CIECH Pianki sp. z o.o. 85-825 Bydgoszcz, ul. Wojska Polskiego 65 tel.: 669-697-182 www.ciechgroup.com S P E C Y F I K A C J A istotnych warunków zamówienia 2017_CP_1856 Automatyzacja procesów magazynowych- CIECH Pianki Bydgoszcz 1. Zamawiający: CIECH Pianki sp. z o.o. 85-825 Bydgoszcz, ul. Wojska Polskiego 65 NIP: 953-262-69-28, REGON: 340912025 KRS: 0000386719 Sąd Rejonowy w Bydgoszczy XIII Wydział Gospodarczy Kapitał zakładowy: 55 005 000,00 zł w całości opłacony. 2. Kupiec prowadzący postępowanie 2.1 Imię i nazwisko Kupca: Angelika Gawronek 2.2 Stanowisko: Starszy Specjalista ds. Zakupów 2.3 e-mail: anglika.gawronek@ciechgroup.com 2.4 Telefon: (+48) 669 600 838 3. Miejsce realizacji zadania 3.1 Miejsce realizacji zadania- Bydgoszcz, ul. Wojska Polskiego 65 3.2 Nazwa Spółki Zamawiającego- CIECH Pianki Sp. z o.o. 4. Kluczowe daty w procesie 4.1 Termin składania ofert: Oferty należy składać wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10.10.2017 do godz. 15:00. 4.2 Całość prac objętych niniejszym postępowaniem wraz z ich odbiorem przez Zamawiającego: preferowany termin- w przeciągu 3 m-cy od podpisania umowy. Zamawiający bierze pod uwagę przyjęcie innych terminów zaproponowanych przez Oferentów. 5. Wizja lokalna 5.1 Przed złożeniem oferty wymagana jest wizja lokalna miejsca realizacji zadania celem dokonania obmiarów przedmiotu zapytania. 5.2 Miejsce wizji lokalnej: CIECH Pianki Sp. z o.o., Bydgoszcz ul. Wojska Polskiego 65 (wjazd od ulicy Hutniczej). 1
5.3 Termin: Udział w wizji lokalnej wymaga wcześniejszego zgłoszenia do kupca prowadzącego: e-mail: angelika.gawronek@ciechgroup.com; tel. (+48) 669 600 838 6. Wymagania dotyczące ofert: 6.1 Oferta powinna być napisana w języku polskim, podpisana przez osobę uprawnioną do występowania i składania oświadczeń w imieniu Oferenta. 6.2 Odroczony termin płatności (co do zasady w CIECH Pianki Sp. z o.o. w relacji z kontrahentem stosuje się termin płatności 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu rzetelnej, prawidłowej i wystawionej we właściwym terminie faktury VAT). 7. Złożenie oferty częściowej, wariantowość: 7.1 Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej. 7.2 Zamawiający wymaga złożenia różnych wariantów oferty. Oferty powinny być przygotowane w 2 wariantach: 1) wariant podstawowy 2) wariant rozbudowany. Szczegółowy opis i zakres wariantów został zawarty w zał. nr 1. - Opis przedmiotu zapytania. 8. Podział oferty na część handlową i merytoryczną: 8.1 Oferta powinna składać się z dwóch części: Plik 1- Część handlowa oferty zawierająca: Proponowana cena, Podpisane oświadczenia Oferenta (zał. nr 2), Termin płatności i inne informacje finansowe dot. składanej oferty, Termin realizacji, Termin ważności oferty (preferowane 90 dni), Projekt umowy (propozycja Oferenta) Plik 2- Część merytoryczna oferty zawierająca: Specyfikacje techniczne, Merytoryczne i techniczne elementy oferty zgodnie z wymaganiami przedmiotu SIWZ zawartymi w zał. nr 1- Opis przedmiotu zapytania, Termin realizacji (harmonogram prac), Warunki serwisowe, Warunki gwarancji, Certyfikaty, Referencje, W części merytorycznej nie mogą się znaleźć elementy dotyczące ceny. 9. Kryteria oceny ofert: 9.1 Cena: 75 % 9.2 Termin realizacji: 10 % 9.3 Referencje: 15 % 2
10. Warunki udziału w postepowaniu: 10.1 W postępowaniu mogą brać udział oferenci, którzy: 10.1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie koniecznym do wykonania Zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień albo zatrudniają osoby posiadające takie uprawnienia na podstawie umowy o pracę, stałej umowy zlecenia albo świadczenia usług, 10.1.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania Zamówienia, 10.1.3 zrealizowali co najmniej 3 projekty o zbliżonym charakterze, potwierdzone referencjami, protokołami odbioru lub oświadczeniami poprzednich Inwestorów. 10.1.4 dysponują potencjałem technicznym i osobami umożliwiającymi należyte wykonanie Zamówienia, 10.1.5 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie Zamówienia. 11. Warunki odbioru: 11.1 Podpisany przez obie Strony końcowy protokół odbioru, 11.2 Dostarczenie atestów, certyfikatów etc. 12. Tryb udzielania wyjaśnień i wydawania materiałów uzupełniających Osobami upoważnionymi do udzielania szczegółowych informacji i wyjaśnień związanych z niniejszym zamówieniem są: W sprawach handlowych: Angelika Gawronek (+48) 669 600 838 Wszelkie pytania dot. aspektów technicznych proszę kierować za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade. Informacji udziela się codziennie w dni robocze (oprócz sobót) w godzinach 8 00-16 00 13. Informacje i zastrzeżenia 13.1 Warunkiem uczestnictwa w akcji ofertowej jest niezbędna wiedza i doświadczenie do wykonania zadania. Oświadczenie o spełnieniu tego wymagania Oferent składa wraz z ofertą. 13.2 Z zastrzeżeniem ust. 13.3 poniżej, ofertę składa się pod rygorem nieważności poprzez Platformę Zakupową CIECH. 13.3 Po wcześniejszej akceptacji Kupca prowadzącego dopuszcza się złożenie oferty w formie pisemnej, w miejscu wskazanym w zapytaniu ofertowym w 2 zamkniętych kopertach z dopiskiem: Oferta handlowa / Oferta merytoryczna dla postępowania <<Nazwa postępowania z Platformy Zakupowej CIECH>> prowadzonego przez <<Nazwa Zamawiającego>>, <<Imię i Nazwisko Kupca Prowadzącego>>. Nie otwierać przed <<Data i godzina>>. Wszystkie wpisy zgodnie z informacjami umieszczonymi na Platformie Zakupowej CIECH. Oferta w wersji pisemnej powinna być złożona na adres Zamawiającego wskazany w ogłoszeniu, po jednym egzemplarzu z podziałem na część handlową i część merytoryczną. Oferty złożone w otwartych kopertach, a także przesłane faksem Zamawiający może odrzucić, a Oferent który je złożył może zostać wykluczony z postępowania. Do ofert złożonych wyłącznie w wersji papierowej należy dołączyć kopię oferty w formie elektronicznej. 3
13.4 Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie rozbieżności, wiążąca jest wersja w języku polskim. 13.5 Do oferty należy dołączyć projekt umowy proponowany przez Oferenta. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji zapisów zawartych w propozycji Umowy. 13.6 Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 13.7 Oferent przygotuje swoją ofertę z uwzględnieniem 90 dniowego terminu ważności oferty, liczonego od dnia wyznaczonego przez Zamawiającego jako ostatni dzień składania ofert. 13.8 Oferent przyjmuje do wiadomości, że Zamawiający nie udziela zaliczek ani przedpłat na poczet realizowanego zadania. 13.9 Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 13.10 Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia. 13.11 Otwarcie ofert jest niejawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. Oferent nie ma dostępu do treści ofert pozostałych uczestników postępowania. 13.12 Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym SIWZ oraz udostępniane Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu. 13.13 Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego Zapytania Ofertowego jako poufne. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Oferenta do udziału w postępowaniu ofertowym, faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Oferenta jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody CIECH S.A. na publikację takich informacji. 13.14 Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Oferent, niezależnie od wyniku postępowania. 13.15 W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść SIWZ. Dokonaną w ten sposób modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści SIWZ. 13.16 Zamawiający może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności, gdy Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w niniejszym SIWZ. 13.17 Zamawiający może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu w szczególności w przypadku, w którym Oferent umyślnie złożył nieprawdziwe informacje. W przypadku wykluczenia Oferenta, jak i odrzucenia jego Oferty, Zamawiający nie jest zobowiązany do składania wyjaśnień, a Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 13.18 Wynagrodzenie zaproponowane w ofercie powinno być wynagrodzeniem ryczałtowym, wyrażonym w polskich złotych. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w EUR. Dla celów porównania ofert, wartość EUR zostanie przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia otwarcia ofert. 13.19 Wszystkie ceny winny być wskazywane w ofercie cyfrowo i słownie. 4
13.20 W ofercie wszystkie ceny winny być wskazywane w kwotach obejmujących kwoty podatku od towarów i usług (VAT) (kwoty brutto) oraz bez uwzględnienia kwot tego podatku (kwoty netto), wraz ze wskazaniem procentowej stawki należnego podatku od towarów i usług. 13.21 W razie rozbieżności pomiędzy cyfrowym a słownym wskazaniem ceny, wiążąca jest kwota wskazana słownie. 13.22 Oferent musi ustalić i uwzględnić wszystkie koszty i opłaty związane z charakterem prac, wynikające z lokalnych warunków i ograniczeń oraz uwzględnić wszystkie inne czynniki mogące wpłynąć na koszty realizacji przedmiotu umowy. 13.23 Wymaga się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Oferenta, a całość połączona i opatrzona datą złożenia oferty. 13.24 Oferta powinna być podpisana przez osoby należycie do tego umocowane. W przypadku, gdy oferta jest podpisywana przez osoby, które nie są wskazane w aktualnym odpisie KRS jako upoważnione do reprezentacji Oferenta, wymagane jest załączenie do oferty pełnomocnictwa dla osób podpisujących ofertę udzielonego przez osoby wskazane w aktualnym odpisie KRS do reprezentacji Oferenta. 13.25 Załączane do oferty harmonogramy powinny zawierać terminy wyrażone w tygodniach liczonych od momentu rozpoczęcia prac lub dostaw, wysłania Zamówienia, podpisania Umowy lub innego momentu wskazanego w SIWZ. Nie dopuszcza się, chyba że inaczej określono w SIWZ, wskazywania dat kalendarzowych dla poszczególnych etapów. 13.26 Zamawiający bierze pod uwagę możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznych w celu wyłonienia Wykonawcy, a Oferent przez fakt złożenia oferty zgadza się na taki sposób wyłonienia Wykonawcy. 13.27 Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może odrzucić ofertę tego Oferenta i wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. W takim wypadku Zamawiający zawiadamia o tym Oferenta, którego oferta została odrzucona i Oferenta, którego oferta została w wybrana na mocy powyższego postanowienia. 13.28 Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) unieważnienia postępowania przetargowego bez podania przyczyny, 2) nierozpatrywania oferty złożonej po terminie, 3) odstąpienia od wybrania oferty w każdej chwili bez podania przyczyny, 4) przeprowadzenia dodatkowych negocjacji, 5) uznania, że przetarg nie został rozstrzygnięty bez podania uzasadnienia. 14. Załączniki Zał. nr 1- Opis przedmiotu zapytania Zał. nr 2- Oświadczenia Oferenta 5