PROJEKT UMOWY ZAŁĄCZNIK NR 4 zawarta dnia. w Jarocinie pomiędzy Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Jarocinie, z siedzibą przy ul. Szubianki 21, 63-200 Jarocin, reprezentowaną przez: zwanym dalej,,zamawiającym, a... zwanym dalej Wykonawcą, Niniejsza umowa zawarta jest w ramach wykonywania projektu pt. Lepszy start - wsparcie aktywności i mobilności zawodowej oraz zdolności do zatrudnienia podopiecznych Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Jarocinie, dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanego przez Zamawiającego. 1 ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na Zorganizowaniu obozów wyjazdowych w zakresie zorganizowania i przeprowadzenia obozu integracyjnego osób usamodzielnianych dla grupy 20 osób, umieszczonych w rodzinach zastępczych w wieku od 15 do 25 lat na 10 dni (w tym 9 noclegów). 2. Termin realizacji zamówienia:. 3. Obóz integracyjny osób usamodzielnianych odbędzie się w. (dane ośrodka/pensjonatu) posiadającym bezpośredni dostęp do plaży, stołówki i placu zabaw. 4. Szczegółowy opis wyjazdu znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 2 WYNAGRODZENIE ZA ŚWIADCZONE USŁUGI 1. Za usługę określoną w 1 niniejszej umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie... zł brutto (słownie:... złotych): 1) koszty stałe:. zł brutto, w tym % VAT.. zł, 2) jednostkowy koszt zmienny przypadający na jednego uczestnika zł brutto, w tym % VAT.. zł. 2. Wynagrodzenie płatne będzie po przedłożeniu Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w 3 ust. 6, na konto Wykonawcy, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT z terminem płatności 30 dni od dnia doręczenia faktury. 3. Za termin dokonania zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 4. Zamawiający posiada NIP.. 1
5. Faktury wystawiane będą dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Jarocinie, ul. Szubianki 21, 63-200 Jarocin, NIP... 6. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie faktur VAT bez konieczności podpisu odbiorcy. 7. Wynagrodzenie za wykonane prace płatne będzie z konta Zamawiającego nr.na konto Wykonawcy nr. 3 OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi na rzecz Zamawiającego z dołożeniem najwyższego stopnia staranności oraz mając na względzie interes i dobre imię Zamawiającego. 2. Wykonawca w czasie wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy oraz poza tym czasem będzie unikał prowadzenia jakichkolwiek działań mających negatywny wpływ na interesy lub dobre imię Zamawiającego. 3. Wykonawca oraz wszystkie osoby działające w imieniu i na jego rzecz zachowają w poufności wszelkie związane z wykonaniem niniejszej umowy informacje i dane dotyczące działalności Zamawiającego, jego personelu, klientów i dostawców oraz osób fizycznych i prawnych w jakikolwiek sposób współpracujących z Zamawiającym, o ile dane te nie stanowią informacji publicznej. 4. Wykonawca złoży Zamawiającemu pisemne oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania w poufności danych osobowych, do których dostęp uzyska w związku z wykonaniem niniejszej umowy wszystkich osób uczestniczących w realizacji niniejszej umowy, przed rozpoczęciem jej realizacji. 5. Wykonawca zobowiązany jest dopełnić wszelkich formalności związanych z organizacją wypoczynku dla dzieci i młodzieży zgodnie z zasadami organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. 6. Wykonawca musi przed rozpoczęciem szkolenia oznakować pomieszczenia, materiały szkoleniowe i środki techniczne zgodnie z -Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - zamieszczonymi na stronie www.efs.gov.pl. Oznakowanie polegać będzie w szczególności na umieszczeniu flagi Unii Europejskiej, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także informacji o fakcie współfinansowania szkolenia ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Wszystkie dokumenty sporządzane na potrzeby szkolenia (materiały szkoleniowe, korespondencja, listy obecności, protokół zakończenia szkolenia, dziennik zajęć, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, sala wykładowa - plakaty itp.) zostaną oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z ww. wytycznymi. 7. Wykonawca w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wyjazdu zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu: 1) dzienniki zajęć edukacyjnych, zawierający listę obecności, wymiar godzin i tematy zajęć edukacyjnych, 2) kopie oraz rejestr wydanych zaświadczeń potwierdzających ukończenie warsztatów i uzyskanie kwalifikacji, 3) harmonogram szkolenia (jego ewentualna aktualizacja, korekty), 2
4) listę kwitującą odbiór przez uczestników obozu materiałów szkoleniowych, wyżywienia, zakwaterowania i transportu, potwierdzenia opieki nad dziećmi 5) zdjęcia obrazujące udział uczestników w obozie na płycie CD co najmniej 10 zdjęć z kilku dni, gdzie kadry obejmują wszystkich uczestników, 6) jeden komplet materiałów szkoleniowych dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji projektowej. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zebrania opinii uczestników/uczestniczek wyjazdu w postaci ankiet, dotyczących jego przebiegu i znaczeniu dla nich, oraz przekazania tej kopii Zamawiającemu w terminie 7 dni od zakończenia szkolenia. 8. Każdy uczestnik szkolenia musi otrzymać w pierwszym dniu warsztatów harmonogram zajęć i bezzwrotne materiały piśmienne, takie jak teczka lub segregator, notes-format A-4, długopis. Ponadto w terminie odpowiednim dla realizacji szkolenia materiały dydaktyczne w formie drukowanej (tj. skrypty ze wszystkich obowiązkowych zakresów tematycznych zawartych w programie szkolenia), których otrzymanie musi potwierdzić własnoręcznym podpisem i które stanowić będą własność uczestników. Materiały szkoleniowe opatrzone zostaną Logo UE oraz POKL wg wzoru zamieszczonego na stronie efs.gov.pl. 9. W ostatnim dniu obozu wykonawca zobowiązany jest przekazać uczestnikom obozu zaświadczenia o odbytych kursach i warsztatach. 10. Wykonawca zobowiązany jest pod rygorem odmowy przez Zamawiającego zapłaty za wyjazd, do bieżącego informowania Zamawiającego o: - nieobecności na warsztatach osób na nie skierowanych (imię i nazwisko osoby), - nie zgłoszeniu się na warsztaty osób na nie skierowanych (imię i nazwisko), - rezygnacji z uczestnictwa w warsztatach w trakcie jego trwania przez osoby na nie skierowane. 11. Do szczegółowych obowiązków Wykonawcy należy: - pełna współpraca z Zamawiającym; - realizacja szkoleń zgodnie ze sztuką realizacji szkoleń. 12. Podczas wykonywania niniejszej umowy Wykonawca zgłasza na piśmie uprawnionemu przedstawicielowi Zamawiającego wszelkie problemy, które mogłyby zagrozić terminowemu wykonaniu prac. 13. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego udostępnienia wszelkich dokumentów wykonanych przez siebie prac związanych z realizacją projektu na żądanie Zamawiającego oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu a także innych instytucji uprawnionych do kontroli. 4 KARY UMOWNE 1. W przypadku niewykonania usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy, z przyczyn zależnych od Wykonawcy jest on zobowiązany zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% wartości niniejszej umowy określonej w 2 niniejszej umowy. 2. W przypadku, gdy wykonanie umowy zostanie odwołane lub wstrzymane przez Zamawiającego, z przyczyn od niego zależnych, Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy stosowną część wynagrodzenia, proporcjonalną do wykonania części zadania. 3
3. W przypadku posługiwania się w celu realizacji Umowy osobami co, do których Zamawiający wniósł uzasadniony sprzeciw, co do ich udziału w realizacji Umowy Wykonawca zapłaci z tego tytułu karę umowną w wysokości 10.000,00 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych). 4. W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający żąda od Wykonawcy usunięcia wad lub wzywa do wykonywania przedmiotu Umowy w oznaczonym terminie i może naliczyć karę umowną w wysokości 0, 5% wartości całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy brutto (z VAT), o którym mowa w 2 niniejszej Umowy, za każdy kolejny dzień opóźnienia, licząc od upływu wyznaczonego, przez Zamawiającego terminu. 5. Zamawiający, zastrzega sobie prawo potrącenia kar umownych i innych należności wynikających z niniejszej Umowy z ewentualnego wynagrodzenia lub roszczeń mogących przysługiwać Wykonawcy. 6. Zastrzega się Zamawiającemu prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość ustalonej kary umownej. 7. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązków wynikających z niniejszej umowy w tym: a) niedostarczenie Zamawiającemu w terminie dokumentów wymaganych (warsztatowych oraz zaległych dokumentów od uczestników) b) niezapewnienie właściwej wizualizacji na warsztatach, na skutek czego Zamawiający nie uzyska od Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu środków finansowych na pokrycie kosztów takiego szkolenia, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego równowartości kosztów poniesionych w celu zorganizowania szkolenia. 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010, Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach: 1) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za przedmiot zamówienia - Wykonawca może dokonać wymiany osób, które zaproponował w ofercie jako osoby prowadzące warsztaty/kurs, będące całodobowymi opiekunami podczas wyjazdu; w takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest wskazać Zamawiającemu inną osobę o kwalifikacjach, wykształceniu, doświadczeniu nie niższym, niż wymaga tego SIWZ (wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z wymiany osób wyznaczonych pierwotnie przez Wykonawcę), 2) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie wynagrodzenia za przedmiot zamówienia w przypadku gdy ulegną zmianie powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług na przedmiot świadczenia, 3) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie wynagrodzenia za przedmiot zamówienia w przypadku gdy nie wszyscy podopieczni wyznaczeni przez PCPR do wyjazdu na obóz/szkolenie wezmą w nim udział, 4
4) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie danych Wykonawcy bez zmian samego Wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy), 5) dopuszczalne są zmiany postanowień umowy, które wynikają ze zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli konieczne będzie dostosowanie postanowień umowy do nowego stanu prawnego, 6) dopuszczalna jest zmiana numeru rachunku bankowego wykonawcy, podanego w umowie, w przypadku zmiany rachunku bankowego wykonawcy, na który następować ma zapłata wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6 POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE REALIZACJI UMOWY W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 z późn. zm.), a w sprawach tam nieuregulowanych przepisy ustawy Kodeks Cywilny. 7 SPORY 1. Ewentualne spory pomiędzy Stronami mogące w przyszłości wyniknąć na tle realizacji niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą polubownie w drodze negocjacji. 2. Jeżeli jednak negocjacje nie dojdą do skutku lub nie dadzą spodziewanych rezultatów w terminie 30 dni od daty rozpoczęcia negocjacji właściwy do rozpoznania sporu będzie Sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 8 Niniejsza umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wszystkie egzemplarze mają taką samą moc prawną. Załącznikiem do niniejszej umowy jest: 1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 2) Oferta Wykonawcy, 3) Szczegółowy opis miejsca wykonania zamówienia i warunków zakwaterowania. 9 ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 5
ZAŁ. 1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Obóz integracyjny osób usamodzielnianych 1) długość wyjazdu: 10 dni wyjazdu warsztatowo - integracyjnego (w tym 9 noclegów), 2) ilość podopiecznych: 20 osób (20 osób umieszczonych w rodzinach zastępczych w wieku od 15 do 25 lat) oraz 1 pracownika PCPR. Wykonawca wycenia w ofercie pobyt 20 uczestników (pobyt pracownika PCPR jako dodatkowej osoby wkalkulowany zostanie w oferowanych cenach jednostkowych dotyczących 20 osób). 3) termin wykonania zamówienia (organizacji wyjazdu, pobytu): sierpień 2012 rok - 10 dni (9 noclegów). Wyjazd 1 dnia rano, powrót 10 dnia w godzinach wieczornych do 22.00. 4) miejsce wyjazdu/powrotu: zostanie ustalone w porozumieniu z Zamawiającym w dniu podpisania umowy. 5) miejsce wykonania: miejscowość nadmorska. Dopuszcza się lokalizację stałego miejsca pobytu uczestników wyjazdu (ośródka) w odległości nie większej niż 30 min. pieszo od plaży. 6) zakwaterowanie: 9 noclegów w ośrodku lub pensjonacie murowanym, pokoje dwu i trzy osobowe z pełnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju oraz TV, czajnikiem Na terenie ośródka powinna się znajdować stołówka, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom dostęp do zaplecza sportowo -rekreacyjnego. 7) Wykonawca zobowiązany jest dopełnić wszelkich formalności związanych z organizacją wypoczynku dla dzieci i młodzieży zgodnie z zasadami organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej. 8) opiekunowie i osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie warsztatów: a) opiekunowie: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: 2 całodobowych opiekunów /animatorów/wychowawców z kwalifikacjami wychowawcy kolonijnego (1 z nich będzie pełnił funkcję Kierownika grupy - odpowiedzialny za organizację zajęć, informowanie uczestników obozu o planowanych zajęciach, czuwanie nad realizacją zajęć zgodnie z harmonogramem), opiekę pielęgniarską w razie wystąpienia takiej potrzeby. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić dostęp do podstawowych leków, tj. przeciwbólowych, przeciwgorączkowych - począwszy od rozpoczęcia podróży do miejsca docelowego. Kierownik grupy towarzyszył będzie jej od chwili wyjazdu z Jarocina dnia 1 do powrotu do Jarocina ostatniego dnia obozu. b) Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie warsztatów: zajęcia warsztatowe powinny być przeprowadzone przez osoby posiadające uprawnienia i kwalifikacje zgodnie z rozdziałem V. 9) wyżywienie: prowiant na drogę powrotną oraz podczas organizowanych wycieczek. Na miejscu posiłki: śniadania (w formie szwedzkiego stołu), obiady (dwa dania, napój / sok), podwieczorki, kolacje (szwedzki bufet). Pierwsze świadczenie: obiad i kolacja w dniu przyjazdu, ostatnie świadczenie: śniadanie + suchy prowiant w dniu wyjazdu. W czasie zajęć warsztatowych zapewnione będą napoje: KAWA, HERBATA, ZIMNE NAPOJE. 10) podróż: Wykonawca jest zobowiązany przewieźć całą grupę z Jarocina do miejsca zakwaterowania, a po zakończeniu pobytu odwieźć ją z powrotem, suchy prowiant: bułki z masłem + obkład, 2 napoje 500 ml, + owoc, + słodycze, Autokar: klimatyzowany, Ubezpieczenie: NNW. 6
11) koszty wstępów oraz dojazdów: Cena wyjazdu winna obejmować koszty wstępu do obiektów i innych atrakcji turystycznych przewidzianych w programie oraz koszty przejazdu grupy w trakcie pobytu (Wykonawca jest zobowiązany zapewnić w tym zakresie odpowiedni środek transportu). 12) program pobytu: minimalny program pobytu obejmuje skorzystanie przez każdego uczestnika z: a) grupowych warsztatów w zakresie treningu asertywności 8 godzin, b) treningu zastępowania agresji i podniesienia samooceny 8 godzin, c) kurs udzielania pierwszej pomocy 4 godziny. Ponadto podczas pobytu uczestnicy powinni skorzystać z 2 wycieczek edukacyjno - krajoznawczych. Wykonawca podczas pobytu zapewni codzienne zajęcia z animatorem (zabawy taneczne, karaoke, zajęcia integracyjno - sportowe), organizację min. 2 ognisk, przewodnika na zorganizowanych wycieczkach i aktywne spędzanie czasu wolnego dostosowanego do warunków pogodowych, ubezpieczenie NNW w trakcie trwania całego obozu. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić salą szkoleniową, która pomieści 20 osób szkolonych jednocześnie, wyposażonymi na czas szkolenia w liczbę ławek i krzeseł adekwatną do liczby osób kierowanych na szkolenie (a więc 20 ławek oraz 20 krzeseł), tablice kredowe i/lub suchościeralne, i/lub flipcharty z zapasem kartek, projektory oraz ekrany projekcyjne (lub odpowiednio przygotowane ściany) do wyświetlania zagadnień poruszanych na zajęciach (uwaga: sala szkoleniowa musi spełniać wymagania odnośnie natężenia oświetlenia, a więc pomieszczenie w którym odbywały się będą zajęcia musi być jasne oświetlenie powinno być naturalne wspomagane oświetleniem sztucznym. Pomieszczenie musi również spełniać wymagania odnośnie wentylacji i temperatury, zgodnie z przepisami prawa w zakresie BHP. Wymagania w zakresie BHP spełniały będą również ławki, jak i krzesła), 13) każdy uczestnik musi otrzymać w pierwszym dniu warsztatów harmonogram zajęć i bezzwrotne materiały piśmienne, takie jak teczka lub segregator, notes-format A-4, długopis. Ponadto w terminie odpowiednim dla realizacji szkolenia materiały dydaktyczne w formie drukowanej (tj. skrypty ze wszystkich obowiązkowych zakresów tematycznych zawartych w programie szkolenia), których otrzymanie musi potwierdzić własnoręcznym podpisem i które stanowić będą własność uczestników. Materiały szkoleniowe opatrzone zostaną Logo UE oraz POKL wg wzoru zamieszczonego na stronie efs.gov.pl.. 14) Wykonawca musi przed rozpoczęciem szkolenia oznakować pomieszczenia, materiały szkoleniowe i środki techniczne zgodnie z -Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - zamieszczonymi na stronie www.efs.gov.pl. Oznakowanie polegać będzie w szczególności na umieszczeniu flagi Unii Europejskiej, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także informacji o fakcie współfinansowania szkolenia ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Wszystkie dokumenty sporządzane na potrzeby szkolenia (materiały szkoleniowe, korespondencja, listy obecności, protokół zakończenia szkolenia, dziennik zajęć, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, sala wykładowa - plakaty itp.) zostaną oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z ww. wytycznymi. 15) Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia dokumentacji przebiegu obozu w tym warsztatów stanowiącej: a) Dziennik zajęć edukacyjnych, zawierający listę obecności, wymiar godzin i tematy zajęć edukacyjnych, b) Kopie oraz rejestr wydanych zaświadczeń potwierdzających ukończenie warsztatów c) Harmonogram szkolenia (jego ewentualna aktualizacja, korekty), 7
d) Listę kwitującą odbiór przez uczestników obozu materiałów szkoleniowych, wyżywienia, zakwaterowania i transportu e) Zdjęcia obrazujące udział uczestników w obozie na płycie CD co najmniej 10 zdjęć z kilku dni, gdzie kadry obejmują wszystkich uczestników, f) Wykonawca dostarczy jeden komplet materiałów szkoleniowych dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji projektowej oraz dostarczenia tych dokumentów zamawiającemu w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia. 16) Wykonawca zobowiązany jest do zebrania opinii uczestników/uczestniczek szkolenia w postaci ankiet, dotyczących jego przebiegu i znaczeniu dla nich, oraz przekazania tej kopii Zamawiającemu w terminie 7 dni od zakończenia szkolenia. Treść ankiety zostanie uzgodniona wspólnie z Zamawiający w dniu podpisania umowy. 8