Jak sporządzić dokumenty aplikacyjne

Finansowane ze środków Ministerstwa Gospodarki i Pracy w ramach Programu Aktywizacji Zawodowej Absolwentów PIERWSZA PRACA Opracowanie BIURO KARIER PARTNER Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Ciechanowie Jak sporządzić dokumenty aplikacyjne Ogólne zasady pisania dokumentów aplikacyjnych Aplikowanie to żmudny proces, który nie zawsze kończy się powodzeniem, warto jednak brać w nim udział, pozwala to na zdobycie nowych umiejętności i pewności siebie w procesie rekrutacji. Aby prawidłowo przygotować dokumenty należy dokładnie przestudiować oferty. W przypadku kierowania dokumentów do firmy, która nie określa przyjęć na konkretne stanowisko, należy zapoznać się z branżą firmy i jej strukturą organizacyjną. Dokumenty aplikacyjne, powinny być napisane na komputerze niezbyt wymyślną czcionką, na białym, czystym papierze. Dokumenty powinny charakteryzować się jasnym i klarownym językiem oraz właściwie rozplanowanym tekstem. Nie należy odbiegać od przyjętych norm pisania. Najistotniejsze elementy należy zaakcentować (wytłuścić lub podkreślić). W ten sposób zwracamy uwagę na te umiejętności, które są najbardziej oczekiwane przez pracodawcę. Nie należy używać skrótów, nie zawsze są one czytelne. Podczas przygotowywania dokumentów należy pamiętać o prawdziwym podawaniu faktów, dotyczy to w szczególności znajomości języków obcych. Weryfikacja może nastąpić podczas pierwszej rozmowy telefonicznej. Jeżeli oferta napisana jest w języku obcym, dokumenty aplikacyjne należy przygotować w tym samym języku. Należy pamiętać o tym, że do dokumentów aplikacyjnych nie dołączamy żadnych dyplomów, rekomendacji i innych dokumentów. Nie należy rozsyłać identycznych dokumentów aplikacyjnych do różnych pracodawców. List motywacyjny podobnie jak CV powinien zmieścić się na jednej stronie formatu A4. Jeżeli nie można zmieścić wszystkich informacji na jednej stronie (wynika to z bogatego doświadczenia), dopuszczalne jest CV o większej objętości tekstu. Sposób dostarczania dokumentów aplikacyjnych Istnieje pięć sposobów dostarczania dokumentów aplikacyjnych: poczta tradycyjna, poczta elektroniczna, przesyłka kurierska, faks oraz przybycie osobiste. Na szczególna uwagę zasługuje poczta elektroniczna oraz przybywanie osobiste. Poczta elektroniczna jest to nowa i coraz bardziej popularna forma przesyłania dokumentów. Przy wyborze tej wersji należy pamiętać, aby dokumenty były syntetycznie

sporządzone, nie powinny zawierać zdjęć formatu A4 w wersji full color. Jeśli zamieszcza się zdjęcie to tylko na jednym z wysyłanych dokumentów. Decydując się na dostarczenie dokumentów osobiście, należy dowiedzieć się czy dana firma preferuje taką formę składania dokumentów. Niezapowiedziane przybycie z aplikacją może zakończyć się niepowodzeniem. Najczęściej stosowane metody aplikacji Składanie odpowiednich dokumentów: CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy, Telefoniczna rozmowa kwalifikacyjna, Rozmowa bezpośrednia z pracodawcą, Udział w targach pracy i rozmowa z potencjalnymi pracodawcami. CV ( ŻYCIORYS ) CV to skrót od łacińskiego curriculum vitae, czyli droga życiowa. Życiorys (CV) to podstawowy dokument wysyłany do firmy, czasem pierwsza forma kontaktu z pracodawcą. Musi spełniać trzy podstawowe kryteria: podkreślać Twoją wartość dla potencjalnego pracodawcy, przyczynić się do tego, by doszło do rozmowy kwalifikacyjnej, stanowić dla tej rozmowy bazę danych. Elementy CV Dane ogólne imię i nazwisko, adres, telefon, miejsce i data urodzenia, stan cywilny i rodziny Jeżeli podajemy numer telefonu, podajemy też godziny, w jakich można nas zastać Kwalifikacje zawodowe wykształcenie, ukończone szkoły, posiadane dyplomy, uprawnienia z dokładnymi datami ukończenia Zaczynamy od najwyżej ukończonej szkoły. Nie wpisujemy szkoły podstawowej, jeżeli mamy wykształcenie ponadpodstawowe. Nie należy mieszać kursów podnoszących kwalifikacje ze szkołami. Można zrobić dwa osobne nagłówki np. WYKSZTAŁCENIE 1986 1990 Liceum ogólnokształcące KURSY I PRAKTYKI ZAWODOWE Czerwiec 2002 Podstawy obsługi komputera Październik 2002 Praktyka w biurze księgowym 2

Doświadczenie zawodowe Należy wyszczególnić nazwę stanowiska, na którym pracowaliśmy, nazwę firmy oraz w skrócie podajemy główne obowiązki i osiągnięcia. Dodatkowe kwalifikacje Znajomość języków obcych, umiejętność maszynopisania, obsługi komputera, faksu i ksero itd. Zainteresowania Umieszczanie zainteresowań nie jest konieczne. Warto podać zainteresowania, które podnoszą wartość jako pracownika szczególnie, te które świadczą o czynnym stosunku do życia. Referencje Referencje może wystawić były pracodawca, lub inna osoba (radny, nauczyciel, kolega z organizacji społecznej). Wystarczy podać nazwiska, stanowiska, telefony i adresy dwóch osób (wystawienie referencji trzeba wcześniej ustalić). Życiorys po napisaniu powinien być sprawdzony przez inną osobę!!! Błędy w pisowni mówią o Tobie. Z błędów ortograficznych lub gramatycznych wyciągane są najróżniejsze błędne wnioski, np. nie potrafisz dobrze pisać, jesteś leniwy, nie dbasz o szczegóły, chcesz przegrać, nie możesz reprezentować firmy, tak naprawdę nie chcesz tej pracy. Formy pisania CV W zależności od celu jaki chcemy osiągnąć życiorys można napisać w różnej formie. Rozróżniamy trzy podstawowe formy pisania CV: 1. Życiorys chronologiczny 2. Życiorys ukierunkowany 3. Życiorys funkcjonalny Życiorys chronologiczny To najczęściej stosowana forma pisania CV. Te formę wybierają osoby o bogatym doświadczeniu zawodowym. Polega na wypunktowanym streszczeniu dotychczasowego przebiegu pracy zawodowej z uwzględnieniem zajmowanego stanowiska, zakresu obowiązków, wymienieniu ukończonych szkół i uczelni oraz zainteresowań. W takim schemacie, zajmowane stanowiska wymieniane są w kolejności odwrotnej do chronologicznej czyli od ostatniego do pierwszego. W przypadku braku bogatych doświadczeń zawodowych, najpierw piszemy informacje o ukończonych szkołach i kursach. Schemat Życiorysu chronologicznego IMIE I NAZWISKO ADRES WYKSZTAŁCENIE ZATRUDNIENIE INNE UMIEJĘTNOŚCI 3

ZAINTERESOWANIA DANE OSOBISTE REFERENCJE Życiorys ukierunkowany To rozwiązanie jest odpowiednie dla osób, które wiedzą czym chcą się zająć, starają się konkretną posadę i chcą udowodnić, że maja odpowiednie kwalifikacje do objęcia stanowiska. Ta forma ma na celu wskazanie tego, co nowy pracownik może wnieść do firmy. Po precyzyjnym określeniu celu, należy przedstawić umiejętności, które będą cenne z punktu widzenia pracodawcy. Umiejętności popiera się listą osiągnięć. Poprzednie miejsca pracy i szkoły stanowią załącznik. Życiorys funkcjonalny Ten sposób sporządzania CV jest odpowiedni dla osób, które chcą zmienić kierunek rozwoju zawodowego lub zamierzają zająć się zawodowo nowa dziedziną. Jest to sposób na zminimalizowanie niekorzystnego wrażenia jakie powodują przerwy w zatrudnieniu. W tego typu CV, należy zwrócić uwagę czytającego na szczególne osiągnięcia. Muszą one ściśle korelować z charakterem pracy na stanowisku, o które się staramy. Informacje o doświadczeniach zawodowych i wykształceniu sprowadza się do podania podstawowych danych w drugiej części CV. List motywacyjny List motywacyjny to niezbędny element przy ubieganiu się o pracę. Jest on uzupełnieniem CV. Należy przekonać czytającego, że dana posada jest bardzo interesująca i warta uwagi. Poza motywacją pracodawca zwraca uwagę na sposób napisania listu, zakres słownictwa, dobór słów, sposób budowania zdań oraz konstrukcje wypowiedzi, która jest prezentacją osoby. Jeśli list motywacyjny jest odpowiedzią na ogłoszenie prasowe, należy wyjaśnić jak je zrozumieliśmy. Jeżeli chodzi o formę listu powinien on być spójny i stanowić zwartą całość, nie powinien przekraczać jednej strony A4. List motywacyjny powinien: być napisany na komputerze napisany w schludnej i czytelnej formie z uwzględnieniem akapitów zawierać podstawowe dane osobowe: imię i nazwisko, adres, telefon kontaktowy, datę i miejscowość zawierać adresata listu: nazwę firmy, dział firmy, imię i nazwisko osoby do której jest kierowany. wyjaśniać o jakie stanowisko dana osoba się ubiega i dlaczego jest zainteresowana pracą w wybranej firmie zawierać aspekty dotychczasowej kariery, spis osiągnięć zawodowych zawierać zakres obowiązków pełnionych w obecnej lub byłej firmie powinien zawierać prośbę o spotkanie kwalifikacyjne List motywacyjny należy podpisać pismem komputerowym i własnoręcznie. Jeśli dołącza się załączniki na końcu sporządza się ich spis. 4

Część pierwsza listu motywacyjnego Aby przykuć uwagę czytającego list powinien być zaadresowany do osoby, która prowadzi wstępną selekcję. Zamiast ogólnikowo pisać -Szanowni Państwo- lub -Dział Personalny- lepiej dowiedzieć się, kto będzie podejmował decyzję w sprawie przyjęcia. Takie podejście wyróżni ofertę i pokaże wysoką motywację do podjęcia pracy. Treść wstępu listu motywacyjnego uzależniona jest od tego, czy staramy się o konkretne stanowisko, czy chcemy tylko ogólnie przedstawić firmie swoją osobę, z myślą o ewentualnej możliwości przyjęcia. Wstęp powinien być prosty i zrozumiały. Powinien odnosić się do sposobu, w jaki dowiedzieliśmy się o wolnym miejscu pracy (ogłoszenie prasowe, informacja od osoby już zatrudnionej w firmie). Należy podać stanowisko, o które się ubiegamy, tytuł prasowy i datę publikacji ogłoszenia lub wymienić osobę, od której dowiedzieliśmy się o wakacie. Skutecznym sposobem przykucia uwagi jest odniesienie się do stanowiska, o które się ubiegamy. Można to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z naszymi kwalifikacjami. Jeśli list nie dotyczy konkretnego stanowiska, lepiej skupić się na swoich cechach osobowych i doświadczeniu, cennym z punktu widzenia pracodawcy. Dobre wrażenie wywiera dyskretne pokazanie, że jest się zorientowanym w specyfice firmy, np. w zmianie jej struktury, wprowadzeniu na rynek nowych produktów itp. Celowe jest wypunktowanie wymiernych korzyści, jakie odniesie pracodawca wybierając naszą ofertę. Część druga zasadnicza Gdy już udało się skupić uwagę czytającego na aplikacji, jej dalszą część należy wykorzystać do przekonania go o adekwatności naszej kandydatury. Jeżeli odpowiadamy na ogłoszenie prasowe, musimy pokazać, że posiadane doświadczenie i wiedza odpowiadają wymienionym oczekiwaniom. Należy podkreślić korzyści, jakie uzyska pracodawca i opisać swoje mocne strony. Pisząc o ukończonych kursach należy podkreślić, że pozwoliły one uporządkować dotychczasowa wiedzę. W tej części listu motywacyjnego należy zinterpretować wybrane fragmenty CV dotyczące edukacji, doświadczeń zawodowych czy osiągnięć. Należy wybrać najcenniejsze kwalifikacje i pokazać, jak dobrze odpowiadają wymaganiom stanowiska. Istotną rzeczą jest opisanie swoich cech osobowych, które będą mile widziane na danym stanowisku. Nie należy podawać oczekiwań finansowych. Część trzecia zakończenie Kolejnym krokiem po przedstawieniu się, jest mobilizacja czytającego do dalszego działania. Należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Aby ułatwić kontakt podaje się numer telefonu i godziny w jakich można dzwonić. Na koniec należy podkreślić swoja przydatność dla firmy, oraz wysoka motywację do pracy. Podstawowe cechy listu motywacyjnego: Forma: - na białym papierze, na jednej stronie, podpisany ręcznie, czytelny, staranny 5

Treść: - bezpośredni - nie musi być zbyt dokładny, zachęcający do rozmowy - stanowczy nie należy wykazywać niezdecydowania - profesjonalny- dotyczy tylko kwestii zawodowyc - wierne odzwierciedlenie osobowości - atrakcyjny - zwięzły nie należy powtarzać informacji zawartych w CV Schemat listu motywacyjnego Podaj swój adres Wpisz datę Imię i nazwisko (lub stanowisko)osoby, do której piszesz nazwa instytucji adres Zacznij od: Szanowny Panie/Pani! lub od: Szanowny Panie/Pani + nazwisko osoby, do której piszesz! Wpisz pierwsze zdanie twojego podania - w zdaniu tym powinna być zawarta prośba o przyjęcie do pracy oraz informacja, o jakie stanowisko się ubiegasz Jest to miejsce przeznaczone do rozwinięcia podania napisz kilka słów o sobie (wykształcenie, umiejętności i doświadczenie zawodowe) oraz o tym, dlaczego uważasz, że jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko Ostatni akapit zasugeruj gotowość spotkania zasugeruj gotowość spotkania w celu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Zakończ podanie słowami: Z poważaniem lub z wyrazami wdzięczności itp. Czytelny podpis (na komputerze + własnoręcznie) Załączniki: wymień dokumenty, które dołącz 6

Wzór listu motywacyjnego Anna Kicińska Kraków, dn. 1 lipca 2001 r. ul. Malinowa 32 68-400 Kraków tel. (0 73) 7814567 Pani Maria Woźniak Kierownik Biura Firmy Handlowej WAX ul. Odrzańska 26 68-400 Kraków Szanowna Pani, Jestem tegoroczną absolwentką policealnej szkoły sekretarskiej i posiadam niemal dwuletnie doświadczenie w pracy biurowej. Jestem przekonana, że mam odpowiednie przygotowanie do objęcia stanowiska asystentki administracyjnej w Firmie Handlowej WAX. Ogłoszenie o poszukiwaniu osoby na takie stanowisko ukazało się w dniu 1 lipca br. w lokalnym dodatku Gazety Wyborczej. Dwanaście modułów kursu z zakresu administracji, jakie obejmował program szkoły sekretarskiej, dało mi możliwość praktycznej pracy z edytorami i arkuszami kalkulacyjnymi, jakie wykorzystywane są w Pani firmie. Redagowanie listów, przygotowywanie zestawień, prowadzenie korespondencji, jak również liczne ćwiczenia szkolne, pomogły mi rozwinąć umiejętności komunikacyjne. Dwa lata pracy w biurze konsultingowym PROJEKT, gdzie zatrudniona byłam na pół etatu, nauczyły mnie efektywnej organizacji własnych działań i pozwoliły zdobyć doświadczenie pracy w warunkach stresu. Satysfakcję dawała mi praca zespołowa przy dużych projektach. W dowód uznania mojego profesjonalizmu w pracy, mój pracodawca zrefundował część kosztów mojego kształcenia w szkole sekretarskiej. Jak przekonała się Pani po lekturze mojego CV, aktywnie uczestniczyłam w organizacji obozów letnich dla młodzieży szkolnej. Zaowocowało to rozwojem moich zdolności interpersonalnych i organizacyjnych, które zwiększą moją efektywność w pracy w Pani firmie. Jeżeli poszukuje Pani dobrze przygotowanej asystentki administracyjnej, która jest gotowa do natychmiastowego podjęcia pracy, proszę o kontakt telefoniczny lub zostawienie wiadomości na automatycznej sekretarce, tel. (0-73) 781-45-67. Z przyjemnością oddzwonię i uzgodnię termin spotkania. Z poważaniem Anna Nowak 7

Dane personalne imię i nazwisko data i miejsce urodzenia Curriculum Vitae Przykładowy Życiorys zawodowy Ewa Gazda 21.08. 1981 r. adres zamieszkania telefon obywatelstwo stan cywilny Ciechanów, ul. Leśna 25 (0 23 ) 672-14-37 polskie panna Wykształcenie 1995 2000 Liceum Ekonomiczne w Ciechanowie, ul. Orylska 9; zawód technik ekonomista; kierunek ekonomika i organizacja przedsiębiorstw Praktyki 1999, 1998 prace sekretarskie w ramach jednomiesięcznych praktyk wakacyjnych w sekretariacie, w dziale finansowym i w dziale ekonomicznym Urzędu Miejskiego w Ciechanowie; listopad 1997 komputerowe wprowadzanie danych, jednomiesięczna praktyka w przedsiębiorstwie CEDROB w Ciechanowie; Znajomość obcych języków lipiec 1996 komputerowe wprowadzanie danych w dziale księgowości, praca zlecona w przedsiębiorstwie SERVMOT w Ciechanowie język angielski w stopniu komunikatywnym język niemiecki w stopniu podstawowym; Umiejętności obsługa kserokopiarki i faksu, prowadzenie korespondencji biurowej, łatwość nawiązywania kontaktów interpersonalnych; 8

EUROPEJSKI WZÓR CURRICULUM VITAE INFORMACJE OSOBISTE Imię i nazwisko Adres Telefon Fax E-mail Narodowość Data urodzenia Ulica, nr domu, kod pocztowy, miejscowość, państwo Dzień, miesiąc, rok DOŚWIADCZENIA ZAWODOWE Data (od-do) Nazwa i adres pracodawcy Branża lub sektor Zawód lub stanowisko Zakres działania i odpowiedzialności Wyszczególnić wszystkie mające znaczenie zajmowane posady, zacząć od ostatniej WYKSZTAŁCENIE I SZKOLENIA Data (od-do) Nazwa i typ organizacji prowadzącej edukację lub szkolenie Główne przedmioty/zakres umiejętności zawodowych Otrzymany tytuł kwalifikacyjny Poziom w klasyfikacji narodowej Wyszczególnić wszystkie mające znaczenie ukończone kursy, zacząć od ostatniego UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE OSOBISTE Nabyte w trakcie życia i trwania kariery, ale niekoniecznie potwierdzone formalnym świadectwem lub dyplomem JĘZYK OJCZYSTY Wymienić język ojczysty INNE JĘZYKI Umiejętność czytania Umiejętność pisania Umiejętność mówienia Wymienić języki 9

UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE SPOŁECZNE Życie i praca z ludźmi, w wielokulturowych środowiskach, na stanowiskach, gdzie ważna jest komunikacja i w sytuacjach, gdzie konieczna jest praca zespołowa (np. kultura i sport) itp. Wymień te kompetencje i wskaż gdzie zostały nabyte UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE ORGANIZACYJNE Koordynowanie i administrowanie ludźmi, projekty i budżety: w pracy, w wolontariacie, (np. kultura, sport) i w domu, itp. Wymień te kompetencje i wskaż gdzie zostały nabyte UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE TECHNICZNE Obsługa komputera, specyficzne rodzaje sprzętu, urządzenia itp. Wymień te kompetencje i wskaż gdzie zostały nabyte UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE ARTYSTYCZNE Muzyka, pisanie, rysowanie itp. Wymień te kompetencje i wskaż gdzie zostały nabyte INNE UMIEJĘTNOŚCI I KOMPETENCJE Kompetencje nie wymienione powyżej Wymień te kompetencje i wskaż gdzie zostały nabyte PRAWO(A) JAZDY DODATKOWE INFORMACJE Inne ważne informacje, np. osoby, z którymi można się skontaktować, referencje itp. ANEKSY Wymień wszystkie dołączone aneksy 10

Rada: Skoro CV ma przygotować grunt pod rozmowę kwalifikacyjną, a wszelkie negatywne informacje prowokują tylko dodatkowe, badawcze pytania, życiorys powinien informować wyłącznie o tym, co przemawia na twoją korzyść. Niektóre fakty lepiej zatem pominąć. Oczywiście, należy przygotować się na odpowiedzi także i w tych dziedzinach, lecz na etapie pisania CV powinna przyświecać maksyma: OTO, CO CHCĘ WAM POWIEDZIEĆ O RESZCIE MUSICIE DOWIEDZIEĆ SIĘ SAMI. Co lepiej pominąć: egzaminy, których nie zdałeś, zdrowie, jeśli nie jest najlepsze, poważne choroby, zarówno fizyczne, jak i psychiczne, pierwsze posady, które nie mają nic wspólnego z twoimi obecnymi planami zawodowymi, zatrudnienia trwające krócej niż rok (chyba, że jesteś absolwentem), przyczyny odejścia z pracy, daty uzyskania kwalifikacji wiek dzieci, stan cywilny - jeśli jesteś kobietą, - jeśli jesteś stanu wolnego, powyżej 30 roku życia, dorosłe dzieci, okres przebywania w więzieniu, przynależność w przeszłości do związków zawodowych chyba że do twoich obowiązków należeć będzie badanie stosunków między pracownikami a pracodawcą lub chcesz poświęcić się polityce, niebezpieczne lub inne zainteresowania, takie jak paralotniarstwo czy skakanie na gumowej linie z dużych wysokości, zapatrywania polityczne, biegłość w językach, które nie będą przydatne w oferowanej pracy lub nie są używane w UE, wyższe kwalifikacje, jeśli praca, o którą się starasz, ich nie wymaga, wysokość obecnej pensji i przywileje pracownicze, zdjęcie, referencje, ambicje/cele zawodowe, chyba że dopiero ukończyłeś szkołę, wszystko, co sprawia, że robisz wrażenie osoby dziwacznej. Czego nie należy robić (jeszcze raz!): nie podawaj wysokości swego ostatniego wynagrodzenia ani tego, jakiego wynagrodzenia oczekujesz, nie ujawniaj, dlaczego opuściłeś poprzednie miejsca pracy, nie podawaj adresów firm, w których pracowałeś poprzednio, nie podawaj nazwisk lub funkcji osób, dla których wcześniej pracowałeś, nie pisz w pierwszej osobie, o ile nie jest to konieczne, lepiej pisać w trzeciej osobie, nie używaj żargonu, nie stosuj skrótów, których potencjalni adresami twojego CV mogą nie zrozumieć, 11

nie daj się złapać na błędach gramatycznych lub ortograficznych, nie wysyłaj kserokopii życiorysu, nie używaj taniego papieru (gatunkowo złego), nie stosuj układu graficznego innego, niż ogólnie przyjęty, powstrzymaj się od wywoływania zabawnych efektów wizualnych i używania kartek formatu zeszytowego, nie załączaj fotografii (jeśli jest wymagana, to zrób u fotografa). Powodzenia! 12