ZAPYTANIE OFERTOWE nr OSB/D/01/2014

Poznań, dnia 30.12.2014 r. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE ZAPYTANIE OFERTOWE nr OSB/D/01/2014 SENSE consulting sp. z. o. o. zaprasza do złożenia oferty w celu wyłonienia Wykonawcy usług doradczych w ramach projektu OCHRONA ŚRODOWISKA DLA BIZNESU (POKL.02.01.01-00- 231/13). Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w rozdziale 3.1.3.1 Zasada konkurencyjności dokumentu pn. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i realizowany w partnerstwie przez Fundację INNOVA, Spółkę EKOPOZ Sp. z o.o. oraz Spółkę SENSE consulting sp. z o.o. OCHRONA ŚRODOWISKA DLA BIZNESU to program szkoleniowo-doradczy skierowany do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, mających siedzibę na terytorium Polski, które zostaną objęte wsparciem z zakresu: (1) zarządzania środowiskowego w firmie, (2) podstawowych obowiązków firmy w zakresie gospodarowania odpadami, (3) odnawialnych źródeł energii, (4) zarządzania energią, jako narzędzia poprawy konkurencyjności firmy, (5) ekologicznej marki produktu i wizerunku firmy. Cykl udziału jednego przedsiębiorstwa w ramach projektu obejmuje doradztwo wstępne będące analizą potrzeb, wsparcie szkoleniowe dla pracowników oraz doradztwo powiązane ze szkoleniami (w formule 1 na 1) mające na celu optymalizację działalności przedsiębiorstwa pod kątem oddziaływania na środowisko naturalne. Projekt realizowany jest od 1 stycznia 2014r. do 30 czerwca 2015r. i jest realizowany na terenie całego kraju. Niniejsze zapytanie zostało ogłoszone na stronie internetowej www.senseconsulting.pl i www.sensehumancapital.pl. II. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM SENSE consulting sp. z o.o. ul. Wielka 11/9 61-774 Poznań e-mail: osb@senseconsulting.pl NIP: 778-145-68-26 1

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi doradczej dla uczestników projektu powiązanej ze szkoleniami prowadzonej przez Wykonawcę wśród Beneficjentów Pomocy (przedsiębiorstw biorących udział w projekcie). Usługa obejmuje 8 h doradztwa dla każdego Beneficjenta Pomocy łącznie 200 h doradztwa (1 godzina = 60 minut). Usługa obejmować będzie w szczególności analizę specyficznych potrzeb w zakresie optymalizacji ekologicznej działalności firmy i ich źródeł, identyfikację zobowiązań prawnych BP w zakresie uwarunkowań ekologicznych, opracowanie programu ich realizacji oraz doradztwo w zakresie opracowania programu w zakresie rozwiązań ekologicznych dla 25 Beneficjentów Pomocy biorących udział w ww. projekcie szkoleniowo-doradczym. Doradztwo będzie odbywać się w siedzibach Beneficjentów Pomocy lub zdalnie, w zależności od indywidualnie opracowanego planu wsparcia. Doradcami będą eksperci z branży, specjalizujący się w zakresach tematycznych odpowiadających specyfice BP. Efektem uczestnictwa w doradztwie będzie opracowanie (lub aktualizacja) i przyjęcie do realizacji przez wszystkich Beneficjentów Pomocy PROGRAMU WDRAŻANIA ROZWIĄZAŃ ŚRODOWISKOWYCH dostosowany do specyfiki każdego przedsiębiorstwa, a opracowany przez Wykonawcę zgodnie z wymogami określonymi w dokumentacji konkursowej dla projektów realizowanych w konkursie Zielone Światło (POKL/2.1.1/2012/ZS). Zamawiający zakłada możliwość zwiększenia zamówienia do 50%. Wykonawca realizowanej usługi będzie zobowiązany do rzetelnego prowadzenia dokumentacji: 1. prowadzenie ewidencji uczestnictwa w doradztwie na potrzeby sprawozdawczości projektu 2. sporządzanie raportów z usługi doradczej (zgodnie ze wzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości) 3. opracowanie programu wdrażania rozwiązań ekologicznych dla każdego Beneficjenta Pomocy. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia, uwzględnił nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: CPV: 79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne W celu zapewnienia spójności i sprawności działań merytorycznych w projekcie Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. HARMONOGRAM REALIZACJI DORADZTWA Szkolenia realizowane będą od stycznia 2015 roku do czerwca 2015 roku. Wyznaczenie przez Zamawiającego konkretnego terminu realizacji danej usługi doradczej wraz ze wskazaniem miejsca jej realizacji będzie zgłaszana Wykonawcy sukcesywnie, najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem jej realizacji z Beneficjentem Pomocy biorącym udział w projekcie. Zasada wskazana w zdaniu drugim ma zastosowanie również do zmiany terminu doradztwa. 2

WYMOGI MINIMUM W STOSUNKU DO WYKONAWCY O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizowali min. 5 usług doradczych spójnych z opisem przedmiotu zamówienia, o którym mowa w punkcie nr III niniejszego zapytania, przy czym każda z usług była warta min. 2.500 zł brutto. 2. dysponują zespołem projektowym składającym się z min. 2 osób, spośród których każda zrealizowała min. 40 godzin doradztwa w zakresie spójnym z opisem przedmiotu zamówienia, o którym mowa w punkcie nr III niniejszego zapytania. Zważywszy na harmonogram prac i obszar realizacji projektu Wykonawca powinien posiadać potencjał kadrowy, który pozwoli równolegle realizować usługi doradcze w min. 5 przedsiębiorstwach. Niespełnienie chociażby jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania oraz odrzuceniem jego oferty. IV. UDZIAŁ PODWYKONAWCÓW Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy (doradcy/konsultanta) w realizacji zamówienia. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z Podwykonawcy podczas realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie Podwykonawcę, z pomocy którego planuje korzystać podczas realizacji zamówienia. Podwykonawcę obowiązują te same wymogi odnośnie przedmiotu zamówienia (z części III) co Wykonawcę. Wypełniając załączniki nr 4 i nr 5 dotyczące doświadczenia Wykonawcy, należy wykazać doświadczenie Podwykonawcy, z którego usług Wykonawca skorzysta. Wykonawca przed podpisaniem umowy, jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu kopie oświadczenia bądź umowy ze wskazanym w ofercie Podwykonawcą. V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna składać się z: 1. formularza ofertowego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 2. oświadczenia załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 3. 4. 5. oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym doświadczenia Wykonawcy/Podwykonawcy w zakresie zrealizowanych usług doświadczenia zawodowego Wykonawcy/Podwykonawcy (CV doradcy) 6. wzoru umowy załącznik nr 3 do zapytania ofertowego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego załącznik nr 5 do zapytania ofertowego załącznik nr 6 do zapytania ofertowego (nie należy wypełniać pustych pól umowy) Podpisanie załączników, w tym wzoru umowy, oznacza potwierdzenie i akceptację wszystkich zawartych w nich treści. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów, z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych. 3

VI. PRZYGOTOWANIE OFERTY I SPOSÓB OBLICZANIA CENY a) Każdy z Wykonawców składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. b) Należy złożyć ofertę na pełen wymiar przedmiotu zamówienia. Zamawiający odrzuci oferty częściowe. c) Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. d) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. e) Wykonawca poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN), a płatności odbędą się na zasadach szczegółowo określonych w umowie. f) Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. g) W ofercie należy podać w złotych polskich cenę brutto za przeprowadzenie 1 godziny doradztwa. h) Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, w cenie oferty musi uwzględnić koszt ubezpieczenia ZUS i podatku dochodowego, konieczny do poniesienia przez Zamawiającego. Podana w Formularzu ofertowym cena będzie traktowana, jako cena za wykonanie usługi wraz z opłatami z tytułu ubezpieczenia ZUS i podatku dochodowego ponoszonymi przez Zamawiającego. Wypłacane wynagrodzenie Wykonawcy po odprowadzeniu pochodnych nie będzie zatem równowartością ceny podanej w ofercie. i) Cena oferty brana do porównania ofert będzie kwotą jednostkową brutto za 1 godzinę doradztwa. j) W związku z ogólnopolskim charakterem zamówienia cena oferty musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia (w tym zakwaterowanie, wyżywienie i dojazd doradcy, jeśli takie będą konieczne). k) Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku, w terminie 45 (czterdzieści pięć) dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury/rachunku, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury VAT nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotem danego zamówienia. l) Cena oferty określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy. m) Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich. n) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż wycena zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. o) Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie. p) Zamawiający oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy. q) Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. r) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji prawdziwości podanego w załączniku nr 4 i nr 5 doświadczenia doradcy poprzez wgląd w referencje, potwierdzenia wykonania usługi, port folio, świadectwa pracy lub inne dokumenty, które jasno potwierdzają doświadczenie. Brak 4

przedłożenia Zamawiającemu wymaganych dokumentów we wskazanym przez Zamawiającego terminie, będzie skutkował odrzuceniem oferty. s) Termin związania ofertą: 30 dni od terminu złożenia oferty. VII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Wszelkie pytania związane z przedmiotem postępowania należy kierować drogą elektroniczną, e-mail: osb@senseconsulting.pl. VIII. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT Ofertę należy dostarczyć osobiście lub pocztą do siedziby Zamawiającego, albo przesłać na adres e-mail: osb@senseconsulting.pl z oznaczeniem w temacie wiadomości: OSB/D/01/2014 w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania/opublikowania zapytania ofertowego, czyli w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15 stycznia 2015 r. W przypadku chęci złożenia oferty w wersji fizycznej dokumenty można złożyć w godzinach pracy sekretariatu firmy SENSE consulting sp. z o.o. tj. w godz. 08:00-16:00. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. IX. ZAKRES WYKLUCZENIA Zakres wykluczenia z niniejszego zapytania ofertowego obejmuje wszystkie podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadania udziałów lub co najmniej 5 % akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. X. OCENA OFERTY Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane będą następujące kryteria: Cena brutto za godzinę szkolenia maks. 60 pkt. Doświadczenie doradców w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia określonym w punkcie nr III niniejszego zapytania maks. 30 pkt. (po 15 pkt. na każdego z 2 doradców określonych w Minimalnych warunkach do Wykonawcy). Punkty zostaną przyznane wg zasady: przeprowadzenie 40-80 godz. doradztwa 5 pkt. przeprowadzenie 81-120 godz. doradztwa 10 pkt. przeprowadzenie 121 i więcej godz. doradztwa 15 pkt. Doświadczenie Wykonawcy w zakresie usług doradczych spójnych z opisem przedmiotu zamówienia określonym w punkcie nr III niniejszego zapytania maks. 10 pkt. Punkty zostaną przyznane wg zasady: realizacja 5-10 usług doradczych 5 pkt. realizacja 11 usług i więcej 10 pkt. 5

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione powyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo. W trakcie oceny ofert, kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty za powyższe kryteria według następujących zasad: Nr kryterium: Wzór: Cena brutto za godzinę szkolenia maks. 60 pkt. Liczba punktów = ( Cmin/Cof ) * 100 * waga gdzie: a. b. c. - Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert - Cof - cena podana w ofercie Maksymalną liczbę punktów, tj. 60, otrzyma Wykonawca, który w prawidłowo złożonej ofercie spełniającej wymogi niniejszego zapytania ofertowego zaproponuje najniższą cenę ze wszystkich poddanych ocenie ofert. Doświadczenie doradców zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia określonym w punkcie nr III niniejszego zapytania maks. 30 pkt. (po 15 pkt. na każdego z 2 doradców określonych w Minimalnych warunkach do Wykonawcy). Punkty zostaną przyznane wg zasady: przeprowadzenie 40-80 godz. doradztwa 5 pkt. przeprowadzenie 81-120 godz. doradztwa 10 pkt. przeprowadzenie 121 i więcej godz. doradztwa 15 pkt. Doświadczenie będzie weryfikowane i punktowane na podstawie informacji przedstawionych w załączniku nr 5. Doświadczenie w zakresie usług doradczych spójnych z opisem przedmiotu zamówienia określonym w punkcie nr III niniejszego zapytania maks. 10 pkt. Punkty zostaną przyznane wg zasady: realizacja 5-10 usług doradczych 5 pkt. realizacja 11 usług i więcej 10 pkt. Doświadczenie będzie weryfikowane i punktowane na podstawie informacji przedstawionych w załączniku nr 4. XI. OCENA I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ a. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach, niewypełnione kolumny i wiersze w tabelach w załącznikach 4 i 5). 6

c. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. d. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. XII. WYNIK POSTĘPOWANIA a. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. b. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku gdyby Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert, których oferowana wartość wynagrodzenia przekracza wartość przyjętą w budżecie projektu. f. Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który otrzymał największą liczbę punktów za złożoną ofertę. XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania ofertowego bez dokonywania wyboru oferty lub unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. W takim przypadku Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższego uprawnienia. W tym zakresie Wykonawcy zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 oświadczenie 3. Załącznik nr 3 oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym 4. Załącznik nr 4 doświadczenie Wykonawcy 5. Załącznik nr 5 doświadczenie doradców 6. Załącznik nr 6 wzór umowy 7