Zamawiający Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska 8 91-302 Łódź SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia: Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas warsztatów szkoleniowych pn. Zły Dotyk. Wykorzystywanie dzieci na tle seksualnym ofiary i sprawcy w terminie 22-24.10.2012 r., skierowanych do przedstawicieli rożnych grup zawodowych z terenu województwa łódzkiego pracowników oświaty, policjantów z Komend Miejskich i Powiatowych Policji zajmujących się problematyką nieletnich, pracowników socjalnych, a także pilotażowo lekarzy (pediatrów).
Nr sprawy: 61/2012 1. NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiający: Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska 8 91-302 Łódź NIP 725-17-38-043 tel. 42 203 48 00 fax. 42 203 48 17 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1 i art. 39 o wartości poniżej progów ustalonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.). 2. Ilekroć w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zwanej dalej SIWZ użyty jest skrót Pzp należy przez to rozumieć ustawę wskazaną w pkt. 1. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas warsztatów szkoleniowych pn. Zły Dotyk. Wykorzystywanie dzieci na tle seksualnym ofiary i sprawcy w terminie 22-24.10.2012 r., skierowanych do przedstawicieli rożnych grup zawodowych z terenu województwa łódzkiego pracowników oświaty, policjantów z Komend Miejskich i Powiatowych Policji zajmujących się problematyką nieletnich, pracowników socjalnych, a także pilotażowo lekarzy (pediatrów).
Kod CPV: 55110000-4 hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków W ramach przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Świadczenia usługi hotelarskiej polegającej na: a. zapewnieniu 2 noclegów ze śniadaniami w hotelu *** lub ośrodku szkoleniowym o standardzie hotelu *** na terenie województwa łódzkiego dla 106 osób w okresie 22 24.10. 2012 r. Zamawiający wymaga zapewnienia pokoi dwu, trzy i czteroosobowych z łazienkami, TV i stałym dostępem do wody mineralnej (łóżka w pokojach powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie). b. zapewnieniu na terenie hotelu / ośrodka, w którym będzie zakwaterowanie 2 sal wykładowych (dla minimum 50 osób każda), 4 sal warsztatowych (dla minimum 25 osób każda) wraz ze sprzętem i materiałami niezbędnymi dla przeprowadzenia szkolenia (rzutnik, ekran, flipchart) Wszystkie sale szkoleniowe powinny być odpowiednio dostosowane do ilości uczestników każdej z grup szkoleniowych. Sale powinny ponadto spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, posiadać wydajny i sprawny system wentylacyjny lub klimatyzację. 1. Świadczenia usługi restauracyjnej polegającej na zapewnieniu pełnego wyżywienia (2 śniadania, 3 dwudaniowe obiady z deserem, 2 kolacje, w tym jedna integracyjna i jedna uroczysta) i łącznie 5 przerw kawowych (2 przerw kawowych w dniach 22 i 23.10. 2012 r. oraz 1 przerwy kawowej w dniu 24.10. 2012 r.): dwa śniadania w formie szwedzkiego stołu (w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: pieczywo 150 g., parówki 30 g., jajecznica z 2 jaj, wędliny różne 80 g., sery różne 50 g., masło 30 g., dżemy 40 g., płatki śniadaniowe, mleko ciepłe i zimne, miód, świeże warzywa, soki, woda mineralna, kawa, herbata bez ograniczeń) trzy dwudaniowe obiady z deserem i napojami (w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: zupa 300 ml, mięso różne 100 150 g. po przygotowaniu, ziemniaki/ryż/makaron/kasza 200 g., gotowane jarzyny 150 g., surówki różne 150 g., ciasto/owoce/lody 150 g., soki, woda mineralna, kawa, herbata bez ograniczeń) jedna kolacja integracyjna (w dniu przyjazdu 22.10.2012 r.) z ciepłymi i zimnymi napojami (w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: przystawki różne, co najmniej 5 rodzajów 150 g., danie główne w formie gorącej zupy typu krem lub gulasz 300 ml, pieczywo 100g., masło 20 g., wędliny różne 50 g., sery różne 30 g., świeże warzywa, owoce 100 g., kawa, herbata, soki, woda mineralna bez ograniczeń). jedna kolacja uroczysta (w dniu 23.10. 2012 r.) z ciepłymi i zimnymi napojami (w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: przystawki różne, co najmniej 5 rodzajów 150 g., dwa dania w formie gorącego posiłku - każde 250 g.,
pieczywo 100g., masło 20 g., wędliny różne 50 g., sery różne 30 g., świeże warzywa, owoce 100 g., kawa, herbata, soki, woda mineralna bez ograniczeń). W dniach 22 i 23.10.2012 r. po dwie przerwy kawowe, w dniu 24.10. 2012 r. jedną przerwę kawową, podczas których uczestnikom zostanie zapewniona kawa, herbata, napoje/soki, ciastka. Ponadto w trakcie szkolenia uczestnicy powinni mieć zapewniony ciągły i nieograniczony dostęp do wody mineralnej. Kolacje powinny polegać na stworzeniu warunków umożliwiających uczestnikom szkolenia integrację. 3. Miejsce realizacji usługi: województwo łódzkie 4.. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany jest w Załączniku nr 5 do niniejszej SIWZ. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych 7. Wykonawca ma obowiązek wskazania w ofercie części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom brak w/w informacji oznaczać będzie, iż całość zamówienia będzie zrealizowana przez wykonawcę (wskazania należy dokonać w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ) 4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia 22 24.10. 2012 roku 5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca załączy do oferty oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu. 2. posiadania wiedzy i doświadczenia, Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy w tym okresie), wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje) należycie 5 usług hotelarsko restauracyjnych dla zorganizowanej grupy, co najmniej 60 osób w ramach każdej z usług. 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca załączy do oferty oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu. 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie niższą niż 50.000,- zł 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Pzp. Ocena spełniania w/w. warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w oparciu o dokumenty złożone w niniejszym postępowaniu metodą warunku granicznego spełnia / nie spełnia. 6. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca obowiązany jest dołączyć do oferty następujący dokument (w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę): 1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ, 2. wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przez upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zgodnie z załącznikiem 6 do SIWZ wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie. 3. opłaconą polisę OC w zakresie prowadzonej działalności, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony
od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie niższą niż 50.000,- zł 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp Wykonawca obowiązany jest dołączyć do oferty następujący dokument (w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę): 1. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ, 2. aktualny odpis z właściwego rejestu, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust.1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie o którym mowa w pkt 1. 3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zamiast dokumentów wymienionych w ust. 2 pkt 2 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokumenty, o których mowa wyżej powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. 4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 3 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin, o którym mowa w ust. 3 stosuje się odpowiednio. 5. Wykonawcy ubiegając się wspólnie o zamówienie (konsorcja) zobowiązani są do złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa umocowującego wskazanie jednego z nich do reprezentowania wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Dokumenty wymienione w ust.2 muszą być złożone przez każdego z Wykonawców ubiegających się o wspólne zamówienie. 7. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJACEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI.
1. W niniejszym postępowaniu wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje mogą być przesyłane pisemnie lub faksem. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Numer faksu Zamawiającego to 42 203-48-17. 2. Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcami jest: Pani Kamila Dudkiewicz Kierownik w Wydziale ds. Uzależnień Tel. 42 203-48-40 7. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami Specyfikacji Istotnych Warunków zamówienia. 4. Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: a. Oferta złożona na formularzu ofertowym, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SIWZ podpisany przez Wykonawcę, b. dokumenty, o których mowa w dziale 6 SIWZ, 5. Strony oferty powinny być ze sobą trwale złączone. 6. Każda strona oferty zawierająca jakąkolwiek treść musi być ponumerowana. 7. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny. 8. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Oferta musi być napisana czytelnie w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w języku innym niż polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem. Tłumaczenie powinno być dokonane przez tłumacza przysięgłego. 10. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze. 11. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedłożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 12. Przez poświadczenie kopii przez Wykonawcę Zamawiający rozumie złożenie na kserokopii dokumentu własnoręcznego podpisu poprzedzonego dopiskiem za zgodność z oryginałem i datą jego złożenia.. Pożądane jest również przystawienie pieczątki imiennej, jeżeli uprawniony przedstawiciel Wykonawcy posługuje się taką pieczątką. 13. Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane i datowane przez osobę podpisującą ofertę. 14. Złożone wraz z ofertą informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą NIE UDOSTĘPNIAĆ Tajemnica przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). 15. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Kopertę należy odpowiednio opisać Zmiana oferty lub Wycofanie oferty. Koperty oznaczone Zmiana oferty zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po potwierdzeniu poprawności dokonywania zmian dołączone zostaną do oferty. Koperty oznaczone Wycofanie oferty otwierane będą w pierwszej kolejności i po potwierdzeniu poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze złożonymi ofertami. Oferty wycofane nie będą uczestniczyć w czynności otwarcia ofert. 11. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego 91-302 Łódź, ul. Snycerska 8, piętro I, pok. nr. 17 Sekretariat do dnia 10.09. 2012 roku do godziny 10.00 2. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy niezwłocznie bez otwierania (pod warunkiem, iż na kopercie znajdują się dane wykonawcy, niezbędne do odesłania oferty). 3. Ofertę należy umieścić w zamkniętej kopercie. Koperta powinna być oznaczona Nazwa (firmą) i adresem Wykonawcy oraz zaadresowana według następującego wzoru: Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska 8
Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas warsztatów szkoleniowych pn. Zły Dotyk. Wykorzystywanie dzieci na tle seksualnym ofiary i sprawcy w terminie 22-24.10.2012 r., skierowanych do przedstawicieli rożnych grup zawodowych z terenu województwa łódzkiego pracowników oświaty, policjantów z Komend Miejskich i Powiatowych Policji zajmujących się problematyką nieletnich, pracowników socjalnych, a także pilotażowo lekarzy (pediatrów). Nie otwierać przed dniem 10.09.2012 r. godz.10:30 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10.09.2012r. o godz. 10:30 w pok. nr 40 w siedzibie Zamawiającego. 5. Otwarcie ofert jest jawne. 12. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. W ofercie należy wskazać cenę jednostkową brutto i cenę oferty brutto dla całego zamówienia. Cenę oferty brutto należy przedstawić jako iloczyn ceny jednostkowej uwzględniającej całkowity koszt realizacji usługi, natomiast cenę jednostkową brutto,jako koszt realizacji usługi dla jednego uczestnika szkolenia. 3. Podane w ofercie: cena jednostkowa brutto i cena oferty brutto są wartościami ostatecznymi, zawierającymi wszelkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotowego zamówienia i nie będą podlegały zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy. 13. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert według następującego kryterium: cena oferty brutto 100% 2. Ocena złożonych ofert będzie dokonana według następującego wzoru:
cena oferty brutto 100% Cena brutto oferty najniższej ------------------------------------- x 100 pkt x 100% Cena brutto oferty ocenianej W tym kryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. 14. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAC DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z art. 94 ustawy Pzp. 2. W przypadku gdy wyłoniona w prowadzonym postępowaniu oferta została złożona przez dwóch lub więcej wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zażąda umowy regulującej współpracę tych podmiotów przed przystąpieniem do podpisania umowy o zamówienie publiczne. 3. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, któremu udzieli zamówienia o terminie i miejscu zawarcia umowy. 15. WYMAGANIA DOTYCZACE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie przewiduje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 15. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Istotne postanowienia umowy zawiera projekt umowy stanowiący Załącznik nr 4 do SIWZ.
15. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp 3. Załącznik nr 3 - oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp 4. Załącznik nr 4 - projekt umowy 5. Załącznik nr 5 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 6. Załącznik nr 6 Wykaz wykonanych usług Zatwierdzam Anna Mroczek Dyrektor Regionalnego Centrum Polityki Społecznej w Łodzi Łódź, dnia. roku