REGULAMIN ORGANIZACYJNY NADLEŚNICTWA KAŃCZUGA Podstawę opracowania niniejszego regulaminu stanowią: 1. Art. 35 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach ( jednolity tekst Dz.U. z 2005r. nr 45 poz. 435 z późn. zm.). 2. 22 ust.3 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe ( załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. w sprawie nadania statutu PGL L.P). 3. Zarządzenie nr 27 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 10 listopada 1994 r. w sprawie ustalenia ramowego Regulaminu Organizacyjnego Nadleśnictwa (Zn.: E-0-0100-3/94). 4. Zarządzenie nr 7 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 8 marca 1994 r. wprowadzające Zasady funkcjonowania Systemu Informatycznego w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe (DG-10-ZI-sz-21/94). I. Postanowienia ogólne. 1 Regulamin Organizacyjny Nadleśnictwa Kańczuga, zwany dalej Regulaminem Organizacyjnym, określa organizację wewnętrzną, szczegółowy zakres zadań komórek organizacyjnych oraz zasady funkcjonowania Nadleśnictwa.
2 Nadleśnictwo działa na podstawie ustawy z dnia 28.IX.1991 r. o lasach (jednolity tekst Dz. U. z 2005r. nr 45 poz. 435 z późniejszymi zmianami), oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności statutu PGL L.P., stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 50 MOŚZNiL z dnia 18.V.1994 r. II. Organizacja wewnętrzna. 3 Nadleśnictwem kieruje Nadleśniczy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa. 4 1. Strukturę Nadleśnictwa stanowią: 1) biuro Nadleśnictwa 2) leśnictwa 2. W skład biura Nadleśnictwa wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) działy: a) gospodarki leśnej, kierowany przez Zastępcę Nadleśniczego b) finansowo-księgowy, kierowany przez Głównego Księgowego c) administracyjno-gospodarczy, kierowany przez Sekretarza d) posterunek Straży Leśnej 2) stanowiska pracy: a) d/s kontroli - Inżynier Nadzoru b) inne: - d/s pracowniczych 5 1. Nadleśniczemu podlegają bezpośrednio: - Zastępca Nadleśniczego - Inżynier Nadzoru - Główny Księgowy 2
- Sekretarz - Komendant Posterunku Straży Leśnej - Specjalista d/s osobowych - Specjalista SL w zakresie BHP, TKiOIN 2. Pozostali pracownicy podlegają bezpośrednio osobom kierującym poszczególnymi działami i tak: a) Zastępcy Nadleśniczego podlegają: - specjalista ds. hodowli lasu i edukacji leśnej, - specjalista ds. BHP, łowiectwa, lasów niepaństwowych, administrator SILP i TKiOIN z wyjątkiem spraw dotyczących BHP i TKiOIN - specjalista ds. użytkowania lasu i gospodarki drewnem, - specjalista ds. ochrony lasu, przyrody, p.poż. i stanu posiadania, - leśniczowie, - stażyści, b) Głównemu Księgowemu podlegają: - starsza księgowa ( zastępca głównej księgowej), - księgowe, - kasjer, c) Sekretarzowi podlegają: - specjalista, - referent, - robotnik obsługi, d) Komendantowi Posterunku Straży Leśnej: - strażnicy leśni, e) Leśniczemu podlegają: - podleśniczy, - robotnik - stażysta przydzielony do leśnictwa, II. Zakres zadań. - Zastępcy Nadleśniczego - Inżyniera Nadzoru - Głównego Księgowego 3
- Sekretarza - Komendanta Straży Leśnej - Leśniczego - Specjalista d/s osobowych 6 1. Zastępca Nadleśniczego odpowiada za całokształt sfery produkcyjnej w Nadleśnictwie, kieruje Działem Gospodarki Leśnej i pracą leśniczych. Realizuje: Wytyczne w sprawie przenoszenia informacji pomiędzy Planem Urządzania Lasu Nadleśnictwa a SILP oraz w sprawie bieżącej aktualizacji lasu w SILP. Odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie SILP dla potrzeb Działu Gospodarki Leśnej. Wykonuje funkcje przełożonego użytkowników SILP w kierowanym dziale. 2. Do zadań Działu Gospodarki Leśnej należy: 1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z planowaniem, organizacją, koordynacją i nadzorem prac w zakresie: - nasiennictwa - selekcji - szkółkarstwa - hodowli lasu - ochrony lasu - ochrony przeciwpożarowej - łowiectwa - użytkowania lasu - sprzedaży drewna - stanu posiadania - nadzoru nad lasami nie stanowiącymi własności Skarbu Państwa - bhp, - edukacji leśnej i promocji nadleśnictwa, - ochrony przyrody, - urządzania lasu, - informatyki, - BIP 4
7 1. Inżynier Nadzoru : - sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania czynności gospodarczych w Nadleśnictwie - ściśle współpracuje z Zastępcą Nadleśniczego - wydaje zalecenia w trybie ustalonym przez Nadleśniczego 8 1. Główny Księgowy: przyjmuje obowiązki z zakresu rachunkowości określone w art.4 ust.4 ustawy z dnia 29.IX.1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. nr 121 poz.591 ) i ponosi odpowiedzialność za ich realizację, w szczególności zobowiązuje się do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy zapewniając rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego. Obowiązki o których mowa powyżej Główny Księgowy wykonuje także z uwzględnieniem postanowień Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6.XII.1994 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej w PGL Lasy Państwowe (Dz.U. nr 134 poz.692) oraz Zarządzenie nr 9 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 10 marca 1997 r. w sprawie użytkowania programów finansowo-księgowych SILP znak 01-0421/28/97. - do obowiązków Głównego Księgowego należy również: - organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo - księgowych Nadleśnictwa - wykonywanie zadań i odpowiedzialność w zakresie księgowości finansów, planowania finansowo-ekonomicznego, analiz i sprawozdawczości - terminowe egzekwowanie należności i regulowanie zobowiązań - opracowywanie projektów i przepisów wewnętrznych wydawanych przez Nadleśniczego, dotyczących prowadzenia rachunkowości szczególnie: - obiegu dokumentów - zasad przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji - odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie SILP dla potrzeb księgowości i finansów w szczególności za podsystemy Finanse- Księgowość, Kadry-Płace oraz Gospodarka Towarowa 5
- wykonywanie funkcji przełożonego użytkowników końcowych SILP w podsystemach Finanse-Księgowość, Kadry-Płace oraz Gospodarka Towarowa - sprawowanie nadzoru danych w hurtowni pod względem finansowym oraz dokonuje zatwierdzenia tych danych po uzgodnieniu i zatwierdzeniu wydruków przez Nadleśniczego 2. Główny Księgowy kieruje Działem Finansowo-Księgowym. 3. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności: - prowadzenie ewidencji i formalno-rachunkowej kontroli dokumentów - sporządzanie planów finansowych - analiza i sprawozdawczość - rozliczanie działalności gospodarczej i administracyjnej - terminowe egzekwowanie wszelkich należności i zobowiązań 9 1. Sekretarz: kieruje Działem Administracyjno-Gospodarczym, odpowiada za całokształt spraw związanych z pełną obsługą administracyjną Nadleśnictwa oraz : - prowadzi sprawy inwestycyjno-remontowe i mieszkaniowe - zajmuje się zaopatrzeniem, gospodarką magazynową, oraz nadzorem nad pracą firmy świadczącej usługi w zakresie dozoru i sprzątania siedziby nadleśnictwa, - obsługą sekretariatu ( środki łączności telefonicznej, radiowej, fax, itp.) - zabezpieczaniem i ewidencjonowaniem przysługujących pracownikom sortów mundurowych - prowadzeniem archiwum i biblioteki - sprawdzaniem pod względem merytorycznym dokumentów i operacji gospodarczych ( środki transportowe ), inwestycje, remonty, zakupy materiałów dla obsługi administracyjnej nadleśnictwa - odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie SILP w Dziale Administracyjno - Gospodarczym w szczególności za podsystemy Infrastruktura i Gospodarka Towarowa poza drewnem - wykonuje funkcje przełożonego użytkowników SILP w kierowanym dziale - jest użytkownikiem SILP w podsystemie Infrastruktura 6
- prowadzi sprawy dot. zamówień publicznych - organizuje pracę robotnika obsługi 10 1. Komendant Straży Leśnej Do obowiązków Komendanta Straży Leśnej należy: - nadzór i koordynowanie pracy Posterunku Straży Leśnej - wykonywanie, przekazywanie poleceń Nadleśniczego dla strażników leśnych - zapobieganie i zwalczanie szkodnictwa leśnego - wspólnie z Główną Księgową prowadzi windykację należności z tytułu zasądzonych na rzecz Nadleśnictwa nawiązek i odszkodowań. 11 1. Leśniczy bezpośrednio kieruje leśnictwem. 2. Do zadań leśniczego należy całokształt spraw związanych z prowadzeniem gospodarki leśnej w leśnictwie, za którą ponosi pełną odpowiedzialność. 3. Wykonuje zadania związane z ochroną przed szkodnictwem leśnym i jego zwalczaniem, korzystając z uprawnień określonych w Ustawie o lasach. 4. Leśniczy odpowiada materialnie za powierzone mienie ( jednoosobowo ). 5. Podleśniczy podlega bezpośrednio leśniczemu. 6. Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności służbowej leśniczego, podleśniczego, określają: Instrukcja służbowa leśniczego, Instrukcja służbowa podleśniczego i gajowego - wprowadzone w życie z mocą obowiązującą od dnia 1 lutego 1995 r. Zarządzeniem nr 4 DGLP z dnia 19.I.1995 r. zn.: E0-0102-1/95. 7
12 1. Specjalista ds. osobowych organizuje, koordynuje i odpowiada za: - prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych - organizacje, ewidencję aktów prawnych, zarządzeń, regulaminów, itp. Jest użytkownikiem końcowym podsystemu SILP Kadry-Płace. IV. Zasady funkcjonowania Systemu Informatycznego (SILP). 13 1. Do działalności Nadleśnictwa wprowadza się z dniem 1 stycznia 1998 r. Zasady funkcjonowania Systemu Informatycznego Lasów Państwowych przez co rozumie się kompleksowe współdziałanie pracowników w zakresie obsługi obowiązującego Systemu Informatycznego Lasów Państwowych przy zastosowaniu technik komputerowych będących na wyposażeniu Nadleśnictwa. 2. Do obsługi systemu powołuje się administratora systemu informatycznego. Administrator systemu posiadający specjalne przeszkolenie czynności swoje realizuje w ramach obowiązków wynikających z zakresu czynności stanowiska, na którym jest zatrudniony. 3. Obowiązki administratora SILP powierza się w ramach zakresu obowiązków specjaliście w dziale gospodarki leśnej. 4. Do obowiązków administratora należy: a) uruchamianie systemu komputerowego i udostępnianie zasobów danych uprawnionym pracownikom b) prawidłowe zakończenie pracy systemu c) cykliczne wykonywanie kopii systemu i właściwe przechowywanie tych kopii d) usuwanie skutków wynikłych z błędnej obsługi programu przez użytkowników e) obsługa techniczno-serwisowa urządzeń peryferyjnych f) zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu do zespołu informatycznego RDLP g) zgłaszanie propozycji zmian i modyfikacji systemu 8
5. Wprowadza się pojęcie użytkownika SILP. Pracownicy będący użytkownikami SILP zobowiązani są do: 1) Opanowania umiejętności posługiwania się systemem przynajmniej w zakresie swego działania, tj.: a) podstaw użytkowania powierzonego im sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych b) znajomość zawartości merytorycznej stosowanego systemu informatycznego w zakresie swego działania c) znajomość logicznych powiązań wprowadzonych przez użytkownika danych z innymi działami, w których te dane są wykorzystywane. 2) Prawidłowego i rzetelnego wprowadzania danych do systemu ( przy pomocy informatycznych nośników danych lub ręcznie ). 3) Zachowanie zasady, że dokument musi być wprowadzony do SILP nie później niż w następnym dniu roboczym od jego zatwierdzenia lub wpływu do jednostki ( dokument zewnętrzny ). 4) Pisemnego zgłaszania do administratora systemu lub bezpośrednio do zespołu informatycznego wszelkich zauważonych błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu SILP. 5) Obsługa oprogramowania odbywa się w obowiązującym czasie pracy i wynika z zakresu obowiązków pracowników. 6. Bezpośredni przełożony użytkownika SILP odpowiada za: 1) egzekwowanie znajomości programu użytkowego zgodnego z zakresem czynności podległych pracowników oraz uzupełnianie ich wiedzy informatycznej. 2) sprawowanie nadzoru nad działaniami wymienionymi w ust.1, a w szczególności dokonywanie wyrywkowej oceny: a) poprawności formalno-merytorycznej dokumentów wprowadzonych do SILP, b) zgodności danych w dokumencie z danymi wprowadzonymi do systemu, c) terminowości wprowadzania dokumentów do systemu. 7. Oprogramowanie Systemu Informatycznego Lasów Państwowych jest obowiązującą formą ewidencji działalności gospodarczej Nadleśnictwa. Programy zintegrowane z SILP stanowią uzupełnienie aplikacji podstawowej. 9
8. Jeżeli na skutek stosowania programów użytkowych innych niż licencjonowane nastąpiło np. zawirusowanie systemu Nadleśniczy ma obowiązek wyegzekwowania od pracownika, który spowodował straty w bazie danych kwot związanych z jej ponownym doprowadzeniem do pełnej sprawności. 9. Szczegółowe zasady bezpieczeństwa funkcjonowania SILP w Nadleśnictwie Kańczuga. 1) Serwer sieci znajduje się w osobnym pomieszczeniu. 2) Do pomieszczenia serwera dostęp ( klucze do zamka ) posiada administrator systemu i jego zastępca, po zakończeniu pracy administrator zamyka pomieszczenie, a klucze zostawia w skrzynce, ze względów pożarowych po godzinach do skrzynki ma dostęp dozorca 3) Kopia bazy danych z poziomu użytkownika FOREST wykonywana jest codziennie po zakończeniu pracy, a z poziomu użytkownika SERVICE w ostatnim dniu pracy co tydzień. Kopie te są przechowywane w kasie, a jedną kopię z tygodnia zabezpiecza administrator ( poza budynkiem Nadleśnictwa ). 4) Pozostałe zasady bezpieczeństwa funkcjonują jak w załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 9 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 10 marca 1997 r. 10.Wzory druków wejściowych do Systemu Informatycznego Lasów Państwowych określa Zarządzenie nr 21 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 25 lutego 1996 r. ( GS-021-04-05/96 ) wraz z załącznikami. 11.Uprawnienia w SILP określone są załącznikami do Regulaminu Organizacyjnego i znajdują się teczkach osobowych pracowników. 12.Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych przy zastosowaniu SILP określa Zarządzenie nr 9 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 10 marca 1997 r. Osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie programów finansowo - księgowych: mgr inż. Krystyna Litwińska - Główny Księgowy Bogusław Żaczek - Administrator systemu 10
13.Wykaz osób upoważnionych przez Nadleśniczego do stosowania funkcji GLOBAL przedstawia zał. do Regulaminu Organizacyjnego Nadleśnictwa ( odpisy w aktach osobowych pracownika ). 14.Dane w formie zapisu elektronicznego - dane zawarte w SILP, dostępne użytkownikowi poprzez przedstawienie ich na ekranie lub w formie wydruku jest uznane za równorzędne z danymi przedstawionymi w formie dokumentu tradycyjnego. 15.Schemat obiegu i kontroli dokumentów w warunkach funkcjonowania Systemu Informatycznego Lasów Państwowych stanowi załącznik do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Nadleśnictwa. 16.Sprawę przenoszenia informacji pomiędzy Planem Urządzania Lasu a SILP oraz bieżącą aktualizację stanu lasu w SILP reguluje Zarządzenie nr 52 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 20 października 1998 r. ( zn.:ei-7019-50/98 ). 17.Warunki BHP przy pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. ( Dz.U. nr 148 poz. 973 ). V. Zasady funkcjonowania Nadleśnictwa. 14 1. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym odpowiada za ich rzetelne i terminowe wykonanie. 2. Pracownik, który otrzyma polecenie od przełożonego wyższego szczebla powinien polecenie to wykonać, zawiadamiając o tym w miarę możliwości jeszcze przed jego wykonaniem - swego bezpośredniego przełożonego. 3. W przypadku otrzymania polecenia sprzecznego z obowiązującymi przepisami pracownikowi przysługuje prawo żądania potwierdzenia polecenia na piśmie. 11
4. Pracownik może odmówić wykonania polecenia, jeżeli jego wykonanie stanowiłoby czyn podlegający odpowiedzialności karnej. O otrzymaniu takiego polecenia pracownik ma obowiązek powiadomić zwierzchnika osoby wydającej polecenie niezgodne z prawem.. 5. W przypadku czasowego oddelegowania pracownika do pracy w innej komórce organizacyjnej Nadleśnictwa lub innej jednostki, pozostaje on w zależności służbowej - w zakresie pełnionych funkcji służbowych - od przełożonego tej komórki lub jednostki, do której został oddelegowany. 6. Bezpośredni przełożony ustala podległym pracownikom zakres czynności, który zatwierdza Nadleśniczy. Zakresy czynności wręczane są na piśmie za potwierdzeniem odbioru. 7. Z czynności związanej z przekazaniem - przejęciem stanowisk pracy należy sporządzić protokół, podpisany przez przekazującego, przyjmującego oraz właściwego przełożonego. Dotyczy to stanowisk: Nadleśniczego, Zastępcy Nadleśniczego, Głównego Księgowego, Inżyniera Nadzoru, Sekretarza, Leśniczego, Podleśniczego, oraz innych osób odpowiedzialnych materialnie. 15 Korespondencja wychodząca na zewnątrz podpisywana jest jednoosobowo przez Nadleśniczego z wyjątkiem: 1. pism i dokumentów, które z mocy innych przepisów wymagają podpisów dwóch uprawnionych osób, 16 Projekty pism wychodzących i innych opracowań przedkładanych Nadleśniczemu do podpisu, parafowane są na kopii przez pracownika sporządzającego oraz przez jego bezpośredniego przełożonego. W przypadku opracowywania materiałów przez więcej niż jedną komórkę organizacyjną parafowane one są przez kierujących komórkami uczestniczącymi w przygotowaniu materiałów i projektów pism. 12
17 1. Cel, zakres i formy sprawowania kontroli wewnętrznej oraz zadania poszczególnych działów i stanowisk pracy w tym zakresie określa regulamin kontroli wewnętrznej, opracowany i uaktualniany przez Głównego Księgowego, a zatwierdzany przez Nadleśniczego. 2. Jednolite zasady postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych oraz spływu dokumentów - akt do archiwum reguluje instrukcja kancelaryjna. 3. Postępowanie w sprawach, określonych jako tajne, poufne i zastrzeżone normują odrębne przepisy i instrukcje. 18 Wszyscy pracownicy Nadleśnictwa zobowiązani są: 1) znać przepisy prawne z zakresu swego działania 2) dbać o mienie Lasów Państwowych, 3) przestrzegać tajemnicy państwowej i służbowej. VI. Postanowienia końcowe. 19 1. Załącznikami do Regulaminu Organizacyjnego są: 1) schemat organizacyjny Nadleśnictwa wraz z określeniem ilości etatów w poszczególnych komórkach organizacyjnych, 2) wykaz leśnictw, 3) wykaz zastępstw służbowych, 4) zakresy czynności, 2. Kwestie sporne i wątpliwości dotyczące interpretacji postanowień Regulaminu Organizacyjnego rozstrzyga Nadleśniczy. 13
3. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem Organizacyjnym mają zastosowanie ogólne przepisy prawa, tj.: - Kodeks Pracy - Kodeks Cywilny - Kodeks Postępowania Administracyjnego - Przepisy wewnątrzbranżowe - Statut Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe. 21 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. Kańczuga dn. 2 stycznia 2008 roku. Regulamin organizacyjny zatwierdzam: 14