Powsin, kwietnia Kinga Chrzanowska Teresa Zagrodzka

Transkrypt

1 PRZEDSTAWIANIE DANYCH FINANSOWYCH ORGANIZACJI Powsin, kwietnia 2013 Kinga Chrzanowska Teresa Zagrodzka

2 Cele szkolenia Prezentacja sprawozdania finansowego: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej. Krótka nauka czytania sprawozdania finansowego: jakie informacje możemy znaleźć w sprawozdaniu finansowym organizacji? Sprawozdawczość projektowa lista sprawdzająca: o czym nie powinniśmy zapomnieć? Kontrola projektu: prawa i obowiązki kontrolowanego.

3 ODPOWIEDZIALNOŚĆ CZŁONKÓW ORGANÓW ZARZĄDCZYCH W ZAKRESIE RACHUNKOWOŚCI

4 Odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego Ustawa o rachunkowości (art. 4a) Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie.

5 Odpowiedzialność karna Ustawy o rachunkowości (art.77) Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do: 1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, 2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych - podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

6 Odpowiedzialność karna cd. Ustawa o rachunkowości (art. 79 pkt 1-4): Odpowiedzialności karnej podlega też ten, kto: nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków; nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia; nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym.

7 SPRAWOZDAWCZOŚĆ ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH

8 Sprawozdawczość finansowa Sprawozdawczość finansowa: obowiązkowa względem urzędów (US, MPiPS, ministerstwo nadrzędne, KRS, itd.); obowiązkowa względem instytucji finansujących (z realizacji projektów); zarządcza.

9 Sprawozdawczość merytoryczna Sprawozdawczość merytoryczna obowiązkowa względem instytucji nadrzędnych (ministerstw, MPiPS); z realizacji projektów; z realizacji wszystkich działań całej organizacji.

10 Podstawowe akty prawne regulujące sprawozdawczość roczną organizacji sprawozdanie finansowe Ustawa o rachunkowości: sprawozdanie finansowe, składające się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (m.in. uproszczony rachunek wyników)

11 Podstawowe akty prawne regulujące sprawozdawczość roczną organizacji sprawozdanie finansowe Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia dnia 15 lutego 1992: roczne deklaracje podatkowe CIT 8, CIT8/O, CIT D oraz zasady przekazywania sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego

12 Podstawowe akty prawne regulujące sprawozdawczość roczną organizacji sprawozdanie merytoryczne Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji; Ustawa o działalności organizacji pożytku publicznego i wolontariacie sprawozdanie merytoryczne i finansowe OPP; Rozporządzenie Ministra z Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2011 w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego.

13 SPRAWOZDAWCZOŚĆ OBOWIĄZKOWA WOBEC INSTYTUCJI NADRZĘDNYCH SPRAWOZDANIE FINANSOWE

14 Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? Art. 52 ustawy o rachunkowości: 2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

15 Zatwierdzenie sprawozdania finansowego Uchwała organu nadzorującego zatwierdzająca sprawozdanie finansowe za dany rok; wskazanie przeznaczenia zysku na cele statutowe (zwiększenie funduszu statutowego) / pokrycia straty z funduszu statutowego.

16 Roczne sprawozdanie finansowe kalendarz (dla każdej organizacji) Max. do 31 marca (do końca trzeciego miesiąca od zakończenia roku finansowego): sporządzenie sprawozdania finansowego; wysłanie do urzędu skarbowego deklaracji podatkowej CIT 8 (wraz z CIT-8/0 i CIT/D).

17 Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych art. 27 Podatnicy, z wyjątkiem zwolnionych od podatku na podstawie art. 6 ust. 1, art. 17 ust. 1 pkt 4a lit. a) i przepisów ustawy wymienionej w art. 40 ust. 2 pkt 8, są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości dochodu (straty) osiągniętego w roku podatkowym - do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie wpłacić podatek należny albo różnicę między podatkiem należnym od dochodu wykazanego w zeznaniu a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku.

18 Kto podpisuje CIT? Osoba, która odpowiada za naliczenie podatku dochodowego najczęściej księgowy lub biuro rachunkowe, może to być też członek zarządu; Osoby uprawnione zgodnie ze statutem do zarządzania jednostką najczęściej kierownik jednostki

19 Roczne sprawozdanie finansowe kalendarz (dla każdej organizacji) Max. do 30 czerwca zatwierdzenie sprawozdania finansowego Nie później niż w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia: złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.

20 Ustawa o rachunkowości art. 53 ust.1 Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

21 Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych art. 27 ust.2 Podatnicy obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

22 Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych art. 27 ust.2 Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania.

23 SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE

24 Roczne sprawozdanie merytoryczne fundacji Termin: do końca roku kalendarzowego (31 grudnia); Składane do nadrzędnego ministerstwa; Sporządzane wg określonego wzoru.

25 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dn. 8 maja Sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego. Składa się je każdego roku z działalności za rok ubiegły. Rozporządzenie to określa wzór sprawozdania.

26 Roczne sprawozdanie merytoryczne - stowarzyszenia Nie mają obowiązku ustawowego, mogą być proszone o przedstawienie sprawozdania przez zewnętrzny organ nadzoru - starostwo.

27 SPRAWOZDAWCZOŚĆ OBOWIĄZKOWA OPP

28 Roczne sprawozdanie finansowe i merytoryczne OPP do MPiPS Do 15 lipca złożenie sprawozdania finansowego i merytorycznego w MPiPS (wersja elektroniczna); W tym samym terminie obowiązek publikacji sprawozdania na stronach MPiPS

29 Wzór sprawozdania merytorycznego OPP Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra z r. nadal obowiązuje dla wszystkich organizacji ten sam wzór sprawozdania; Uproszczony wzór (dla organizacji, które osiągnęły mniej niż 100 tys. zł przychodów) będzie wprowadzony w 2014r.

30 Ustawa dpp art. 23 ust. 1 Organizacja pożytku publicznego sporządza roczne sprawozdanie merytoryczne ze swojej działalności, z zastrzeżeniem przepisów odrębnych.

31 Ustawa dpp art. 23 ust.8 Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego określi, w drodze rozporządzenia, zakres sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, obejmujący w szczególności najważniejsze informacje o działalności pożytku publicznego organizacji pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym oraz o wydatkowaniu środków finansowych pochodzących z 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych oraz wzór tego sprawozdania, pozwalające ocenić prawidłowość realizacji przez organizację pożytku publicznego jej celów statutowych.

32 UWAGA: na część finansową w sprawozdaniu merytorycznym Należy dbać o spójność danych między sprawozdaniem finansowym i wszystkimi pozostałymi sprawozdaniami organizacji.

33 SPRAWOZDANIE FINANSOWE

34 Główny cel sprawozdania finansowego Przedstawienie wiarygodnego obrazu sytuacji majątkowej organizacji, uczciwa prezentacja zmian w sytuacji finansowej organizacji, z zachowaniem zasady ostrożności (maksymalne koszty, minimalne przychody); dostarczenie informacji szeroko rozumianym interesariuszom; przedstawienie wyników zarządzania przez zarząd powierzonymi mu zasobami.

35 Bilans Bilans to najważniejszy element przedstawionego sprawozdania finansowego. zestawienie majątku (aktywa) i kapitału (pasywa) organizacji przygotowywany na określony dzień, suma bilansowa po stronie aktywów oraz po stronie pasywów zawsze jest równa. Aktywa są ułożone w bilansie według stopnia płynności. Na początku znajdują się wartości niematerialne i prawne, przez rzeczowe aktywa trwałe, inwestycje aż po najbardziej płynne, czyli środki finansowe. Pasywa przedstawiają informacje o formach finansowania aktywów. Są tu takie pozycje jak kapitał własny, pożyczki jak również zobowiązania wobec dostawców.

36 Ważne informacje zawarte w bilansie Po stronie aktywów: wartość środków trwałych, należności, łączny stan kont bankowych i kasy organizacji; Po stronie pasywów: wartość funduszu statutowego, wyniku finansowego za dany rok (i za okresy poprzednie), wartość zobowiązań oraz przychodów przyszłych okresów.

37 Rachunek wyników stanowi integralną część sprawozdania finansowego obejmuje konkretny okres najczęściej rok obrachunkowy Przychody statutowe operacyjne finansowe Koszty statutowe administracyjne finansowe operacyjne Wynik finansowy

38 Rachunek zysków i strat Zestawienie przychodów, kosztów i wyników za dany okres w podziale na poszczególne grupy działań: - statutowych; - gospodarczych; - operacyjnych; - finansowych

39 Informacja dodatkowa Zawiera bardziej szczegółowe informacje przedstawione w bilansie i rachunku zysków i strat, np: wyróżnienie środków trwałych (grup); wykaz należności i zobowiązań; listę źródeł przychodów; listę grup kosztów (np. projektów), w tym kosztów administracyjnych

40 KONTROLA PROJEKTU, KONTROLA ORGANIZACJI

41 RIO ZUS Organy kontroli Starostwo NIK PIP Ministerstwo nadrzędne Urząd Skarbowy Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Instytucja finansująca Urząd Kontroli Skarbowej

42 Instytucje kontrolne w zakresie zarządzania środkami publicznymi UKS Urząd Kontroli Skarbowej: jednostka organizacyjna kontroli skarbowej wykonywanej w celu ochrony interesów i praw majątkowych Skarbu Państwa oraz zapewnienia skuteczności wykonywania zobowiązań podatkowych i innych należności stanowiących dochód budżetu państwa lub państwowych funduszy celowych. Celem kontroli skarbowej jest również badanie zgodności z prawem gospodarowania mieniem państwowych osób prawnych.

43 Instytucje kontrolne w zakresie zarządzania środkami publicznymi NIK Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej. NIK kontroluje głównie działalność administracji rządowej i samorządowej, jednakże uprawniona jest również do kontroli organizacji pozarządowych, w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki publiczne oraz wykonują zadania zlecone przez organy administracji publicznej.

44 Instytucje kontrolne NIK Ustawa o NIK Art. 5 ust. 3 Kontrola działalności jednostek organizacyjnych przedsiębiorców, o których mowa w art. 2 ust. 3, jest przeprowadzana pod względem legalności i gospodarności. art

45 Instytucje kontrolne w zakresie zarządzania środkami publicznymi RIO - Regionalne Izby Obrachunkowe to państwowe organy nadzoru i kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego. Uprawnione są również do kontroli organizacji pozarządowych w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznanych z budżetu jednostek samorządu terytorialnego.

46 Instytucje nadzoru Starostwo stowarzyszenia; Ministerstwo nadrzędne fundacje; MPiPS organizacje OPP.

47 Kontrola zobowiązań publicznoprawnych ZUS kontrola zgłoszenia pracowników do ubezpieczenia, odprowadzania składek ZUS w terminie, itd. US odprowadzanie podatków: od osób fizycznych, od osób prawnych, VAT itd.

48 Kontrola podatkowa Akt prawny: Ordynacja podatkowa, art : Organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 282c.

49 Kontrola organizacji jako pracodawcy PIP Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować organizacje, które zatrudniają pracowników, a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności zatrudnienia także organizacje, na rzecz których świadczona jest praca na podstawie umów cywilnoprawnych, wolontariackich oraz przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą w ramach tzw. samozatrudnienia.

50 Inne instytucje kontrolne Państwowa Inspekcja Sanitarna jest powołana m.in. do sprawowanie nadzoru nad warunkami higieny pracy w zakładach pracy, higieny wypoczynku i rekreacji, warunkami zdrowotnymi żywności, żywienia i przedmiotów powszechnego użytku.

51 Jedna kontrola u przedsiębiorcy Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej Art Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy (z wyjątkiem sytuacji opisanych w ustawie). 2. Jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli.

52 Ograniczony czas trwania kontroli w ciągu roku u przedsiębiorców Ustawa o swobodzie dział. gospod. art. 83 Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać: 1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych; 2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców 18 dni roboczych;

53 Uprawnienia kontrolerów Ustawa kontroli w administracji rządowej z dnia 15 lipca 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz.1092) art. 22 (prawa kontrolera) i art. 25. (obowiązki pracownika jednostki kontrolowanej) Ustawa o kontroli skarbowej z dnia (Dz.U nr 41 poz. 214 tekst ujedn.) Art. 11a-g Uprawnienia kontroli skarbowej, art (postępowanie konrtolne) Pisemne upoważnienie dla kontrolerów danego postępowania

54 Książka kontroli Książka Kontroli - to jeden z najważniejszych dokumentów wewnętrznych przedsiębiorcy. Organy administracji publicznej mają obowiązek dokonywać w tej książce wpisów swoich kontroli, czasu jej trwania i ustaleń;

55 Wpisy obejmują: 1) oznaczenie organu kontroli; 2) oznaczenie upoważnienia do kontroli; Książka kontroli 3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli; 4) daty podjęcia i zakończenia kontroli; 5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych; 6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli; 7) uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2;

56 Książka kontroli 8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83; 9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a; 10) uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3. Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

57 Książka kontroli

58 Potrzebna dokumentacja W odniesieniu do organizacji: Polityka rachunkowości; Obieg dokumentów; Regulamin pracy obowiązkowy powyżej 20 pracowników (20 osób); mniejsze organizacje mogą mieć taki regulamin; Regulamin wynagradzania / regulamin premiowania;

59 Dokumentacja w organizacji W odniesieniu do organizacji: polityka bezpieczeństwa zarządzania danymi osobowymi; jeśli dane te są przechowywane np. w biurze rachunkowym powinna być umowa o powierzenie danych osobowych; teczki osobowe A, B, C (częste braki: brak oświadczeń, PIT2, oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania, o przelewaniu wynagrodzenia na konto bankowe, o zachowaniu tajemnicy służbowej);

60 Dokumentacja w organizacji Dodatkowo w odniesieniu do projektu : potwierdzone kwalifikacje pracowników do pełnienia danej funkcji w projekcie / współpracowników (CV, ale też dyplomy z ukończonych kursów); uchwała zarządu o wydzieleniu kont księgowych dla projektu metodologia kosztów pośrednich; dokumentacja postępowań konkurencyjnych;

61 Dokumentacja w organizacji Dodatkowo w odniesieniu do projektu : pełnomocnictwa; zakresy czynności i zakres uprawnień w danym projekcie zdefiniowany przez zarząd jednostki (np. na podstawie uchwały zarządu); pozostałe dokumenty specyficzne dla danego projektu.

62 Dziękujemy za uwagę! Materiały szkoleniowe, porady oraz narzędzia pracy koordynatora dostępne są na stronie projektu Akademia zarządzania finansami NGO