Wymogi dotyczące załączników dołączanych do wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Działania 2.6 Regionalne Strategie Innowacyjne i transfer wiedzy ZPORR Każdy załącznik musi być poprzedzony kartą z informacją, zawierającą nazwę i numer załącznika zgodnie z numeracją podaną w formularzu wniosku oraz określającą ilość stron załącznika. W miejsce załączników wyszczególnionych w formularzu wniosku, których dołączenie nie dotyczy danego Beneficjenta lub projektu, należy zamieścić kartę z informacją zawierającą nazwę i numerem załącznika oraz adnotacją Nie dotyczy. Cały komplet dokumentów (zestawienie dokumentów, formularz wniosku i załączniki) powinien być ponumerowany numeracją ciągłą. UWAGA! Każda strona załącznika (wraz z kartą opisująca załącznik) oprócz wymaganych od danego dokumentu pieczęci i podpisów powinna zawierać parafę (niebieski tusz) osoby (osób) podpisujących wniosek, do którego są one dołączone. Kopia- przez kopię rozumie się ksero dokumentu poświadczone za zgodność z oryginałem na każdej stronie lub poprzez umieszczenie klauzuli na pierwszej stronie za zgodność z oryginałem od strony...do strony..., własnoręcznym podpisem przez osobę upoważnioną przez wnioskodawcę Beneficjnet- instytucja lub organizacja składająca wniosek wskazana w Uzupełnieniu Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (Dz. U. 2004 nr 200 poz. 2051 z późn. zm.) Do wniosku należy dołączyć następujące załączniki (w sytuacji, gdy oryginały załączników są w języku obcym należy dołączyć uwierzytelnione tłumaczenia zaświadczeń w języku polskim): 1. Kopia statutu Beneficjenta (lub innego dokumentu potwierdzający zgodność działalności prowadzonej przez Beneficjenta- Ostatecznego Odbiorcę) poświadczona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione 1
do reprezentowania Beneficjenta, dodatkowo opatrzona aktualną datą i pieczęcią Beneficjenta. - załączony w 2 kopiach (po jednym- do oryginału wniosku i do kopii wniosku), 2. Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający osobowość prawnąprzedstawiane dla potwierdzenia faktu i charakteru prowadzonej działalnościwraz z danymi osoby upoważnionej do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta, z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku - załączony w oryginale i kopii, bądź w 2 kopiach - odpis z KRS jest wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, - aktualność zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej jest potwierdzona przez właściwy Urząd Gminy nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, - inny dokument potwierdzający osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, - w przypadku szkół wyższych i JST dołączona kopia rozporządzenia lub ustawy ustanawiającej daną szkołę lub JST, numer publikatora danego aktu prawnego należy wpisać w polu 1.4.5 wniosku, - dane osoby upoważnionej do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta (zgodnie ze statutem)- imię i nazwisko, PESEL, Seria i numer dowodu osobistego, stanowisko. Karta z danymi zawiera pieczęć Beneficjenta, aktualną datę i podpis osoby, której dane dotyczą. 3. Dokumenty określające sytuację finansową Beneficjenta (sprawozdanie finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy oraz ostatni zamknięty kwartał i opinia bankowa wraz z saldem rachunku z dnia jej sporządzenia z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku) 2
- dokumenty finansowe są załączone w oryginale i kopii lub w przypadku braku możliwości dołączenia oryginału w 2 kopiach, - format dokumentów jest właściwy, - dokumenty dotyczą właściwych okresów i są podpisane przez upoważnione osoby, - dokumenty są opatrzone pieczęcią beneficjenta i aktualną datą (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku) Wymogi dotyczące sprawozdania finansowego (za ostatni rok obrotowy oraz ostatni zamknięty kwartał) zostaną zdefiniowane jako: 1. Sprawozdanie finansowe bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku beneficjentów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm.) lub5 2. uproszczone sprawozdanie finansowe uproszczony bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku beneficjentów nie zobligowanych do sporządzania dokumentów o których mowa w pkt. 1) oraz 3. aktualny (ostatni złożony przez beneficjenta ) PIT/CIT 4. Harmonogram realizacji projektu szczegółowe rozplanowanie przedsięwzięć w czasie (wzór harmonogramu znajduje się w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizacji projektu w ramach Priorytetu 2 Wzmocnienie Rozwoju Zasobów Ludzkich w Regionach, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 2006). - kopie są potwierdzone za zgodność z oryginałem. - harmonogram jest podpisany przez Lidera projektu lub osobę podpisującą wniosek i opatrzony aktualną datą 3
5. Deklaracja poświadczająca udział własny jedynie w przypadku gdy przewidziany jest udział własny w finansowaniu projektu - kopie są potwierdzone za zgodność z oryginałem - oryginał jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania deklaracji finansowych w imieniu Beneficjenta. - oryginał jest opatrzony pieczęcią Beneficjenta i aktualną datą 6. Oświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub innych opłat (na Fundusz Pracy, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, lub innych należności wymaganych odrębnymi przepisami). - oryginał jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania takich oświadczeń w imieniu Beneficjenta. - oryginał jest opatrzony pieczęcią Beneficjenta i aktualną datą UWAGA: Dopuszczalne jest złożenie zaświadczeń wydanych przez uprawnione do tego instytucje 7. Oświadczenie o nie zaleganiu z uiszczaniem podatków - oryginał jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania takich oświadczeń w imieniu Beneficjenta, - oryginał jest opatrzony pieczęcią Beneficjenta i aktualną datą. UWAGA: Dopuszczalne jest złożenie zaświadczeń wydanych przez uprawnione do tego instytucje 4
8. Pełnomocnictwo do reprezentowania Beneficjenta załącznik wymagany jedynie w przypadku, gdy wniosek jest podpisywany przez osobę / osoby nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania Beneficjenta - dokument jest złożony w oryginale i kopii, - kopie są potwierdzone za zgodność z oryginałem - oryginał jest opatrzony pieczęcią Beneficjenta i aktualną datą - oryginał jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta - oryginał zawiera klauzulę pełnomocnictwo przyjmuję z podpisem osoby, której jest ono udzielane 9. Przebieg pracy zawodowej osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektem wraz z pisemną deklaracją uczestnictwa w projekcie. - życiorysy zawodowe i deklaracje są podpisane przez osoby, których dotyczą i opatrzone aktualną datą. 10. Umowa/ porozumienie pomiędzy partnerami - w przypadku, gdy w realizację projektu oprócz Beneficjenta zaangażowani są partnerzy. Umowa /porozumienie z partnerem mają określić podział zadań - poprzez zaangażowanie w realizację projektu należy rozumieć wniesienie wkładu finansowego, materialnego lub merytorycznego, realizację wyodrębnionej części projektu lub wspólne świadczenie usług. Należy jednak pamiętać, iż uczestnikami partnerstwa mogą być jedynie podmioty wskazane przy poszczególnych działaniach II Priorytetu ZPORR jako Beneficjenci. - załączony w oryginale i kopii, - umowa / porozumienie zawiera: - cel partnerstwa, - obowiązki partnera wiodącego (lidera projektu beneficjenta), - zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu, 5
- plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego, - zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, - zasady podejmowania decyzji w partnerstwie, - sposób monitorowania i kontroli projektu. 11. Oświadczenie beneficjenta o kwalifikacji VAT tylko w przypadku Beneficjenta, który nie ma możliwości odzyskiwania / odliczania VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług. (Wzór oświadczenia znajduje się w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizacji projektu w ramach Priorytetu 2 Wzmocnienie Rozwoju Zasobów Ludzkich w Regionach, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 2006.) - kopie są potwierdzone za zgodność z oryginałem - oryginał jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania takich oświadczeń w imieniu Beneficjenta. - oryginał jest opatrzony pieczęcią Beneficjenta i aktualną datą. Oświadczenie o kwalifikacji VAT powinno zawierać w treści rodzaj towarów i usług, co do których nie ma możliwości odliczania podatku VAT. Musi występować zgodność pomiędzy pozycjami usług i towarów wymienionymi w oświadczeniu o kwalifikacji VAT a kategoriami wydatków związanych z realizacją projektu. 12. Odpowiednia uchwała właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego lub dokumentu organu dysponującego budżetem ubiegającego się o dofinansowanie w trybie przepisów o finansach publicznych zatwierdzającego projekt lub udzielającego pełnomocnictwa do zatwierdzenia projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego jedynie w przypadku, gdy dokument taki jest wymagany dla zaciągnięcia zobowiązań przez Beneficjenta. - załączony w oryginale i kopii bądź w 2 kopiach, - kopie są potwierdzone za zgodność z oryginałem. 6
Załącznik ten powinien być składany jedynie w przypadku, gdy realizacja projektu łączy się z zaangażowaniem finansowym beneficjenta, którym jest jednostka samorządu terytorialnego której budżetem dysponuje się w trybie przepisów o finansach publicznych. Określenie właściwego dokumentu, który wskazywać będzie na wyrażenie zgody na zaciągnięcie zobowiązań przez beneficjenta, to jest wniesienie środków własnych w postaci wkładu rzeczowego bądź finansowego leży w kompetencji właściwego organu, o którym mowa w treści załącznika 7.12.Przykład stosownej uchwały zawiera załącznik nr 5 do dokumentacji konkursowej. 13. Szczegółowy kosztorys projektu (dotyczy wszystkich typów projektów) 14. W przypadku projektów stypendialnych dodatkowym kryterium będzie wymagane przedstawienie przez projektodawców regulaminu przyznawania stypendiów lub grantów,. Wysokość stypendium dla najlepszych absolwentów szkół wyższych kontynuujących naukę na studiach doktoranckich wynosi 1700zł. Wysokość grantu na badania naukowe związane z realizacją studiów doktoranckich wynosi 20.000 zł 15. W przypadku projektów stażowych dodatkowym kryterium będzie wymagane przedstawienie przez projektodawców regulaminu organizowania staży oraz programu staży. Wysokość dodatku stażowego dla absolwentów szkół wyższych nie zarejestrowanych jako bezrobotni i pracowników sektora badawczorozwojowego będzie kształtować się na poziomie średniego wynagrodzenia za pracę pracowników o zbliżonym zakresie obowiązków, zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. W związku z tym beneficjent ustalając wielkość dodatku powinien w regulaminie organizowania wykazać średnią płacę na danym stanowisku. Regulamin organizowania staży oraz programu staży powinien zawierać następujące elementy 1. Przebieg procesu rekrutacji (wniosek o przyjęcie na staż, rekrutacja i selekcja, w tym kryteria selekcji i wymagane dokumenty). Regulamin powinien zawierać zapis o preferowaniu osób pochodzących z Województwa Podkarpackiego. 7
2. Określenie stanowisk, na których odbywa się staż oraz harmonogram stażu. 3. Przebieg stażu (przyjęcie na staż, prawa i obowiązki stażysty, prawa i obowiązki opiekuna stażysty, sposób monitorowania przebiegu stażu - w przypadku, gdy beneficjent zakłada w projekcie dalsze zatrudnienie stażystów). 4. Sytuacje szczególne (opis postępowania w przypadku rezygnacji stażysty ze stażu lub konieczności rozwiązania umowy ze stażystą) 5. Transfer wiedzy i innowacji (opis wpływu projektu na transfer wiedzy oraz innowacji. Opis zakładanych innowacji jakie powstaną w przedsiębiorstwie dzięki realizacji projektu. Opis korzyści jakie wyniosą stażyści z udziału w projekcie)! Powyższy schemat stanowi zakres minimalny załącznika. Może on być poszerzony w przypadku, gdy Beneficjent uzna to za konieczne. 16. W przypadku projektów, których częścią jest organizowanie spotkań, seminariów, warsztatów, kampanii promocyjnych, cykli szkoleniowoedukacyjnych, targów wiedzy dodatkowym kryterium będzie wymagane przedstawienie programu bloku szkoleniowego, warsztatowego itd., zawierający: diagnozę potrzeb Beneficjentów Ostatecznych Projektu w odniesieniu do zakresu proponowanej formy wsparcia, założenia organizacyjne określające sposób realizacji danej formy wsparcia (np. liczba godzin realizowanej formy wsparcia, liczebność grup, zakres tematyczny), plan spotkań, targów itd., określający w szczególności: a. przedmioty lub tematy spotkań, targów, itd., b. wykaz wykładowców wraz z życiorysami kluczowych wykładowców (wymagane jest przynajmniej roczne doświadczenie trenerskie w dziedzinie, w której wykładowca będzie prowadził zajęcia w ramach projektu), c. harmonogram spotkań, targów, itd. 8
UWAGA! w przypadku projektów realizowanych na zasadzie partnestwa część załączników muszą złożyć także partnerzy. Załączniki wymagane od Partnerów 1) Kopia statutu lub inny dokument potwierdzający zgodność działalności prowadzonej przez Partnera z typem realizowanego wsparcia, 2) Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru (np. ewidencja działalności gospodarczej) lub inny dokument potwierdzający charakter prowadzonej działalności wraz z danymi osób upoważnionych do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Partnera, z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku, 3) Dokumenty określające sytuację finansową Beneficjenta (za ostatni zamknięty rok obrotowy oraz ostatni zamknięty kwartał) tj.: - sprawozdanie finansowe - bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku beneficjentów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami o rachunkowości) lub - uproszczone sprawozdanie finansowe - uproszczony bilans oraz rachunek zysków strat (w przypadku beneficjentów nie sporządzających powyższych dokumentów) 1 oraz - aktualny (ostatni złożony przez beneficjenta) PIT/CIT. 4) Oświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz innych należności wymaganych odrębnymi ustawami, 5) Oświadczenie o niezaleganiu z uiszczaniem podatków wobec Skarbu Państwa, 6) Oświadczenie Partnera o kwalifikacji VAT 7) Uchwała jednostki samorządu terytorialnego bądź odpowiedni dokument organu dysponującego budżetem w trybie przepisów o finansach publicznych 1.Uproszczone sprawozdanie finansowe zawiera informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r, nr 76, poz.. 694 ze zm.) literami dużymi oraz cyframi rzymskimi 9
zatwierdzający projekt lub udzielający pełnomocnictwa do zatwierdzenia projektów współfinansowanych z EFS. UWAGA: Do oryginału wniosku załączyć należy oryginały ww. dokumentów lub ich kopie poświadczone przez Partnera za zgodność z oryginałem i parafowane przez osoby uprawnione do reprezentowania Partnera i Beneficjenta. Do kopii wniosku dołączyć należy kserokopie ww. dokumentów poświadczone przez Partnera za zgodność z oryginałem i parafowane przez osoby uprawnione do reprezentowania Partnera i Beneficjenta. Dodatkowo załącznik o którym mowa w pkt 3, 5, 11 wymaga kontrasygnaty księgowego lub poświadczenia przez uprawnioną w tym zakresie instytucję. UWAGA: Jeśli dokumenty są przygotowane w języku innym niż język polski, należy dołączyć tłumaczenie przysięgłe (do oryginału wniosku załączyć należy oryginalne tłumaczenie przysięgłe, do kopii wniosku załączyć należy kopie tegoż tłumaczenia). 10