Standardy- formalno-organizacyjne w zakresie zarządzania finansami w NGO. wersja robocza na dzień 04.12.2012.

Standardy- formalno-organizacyjne w zakresie zarządzania finansami w NGO. wersja robocza na dzień 04.12.2012. I. Wstęp Nielubiane, niezrozumiałe, trudne i nudne: tak bywa postrzegane zarządzanie finansami. A jakie może być? Pasjonujące, weryfikowalne, dające oczywisty wynik bo to działania na liczbach, daje poczucie bezpieczeństwa, pokazuje ryzyka. Zarządzanie finansami, to obszar bardzo ważny w organizacji, wiąże się między innymi z zapewnieniem stabilności organizacji w perspektywie długoletniej, przy czym zarządzanie finansami, to nie tylko księgowość. Odpowiedzialność wobec innych instytucji zawsze ponosi zarząd, ale również inne osoby muszą brać udział w tym procesie m.in. księgowy i koordynatorzy zarządzający projektami. W niniejszym opracowaniu przybliżymy standardy, w czterech wybranych obszarach związanych z procesem zarządzania finansami w organizacji, w obszarze kompetencji, świadomości i odpowiedzialności członków zarządu, podstawowego organu decydującego o realizacji misji organizacji, w obszarze współpracy zarządu i osób zajmujących się księgowością, jest to obszar niezwykle ważny dla zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości finansowej organizacji. Kolejne powiązane z nimi obszary standaryzacji dotyczą sposobu zarządzania finansami planowania i monitorowania budżetu, przepływów finansowych oraz rzetelnej i wiarygodnej prezentacji sytuacji finansowej i majątkowej organizacji, zakończonego roku finansowego w bilansie, rachunku zysków i strat / rachunku wyników i informacji dodatkowej. W ramach powyższych obszarów zostały wypracowane standardy zawierające opisy wybranych elementów związanych z każdym z nich. W trakcie prac nad standardami staraliśmy się pokazać standardy przez pryzmat poziomu wiedzy / świadomości i postaw (np. członków zarządu), przyjętych procedur (np. obiegu dokumentów), 1

sposobu zarządzania (np. w zakresie planowania i monitorowania) oraz przyjętych zasad (np. dotyczących współpracy księgowego i zarządzającego). Zwróciliśmy również uwagę na korzyści jakie organizacja może czerpać z wprowadzenia proponowanych standardów, zaznaczając przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe, możliwość zgromadzenia odpowiednich informacji do podjęcia decyzji zarządczych w odpowiednim czasie i bezcenne wartości, takie jak wiarygodność i zaufanie, zarówno partnerów zewnętrznych, ale też, co warto podkreślić własnego zespołu. Struktura każdego standardu składa się z wyjaśnienia, czyli ogólnej informacji, po co nam standard, zawiera podstawowe wskazówki i potrzebne narzędzia do realizacji, wskazuje osoby odpowiedzialne za ich realizację, minimalne i rekomendowane kryterium realizacji, podkreśla korzyści i cel realizacji standardu, propozycje związanych z nimi zapisów i dokumentów obowiązujących w organizacji oraz pytania sprawdzające, których podstawowym zadaniem jest pomoc w weryfikacji, czy i na jakim poziomie w danej organizacji standard jest realizowany. Istnieje wiele metod zarządzania finansami w organizacji, przedstawione propozycje nie wyczerpują wszystkich tematów. Chcemy przy tym zaznaczyć, że naszym celem nie było wypracowanie norm o charakterze nakazowym, które wyznaczałyby precyzyjnie warunki jakie musi spełnić organizacja poddając się procesowi standaryzacji i certyfikacji. Wypełniając jednak zawarte w poszczególnych częściach zalecenia, organizacja będzie mogła deklarować swoją zgodność z nimi. Niniejsze standardy należy więc rozumieć jako opis dobrych praktyk o charakterze wzorcowym dla zainteresowanych organizacji, poziom ich szczegółowości powinien być dostosowany do struktury i charakteru działań danej organizacji. Prezentowane standardy zostały opracowane z udziałem przedstawicieli mazowieckich organizacji pozarządowych, a jako podstawę do ich wypracowania przyjęliśmy zbiór podstawowych zasad i norm związanych z formalno- organizacyjną 2

stroną funkcjonowania organizacji pozarządowych. Obok wskazanych w opracowaniu rozwiązań możemy spotkać także inne propozycje np. standardów formalno-prawnych dla stowarzyszeń i fundacji (http://poradnik.ngo.pl/x/809057), których nie będziemy przybliżać w prezentowanym materiale, ale zachęcamy do zapoznania, gdyż w wielu aspektach są komplementarne wobec naszych propozycji. Mamy szczerą nadzieję, że ich wdrożenie pomoże organizacjom w budowaniu zaufania społecznego, tak ważnego dla społecznej działalności fundacji i stowarzyszeń. II. Obszary standaryzacji w zakresie zarządzania finansami: 2.1. OBSZAR STANDARYZACJI: Odpowiedzialność prawna i statutowa zarządu, wybrane odpowiedzialności organów organizacji pozarządowej. 2.1.1. KOLEGIALNOŚĆ ORGANU ZARZĄDZAJĄCEGO i NADZORUJĄCEGO: Organizacja powinna posiadać kolegialny organ decyzyjny, którego podstawowym zadaniem jest dbałość o zgodność działania i zarządzania majątkiem organizacji ze statutem i przepisami prawa. Zarząd powinien w szczególności wyznaczyć osobę odpowiedzialną za finanse organizacji. Organizacja powinna posiadać kolegialny organ nadzoru, odrębny od organu zarządzającego. Decyzje zarządu powinny być podejmowane jednomyślnie. 2.1.1.1. Wyjaśnienie: Kolegialny organ zarządczy, umożliwia wewnętrzny podział odpowiedzialności zgodnie z kompetencjami członków zarządu (np. za obszar prawa, finansów, działań merytorycznych, relacji z otoczeniem). Podejmowanie decyzji przez zarząd powinno odbywać się jednomyślne, po dyskusji i uzgodnieniu stanowiska członków zarządu przed podjęciem uchwały. Organ nadzoru zapewnia organizacji kontrolę wewnętrzną, może też stanowić ciało doradcze. 2.1.1.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: 3

Sprawdzamy, ile osób jest w zarządzie organizacji i jaki jest sposób jej reprezentacji (opisany w statucie), czy jest wewnętrznie wyznaczona osoba odpowiedzialna za finanse. Analizujemy sposób podejmowania decyzji przez zarząd. Sprawdzamy, czy nasza organizacja ma organ nadzoru i jaki jest jego skład. Przy tworzeniu nowej organizacji dobieramy odpowiednią liczbę członków zarządu, powołujemy kolegialny organ nadzoru, ustalamy sposób podejmowania decyzji zarządu (np. w regulaminie zarządu) oraz sposób jej reprezentacji. Warto zaznaczyć, że zarząd ma prawo udzielenia pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań w imieniu organizacji (np. można wyznaczyć próg kwotowy/procentowy względem przychodów organizacji). 2.1.1.3. Odpowiedzialności: Przeglądu składu zarządu dokonuje zarząd w porozumieniu z organem nadzoru (również kolegialnym). 2.1.1.4. Kryterium realizacji standardu: organy wymagane ustawowo: o dla stowarzyszeń: zarząd i organ nadzoru, brak wymogu kolegialności (a więc może być min. 1 osoba w każdym organie) o dla fundacji: tylko zarząd, brak wymogu kolegialności organu (min. 1 osoba) minimum spełnienia kryterium kolegialności: o min. 2 osoby w zarządzie i 2 osoby w organie nadzoru. rekomendowany skład zarządu i organu nadzoru: o Zarząd min. 3 max. 7 osób; o Organ nadzoru: min. 3 osoby 2.1.1.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Struktura zarządu zapewnia podejmowanie właściwych decyzji zarządczych. Organ nadzoru zapewnia wewnętrzną kontrolę organizacji. 4

2.1.1.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Statut 2.1.1.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy nasz zarząd jest kolegialny czy podejmuje decyzje jednogłośnie? Jaki jest sposób reprezentacji organizacji?. Czy w organizacji jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za finanse? Jak są podejmowane decyzje zarządu? Czy istnieje organ nadzoru? 2.1.2. KOMPETENCJE / ZNAJOMOŚĆ OBOWIĄZKÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI: Zarząd każdej organizacji zna i wywiązuje się ze swojej odpowiedzialności w zakresie spraw związanych z finansami organizacji (w tym m.in. rachunkowość, podatki, prawo, sprawozdawczość). 2.1.2.1. Wyjaśnienie: Bycie członkiem zarządu to odpowiedzialna funkcja. Warto budować zarząd z ludzi ze względu na ich doświadczenie, kreatywność, ale także kompetencje i wiedzę, bo na końcu to oni podejmują decyzje istotne dla organizacji i ponoszą również osobistą - odpowiedzialność. 2.1.2.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Autorefleksja członków zarządu i uczciwa weryfikacja własnych kompetencji i wiedzy niezbędnej w zakresie pełnionej funkcji, określenie braków, poszukiwanie możliwości zdobycia wiedzy w tym zakresie (szkolenia wewnątrz sektora pozarządowego), stworzenie bazy niezbędnej wiedzy dla zarządu (akty prawne, zbiór interpretacji) i jej aktualizacja. 2.1.2.3. Odpowiedzialności: Autorefleksji dokonuje zarząd, przy wsparciu organu nadzoru. 2.1.2.4. Kryteria realizacji standardu: 5

minimum: o członkowie zarządu znają prawo dotyczące ich organizacji, rekomendacje: o stworzona bazy niezbędnej wiedzy dla zarządu, 2.1.2.5. Korzyści/cel realizacji standardu: Kompetentni, świadomi członkowie zarządu umieją zidentyfikować ryzyka i podejmować decyzje zarządcze, unikają błędów często skutkujących konsekwencjami finansowymi. 2.1.2.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Spis podstawowych aktów prawnych dotyczących organizacji, aktualnych; bieżąca (np. raz w miesiącu) informacja przygotowana dla zarządu o zmianach w prawie dotyczącym organizacji (np. ze strony ngo.pl, poradnik.ngo.pl). 2.1.2.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy wszyscy członkowie zarządu i organu nadzoru znają odpowiednio: o prawo dotyczące organizacji pozarządowych (ustawa DPP 1, prawo o stowarzyszeniach, ustawa o fundacjach); o Elementy rachunkowości (ustawę o rachunkowości, ustawę PDOP 2, itd.).;sposób prowadzenia rachunkowości w organizacji politykę rachunkowości i podstawowe obowiązki rachunkowe, w tym umieją przeczytać i rozumieją sprawozdanie finansowe, rozmawiają z księgowym / księgową o sposobie jego prezentacji, analizują i aktualizację politykę rachunkowości i plan kont, znają kalendarz sprawozdawczy; 1 Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (w dalszej części opracowania będziemy posługiwać się skrótem DPP). 2 Ustawa z dn. 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (w dalszej części opracowania będziemy posługiwać się skrótem PDOP). 6

o Podstawy prawa szczegółowego dotyczącego prowadzonej działalności (np. w zakresie podatku VAT, ustawy Prawo zamówień publicznych, itd.) Czy członkowie zarządu mają wiedzę nt. zmian w prawie dotyczącym organizacji pozarządowych? 2.1.3. ZGODNOŚĆ DZIAŁAŃ ZE STATUTEM: Zarząd każdej organizacji jest odpowiedzialny za zgodność bieżących działań z postanowieniami statutu. Dodatkowo, przynajmniej raz w roku dokonuje analizy zgodności ze statutem zakresu realizowanych działań i sposobu zarządzania majątkiem organizacji. 2.1.3.1. Wyjaśnienie: Statut jest podstawowym dokumentem organizacji, powinna ona działać zawsze zgodnie ze statutem. Wykroczenie działań poza zapisy statutowe może mieć konsekwencje np. podatkowe. 2.1.3.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Przegląd działań organizacji m.in. w zakresie: o celów statutowych czy strategia jest zgodna ze statutem? o źródeł przychodów czy są zgodne ze statutem? o kosztów czy są zgodne ze sposobami realizacji celów statutowych? o organów skład, kompetencje: np. czy zarząd organizacji sporządza roczny budżet jeśli o tym mówi statut? o zgodności z obowiązującym prawem (np. zmiany wynikające ze zmiany ustawy DPP) o redakcji. W razie stwierdzonych niezgodności zarząd powinien wystąpić o zmiany w statucie. Pod względem redakcyjnym dobrze jest, gdy statut jest czytany przez np. nowego pracownika ( świeżym okiem łatwiej jest zobaczyć ewentualne błędy). 7

Każda decyzja, a szczególnie związana z zobowiązaniem majątkowym, PRZED JEJ PODJĘCIEM, powinna być weryfikowana w zakresie zgodności ze statutem. 2.1.3.3. Odpowiedzialności: Przeglądu dokonuje zarząd w porozumieniu z organem nadzoru. 2.1.3.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o aktualny statut, rekomendacje: o każda decyzja, związana z zobowiązaniem majątkowym, przed jej podjęciem, jest weryfikowana w zakresie zgodności ze statutem, o kompleksowy przegląd działań organizacji, czy są zgodne ze statutem (raz w roku), 2.1.3.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Zgodność działalności bieżącej ze statutem, dobrze zredagowany statut czytelne zapisy budują wiarygodność organizacji i zapewniają bezpieczeństwo finansowe (np. ze względu na ustawę PDOP). 2.1.3.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Aktualny statut, regulamin zarządu i organu nadzoru. 2.1.3.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Kiedy ostatnio zarząd przejrzał zapisy statutu np. przy zatwierdzaniu planu na dany rok, strategii na kilka lat? Czy źródła finansowania, z których korzysta organizacja są zgodne ze źródłami majątku organizacji? Czy ponoszone koszty są zgodne ze sposobami realizacji celów statutowych? Czy w tym roku był przegląd przychodów i kosztów względem zapisów w statucie (dokonany przez zarząd i księgowość)? 8

2.2. OBSZAR STANDARYZACJI: Współpraca zarządu z księgowością podstawowe zasady - wzajemne oczekiwania - elementy rachunkowości - obieg dokumentów. 2.2.1. WSPÓŁPRACA ZARZĄDU Z KSIEGOWOŚCIĄ: Zarząd powinien być świadomy funkcji księgowości w organizacji. Powinien umieć sformułować swoje oczekiwania wobec księgowości i korzystać z informacji zawartych w księgach finansowych. Księgowość powinna znać działania merytoryczne organizacji, żeby dostosować plan kont do jej działalności merytorycznej (np. projekty, programy, akcje w ramach działalności nieodpłatnej; działalność gospodarcza, działalność odpłatna i nieodpłatna). Plan kont w organizacji powinien odzwierciedlać jej strukturę organizacyjną (np. oddziały, placówki, koła, działy), pozwalać na generowanie bieżącej informacji o kosztach i przychodach, przepływach finansowych. Zarząd organizacji odpowiada za bezpieczeństwo finansowe i ciągłość działań organizacji. Zarząd powinien dbać o właściwe kwalifikacje osób odpowiedzialnych za finanse organizacji. 2.2.1.1. Wyjaśnienie: Zarząd zatrudniając / powierzając prowadzenie ksiąg rachunkowych wybranej osobie jest świadomy swojej odpowiedzialności za rachunkowość organizacji. Księgi finansowe organizacji to cenne źródło informacji, zarząd powinien mieć wiedzę, jak gromadzić dane finansowe, żeby były użyteczne w kluczowych etapach zarządzania finansami, budowania budżetu i przepływów finansowych. Księgowy / księgowa i zarządzający potrzebują wiedzę nawzajem ze swoich obszarów, żeby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki. 2.2.1.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Ustalenie zasad przepływu informacji na bieżąco ustalenie metod komunikacji (np. okresowe spotkania). Ustalenie podziału odpowiedzialności wewnątrz organizacji (zarząd / księgowość). Ustalenie zasad współpracy: np. dostarczanie opisanych 9

dokumentów finansowych na czas do określonego dnia miesiąca do księgowości, dostarczenie zarządowi informacji o kosztach i przychodach za zaksięgowany miesiąc zgodnie z uzgodnionym z działaniami merytorycznymi planem kont w wyznaczonym terminie (np. koszty i przychody projektu), ustalenie sposobu prezentacji danych finansowych przez księgowość dla zarządu. Informowanie księgowego o działaniach merytorycznych, o nowych działaniach modyfikacjach działalności merytorycznej w kontekście należności i zobowiązań finansowych (finalnie modyfikacja planu kont). Potwierdzenie z księgowością możliwości podejmowania nowych zobowiązań finansowych wykraczających poza przyjęty plan budżetu. Zarząd powinien wykorzystywać informacje z księgowości w podejmowaniu decyzji zarządczych księgowość jest źródłem wiedzy dla zarządu. Sporządzenie harmonogramu ważnych dat sprawozdań zewnętrznych i wewnętrznych. Rekomendujemy zarządowi uczestniczenie w szkoleniach w zakresie finansów (w tym rachunkowości). Zarząd zapewnia księgowości dostęp do informacji z zakresu prawa, rachunkowości w tym do szkoleń, aktualnych źródeł wiedzy (np. literatura, dostęp do internetowych serwisów informacyjnych, wskazanie na poradnictwo dla księgowych oferowane przez organizacje pozarządowe). Przykładowy podział odpowiedzialności wewnątrz organizacji: o księgowość / zarząd (dyrektor/ka / kierownik/czka - osoba wyznaczona przez zarząd) / koordynator/ka projektu / działania. 2.2.1.3. Odpowiedzialności: Zarząd 2.2.1.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o ustalony i spisany podział obowiązków i odpowiedzialności księgowego/ej / zarządzających / koordynatora/ki, rekomendacje: 10

o organizacja regularnych spotkań zarządzających finansami z księgowym/ą, podczas których wymieniane są informację istotne pod kątem realizacji działań każdej ze stron, o zapraszanie księgowych na spotkania merytoryczne zespołu organizacji, podczas których prezentowany jest cel, harmonogram działań i rezultaty projektu, o opracowany harmonogram ważnych terminów finansowych / format sprawozdań / zestawień, o spisana lista informacji, których księgowy potrzebuje przy uruchamianiu nowego działania / projektu (np. zakres merytoryczny, budżet, okres trwania, rodzaj sprawozdania, opis dokumentów, rozliczanie VAT, umowa w tym harmonogram płatności i raportowania, bieżąca informacja o zmianach w projekcie budżecie, harmonogramie płatności, itd.). 2.2.1.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Odpowiedzialny i kompetentny księgowy / księgowa ma duży udział w budowaniu bezpieczeństwa finansowego organizacji, jest naturalnym sprzymierzeńcem zarządu. Każdy zarządzający i księgowy / księgowa zna- swoje miejsce w systemie, jest na swoim miejscu, rozumie swoją rolę, zna oczekiwania wobec niego, zna i rozumie potrzeby drugiej strony. Istotne jest terminowe przesyłanie informacji w obie strony; akceptowane rozliczenia projektów przez instytucje finansujące, właściwa informacja we właściwym czasie do podejmowania decyzji zarządczych: księgowość jest wsparciem w podejmowaniu decyzji przez zarząd i we wszelkich działaniach organizacji. W zespole panuje dobra komunikacja. 2.2.1.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty lista dokumentów przygotowanych z udziałem zarządu: o umowa z księgowym, o polityka rachunkowości z planem kont, 11

o ogłoszenie inwentaryzacji, o sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników / rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa). 2.2.1.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy zarząd (każdy z jego członków) jest świadomy odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości? Czy osoba zajmująca się księgami finansowymi w organizacji ma odpowiednie kwalifikacje? Czy zna specyfikę organizacji pozarządowych? Czy księgowy organizacji ma możliwość brania udziału w szkoleniach oferowanych w sektorze pozarządowym? Czy księgowa/y organizacji zna środowisko innych księgowych z organizacji i wie, gdzie udać się po pomoc w przypadku wątpliwości? Czy istnieje spisany zakres obowiązków księgowej/go? Czy księgowy / księgowa zna swoją rolę w organizacji? Czy zna oczekiwania zarządzającego (m.in. zgłaszanie ryzyk finansowych z punktu widzenia rachunkowego / podatkowego itd.) Czy zarząd zna funkcję księgowości w organizacji? Czy korzysta z informacji finansowej zawartej w księgach finansowych? Czy księgowy / księgowa przekazuje informacje zarządowi o zmianach w prawie dotyczących np. rachunkowości, podatków, prawa pracy mających wpływ na finanse organizacji? Czy księgowy / księgowa bierze udział w kluczowych procesach zarządzania organizacją: budowania i kontroli budżetu organizacji, budżetów projektowych, przepływów finansowych czy jest jasny podział zadań? Czy jest ustalony zakres danych finansowych i termin ich dostarczania przez księgowego? Czy zarządzający zna oczekiwania księgowego / księgowej: czy wie, jakie informacje powinien przekazywać księgowemu np. o nowych projektach / działaniach / zamierzeniach? Czy konsultuje z księgowym / księgową dokonywanie niestandardowych operacji finansowych / decyzji zarządu (np. w sprawie wypłaty darowizny dla osoby fizycznej)? 12

Czy zarządzający na bieżąco komunikuje się z księgowym / księgową może być ustalony stały dzień spotkań? Czy istnieje polityka rachunkowości zatwierdzona przez zarząd? Czy istniejąca spisana polityka rachunkowości i plan kont są adekwatne do rzeczywistości czy była aktualizowana i kiedy? Czy plan kont jest adekwatny do potrzeb zarządczych organizacji umożliwia sprawne uzyskanie danych finansowych wymaganych przez zarząd do analiz? Czy zarząd uzgadnia i aktualizuje z księgowym / księgową strukturę planu kont w zakresie kosztów i przychodów adekwatnie do bieżących potrzeb zarządczych i sprawozdawczych? Czy księgowy / księgowa ma dostęp do doradców ds. finansów organizacji pozarządowych, doradców podatkowych, serwisów informacyjnych; czy bierze udział w szkoleniach ma możliwość poszerzania swojej wiedzy, Czy zarząd ma świadomość obowiązków na nim ciążących czy bierze udział w szkoleniach? 2.2.2. WŁAŚCIWA KONTROLA DOKUMENTÓW FINANSOWYCH: Organizacja powinna mieć opracowaną ścieżkę obiegu dokumentów począwszy od momentu wejścia dokumentu do organizacji do momentu dotarcia we właściwe miejsce. Ścieżka obiegu dokumentów w organizacji musi zapewniać sprawne i rzetelne ewidencjonowanie dokumentów finansowych. 2.2.2.1. Wyjaśnienie: Rachunkowość organizacji opiera się na dokumentach finansowych (fakturach, rachunkach, umowach, itd.). Bardzo ważny jest czas, w którym dokument będzie gotowy do wprowadzenia do ksiąg finansowych. W ramach sprawowania właściwej kontroli warto stosować zasadę podwójnej pary oczu : temu służy zatwierdzanie dokumentu finansowego do zapłaty przez 2-3 osoby odpowiedzialne za swoją część weryfikacji. 2.2.2.2. Realizacja/ lub elementy standardu/potrzebne narzędzia: 13

Zgodnie z przyjętą kulturą w organizacji spisanie możliwej ścieżki obiegu dokumentów. Rozdzielenie zatwierdzenia dokumentu na 2-3 etapy w celu zapewnienia właściwej kontroli nad popełnianiem kosztów. 2.2.2.3. Odpowiedzialności: Zarządzający przy współpracy z księgowym/ą. 2.2.2.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o spisana ścieżka obiegu dokumentów, o dokumenty są księgowane na bieżąco, rekomendacje: o zatwierdzanie dokumentu finansowego do zapłaty przez 2-3 osoby odpowiedzialne za swoją część weryfikacji, o księgowość generuje systematycznie aktualne raporty o stanie kosztów i przychodów. 2.2.2.5. Korzyści/cel realizacji standardu: Właściwy obieg dokumentów to bezpieczeństwo organizacji: są dowody (księgowe) na potwierdzenie dokonanych operacji gospodarczych, we właściwym miejscu, wprowadzone we właściwym czasie do ksiąg rachunkowych, co umożliwia sporządzenie wiarygodnych zestawień, a te służą do właściwej oceny aktualnej sytuacji finansowej organizacji i ewentualnej reakcji w odpowiednim czasie. Jesteśmy na bieżąco wypłacalni wobec kontrahentów, co również buduje markę naszej organizacji. Nie tracimy czasu na poszukiwanie dokumentów. 2.2.2.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Spisany obieg dokumentów. 2.2.2.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy w organizacji istnieje ścieżka obiegu dokumentów? Czy ścieżka obiegu dokumentów jest spisana i respektowana? 14

Czy jest pomocna w zapewnieniu sprawnego zaksięgowania i zapłacenia dokumentu finansowego? Czy ścieżka obiegu dokumentów zapewnia właściwą kontrolę dokonywania kosztów? Czy istnieje wewnętrzna kontrola dokonywanych płatności, umożliwiająca wychwycenie ewentualnych błędów w przelewach czy wypłatach z kasy? 2.3. OBSZAR STANDARYZACJI: Planowanie, kontrolowanie - monitoring finansów. 2.3.1. PLANOWANIE I MONITORING FINANSÓW: Każda organizacja powinna działać w oparciu o planowanie w zakresie finansów w perspektywie długoterminowej w ramach strategii finansowania działalności organizacji (w tym cele finansowe organizacji), na podstawie przyjętej strategii działania oraz perspektywie krótkoterminowej w ramach planu budżetu i planu przepływów finansowych. Budżet roczny organizacji i plan przepływów finansowych, powinny być przyjęte przez zarząd oraz monitorowane i weryfikowane na bieżąco. 2.3.1.1. Wyjaśnienie: Kto nie wie do jakiego portu chce przybyć, dla tego żaden wiatr nie będzie dobry (Seneka). Istotna jest wiedza, jakie są źródła finansowania dostępne, jakie są osiągalne dla naszej organizacji, jakie działania powinniśmy podjąć (np. uruchomić działalność odpłatną / gospodarczą). Planowanie i kontrolowanie to podstawowe funkcje zarządzania. Budżet, mówiący o kosztach i przychodach i przepływy finansowe, mówiące o wydatkach i wpływach (wypłacalności organizacji) to podstawowe narzędzia zarządzania finansami. 2.3.1.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Przygotowanie strategii finansowania organizacji. Przygotowanie budżetu rocznego. Obok budżetu rocznego mogą być przygotowane budżety wieloletnie. Roczny plan przepływów finansowych. Monitoring budżetu i przepływów finansowych. Ogólna 15

zasada tworzenia narzędzia budżetowego: powinno umożliwiać zmiany, prezentować plan budżet, wykonanie i odchylenie (różnica: plan wykonanie). Rekomendujemy, żeby system monitorowania budżetu był połączony z systemem księgowym (przy założeniu, że plan kont odpowiada planowi budżetu), co umożliwi szybsze uzyskanie danych, wyeliminuje błędy przy przepisywaniu liczb, zmniejszy nakład pracy w procesie monitoringu. Określenie zespołu budżetowego: wyznaczenie ról w procesie, harmonogramu. Wyznaczenie harmonogramu okresowego monitoringu budżetu, sposobów reakcji na odchylenia. 2.3.1.3. Odpowiedzialności: Zarząd i kto? 2.3.1.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o spisana minimum dwu letnia strategia finansowania organizacji, o przyjęty przez zarząd roczny budżet i plan przepływów finansowych w ujęciu kwartalnym, o monitoring budżetu i przepływów finansowych minimum raz na kwartał, rekomendacje: o spisana strategia finansowania organizacji (min.3 lata), o przyjęty przez zarząd roczny budżet i plan przepływów finansowych w ujęciu miesięcznym, o monitoring budżetu i przepływów finansowych raz w miesiącu, o sporządzanie oraz monitoring budżetu i przepływów finansowych odbywa się przy współpracy zarządzających i księgowych. 2.3.1.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Monitorowany budżet i przepływy finansowe na podstawie wiarygodnych danych z ksiąg rachunkowych dają możliwość reagowania na pojawiające się trudności - myślenia o zmianach w organizacji (rozwoju / ograniczania działań), bieżącej identyfikacji ryzyk finansowych i ich minimalizowanie (dzięki bieżącemu monitoringowi budżetu i planu przepływów finansowych) i tym samym budują jej 16

bezpieczeństwo finansowe. Dają też możliwość sprawdzenia efektywności bieżącego działania i lepszego planowania w przyszłości. 2.3.1.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Strategia finansowania, arkusz budżetu i przepływów finansowych z modułem do monitoringu. Okresowe raporty eksportowane z ksiąg rachunkowych w formacie ustalonym z zarządem. 2.3.1.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja posiada strategię finansowania w tym określone potencjalne źródła finansowania? Czy organizacja ma wyznaczone cele finansowe? Czy istnieje przyjęty przez zarząd roczny budżet i plan przepływów finansowych? Kto bierze udział w tworzeniu budżetu organizacji: zarząd, zespół i księgowy? Czy zarząd na bieżąco identyfikuje ryzyka związane z niewykonaniem budżetu (po stronie kosztów czy przychodów) i czy na nie reaguje? Jak często prowadzi się monitoring budżetu i przepływów finansowych? Raz w miesiącu / raz na kwartał / raz na pół roku? Czy przyjęty system umożliwia reagowanie w sytuacjach tego wymagających (np. przekroczenie budżetu projektu)? 2.4. OBSZAR STANDARYZACJI: Obowiązki sprawozdawczo finansowe. 2.4.1. OBOWIĄZKI SPRAWOZDAWCZO-FINANSOWE: Zarząd powinien mieć świadomość, że głównymi odbiorcami sprawozdania finansowego są podmioty zewnętrzne - m.in. instytucje kontrolne, instytucje finansujące, darczyńcy, partnerzy, jest ono dokumentem potwierdzającym sytuację finansową organizacji. Prawidłowo sporządzone, czytelne sprawozdanie potwierdza wiarygodność organizacji. Dlatego zarząd powinien świadomie dokonać weryfikacji przygotowanego przez księgowość sprawozdania finansowego rachunku zysków 17

i strat / rachunku wyników, bilansu i informacji dodatkowej, z punktu widzenia zgodności prezentacji finansowej z działaniami merytorycznymi. 2.4.1.1. Wyjaśnienie: Obowiązkowa sprawozdawczość to jeden z podstawowych obowiązków organizacji. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań finansowych, które obowiązują wszystkie jednostki gospodarcze jest kolejnym podstawowym zadaniem zarządu. Sprawozdanie finansowe to bardzo ważna wizytówka organizacji. 2.4.1.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Znajomość przepisów w tym zakresie, sporządzenie harmonogramu obowiązujących sprawozdań, sprawdzenie aktualnych wzorów sprawozdań, przygotowanie sprawozdania, spotkanie zarząd księgowy / księgowa,, wyjaśnienie wątpliwości - analiza wspólna zarządzającego i księgowego / księgowej, ewentualny audyt sprawozdania, wprowadzenie ustalonych wspólnie korekt do sprawozdania, weryfikacja i zatwierdzenie sprawozdania przez organ nadzoru, wysyłka do właściwych instytucji. Zamieszczenie dokumentów sprawozdawczych na stronie internetowej organizacji. 2.4.1.3. Odpowiedzialności: Zarząd 2.4.1.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o znajomość przepisów w zakresie sprawozdawczości organizacji, o wypełnianie obowiązków sprawozdawczych, o dane prezentowane w sprawozdaniu są zgodne z działaniami merytorycznymi organizacji. rekomendowane: o sporządzenie harmonogramu obowiązujących sprawozdań, o zamieszczenie dokumentów sprawozdawczych na stronie internetowej organizacji, 18

o informacje o głównych kosztach i przychodach organizacji są podane do publicznej wiadomości. 2.4.1.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Bezpieczeństwo prawne i finansowe organizacji. Bezpieczeństwo zarządu. Wiarygodne sprawozdanie buduję wizerunek organizacji przywiązującej wagę do finansów i gospodarnej. 2.4.1.6. Zapisy/obowiązujące dokumenty: Aktualna wersja formatu sprawozdań, kalendarz sprawozdawczy wraz z rodzajem wymaganych sprawozdań. Kilka egzemplarzy sprawozdania finansowego podpisanego w oryginale przez wszystkich członków zarządu jeden oryginał musi pozostać w dokumentacji organizacji. 2.4.1.7. Pytania sprawdzające: Czy znany jest harmonogram sprawozdawczy organizacji: w zakresie projektów / całej organizacji? Czy sprawozdania są zgodne z aktualnie obowiązującymi wymaganiami? Czy informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym (szczególnie w informacji dodatkowej) są czytelne dla innego czytelnika czy była weryfikacja przez kogoś niezwiązanego z finansami drugie oko? Czy prezentacja danych finansowych jest zgodna z działaniami merytorycznymi? 2.4.2. SPRAWOZDAWCZOŚĆ WEWNĘTRZNA: Rekomendujemy, żeby Zarząd przekazał zespołowi podstawową informację finansową podsumowującą dany rok obrotowy, w sposób dostosowany do kultury komunikacji organizacji. 19

2.4.2.1. Wyjaśnienie: Niezwykle ważną grupą, wobec której warto budować zaufanie, jest zespół organizacji. Zadowoleni, zaangażowani pracownicy organizacji są jednym z najlepszych mediów budujących jej markę. Powinni wiedzieć o sukcesach, które współtworzą, ale i o porażkach, których są współautorami. Mogą być też dobrymi doradcami. 2.4.2.2. Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Okresowe spotkania z zespołem wokół spraw finansowych organizacji szczególnie na podsumowanie roku, ale też krótszych okresów (półrocza / kwartału / może miesiąca np. w zakresie działalności gospodarczej). 2.4.2.3. Odpowiedzialności: Zarząd 2.4.2.4. Kryteria realizacji standardu: minimum: o zarząd przekazuje zespołowi podstawową informację finansową podsumowującą dany rok obrotowy, rekomendacje: o okresowe spotkania zespołu dotyczące spraw finansowych, o angażowanie zespołu we wsparcie organizacji (np. fundraising wśród osób prywatnych, kampania 1%, itp.). 2.4.2.5. Korzyści/ cel realizacji standardu: Budowanie relacji współodpowiedzialności za organizacji, korzystanie z pomysłów pracowników w sytuacji kryzysu / rozwoju. 2.4.2.6. Zapisy/lub obowiązujące dokumenty: Internet, spotkania zespołu informujące o istotnych zmianach. Prezentacja rocznego sprawozdania finansowego wyników merytorycznych i finansowych. 20

2.4.2.7. Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy zespół organizacji zna sytuację finansową organizacji? Czy zespół organizacji zna sposób działania całej organizacji, zna obowiązujące zasady, bierze odpowiedzialność za generowane koszty organizacji? Czy zespół organizacji bierze udział w istotnych procesach np. tworzenia strategii, wyznaczania celów finansowych, budowania budżetu, zarządzania przepływami finansowymi, itd. Czy odbywa się spotkanie zespołu z zarządem podsumowujące rok działania i prezentujące główne informacje finansowe? 21

ANEKS I Lista podstawowych dokumentów wymaganych (od strony prawnej) dla każdej organizacji 3 : o statut; o wpis do rejestru KRS; o NIP; o REGON; o umowa z bankiem dotycząca otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego organizacji. Dodatkowo fundacje oraz stowarzyszenia, które przyjęły wpłatę w gotówce równowartość 15 tys. EURO, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu powinny: o wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu (uchwałą zarządu); o umożliwić przeszkolenie tej osoby; o wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. 3 Więcej na temat obowiązującej dokumentacji http://poradnik.ngo.pl/x/809074. 22

ANEKS II Podstawowe dokumenty związane z rachunkowością, które powinny być przygotowywane z udziałem zarządu: o polityka rachunkowości z planem kont, przyjęta na mocy uchwały zarządu (kierownika jednostki); o sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej / rachunek zysków i strat dla organizacji prowadzącej działalność gospodarczą, informacja dodatkowa); o CIT 8 wraz z załącznikami; o rekomendowany obieg dokumentów. ANEKS III. Lista podstawowych aktów prawnych dotyczących organizacji: o Ustawa Prawo o stowarzyszeniach z dn. 7 kwietnia 1989r. (Dz. U. 1989 nr 20 poz. 104 z późn. zm.); o Ustawa o fundacjach z dn. 6 kwietnia 1984r. (Dz. U. 1991 nr 46 poz. 203 z późn. zm.); o Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) o Ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) o Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539) o Ustawa z dn. 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r., nr 74 poz. 397 z późn. zm.) o Ustawa z dn. 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., nr 0 poz. 361 z późn. zm.) 23

o Ustawa o podatku od towarów i usług z dn. 11 marca 2004 (Dz. U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.) o Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 (Dz. U. 2004 nr 173 poz.1807); o Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) o Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dn. 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. Nr 50, poz. 529 z późn. zm.) o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego (Dz. U. Nr 80, poz. 434) o Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (Dz. U. Nr 285, poz. 2852) o Ustawa z dn. 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2010 r., Nr 46, poz. 276 z późn. zm.) o Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych 1991 (Dz. U. 1991 nr 9 poz. 31 z późn. zm.) o Ustawa o czynnościach cywilno-prawnych 2000 (Dz. U. 2000 nr 86 poz. 959 z późn. zm.); o Ustawa o przetwarzaniu danych osobowych z 29 sierpnia 1997 (Dz. 1997 nr 133 poz. 883 z późn. zm.); ANEKS IV. Lista obowiązków sprawozdawczych kalendarz sprawozdawczy: 24

Kalendarz sprawozdawczy Obszar Termin Czynność Instytucja DLA KAŻDEJ ORGANIZACJI: podatek od nieruchomości (przy wynajmie lokalu publicznego) 15 sty wysłanie deklaracji i odprowadzenie podatku od nieruchomości od części lokalu, w której jest realizowana działalność gospodarcza / złożenie deklaracji zerowej w przypadku wynajmu lokalu na działalność statutową Urząd Miasta PITY 11 i PIT8B 28 lut wysłanie deklaracje wg wzoru sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa 31 mar sporządzenie sprawozdania - Urząd Skarbowy i pracownicy 25

CIT 8, CIT 8/0, CIT D informacja o darowiznach (nazwa i adres instytucji, kwota, cel przeznaczenia wszystkich darowizn - dane z CIT D) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) 31 mar 31 mar 30 cze sporządzenie i wysłanie deklaracji; wysłanie pisma z informacją, w jaki sposób informacje o darowiznach zostały upublicznione podatnie do publicznej informacji informacji o darowiznach maksymalny termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego (podjęcie uchwały przez organ nadzorujący) Urząd Skarbowy wywieszenie w biurze organizacji / strona internetowa organizacji / media sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia (max. do 10 lipca) wysłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie + opinia audytora (jeśli audyt był wymagany) Urząd Skarbowy DOBRA PRAKTYKA DLA KAŻDEJ ORGANIZACJI sprawozdanie finansowe i merytoryczne po zatwierdzeniu podanie do publicznej wiadomości (np. na własnej stronie internetowej) ORGANIZACJA POSIADAJĄCA STATUS OPP 26

sprawozdanie finansowe i merytoryczne OPP 15 lipca (dla organizacji, których rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym - 15 dni od daty zatwierdzenia wysłanie sprawozdania w wersji elektronicznej i opublikowanie na stronach MPiPS MPiPS ORGANIZACJA PROWADZĄCA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia, max. do 15 lipca) wysłanie sprawozdania KRS FUNDACJE sprawozdanie finansowe i merytoryczne 31 grudnia wysłanie sprawozdań właściwe ministerstwo nadrzędne 27

ANEKS V. Organizacje zaangażowane w proces konsultacji/wypracowania standardu: 1. Stowarzyszenie Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS, 2. Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu, 3. Fundacja Dzieci Niczyje, 4. Fundacja Pomocy Matematykom i Informatykom Niesprawnym Ruchowo, 5. Fundacja Synapsis, 6. Fundacja TUS, 7. Mazowiecka Fundacja Rozwoju, 8. Fundacja Gospodarcza im. K. Marcinkowskiego, 9. Towarzystwo Przyjaciół Ząbek, 10. Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA. 11.. 12.. 28