ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZO/02/2017/RPOWZ 1. W związku z realizacją projektu nr RPZP.01.15.00-32-0009/16 dotyczącego Organizacji wydarzenia kooperacyjnego pn. Which Way With IT? jako inicjatywy wspierającej rozwój sektora technologii informatycznych w regionie, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020, osi priorytetowej 1 Gospodarka, Innowacje, Nowoczesne Technologie, Działania 1.15 Promowanie przedsiębiorczości, w szczególności poprzez ułatwianie gospodarczego wykorzystywania nowych pomysłów oraz sprzyjanie tworzeniu nowych firm, w tym również poprzez inkubatory przedsiębiorczości, Agencja Rozwoju Metropolii Szczecińskiej Sp. z o. o. zwraca się z prośbą, o przedstawienie oferty na opracowanie kompleksowego Systemu Identyfikacji Wizualnej, w tym także Logo, Księgi Znaku oraz Hasła, promującego wydarzenie kooperacyjne o charakterze biznesowym, dedykowane branży IT i wspierające rozwój sektora technologii informatycznych w regionie. 2. Zamawiający: Agencja Rozwoju Metropolii Szczecińskiej Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Niemierzyńskiej 17a, 71-441 Szczecin, NIP: : 8512804183; REGON: 812544042 3. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności z wyłączeniem zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (na podstawie art. 4 pkt 8.). 4. Wymogi wobec Oferenta: 1) O udzielenie zamówienia może ubiegać się oferent, który: posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
posiada wiedzę i doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usługom, stanowiącym przedmiot zamówienia; dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym; dysponuje odpowiednimi zasobami osobowymi zdolnymi do wykonania zamówienia. 2) Oferent, który nie wypełni któregokolwiek z warunków określonych w punkcie 1 Zapytania Ofertowego, zostanie wykluczony z postępowania. 3) Podczas realizacji przedmiotu Zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany do: ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami; realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia, zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia; działania z dochowaniem należytej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. 5. Wykluczenia: W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a potencjalnym Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorującego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
6. Opis przedmiotu zamówienia: 1) Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kompleksowego Systemu Identyfikacji Wizualnej, w tym także Logo wraz z Księgą Znaku oraz Hasłem dla wydarzenia gospodarczego, dedykowanego branży informatycznej pn. Which Way With IT?. Zadaniem Wykonawcy jest opracowanie spójnego przekazu, który będzie łatwy w zapamiętaniu i wzbudzi pozytywne emocje, umacniając przy tym świadomość potencjału regionu w odniesieniu do branży informatycznej oraz dostępność do usług teleinformatycznych świadczonych przez podmioty z sektora na wysokim poziomie i w oparciu o innowacyjne rozwiązania. Ponadto przedmiot zamówienia powinien pozwalać na jego wszechstronne zastosowanie zarówno w materiałach promocyjnoinformacyjnych, jak i na stronie internetowej dedykowanej wydarzeniu. Celem zamawiającego jest stworzenie spójnej i kompleksowej identyfikacji wizualnej wydarzenia, stanowiącego przedmiot Projektu nr RPZP.01.15.00-32-0009/16 Organizacja wydarzenia kooperacyjnego pn. Which Way With IT? jako inicjatywy wspierającej rozwój sektora technologii informatycznych w regionie, finansowanego w części z Funduszy Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020. Zamawiający oczekuje jednocześnie, że cechy pozycjonowania projektu oraz percepcji identyfikacji wizualnej będą nawiązywały do marki Szczecin Floating Garden 2050. Rozwiązania graficzne powinny przybierać formę nowoczesną i prostą, ale biznesową. 2) Logo powinno być znakiem charakteryzującym się wysokim poziomem graficznym, kreującym pozytywny wizerunek wydarzenia. Wykonawca zobowiązuje się zaprojektować logotyp w dwóch wariantach z wykorzystaniem nazwy Wydarzenia, oraz bez nazwy z elementami graficznymi charakterystycznymi i rozróżniającymi Logo. Ponadto znak powinien być rozpoznawalny, unikalny, prosty oraz dopasowany do idei Wydarzenia. 3) Księga Znaku Dokument zawierający dokładny opis budowy Logo, spis zasad i wytycznych dotyczących jego stosowania, przykłady wizualnego użycia znaku na stoiskach reklamowych, odzieży pracowniczej, zaproszeniach, w prezentacji multimedialnej, na stronie internetowej wydarzenia, w folderach informacyjnopromocyjnych wydarzenia. Wymaganymi elementami Księgi Znaku są: wersja podstawowa i uzupełniająca znaku, budowa znaku, zarys znaku, tabela kolorów
i wielkości minimalnych, pole podstawowe znaku, typografia, znak na siatce modułowej, warianty kolorystyczne oraz inne zaproponowane przez wykonawcę. 4) Hasło powinno być unikatowe, w atrakcyjny sposób wyrażające ideę wydarzenia, podkreślające przy tym dostępny w regionie potencjał branży informatycznej. Ponadto powinno być krótkie, oryginale i chwytliwe, nawiązujące do idei Wydarzenia. 5) Projekt strony internetowej dedykowanej wydarzeniu Projekt powinien zawierać makietę strony głównej, kolory przewodnie, stałe elementy spójne identyfikacji, takie jak nagłówek i stopka strony. 6) Opracowanie projektów graficznych materiałów informacyjnych i promocyjnych: projekt zaproszenia oraz koperty na zaproszenia projekt teczki konferencyjnej w formacie A4 szablon informacji prasowej projekt naklejki promocyjnej szablon folderu informacyjnego, prezentującego potencjał branży morskiej w regionie oraz grupę przedsiębiorców stanowiących grupę docelową projektu nr RPZP.01.15.00-32-0009/16 (projekt w wersji edytowalnej, możliwej do uzupełnienia informacji o podmiotach uczestniczących w Wydarzeniu) projekt roll-upu projekt baneru projekt grafik internetowych (double bilbord, bilbord, facebook). 7. Termin wykonania zamówienia: Wykonawca wyłoniony w postępowaniu zrealizuje zamówienie w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. 8. Kryteria oceny oraz przypisana do nich waga punktowa: Wykonawca zostanie wybrany w oparciu o kryterium CENA przedmiotu zamówienia (max. 40 pkt.), w ramach którego ocenie podlegać będzie cena brutto przedstawiona przez oferenta w Formularzu ofertowym, a także wstępny projekt Logo oraz Hasło Wydarzenia pn. Which Way With IT?. Punktacja zostanie obliczona według wzoru:
Punktacja = (najniższa cena ofertowa brutto)/(cena brutto oferty badanej) x 40 pkt, przy czym przyznawana przez Zamawiającego punktacja, wynikać będzie z następujących kategorii: I. wartości marketingowe i artystyczne projektu logo (0-20 pkt), w tym: a) spójność projektu logo z założeniami opisanymi w celach zamówienia (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności nawiązanie do tematyki związanej z branżą informatyczną oraz potencjałem rozwojowym tej branży; b) dopasowanie projektu logo do idei wydarzenia (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności kolorystyka i nawiązanie do przesłania projektu; powinien podkreślać istotę i znaczenie aktualnych trendów informatycznych, wpływających na ekspansje terytorialną możliwości rozwojowych regionu, przy jednoczesnym wykorzystaniu innowacyjnych instrumentów i rozwiązań; c) czytelność w odbiorze (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności to, czy znak graficzny został opracowany na podstawie prostych, czytelnych skojarzeń, które umożliwią łatwą interpretację, łatwość rozpoznawania i zapamiętania; d) oryginalność projektu (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności nowatorstwo graficzne, przyciąganie uwagi, ponadczasowość, uniwersalizm. II. wartości marketingowe hasła (0-20 pkt), w tym: a) spójność hasła z założeniami opisanymi w celach zamówienia (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności nawiązanie do potencjału informatycznego regionu oraz branży IT; b) dopasowanie hasła do idei wydarzenia (0-5 pkt) - ocenie podlegać będzie w szczególności nawiązanie do tematyki związanej z branżą informatyczną; powinien podkreślać istotę i znaczenie aktualnych trendów informatycznych, wpływających na ekspansje terytorialną możliwości rozwojowych regionu, przy jednoczesnym wykorzystaniu innowacyjnych instrumentów i rozwiązań; c) czytelność w odbiorze hasła (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności łatwość rozpoznawania i zapamiętania, prostota; d) oryginalność hasła (0-5 pkt) ocenie podlegać będzie w szczególności nowatorstwo graficzne, przyciąganie uwagi, ponadczasowość, uniwersalizm.
1) Punkty według powyższej skali zostaną przyznane indywidualnie przez poszczególnych członków Zespołu wyznaczonego do udziału w postępowaniu. Każdemu z oferentów może zostać przyznana maksymalna ilość punktów, tj. 40. 2) Punktacja dotycząca kryterium CENA przyznana przez Zespół, stanowi podstawę do dokonania oceny i porównania ofert. 3) Ostateczną liczbę punktów każdej z ocenianych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych we wszystkich kategoriach kryterium CENA. 4) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach kryteriów określonych w Zapytaniu ofertowym. 5) Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej nie będzie możliwy z uwagi na to, że dwie oferty lub więcej ofert przedstawiać będzie taki sam bilans kategorii kryterium CENA, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Jeśli zaś będą to oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie potencjalnych Wykonawców, którzy złożyli równie korzystne oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 9. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, zgodnie ze wzorem Formularza ofertowego, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 2) Oferta powinna zawierać: a) Wstępny projekt Logo Wydarzenia Which Way With IT?, który może zawierać dowolną, czytelną kombinację słów, liczb i rysunków. Może być wykonany techniką tradycyjną lub komputerową. W pierwszym przypadku wymagana jest konwersja projektów do wersji elektronicznej; b) Wstępne Hasło przewodnie Wydarzenia, które będzie spójne z logo; c) Propozycję całkowitej ceny netto i brutto usługi; d) Opis doświadczenia Wykonawcy, zawierający wykaz co najmniej trzech wykonanych usług w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z dokumentami potwierdzającymi doświadczenie (np. referencje); e) Dane teleadresowe firmy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie oferty (numer telefonu, adres e-mail), numer NIP oraz Regon firmy; f) Kopia aktualnego dokumentu rejestrowego (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji
o podmiotach wpisanych do Rejestru, udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego lub na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej); 3) Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania potencjalnego Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 4) W przypadku podpisania oferty przez inną osobę niż osoby upoważnione, wymienione w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) potencjalnego Wykonawcy, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 5) Potencjalny Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert będzie skutkować odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez danego potencjalnego Wykonawcę. 10. Miejsce i sposób składania ofert: 1) Termin związania ofertą upływa po 30 dniach, licząc od terminu składania ofert. 2) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 16 czerwca 2017 r. w siedzibie Zamawiającego przy ul. Niemierzyńskiej 17a, 71-441 w Szczecinie. Ofertę należy złożyć w kopercie oznaczonej dopiskiem Oferta na opracowanie Kompleksowego Systemu Identyfikacji Wizualnej dla Wydarzenia Which Way With IT?. 3) Dopuszczalne jest złożenie w wyżej wymienionym terminie skanu oferty pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@arms-szczecin.eu. W temacie wiadomości należy wpisać Oferta na opracowanie Kompleksowego Systemu Identyfikacji Wizualnej dla Wydarzenia Which Way With IT?.