Microsoft Access Prezentacja 1
Baza danych jest zbiorem informacji związanych z pewnym tematem lub zadaniem na przykład analizą zamówień klientów lub ewidencją kolekcji nagrań. Jeśli baza danych nie jest przechowywana na komputerze lub też na komputerze są przechowywane tylko jej pewne części, to trzeba poświęcić dużo pracy na organizowanie i koordynowanie informacji pochodzących z bardzo różnych źródeł. 2
Za pomocą programu Microsoft Access można zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając jednego pliku bazy danych. W takim pliku dane można dzielić na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą formularzy elektronicznych można oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; za pomocą kwerend można znajdować i pobierać tylko te dane, które są rzeczywiście aktualnie niezbędne; za pomocą raportów można analizować i drukować dane w określonym układzie. 3
4
Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego tematu, jak produkty i dostawcy. Używanie oddzielnych tabel dla każdego tematu eliminuje duplikowanie danych (redundancję) co czyni przechowywanie danych bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych. Tabele organizują dane w kolumnach (zwanych polami) i w wierszach (zwanych rekordami). 5
W widoku "Arkusz danych" można dodawać, edytować lub wyświetlać dane znajdujące się w tabeli. Można także sprawdzać pisownię, drukować dane tabeli, filtrować lub sortować rekordy, zmieniać wygląd arkusza danych oraz zmieniać strukturę tabeli dodając lub usuwając kolumny. 6
Istotą baz danych jest stworzenie możliwości efektywnego wyszukiwania informacji. Do tego celu służą kwerendy (ang. query), są one obok tabel zawierających dane podstawowymi obiektami definiującymi schematy wyszukiwania pożądanej informacji. 7
Kwerendy pozwalają odpowiedzieć na pytania na temat danych w celu uzyskania określonych informacji z tabel i różnorodnego zmieniania wybranych tabel. Właściwie możliwości przeprowadzania zapytań są głównym powodem posługiwania się aplikacjami zarządzającymi bazą danych. 8
Kwerenda w MS Access jest to albo perspektywa - kwerenda wybierająca, albo instrukcja operowania danymi czyli kwerenda funkcjonalna np. tworzenie tabeli, aktualizacja wierszy tabeli. Kwerenda wybierająca - w wyniku wykonania kwerendy wybierającej otrzymuje się tak zwany dynamiczny zestaw wyników, który ma postać tabeli, z tym, że nie jest zapamiętywany na stałe w bazie danych. Jest wyświetlany w postaci arkusza danych tak jak tabela. Kwerenda usuwająca - (Delete Query) powoduje usunięcie wierszy spełniających podane kryteria Kwerenda dołączająca - (Append Query) powoduje dołączenie wiersza lub wierszy do tabel Kwerenda aktualizująca - (Update Query) dokonuje aktualizacji wierszy tabeli np. podniesienie zarobków o 10% wszystkim pracownikom zarabiającym mniej niż 500: 9
Formularzy można używać w wielu zastosowaniach: do wprowadzania danych do tabeli, do otwierania innych formularzy i raportów, do tworzenia okienek dialogowych i in. Połączenie między formularzem i jego źródłem rekordów jest realizowane za pomocą obiektów graficznych zwanych formantami. Najczęściej spotykanym typem formantu, stosowanym do wyświetlania i wprowadzania danych, jest pole tekstowe. 10
Formularz jest podstawowym elementem graficznego interfejsu użytkownika w aplikacji bazodanowej po stronie klienta. Aplikacja obejmuje zbiór połączonych ze sobą formularzy. Formularz służy między innymi do: wprowadzania danych do bazy danych, prezentowania danych użytkownikowi, aktualizacji danych w bazie danych, usuwania danych z bazy danych, drukowania dokumentów z danymi, inicjowania akcji biznesowych w systemie informacyjnym. 11
Raport jest wygodnym sposobem prezentacji danych w postaci wydrukowanej. Użytkownik ma pełną kontrolę nad rozmiarem i wyglądem wszystkich elementów raportu, dzięki czemu może wyświetlać dane w żądany sposób. 12
Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia. 13
1.Narzędzia główne : W widoku arkusz danych można wykonywać podstawowe operacje na wierszach tabeli: przeglądać wiersze, wyszukiwać (filtrować) wiersze, wstawiać nowy wiersz, usuwać dany wiersz, aktualizować wartości w danym wierszu. W widoku projekt tabeli określamy schemat tabeli czyli kolumny (pola), z których będą się składać wiersze (rekordy) tej tabeli. 14
Czcionka Umożliwia zmianę kroju czcionki Pogrubienie Rozmiar czcionki Umożliwia zmianę rozmiaru czcionki Wyrównaj tekst po lewej Umożliwia wyrównanie tekstu do lewej Do środka w poziomie Umożliwia wyśrodkowanie tekstu Wyrównaj tekst do prawej Umożliwia wyrównanie tekstu do prawej Kursywa Podkreślenie Kolor Linie siatki wypełnienia/tła Alternatywny kolor wypełnienia/tła Kolor czcionki Umożliwia zmianę koloru teksu 15
Zwiększ poziom listy Umożliwia zmniejszenie poziomu wcięcia Zmniejsz poziom listy Umożliwia zwiększenie poziomu wcięcia Kierunek tekstu od lewej do prawej Umożliwia ustawienie kierunku tekstu tak, aby był wyświetlany od lewej lub od prawej strony. Numerowanie Umożliwia rozpoczęcie listy numerowanej Punktory Umożliwia rozpoczęcie listy punktowanej Kolor wyróżnienia tekstu Umożliwia nadanie tekstowi takiego wyglądu, jak gdyby był oznaczony nakreślaczem 16
Odśwież wszystko Nowy (Ctrl + +) Zapisz (Shift + Enter) Sumy Pisownia (F7) Więcej Usuń (Del) Umożliwia usunięcie tego elementu 17
Filtruj Zaznaczenie Rosnąco Malejąco Wyczyść wszystkie sortowania Przełącz filtr Opcje filtru zaawansowanego 18
Znajdź (Ctrl + F) Umożliwia znajdowanie tekstu w dokumencie Zmień (Ctrl + H) Zaznacz Przejdź do 19
2.Tworzenie : Szablony tabel Umożliwia utworzenie nowej tabeli za pomocą szablonu. Program Access zawiera szablony tematyczne. Tabela Umożliwia utworzenie nowej pustej tabeli. Można zdefiniować pola bezpośrednio w nowej tabeli lub otworzyć w widoku projektu Listy SharePoint Umożliwia utworzenie listy w witrynie programu SharePoint i tabeli połączoną z nowo utworzoną listą w bieżącej bazie danych Nowy projekt: tabela Umożliwia utworzenie nowej pustej tabeli w widoku projektu. Można dodawać pola, ustawiać opcje indeksowania i wykonywać inne zaawansowane zadania projektowania tabeli. 20
Formularz dzielony Umożliwia utworzenie formularza dzielonego którym w górnej sekcji pokazany jest arkusz danych, a w dolnej sekcji znajduje się formularz do wprowadzania informacji dotyczących rekordu wybranego w arkuszu danych. Formularz: Umożliwia utworzenie formularza, w którym można wprowadzać informacje po kolei dla pojedynczych rekordów. Wykres przestawny Nowy obiekt: formularz Umożliwia utworzenie nowego pustego formularza w widoku projektu. W widoku projektu można wprowadzać zaawansowane zmiany projektu do formularzu, takie jak dodawania typów formantów niestandardowych i pisanie kodu. Wiele elementów Umożliwia utworzenie formularza pokazującego wiele rekordów w arkuszu danych, po jednym rekordzie na wiersz. Pusty formularz Więcej formularzy 21
Etykiety Umożliwia uruchomienie kreatora etykiet w celu tworzenia standardowych lub niestandardowych etykiet. Raport Umożliwia utworzenie podstawowego raportu dotyczącego danych z bieżącej kwerendy lub tabeli, do którego można dodawać funkcje takie jak grupy lub sumy. Pusty raport Umożliwia utworzenie nowego pustego raportu, dzięki czemu można wstawiać pola i formanty oraz projektować raport. Nowy obiekt: raport Umożliwia utworzenie nowego pustego raportu w widoku projektu. W widoku projektu można wprowadzić zaawansowane zmiany, takie jak dodawanie typów formantów niestandardowych i pisanie kodu. Kreator raportów Umożliwia uruchomienie kreatora raportów, który pomaga w utworzeniu prostych, dostosowanych raportów. 22
Kreator kwerend Umożliwia uruchomienie kreatora kwerend, który pomaga w tworzeniu kwerend: prostych, krzyżowych, wyszukujących duplikaty oraz wyszukujących niedopasowane dane. Nowy obiekt: kwerenda Umożliwia utworzenie nowej pustej kwerendy w widoku projektu. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pokazywanie w tabeli, w którym można wybrać tabele lub kwerendy do dodania do kwerendy. Nowy obiekt: Makro Umożliwia wstawianie makr i innego kodu do bazy danych. 23
3.Dane zewnętrzne: Importuj bazę danych programu Access Umożliwia zaimportowanie bazy danych z innej bazy danych programu Access lub utworzenie łącza do tych danych. Zapis. opcje importu Umożliwia wyświetlanie i uruchamianie poprzednio zapisanych informacji importowania. Importuj arkusz kalkulacyjny programu Excel Umożliwia zaimportowanie danych z pliku programu Microsoft Office Excel lub utworzenie łącza do tych danych. Importuj plik tekstowy Importuj plik XML Więcej Importuj listę programu SharePoint Umożliwia zaimportowanie danych z listy programu SharePoint lub utworzenie łącza do tych danych. 24
Eksportuj do arkusza programu Excel Umożliwia wyeksportowanie zaznaczonego obiektu do skoroszytu programu Excel w pliku programu Microsoft Office Excel. Zapis. dane eksportu Umożliwia wyświetlenie i uruchamianie poprzednio zapisanych operacji eksportowania. PDF lub XPS Umożliwia wyeksportowanie zaznaczonego obiektu do pliku dokumentu PDF lub XPS. Eksportuj do pliku w formacie RTF Umożliwia wyeksportowanie zaznaczonego obiektu do pliku RTF Eksportuj do pliku tekstowego Umożliwia wyeksportowanie zaznaczonego obiektu do pliku tekstowego. Więcej Eksportuj do listy programu SharePoint Umożliwia wyeksportowanie zaznaczonego projektu jako listy programu SharePoint 25
Utwórz e-mail Umożliwia utworzenie wiadomości e- mail, która zawiera formularz do zbierania informacji od użytkowników w celu zapełnienia bazy danych. Zarządzaj odpowiedziami Umożliwia wyświetlenie odpowiedzi zawierających dane zebrane za pomocą wiadomości e-mail i użycie ich do zaktualizowania własnych danych. 26
Pracuj w trybie online Umożliwia przełączanie wszystkich danych do trybu offline. Po ponownym połączeniu zamiany danych zostaną zsynchronizowane z serwerem. Dane listy programu SharePoint zostaną zbuforowane w tej bazie danych. Jeśli baza danych jest udostępniona, dane będą widoczne dla użytkowników, którzy nie mają uprawnień do wyświetlania tych danych w witrynie programu SharePoint. Synchronizuj Buforuj dane list Umożliwia buforowanie danych listy w pliku danych bazy danych w celu poprawienia wydajności klienta w serwera. Spowoduje to zwiększenie rozmiaru bazy danych. Odrzuć zamiany Przenieś do programu SharePoint Umożliwia migrację niektórych lub wszystkich części bazy danych do nowej lub istniejącej witryny programu SharePoint. Poł. pon. listy 27
4.Narzędzia bazy danych Visual Basic (Ctrl + F11) Umożliwia uruchomienie edytora Visual Basic. Uruchom makro Utwórz menu skrótów z makra Konwertuj makra formularzy na język Visual Basic 28
Relacje Umożliwia zdefiniowanie relacji między danymi w tabelach, takich jak pola identyfikatorów lub pola nazw w różnych tabelach, które powinny do siebie pasować. Arkusz właściwości (Alt + ENTER) Umożliwia otwarcie arkusza właściwości tego obiektu w celu ustalenia jego właściwości. Zależności obiektu Umożliwia pokazanie obiektów bazy danych korzystających z zaznaczonego obiektu, takich jak kwerendy zależne od określonych tabel lub tabele zależne od innych tabel. Pasek komunikatorów Umożliwia otwarcie paska komunikatorów w celu wykonania w projekcie wszystkich wymaganych akcji. 29
Dokumentator bazy danych Analizuj wydajność Analizuj tabelę 30
SQL Server Umożliwia migrację niektórych lub wszystkich części bazy danych do nowej lub istniejącej bazy danych programu Microsoft SQL Server. Dostęp do bazy danych Umożliwia podzielenia bazy danych na dwa pliki: jeden zawierających tabele oraz jeden kwerendy i formularze. 31
Menadżer panelu przełączania Menadżer tabel połączonych Szyfruj przy użyciu hasła Utwórz plik ACCDE Dodatki 32