Obowiązki prawne i zarządcze w NGO na podstawie doświadczeń z audytów organizacji pozarządowych

Transkrypt

1 Obowiązki prawne i zarządcze w NGO na podstawie doświadczeń z audytów organizacji pozarządowych

2 Rodzaje audytów prowadzonych w NGO audyt obligatoryjny: sprawozdanie finansowe, projekt UE lub PFRON audyty fakultatywne: otwarcia, statutowe, problemowe, rozwojowe, inwentaryzacja potrzeb organizacji (usługa doradcza)

3 Przedmiot audytu obszar finansowo - księgowy (rachunkowość, sprawozdania finansowe, obrót gotówką) obszar prawny (umowy, dane osobowe, pracownicy) obszar organizacyjny (realizacja celów NGO, komunikacja, mechanizmy kontrolne) zamówienia udzielane przez NGO granty

4 Audytom podlegały wyłącznie organizacje wpisane do KRS działające w ramach pełnej rachunkowości.

5 Nasze spostrzeżenia W obszarze prawnym i zarządczym najlepiej funkcjonowały organizacje, które miały doświadczenia w realizacji projektów w ramach funduszy strukturalnych. Z wpisem do KRS wiążą się obowiązki. Organy kontroli wewnętrznej nie podejmowały bieżących działań kontrolnych. Ogromne różnice w jakości dokumentacji prowadzonej w oraz poza biurem rachunkowym. Prowadzenie wyłącznie działalności nieodpłatnej - obawy barierą dla profesjonalizacji organizacji. jak mi gmina nie da to się rozwiążemy

6 Podstawowe obowiązki NGO Wdrożyć podstawowe procedury. Prowadzić rachunkowość (księgowania, sprawozdawczość). Dbać o celowość i racjonalność działań i wydatków. Właściwie stosować prawo powszechnie obowiązujące (zatrudnienie, umowy cywilnoprawne, dane osobowe). Wdrożyć i stosować standardy funkcjonowania - w zależności od profilu organizacji.

7 Wdrożyć podstawowe procedury Statut, KRS - dokumenty rejestrowe, NIP, REGON, rachunek w banku, siedziba (umowa najmu lub użyczenia), pieczęć. Umowy na usługi obce (np. telefon, Internet). Strategia rozwoju i roczny plan pracy (wskaźniki, mierniki). Powiadomienia o walnym zebraniu, uchwały, listy obecności, rejestry uchwał. Regulamin prac zarządu, powiadomienia o spotkaniach, uchwały, listy obecności, rejestry uchwał (podobne dokumenty dot. innych organów NGO, np. komisji rewizyjnej).

8 Polityka rachunkowości, plan kont, instrukcja obiegu dokumentów księgowych, karta wzorów podpisów. Polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym (dane osobowe i bezpieczeństwo informacji). Polityka bezpieczeństwa finansowego - instrukcja przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz przeciwdziałania terroryzmowi (fundacje stosują zawsze, stowarzyszenia od momentu przyjęcia wpłaty gotówkowej powyżej 15 tyś. EURO, dodatkowe obowiązki związane ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za ten obszar, odbycie szkolenia, prowadzenie rejestru transakcji). Polityka archiwizacji - szczególnie w przypadku projektów pomocowych (archiwum jest zbiorem danych osobowych - konieczność posiadania stosownego upoważnienia). Instrukcja kancelaryjna i regulamin organizacyjny NGO.

9 Procedury dokonywania zakupów. Uchwały o przystąpieniu do projektów, umowy partnerskie i listy intencyjne. Regulamin pracy, wynagradzania i świadczeń socjalnych. Dokumentacja związane z zatrudnieniem pracownika: zgłoszenie do ZUS, umowa o pracę, zakres obowiązków, lista płac, lista obecności, badania lekarskie, akta osobowe, szkolenia BHP. Umowa wolontariacka, ubezpieczenie NW wolontariusza, ewidencja czasu pracy.

10 Prowadzić rachunkowość (księgowania, sprawozdawczość) Aktualna Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont - konieczność aktualizacji dokumentów np. w sytuacji realizacji projektów. Rzetelne sprawozdania finansowe: Bilans, Rachunek zysków i strat, Informacja dodatkowa. Opisane dokumenty księgowe: np. faktury, rachunki, KP, KW. Opisy powinny wskazywać na celowość wydatku oraz powinny być odpowiednio zatwierdzone. Wyciągi bankowe. Dokumentacja obrotu gotówką.

11 Wnioski z audytów: Rachunkowość prowadzona na bieżąco. Terminy poszczególnych czynności. Konieczne działania wewnętrznego organu kontroli - na bieżąco i przed zatwierdzeniem sprawozdania. Indywidualne księgowanie wszystkich dokumentów.

12 Dbać o celowość i racjonalność działań i wydatków Organizacje pozarządowe co do zasady nie stosują ustawy prawo zamówień publicznych. Stowarzyszenie samodzielnie określa swoje cele, programy działania i struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności (art. 2 ust. 2 ustawy). Trudno jest ocenić celowość i racjonalność działań i wydatków bez odpowiednich procedur i kompletnej dokumentacji w danej sprawie.

13 Wnioski z audytów: Zaleca się opracowanie i wdrożenie: - rocznych planów pracy ze wskazaniem wskaźników i mierników działań; - procedur dokonywania zakupów; - odpowiedniego opisywania dokumentów księgowych; - gromadzenie dokumentów merytorycznych potwierdzających faktyczną realizacje zadań.

14 Właściwie stosować prawo powszechnie obowiązujące (zatrudnienie, umowy cywilnoprawne, dane osobowe) niezmienie Tylko samobójcy stosują umowy o dzieło. Umowy cywilne bez znamion stosunku pracy. Ochrona danych osobowych - obecne obowiązki i przygotowanie do rodo (maj 2018 roku).

15 ochrona danych osobowych Dwa podstawowe dokumenty: Polityka bezpieczeństwa i instrukcja dotycząca systemu informatycznego. Kto jest Administratorem danych? ABI (do GIODO), ASI - fakultatywnie - PLUSY i MINUSY. Identyfikacja zbiorów i ich rejestracja. Podstawa przetwarzania danych osobowych. Powierzenie przetwarzania danych (art. 31 ustawy). Obowiązek informacyjny.

16 spełnienie obowiązku informacyjnego W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować o: 1) adresie swojej siedziby i pełnej nazwie; 2) celu zbierania danych; 3) prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania; 4) dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

17 Wdrożyć i stosować standardy funkcjonowania - w zależności od profilu organizacji Organizacje pozarządowe są odpowiedzialne za realizację coraz większej liczby zadań publicznych, ważnych z punktu widzenia funkcjonowania lokalnych społeczności. W związku z tym stoją przed koniecznością profesjonalizacji swoich działań, rozumianej jako zwiększenie efektywności i podwyższanie ich jakości. Podstawowym celem zarządzania jakością jest unikanie błędów, zamiast ich poprawianie. Standardy stanowią więc system bezpieczeństwa pozwalający uniknąć problemów i podejmowania złych decyzji. standard działania to minimalna norma, która pozwala na prowadzenie działań w sposób powtarzalny

18 źródła standaryzjacji obowiązujące w Polsce prawo zalecenia formułowane w ramach nieobligatoryjnych dokumentów doświadczenia działających już od wielu lat organizacji pozarządowych w Polsce i w innych krajach (tzw. dobre praktyki) teorie, modele, koncepcje np. z zakresu zarządzania czy komunikacji z otoczeniem

19 Przykłady w obszarze finansowym Sprawozdanie finansowe powinno być jawne i dostępne. Sprawozdanie finansowe, razem ze sprawozdaniem merytorycznym, powinno być podstawą do sporządzenia raportu rocznego, który jest jawny i dostępny (opublikowany na stronie internetowej organizacji). Sprawozdanie finansowe i merytoryczne (w formie raportu rocznego) jest przedstawiane darczyńcom i partnerom.

20 Dziękuję za uwagę