Poznań, 5 kwietnia 2013 r. PS-Le.431.2.2.2013.6 Pani Barbara Kuderska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Kościańska 1 64-030 Śmigiel W dniach 8, 9, 11 i 12 marca 2013 r. zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej 1 (zwanej dalej ustawą), działając z upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego, przeprowadził kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Ośrodku Pomocy Społecznej, zlokalizowanym przy ul. Kościańskiej 1, 64-030 Śmigiel (zwanym dalej Ośrodkiem lub określanym skrótem OPS). Zakres kontroli obejmował zasadność przyznawania świadczeń, legalność wydawania decyzji oraz kwalifikacje kadry realizującej zadania pomocy społecznej wiążące się z realizacją zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Ustalenia pokontrolne szczegółowo opisano w protokole, który został podpisany przez Panią w dniu 27 marca 2013 r. W wyniku tej kontroli ustalono, co następuje: W zakresie oceny kwalifikacji kadry OPS stwierdzono, iż jako Kierownik Ośrodka posiada Pani kwalifikacje określone dla zajmowanego stanowiska w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej tj. ponad trzyletni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Określone przepisami wymagania kwalifikacyjne spełniają ponadto osoby realizujące zadania pomocy społecznej zatrudnione w OPS na stanowiskach pracownika socjalnego 2, specjalisty pracy socjalnej i starszego specjalisty pracy socjalnej. 3 1 tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 182 2 art. 116 ust. 1 pkt 1-3, art. 156 ust. 3a ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( tj. z 2013 r., poz. 182) 3 Załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398 ze zm.) tabela IV H pkt. III Jednostki al. Niepodległości 16/ 18, 61-713 Poznań, tel. 61 851-55-66, fax 61 854-11-50
W Ośrodku osoba pełniąca obowiązki głównego księgowego nie spełnia wymogów określonych dla zajmowanego przez nią stanowiska w art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. a i b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 4 Na stanowisku głównego księgowego wymagane jest aby osoba ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiadała co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości lub ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiadała co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości. Pracownica Ośrodka ukończyła Policealne Studium Zawodowe w Lesznie w zawodzie technik administracji o specjalności ubezpieczenia społeczne, ponadto wyższe studia magisterskie na kierunku pedagogika o specjalności doradztwo zawodowe i personalne oraz posiada ponad 6-letnią praktykę w księgowości. Pełniąca obowiązki głównego księgowego p. J. Biała w dniu 14.03.2013 r. oświadczyła: ( ) zobowiązuję się do uzupełnienia wykształcenia w zakresie rachunkowości i finansów, uzyskania tytułu technika rachunkowości i podjęcia nauki w roku szkolnym 2013/2014. W związku z deklaracją pracownika o uzupełnieniu kwalifikacji zezwalam na pozostawienie pracownika na obecnym stanowisku do czasu uzyskania przez nią odpowiednich kwalifikacji. Jak ustalono, Miasto i Gmina Śmigiel wg stanu na dzień 6.03.2013 r. liczyło 17962 mieszkańców. W Ośrodku zatrudnionych jest 9 pracowników obsługujących rejony opiekuńcze. W odniesieniu do liczby mieszkańców Gminy, liczba pracowników socjalnych realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej w dniach kontroli była wystarczająca, tj. na każdego pracownika socjalnego zatrudnionego w OPS przypada ponad 1995 osób zamieszkujących teren Miasta i Gminy. Powyższy stan jest zgodny z wymogiem określonym w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej, który stanowi, iż : Ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tys. mieszkańców nie mniej jednak niż trzech pracowników socjalnych. Ocena zasadności przyznanych świadczeń pomocy społecznej oraz legalności wydanych decyzji w dokumentacji 38 wybranych losowo klientów OPS (51 spraw) w okresie objętym kontrolą wykazała: organizacyjne pomocy społecznej oraz centra integracji społecznej, stanowiska pomocnicze i obsługi, poz. 6 i 14) 4 tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240 ze zm. 2
1. w badanym materiale nie stwierdzono przypadków niezasadnego przyznania pomocy oraz nieprawidłowości w naliczaniu świadczeń pieniężnych; 2. wszystkie kontrolowane decyzje posiadały podstawę prawną, uzasadnienie oraz pouczenie o możliwości i trybie wniesienia odwołania, zgodnie z art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego 5 (określanej dalej Kpa); 3. poza 2 przypadkami, we wszystkich kontrolowanych sprawach zapewniono stronie czynny udział w postępowaniu administracyjnym zgodnie z art. 10 Kpa; 4. w 43 decyzjach w podstawie prawnej nie przywołano rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej wraz z doprecyzowaniem przepisów adekwatnie do sytuacji klienta. W 1 przypadku stwierdzono brak doprecyzowania przepisu ww. rozporządzenia o lit. a. 5. w 2 decyzjach w podstawie prawnej stwierdzono brak przywołania art. 7 ustawy o pomocy społecznej (określanej dalej skrótem u.o.p.s.), odnoszącego się do powodów przyznania pomocy; 6. w 5 decyzjach przyznających zasiłek celowy w podstawie prawnej stwierdzono brak przywołania art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 36 pkt 1 lit. c u.o.p.s.; 7. w 1 decyzji w podstawie prawnej stwierdzono brak przywołania art. 18 ust. 1 pkt 6 u.o.p.s. dotyczącego realizacji programów rządowych; 8. w 1 decyzji przyznającej pomoc z urzędu stwierdzono brak przywołania art. 102 ust. 2 u.o.p.s. mówiącego o takiej możliwości; 9. w 6 decyzjach, którym nadano rygor natychmiastowej wykonalności nie przywołano art. 108 1 Kpa, a w 1 decyzji w podstawie prawnej stwierdzono brak doprecyzowania przywołanego art. 108 Kpa o 1; 10. w podstawie prawnej 1 decyzji przywołano nieprecyzyjnie przepis 104 Kpa; 11. w 1 decyzji w sprawie skierowania do DPS w podstawie prawnej stwierdzono brak przywołania art. 56 u.o.p.s. wraz z doprecyzowaniem i przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.08.2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. z 2012 r., poz. 964); 12. w 5 decyzjach w sprawie przyznania usług opiekuńczych w podstawie prawnej przywołano nieaktualną w chwili wydania decyzji Uchwałę w sprawie szczegółowych zasad przyznawania oraz odpłatności za usługi opiekuńcze a także zasad częściowego lub całkowitego zwolnienia od opłat jak również trybu ich pobierania; 5 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) 3
13. w 5 decyzjach w podstawie prawnej niezasadnie przywołano art. 9 u.o.p.s., który odnosi się do zasad weryfikacji kryteriów dochodowych; 14. w 2 decyzjach w sprawie przyznania pomocy w zakresie dożywiania stwierdzono brak przywołania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. 2006, Nr 25 poz. 186) wraz z doprecyzowaniem. W odniesieniu do pozostałej dokumentacji dot. rozpatrywanych wniosków o pomoc stwierdzono: w 1 przypadku stwierdzono brak daty odbioru decyzji przez klienta; w 1 przypadku stwierdzono brak potwierdzenia wysokości przyznanych rodzinie świadczeń rodzinnych; w 2 przypadkach stwierdzono odbiór decyzji po terminie realizacji świadczenia wypłaty określonym w sentencji decyzji; w 1 przypadku w treści decyzji stwierdzono brak informacji o sposobie i terminie realizacji przyznanego świadczenia; w 3 decyzjach w sprawie przyznania usług opiekuńczych nie określono miejsca świadczenia przyznanych usług. Ponadto w 3 przypadkach stwierdzono brak wniosku o przyznanie ww. usług, na który powołuje się Ośrodek w treści decyzji; w 1 sprawie dotyczącej ubiegania się o pomoc z tytułu zdarzenia losowego wywiad środowiskowy przeprowadzono na druku nr I, podczas gdy zgodnie z obowiązującym w dniu wydania decyzji rozporządzeniem w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego 6 powinien być przeprowadzony na kwestionariuszu część X. W odniesieniu do stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, w piśmie z dnia 21.03.2013 r. wyjaśniła Pani: 1. W szablonach decyzji w systemie komputerowym obsługującym świadczenia z pomocy społecznej, dokonano odpowiednich zmian i wprowadzono, w zależności od typu gospodarstwa domowego 1 pkt 1 lit. a lub b Rozporządzenia ( ) w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej ( ); 2. Dokonano przeglądu szablonów decyzji ( ). W niektórych szablonach stwierdzono brak powołania art. 17 ustawy o pomocy społecznej, z odpowiednim uszczegółowieniem. 6 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 27 poz. 138) 4
Dokonano odpowiednich zmian i wprowadzono ww. art. 17 w zależności od rodzaju świadczeń wpisano odpowiedni ustęp i punkt. W decyzjach, w których dotychczas stosowano art. 36 wykreślono ww. przepis i wpisano art. 17 z uszczegółowieniem w celu ujednolicenia zasady stosowania przepisów w decyzjach Ośrodka. 3. W szablonach decyzji ( ) wykreślono art. 9 ustawy o pomocy społecznej. Na spotkaniu pracowników socjalnych Ośrodka w dniu 14 marca 2013 r. pouczono o bezzasadności stosowania ww. przepisu w decyzjach Ośrodka. 4. Na spotkaniu pracowników ( ) pouczono o konieczności powoływania w podstawie prawnej decyzji przepisu art. 108 1 Kpa w sytuacji wykonywania decyzji przed upływem terminu do wniesienia odwołania ze względu na określoną sytuację klienta. 5. Dokonano przeglądu szablonów decyzji ( ) dotyczących realizacji rządowego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania. W szablonach decyzji w sprawie zasiłków celowych na zakup posiłku lub żywności stwierdzono brak powołania 6 Rozporządzenia ( ) w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania ( ), w decyzjach dotyczących posiłków dla dzieci nie powoływano 3 z uszczegółowieniem ww. rozporządzenia. We wszystkich decyzjach brakowało art. 18 ust. 1 pkt 6. Ponadto w niektórych wzorach stwierdzono brak powołania art. 7 ustawy o pomocy społecznej wraz z uszczegółowieniem. Ww. szablony uzupełniono. 6. W podstawach prawnych decyzji dot. zasiłków stałych osób samotnie gospodarujących, z maksymalną wysokością zasiłku stałego tj. 529 zł - pracownicy Ośrodka otrzymają polecenie stosowania 1 pkt 2 lit. c Rozporządzenia ( ) w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych ( ). 7. Dokonano przeglądu szablonów decyzji ( ) dotyczących zasiłków stałych i w podstawie prawej z decyzji usunięto ust. 1 z art. 73 ustawy oświadczeniach zdrowotnych finansowanych ze środków publicznych. 8. W sprawie nr OPS.4610.113.2012 dotyczącej zasiłku stałego ( ) w dniu 19 marca 2013 r. wysłano pismo z informacją o sposobie i terminie realizacji ww. świadczeń. 9. Na spotkaniu pracowników socjalnych Ośrodka ( ) przypomniano o konieczności każdorazowego pouczania wnioskodawców o uprawnieniach strony postępowania administracyjnego, wynikających z art. 10 Kpa. 10. Na spotkaniu pracowników ( ) przypomniano konieczność sporządzenia protokołu w przypadku złożenia wniosku w formie niepisemnej ( ), a także w przypadku udzielania pomocy na wniosek pracownika socjalnego konieczność umieszczania w podstawie prawnej 5
art. 102 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej i wyraźnej informacji o udzielaniu pomocy z urzędu. 11. ( ) pouczono pracownika przygotowującego decyzje w sprawie usług opiekuńczych o zmianach jakie należy dokonać w szablonach decyzji, tj. powołanie Uchwały Rady Miejskiej Śmigla nr III/15/10 z 29.12.2010 r. oraz określenie miejsca świadczenia usług. Powyższe zmiany wprowadzono. 12. Na spotkaniu pracowników ( ) pouczono o konieczności wypełnienia części VII wywiadu środowiskowego w przypadku wystąpienia zdarzenia losowego lub sytuacji kryzysowej ( ). 13. Pouczono pracownika przygotowującego decyzje w sprawie skierowania do domów pomocy społecznej o konieczności przywołania w podstawie prawnej art. 56 ustawy o pomocy społecznej wraz z doprecyzowaniem oraz 8 Rozporządzenia ( ) w sprawie domów pomocy społecznej ( ). 14. Pracownicy otrzymali polecenie dokumentowania świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych ( ). 15. ( ) Pracownicy socjalni zostali pouczeni o konieczności podawania terminu realizacji świadczenia wypłacanego w kasie z zaznaczeniem od którego dnia można odebrać świadczenia (Termin realizacji: od ). 16. Dodatkowo stosowne zalecenia zostaną przekazane pracownikom na piśmie w zbiorczym zestawieniu zaleceń do stosowania, do dnia 26 marca 2013 r. Reasumując, poza nadmienionymi błędami, do których odniosła się Pani do dnia wystosowania niniejszego pisma, nie stwierdzono innych nieprawidłowości. Uwzględniając podjęte przez Kierownika OPS działania mające na celu poprawę funkcjonowania Ośrodka oraz oświadczenie osoby pełniącej obowiązki głównej księgowej o uzupełnieniu wykształcenia, niniejszym odstępuję od wystosowania zaleceń pokontrolnych. Otrzymują: 1. Pani Barbara Kuderska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Kościańska 1 64-030 Śmigiel 2. a/a Z up. Wojewody Wielkopolskiego Przemysław Pacia Wicewojewoda Wielkopolski 6