Instrukcja postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie

Transkrypt

1

2 Instrukcja postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Cel instrukcji Głównym celem niniejszej instrukcji jest potrzeba kompleksowego rozwiązania i uporządkowania kwestii dotyczących pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych używanych przez pracowników Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie zwanym dalej IFJ PAN, poprzez ujednolicenie postępowania od momentu zapotrzebowania na pieczęć bądź pieczątkę do momentu jej fizycznej likwidacji. 1 Pieczęci urzędowe 1. Pieczęcią urzędową IFJ PAN (dalej: pieczęć) jest okrągła pieczęć metalowa, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej i nazwę Instytutu w otoku: Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie. 2. W Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie używane są następujące rodzaje pieczęci urzędowych: a) mokra do tuszu o średnicy 38 mm 1 sztuka; b) mokra do tuszu o średnicy 24 mm 1 sztuka; c) sucha do tłoczenia w papierze o średnicy 38 mm 1 sztuka; d) sucha do tłoczenia w papierze o średnicy 36 mm 1 sztuka 3. Pieczęcie urzędowe wykonywane są przez Mennicę Polską S.A. 4. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznej szafie lub kasetce. 5. Pieczęcią tą można opatrywać wyłącznie dokumenty, które zgodnie z odrębnymi przepisami, wymagają tego dla swej ważności. 6. W pieczęcie zaopatrywane są w szczególności następujące dokumenty, o ile inne przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej: a) pisma uwierzytelniające podpisy i odpisy b) pełnomocnictwa, decyzje administracyjne c) dokumenty poświadczające przebieg studiów doktoranckich dyplomy ukończenia studiów, indeksy, legitymacje studenckie d) klauzule i zastrzeżenia 7. Do posiadania i używania pieczęć w IFJ PAN wyznaczone są przez Dyrektora następujące komórki organizacyjne IFJ PAN: a) Dział Spraw Pracowniczych pieczęć mokra do tuszu o średnicy 38 mm b) Dział Spraw Pracowniczych pieczęć mokra do tuszu o średnicy 24 mm c) Dział Spraw Pracowniczych pieczęć sucha o średnicy 38 mm d) Sekretariat Rady Naukowej pieczęć sucha do tłoczenia na papierze o średnicy 36 mm 8. Do zaopatrywania dokumentów w pieczęcie używa się tuszu w kolorze zielonym. 9. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie są odpowiedzialni za wydane im pieczęci i zobowiązani do używania pieczęci wyłącznie do załatwiania spraw służbowych. 10. Pieczęcie urzędowe powinny znajdować się podczas urzędowania w miejscu dostępnym tylko i wyłącznie dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć urzędową. 1/13

3 2 Pieczątki służbowe 1. W IFJ PAN mogą być stosowane pieczątki służbowe (dalej: pieczątki): a) pieczątki wpływowe zawierające nazwę Instytutu wzór załącznik nr 1; prostokątne, kolor tuszu niebieski; b) pieczątki firmowe; - zawierające nazwę Instytutu, adres stanowiący jego siedzibę, numery, telefonów, nr faksu, nip, regon, prostokątne, kolor tuszu niebieski; c) pieczątki nagłówkowe komórek organizacyjnych Instytutu zawierające nazwę Instytutu oraz nazwę komórki organizacyjnej, prostokątne, kolor tuszu czarny; d) pieczątki imienne (do podpisu) zawierające nazwę Instytutu oraz funkcję osoby posługującej się pieczątką, prostokątne, kolor tuszu czarny; e) inne pieczątki pomocnicze, wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników IFJ PAN w zakresie realizowanych zadań służbowych (np. za zgodność z oryginałem, datowniki...). 2. Pieczątki służbowe są ewidencjonowane i opatrzone numerem. 3. Do zaopatrywania dokumentów w pieczątki używa się tuszu w kolorze czarny lub niebieskim. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych IFJ PAN są: a) zobowiązani do zapewnienia kierowanym przez siebie komórkom stosownych pieczątek w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom; b) odpowiedzialni za używanie pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą instrukcją; c) odpowiedzialni za bieżące prowadzenie ewidencji pieczątek w swojej komórce organizacyjnej; d) zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania pieczątek; e) zobowiązani do zwrotu pieczątek w związku z utratą ich cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania. 5. Pracownicy, którym powierzono pieczątki są odpowiedzialni za wydane im pieczątki i zobowiązani do używania pieczątek wyłącznie do załatwiania spraw służbowych. 6. Pieczątki mają charakter pomocniczy, służą do sygnowania dokumentów w zakresie dokonania określonych czynności służbowych. 7. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczątek, a także samodzielne ich zamawianie na potrzeby IFJ PAN jest niedozwolone. 8. Pieczątki należy przechowywać w zamykanych szafach lub szufladach. 9. Pieczątki powinny znajdować się podczas urzędowania w miejscu dostępnym tylko i wyłącznie dla pracownika odpowiedzialnego za pieczątkę Zamówienie pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych, na potrzeby komórek organizacyjnych, następuje na druku zapotrzebowania na dostawy i usługi obowiązujący w IFJ PAN (załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji). 2. Zapotrzebowanie podpisane przez dysponenta kosztów składa się do Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI). 3. Rodzaj, treść i liczbę egzemplarzy pieczątek ustalają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. 4. Zapotrzebowanie powinno zawierać następujące dane: 2/13

4 a) rodzaj pieczątki oraz treść pieczątki zgodnie z wykazem z 2 pkt 1; b) określenie liczby poszczególnych pieczątek; c) źródło finansowania (symbol kosztów). 5. Zapotrzebowanie może zawierać imienne upoważnienie do odbioru pieczątek (wzór upoważnienia załącznik nr 3). 6. DZI uzgadnia z Kierownikiem Działu Spraw Pracowniczych (DSP) zgodność treści zamówionej pieczątki pod względem zgodności danych personalnych, posiadanych uprawnień, posiadanych tytułów naukowych i zajmowanego stanowiska służbowego. 7. W wyniku pisemnych uzgodnień, o których mowa w pkt 5, DZI dokonuje: a) zamówienia wykonania pieczęci urzędowej w Mennicy Polskiej S.A. za pośrednictwem Polskiej Akademii Nauk; zamówienie podpisuje Dyrektor IFJ PAN; b) zbiorczego zamówienia pieczątek w punktach usługowych wykonujących pieczątki na terenie miasta Krakowa podpisanego przez kierownika DZI i/lub zastępcę Dyrektora ds. administracyjno-ekonomicznych. 8. Pracownik DZI dokonuje rejestracji wykonanych pieczęci lub pieczątek w Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek, o której mowa w 4 i umieszcza na odwrocie faktury adnotację: wpisano do ewidencji pieczęci urzędowych/pieczątek służbowych pod pozycją nr Wykonane pieczęcie lub pieczątki odbiera Kierownik zamawiającej komórki organizacyjnej lub wyznaczona przez niego osoba, który sprawdza zgodność z zamówieniem i potwierdza w Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek odbiór pieczęci lub pieczątki; 4 1. Pieczęcie i pieczątki wydawane są przez DZI za pokwitowaniem ich odbioru w Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek użytkowanych w IFJ PAN (dalej: ewidencja) załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 2. Ewidencję prowadzi pracownik DZI wyznaczony przez Kierownika DZI. 3. Ewidencja powinna umożliwić opatrywanie kolejnym numerem rozpoznawczym pieczątek. 4. Ewidencja zawiera: a) odcisk pieczątki; b) informacje dotyczące wydania pieczęci urzędowej lub pieczątki do użytku: datę, symbol komórki organizacyjnej, której wydano pieczątkę, czytelny podpis osoby pobierającej pieczątkę; c) informacje dotyczące zwrócenia pieczęci urzędowej lub pieczątki: datę, symbol komórki zwracającej pieczątkę, czytelny podpis osoby zwracającej i przyjmującej zwracaną pieczątkę; d) informacje dotyczące likwidacji lub utraty pieczęci lub pieczątki: datę, oznaczenie protokołu likwidacji lub pisma zawiadamiającego o utracie pieczęci lub pieczątki. 5. Prowadzona ewidencja powinna zawsze wykazywać aktualny stan posiadania pieczęci i pieczątek w IFJ PAN. 6. Dokument powinien być systematycznie aktualizowany. 3/13

5 5 1. W przypadku utraty (zgubienia, kradzieży) pieczęci urzędowej lub pieczątek pracownik za nią odpowiedzialny zawiadamia niezwłocznie kierownika Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji podając nr pieczęci lub pieczątki oraz okoliczności utraty pieczęci lub pieczątek oraz wskazując osobę lub osoby odpowiedzialne za jej używanie. 2. Kierownik DZI przekazuje na piśmie Dyrektorowi IFJ PAN informację o utracie pieczęci lub pieczątki. 3. O utracie pieczęci urzędowej Dyrektor IFJ PAN powiadamia Polską Akademię Nauk oraz Mennicę Polską S.A., organy Policji lub prokuraturę z podaniem okoliczności utraty i wskazaniem osoby, która dopuściła do utraty pieczęci. 4. O utracie pieczątki służbowej oraz okolicznościach jej zaginięcia Dyrektor IFJ PAN powiadamia natychmiast właściwe organy ścigania. 5. Kierownik komórki organizacyjnej, w której utracono pieczęć lub pieczątkę zarządza ustalenie okoliczności utraty i w zależności od wyników występuje do Dyrektora z wnioskiem o pociągnięcie winnych do odpowiedzialności. 6. W Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek dokonuje się odpowiednich adnotacji o utracie pieczęci lub pieczątki. 7. Utracona pieczątka podlega unieważnieniu i wyrejestrowaniu z ewidencji po przeprowadzaniu postępowania wyjaśniającego, a utracona pieczęć po otrzymaniu zgody z Mennicy Polskiej S.A Pieczęcie urzędowe, które nie mogą być używane z powodu zużycia, uszkodzenia, względnie likwidacji jednostki, należy przekazać niezwłocznie do kierownika DZI wraz z pismem przewodnim w celu ich likwidacji. 2. Pracownik DZI sporządza protokół (załącznik nr 5) przekazania pieczęci urzędowej do likwidacji i przesyła go wraz z pieczęcią, za pośrednictwem Polskiej Akademii Nauk do Mennicy Polskiej S.A. 3. Po otrzymaniu odpisu protokołu zniszczenia pieczęci z Mennicy Polskiej S.A. wykreśla się pieczęć z ewidencji, o której mowa w Pieczątki, które nie mogą być używane: z powodu zużycia, uszkodzenia, likwidacji danej komórki organizacyjnej w IFJ PAN, przez pracownika, który utracił prawo do jej używania (rozwiązanie umowy, przeniesienie itp.) należy przekazać niezwłocznie do kierownika DZI wraz z wnioskiem o ich komisyjną likwidację (załącznik nr 6). 5. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek i ich likwidacji odnotowuje się w ewidencji. 6. Likwidacja pieczątek przeprowadzana jest nie częściej niż raz w roku, zgodnie z przepisami dotyczącymi likwidacji składników majątkowych, obowiązującymi w IFJ PAN przez powołaną stałą Komisję ds. likwidacji pieczątek. 7. W skład komisji ds. likwidacji pieczątek wchodzą: a) Kierownik Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji przewodniczący komisji; b) Pracownik prowadzący ewidencję pieczątek członek komisji; c) Pracownik Działu Spraw Pracowniczych członek komisji. 8. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie. 9. Z czynności likwidacji sporządza się stosowny protokół likwidacji (załącznik nr 7), który stanowi załącznik do ewidencji. 4/13

6 10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji można dokonać doraźnie, w razie zaistnienia pilnej potrzeby w innym terminie niż określony w pkt Inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek będących w posiadaniu komórek organizacyjnych IFJ PAN i określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje raz na pięć lat zespół inwentaryzacyjny. 2. Zespół inwentaryzacyjny wyznacza Kierownik Działu Zaopatrzenia. 3. Pierwsza inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w terminie 1 roku od dnia wejścia w życie niniejszej instrukcji. 8 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji decyzje podejmuje Dyrektor IFJ PAN, który jednocześnie sprawuje ogólny nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem zasad i procedur określonych w Instrukcji. 7 5/13

7 Załącznik nr 1 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzór pieczątki wpływu Wpłynęło dnia:... L.dz.... INSTYTUT FIZYKI JĄDROWEJ im. H. NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK w KRAKOWIE KANCELARIA OGÓLNA Skierowano do:... Ilość zał.... Podpis dekretującego:... 6/13

8 Załącznik nr 2 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Symbol Kom. Org. Zapotrzebowanie Symbol kosztów Wzór zapotrzebowania Wypełnia DZI Identyfikator DZI /... Data rejestracji Koszt przewidywany netto/brutto Zamawiający Koszt maksymalny netto/brutto Telefon Zamawiającego Referent prowadzący sprawę: Numer sprawy: Uwagi: Podpis Dysponenta kosztów Data Wypełnia DEP Aparatura / Wyposażenie / Materiał / Usługa Uwagi: Zatwierdzam do realizacji... Wypełnia DWE (podpis Dyrektora/Zastępcy Dyrektora) Aparatura / Wyposażenie / Materiał / Usługa Uwagi: Data... Podpis... Data... Podpis... L.p. Przedmiot zapotrzebowania Ilość Cena Uwagi 7/13

9 Załącznik nr 3 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzór upoważnienia Kraków, dnia... Upoważnienie Upoważniam Pana/Panią... pracownika... do odbioru pieczątki(ek) służbowej(ych) w ilości......sztuk.... (podpis kierownika komórki) 8/13

10 Załącznik nr 4 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzory ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych użytkowanych w IFJ PAN w Krakowie Ewidencja pieczęci urzędowych lp. Szczegółowe określenie rodzaju pieczęci Wzór odciśniętej pieczęci ilość przychód rozchód Data i czytelny podpis osoby przyjmującej pieczęć z mennicy Komórka organizacyjna, w której pieczęć jest przechowywana i używana Nazwisko i imię oraz data i podpis osoby odbierającej pieczęć Data i podpis osoby zwracającej pieczęć Uwagi Adnotacje o przekazaniu pieczęci do likwidacji (pismo z dnia..., odpis z protokołu nr...dnia...) Ewidencja pieczątek służbowych lp. Szczegółowe określenie rodzaju pieczątki Wzór odciśniętej pieczątki ilość Komórka organizacyjna, w której pieczęć jest przechowywana i używana Nazwisko i imię oraz data i podpis osoby odbierającej pieczątkę Data i podpis osoby zwracającej pieczątkę Uwagi Adnotacje o przekazaniu pieczęci do likwidacji (protokół nr...dnia...) 9/13

11 Ewidencja pieczęci tzw. referentka (do plasteliny lub laku) lp. Szczegółowe określenie rodzaju pieczęci Wzór odciśniętej pieczęci ilość przychód rozchód Data i czytelny podpis osoby przyjmującej pieczęć na stan Komórka organizacyjna w której pieczęć jest przechowywana i używana Nazwisko i imię oraz data i podpis osoby odbierającej pieczęć Data i podpis osoby zwracającej pieczęć Uwagi Adnotacje o przekazaniu pieczęci do likwidacji (pismo z dnia..., odpis z protokołu nr...dnia...) 10/13

12 Załącznik nr 5 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzór protokołu przekazania pieczęci urzędowej do Mennicy Polskiej S.A. w celu likwidacji Kraków, dnia... Znak sprawy:... Protokół przekazania pieczęci urzędowej do Mennicy Polskiej S.A. w celu likwidacji Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie zgodnie z 25 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz.U. Nr 47, poz. 316 z późn. Zm.) przekazuje do likwidacji pieczęć urzędową (opis pieczęci) w celu jej zniszczenia z powodu (zużycia, uszkodzenia, zniesienia jednostki organizacyjnej, zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci, innych podać jakich)... (pieczątka i podpis Dyrektora IFJ PAN) 11/13

13 Załącznik nr 6 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzór wniosku o likwidację pieczątek służbowych Kraków, dnia... Znak sprawy:... Wniosek o likwidację pieczątek służbowych Wnioskodawca: 1. Imię i nazwisko Komórka organizacyjna IFJ PAN (nazwa i symbol) Wnioskuję o likwidację następujących pieczątek służbowych: L.p. Rodzaj pieczątki Odcisk pieczątki lub jej opis Przyczyna likwidacji... (pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej) 12/13

14 Załącznik nr 7 do Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi Wzór protokołu z likwidacji pieczątek służbowych Kraków, dnia... Znak sprawy:... Protokół nr.../... w sprawie likwidacji pieczątek służbowych zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora IFJ PAN Nr.../... z dnia... w sprawie Instrukcji postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie Komisja ds. likwidacji pieczątek w składzie: 1. Kierownik Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji... przewodniczący; 2. Pracownik prowadzący ewidencję pieczątek... członek komisji; 3. Pracownik Działu Spraw Pracowniczych... członek komisji. w dniu... dokonała fizycznej likwidacji wyszczególnionych pieczątek: Pieczątki w ilości... sztuk zostały zlikwidowane poprzez... Podpisy Komisji: ZATWIERDZAM:... (Dyrektor IFJ PAN/ Zastępca Dyrektora) 13/13