GRANT BLOKOWY SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY PODRĘCZNIK PROCEDUR FUNDUSZU PARTNERSKIEGO

GRANT BLOKOWY SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY PODRĘCZNIK PROCEDUR FUNDUSZU PARTNERSKIEGO

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy Priorytet: Promowanie i/lub wzmacnianie partnerstwa pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i Szwajcarii Podręcznik obowiązuje od dnia 1 czerwca 2011 roku

Spis treści I. INFORMACJE OGÓLNE...9 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy...9 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu Parterskiego...10 II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA...13 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców jakie podmioty mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego...13 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Parterskiego...14 2.3. Partnerstwo...14 2.4. Podwykonawstwo...16 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania...17 2.5.1. Wymagania formalne projektów...18 2.5.2. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania...19 2.6. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków...20 2.6.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu...21 2.6.2. Wydatki niekwalifikowalne...24 III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU PARTNERSKIEGO...25 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów:...25 3.2. Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu Partnerskiego...25 3.3. Budżet projektu...26 3.3.1. Informacje ogólne...26 3.3.2. Wkład własny...27 3.3.2.1. Wkład finansowy...27 3.3.2.2. Wkład własny rzeczowy...28 IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...31 4.1. Informacje podstawowe...31 4.2. Składanie Wniosków o dofinansowanie...32 4.3. Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego...34 4.4. Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane do Wniosku o dofinansowanie załączniki...34 V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...39 5.1. Informacje podstawowe...39 5.2. Ocena administracyjna...39 5.3. Ocena formalna...41 5.4. Ocena merytoryczna...45 5.4.1. Kryteria oceny merytorycznej...46 5.4.2. Procedura oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie...73

VI. REALIZACJA PROJEKTU...77 6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem...77 6.2. Raportowanie i płatności...79 6.2.1 Sprawozdania z realizacji projektu...79 6.2.2. Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania...82 6.2.3. Zasady rozliczania dofinansowania...83 6.2.4. Dokumentowanie poszczególnych kosztów...86 6.2.5. Podatek VAT...89 6.3. Zmiany w Umowie o dofinansowanie...89 6.3.1. Informacje podstawowe...89 6.3.2. Zmiany w wysokości kosztów działań w budżecie i harmonogramie finansowym...90 6.3.3. Zmiany w harmonogramie płatności...90 6.3.4. Zmiana okresu realizacji projektu...90 6.4. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta...91 6.4.1. Rachunek bankowy...91 6.4.2. System księgowania...91 6.4.3. Przechowywanie dokumentów księgowych...92 6.4.4. Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami...92 6.5. Rozwiązanie umowy...93 6.6. Projekty nieukończone...94 6.7. Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu Partnerskiego...94 6.7.1. Monitorowanie...94 6.7.2. Kontrola o charakterze rzeczowym...95 6.7.3. Kontrola finansowa...95 6.7.4. Archiwizacja dokumentów...96 VII. INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU...97 7.1. Informacja i promocja...97 7.2. Pomoc publiczna a Fundusz Partnerski...99 7.3. Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych...100 Załącznik nr 1 Wniosek o dofinansowanie...101 Załącznik nr 2 Instrukcja wypełniania formularza Wniosku o dofinansowanie...109 Załącznik nr 3 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej Pomocy Publicznej (Pomocy de minimis)...124

Definicje Definicje Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o: Asesorze należy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezależny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie. Beneficjencie należy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu. BSPPW należy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Dofinansowaniu należy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w nim Funduszu Partnerskiego oraz z publicznych środków krajowych. Funduszu Partnerskim należy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie i/lub wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i Szwajcarii. Grancie Blokowym należy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów partnerskich należy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów. Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) należy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego. Operatorze należy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Podręczniku należy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Projekcie należy przez to rozumieć projekt partnerski realizowany w ramach Funduszu Partnerskiego będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie między Beneficjentem a Operatorem. 7

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Sponsorze należy przez to rozumieć podmiot, który może zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu. Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) należy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej. Wkładzie własnym należy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, nie podlegającą zwrotowi. Wnioskodawcy należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wniosku należy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu. 8

Informacje ogólne I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004 2007. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leży przekonanie, że jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangażowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców może doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamożnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównoważonym rozwoju. Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz zrównoważonego ekonomicznie i społecznie rozwoju. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i zasobów ludzkich. W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w jego obrębie 2 fundusze: 1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych. 2. Fundusz Partnerski. Niniejszy podręcznik dotyczy drugiego z funduszy: Funduszu Partnerskiego. 9

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu Parterskiego Zgodnie z wytycznymi Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy celem Funduszu Partnerskiego jest promowanie, tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi oraz tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich władz lokalnych i regionalnych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu. Działania w ramach Funduszu Partnerskiego powinny mieć na celu: 1. W przypadku tworzenia/wzmacniania partnerstw promowanie i wymianę najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów/instytucji, zapewnienie transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych polskim władzom lokalnym i regionalnym, instytucjom i partnerom społecznym w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwziąć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi. 2. W przypadku tworzenia/wzmacniania sieci współpracy: współpracę polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu. W ramach Funduszu Partnerskiego Wnioskodawcy będą mieli możliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zacieśnienie współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią. Celem Funduszu Partnerskiego jest także tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Partnerskiego ma ponadto umożliwić przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia partnerstw pomiędzy jednostkami samorządu teretorialnego, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii i do uzyskania znaczącej pozycji organizacji pozarządowych we współtworzeniu społeczności lokalnej. Fundusz Partnerski stworzy również szansę na realizację projektów o charakterze lokalnym lub regionalnym w obrębie różnych sektorów tematycznych mających na celu wymianę najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami. Operatorem Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku konkursu przeprowadzonego przez Minister- 10

Informacje ogólne stwo Rozwoju Regionalnego została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk. 1.3. Aspekty horyzontalne Projekty realizowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu: 1. Zrównoważony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównoważonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. Zrównoważony rozwój jest koncepcją złożoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: ma na celu podniesienie jakości życia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska, wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego, opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego, zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji. 2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w życiu społeczeństwa. Należy dążyć do umożliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w życiu społecznym i zawodowym; 3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad 11

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aż do zakończenia działań. 4. Promowanie i wzmacnianie partnerstw lokalnych i regionalnych pomiędzy Polską a Szwajcarią. Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania. 12

Zasady udzielania dofinansowania II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców jakie podmioty mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy są: polskie jednostki samorządu terytorialnego, w tym ich związki i stowarzyszenia założone w oparciu o ustawy, z wyłączeniem Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich związkami i stowarzyszeniami, jak również szwajcarskimi partnerami społecznymi i instytucjami, polskie instytucje 1 i polscy partnerzy społeczni w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich stowarzyszeniami i związkami lub szwajcarskimi instytucjami i partnerami społecznymi. Jednocześnie podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego muszą spełniać następujące warunki: mieć osobowość prawną, być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem Wniosku o dofinansowanie, być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, działać na zasadzie non-profit lub non-for-profit, tj. nie dla osiągnięcia zysku lub przeznaczać wygenerowany zysk na cele statutowe. Uwaga! Organizacje pozarządowe typu non- profit i non- for- profit w rozumieniu art. 3.2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie mogą występować tylko jako partnerzy lub beneficjenci polskich jednostek samorządu terytorialnego lub instytucji i partnerów społecznych. Zatem w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą być formalnym Wnioskodawcą. Podmiot który nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowany krócej niż 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie może być Wnioskodawcą w ramach Funduszu Partnerskiego. W każdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złożyć tylko jeden Wniosek o dofinansowanie. Wnioski o dofinansowanie które będą naruszały powyższą zasadę zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złożonych ponad ustalony powyżej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie danych Funduszu Partnerskiego. 1 Określenie instytucja użyte w niniejszym Podręczniku oznacza instytucję non-profit lub non-for-profit nie będącą organizacją pozarządową w myśl polskiej Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) podejmujące działania dla dobra publicznego, której właścicielem jest samorząd terytorialny. 13

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Parterskiego O dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą ubiegać się podmioty inne niż wymienione w punkcie [2.1]. Podmioty uprawnione do złożenia Wniosku o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego określone w punkcie [2.1.] stanowią katalog zamknięty. Ponadto o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli: zbankrutował, został złożony wobec niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, zostało wszczęte przeciwko niemu postępowanie egzekucyjne, którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub należnych podatków. Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złożyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do żądania stosownych zaświadczeń poświadczających ww. wymagania. 2.3. Partnerstwo Zawiązanie partnerstwa międzynarodowego (pomiędzy kwalifikowalnymi podmiotami polskimi a kwalifikowalnymi podmiotami szwajcarskimi) w ramach Funduszu Partnerskiego jest obowiązkowe. Zważywszy na optymalne wykorzystanie możliwości, jakie stwarza Fundusz Partnerski, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma tworzenie i wzmacnianie partnerstw oraz współpraca między polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządowymi, instytucjami i partnerami społecznymi mająca na celu promowanie i wymianę najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami, jak również tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji oraz partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu. 14

Zasady udzielania dofinansowania Kwalifikowalnymi Partnerami w ramach Funduszu Partnerskiego są: szwajcarskie i polskie jednostki samorządu terytorialnego, szwajcarskie i polskie stowarzyszenia/związki założone przez szwajcarskie i polskie jednostki samorządowe, szwajcarskie i polskie instytucje i partnerzy społeczni, polskie organizacje pozarządowe typu non-profit i non-for-profit w rozumieniu artykułu 3.2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezależnie od władz rządowych i innych instytucji publicznych, partii politycznych lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Ponadto partner uczestniczący w realizacji projektu powinien spełniać poniższe warunki: pochodzić ze Szwajcarii 2 bądź Szwajcarii i Polski, mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo w projekcie powinno opierać się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie powinno mieć charakter non-profit partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera projektu jest przewidziane na każdym etapie projektu począwszy od jego przygotowania, zakładane cele współpracy są podobne dla wszystkich partnerów, muszą odnosić się do wspólnego celu. Partner projektu nie musi mieć osobowości prawnej lecz musi być zarejestrowany dłużej niż 12 miesięcy, licząc od daty złożenia Wniosku. Z uwagi na cel Funduszu, do którego należy wzmocnienie dwustronnych stosunków między Polską a Szwajcarią, zawiązanie partnerstwa międzynarodowego jest warunkiem koniecznym aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Utworzenie partnerstwa z organizacją polską również będzie możliwe, jednakże pod warunkiem, iż dodatkowo partnerem projektu będzie organizacja szwajcarska spełniająca kryteria kwalifikowalne wymienione powyżej. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika. 2 Istnieje możliwość znalezienia partnera ze Szwajcarii poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy. Szczegóły podane są na stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy: www.swiss- -contribution.admin.ch/poland 15

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Niezależnie od kraju pochodzenia partnera, do Wniosku o dofinansowanie należy załączyć list intencyjny, deklarujący udział partnera/partnerów w projekcie. W przypadku przyznania dofinansowania, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, konieczne będzie podpisanie umowy partnerskiej/umów partnerskich definiującej/ definiujących szczegółowo zakres prac, działań projektowych i odpowiedzialności partnera/partnerów w projekcie, jego/ich koszty oraz wkład merytoryczny. List intencyjny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i data, oznaczenie stron partnerstwa z podaniem danych teleadresowych, wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu), szczegółowe określenie zasad współpracy oraz obszarów działania, szczegółowe określenie obowiązków między partnerami w związku z realizacją projektu i zarządzaniem nim, w tym zarządzaniem finansowym, oraz przepływ środków finansowych pomiędzy partnerami, podział kompetencji osób które będą zaangażowane w realizację projektu (ze strony Wnioskodawcy i partnera/partnerów). informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania, podpisy osób uprawnionych do reprezentowania partnera. List intencyjny należy przygotować w języku polskim lub angielskim. List intencyjny może być załączony do Wniosku o dofinansowanie w formie oryginału lub kopii poświadczanej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy. WAŻNE Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie potraktowane zostanie jako brak załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów, brak choćby jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! 2.4. Podwykonawstwo Jeżeli w celu właściwego zrealizowania działań projektowych konieczne jest zaangażowanie podwykonawcy, należy w jasny i nie budzący wątpliwości sposób uzasadnić tę potrzebę, wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie oraz określić zakres prac i zadań, które zostaną zlecone podwykonawcy. Ponadto przy wyborze podwykonawcy Wnioskodawca ma obowiązek unikania konfliktu interesów. Operator zastrzega sobie prawo do uznania za nie- 16

Zasady udzielania dofinansowania kwalifikowalne koszty poniesione na realizację projektu w przypadku udowodnienia zaistnienia konfliktu interesów. Należy pamiętać, że podwykonawstwo nie powinno odbywać się w ramach formalnego partnerstwa w projekcie. W przypadku zawarcia formalnego partnerstwa w projekcie niedopuszczalne jest zawieranie w ramach umowy partnerskiej lub dodatkowo jakichkolwiek zleceń o charakterze komercyjnym. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo/umów wykonawczych podwykonawcy są zobowiązani do dostarczenia organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa. Za podwykonawcę uważa się osobę fizyczną lub prawną, której Beneficjent zleca wykonanie części działań w ramach realizowanego projektu. Zlecanie na zewnątrz prac, które należą do zadań statutowych Wnioskodawcy może wpływać na otrzymanie mniejszej liczby punktów w ocenie merytorycznej projektu. 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania Projekty składane w ramach Funduszu Partnerskiego muszą realizować założenia i cele Funduszu Partnerskiego, którymi są promocja i umacnianie współpracy pomiędzy polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami i partnerami społecznymi oraz być zgodne z jednym z następujących kwalifikowalnych działań: projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdrażanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe, instytucje i partnerów społecznych w celu promowania i wymiany najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów /instytucji, projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdrażanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe instytucje i partnerów społecznych w celu zapewnienia transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwzięć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi, projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu. 17

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Przedmiotem dofinansowania będą tylko projekty miękkie /nieinwestycyjne skierowane na zwiększanie różnorodności działań podejmowanych przez Wnioskodawców i ich Partnerów, propagowanie dobrych praktyk, podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych przez nich działań. Podejście zorientowane na projekt Wszystkie działania opisane powyżej będą uznane za kwalifikowalne jedynie w przypadku przedstawienia ograniczonych w czasie projektów partnerskich, które będą miały jasno sprecyzowane cele i spodziewane rezultaty oraz których działania będą skoncentrowane w obrębie danego obszaru tematycznego/obszarów tematycznych lub sektora/sektorów. Tworzenie i wzmacnianie współpracy Działania związane z tworzeniem i wzmocnieniem współpracy mogą stanowić maksymalnie 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektów partnerskich. Koszty te związane są z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji merytorycznych działań projektowych (w ramach projektu). Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi. Biorąc pod uwagę cele Funduszu Partnerskiego oraz projekty objęte wsparciem, tworzenie i wzmacnianie współpracy może przybrać następujące formy: wspólne spotkania, wizyty studyjne, inne podobne działania W Funduszu Partnerskim Wnioskodawcy będą mieli możliwość realizacji jedynie projektów o charakterze non-profit. Projekty finansowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny odpowiadać na rzeczywiste problemy oraz dotyczyć stanu faktycznego lub jego prognozy. 2.5.1. Wymagania formalne projektów W ramach Funduszu Partnerskiego dopuszcza się możliwość składania jednej kategorii projektów: kwota dofinansowania od 10 000 CHF do 250 000 CHF, okres realizacji projektu: brak ograniczenia czasowego, jednak nie dłużej niż do 30 września 2014 roku. Kurs franka szwajcarskiego, po którym należy ustalić w złotówkach wartość powyższych limitów będzie podany na stronie internetowej Funduszu Partnerskiego www. swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu. 18

Zasady udzielania dofinansowania WAŻNE W przypadku ubiegania się o dofinansowanie o wartości przekraczającej 30 000 franków szwajcarskich, wraz z podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Wnioskodawca musi wnieść zabezpieczenie otrzymanej zaliczki w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, której wzór stanowi załącznik numer 4 do niniejszego Podręcznika. Nie dotyczy jednostek Sektora Finansów Publicznych. Refundacji podlegać będą wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania. 2.5.2. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania Dofinansowaniu w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą podlegać projekty zawierające następujące działania: działania polegające na doraźnej pomocy (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieżących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re- -granting tj. przekazywanie środków podmiotom trzecim w ramach oddzielnej procedury konkursowej bez możliwości bezpośredniej kontroli ich wydatkowania, projekty, w których odbiorcą grantu nie jest Wnioskodawca, projekty już trwające lub zakończone, działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku), działania o charakterze politycznym (związane z formą agitacji politycznej, organizowaniem kampanii wyborczych czy promowaniem działalności konkretnego ugrupowania, komitetu wyborczego lub partii politycznych, a także organizacji je wspierających), działania o charakterze religijnym (związane ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej), działania związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu, działania inwestycyjne w tym wszelkie zakupy sprzętu lub innych aktywów oraz wyposażenia, remonty, a także adaptacja pomieszczeń. 19

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego 2.6. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie koszty uznane za kwalifikowalne. Za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty spełniające łącznie poniższe warunki: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne do właściwego jego przygotowania lub realizacji, są uwzględnione w budżecie projektu, są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a także są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem (np. kosztem kwalifikowanym może być jedynie część wynagrodzenia księgowego jeżeli wykonuje on w ramach godzin pracy również inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na czynsz i inne opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem biura sfinansowana może być tylko ta część wydatków, która bezpośrednio związana jest z realizacją projektu), są ponoszone celowo, rzetelnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego, są ponoszone z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji (z zastrzeżeniem stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania) oraz z dołożeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów * (patrz punkt 3.2 Podręcznika Procedur), zostały poniesione w okresie uprawnionym/kwalifikowalnym (nie wcześniej niż dzień podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i nie później niż dzień zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie), są poparte właściwymi dowodami księgowymi, są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych, muszą być możliwe do weryfikacji i zewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 20

Zasady udzielania dofinansowania WAŻNE Beneficjent pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne w ramach realizowanego projektu jest zobowiązany do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie (lub zgodnie z przepisami Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania). WAŻNE Kwalifikowalność poniesionych kosztów weryfikowana jest na podstawie procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Partnerstw Regionalnych i fakt przedstawienia ich we Wniosku o dofinansowanie nie jest jednoznaczny z uznaniem poniesionych wydatków za kwalifikowalne. 2.6.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Koszty kwalifikowalne tj. podlegające finansowaniu zostały podzielone na 7 kategorii: 1. Koszty usług przygotowawczych i doradczych zatwierdzonego projektu (G 1), w tym : koszty konsultacji społecznych, konsultacje specjalistyczne niezbędne do prawidłowej realizacji działań projektu partnerskiego np. konsultacje prawne lub usługi notarialne, opracowanie narzędzi badawczych, koszty badań pod warunkiem, że mają one nierozerwalny związek z projektem partnerskim. 2. Koszty informacji i promocji (G2), w tym wydatki związane z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu partnerskiego i informacji o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Kosztami kwalifikowanymi będą: utworzenie i prowadzenie stron internetowych, przygotowanie i druk ulotek, broszur, plakatów, (banerów), naklejek, przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie oraz na bilbordach, przygotowanie i emisja ogłoszeń oraz innych materiałów informacyjnych w telewizji i radio, 21

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego tablice pamiątkowe, tablice informacyjne, spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, przygotowanie materiałów audiowizualnych, inne podobne wydatki związane z promocją. 3. Koszty opłat finansowych (G 3) w tym koszty: poręczeń finansowych i ubezpieczeń, opłat za założenie i prowadzenie rachunku na potrzeby realizacji projektu partnerskiego, przelewów bankowych, poręczenia bankowe, inne koszty finansowe. 4. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G 4), w tym koszty: usług hotelowych i gastronomicznych (dotyczących uczestników projektu, wykładowców, trenerów), wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych, tłumaczeń, przygotowania materiałów szkoleniowych (np. druku, powielanie, wysyłka materiałów), wynagrodzeń personelu merytorycznego m.in.: wykładowców, trenerów, ekspertów zewnętrznych, terapeutów, podróży, zakwaterowania i wyżywienia osób spoza personelu zarządzającego projektu partnerskiego, które prowadzą spotkania/szkolenia/konferencje/ debaty lub w nich uczestniczą (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie mogą być wyższe od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską), diet, inne koszty ściśle związane ze specyfiką projektu. 5. Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy* (G5) tj. koszty związane z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji działań projektowych. Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi. Są to: koszty podróży służbowych, koszty zakwaterowania, 22

Zasady udzielania dofinansowania koszty diet, koszty usług gastronomicznych (cateringu, zaproszenia do restauracji, itp.), tłumaczeń, inne podobne wydatki. *Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy nie mogą przekroczyć wartości 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego. 6. Koszty personelu zarządzającego projektem, (G.6) a w nich: koszty wynagrodzenia pracowników wraz ze wszystkimi składowymi (koszty zapłaconych i odprowadzonych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) z wyłączeniem premii nieregulaminowych, premii motywacyjnych lub nagród. Koszty te nie mogą być wyższe niż stawki powszechnie stosowane na rynku w danej dziedzinie i powinny być racjonalnie skalkulowane w odniesieniu do realizacji projektu partnerskiego. Ponadto koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć wartości 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu partnerskiego. 7. Koszty biurowe, limit do 800 zł miesięcznie PLN (G7) w tym koszty: usług teleinformacyjnych i przesyłek pocztowych, kopiowania dokumentów, zakupu materiałów biurowych, zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego, wynajęcia i eksploatacji pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji projektu partnerskiego* (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne ogrzewanie, energia elektryczna itp.). * Koszty wynajmu i opłat eksploatacyjnych związanych z realizacją projektu partnerskiego (prąd, ogrzewanie itp.) nie mogą być uznane za kwalifikowalne w przypadku projektów partnerskich złożonych przez jednostki samorządu terytorialnego. Istnieje możliwość poniesienia kosztów przez partnera bądź partnerów do wysokości 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego. Wysokość wydatków poniesionych przez partnera/partnerów powinna być uzależniona od roli jaką odgrywa/odgrywają oraz od poziomu udziału w realizacji projektu. WAŻNE Dopuszcza się możliwość przedstawienia we Wniosku o dofinansowanie wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. Należy jednak pamiętać, że wydatki niekwalifikowalne (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego, który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków projektu. 23

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego 2.6.2. Wydatki niekwalifikowalne Kosztami kwalifikowanymi nie są: koszty działań inwestycyjnych, w tym zakup sprzętu i wyposażenia, koszty remontu i adaptacji pomieszczeń, koszty nabycia środków transportu, zakup nieruchomości, nagrody pieniężne, nagrody rzeczowe znacznej wartości dla uczestników konkursów i zawodów organizowanych w ramach projektu partnerskiego (dopuszczalne są tylko nagrody symboliczne, o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 200 zł), podatki i opłaty, w tym podatek od towarów i usług, które w świetle obowiązujących przepisów prawnych mogą być odzyskiwane, mandaty, grzywny, kary finansowe, koszty postępowań sądowych, koszt oprocentowania salda debetowego z przeprowadzonych transakcji finansowych, straty spowodowane różnicami kursowymi, prowizje związane z wymianą walut, koszty zakupu i instalacji komputerowych systemów zarządzania organizacją, prowizje i odsetki z tytułu spłaty kredytów, koszty rozliczenia strat, wydatki sfinansowane z innych źródeł, wszelkiego rodzaju formy gratyfikacji rzeczowej lub finansowej, w tym nagrody i premie dla osób związanych z realizacją projektu partnerskiego, indywidualne stypendia socjalne, naukowe i szkoleniowe (środki finansowe wypłacane jednorazowo lub okresowo uczniom, studentom, nauczycielom akademickim itd., na pokrycie kosztów nauki, badań naukowych itp. poza miejscem zamieszkania), koszty wynagrodzenia za pracę jednej osoby w przypadku, gdy suma przepracowanych przez nią godzin przekracza 60 godzin tygodniowo, koszty przygotowania Wniosku o dofinansowanie, wydatki nieudokumentowane, wydatki poniesione niezgodnie z prawem zamówień publicznych w przypadku gdy Wnioskodawca ustawowo zobowiązany jest do przestrzegania prawa zamówień publicznych. 24

Szczegółowe zasady dofinansowania projektów w ramach funduszu partnerskiego III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU PARTNERSKIEGO 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów: projekt może być współfinansowany z różnych źródeł, przy czym niedopuszczalne jest finansowanie wydatków, które zostały dofinansowane z innych źródeł (podwójne dofinansowanie), nakłady na realizację projektu powinny być adekwatne do oczekiwanych rezultatów, we Wniosku o dofinansowanie powinny być umieszczone wyłącznie wydatki niezbędne do prawidłowej realizacji celów projektu, dofinansowaniem w ramach Funduszu Partnerskiego objęte będą wyłącznie koszty kwalifikowalne wskazane w niniejszym Podręczniku, dofinansowaniu podlegają wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania do dnia zakończenia projektu określonego w umowie o dofinansowanie. WAŻNE Działania projektowe nie mogą generować zysku w trakcie realizacji projektu. Zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np. jeżeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo). 3.2. Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu Partnerskiego Podmioty ubiegające się o wsparcie z Funduszu Partnerskiego, zobowiązane do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych, są zobligowane do stosowania ww. przepisów w odniesieniu do zamówień objętych kosztami kwalifikowalnymi projektu. W przypadku realizacji projektu przez Beneficjentów, których nie obejmują ww. przepisy, Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów*, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne w ramach realizowanego projektu. Oprócz tego Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego. 25

Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego W szczególności Beneficjent przy wyborze osób i/ lub podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie może wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. W przypadkach uzasadnionych merytorycznie, gdzie wyjaśnienia Beneficjenta oraz stwierdzony stan faktyczny dowiodą, że zatrudnianie lub udzielanie zamówień w ramach projektów Funduszu Partnerskiego będzie stanowić nieodzowny element projektu, kluczowy dla wykonalności projektu, a w szczególności, gdy, wydatki zostaną poniesione celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów projektu, wówczas Operator - ECO- RYS Polska, może odstąpić od stosowania ww. zasad konfliktu interesów. W takich przypadkach Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Operatora o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się do Operatora o wyrażenie zgody na odstąpienie od stosowania zasad unikania konfliktu interesów nie później niż 5 dni roboczych licząc od dnia w którym planowane jest zatrudnienie osób lub udzielenie zamówień w ramach projektu tym podmiotom co do których może zachodzić podejrzenie zaistnienia konfliktu interesów. *) Konflikt interesów sytuacja, w której z przyczyn gospodarczych, powiązań politycznych lub narodowych, związków rodzinnych, emocjonalnych lub innych wspólnych interesów po stronie jakiejkolwiek osoby realizującej umowę istnieje ryzyko nieobiektywnego wykonywania umowy lub braku bezstronności w postępowaniu. W szczególności konflikt interesów ma miejsce wówczas, gdy do zadań realizowanych w ramach projektu wybierane są osoby pozostające w związku pokrewieństwa, opieki lub kurateli z pracownikami lub członkami organów Beneficjenta, gdy Beneficjent nabywa usługi lub towary od podmiotów gospodarczych, będących własnością takich osób, lub wówczas, gdy w związku z realizacją projektu, pracownicy lub członkowie organów Beneficjenta dostarczają towary lub usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. 3.3. Budżet projektu 3.3.1. Informacje ogólne Maksymalna wartość dofinansowania wynosi 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Beneficjenci zobowiązani są do współfinansowania co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Minimalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką można się ubiegać wynosi 10 000 CHF. Maksymalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką można się ubiegać wynosi 250 000 CHF. Budżet projektu, raportowanie i rozliczanie będą prowadzone w polskich złotych. Kurs franka szwajcarskiego, po którym należy ustalić w złotówkach budżet projektu oraz wartość podanych powyżej limitów, będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego obowiązujący w dniu ogłoszenia danej edycji konkursu. 26

Szczegółowe zasady dofinansowania projektów w ramach funduszu partnerskiego 3.3.2. Wkład własny Beneficjent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Wkład ten może pochodzić z zasobów własnych Wnioskodawcy lub Partnerów. Wkład własny stanowiący nie mniej niż 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu może zostać wniesiony w całości w formie pieniężnej lub też może składać się z części finansowej i rzeczowej. W przypadku, gdy składa się on z 2 części, wkład finansowy musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Pozostałe 8% można zapewnić w postaci wkładu rzeczowego. Wkład własny finansowy może zostać zapewniony przez samego Wnioskodawcę bądź Partnera lub Sponsora, wkład własny rzeczowy - przez samego Wnioskodawcę. Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny w wysokości nie mniejszej niż 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu musi być zapewniony w formie pieniężnej. 3.3.2.1. Wkład finansowy Za wkład własny finansowy uważa się środki pieniężne pochodzące od Wnioskodawcy, Partnera projektu bądź Sponsora przeznaczone na realizację projektu partnerskiego. W celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego wskazanego we Wniosku o dofinansowanie (w wysokości10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego bądź w wysokości od 2% do 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu w przypadku pozostałych Wnioskodawców) Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do Wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty: w przypadku, gdy wkład własny finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej należy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyższego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania, 27