Spis treści Spis treści O autorze......................................................... 6 Wprowadzenie.................................................... 7 Podziękowania od autora........................................... 12 Część 1. Podstawy zarządzania czasem................ 13 11. Jakie jest twoje podejście do czasu?.......................... 15 12. Uświadom sobie, jak wykorzystujesz czas...................... 26 13. Sześć podstaw zarządzania czasem........................... 33 14. Uświadom sobie, po co to robisz.............................. 43 Część 2. Pracuj efektywnie i unikaj złodziei czasu 61 15. Efektywne wykonywanie zadań............................... 63 16. Skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem.......... 89 17. Kiedy kontynuować, a kiedy odpuścić?........................ 109 18. Dla kogo to robisz?.......................................... 116 Część 3. Największy sukces w realizacji zadań...... 137 19. Wykonywanie zadań dzięki innym osobom.................. 139 10. Zasada OATS główna procedura zarządzania czasem....... 152 11. Trzy rzeczy, które robią specjaliści od zarządzania czasem.... 170 Podsumowanie............................................................ 182 5
Rozdział 6 Skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem W tym rozdziale: dowiesz się, jaki złodziej kradnie twój czas; poznasz zagrożenia, jakie niesie ze sobą prokrastynacja; ustalisz, dlaczego prokrastynujesz; nauczysz się pokonywać przeszkody w wyznaczaniu priorytetów i wykonywaniu zadań.
Rozdział 6. Skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem Zacznij od najgorszego Stare powiedzenie mówi, że jeśli pierwszą rzeczą, jaką zrobisz rano, będzie zjedzenie żywej żaby, to będziesz miał pewność, że nie będziesz musiał robić niczego gorszego przez resztę dnia. Zatem zaciśnij zęby i najpierw uporaj się z najgorszym zadaniem, jakie przed tobą stoi. Wydano nawet książkę, która nosi tytuł Zjedz tę żabę!. Zacznij od najmniejszych rzeczy Jeśli naprawdę nie jesteś w nastroju, to może nie powinieneś dziś nic robić? Nie. Zrób cokolwiek, ale wybierz najmniejsze, najłatwiejsze zadanie na dzisiejszej liście obowiązków, dzięki czemu odzyskasz poczucie produktywności. Sukces, jaki odniesiesz, da ci motywację do zrobienia następnej rzeczy. Jeśli na twojej dzisiejszej liście nie ma niczego wystarczająco błahego, poszukaj czegoś małego na liście na ten tydzień. A jeśli nawet to nic nie da, postaw przed sobą jakieś proste zadanie, np. przeczytanie artykułu w gazecie albo posprzątanie biurka czy miejsca pracy. Ale zadbaj, żeby było to jasno określone zadanie najgorszą rzeczą, jaką może zrobić Jeż, jest podjęcie mało znaczącego, ale długoterminowego zlecenia. Idź pieszo do pracy Wiele osób pracujących w domu ma dużą trudność z rozpoczęciem pracy z samego rana. Świetnym sposobem na to, żeby się zmobilizować, jest przespacerowanie się do niej. Poza rutynową pobudką, umyciem się, zjedzeniem śniadania i oczekiwaniem na rozpoczęcie pracy, po porannej toalecie i śniadaniu idź na krótki spacer. Odświeży to twój umysł i sprawi, że przejście z życia domowego do pracy będzie dużo bardziej wyraźne. Połączenie świeżego powietrza, ćwiczenia fizycznego oraz światła słonecznego to jedna z najbardziej motywujących mieszanek, a dodatkowo, jeśli ci to pomoże, wstąp gdzieś po drodze na kawę lub herbatę. Jeśli często zdarza ci się nie mieć ochoty do pracy, oprzyj się pokusie wskoczenia w dresy po przyjściu do domu zamiast tego ubieraj się jak do pracy. W przypadku wielu z nas ubrania, jakie mamy na sobie, wpływają w ogromnym stopniu na to, jak się czujemy kiedy ubieramy się po domowemu, nastrój do pracy znika. Przywdzianie oficjalnego stroju przypomni ci, że dziś masz skupić się na wykonaniu pracy. Krótkie sprinty zamiast długich maratonów Wykonywanie dużych zadań można sobie ułatwić poprzez pracę w systemie krótkich serii dużej koncentracji uwagi zamiast jednego dłuższego maratonu. Wszyscy 93
Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania mamy naturalne cykle, kiedy pracujemy dobrze, po których energia zaczyna opadać w szybkim tempie. Wahają się one od 15 minut do godziny, choć dla większości osób jest to między 20 a 30 minutami. Być może już jesteś świadom swojego zakresu koncentracji uwagi i jeśli tak jest, pracuj do chwili, gdy zbliżysz się do szczytu uwagi, po czym zrób sobie przerwę. Jeśli nie wiesz, jak długo trwają twoje cykle maksymalnej koncentracji, poeksperymentuj. Spróbuj popracować w seriach po 15 minut, potem po 20 i dłużej, aż zorientujesz się, w którym momencie zaczynasz odczuwać zmęczenie. Dzięki temu dowiesz się, jaki czas nieprzerwanej pracy jest dla ciebie optymalny. Świętuj każdy sukces Sukcesy, nawet te drobne, stanowią chyba najlepszą motywację, więc postanów, że będziesz dostrzegał i świętował każdy z nich. W przypadku najmniejszych triumfów wystarczy pochwalić siebie w myślach, wystarczy powiedzieć sobie: To mi poszło dobrze albo Jestem z tego zadowolony. Większe zwycięstwa nagradzaj przerwą, ciastkiem albo jakąś inną przyjemnością. W miarę jak twoje sukcesy będą stawały się większe, będziesz mógł zwiększyć stopień ich świętowania. Zawsze kiedy celebrujesz sukces, poczuj się z siebie zadowolony da ci to poczucie pewności siebie, czego skutkiem będzie większa efektywność pracy, a co za tym idzie lepsze wyniki, czyli jeszcze więcej sukcesów. A to oznacza, że będziesz mógł więcej świętować. Jedno nakręca drugie. Poćwiartuj swojego słonia Nie dasz rady zjeść słonia w całości; ale jeśli podzielisz go na wystarczająco małe kawałki, a każdy z nich przeznaczysz na wystarczająco wiele posiłków, to uda ci się go skończyć. Małe porcje pracy są mniej onieśmielające, więc podziel projekt, nad którym pracujesz, na małe zadania, dostatecznie krótkie i proste, żeby wykonać je za jednym podejściem w korelacji z twoim optymalnym czasem nieprzerwanej pracy. Jeśli podzielisz projekt na wiele pomniejszych zadań, odniesiesz również wiele sukcesów, zanim skończysz całą pracę, co da ci wiele okazji do świętowania. Wybierz swój moment Innym czynnikiem, który ma wpływ na twoje podejście do wykonania zadania, jest moment, w którym decydujesz się je zacząć: duże wymaga sporego nakładu energii, 94 www.samosedno.com.pl
Rozdział 6. Skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem zatem rozpoczynanie go pod koniec dnia lub w chwili obniżonej energii jest kiepskim pomysłem. Z drugiej strony, jeśli jest to zadanie małe, ale sprawiające wrażenie nieprzyjemnego, jak np. umycie tego ohydnego kubka, który utknął za kanapą, wówczas chwila lekkiego zmęczenia będzie odpowiednim momentem, żeby się z tym uporać. Skupienie Zapobieganie chęci prokrastynacji jest bardzo ważną umiejętnością. Kiedy skupiasz się na tym, co ważne, zachodzi mniejsze prawdopodobieństwo, że będziesz chciał przełożyć pracę na później. Jeśli za pomocą listy na dziś ograniczysz liczbę zadań do tego, co ważne teraz, oraz sporządzisz wykaz niedziałań, których i tak nie wykonasz, przekształcisz niekończący się spis zadań w zbiór realnych zamierzeń. Wszystkiego o listach na dziś oraz listach niedziałań dowiesz się z rozdziału 10. Stwórz zobowiązanie Jeśli napisanie miesięcznego raportu o kluczowych danych jest na mojej liście na dziś, wolałbym nastawić się na to, że go sporządzę nawet jeśli nie należy to do moich ulubionych zadań. Ale jeśli chcę dać sobie dodatkowego kopniaka, dlaczego by nie powiedzieć innym osobom, że termin oddania go to godzina 9 jutro rano? W ten sposób wyraźnie zobowiążę się do tego, że zrobię go dziś, więc zaktywuję moje poczucie obowiązku, które przypomni mi, co mam robić, i zmobilizuje mnie do wykonania zadania. Im większego potrzeba mi kopniaka, tym większej liczbie ludzi o tym powiem i tym ważniejsze będą to osoby. Większość z nas pracuje w systemie terminów (tzw. deadline ów) i dlatego też wielu z nas potrzebuje zewnętrznej motywacji, żeby terminu nie przekroczyć. Jeśli jej nie mam, mogę ją stworzyć. Świstak zawsze się angażuje Jeśli tylko Świstak będzie miał jakąś ofertę jakąkolwiek, skorzysta z niej. Daje to Świstakom wspaniałą zdolność wyrabiania się z wieloma rzeczami, a fakt, że zawsze się do wszystkiego same zgłaszają, czyni z nich bardzo lubiane osoby, mile widziane zarówno w miejscu pracy, jak i w towarzystwie znajomych. Każdy chce mieć w swoim otoczeniu Świstaka. Skutek tego jest jednak taki, że Świstaki nieustannie się dokądś spieszą, bez strategii i planu dotyczącego tego, co warto zrobić i jak zrobić to w sposób efektywny. Może 95