 Korzy ci wynikaj ce ze stosowania kluczy g ównych...144 Wybór klucza g ównego...145 Tworzenie relacji i wymuszanie przestrzegania integralno ci odwo a...147 Przegl danie wszystkich relacji...152 Usuwanie relacji...153 Regu y integralno ci specyficzne dla aplikacji...153 Rozdzia 5. Praca z tabelami... 155 Arkusze danych...156 Okno arkusza danych...157 Poruszanie si po arkuszu danych...157 Korzystanie z przycisków nawigacyjnych...158 Wst ka arkusza danych...159 Otwieranie arkusza danych...160 Wpisywanie nowych danych...161 Zapisywanie rekordu...162 Automatyczne sprawdzanie poprawno ci typów danych...163 W jaki sposób w a ciwo ci wp ywaj na wprowadzanie danych?...164 Poruszanie si mi dzy rekordami w arkuszu danych...167 Poruszanie si mi dzy rekordami...167 Wyszukiwanie okre lonej warto ci...168 Modyfikowanie warto ci w arkuszu danych...170 R czne zamienianie istniej cych warto ci...170 Modyfikacja istniej cej warto ci...171 U ywanie funkcji Cofnij...172 Kopiowanie i wklejanie warto ci...172 Zast powanie warto ci...173 Dodawanie nowych rekordów...174 Usuwanie rekordów...174 Wy wietlanie rekordów...175 Zmiana kolejno ci pól...175 Zmiana szeroko ci wy wietlanych pól...176 Zmiana wysoko ci wy wietlanych rekordów...177 Zmiana czcionki...178 Wy wietlanie linii oddzielaj cych komórki i ró ne kolory wierszy...179 Wyrównywanie danych w kolumnach...181 Ukrywanie i odkrywanie kolumn...181 Blokowanie kolumn...182 Zapisywanie zmienionego uk adu arkusza...182 Zapisywanie rekordu...182

10 Access 2013 PL. Biblia Sortowanie i filtrowanie rekordów w arkuszu danych...182 Korzystanie z funkcji szybkiego sortowania...183 U ywanie filtrowania wed ug wyboru...183 U ywanie filtrowania wed ug formularza...185 Agregowanie danych...186 Drukowanie rekordów...188 Drukowanie arkusza danych...188 Korzystanie z podgl du wydruku...189 Rozdzia 6. Importowanie i eksportowanie danych... 191 Access i dane zewn trzne...191 Typy danych zewn trznych...192 Metody pracy z danymi zewn trznymi...192 Typy importu i eksportu...195 Importowanie zewn trznych danych...196 Importowanie z innej bazy danych Accessa...197 Importowanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excela...199 Importowanie list SharePointa...203 Importowanie danych z plików tekstowych...203 Importowanie i eksportowanie dokumentów XML...208 Importowanie i eksportowanie dokumentów HTML...212 Importowanie obiektów Accessa innych ni tabele...214 Importowanie folderu Outlooka...215 Eksportowanie do formatów zewn trznych...217 Eksportowanie obiektów do innych baz danych Accessa...217 Eksportowanie do programu Word...218 Publikowanie w formacie PDF lub XPS...219 Rozdzia 7. Do czanie danych zewn trznych... 221 Do czanie danych zewn trznych...222 Identyfikowanie tabel po czonych...223 Ograniczenia dotycz ce do czonych danych...225 Do czanie tabel z innych baz danych Accessa...226 czenie ze ród ami danych ODBC...228 Do czanie danych, które nie s bazami...229 Praca z tabelami po czonymi...235 Ustawianie w a ciwo ci widoku...235 Ustawianie relacji...236 Optymalizowanie tabel po czonych...236 Usuwanie odwo ania do tabeli po czonej...237 Przegl danie lub zmienianie informacji o tabelach po czonych...237 Od wie anie zawarto ci tabel po czonych...238 Dzielenie baz danych dla dost pu sieciowego...239 Zalety dzielenia baz danych...239 Jak podzieli obiekty?...242 Korzystanie z dodatku Rozdzielacz bazy danych...242

Spis tre ci 11 Cz III. Kwerendy Accessa... 245 Rozdzia 8. Pobieranie danych za pomoc kwerend... 247 Wprowadzenie w tematyk kwerend...248 Czym s kwerendy?...248 Co mo na robi za pomoc kwerend?...249 Co zwracaj kwerendy?...250 Tworzenie kwerendy...250 Dodawanie pól...253 Uruchamianie kwerend...255 Praca z polami...256 Zaznaczanie pola w obszarze siatki QBE...256 Zmiana kolejno ci pól...257 Zmiana rozmiaru kolumn w obszarze siatki QBE...257 Usuwanie pól...258 Wstawianie pól...258 Ukrywanie pól...258 Zmiana kolejno ci sortowania...259 Dodawanie kryteriów do kwerend...260 Kryteria wyboru rekordów...260 Definiowanie prostych kryteriów tekstowych...261 Definiowanie prostych kryteriów innych typów...262 Drukowanie zbiorów wynikowych kwerend...263 Zapisywanie kwerendy...264 Tworzenie kwerend bazuj cych na wielu tabelach...264 Przegl danie nazw tabel...265 Dodawanie wielu pól...266 Ograniczenia dla kwerend bazuj cych na wielu tabelach...266 Obchodzenie ogranicze dotycz cych kwerend...267 Obszar tabel...268 Linie sprz e...268 Przesuwanie tabel...269 Usuwanie tabel...269 Dodawanie kolejnych tabel...270 Tworzenie sprz e w kwerendach i ich obs uga...270 Wprowadzenie do sprz e...270 Wykorzystywanie sprz e ad hoc...272 Okre lanie typu sprz enia...273 Usuwanie sprz e...274 Rozdzia 9. Stosowanie operatorów i wyra e... 277 Wprowadzenie w tematyk operatorów...277 Typy operatorów...278 Priorytety operatorów...289 Stosowanie operatorów i wyra e w kwerendach...291 U ywanie operatorów porównania w kwerendach...292 Tworzenie z o onych kryteriów...292 U ywanie funkcji w kwerendach wybieraj cych...296 Odwo ywanie si do pól w kwerendach wybieraj cych...296

12 Access 2013 PL. Biblia Wpisywanie kryteriów jednowarto ciowych...296 Wprowadzanie kryteriów znakowych (Krótki tekst lub D ugi tekst)...297 Operator Like i symbole wieloznaczne...298 Okre lanie warto ci niepasuj cych...301 Wprowadzanie kryteriów liczbowych...302 Wprowadzanie kryteriów logicznych (Prawda/Fa sz)...303 Wprowadzanie kryterium dla obiektu OLE...303 Wprowadzanie wielu kryteriów w kwerendzie...304 Operacja Or...304 Okre lanie wielu warto ci pola za pomoc operatora Or...304 U ywanie komórki Lub: na siatce projektu (QBE)...305 U ywanie listy warto ci w po czeniu z operatorem In...306 Wykorzystanie operatora And do zdefiniowania zakresu...306 Stosowanie operatora Between...And...307 Wyszukiwanie danych o warto ci Null...308 Wprowadzanie kryteriów w wielu polach...310 Stosowanie operacji And i Or w polach kwerendy...310 Okre lanie kryteriów Or w wielu polach kwerendy...311 Stosowanie operacji And i Or na ró nych polach...313 Kwerenda z o ona w wielu wierszach...313 Rozdzia 10. Poza kwerendy wybieraj ce... 317 Kwerendy podsumowuj ce...317 Tworzenie kwerendy podsumowuj cej...318 Funkcje agreguj ce...320 Kwerendy funkcjonalne...325 Kwerendy tworz ce tabele...325 Kwerendy usuwaj ce...327 Kwerendy do czaj ce...329 Kwerendy aktualizuj ce...334 Kwerendy krzy owe...337 U ywanie kreatora kwerend krzy owych...338 R czne tworzenie kwerend krzy owych...342 Cz IV. Analizowanie danych w Accessie... 349 Rozdzia 11. Przekszta canie danych... 351 Wyszukiwanie i usuwanie powtarzaj cych si rekordów...352 Czym s powtarzaj ce si rekordy?...352 Wyszukiwanie duplikatów...353 Usuwanie powtarzaj cych si rekordów...355 Typowe zadania z zakresu przekszta cania danych...358 Uzupe nianie pustych pól...358 Scalanie a cuchów znaków...359 Zmiana wielko ci liter...361 Usuwanie pocz tkowych i ko cowych spacji z a cuchów znaków...362 Wyszukiwanie i zast powanie okre lonego tekstu...363 Dodawanie w asnego tekstu w okre lonych miejscach a cucha znaków...364 Przetwarzanie a cuchów znaków na podstawie znaczników...367

Spis tre ci 13 Rozdzia 12. Obliczenia i daty... 371 Korzystanie z oblicze w analizach...371 Typowe scenariusze zwi zane z obliczeniami...372 Tworzenie oblicze za pomoc konstruktora wyra e...375 Typowe b dy w obliczeniach...379 U ywanie dat w analizach...382 Proste obliczenia na datach...382 Zaawansowane analizy z wykorzystaniem funkcji...382 Rozdzia 13. Analizy warunkowe... 393 Stosowanie kwerend z parametrami...393 Jak dzia aj kwerendy z parametrami?...395 Podstawowe zasady dotycz ce kwerend z parametrami...395 U ywanie kwerend z parametrami...395 Stosowanie funkcji warunkowych...400 Funkcja IIf...401 Funkcja Switch...405 Porównanie funkcji IIf i Switch...406 Rozdzia 14. Podstawy SQL-a w Accessie... 409 Podstawy SQL-a...409 Instrukcja SELECT...410 Klauzula WHERE...411 Sprz enia...412 Zaawansowane instrukcje SQL-a...413 Rozbudowywanie wyszukiwania za pomoc operatora Like...413 Pobieranie unikatowych warto ci i wierszy bez grupowania...415 Grupowanie i agregowanie danych za pomoc klauzuli GROUP BY...415 Okre lanie kolejno ci sortowania za pomoc klauzuli ORDER BY...416 Tworzenie aliasów za pomoc klauzuli AS...416 Wy wietlanie tylko pierwszych elementów (instrukcje SELECT TOP i SELECT TOP PERCENT)...416 Wykonywanie kwerend funkcjonalnych za pomoc instrukcji SQL-a...419 Tworzenie kwerend krzy owych za pomoc instrukcji TRANSFORM...419 Kwerendy charakterystyczne dla SQL-a...420 Scalanie zbiorów danych za pomoc operatora UNION...420 Tworzenie tabeli za pomoc instrukcji CREATE TABLE...422 Manipulowanie kolumnami za pomoc instrukcji ALTER TABLE...422 Tworzenie kwerend przekazuj cych...424 Rozdzia 15. Podkwerendy i funkcje agreguj ce domeny... 427 Wzbogacanie analiz za pomoc podkwerend...428 Po co stosowa podkwerendy?...429 Podstawowe zasady dotycz ce podkwerend...429 Tworzenie podkwerend bez pisania instrukcji SQL-a...429 U ywanie operatorów IN i NOT IN w podkwerendach...432 U ywanie podkwerend z operatorami porównania...432 Stosowanie podkwerend jako wyra e...433 Stosowanie podkwerend skorelowanych...434 U ywanie podkwerend w kwerendach funkcjonalnych...436

14 Access 2013 PL. Biblia Funkcje agreguj ce domeny...438 Ró ne funkcje agreguj ce domeny...440 Sk adnia funkcji agreguj cych domeny...441 Stosowanie funkcji agreguj cych domeny...442 Rozdzia 16. Statystyki opisowe... 447 Podstawowe statystyki opisowe...448 Obliczanie statystyk opisowych za pomoc kwerend podsumowuj cych...448 Okre lanie rankingu, warto ci modalnej i mediany...449 Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych...454 Zaawansowane statystyki opisowe...455 Obliczanie percentyli...455 Ustalanie kwartyla dla rekordu...457 Tworzenie rozk adu cz sto ci...458 Cz V. Formularze i raporty Accessa... 461 Rozdzia 17. Tworzenie prostych formularzy... 463 Tworzenie formularzy...464 Tworzenie nowego formularza...465 Specjalne typy formularzy...469 Zmiana rozmiaru obszaru formularza...474 Zapisywanie formularza...474 Formanty formularza...475 Typy formantów...475 Dodawanie formantów...477 Zaznaczanie i anulowanie zaznaczenia formantów...482 Wykonywanie operacji na formantach...483 W a ciwo ci...492 Wy wietlanie arkusza w a ciwo ci...493 Korzystanie z arkusza w a ciwo ci...494 Zmiana ustawie w a ciwo ci formantu...494 Nadawanie nazw i tytu ów formantom...496 Rozdzia 18. Praca z danymi w formularzach... 499 U ywanie widoku formularza...500 Zak adka NARZ DZIA G ÓWNE...501 Nawigacja mi dzy polami...504 Nawigacja mi dzy rekordami w formularzu...504 Modyfikowanie warto ci w formularzu...505 Formanty, których nie mo na modyfikowa...506 Praca z obrazami i obiektami OLE...506 Wprowadzanie danych w polu typu D ugi tekst...507 Wprowadzanie danych w polu typu Data...507 U ywanie grup opcji...508 U ywanie pól kombi i list...509 Prze czanie si do widoku arkusza danych...510 Zapisywanie rekordu...510

Spis tre ci 15 Drukowanie formularzy...510 Praca z w a ciwo ciami formularza...511 Modyfikacja tekstu na pasku tytu u za pomoc w a ciwo ci Tytu...513 Tworzenie formularza zwi zanego...514 Okre lanie sposobu wy wietlania formularza...514 Usuwanie paska selektora rekordów...515 Inne w a ciwo ci formularzy...515 Dodawanie nag ówka lub stopki formularza...522 Korzystanie z w a ciwo ci sekcji...522 W a ciwo Widoczny...522 W a ciwo Wysoko...522 W a ciwo Kolor t a...522 W a ciwo Efekt specjalny...523 W a ciwo Kiedy wy wietla...523 W a ciwo ci zwi zane z drukowaniem...523 Zmiana uk adu formularza...523 Modyfikacja w a ciwo ci formantów...524 Okre lanie kolejno ci dost pu...524 Modyfikowanie formatu tekstu w formancie...525 U ywanie narz dzia Lista pól do dodawania formantów...526 Przekszta canie formularza w raport...527 Rozdzia 19. Praca z formantami formularzy... 529 Ustawianie w a ciwo ci formantów...530 Modyfikowanie w a ciwo ci domy lnych...531 Cz sto u ywane formanty i w a ciwo ci...532 Tworzenie formantów obliczeniowych...537 Praca z podformularzami...537 Wskazówki z zakresu projektowania formularzy...539 Wykorzystanie w a ciwo ci Tab Stop...539 Zliczanie pól wyboru...539 Szybsze od wie anie z u yciem SQL-a...539 Techniki zwi zane z polami kombi i polami list...540 Techniki zaawansowane...542 Formanty numeru strony i daty/godziny...542 Stosowanie formantu Obraz...543 Morfing formantów...543 Malarz formatów...544 Dodatkowa pomoc dla u ytkowników...545 Dodawanie obrazów t a...545 Ograniczanie liczby rekordów wy wietlanych w formularzu...547 Korzystanie z formantu Karta...548 Pobieranie informacji za pomoc okien dialogowych...550 Projektowanie kwerend...551 Konfigurowanie przycisków polece...552 Wybór przycisku domy lnego...552 Konfiguracja przycisku Anuluj...553 Usuni cie menu sterowania...553

16 Access 2013 PL. Biblia Projektowanie formularza od podstaw...553 Tworzenie prostego formularza...553 Tworzenie podformularza...554 Dodawanie podformularza...555 Modyfikowanie dzia ania formularza...557 Modyfikowanie wygl du formularza...559 Rozdzia 20. Prezentowanie danych za pomoc raportów... 561 Podstawowe informacje o raportach...561 Dost pne typy raportów...562 Ró nice mi dzy raportami a formularzami...565 Tworzenie raportu od podstaw...565 Zdefiniowanie uk adu raportu...565 Gromadzenie danych...565 Tworzenie raportu za pomoc kreatora...566 Drukowanie lub wy wietlanie raportu...579 Zapisywanie raportów...581 Zagadnienia zwi zane z raportami typu pasmowego...581 Sekcja nag ówka raportu...583 Sekcja nag ówka strony...584 Sekcja nag ówka grupy...584 Sekcja szczegó ów...585 Sekcja stopki grupy...585 Sekcja stopki strony...585 Sekcja stopki raportu...585 Tworzenie raportu od podstaw...586 Tworzenie nowego raportu i wi zanie go z kwerend...587 Definiowanie rozmiaru i uk adu strony raportu...589 Umieszczanie formantów na raporcie...590 Zmiana rozmiaru sekcji...590 Praca z polami tekstowymi...592 Zmiana w a ciwo ci etykiet i pól tekstowych...598 Powi kszanie i zmniejszanie pól tekstowych...599 Sortowanie i grupowanie danych...601 Sortowanie danych w obr bie grup...603 Wprowadzanie podzia u na strony...605 Dopracowywanie wygl du raportu...606 Modyfikowanie nag ówka strony...607 Tworzenie wyra enia w nag ówku grupy...608 Tworzenie nag ówka raportu...609 Rozdzia 21. Raporty w Accessie techniki zaawansowane... 613 Grupowanie i sortowanie danych...614 Alfabetyczne grupowanie danych...614 Grupowanie wed ug przedzia ów czasowych...619 Ukrywanie powtarzaj cych si informacji...620 Ukrycie nag ówka strony...623 Nowa numeracja strony dla ka dej grupy...624

Spis tre ci 17 Formatowanie danych...624 Tworzenie list numerowanych...625 Dodawanie znaków wypunktowania...628 Dodawanie wyró nienia w czasie wykonywania programu...630 Unikanie pustych raportów...632 Dodawanie linii pionowych pomi dzy kolumnami...633 Dodawanie pustego wiersza co n rekordów...634 Drukowanie stron nieparzystych i parzystych...636 U ywanie ró nych formatów w tym samym polu tekstowym...638 Centrowanie tytu u...639 atwe wyrównywanie etykiet formantów...639 Precyzyjne przemieszczanie formantów...639 Dodawanie danych...640 Dodawanie innych informacji do raportu...640 Dodanie nazwiska u ytkownika do raportu zwi zanego...640 Inne techniki...642 Wy wietlanie wszystkich raportów w polu kombi...642 Szybkie drukowanie danych z kwerendy...643 U ywanie dwóch i wi cej kolumn w raporcie...644 Wykorzystanie dwuprzebiegowego przetwarzania raportów...650 Przypisywanie unikatowych nazw do formantów...652 Cz VI. Podstawy programowania w Accessie... 653 Rozdzia 22. Korzystanie z makr programu Access... 655 Wprowadzenie do makr...656 Tworzenie makr...656 Przypisanie makra do zdarzenia...658 Makra a bezpiecze stwo...659 Centrum zaufania...662 Makra z wieloma akcjami...663 Podmakra...666 Korzystanie z warunków...670 Otwieranie raportów za pomoc warunków...670 Wiele akcji w warunku...672 Korzystanie ze zmiennych tymczasowych...673 Rozszerzanie utworzonego makra...673 Upraszczanie makr za pomoc zmiennych tymczasowych...675 Korzystanie ze zmiennych tymczasowych w kodzie VBA...677 Obs uga b dów i debugowanie makr...678 Akcja PrzyB dzie...679 Obiekt MacroError...681 Debugowanie makr...682 Makra osadzone...683 Makra kontra kod VBA...685 Makra czy VBA?...686 Konwersja istniej cych makr na kod VBA...687

18 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 23. Podstawy programowania w j zyku VBA... 689 Wprowadzenie do j zyka Visual Basic for Applications...690 Terminologia zwi zana z j zykiem VBA...691 Wprowadzenie do pisania kodu w j zyku VBA...692 Tworzenie programów w j zyku VBA...693 Modu y i procedury...694 Korzystanie z okna kodu...700 Konstrukcje steruj ce j zyka VBA...705 Instrukcje warunkowe...705 P tle...711 Obiekty i kolekcje...714 Wprowadzenie do obiektów...714 Metody i w a ciwo ci...715 Instrukcja With...716 Instrukcja For Each...718 Przegl d edytora VBE...719 Okno Immediate...719 Project Explorer...720 Object Browser...721 Opcje edytora VBE...722 Rozdzia 24. Typy danych i procedury w j zyku VBA... 727 Zmienne...728 Nazewnictwo zmiennych...729 Deklarowanie zmiennych...730 Typy danych...735 Porównanie niejawnego i jawnego deklarowania zmiennych...737 Wymuszanie jawnego deklarowania zmiennych...738 Stosowanie konwencji nazewniczej...739 Zasi g i czas ycia zmiennych...741 Stosowanie sta ych...745 Stosowanie tablic...747 Procedury Sub i funkcje...753 Gdzie mo na utworzy procedur?...755 Wywo ywanie procedur w j zyku VBA...755 Tworzenie procedur Sub...756 Tworzenie funkcji...759 Obs uga przekazywanych parametrów...760 Wywo ywanie funkcji i przekazywanie parametrów...761 Tworzenie funkcji wyznaczaj cej kwot podatku...762 Upraszczanie kodu za pomoc argumentów identyfikowanych przez nazw...765 Rozdzia 25. Model zdarze... 767 Programowanie zdarze...768 W jaki sposób zdarzenia uruchamiaj kod VBA?...769 Tworzenie procedur zdarze...770 Cz sto u ywane zdarzenia...771 Procedury zdarze formularza...772 Procedury obs ugi zdarze formantów...775

Spis tre ci 19 Procedury zdarze zwi zane z raportami...777 Procedury zdarze dotycz cych sekcji raportów...778 Kolejno zdarze...780 Cz sto wyst puj ce sekwencje zdarze...780 Pisanie prostych procedur obs ugi zdarze formularzy i formantów...782 Rozdzia 26. Debugowanie aplikacji Accessa... 789 Porz dkowanie kodu VBA...790 Testowanie aplikacji...791 Testowanie funkcji...792 Kompilowanie kodu VBA...795 Tradycyjne techniki debugowania...797 U ywanie instrukcji MsgBox...797 Korzystanie z instrukcji Debug.Print...798 Korzystanie z mechanizmów debugowania Accessa...801 Uruchamianie kodu w oknie Immediate...801 Wstrzymywanie wykonywania kodu z wykorzystaniem pu apek...802 Podgl d zmiennych w oknie Locals...807 Ustawianie czujek w oknie Watches...808 Czujki warunkowe...810 U ywanie stosu wywo a...811 Przechwytywanie b dów w kodzie...812 Na czym polega przechwytywanie b dów?...812 Obiekt Err...815 Dodawanie obs ugi b dów do procedur...815 Cz VII. Zaawansowane techniki programowania w Accessie... 817 Rozdzia 27. Dost p do danych za pomoc kodu VBA... 819 Praca z danymi...819 Wprowadzenie do obiektów ADO...823 Obiekt Connection w ADO...824 Obiekt Command w ADO...827 Obiekt Recordset w ADO...829 Obiekty DAO...835 Obiekt DBEngine w DAO...836 Obiekt Workspace w DAO...836 Obiekt Database w DAO...837 Obiekt TableDef w DAO...837 Obiekty typu QueryDef w DAO...839 Obiekty typu Recordset w DAO...840 Obiekty typu Field (ze zbiorów rekordów) w DAO...841 Pisanie kodu VBA do aktualizowania tabeli...843 Aktualizacja pól rekordu z zastosowaniem ADO...844 Aktualizacja pola obliczeniowego w rekordzie...848 Wstawienie nowego rekordu...853 Usuwanie rekordu...854 Usuwanie powi zanych rekordów znajduj cych si w kilku tabelach...855

20 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 28. Zaawansowany dost p do danych z wykorzystaniem kodu VBA... 859 Wyszukiwanie danych w formularzach za pomoc niezwi zanych pól kombi...860 Wykorzystanie metody FindRecord...862 Wykorzystywanie zak adek...863 Filtrowanie danych formularza...866 Filtrowanie za pomoc kodu...867 Wykorzystanie kwerend...868 Rozdzia 29. Integrowanie baz SQL Server i Access... 875 Wprowadzenie do serwera SQL Server Express...876 Typy danych w bazach SQL Server...878 Instalowanie serwera SQL Server Express...881 Instalowanie silnika bazy danych...882 Instalowanie przyk adowej bazy danych...885 Wprowadzenie do narz dzia Management Studio...887 Pos ugiwanie si wierszem polece...891 Pod czanie si do serwera SQL Server...893 Tworzenie ród a danych...893 czenie serwera SQL Server z Accessem...897 U ywanie ADO do baz SQL Server...899 Praca z obiektami serwera SQL Server...905 U ywanie tabel z serwera SQL Server w Accessie...905 Widoki...910 Procedury sk adowane...911 Wyzwalacze...913 Rozdzia 30. Dostosowywanie wst ek... 915 Hierarchia wst ki...916 Formanty dla wst ek...916 Specjalne mechanizmy wst ki...919 Modyfikowanie domy lnej wst ki...921 Praca z paskiem narz dzi Szybki dost p...923 Tworzenie niestandardowych wst ek...925 Proces tworzenia wst ki...926 Korzystanie z wywo a zwrotnych w j zyku VBA...926 Tworzenie niestandardowej wst ki...928 Krok 1.: Projektowanie wst ki i rozwijanie kodu w XML-u...928 Krok 2.: Pisanie procedur wywo a zwrotnych...930 Krok 3.: Tworzenie tabeli USysRibbons...931 Krok 4.: Dodawanie kodu w XML-u do tabeli USysRibbons...932 Krok 5.: Okre lenie niestandardowych w a ciwo ci wst ki u ytkownika...933 Podstawowy XML-owy kod wst ki...934 Dodawanie formantów do wst ki...937 Okre lanie atrybutu imagemso...937 Formant etykiety...938 Przycisk...939 Separator...940 Pola wyboru...940

Spis tre ci 21 Formant Lista rozwijana...941 Przycisk rozdzielenia...944 Wi zanie wst ek z formularzami i raportami...945 Ca kowite usuwanie wst ek...946 Rozdzia 31. Dystrybucja aplikacji Accessa... 949 Definiowanie opcji bie cej bazy danych...950 Opcje aplikacji...951 Opcje nawigacji...955 Opcje wst ki i paska narz dzi...956 Opcje autokorekty nazw...957 Tworzenie aplikacji...957 Budowanie aplikacji zgodnie ze specyfikacj...958 Dokumentacja aplikacji...960 Testowanie aplikacji przed dystrybucj...961 Dopracowywanie aplikacji...963 Nadanie aplikacji spójnego wygl du i wra enia...963 Dodawanie popularnych, profesjonalnych komponentów...964 U atwienie uruchamiania aplikacji...973 Dodatkowa ochrona aplikacji...975 Przechwytywanie b dów wszystkich procedur j zyka Visual Basic...975 Oddzielanie tabel od pozosta ej cz ci aplikacji...979 Tworzenie formularzy odpornych na b dy...979 Sprawdzanie poprawno ci danych wprowadzanych przez u ytkownika...980 Korzystanie z opcji /runtime...980 Szyfrowanie i kodowanie bazy danych...982 Zabezpieczanie kodu Visual Basica...983 Zabezpieczanie rodowiska...986 Ustawianie opcji startowych w kodzie...986 Blokada omijania opcji startowych...987 Ustawianie warto ci w a ciwo ci...988 Pobieranie warto ci w a ciwo ci...989 Cz VIII. Access i Windows SharePoint Services... 991 Rozdzia 32. Wprowadzenie do programu Windows SharePoint Services... 993 Wprowadzenie do SharePointa...993 Przegl d typów witryn SharePointa...994 Witryny SharePointa...995 Dokumenty SharePointa...995 Listy SharePointa...996 Omówienie podstaw integrowania Accessa z SharePointem...997 Rozdzia 33. Integrowanie Accessa z SharePointem... 999 Wspó u ytkowanie danych Accessa z SharePointem...1000 Do czanie list SharePointa...1000 Importowanie list SharePointa...1003 Eksportowanie tabel Accessa do SharePointa...1004 Przenoszenie tabel Accessa do SharePointa...1006 Korzystanie z szablonów SharePointa...1009

22 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 34. Wprowadzenie do us ug Access Services... 1013 Aplikacje zarz dzane...1013 Publikowanie w internecie za pomoc Accessa...1015 Dlaczego SharePoint?...1016 Wykorzystanie funkcji SharePointa...1016 Us ugi Access Services...1017 Ograniczenia aplikacji internetowych Accessa...1018 Limity w us ugach Access Services...1019 Limity w zakresie transakcji...1019 Rozdzia 35. Instalowanie aplikacji Accessa w SharePoincie... 1023 Publikowanie niestandardowej aplikacji Accessa w SharePoincie...1024 Przygotowywanie modelu danych Accessa...1024 Inicjowanie i konfigurowanie niestandardowej aplikacji sieciowej...1026 Uruchamianie aplikacji sieciowej i zarz dzanie ni...1034 Rozdzia 36. Makra danych... 1039 Wprowadzenie do makr danych...1040 Zdarzenia tabel...1041 Zdarzenia przed...1041 Zdarzenia po...1042 U ywanie edytora makr do tworzenia makr danych...1043 Pos ugiwanie si wykazem akcji...1045 Przep yw sterowania w programie...1046 Bloki danych...1046 Akcje danych...1047 Tworzenie pierwszego makra danych...1049 Zarz dzanie elementami makr...1052 Zwijanie i rozwijanie elementów makr...1052 Przenoszenie elementów makr...1052 Zapisywanie makr w plikach XML...1053 Ograniczenia makr danych...1054 Dodatki... 1057 Dodatek A. Specyfikacja Accessa 2013... 1059 Specyfikacje dotycz ce baz danych Accessa...1060 Specyfikacja bazy danych Microsoft SQL Server Express...1063 Dodatek B. Optymalizowanie aplikacji Accessa... 1065 adowanie modu u na danie...1066 Organizowanie modu ów...1066 Przycinanie drzewa wywo a...1066 Dystrybucja plików.accde...1068 Czym jest stan skompilowany?...1070 Przekszta cenie kodu aplikacji na posta skompilowan...1071 Utrata stanu skompilowanego...1071

Spis tre ci 23 Poprawianie szybko ci dzia ania aplikacji...1072 Dostrajanie systemu...1073 Optymalne wykorzystanie tabel...1073 Optymalne wykorzystanie kwerend...1075 Optymalne wykorzystanie formularzy i raportów...1076 Optymalne wykorzystanie modu ów...1078 Zwi kszenie wydajno ci dzia ania w sieci...1083 Praca z du ymi bazami danych Accessa...1083 Jak zwi ksza si rozmiar baz danych?...1084 Ograniczenie si do kompilowania i scalania mo e nie wystarczy...1084 Wprowadzanie ma ych zmian w du ych bazach danych...1086 Dodatek C. Wydajno kwerend i uszkodzenia baz danych... 1087 Optymalizowanie wydajno ci kwerend...1087 Normalizowanie projektu bazy danych...1087 Stosowanie indeksów dla odpowiednich pól...1088 Optymalizowanie kwerend przez ulepszenie ich projektu...1089 Regularne kompaktowanie i naprawianie bazy danych...1090 Radzenie sobie z uszkodzeniami baz danych...1090 Wykrywanie uszkodzonych baz danych...1091 Przywracanie uszkodzonej bazy danych...1092 Zapobieganie uszkodzeniom baz danych...1092 Dodatek D. Przegl d funkcji dla analityków danych... 1095 Skorowidz... 1127

24 Access 2013 PL. Biblia

Rozdzia 16. Statystyki opisowe W tym rozdziale: Okre lanie pozycji, warto ci modalnej i mediany Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych Obliczanie percentyla Okre lanie kwartyla dla rekordu Tworzenie rozk adu cz sto ci Statystyki opisowe umo liwiaj prezentowanie du ych ilo ci danych w postaci atwych do zrozumienia podsumowa liczbowych. Gdy dodajesz, zliczasz lub u redniasz dane, tworzysz statystyki opisowe. Nale y zauwa y, e statystyki opisowe s u tylko do okre lania natury zbioru danych i umo liwiaj tworzenie porówna, które mo na wykorzysta w innych analizach. Ró ni si wi c od statystyk dedukcyjnych, które pozwalaj wyci ga wnioski wykraczaj ce poza same dane. Aby lepiej zrozumie ró nice mi dzy statystykami opisowymi i dedukcyjnymi, pomy l o ankietach przeprowadzanych w ród klientów. Statystyki opisowe podsumowuj wyniki ankiety dla wszystkich klientów i pozwalaj przedstawi dane za pomoc zrozumia ych wska ników, natomiast statystyki dedukcyjne dotycz wniosków, na przyk ad lojalno ci klientów ustalonej na podstawie ró nic mi dzy grupami klientów. Do obliczania statystyk dedukcyjnych narz dzia w rodzaju Excela nadaj si lepiej od Accessa. Dlaczego? Po pierwsze, Excel udost pnia wiele wbudowanych funkcji i narz dzi, które pozwalaj na atwe obliczanie statystyk dedukcyjnych. Access tych narz dzi nie posiada. Po drugie, statystyki dedukcyjne zwykle oblicza si dla ma ych zbiorów danych, które mo na swobodnie analizowa i prezentowa w Accessie. Natomiast obliczanie statystyk opisowych w Accessie jest praktycznym rozwi zaniem. Z uwagi na struktur i wielko danych cz sto lepiej jest oblicza je w Accessie ni w Excelu. Wyj ciow baz danych dla tego rozdzia u, Rozdzia 16.accdb, mo na pobra z witryny po wi conej tej ksi ce.

448 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Podstawowe statystyki opisowe W tym podrozdziale omawiamy podstawowe zadania, które mo na wykonywa za pomoc statystyk opisowych. Obliczanie statystyk opisowych za pomoc kwerend podsumowuj cych Na tym etapie ksi ki uruchomi e ju wiele kwerend Accessa. Cz z nich to kwerendy podsumowuj ce. Gdy je uruchamia e, prawdopodobnie nie zdawa e sobie sprawy, e oblicza e statystyki opisowe. Naprawd. Najprostsze statystyki opisowe mo na obliczy za pomoc kwerend podsumowuj cych. Aby si o tym przekona, utwórz kwerend przedstawion na rysunku 16.1. Rysunek 16.1. Uruchomienie tej kwerendy podsumowuj cej pozwala uzyska przydatne statystyki opisowe Wyniki tej kwerendy przedstawia rysunek 16.2. S one podobne do wyników funkcji obliczaj cych statystyki opisowe w Excelu i udost pniaj najwa niejsze wska niki statystyczne dla ca ego zbioru danych. Rysunek 16.2. Najwa niejsze wska niki statystyczne dla ca ego zbioru danych Do statystyk opisowych mo na atwo dodawa poziomy. Na rysunku 16.3 dodano pole Branch_Number. Pozwala to uzyska najwa niejsze wska niki statystyczne dla ka dego oddzia u firmy. Rysunek 16.3. Do cz do kwerendy pole Branch_Number, aby doda do analizy nowy wymiar

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 449 Na rysunku 16.4 wida, e mo na teraz porównywa statystyki opisowe dla ró nych oddzia ów, aby ustali, jak funkcjonuj. Rysunek 16.4. W jednym arkuszu widoczne s statystyki opisowe dla ka dego oddzia u Okre lanie rankingu, warto ci modalnej i mediany Ustalanie rankingu rekordów, warto ci modalnej i mediany w zbiorze danych to zadania, które analitycy danych musz czasem wykonywa. Niestety, Access nie udost pnia wbudowanych funkcji, które umo liwia yby atwe wykonanie tych operacji. Oznacza to, e trzeba znale sposób obliczania tego rodzaju statystyk opisowych. W tym punkcie poznasz pewne techniki, które mo na wykorzysta do ustalania rankingu, warto ci modalnej i mediany. Okre lanie rankingu rekordów w zbiorze danych Bez w tpienia natrafisz na sytuacj, gdy trzeba b dzie uporz dkowa rekordy w zbiorze danych na podstawie pewnego wska nika, np. wygenerowanych wp ywów. Ranking rekordów nie tylko jest przydatny w kontek cie prezentowania danych, ale te stanowi wa ny element przy obliczaniu zaawansowanych statystyk opisowych takich jak mediana, percentyle i kwartyle. Naj atwiejszym sposobem tworzenia rankingu rekordów w zbiorze danych jest wykorzystanie podkwerendy skorelowanej. W kwerendzie z rysunku 16.5 pokazano, jak utworzy ranking za pomoc podkwerendy. Rysunek 16.5. Ta kwerenda porz dkuje pracowników na podstawie wp ywów

450 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Zastanów si nad podkwerend, która generuje ranking: (SELECT Count(*)FROM RepSummary AS M1 WHERE [Rev]>[RepSummary].[Rev])+1 Ta podkwerenda skorelowana zwraca czn liczb rekordów z tabeli M1 (jest to tabela RepSummary o aliasie M1), dla których pole Rev w tej tabeli jest wi ksze od pola Rev z tabeli RepSummary. Nast pnie warto w podkwerendzie jest zwi kszana o 1. Dlaczego? Je li tego nie zrobisz, dla rekordu o najwi kszej warto ci zwrócona zostanie warto 0, poniewa jest zero rekordów wi kszych od rekordu o maksymalnej warto ci. Wtedy ranking zaczyna si b dzie od warto ci 0 zamiast 1. Dodanie 1 pozwala zapewni, e ranking rozpocznie si od pozycji pierwszej. Poniewa u ywana jest tu podkwerenda skorelowana, jest ona wykonywana dla ka dego rekordu ze zbioru danych, dzi ki czemu dla wszystkich rekordów zwracane s inne pozycje. Szczegó owe omówienie podkwerend skorelowanych znajdziesz w rozdziale 15. Wyniki zosta y przedstawione na rysunku 16.6. Rysunek 16.6. Utworzono kolumn Rank dla zbioru danych Technika ta jest przydatna tak e wtedy, gdy trzeba utworzy w kwerendzie pole typu Autonumerowanie. Okre lanie warto ci modalnej dla zbioru danych Warto modalna w zbiorze danych to liczba, która pojawia si w tym zbiorze najcz - ciej. Na przyk ad warto ci modaln dla zbioru {4, 5, 5, 6, 7, 5, 3, 4} jest 5. Access (w odró nieniu od Excela) nie udost pnia wbudowanej funkcji Mode, dlatego trzeba opracowa w asn metod okre lania warto ci modalnej dla zbioru danych. Cho istniej ró ne sposoby ustalenia warto ci modalnej, naj atwiej jest za pomoc kwerendy zliczy wyst pienia poszczególnych elementów, a nast pnie przefiltrowa je, tak aby pozosta element o najwi kszej liczbie wyst pie. Aby zastosowa t metod, wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. Utwórz kwerend przedstawion na rysunku 16.7. Wyniki (przedstawione na rysunku 16.8) nie wygl daj na pomocne, jednak je li zastosujesz kwerend zwracaj c tylko najwi ksz warto, uzyskasz warto modaln.

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 451 Rysunek 16.7. Ta kwerenda grupuje dane wed ug pola Rev, a nast pnie zlicza wyst pienia ka dej liczby z tego pola. Kwerenda jest sortowana malej co na podstawie pola Rev Rysunek 16.8. Prawie gotowe wystarczy zastosowa kwerend zwracaj c najwi ksze warto ci, aby otrzyma warto modaln Rysunek 16.9. Ustaw w a ciwo Najwy sze warto ci na 1 2. Otwórz zak adk NARZ DZIA KWEREND PROJEKTOWANIE i kliknij przycisk Arkusz w a ciwo ci. Pojawi si okno dialogowe Arkusz w a ciwo ci dla kwerendy. 3. Ustaw w a ciwo Najwy sze warto ci na 1, jak pokazano na rysunku 16.9. Otrzymasz rekord o najwi kszej liczbie wyst pie. Na rysunku 16.10 wida, e teraz zwracana jest tylko jedna warto z pola Rev ta, która wyst puje najcz ciej. To w a nie jest warto modalna. Rysunek 16.10. Oto warto modalna Warto pami ta, e je li najcz ciej wyst puje kilka warto ci, kwerenda wy wietlaj ca najwi ksze warto ci poka e wszystkie rekordy o warto ci maksymalnej. Prowadzi to do zwrócenia wi cej ni jednej warto ci modalnej. W takiej sytuacji trzeba samodzielnie okre li, któr warto modaln zastosowa.

452 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Okre lanie mediany dla zbioru danych Mediana dla zbioru danych to rodkowa warto ze zbioru danych. Oznacza to, e po- owa liczb ma warto wi ksz i po owa ma warto mniejsz od mediany. Na przyk ad median w zbiorze {3, 4, 5, 6, 7, 8, 9} jest 6, poniewa jest to rodkowa liczba w tym zbiorze danych. Dlaczego po prostu nie obliczy redniej? Otó czasem uwzgl dnienie skrajnych przypadków w redniej powoduje zafa szowanie analiz. Na przyk ad je li obliczysz redni dla zbioru {32, 34, 35, 37, 89}, otrzymasz wynik 45,4. Problem polega na tym, e warto ta nie reprezentuje tendencji centralnej dla badanej próbki liczb. Wi kszy sens ma zastosowanie dla tej próbki mediany. Wynosi ona 35 i lepiej reprezentuje dane. Access nie ma wbudowanej funkcji Median, dlatego trzeba opracowa w asn technik okre lania mediany dla zbiorów danych. atwym sposobem na uzyskanie po danych efektów jest utworzenie kwerendy w dwóch krokach: 1. Utwórz kwerend, która sortuje rekordy i tworzy ranking. Kwerenda z rysunku 16.11 sortuje rekordy i tworzy ich ranking w tabeli RepSummary. Rysunek 16.11. Pierwszy krok w trakcie okre lania mediany dla zbioru danych wymaga okre lenia pozycji ka dego rekordu w rankingu 2. Okre l rodkowy rekordy ze zbioru danych, zliczaj c rekordy z tego zbioru, a nast pnie dziel c uzyskan warto przez 2. Dzi ki temu otrzymasz rodkow warto. Poniewa rekordy s teraz posortowane i uporz dkowane w rankingu, rekord o pozycji odpowiadaj cej rodkowej warto ci jest median. Rysunek 16.12 przedstawia podkwerend, która zwraca rodkow warto zbioru danych. Zauwa, e warto ta jest umieszczona w funkcji Int, co powoduje usuni cie cz ci u amkowej liczby. Na rysunku 16.13 wida, e rodkow warto ma rekord 336. Mo esz przej do tego rekordu, aby zobaczy median. Je li chcesz tylko zwróci median, zastosuj podkwerend jako kryterium w polu Rank, jak pokazano na rysunku 16.14.

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 453 Rysunek 16.12. Podkwerenda Middle Value zlicza wszystkie rekordy ze zbioru danych, a nast pnie dzieli uzyskan liczb przez 2 Rysunek 16.13. Przejd do rekordu 336, aby zobaczy median dla zbioru danych Rysunek 16.14. Zastosowanie podkwerendy jako kryterium w polu Rank powoduje, e zwracana jest tylko mediana

454 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych Cho tworzenie losowej próbki danych niekoniecznie mo na uzna za zadanie z zakresu statystyki opisowej, takie próbki cz sto s podstaw do analiz statystycznych. W Accessie losowe próbki danych mo na tworzy na wiele sposobów. Jednym z naj- atwiejszych jest zastosowanie funkcji Rnd w kwerendzie zwracaj cej najwy sze warto ci. Funkcja ta na podstawie wyj ciowej warto ci zwraca losow liczb. Chodzi o to, aby utworzy wyra enie, które stosuje funkcj Rnd do pola z warto ciami liczbowymi, a nast pnie ograniczy list zwracanych rekordów za pomoc w a ciwo ci Najwy sze warto ci kwerendy. Aby zastosowa t metod, wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. W widoku projektu utwórz kwerend u ywaj c tabeli TransactionMaster. 2. Utwórz pole Random ID (zobacz rysunek 16.15), a nast pnie posortuj dane rosn co lub malej co wed ug tego pola. Rysunek 16.15. Zacznij od utworzenia pola Random ID, wywo uj c funkcj Rnd dla pola Customer_Number Funkcja Rnd nie zadzia a dla pól zawieraj cych tekst lub warto ci Null. Co dziwne, dzia a ona dla pól z liczbami nawet wtedy, gdy pola te maj tekstowy typ danych. Je li tabela sk ada si z pól zawieraj cych tylko tekst, mo esz doda pole typu Autonumerowanie, aby móc wykorzysta je w funkcji Rnd. Inna mo liwo to przekazanie pola zawieraj cego tekst do funkcji Len, a nast pnie wykorzystanie tego wyra enia w funkcji Rnd np. Rnd(Len([Mytext])). 3. Otwórz zak adk NARZ DZIA KWEREND PROJEKTOWANIE i kliknij przycisk Arkusz w a ciwo ci. Pojawi si okno dialogowe Arkusz w a ciwo ci dla kwerendy. 4. Zmie warto w a ciwo ci Najwy sze warto ci na 1000, co pokazano na rysunku 16.16. 5. Wy cz zaznaczenie w wierszu Poka dla pola Random ID i dodaj pola, które chcesz wy wietli w zbiorze danych. 6. Uruchom kwerend. Otrzymasz ca kowicie losow próbk danych, co pokazano na rysunku 16.17.

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 455 Rysunek 16.16. Ogranicz liczb zwracanych rekordów, ustawiaj c w a ciwo Najwy sze warto ci kwerendy Rysunek 16.17. Kwerenda ta generuje próbk 1000 losowych rekordów Gdy ponownie uruchomisz t kwerend, zmienisz widok lub posortujesz zbiór danych, wówczas otrzymasz inny zbiór losowych rekordów. Je li chcesz przeprowadza rozbudowane analizy na niezmiennym zbiorze losowych rekordów, uruchom przedstawion kwerend jako kwerend tworz c tabel. Pozwoli to utworzy trwa tabel. Zaawansowane statystyki opisowe W czasie stosowania statystyk opisowych niewielka ilo wiedzy mo e przynie cenne efekty. Podstawowe analizy statystyczne cz sto prowadz do bardziej zaawansowanych. W tym podrozdziale wykorzystasz poznane wcze niej podstawy do przygotowania zaawansowanych statystyk opisowych. Obliczanie percentyli Percentyl okre la relacj danego wyniku wzgl dem standardu dla grupy. Percentyle najcz ciej stosuje si przy okre laniu wyników w standaryzowanych testach. Je li wynik dziecka w takim te cie odpowiada 90. percentylowi, jest wy szy od wyników 90% innych dzieci bior cych udzia w tym te cie. Mo na te uj to tak: taki wynik nale y do 10% najwy szych wyników wszystkich dzieci zdaj cych ten test. Percentyle cz sto u ywa si w analizach danych do pomiaru wyniku badanego wzgl dem grupy. Mo na na przyk ad okre li, w jakim percentylu znalaz si ka dy pracownik ze wzgl du na roczne wp ywy uzyskane dla firmy.

456 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Obliczanie percentyli dla zbioru danych to operacja matematyczna. Wzór na percentyle to: (liczba rekordów pozycja) / liczba rekordów. Ca y problem polega na uzyskaniu wszystkich zmiennych potrzebnych do wykonania tej operacji. Wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. Utwórz kwerend z rysunku 16.18. Porz dkuje ona wszystkich pracowników wed ug rocznych wp ywów. Koniecznie nadaj nowemu polu alias Rank. Rysunek 16.18. Rozpocznij od utworzenia kwerendy, która porz dkuje pracowników na podstawie wp ywów 2. Dodaj pole, które zlicza rekordy ze zbioru danych. Na rysunku 16.19 wida, e wykorzystano do tego podkwerend. Koniecznie nadaj nowemu polu alias RCount. Rysunek 16.19. Dodaj pole, które zwraca czn liczb rekordów 3. Utwórz pole obliczeniowe z wyra eniem (RCount Rank)/RCount. Na tym etapie kwerenda powinna wygl da jak ta z rysunku 16.20. 4. Uruchom kwerend. Gdy posortujesz dane wed ug pola Rev, uzyskasz wyniki przedstawione na rysunku 16.21. Wynikowy zbiór danych pozwala oceni wyniki ka dego pracownika wzgl dem ca ej grupy. Na przyk ad szósty pracownik ze zbioru danych znajduje si w 99. percentylu, co oznacza, e wygenerowa wi cej wp ywów ni 99% pozosta ych pracowników.

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 457 Rysunek 16.20. Ostatni krok polega na utworzeniu pola obliczeniowego okre laj cego, w którym percentylu znajduje si ka dy rekord Rysunek 16.21. Uda o si z powodzeniem obliczy, w którym percentylu znajduje si ka dy pracownik Ustalanie kwartyla dla rekordu Kwartyl to miara statystyczna oparta na podziale zbioru danych na cztery równe grupy (ka da z nich zawiera 25% elementów z ca ego zbioru). Najwy sze 25% zbioru znajduje si w pierwszym kwartylu, natomiast najni sze 25% w kwartylu czwartym. Kwartyle zwykle stosuje si do podzia u danych na logiczne grupy, które mo na porównywa i niezale nie analizowa. Na przyk ad je li chcesz okre li minimalny standard dla generowanych miesi cznie wp ywów, mo esz ustali go na poziomie redniej dla pracowników z trzeciego kwartyla. W ten sposób uzyskasz minimalny standard, który w przesz o ci osi gn o lub przekroczy o 50% pracowników. Ustalenie kwartylu, do którego nale poszczególne rekordy ze zbioru danych, nie wymaga wykonywania operacji matematycznych wystarczy porówna warto ci. Nale y porówna ranking ka dego rekordu z punktami wyznaczaj cymi kwartyle. Dlaczego? Za ó my, e zbiór danych zawiera 100 rekordów. Gdy podzielisz 100 przez cztery, otrzymasz punkt wyznaczaj cy pierwszy kwartyl (25). Oznacza to, e ka dy rekord z pozycji 25 lub wy szej nale y do pierwszego kwartyla. Aby uzyska punkt wyznaczaj cy drugi kwartyl, nale y wykona dzia anie 100/4*2. Punkt wyznaczaj cy trzeci kwartyl mo na obliczy za pomoc dzia ania 100/4*3.

458 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Na podstawie tych informacji atwo zauwa y, e nale y uporz dkowa rekordy w zbiorze danych i zliczy je. Zacznij od utworzenia kwerendy z rysunku 16.22. Utwórz pole Rank w taki sam sposób jak na rysunku 16.18, a pole RCount tak jak na rysunku 16.19. Rysunek 16.22. Zacznij od utworzenia pól Rank (w którym pracownicy s uporz dkowani wed ug wygenerowanych wp ywów) i RCount (które zawiera czn liczb rekordów w zbiorze danych) Po utworzeniu w kwerendzie pól Rank i RCount mo na je wykorzysta w funkcji Switch, która przypisuje do ka dego rekordu odpowiedni kwartyl. Przyjrzyj si przez chwil u ywanej funkcji Switch: Switch([Rank]<=[RCount]/4*1,"1st",[Rank]<=[RCount]/4*2,"2nd", [Rank]<= [RCount]/4*3,"3rd",True,"4th") Funkcja Switch sprawdza tu cztery warunki i porównuje pozycj ka dego rekordu z punktami wyznaczaj cymi kwartyle w u ywanym zbiorze danych. Wi cej informacji na temat funkcji Switch znajdziesz w rozdziale 13. Na rysunku 16.23 pokazano, jak wykorzysta przedstawion funkcj Switch w kwerendzie. Zauwa, e u ywany jest tu alias Quartile. Rysunek 16.23. U ywanie funkcji Switch do tworzenia znaczników okre laj cych kwartyle Jak wida na rysunku 16.24, mo na posortowa wynikowy zbiór danych wed ug dowolnego pola, a znaczniki okre laj ce kwartyle pozostan prawid owe. Tworzenie rozk adu cz sto ci Rozk ad cz sto ci to analiza specjalnego rodzaju, która kategoryzuje dane wed ug liczby wyst pie elementów o okre lonych warto ciach wyznaczanych przez zmienne. Na rysunku 16.25 pokazano rozk ad cz sto ci utworzony za pomoc funkcji Partition.

Rozdzia 16. Statystyki opisowe 459 Rysunek 16.24. Wynikowy zbiór danych mo na posortowa w dowolny sposób bez ryzyka utraty znaczników okre laj cych kwartyle Rysunek 16.25. Ten rozk ad cz sto ci utworzono za pomoc funkcji Partition W tym rozk adzie cz sto ci pracownicy s grupowani na podstawie uzyskanych wp ywów. Na przyk ad 183 pracowników nale y do grupy 500: 5999. Oznacza to, e tych 183 pracowników zarobi o od 500 do 5999 dolarów ka dy. Cho uzyskane tu wyniki mo na otrzyma na kilka sposobów, naj atwiejsza technika tworzenia rozk adu cz sto ci oparta jest na funkcji Partition: Partition(Liczba, Warto pocz tkowa, Warto ko cowa, Skok) Funkcja Partition okre la przedzia, do którego nale y dana liczba. Informuje, w jakim miejscu wyznaczanej serii przedzia ów znajduje si ta liczba. Funkcja Partition wymaga podania nast puj cych czterech argumentów: Liczba (wymagany) sprawdzana liczba. W kwerendzie jest to zwykle nazwa pola. Pozwala to okre li, e nale y sprawdzi warto ci tego pola z wszystkich wierszy. Warto pocz tkowa (wymagany) liczba ca kowita, od której rozpoczyna si wyznaczanie przedzia ów. Warto zauwa y, e liczba ta nie mo e by mniejsza od 0. Warto ko cowa (wymagany) liczba ca kowita, przy której ko czy si wyznaczanie przedzia ów. Warto zauwa y, e liczba ta musi by wi ksza ni Warto pocz tkowa.

460 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Skok (wymagany) liczba ca kowita okre laj ca wielko ka dego przedzia u z zakresu od Warto pocz tkowa do Warto ko cowa. Liczba ta nie mo e by mniejsza od 1. Aby utworzy rozk ad cz sto ci widoczny na rysunku 16.25, utwórz kwerend z rysunku 16.26. W kwerendzie tej wykorzystano funkcj Partition. Za pomoc argumentów okre lono, e sprawdzane jest pole Revenue, warto ci pocz tkow jest 500, warto ci ko cow 100 000, a skok wynosi 5000. Rysunek 16.26. Ta prosta kwerenda tworzy rozk ad cz sto ci przedstawiony na rysunku 16.25 Rozk ad cz sto ci mo na te utworzy dla grup. W tym celu nale y doda do kwerendy pole Grupuj wed ug. Na rysunku 16.27 pokazano, jak to zrobi na podstawie pola Branch_Number. Rysunek 16.27. Ta kwerenda tworzy odr bny rozk ad cz sto ci dla ka dego numeru oddzia u ze zbioru danych Wynik to zbiór danych (zobacz rysunek 16.28) obejmuj cy odr bny rozk ad cz sto ci dla ka dego oddzia u. W wynikach szczegó owo okre lona jest liczba pracowników z ka dego przedzia u rozk adu wp ywów. Rysunek 16.28. Uda o si za pomoc jednej kwerendy utworzy zbiór rozk adów cz sto ci