2.2. List motywacyjny

Transkrypt

1 JAK PISAĆ CV I LIST MOTYWACYJNY 2. Bardzo długie i obszerne opisywanie odbytych szkoleń jeśli ten akapit jest zbyt długi, można pomyśleć, że autor sam wątpi w swoje kwalifikacje. 3. Luki w chronologii, w szczególności jeśli chodzi o doświadczenie zawodowe. Wszelkie dziury, jak np. przerwa spowodowana urlopem macierzyńskim, urlopem zdrowotnym lub innego typu zdarzeniem, powinny być wyjaśnione w sposób bezpośredni. Fakt ten świadczy chociażby o tym, że mamy do czynienia z osobą szczerą i uczciwą, niepróbującą niczego zataić. 4. Zbyt długa lista zainteresowań jeśli uczynimy z hobby najważniejszy i najobszerniejszy punkt naszego życiorysu zawodowego, będzie to świadczyć o tym, że tak naprawdę interesujemy się wszystkim i niczym, albo że mając tyle zainteresowań pozazawodowych nie pozostaje nam zbyt dużo czasu na aktywność zawodową. 5. Dużo nieprecyzyjnych sformułowań typu: znajomość w dziedzinie, uczestnictwo w. 6. Stosowanie słownictwa negatywnego lub obniżającego własną wartość. 7. CV stare, nieaktualne, poskreślane, poprawiane, zbyt generalne i nieprzystosowane do stanowiska, o które dana osoba się ubiega. 8. CV źle skonstruowane, napisane w sposób niechronologiczny. 9. Zbyt częste stosowanie podkreśleń, wytłuszczeń i kursywy, używanie kolorów i ilustracji, żadnych informacji nie należy podawać wielkimi literami. 10. CV napisane z błędami ortograficznymi, stylistycznymi i gramatycznymi List motywacyjny Składając aplikację do firmy, obok CV piszemy również list motywacyjny. Ten dokument jest równie ważny jak poprzedni i również należy go bardzo starannie przygotować. Jego zadanie polega na przedstawieniu kandydatury danej osoby na konkretne stanowisko, zachęceniu 30

2 PRZYGOTOWYWANIE APLIKACJI pracodawcy do zapoznania się z CV i uzyskaniu zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. List motywacyjny powinien zawierać informacje adekwatne do stanowiska, o które dana osoba się ubiega. Najważniejsze jest przyciągnięcie uwagi pracodawcy i z tej właśnie perspektywy powinno zacząć się sporządzanie tego dokumentu. Dlatego też doradcy personalni twierdzą, że o ile napisanie prawidłowego CV nie przysparza większych trudności, o tyle napisanie dobrego, wzbudzającego zainteresowanie listu motywacyjnego jest umiejętnością opanowaną tylko przez nielicznych. Celem listu motywacyjnego jest udzielenie pracodawcy odpowiedzi na 3 pytania: 1. Dlaczego aplikujemy do tej właśnie firmy? 2. Dlaczego chcemy pracować na tym właśnie stanowisku? 3. Jakie korzyści może osiągnąć pracodawca, jeśli nas zatrudni? List motywacyjny powinien mieć odpowiednią formę. Chodzi tu o umieszczenie kilku istotnych części: 1. Imię i nazwisko aplikującego. 2. Miejsce i data przygotowania aplikacji. 3. Nazwa i adres firmy, do której przygotowujemy dokumenty. 4. Imię, nazwisko i stanowisko osoby, do której kierujemy list motywacyjny i CV. 5. Zwrot grzecznościowy, np. Szanowny Pan, Szanowna Pani, Szanowni Państwo itp. 6. Akapit wyjaśniający nasze zainteresowanie daną ofertą pracy. 7. Akapit przedstawiający konkretne kwalifikacje, umiejętności i motywacje osoby aplikującej. 8. Akapit mający na celu wywołanie reakcji zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. 9. Grzecznościowa forma pożegnania, np. Łączę wyrazy szacunku, Z poważaniem, Z wyrazami szacunku. 10. Własnoręczny podpis. W nagłówku listu piszemy miejscowość i datę, nieco niżej, po lewej stronie umieszczamy swoje nazwisko i imię, dane osobowe, a jeszcze niżej po prawej stronie dane adresata. W tym miejscu zaznaczam, że niezwykle istotne jest, aby w poprawny sposób skierować swój list mo- 31

3 JAK PISAĆ CV I LIST MOTYWACYJNY tywacyjny. Dyskwalifikującym nas na samym początku jest błąd w postaci niepoprawnej nazwy firmy, do której aplikujemy. Ponadto przed pisaniem dokumentów warto dowiedzieć się czegoś bliższego o firmie ilu zatrudnia pracowników, jaką branżą się zajmuje, w jaki sposób się promuje, jak długo istnieje na rynku. Warto też zdobyć trochę informacji na temat specyfiki branży, którą się zajmuje. Każdy produkt czy usługa charakteryzuje się czymś innym. Standardowym zwrotem grzecznościowym, typowym dla listów formalnych, jest Szanowny/a Pan/i. Jeśli jednak w ogłoszeniu o pracę pojawiło się nazwisko osoby, do której kierujemy dokumenty, to należy wówczas zastosować zwroty osobowe Pan/i. Gdy jednak nie znamy nazwiska dyrektora, prezesa czy doradcy personalnego, należy użyć formy Państwo. W dolnej części znajduje się zasadnicza treść listu. Można podzielić ją na 3 podrozdziały. W pierwszej części należy wzbudzić zainteresowanie czytającego i poinformować, skąd dowiedzieliśmy się o ofercie. Należy zaznaczyć, na jakie ogłoszenie odpowiadamy albo na jakie stanowisko aplikujemy. Trzeba też podać nazwę stanowiska bądź podać swoje cele zawodowe, np. Chciałbym podjąć pracę związaną z analizami finansowymi firmy. W tym akapicie podajemy przyczynę napisania listu z punktu widzenia odbiorcy i wymieniamy korzyści, jakie może on odnieść. Można skorzystać z różnych technik. Oto kilka przykładów: 1. Wasze ogłoszenie było niezwykle interesujące 2. Wasze dotychczasowe osiągnięcia na rynku 3. Wasz artykuł w 4. Wasza firma ciesząca się świetną reputacją w branży 5. W związku z planowanym przez Państwo otwarciem nowego centrum dystrybucji, chciałbym zaproponować swoją kandydaturę na stanowisko Chcę zaznaczyć, że formy te są trafne dlatego, że pracodawcy zawsze będą zainteresowani tym, co dzieje się, jeśli zostanie to przedstawione z ich punktu widzenia. W drugim podrozdziale listu motywacyjnego prezentujemy swoje wykształcenie, najbardziej jednak koncentrujemy się na dotychczasowym doświadczeniu zawodowym i opisujemy konkretne umiejętności i cechy. Ważne jest, aby były one zbieżne z zadaniami, których 32

4 PRZYGOTOWYWANIE APLIKACJI spodziewamy się u nowego pracodawcy. Chodzi też o to, aby list nie był szczegółowym opisem życiorysu, ale mówił o rzeczywistych osiągnięciach i cechach naszej osobowości, tj. rzetelności, dokładności, punktualności, chęci uczenia się i podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych. Odradza się stosowanie w tym miejscu zwrotów zbyt ogólnikowych i mało znaczących, tj. kreatywny, otwarty, elastyczny i odpowiedzialny. Najbardziej wiarygodni staniemy się dla przyszłego pracodawcy, jeżeli wymienione umiejętności i cechy osobowości podeprzemy konkretnymi przykładami z życia. Dlatego lepiej podać ich mniej i postarać się je udowodnić. Cała trudność w napisaniu listu motywacyjnego polega na tym, żeby nakierować uwagę czytającego na te unikalne cechy, które spełnią oczekiwania lub zapadną w pamięć potencjalnemu pracodawcy. Oto kilka przykładów treści, wykorzystywanych w tym akapicie: 1. Wiedza zdobyta przeze mnie podczas studiów pozwoliła mi na prowadzenie samodzielnych analiz finansowych, miesięcznych i kwartalnych raportów w ramach działu ekonomicznego. Jako uczestnik programu praktyk letnich w firmie, miałem sposobność poznać specyfikę pracy tego działu. 2. Wykształcenie, jakie zdobyłem na Wydziale Nauk Ekonomicznych i Zarządzania UMK, a także moje dotychczasowe doświadczenie zawodowe, z pewnością pozwolą mi na efektywne wykonywanie wymienionych w ogłoszeniu zadań. Zaznaczam, że w bardzo dobrym stopniu opanowałem umiejętność posługiwania się wyszczególnionymi przez Państwa programami księgowymi. 3. Obsługa klientów indywidualnych i instytucjonalnych była głównym kierunkiem, w jakim rozwijałem swoją karierę zawodową. 4. Jako specjalista od oprogramowania, biegle władający językiem angielskim, z pewnością sprostam wymaganiom stawianym przez Państwa. 5. W ubiegłym roku zdobyłem największe zamówienie na północy Polski. W trzeciej, ostatniej części zasadniczej listu motywacyjnego wywołujemy reakcję zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. W tym miejscu przedstawiamy formy kontaktu z nami (telefon, , adres pocztowy) i wyrażamy prośbę o zaproszenie na rozmowę. Ważne jest też, aby u czytającego wywołać przeświadczenie, że oprócz doskona- 33

5 JAK PISAĆ CV I LIST MOTYWACYJNY łych kwalifikacji i doświadczenia, posiadamy odpowiednie cechy interpersonalne. Po przeczytaniu listu potencjalny pracodawca powinien odnieść wrażenie, że to właśnie z nami powinien spotkać się na rozmowie kwalifikacyjnej i że to właśnie ta osoba w idealny sposób odpowiada jego oczekiwaniom. Oto przykładowe zwroty: 1. Będę oczekiwać Państwa odpowiedzi. 2. Szansa na spotkanie z Panem 3. Jeżeli zechcieliby Państwo odbyć ze mną rozmowę kwalifikacyjną, jestem gotów w niej uczestniczyć w odpowiadającym Państwu terminie. Proszę o kontakt pod numerem telefonu 4. Jestem młodą, pełną entuzjazmu osobą i jestem pewien, że w znakomity sposób zaadaptowałbym się w Państwa zespole. W razie jakichkolwiek pytań, uprzejmie proszę o kontakt. 5. Jeśli poszukują Państwo osoby komunikatywnej, otwartej na nowe wyzwanie, chętnej do zdobywania nowych doświadczeń, potrafiącej radzić sobie ze stresem, proszę o kontakt. Z przyjemnością przyjdę na rozmowę kwalifikacyjną. 6. Czy mógłbym zadzwonić do Państwa biura w przyszłym tygodniu, by zorientować się, jak zamierzają Państwo zająć się moją sprawą?. Uwaga! Jest to jedyne miejsce w liście, w którym można wyrazić swoją niepewność. Jeśli firma nie ogłasza oferty pracy i list motywacyjny wysyłamy z własnej inicjatywy, można zaznaczyć, że sami skontaktujemy się w ciągu 2-3 tygodni z działem personalnym firmy. W ten sposób stwarzamy sobie możliwość ponownego kontaktu z potencjalnym pracodawcą pod pretekstem dowiedzenia się, czy nasze dokumenty wzbudziły w firmie zainteresowanie. Na końcu listu zamieszczamy grzecznościową formę pożegnania, np. Łączę wyrazy szacunku, Z poważaniem i kilka linijek poniżej umieszczamy swoje imię i nazwisko. Pomiędzy pożegnaniem a nazwiskiem kandydata należy podpisać się własnoręcznie Praktyczne rady dotyczące pisania listu motywacyjnego Podsumowując, warto wymienić kilkanaście praktycznych rad pomocnych przy pisaniu listu motywacyjnego: 34

6 PRZYGOTOWYWANIE APLIKACJI 1. Nie powinien być dłuższy niż jedna strona A4. 2. Powinien być napisany na białym, czystym papierze zbytnia ekstrawagancja w tej kwestii nie jest mile widziana. 3. Powinien być edytowany w programie Word, czcionką czarną i bardzo czytelną (wielkość liter: punktów). 4. Na końcu powinien koniecznie znajdować się własnoręczny podpis. 5. Nie należy powtarzać tego, co jest w CV, ale pogłębić zawartość CV i podeprzeć konkretnymi przykładami, by stał się bardziej wiarygodny. 6. Nie należy wypisywać, jaką szkołę się ukończyło i w jakiej firmie się pracowało (to jest w CV), ale czego dokładnie kandydat się nauczył i jakie zdobył praktyczne umiejętności. 7. Tekst powinien być podzielony na akapity, jeden akapit to jedna myśl. 8. Nie powinien zawierać błędów ortograficznych, gramatycznych i stylistycznych. 9. Nie należy wysyłać identycznego listu motywacyjnego do wszystkich firm to ogromny błąd! Każdy list powinien być dostosowany do konkretnego stanowiska, o które się ubiegamy. 10. Należy pisać prawdę i tylko prawdę jeżeli przejdziemy przez pierwszy etap rekrutacji i zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, to przyszły pracodawca w prosty sposób może sprawdzić, czy to, co napisaliśmy w liście, jest odzwierciedleniem rzeczywistości. Jeśli okaże się, że są pewne nieścisłości, to wówczas cały wysiłek poszukiwania pracy poszedłby na marne. 11. List należy zacząć pisać dopiero wówczas, gdy mamy gotowe CV będzie wtedy wiadomo, jak list może w precyzyjny sposób uzupełnić CV. 12. Należy unikać zbytniej pewności siebie wprawdzie CV i list motywacyjny służą wskazywaniu na własne atuty, chwaleniu się umiejętnościami i doświadczeniem, jednak warto zachować pewien umiar. Sformułowanie typu: Lepszego kandydata na to stanowisko nie znajdziecie nie jest mile widziane, a to, że jest się osobą pożądaną i najlepiej nadającą się do danej pracy, powinno wynikać z dokumentów aplikacyjnych. 35