UCZELNIA W CHMURZE REWOLUCJA W EDUKACJI

KONSPEKT SYSTEMU

UCZELNIA W CHMURZE REWOLUCJA W EDUKACJI

Spis treści: 1. Ogólne informacje o systemie.. 4 2. Innowacyjne cechy CloudA.... 4 3. Zakres funkcjonalny: Wirtualny Dziekanat..... 5 Strefa Studenta..... 6 Strefa Wykładowcy..... 7 Kadry.. 8 Finanse....... 9 Mul transmisja zajęć..... 10 4. Technologia, mobilność..11 5. Korzyści.... 13 6. Kontakt.. 15 03

1. Ogólne informacje o systemie CloudA to nowoczesny, zintegrowany system informatyczny stworzony przez Wyższą Szkołę Biznesu Na onal Louis University w Nowym Sączu, służący kompleksowemu zarządzaniu uczelnią w każdym aspekcie jej funkcjonowania. Zawiera wszystko, czego potrzebuje nowoczesna uczelnia z dużym potencjałem rozwoju. Jego głównym zadaniem jest poprawa jakości dydaktyki oraz wydajności operacyjnej i w efekcie zwiększenie rentowności uczelni. CloudA organizuje i usprawnia pracę każdego działu uczelni, począwszy od dziekanatu, poprzez kwesturę i kadry, na dziale marke ngu kończąc. Władzom uczelni daje natomiast znacznie większe niż dotychczas możliwości monitorowania i planowania działalności poszczególnych jednostek uczelni. System Cloud Academy został nagrodzony tytułem Najwyższa Jakość Quality Interna onal 2017 w kategorii Product" w XI edycji konkursu Najwyższa Jakość QI 2017, realizowanego pod patronatem PARP, Polskiego Komitetu Normalizacyjnego oraz Katedry Zarządzania Jakością UE w Krakowie. CloudA składa się z 6 modułów o bardzo szerokim zakresie funkcjonalnym: 1. Innowacyjne cechy CloudA 04 System Cloud Academy charakteryzuje wiele innowacyjnych elementów, zarówno w zakresie technologicznym jak i funkcjonalnym, do których należą między innymi: Rozbudowany moduł controllingu finansowego umożlwiający pełną kontrolę wszystkich procesów zachodzących na uczelni, w tym dostęp do aktualizowanych na bieżąco analiz i prognoz wpływów i kosztów;

Możliwość dodawania tasków poszczególnym pracownikom lub działom oraz monitorowania ich wykonania; Innowacyjne narzędzie do realizacji w pełni interaktywnych zajęć na odległość (mul transmisja zajęć); Rozbudowane, łatwe w obsłudze narzędzie do tworzenia i zarządzania harmonogramami zajęć; Możliwość generowania ponad 150 rodzajów dokumentów, zarówno przez studentów jak i pracowników uczelni (podań, wniosków, decyzji, dyplomów, suplementów); W pełni elektroniczny obieg dokumentów przez wszystkie działy uczelni; Możliwość stałego monitorowania stopnia wykonania pensum poszczególnych wykładowców; Możliwość dostępu do system za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego. 3. Zakres funkcjonalny Wirtualny Dziekanat: Zarządzanie procesem dydaktycznym, w tym przedmiotami, planami studiów i sylabusami (w tym generowanie raportów z poziomu i stopnia wypełniania sylabusów), zarządzanie efektami kształcenia, uchwałami Rady Wydziału itp.; Zarządzanie studentami w zakresie danych osobowych, podań i druków, historii studiów, kar dyscyplinarnych, płatności, poziomów języka, stypendiów, umów itd.; Ewidencja danych studenta dotyczących studiów i raportowanie postępów w nauce (m.in. generowanie elektronicznej legitymacji, raportów i zaświadczeń o ocenach i średniej ze studiów, ewidencja ocen, praktyk, stypendiów, decyzji); Zarządzanie procesem rekrutacji; Ewaluacja jakości kształcenia, generowanie ankiet i raportów ewaluacyjnych; Rozliczanie działań dydaktycznych wykładowców; Zarządzanie aktualnościami i ogłoszeniami widocznymi dla studentów i pracowników; Publikacja ogłoszeń, zarządzeń i regulaminów; Tworzenie harmonogramów zajęć i bieżące zarządzanie, w tym wprowadzanie bieżących zmian bez ryzyka wystąpienia kolidujących zdarzeń; Elektroniczny obieg dokumentów, w tym przyjmowanie wniosków i podań; Generowanie przeszło 150 rodzajów dokumentów dotyczących obsługi studenta i studiów, w tym również suplementów i dyplomów. 05

Strefa Studenta: 06 Sprawdzanie planu studiów, sylabusów, harmonogramów zajęć itp.; Dostęp do wirtualnego dziennika i wirtualnego indeksu (sprawdzanie ocen, obecności); Dostęp online i offline do mul strumieniowych transmisji video z zajęć; Dostęp do materiałów dydaktycznych; Przesyłanie zadań i prac zaliczeniowych; Dostęp do forum kursu umożliwiającego pracę grupową; Rozwiązywanie internetowych testów oraz wypełnianie ankiet; Składanie online podań i wniosków do poszczególnych działów uczelni; Dostęp do modułu płatności oraz stypendiów; Zarządzanie procesem tworzenia i oceny prac dyplomowych; Dostęp do kanałów Social Media uczelni (wewnętrzna telewizja, pasek news); Komunikacja z wykładowcami oraz studentami z danej grupy, specjalności lub kierunku; Dostęp do regulaminów, zarządzeń oraz biblioteki.

Strefa Wykładowcy: Sprawdzanie planów studiów i harmonogramów; Zarządzanie repozytoriami dydaktycznymi; Zarządzanie grupą dydaktyczną i grupami seminaryjnymi; Zarządzanie dziennikami ocen i obecności; Dodawanie materiałów dydaktycznych w dowolnej formie; Dodawanie i ocena zadań; Tworzenie i ocena testów; Statystyki aktywności studenta; Zarządzanie komunikatami dla studenta; Prowadzenie mul strumieniowych transmisji zajęć; Elektroniczne przesyłanie protokołów; Generowanie sylabusów na bazie KRK; Ocena i recenzowanie prac dyplomowych; Zarządzanie swoim profilem w CloudA; Komunikowanie się ze studentami i pracownikami zalogowanymi do systemu; Dostęp do aktualności, wydarzeń oraz biblioteki; Dostęp do zarządzeń, regulaminów i opisów pozostałych pracowników uczelni. 07

Kadry: Rejestr danych pracowników; Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi; Zarządzanie umowami; Obieg wniosków o umowę; Rozliczanie pensum pracowników dydaktycznych; Minima kadrowe; 08

Finanse: Obsługa rachunkowo-księgowa uczelni, w tym zarządzanie wpłatami i należnościami studentów; Tworzenie różnego typu analiz, zestawień i raportów na podstawie danych zawartych w systemie; Zarządzanie projektami. Możliwość budżetowania działalności poszczególnych jednostek uczelni, kierunków, specjalności itd. Wybrane elementy Panelu Zarządzania Uczelnią: Dostęp do rozbudowanego panelu zarządczego z profesjonalną analizą danych online dotyczących każdego aspektu działania uczelni; Stały podgląd aktualnej liczby studentów, sumy wpłat oraz zaległości czesnego na każdym kierunku, formie i rodzaju studiów z dostępem do prognozy wpływów w danym roku akademickim; Monitorowanie liczby kandydatów z podziałem na kierunek, formę, rodzaj, język itd.; Dostęp do bieżącej analizy kosztów danego kierunku, formy i rodzaju studiów; Monitorowanie poziomu realizacji pensum pracowników dydaktycznych; Podgląd operacji dodawania i modyfikacji umów w systemie; Dodawanie tasków pracownikom uczelni i monitorowanie ich realizacji; Organizacja zebrań online. 09

Mul transmisja zajęć Moduł mul transmisji zajęć to największa innowacyjna systemu dająca możliwość realizacji różnych form kształcenia na odległość w pełni interaktywnej formie, co zdecydowanie wyróżnia go spośród klasycznych form e-learningu. Mul transmisja zajęć to symultaniczny przekaz wielu strumieni danych, widocznych dla uczestników w osobnych oknach. We wrześniu 2017 r. zakończone zostały prace rozwojowe w zakresie wdrożenia przekazu z zajęć w formacie 360 stopni oraz zwiększenia ilości dostępnych strumieni danych. Dotychczas były to maksymalnie cztery strumienie: przekaz wideo, widok prezentacji wykładowcy lub widok jego pulpitu, czat oraz komunikacja głosowa. Począwszy od roku akademickiego 2017/2018 wykładowcy oraz uczestnicy mogą korzystać ze znacznie większej ich liczby, dzięki czemu będą mieli bardzo szerokie możliwości wykorzystywania w trakcie zajęć jednocześnie wielu materiałów dydaktycznych, np. dwóch, trzech lub czterech prezentacji; elektronicznego notatnika; tablicy mul medialnej; filmu 10 Każdy z powyższych strumieni danych będzie widoczny dla uczestników w osobnym oknie. Uczestnicy będą równocześnie mogli swobodnie dostosowywać wielkość, liczbę oraz rodzaj okien widocznych dla niego podczas zajęć.

Dzięki powyższym funkcjonalnościom system zapewni pełną interakcję pomiędzy uczestnikami a prowadzącym w stopniu nieosiągalnym dla innych dostępnych na rynku edukacyjnym narzędzi kształcenia na odległość. Moduł mul transmisji umożliwia realizację nie tylko wykładów - za jego pomocą można z powodzeniem prowadzić również ćwiczenia, zajęcia warsztatowe czy seminaria. Uczestnictwo w zajęciach jest możliwe z każdego miejsca na świecie za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego - poprzez przeglądarkę lub dedykowaną aplikację CloudA. 4. Technologia, mobilność CloudA został stworzony za pomocą najnowszych technik programistycznych: ASP.NET, C#, En tyframework, MVC, na silniku bazodanowym Microso SQL Server; System jest osadzony na serwerze zewnętrznym, istnieje również możliwość stworzenia dla systemu dedykowanego serwera wchodzącego w skład infrastruktury sieciowej danej uczelni; CloudA działa na zasadzie aplikacji internetowej nie wymagającej od użytkowników instalacji żadnego specjalnego oprogramowania; CloudA został zaprojektowany w Material Design zapewniającym responsywność oraz intuicyjną obsługę; Trzy wersje językowe części studenckiej systemu (polska, angielska, rosyjska); Z CloudA można korzystać za pomocą dowolnego urządzenia typu smart z dostępem do Internetu; System jest dostępny również w formie aplikacji mobilnej dostępnej w telefonach z systemem IOS oraz Android. Aplikacja CloudA umożliwia sprawdzanie planów i harmonogramów, dostęp do wirtualnego dziennika, indeksu oraz materiałów dydaktycznych, kontakt z wykładowcami i innymi studentami, składanie podań i wniosków itd. 11

Posiada ponadto system powiadomień typu push informujący o pojawieniu się w systemie nowych aktualności, ogłoszeń, materiałów, zadań, ocen, itp. 12 Dzięki systemowi CloudA: a) Studenci otrzymują najnowocześniejsze narzędzie do kompleksowego zarządzania swoim tokiem studiów, umożliwiające nie tylko dostęp w dowolnym momencie bieżących informacji ale również zdalne załatwianie dowolnych spraw (np. składanie podań i wniosków wraz z monitorowaniem ich obiegu) oraz uczestnictwo w interaktywnych zajęciach na odległość poprzez dowolne urządzenie mobilne b) Administracja otrzymuje zintegrowane narzędzie do kompleksowej obsługi administracyjnej wszystkich jednostek obsługiwanych na uczelni, bez konieczności wdrażania wielu osobnych aplikacji. Do całkowitego zinformatyzowania całej uczelni i 100% procesów przez nią realizowanych wystarczy połączenie CloudA z dowolnym systemem finansów-księgowym (np. Enova lub Comarch Op ma). c) Władze uczelni zyskują nowoczesne, do rozbudowanego narzędzie controllingu finansowego. Umożliwia on stały dostęp do aktualizowanych na bieżąco danych, statystyk, zestawień, analiz oraz prognoz dotyczących konkretnego obszaru działalności uczelni (np. stopnia realizacji pensum wykładowców, prognozy rentowności danego kierunku, zestawienia zaległości wpłat czesnego itd.). Dzięki niemu władze mają zawsze aktualne informacje o wszystkim, co dzieje się na uczelni i mogą w maksymalnie efektywny sposób zarządzać uczelnią, zarówno w wymiarze operacyjnym jak i strategicznym.

5. Korzyści Poniższej przedstawiamy zestawienie wymiernych korzyści dla uczelni, opracowane na podstawie danych z roku akademickiego 2013 oraz 2015 w WSB-NLU. Rok 2014 został pominięty ze względu na fakt, że w tym roku trwało wdrażanie CloudA i dane mogłyby nie być w pełni obiektywne i nie odzwierciedlać w pełni korzyści z funkcjonowania systemu przez jeden pełny rok akademicki. Koszty przygotowania i archiwizacji dokumentacji procesu dydaktycznego - spadek o 89% Koszty zatrudnienia kadry dydaktyczno-naukowej - spadek o 35% Koszty zatrudnienia pracowników administracyjnych - spadek o 48% 13

Koszty bieżące funkcjonowania: materiały biurowe, energia elektryczna, eksploatacja sal itd. - spadek o 25% Czas przygotowania i archiwizacji dokumentacji procesu dydaktycznego - spadek o 92% Czas przygotowania harmonogramów zajęć na jeden semestr - spadek o 81% 14

Kontakt: Informacje ogólne, współpraca biznesowa Bartosz Stępień Email: bartosz.stepien@wsb-nlu.edu.pl Tel.: 502 169 578 Szczegółowe informacje technologiczne: Artur Kornatka (Koordynator Centrum Badań i Programowania) Email: akornatka@wsb-nlu.edu.pl Tel. 791 159 489 www.clouda.pl www.clouda.edu.pl