ZARZĄDZENIE NR 38/12 WÓJTA GMINY SUBKOWY w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy Subkowy, w tym obsługi Rady Gminy Subkowy oraz Urzędu Stanu Cywilnego w Subkowach, ich używania, przechowywania oraz likwidacji w związku z utratą i brakiem celowości dalszego ich używania. 2. 1. W Urzędzie Gminy Subkowy, zwanym dalej "Urzędem" mogą być stosowane pieczęcie urzędowe, pieczęcie nagłówkowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników w zakresie realizowanych zadań.wzory pieczęci nagłówkowych i imiennych (podpisowych) określa załącznik nr 1. 2. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, są własnością Urzędu, który ponosi koszty ich wytworzenia. 3. 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku: 1)wizerunek herbu gminy Subkowy, a w otoku napis "Wójt Gminy Subkowy" (o średnicy 36 mm), 2)wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis "Urząd Stanu Cywilnego w Subkowach" (o średnicy 36 mm), 3)wizerunek orła dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis "Wójt Gminy Subkowy" (o średnicy 20 mm). 2. Pieczęć urzędową jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentachszczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych. 3. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z Urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 4. Pieczęć urzędowa, o której mowa w ust. 1 pkt 1 używana jest do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań własnych gminy należących do kompetencji Wójta Gminy Subkowy, zwanego dalej "Wójtem". 5. Podmioty uprawnione do wytwarzania pieczęci urzędowych, zasady ich zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły swoją wartość użytkową i postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży pieczęci określają odrębne przepisy. 4. 1. Gminne jednostki organizacyjne zamówienia na pieczęcie urzędowe składają za pośrednictwem Wójta. 2. Za zgodne z prawem używanie pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne odpowiadają kierownicy tych jednostek. 3. Pieczęcie urzędowe zamawiane dla gminnych jednostek organizacyjnych stanowią własność tych jednostek i wytwarzane są na ich koszt. 5. 1. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczęci w Urzędzie są: 1)Wójt Gminy Subkowy, Strona 1
2)Przewodniczący Rady Gminy i Wiceprzewodniczący Rady Gminy, 3)Sekretarz Gminy, 4)Skarbnik Gminy, 5)kierownicy referatów, 6)Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, 7)inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką pieczątką. 2. Pieczęcie imienne "z up. Wójta" mogą posiadać i posługiwać się nimi pracownicy mający indywidualne pisemne upoważnienia Wójta. 3. Pieczęcie imienne (podpisowe) mogą zawierać przy nazwisku pracownika dodatkowo tytuł naukowy użytkownika. 6. 1. W Urzędzie znajduje się tłok pieczętny do wykonywania odcisków tłoczonych w papierze. Odcisk pieczęci o średnicy 38 mm zawiera pośrodku wizerunek herbu gminy Subkowy, a w otoku napis "Wójt Gminy Subkowy". 2. Odcisk stosuje się dla uwierzytelnienia szczególnie ważnych i uroczystych dokumentów wydawanych przez Wójta. 7. 1. Wniosek o wykonanie pieczęci bądź pieczątki sporządza kierownik referatu pracownik na samodzielnym stanowisku na formularzu "Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci/pieczątki w Urzędzie Gminy Subkowy stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 kierowany jest do Sekretarza Gminy. Wniosek wymaga potwierdzenia zgodności przez pracownika d/s organizacyjnych i kadr w zakresie: 1)posiadania przez pracownika prawa do podpisywania dokumentów na podstawie udzielonegoupoważnienia Wójta, 2)tytułu i stanowiska służbowego pracownika. 3. W przypadku pieczęci bądź pieczątek innych niż imienne, nagłówkowe oraz pieczęcie urzędowe, stwierdzenia poprawności ich treści pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa dokonuje kierownik referatu wnioskujący pracownik na stanowisku samodzielnym. 8. 1. Sekretarz po sprawdzeniu treści pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno-prawnym, zgodności układu (wzoru) pieczęci/pieczątki i jej treści z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, Regulaminu Organizacyjnego oraz niniejszego zarządzenia akceptuje wniosek i przekazuje pracownikowi prowadzącemu ewidencję w celu przygotowania zamówienia wykonania pieczęci bądź pieczątki. 2. Pracownik prowadzący ewidencję, o którym mowa w 9 ust. 4 zobowiązany jest do zapewnienia jednolitości stosowanych czcionek i szaty graficznej pieczątek. 9. 1. Tworzy się Ewidencję pieczęci i pieczątek w Urzędzie, zwaną dalej "Ewidencją", w której dokonuje się rejestracji pieczęci bądź pieczątek wykonanych zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w 7 ust. 1 oraz pieczęci, o których mowa 4 ust. 1. 2. Ewidencję oznacza się symbolem klasyfikacyjnym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gminy, stanowiącym załącznik do instrukcji kancelaryjnej. 3. Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się po pisemnym potwierdzeniu odbioru (czytelny podpis odbierającego i data odbioru) w ewidencji przez pracownika, dla którego pieczątka została wykonana. 4. Ewidencja jest prowadzona i przechowywana w sekretariacie Urzędu przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy pieczęci i pieczątek, zwanego dalej "pracownikiem prowadzącym ewidencję". Strona 2
5. Ewidencja winna być prowadzona w sposób rzetelny i na bieżąco aktualizowana. 6. Wzór ewidencji określa załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia. 7. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci pieczątek o tej samej treści. W takich przypadkach każdy wtórnik pieczęci pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym, który jest przyporządkowany wskazanemu użytkownikowi. W przypadku zużycia pieczęci pieczątki opatrzonej kolejnym numerem rozpoznawczym nowa pieczęć pieczątka zastępująca zużytą otrzymuje ten sam numer rozpoznawczy. 10. 1. Pieczęcie i pieczątki powinny znajdować się podczas urzędowania w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za te pieczęcie pieczątki. Po zakończeniu pracy pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach kasetkach zaś pieczęcie i pieczątki inne w szafach szufladach zamykanych na klucz. 2. O utracie pieczęci i pieczątek pracownik niezwłocznie zawiadomia Wójta Sekretarza Gminy z podaniem okoliczności utraty pieczęci pieczątki, w tym wskazaniem osoby, która dopuściła do jej utraty. 3. Sekretarz Gminy dokonuje zgłoszenia zagubienia kradzieży pieczęci i pieczątek o szczególnie ważnym znaczeniu na Policję, a w przypadku pieczęci urzędowych zawiadamia również podmiot, który pieczęć taką wykonał. 4. Z czynności, o których mowa w ust. 2 i 3 sporządza się notatki służbowe. 5. Za utratę pieczęci pieczątek pracownik Urzędu ponosi odpowiedzialność materialną. 11. 1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie protokólarnie zwrócić je do sekretariatu wraz z wykazem odcisków pieczęci i pieczątek przeznaczonych do likwidacji. 2. Protokół przekazania sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przedkłada się Sekretarzowi Gminy do uzgodnienia. 3. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik Nr 4 do Zarządzenia. 4. Przeznaczone i przekazane do likwidacji pieczęcie i pieczątki pracownik prowadzący ewidencję przechowuje do momentu ich likwidacji. 10 ust. 1 stosuje się odpowiednio. 5. Likwidacji pieczęci i pieczątek dokonuje komisja do spraw pieczęci i pieczątek, w skład której wchodzą: 1)Przewodniczący Komisji - Sekretarz Gminy, 2)Sekretarz Komisji pracownik prowadzący ewidencję, 3)Członek Komisji pracownik d/s organizacyjnych i kadr raz do roku, do końca pierwszego kwartału danego roku, poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji pieczęci i pieczątek można dokonać doraźnie - w razie zaistnienia pilnej potrzeby - w innym terminie. 7. Z czynności, o których mowa ust. 3 i 4 sporządza się protokół, według wzoru określonego w załączniku Nr 5 do niniejszego zarządzenia. 12. 1. Pieczęcie i pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych. 2. Użytkownicy pieczęci i pieczątek są zobowiązani do ich używania zgodnie z przeznaczeniem i ponoszą pełną odpowiedzialność za ich użytkowanie. 3. Za pieczęcie i pieczątki będące w posiadaniu pracowników na poszczególnych stanowiskach odpowiadają osobiście pracownicy. Strona 3
4. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczęci pieczątek a także samodzielne ich zamawianie na potrzeby Urzędu jest niedozwolone. 13. 1. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane na danym stanowisku pracy, a które nie straciły użyteczności w wyniku tych zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania innym referatom stanowiskom pracy. Fakt ten podlega odnotowaniu w ewidencji. 11 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio. 2. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek. 14. 1. Wzory pieczęci używanych do przeprowadzenia wyborów powszechnych i referendów określają odrębne przepisy. 2. Pieczęcie, o których mowa w ust. 1 zamawia i przechowuje pełnomocnik d/s wyborów. 3. Do kasacji pieczęci, o których mowa w ust. 1 stosuje się odpowiednio 11. 15. 1. Do pieczęci urzędowych i pieczątek używa się tuszu czerwonego, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Tuszu koloru czarnego używa się w Urzędzie Stanu Cywilnego dla załatwiania niektórych spraw z zakresu wydawania, utraty i unieważniania dowodów osobistych, zaświadczeń z ewidecnji ludności oraz odcisku pieczęci urzędowej, o której mowa w 3 ust. 1 pkt 3. 16. 1. Inwentaryzacji pieczęci i pieczątek będących w posiadaniu referatów pracowników i określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje raz na 5 lat komisja do spraw pieczęci i pieczątek. 2. Pierwsza inwentaryzacja, o której mowa w ust. 1 powinna być przeprowadzona w terminie jednego roku od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia. 17. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Mirosław Murzydło Strona 4
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy Wzory pieczęci Lp. Treść pieczęci nagłówkowej Treść pieczęci imiennej (podpisowej) 1. Pieczęcie stosowane w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy Rada Gminy Subkowy Przewodniczący Rady Gminy Wiceprzewodniczący Rady Gminy 2. Pieczęcie stosowane w sprawach należących do kompetencji Wójta Gminy Gmina Subkowy Wójt Gminy Subkowy Wójt Gminy Subkowy Urząd Gminy Subkowy Wójt 3. Pieczęcie stosowane w sprawach załatwianych z upoważnienia Wójta Wójt Gminy Subkowy Z up. Wójta stanowisko służbowe pracownika Wójt Gminy Subkowy Urząd Gminy Subkowy 4. Pieczęcie stosowane w Urzędzie Stanu Cywilnego Urząd Stanu Cywilnego w Subkowach Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Subkowach Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Strona 5
5. Pieczęcie używane przez samodzielne stanowiska i referaty Urzędu Gminy Urząd Gminy Subkowy Stanowisko służbowe pracownika 6. Adres w pieczęci nagłówkowej może zawierać dodatkowo informacje: telefon, fax, NIP, Regon, nazwę powiatu i województwa itp. 7. Imię i nazwisko w pieczęci podpisowej (imiennej) powinno być zapisane kursywą. Pieczęć ta może zawierać dodatkowo tytuł naukowy użytkownika. Strona 6
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy Subkowy, dnia...r. ZAPOTRZEBOWANIE NA WYKONANIE PIECZĘCI/PIECZĄTKI W URZĘDZIE GMINY SUBKOWY Zgodnie z 7 Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy w sprawie pieczęci i pieczątek wnoszę o wykonanie pieczęci/pieczątki o poniższej treści: W przypadku większej liczby zamawianych pieczęci/pieczątek (bądź większych rozmiarów) do zapotrzebowania należy dołączyć załącznik określający ich ilość i treść. UZASADNIENIE I POTWIERDZENIE CELOWOŚCI......... (data)... (podpis pracownika/kierownika referatu) Potwierdzam poprawność treści pieczęci/pieczątki(-ek) pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa 1... (data)... (podpis kierownika referatu pracownika na stanowisku samodzielnym) Potwierdzam zgodność stanowiska służbowego, posiadanego tytułu i prawa do podpisywania dokumentów 2... (data)... (podpis pracownika d/s organizacyjnych i kadr) AKCEPTACJA: Proszę o zlecenie zamówienia wykonania pieczęci/pieczątki... (data)... (podpis Sekretarza Gminy) 1 dotyczy pieczęci/pieczątek innych niż pieczęcie imienne, nagłówkowe i pieczęcie urzędowe 2 dotyczy pieczątek imiennych Strona 7
Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy WZÓR EWIDENCJI PIECZĘCI I PIECZĄTEK W URZĘDZIE GMINY SUBKOWY Lp. Odcisk pieczęci Wprowadzenie pieczęci/pieczątki do użytkowania Data Imię, nazwisko użytkownika Podpis Data Imię i nazwisko przyjmującego Wycofanie pieczęci/pieczątk z użytkowania Podpis Powód wycofania Uwagi Nr strony... Strona 8
Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy Subkowy, dnia... PROTOKÓŁ Nr przekazania pieczęci/pieczątek w Urzędzie Gminy Subkowy Zgodnie z 11 ust. 1 i 2 Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy w sprawie pieczęci i pieczątek... (imię, nazwisko, stanowisko/komórka organizacyjna przekazującego) przekazuje... sztuk pieczęci/pieczątek :... (imię, nazwisko, stanowisko/komórka organizacyjna przejmującego) których wykaz odcisków zawiera załącznik do niniejszego protokołu. Pieczęcie urzędowe/pieczątki przekazuje się z powodu:.............. Na tym protokół zakończono i podpisano: 1.... (czytelny podpis przekazującego) 2.... (czytelny podpis przyjmującego) * Protokół sporządzany jest w 2 egzemplarzach, z czego 1 przedkłada się Sekretarzowi Gminy do uzgodnienia Strona 9
Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy Subkowy, dnia... PROTOKÓŁ Nr likwidacji zbędnych zużytych pieczęci/pieczątek używanych w Urzędzie Gminy Subkowy Zgodnie z 11 ust. 7 Zarządzenia Nr 38/12 Wójta Gminy Subkowy w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek Komisja do spraw pieczęci i pieczątek w składzie: 1) Przewodnicząca Komisji - 2) Sekretarz Komisji - 3) Członek Komisji -......... przeprowadziła w Urzędzie Gminy Subkowy likwidację. sztuk pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu*, poprzez ich:...... Na tym protokół zakończono i podpisano: 1... 2.. 3.. * W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych pieczęci/ pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej, pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy Subkowy Strona 10