AW/AS/1/2017 INFORMACJA O REALIZACJI ZADAŃ Z ZAKRESU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W ROKU 2016 1. Audyt realizowano w Komunikacyjnym Związku Komunalnym Górnośląskiego Okręgu Komunalnego w Katowicach ADRES: ul. Barbary 21A, 40-053 Katowice Dochody w 2016 r.: Plan 679 747 171,10 zł, Wykonanie 679 111 028,95 zł (99,9%), w tym dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich: Plan 15 225 552,00 zł, Wykonanie - 30 692 737,70 zł (201,6%) Wydatki w 2016 r: Plan 684 173 776,79 zł, Wykonanie 637 705 231,64 zł (93,2%). 1
Komunikacyjny Związek Komunalny Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego Jest związkiem gmin działającym na podstawie przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Cele i zadania Związku: a) Zaspokajanie potrzeb gmin w zakresie lokalnego transportu zbiorowego oraz skorelowanych z nimi innych usług publicznych. b) Szczegółowe zadania Związku: - organizacja lokalnego transportu zbiorowego, - utrzymanie i rozwój infrastruktury Związku, - prowadzenie prac studialnych nad rozwojem systemów transportowych, - realizacja innych praw i obowiązków związanych z transportem zbiorowym, - podejmowanie działań zmierzających do rozwoju elektronicznych usług publicznych (w tym transportowych), - promocja oraz informacja o usługach transportu zbiorowego, - inicjowanie i koordynacja przedsięwzięć związanych z zarządzaniem ruchem oraz parkowaniem w miastach. 2. Komórka audytu wewnętrznego a) Zatrudniony jest jeden audytor wewnętrzny na podstawie umowy o pracę na pełny etat, b) Audytor spełnia wymogi określone w art.286 ustawy o finansach publicznych, c) Dane Audytora: Imię i Nazwisko: Maurycy GRACA Adres poczty elektronicznej: mgraca@kzkgop.com.pl Telefon służbowy: 032/74-38-408 d) Organizacja pracy komórki: Lp. Zadania Planowana liczba dni Wykorzystana liczba dni 1 Zadania zapewniające 137 136 2 Czynności doradcze 25 25 3 Czynności sprawdzające 20 21 4 Szkolenia i rozwój zawodowy 15 12 5 Planowanie i sprawozdawczość 10 16 roczna 6 Czynności organizacyjne 10 17 7 Urlopy i inne nieobecności 26 26 8 Rezerwa czasowa 10 0 Uwagi 2
3. Opis zrealizowanych zadań Zgodnie z przyjętym planem audytu za rok 2016, zadania realizowano kompleksowo w przyjętych do badania komórkach organizacyjnych KZK GOP (Wydziałach). Oceniając zapewnienie wykonywania zadań i celów w badanych obszarach, można stwierdzić, że ich realizacja przebiega prawidłowo, szczególnie w zakresie zależnym od pracowników poszczególnych Wydziałów. Jedyne zagrożenia (potencjalne ryzyka) występują w obszarze kontaktów zewnętrznych. Zdecydowana większość tych zagrożeń ma charakter obiektywny, rynkowy, społeczny i prawny. Zależne jest to od funkcjonowania otoczenia, ale należy te zagrożenia uwypuklić i w miarę możliwości ograniczać. W zaleceniach położono nacisk na samoocenę potencjalnych ryzyk na poziomie każdego Wydziału. Także, w niektórych przypadkach, zwrócono uwagę na aktualizowanie bieżących zapisów w Regulaminie Organizacyjnym KZK GOP. Ponadto rekomendowano uzupełnienie dokumentacji o stosowne Instrukcje działania w których powinny być zawarte procedury postępowania mające na celu optymalne wykonywanie powierzonych zadań. W ocenie funkcjonowania kontroli zarządczej zwrócono uwagę na korzyści płynące z jej samooceny na każdym szczeblu organizacyjnym KZK GOP. Pozwala to lepiej identyfikować istniejące i potencjalne zagrożenia i ryzyka oraz ułatwia ich analizę we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi. Właściwa analiza ryzyka dostarcza bowiem niezbędnych informacji Kierownictwu Związku, które może właściwie i w odpowiednim czasie reagować na występujące zagrożenia. Zwrócono uwagę, aby na szczeblu każdego z Wydziałów regularnie stosować procedurę samooceny potencjalnego ryzyka działalności, a w konsekwencji również jego analizę i ewentualne kroki naprawcze. Zaznaczono, że każde działanie (narady, spotkania, analizy itp.) powinno przybrać formę pisemną, co pozwala lepiej ocenić potencjalne ryzyko niewykonania zadań, co w konsekwencji przyczynia się do ograniczenia oddziaływania takiego ryzyka. Przedmiotem badania było zarówno zapewnienie, że system działania Wydziału pozwala na skuteczne i efektywne realizowane wyznaczonych zadań i celów. Wyniki badania przedstawiono w Załączniku Nr 1. Ponadto przedmiotem oceny było funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w danym Wydziale po kątem porównania do obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej. Wyniki oceny przedstawiono w Załączniku Nr 2. 3
W roku 2016 realizowano zadania w następujących Wydziałach: a) Wydział Prawny, b) Wydział Śląskiej Karty Usług Publicznych, c) Wydział Utrzymania Systemów Informatycznych, d) Wydział Organizacji Przewozów, e) Wydział Analiz Ekonomicznych i Strategii. Na tym informację zakończono. 21.03.2017 r. Audytor Wewnętrzny (-) Maurycy Graca...... (data) (podpis audytora wewnętrznego) 21.03.2017 r. Przewodniczący Zarządu (-) Roman Urbańczyk...... (data) (podpis Dyrektora Biura KZK GOP) 4
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO INFORMACJI ROCZNEJ ZA 2016 r. Poniżej przedstawiono wyniki oceny wykonywania zadań w Wydziałach w których przeprowadzono zadania zapewniające audytu wewnętrznego w 2016 r.: Lp. Wydział Ustalenia audytu 1. Wydział Prawny Wydział prawidłowo wypełnia swoje zadania. Przestrzega się odpowiednich regulaminów i zarządzeń oraz zawartych umów. Decyzje są podejmowane zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami. Dokumentacja jest sporządzana prawidłowo i przechowywana zgodnie z przepisami. Zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego przez Wydział Prawny wypełniają w sposób prawidłowy prawnicy działający na podstawie zawartej umowy ramowej oraz jedna osoba zatrudniona. Przedmiotem badania było wykonywanie podstawowych zadań w obszarach opiniowania projektów uchwał i zarządzeń, sprawdzania umów zawieranych przez Związek, nadzór prawny nad zamówieniami publicznymi KZK GOP, opracowywanie opinii prawnych, zastępstwa procesowe oraz piecze nad dokumentacja prawną. Wykonywanie powyższych zadań poddane ocenie. Zadania te wykonywane prawidłowo i terminowo. Audytor wewnętrzny nie wnosi uwag i rekomendacji. 2. Wydział Analiz Ekonomicznych oraz Strategii Wydział prawidłowo wypełnia swoje zadania. Przestrzega się odpowiednich regulaminów i zarządzeń. Decyzje są podejmowane zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami. Dokumentacja jest sporządzana prawidłowo i przechowywana zgodnie z przepisami. Sprawozdania są sporządzane w terminie i we właściwej formie. Osoby prowadzące analizy i badania są odpowiednio przygotowane. Dokumentacja badawcza jest przygotowywana prawidłowo i terminowo, jak również zgodnie z przyjętymi regulacjami. Wydział prawidłowo wykonuje prace związane z opracowywaniem planu finansowego, ściśle współpracując z innymi Wydziałami w tym zakresie. Audytor nie wnosi uwag i rekomendacji. 5
3. Wydział Utrzymania Systemów Informatycznych Wydział prawidłowo wypełnia swoje zadania. Przestrzega się odpowiednich regulaminów i zarządzeń. Decyzje są podejmowane zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami. Dokumentacja jest sporządzana prawidłowo i przechowywana zgodnie z przepisami. Sprawozdania są sporządzane w terminie i we właściwej formie. Wydział, przestrzegając odpowiednich procedur spełnia podstawowe zadanie w zakresie zapewnienia ciągłości i bezpieczeństwa pracy systemów informatycznych. Wydział właściwie spełnia nadzór nad systemami informatycznymi, także w zakresie kontroli i dostępu. Administrowanie sieciami komputerowymi jest realizowany w sposób stały i właściwy, zgodnie z wdrożonymi procedurami. Spełnia się wymogi bezpiecznego gromadzenia danych oraz ich przechowywania. Kopie zapasowe są wykonywane regularnie. Ewidencja sprzętu IT oraz oprogramowania jest prowadzona na bieżąco z odpowiednia szczegółowością. Wydział, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi właściwie realizuje zadania dostępności do informacji publicznej w BIP. Strony internetowe KZK GOP oraz poczta elektroniczna są odpowiednio nadzorowane i dostęp do nich jest regulowany i bezpieczny. Ściśle współpracują z Wydziałem ŚKUP i innymi komórkami organizacyjnymi, Wydział zgodnie Z procedurami nadzoruje i zarządza infrastrukturą Systemu ŚKUP. 4. Wydział Organizacji Przewozów Wydział prawidłowo wypełnia swoje zadania. Właściwie wykonuje się podstawowe zadanie zapewnienie ciągłości wykonywania pracy przewozowej w zakresie komunikacji publicznej. Gromadzi się dane o przewozach w gminach oraz analizuje potrzeby w tym zakresie. Wydział przeprowadza postępowania o zamówienie publiczne na wykonywanie usług przewozowych. Są one zgodne z obowiązującym prawem u przejętymi regulaminami. Przewozy są wykonywane na podstawie zawartych umów, których postanowienia szczegółowo określają wszystkie aspekty prawidłowego działania. Opracowuje się rozkłady jazdy z wykorzystaniem odpowiedniego systemu informatycznego przy uwzględnieniu uzgodnionych założeń. Rozkłady jazdy są na bieżąco analizowane i aktualizowane. Współpracuje się na bieżąco w ramach Systemu ŚKUP. 6
Koszty przewozów są analizowane i stanowią podstawą do opracowywania założeń budżetowych w zakresie przewozów. W założeniach uwzględnia się także wielkość dotacji gmin. Zakres prac budżetowych jest właściwie uregulowany odpowiednimi instrukcjami. Weryfikuje się szczegółowo wykonanie umów na usługi przewozowe z uwzględnieniem wyników kontroli. 5. Wydział Śląskiej Karty Usług Publicznych Zadaniem Wydziału jest dalsze utrzymanie i rozwój Projektu ŚKUP. Realizacja tych zadań oparta jest na wykonywaniu postanowień umów z podmiotami gminnymi i dostawcami, instytucją rozliczeniową oraz z innymi podmiotami. Wszelkie działania są szczegółowo opisywane i sprawozdawane dla organów Związku oraz dla Instytucji Zarządzającej. Wszystkie działania zostały opisane w formie instrukcji i procedur, a ich postanowienia wdrożono i i są stosowane w bieżącej działalności. Eksploatacja elementów Systemu ŚKUP wg oceny audytora przebiega prawidłowo. Koordynacja działań z innymi komórkami organizacyjnymi Związku przebiega prawidłowo, została opisana w procedurach i przyczynia się do dalszego rozwoju systemu. Współpraca z gminami w zakresie Systemu ŚKUP przebiega prawidłowo. Przestrzegane są umowy z gminami i innymi podmiotami oraz zasady zawarte w regulaminach i instrukcjach. Przestrzega się również zasady współpracy z innymi komórkami Związku w nadzorowanym zakresie. Katowice, 21.03.2017 r. Audytor Wewnętrzny (-) Maurycy Graca (podpis) 7
ZAŁĄCZNIK NR 2 DO INFORMACJI ROCZNEJ ZA 2016 r. Poniżej przedstawiono oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Wydziałach objętych badaniem zgodnie z planem audytu wewnętrznego w 2016 r. (oceny opracowano na podstawie wyników prac w ramach czynności zapewniających): Lp. Wydział Ocena kontroli zarządczej 1. Wydział Prawny Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Prawny wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Jak wykazało badanie część Standardów Kontroli Zarządczej odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Prawny, będący częścią Związku, przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są generalnie realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Prawnym można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak umowy, plany działania, rejestry spraw, opinie, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, opis w obszarze przedmiotu umowy ramowej dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. 2. Wydział Analiz Ekonomicznych oraz Strategii Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Analiz Ekonomicznych oraz Strategii wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Jak wykazało badanie część Standardów Kontroli Zarządczej odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Analiz Ekonomicznych oraz Strategii będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są generalnie realizowane. 8
Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Analiz Ekonomicznych oraz Strategii można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. 3. Wydział Utrzymania Systemów Informatycznych 4. Wydział Organizacji Przewozów Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Utrzymania Systemów Informatycznych wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Jak wykazało badanie część Standardów Kontroli Zarządczej odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Utrzymania Systemów Informatycznych będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są generalnie realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Utrzymania Systemów Informatycznych można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Także podejmowanie odpowiednich działań pozwala ocenić, że proces samooceny potencjalnego ryzyka jest realizowany. Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Organizacji Przewozów wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Jak wykazało badanie część Standardów Kontroli Zarządczej odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Organizacji Przewozów będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których 9
przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są generalnie realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Organizacji Przewozów można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Zakres analizy ryzyka, samooceny potencjalnego ryzyka działania oraz reakcji na ryzyko można określić jako zadowalający. Realizuje się to poprzez odpowiednie analizy, narady, wnioski, zalecenia oraz podjęte środki zaradcze. 5. Wydział Śląskiej Karty Usług Publicznych Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Śląskiej Karty Usług Publicznych wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Jak wykazało badanie część Standardów Kontroli Zarządczej odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział ŚKUP będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są generalnie realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale ŚKUP można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Zakres analizy ryzyka, samooceny potencjalnego ryzyka działania oraz reakcji na ryzyko można określić jako zadowalający. Realizuje się to poprzez odpowiednie analizy, narady, wnioski, zalecenia oraz podjęte środki zaradcze. 10
Katowice, 21.03.2017 r. Audytor Wewnętrzny (-) Maurycy Graca (podpis) 11