02-676 Warszawa, ul. Postępu 9 tel. (22) 549 97 04; e-mail: certyfikacja@icimb.pl; www.icimb.pl Jednostka Notyfikowana Nr 1487 PROGRAM OCENA ZGODNOŚCI WYROBÓW BUDOWLANYCH OBSZAR REGULOWANY SYSTEM KRAJOWY Zatwierdzam Dyrektor dr hab. inż. Adam Witek, prof. Wydanie 1, 30.04.2015r.
PROGRAM Strona 2/14 Spis treści 1. INFORMACJE OGÓLNE 2. ZAKRES PROGRAMU 3. PODSTAWY PRAWNE I PODSTAWOWE ZASADY 3.1 Systemy oceny zgodności 3.2 Zadania producentów przed wprowadzeniem wyrobu budowlanego do obrotu 3.3 Deklarowanie zgodności wyrobów 3.3.1 Deklaracja zgodności 3.3.2 Oznakowanie znakiem budowlanym 4. RODZAJE PROWADZONYCH PRZEZ JEDNOSTKĘ CERTYFIKUJĄCĄ ICIMB 4.1 Działania jednostki akredytowanej w procesie certyfikacji 4.2 Działania jednostki akredytowanej w procesie nadzoru 5. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESACH 5.1 Wstępna informacja o trybie certyfikacji 5.2 Etapy procesu certyfikacji 5.2.1 Wniosek o certyfikację 5.2.2 Przegląd wniosku 5.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych 5.2.4 Badania wyrobu 5.2.5 Ocena dokumentacji 5.2.6 Przygotowanie inspekcji 5.2.7 Inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji 5.2.8 Ocena realizacji działań korygujących 5.2.9 Przegląd wyników procesu certyfikacji 5.2.10 Decyzja w procesie certyfikacji 5.3 Przerwanie procesu certyfikacji 5.4 Czas procesu certyfikacji 6. NADZÓR 6.1 Zasady ogólne 6.2 Inspekcja systemu ZKP 6.3 Decyzje w procesach nadzoru 6.3.1 Utrzymanie certyfikatu 6.3.2 Zawieszenie certyfikatu 6.3.3 Rozszerzenie zakresu certyfikatu 6.3.4 Przywrócenie ważności certyfikatu 6.3.5 Ograniczenie zakresu certyfikatu 6.3.6 Cofnięcie certyfikatu 7. PRZENIESIENIE ORAZ DOKONYWANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE
PROGRAM Strona 3/14 8. PONOWNA CERTYFIKACJA - PRZEDŁUŻENIE 9. ZASADY POSŁUGIWANIA SIĘ DOKUMENTAMI CERTYFIKACYJNYMI 10. ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH 11. ODWOŁANIA I SKARGI 11.1 Zasady ogólne 11.2 Odwołania 11.3 Skargi 12. BEZSTRONNOŚĆ I POUFNOŚĆ 13. OPŁATY 14. PUBLIKACJE 15. ZAŁĄCZNIKI
PROGRAM Strona 4/14 1. INFORMACJE OGÓLNE Jednostka Certyfikująca Zakład Certyfikacji Instytutu Ceramiki i Materiałów Budowlanych () prowadzi dla wyrobów budowlanych w krajowym obszarze regulowanym certyfikację wyrobów i zakładowej kontroli produkcji według posiadanego zakresu akredytacji AC 008. Certyfikacja jest dostępna dla wszystkich Organizacji, których działalność mieści się w zakresie akredytacji niezależnie od formy własności, wielkości a także przynależności do jakichkolwiek stowarzyszeń lub ugrupowań. Nie są stawiane nieuzasadnione wymagania finansowe ani proceduralne. Jednostka Certyfikująca ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowane decyzje dotyczące certyfikacji. Jednostka nie przekazuje ani nie zleca uprawnień do przyjęcia i rozpatrzenia wniosku oraz do decyzji w sprawie udzielania, utrzymywania, przedłużania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania i cofania certyfikacji. Jednostka Certyfikująca nie prowadzi certyfikacji przed złożeniem wniosku o certyfikację. 2. ZAKRES PROGRAMU Program zawiera opis procedur wydawania krajowych: o certyfikatów wyrobów o certyfikatów zgodności Zakładowej Kontroli Produkcji zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobów deklarowania zgodności wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym (Dz.U. Nr 198 poz. 2041 z późniejszymi zmianami). Dokumentami odniesienia w procesie certyfikacji ZKP są polskie i europejskie normy oraz krajowe aprobaty techniczne. 3. PODSTAWY PRAWNE I PODSTAWOWE ZASADY Jednostka Certyfikująca w Warszawie prowadzi certyfikację wyrobów budowlanych na podstawie wymagań określonych w: o Ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności wraz ze zmianami; o Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobów deklarowania zgodności wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym (Dz.U. Nr 198 poz. 2041 z późniejszymi zmianami); o Ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o wyrobach budowlanych wraz ze zmianami; o Ustawie z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane wraz ze zmianami; o Normie PN-EN ISO/IEC 17065:2013, Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi; o Normie PN-EN ISO/IEC 17067:2013, Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów, z uwzględnieniem specyficznych wymagań określonych w polskich normach i krajowych aprobatach technicznych. Przy wprowadzeniu wyrobów budowlanych do obrotu producent sporządza krajową deklarację zgodności wyrobu z dokumentem normatywnym oraz umieszcza na wyrobie znak budowlany B. 3.1 Systemy oceny zgodności Ocenę i weryfikację zgodności wyrobu przeprowadza się zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Ustalono sześć systemów oceny zgodności, oznaczonych są symbolami 1, 1+, 2, 2+, 3 i 4. W każdym systemie określono zadania dla producenta i jednostek akredytowanych. 3.2 Zadania producentów przed wprowadzeniem wyrobu budowlanego do obrotu Producent zobowiązany jest do: o ustalenia dokumentu odniesienia dla wyrobu (aktualna polska norma, krajowa aprobata techniczna); o ustalenia systemu oceny zgodności;
PROGRAM Strona 5/14 o opracowania dokumentacji technicznej - zawierającej wszystkie elementy wymagane przez dokumenty odniesienia; o wdrożenia systemu ZKP; o ustalenia typu wyrobu (w systemie 1+ konieczny jest udział jednostki akredytowanej); o uzyskania certyfikatu (jeżeli jest wymagany); o sporządzenia deklaracji zgodności; o umieszczenia znaku budowlanego na wyrobie; o dołączenia do wyrobu wszystkich niezbędnych informacji wg Rozporządzenia Ministra Infrastruktury. 12.1. 3.3 Deklarowanie zgodności wyrobów Przed wprowadzaniem wyrobu budowlanego do obrotu Producent sporządza krajową deklarację zgodności wyrobu ze specyfikacja techniczną, stosując wzór przedstawiony w załączniku 2 do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Wyrób budowlany jest zgodny ze specyfikacją techniczną, jeżeli spełnia, odpowiednie do jego przeznaczenia, wymagania określone w tej specyfikacji. 3.3.1 Deklaracja zgodności Producent przechowuje krajową deklarację zgodności przez okres 10 lat od momentu wprowadzenia wyrobu budowlanego do obrotu i na uzasadnione żądanie właściwego organu krajowego dostarcza wszelkie informacje i dokumentację, niezbędne do wykazania zgodności danego wyrobu budowlanego z deklaracją zgodności. 3.3.2 Oznakowanie znakiem budowlanym Po wystawieniu krajowej deklaracji zgodności, a przed wprowadzeniem wyrobu budowlanego do obrotu, producent umieszcza na wyrobie znak budowlany. Poprzez umieszczenie znaku budowlanego B na wyrobie, producent wskazuje, że bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi właściwościami technicznymi typu wyrobu budowlanego oraz za jego zgodność ze wszystkimi mającymi zastosowanie wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. 4. Rodzaje certyfikacji prowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą Jednostka Certyfikująca prowadzi następujące procesy oceny dla wyrobów objętych zakresem akredytacji PCA (AC 008) : o certyfikacja zgodności wyrobu w ramach systemu 1+ o certyfikacja systemu ZKP w ramach systemu 2+ Dokumentami odniesienia w procesie certyfikacji są polskie normy, krajowe aprobaty techniczne. 4.1 Działania jednostki akredytowanej w procesie certyfikacji w ramach systemu 1+ : o przeprowadza ocenę zgodności wyników wstępnych badań typu z dokumentem odniesienia o przeprowadza wstępną inspekcję zakładu produkcyjnego i ZKP, dokonując oceny zgodności ZKP z wymaganiami dokumentu odniesienia. w ramach systemu 2+ W procesie certyfikacji w ramach sytemu 2+ Zakład Certyfikacji prowadzi następujące działania: o przeprowadza inspekcję zakładu produkcyjnego i ZKP, oceniając zgodność ZKP z wymaganiami dokumentu odniesienia; o sprawdza, czy producent wykonał wstępne badania typu. Po pozytywnym zakończeniu procesu Zakład Certyfikacji wydaje krajowy certyfikat ZKP.
PROGRAM Strona 6/14 4.2 Działania jednostki notyfikowanej w procesie nadzoru W procesie nadzoru nad certyfikatem w ramach systemów 1+ i 2+ Jednostka Certyfikująca : o prowadzi kontynuację nadzoru i ewaluację ZKP przeprowadzając inspekcję ZKP i dokonując oceny zgodności ZKP z wymaganiami dokumentu odniesienia; o ocenia sposób wykorzystywania certyfikatu; o ocenia sposób postępowania producenta ze skargami i reklamacjami. W ramach systemu 1+, dodatkowo: o pobiera próbki do badań kontrolnych (w zakładzie produkcyjnym); o zleca wykonanie badań kontrolnych laboratorium akredytowanemu lub wskazuje Klientowi uznane przez Zakład laboratorium badawcze, w którym powinny zostać przeprowadzone badania; o przeprowadza ocenę zgodności wyników badań kontrolnych z wymaganiami dokumentu odniesienia i/lub deklarowanymi wartościami. Częstotliwość wykonania badań kontrolnych powinna być zgodna z wymaganiami dokumentu odniesienia. Jeśli dokument odniesienia nie określa częstotliwości to badania są wykonywane co najmniej raz w roku. 5. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESACH 5.1 Wstępna informacja o trybie certyfikacji Wstępne informacje o trybie certyfikacji udzielane są przez Jednostkę Certyfikującą. Organizacja ubiegająca się o certyfikację informowana jest o: o możliwościach JC do przeprowadzenia procesu certyfikacji; o wymaganiach dotyczących złożenia wniosku; o dokumentacji, która powinna być dołączona do wniosku; o wymaganiach dotyczących wykonania badań wyrobu; o przebiegu procesu certyfikacji; o opłatach za certyfikację. Organizacja ubiegająca się o certyfikację może pobrać ze strony internetowej (www.icimb.pl): o formularz wniosku; o Program Certyfikacji; lub otrzymać je z Jednostki Certyfikującej. 5.2 Etapy procesu certyfikacji Procesy certyfikacji prowadzone są wg następujących etapów: o złożenie wniosku o certyfikację wraz z wymaganą dokumentacją; o przegląd wniosku o certyfikację; o umowa o świadczenie usług certyfikacyjnych; o ocena dokumentacji; o badanie wyrobu; o przygotowanie inspekcji; o wstępna inspekcja zakładowej kontroli produkcji; o ocena realizacji działań korygujących o przegląd wyników procesu certyfikacji; o decyzja w procesie certyfikacji; o umowa o nadzór; o wydanie certyfikatu lub odmowa jego wydania; o nadzór nad certyfikowanym Klientem.
PROGRAM Strona 7/14 5.2.1 Wniosek o certyfikację Organizacja występując o certyfikację zgodności wyrobu z normą lub certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji powinien złożyć wypełniony formularz właściwego wniosku o dokonanie certyfikacji wraz z załącznikami wymienionymi na formularzu. Do wypełnionego wniosku należy dołączyć wymagane załączniki: o dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji, uwzględniającą wymagania dokumentu odniesienia (dopuszcza się możliwość zapoznania się z dokumentacja systemu zkp w trakcie inspekcji u Klienta); o dokument odniesienia (w przypadku, gdy dokumentem odniesienia jest aprobata techniczna) oraz dokonać opłaty wstępnej w wysokości 1.000 zł. Opłata podlega rozliczeniu w fakturze końcowej za postępowanie certyfikacyjne. W przypadku odstąpienia od certyfikacji opłata wstępna nie podlega zwrotowi. 5.2.2 Przegląd wniosku Na podstawie otrzymanego wniosku o certyfikację Jednostka Certyfikująca dokonuje przeglądu wniosku w celu potwierdzenia, że: o informacja o Organizacji i wyrobie jest wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji, o wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy JC, a Organizacją Wnioskującą łącznie z uzgodnieniem dotyczącym dokumentów normatywnych zostały rozwiązane, o zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany, o zgłoszony zakres certyfikacji nie stwarza zagrożeń dla bezstronności Jednostki Certyfikującej o środki do prowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne, o Jednostka Certyfikująca posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. Po pozytywnej ocenie wniosek jest zarejestrowany z datą wpływu. W przypadku zastrzeżeń do zapisów we wniosku i/lub braku kompletności załączonych dokumentów, po uzgodnieniach z Organizacją (telefonicznych lub pisemnych), następuje rejestracja wniosku w dniu uzupełnienia. Nie uzupełnienie wniosku w uzgodnionym terminie powoduje jego anulowanie. W przypadku gdy Organizacja zwraca się o certyfikację wyrobu, z którym JC nie posiadała wcześniejszego doświadczenia, następuje odmowa realizacji zlecenia. 5.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych Warunkiem rozpoczęcia procesu certyfikacji jest podpisanie umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Umowa zawiera prawa i obowiązki obu stron oraz warunki realizacji zlecenia, a także wycenę kosztów certyfikacji. Uruchomienie kolejnych etapów procesu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Organizację wnioskującą umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Nie odesłanie podpisanej umowy w terminie 30 dni skutkuje przerwaniem procesu certyfikacji. 5.2.4 Badania wyrobu System 1+ W celu oceny zgodności wyrobu z dokumentem normatywnym na podstawie badań typu, badania wyrobu oraz badania kontrolne w systemie 1+ prowadzone są w uzgodnieniu z Jednostką Certyfikującą. Jednostka Certyfikująca typuje reprezentanta wyrobów dla asortymentu zgłoszonego do certyfikacji. Wskazuje laboratorium badawcze (laboratorium o potwierdzonych kompetencjach akredytacja PCA), w którym zostaną wykonane badania wyrobu. Próbki do badań mogą być pobrane przez przedstawiciela Jednostki Certyfikującej lub przedstawiciela laboratorium.
PROGRAM Strona 8/14 System 2+ W systemie oceny zgodności wyrobu 2+ odpowiedzialność za ustalenie typu wyrobu na podstawie badań typu (w tym pobierania próbek) ponosi producent. 5.2.5 Ocena dokumentacji Merytoryczna ocena dokumentacji systemowej Organizacji odnosi się do wszystkich wymagań zawartych w dokumentach odniesienia. W przypadku stwierdzenia, że przedstawiona dokumentacja jest nie wystarczająca do przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji (ZKP) wyniki oceny przekazywane są Organizacji, z prośbą o uzupełnienie. Proces certyfikacji zostaje przerwany w przypadku nie uzupełnienie dokumentacji w uzgodnionym terminie. Po pozytywnej ocenie dokumentacji podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji ZKP. 5.2.6 Przygotowanie inspekcji Po pozytywnej ocenie dokumentacji podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji. Do Klienta przesyłana jest propozycja terminu inspekcji oraz skład zespołu powołanego do przeprowadzenia inspekcji. W przypadku sprzeciwu wyznaczany jest nowy skład zespołu. Zgłoszenie sprzeciwu wymaga pisemnego uzasadnienia. Po uzyskaniu akceptacji Klienta przesyłany jest Plan inspekcji. 5.2.7 Inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji Inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji przeprowadzana jest w terminie uzgodnionym z Klientem. Zakres inspekcji i oceny ZKP obejmuje wszystkie wymagania zawarte w specyfikacji technicznej oraz w dokumentacji producenta. Podczas inspekcji oceniana jest: o dokumentacja techniczna klienta pod kątem spełnienia wymagań zawartych w specyfikacji technicznej, wymagań prawnych; o zakres i stopień wdrożenia oraz stosowania procedur ZKP zawartych w dokumentacji, we wszystkich obszarach zakładu produkcyjnego związanych z produkcją, badaniami, magazynowaniem wyrobów i nadzorem nad wyrobem niezgodnym na podstawie obserwacji działań, prowadzenia rozmów z personelem oraz weryfikacji prowadzonych zapisów; o weryfikowana jest również prawidłowość prowadzonych przez klienta ocen wyrobu gotowego w odniesieniu do wymagań specyfikacji technicznej oraz deklarowanych parametrów. Wyniki inspekcji wraz z wnioskiem końcowym Inspektor przedstawia w Raporcie z inspekcji. Raport wraz z pismem informującym o możliwości zgłoszenia uwag do przebiegu inspekcji i zapisów w raporcie, przekazywany jest przez Jednostkę do Organizacji. 5.2.8 Ocena realizacji działań korygujących Jeżeli podczas inspekcji ZKP wystąpią niezgodności, oceniana Organizacja zobowiązana jest do przeprowadzenia działań korygujących w terminie uzgodnionym z Jednostką Certyfikującą. W zależności od rodzaju niezgodności ocena wykonania działań korygujących i ich skuteczności może być przeprowadzona na podstawie przeglądu dowodów dostarczonych przez Organizację (dokumentacja, zapisy) lub dodatkowej inspekcji. Przed zamknięciem niezgodności nie może być podjęta decyzja o udzieleniu certyfikacji. 5.2.9 Przegląd wyników procesu certyfikacji Jednostka Certyfikująca przeprowadza analizę zebranej dokumentacji w procesie certyfikacji i na tej podstawie formułuje wniosek w sprawie wyniku procesu certyfikacji. 5.2.10 Decyzja w procesie certyfikacji Na podstawie analizy materiałów zebranych w trakcie procesu certyfikacyjnego oraz uzyskaniu ewentualnej opinii eksperta lub właściwego Komitetu Technicznego podejmowana jest decyzja w sprawie udzielenia bądź odmowie udzielenia certyfikacji. Sporządzana jest umowa o nadzór nad certyfikowanym klientem.
PROGRAM Strona 9/14 Umowa zawiera: o zobowiązania stron związane z nadzorem; o zobowiązania finansowe związane z nadzorem; o zasady prowadzenia nadzoru nad wydanym certyfikatem; o zasady stosowania certyfikatu w środkach przekazu takich jak: dokumenty, broszury lub w reklamie, a także zasady kopiowania dokumentów certyfikacyjnych; o zasady utrzymywania, zawieszania i cofania certyfikatu oraz ponownej oceny; o pozostałe obowiązki i uprawnienia stron, w tym zasady wnoszenia odwołań i/lub skarg, o wzajemnego informowania o istotnych dla stron zmianach, publikacji, zachowania poufności. Formalnym potwierdzeniem dokonanej certyfikacji jest krajowy certyfikat zgodności wyrobu (system 1+) oraz certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji (system 2+). Okres ważności certyfikatów rozpoczyna się od daty podjęcia decyzji i wydawany jest: w systemie 1+ bezterminowo gdy podstawę certyfikacji stanowi norma, w pozostałych przypadkach na 3 lata. Przekazanie certyfikatu Organizacji następuje po zwrocie podpisanej umowy o nadzór oraz po uregulowaniu zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej. W przypadku odmowy udzielenia certyfikacji, decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji w formie pisemnej. 5.2.11 Przerwanie procesu certyfikacji Proces certyfikacji może być przerwany w następujących przypadkach: o na życzenie Organizacji; o niespełnienia warunków wymienionych w umowie o przeprowadzenie certyfikacji, o nieprzekazania w wymaganym terminie dokumentów uzupełniających, niezbędnych do kontynuowania procesu, o niezapewnienia możliwości przeprowadzenia inspekcji w zakładzie, Decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji. Przerwanie procesu certyfikacji skutkuje unieważnieniem rejestracji wniosku i anulowaniem umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Przerwanie procesu certyfikacji powoduje obciążenie wnioskodawcy za prace wykonane do czasu przerwania procesu certyfikacji. Wznowienie procesu certyfikacyjnego wymaga ponownego złożenia wniosku. 5.3 Czas procesu certyfikacji Zakład Certyfikacji przeprowadza proces certyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty dostarczenia przez Klienta kompletnej dokumentacji, potrzebnej do przeprowadzenia procesu certyfikacji oraz pod warunkiem, że Klient: o wniósł opłatę wstępną, o podpisał i przekazał do Zakładu umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, o dokonał wpłaty stanowiącej 45% kosztów certyfikacji o wyraził zgodę na przeprowadzenie inspekcji certyfikacyjnej w terminie zaproponowanym przez Zakład Certyfikacji, W przypadku stwierdzenia niezgodności w czasie inspekcji, okres ten przedłuża się o czas, w którym Klient dokona usunięcia niezgodności oraz przedstawi Zakładowi dowody ich wykonania. W uzasadnionych przypadkach, takich jak: przesuwanie przez Klienta ustalonego terminu przeprowadzenia inspekcji lub nie opłacenie należności za proces certyfikacji Zakład może przedłużyć termin zakończenia procesu certyfikacji. 6 NADZÓR 6.1 Zasady ogólne W okresie ważności certyfikatu Jednostka Certyfikująca sprawuje nadzór nad Klientem, który uzyskał ten dokument. Nadzór, ocena i ewaluacja ZKP realizowane są poprzez:
PROGRAM Strona 10/14 o inspekcje planowane zakładowej kontroli produkcji; o inspekcje specjalne zakładowej kontroli produkcji; o inspekcje dla ponownej certyfikacji. o sprawdzenie sposobu stosowania certyfikatu o ocenę wyników badań sondażowych wyrobu (system 1+) na podstawie raportów z badań. Inspekcje zakładowej kontroli produkcji odbywają się zgodnie z częstotliwością określoną w dokumencie odniesienia lub przy braku takiego określenia, w odstępach nie przekraczających 12 miesięcy. Termin pierwszej inspekcji w nadzorze wyznaczany jest na etapie podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji. Termin kolejnej inspekcji wyznaczany jest z uwzględnieniem wyników inspekcji kontrolnej. Informacja przekazywana jest pisemnie wraz z przesyłanym do Organizacji raportem z inspekcji. Inspekcje specjalne przeprowadza się: o po wprowadzeniu znaczących zmian w systemie Organizacji, w procesach lub w wyrobie; o w przypadku uzasadnionych skargami zgłaszanymi do Jednostki Certyfikującej (inspekcje interwencyjne); o rozszerzenia lub (w przypadku wniosku Organizacji) ograniczenia zakresu certyfikacji; o w procesach przeniesienia certyfikacji; o sprawdzenia prawidłowości wprowadzonych zmian w systemie Organizacji wynikających ze zmian wymagań Jednostki Certyfikującej (proceduralne, legislacyjne, normatywne, itp.,). 6.2 Inspekcja systemu ZKP Inspekcja ZKP w procesie nadzoru obejmuje m.in. sprawdzenie i ocenę: o spełniania przez posiadacza certyfikatu kryteriów oceny, stanowiących podstawę certyfikacji; o funkcjonowania systemu zakładowej kontroli produkcji w tym przegląd i ocena zmian w systemie ZKP wprowadzonych od ostatniej oceny lub nadzoru; o realizację badań wg planu badań; o sposobu powoływania się na posiadaną certyfikację; o postępowanie z reklamacjami klientów, dotyczącymi wyrobów objętych certyfikatem; o działań doskonalących podjętych w odniesieniu do niezgodności i spostrzeżeń stwierdzonych podczas poprzedniej inspekcji ZKP. 6.3 Decyzje w procesach nadzoru W wyniku działań nadzoru nad wydanym certyfikatem, Jednostka Certyfikująca może podejmować decyzje w sprawie: o utrzymania certyfikacji; o zawieszenia certyfikacji; o cofnięcia certyfikacji; o wznowienia certyfikacji po zawieszeniu. 6.3.1 Utrzymanie certyfikatu Podstawą do utrzymania certyfikacji są pozytywne wyniki inspekcji zakładu produkcyjnego i ZKP. Jeżeli podczas inspekcji stwierdzono niezgodności i/lub sformułowano uwagi, powinny być one skutecznie usunięte, w terminie uzgodnionym z Jednostką Certyfikującą. Niezgodności, które stwarzają ryzyko wprowadzenia na rynek wyrobów niespełniających wymagań określonych w deklaracji zgodności, powinny być usunięte w ciągu 3 tygodni. Dla pozostałych niezgodności termin wprowadzenia działań korygujących nie powinien przekraczać 6 tygodni. W przypadku certyfikatów wydanych w systemie 1+ podstawą do utrzymania certyfikacji są również pozytywne wyniki kontrolnych badań próbek wyrobów. 6.3.2 Zawieszenie certyfikatu Zawieszenie certyfikacji może nastąpić w przypadku:
PROGRAM Strona 11/14 o zgłoszenia Organizacji o czasowej rezygnacji z certyfikacji; o stwierdzenia w czasie nadzoru istotnych niezgodności świadczących o braku działań systemowych; o niespełnienia wymagań certyfikacyjnych; o nieusunięcia w uzgodnionym terminie niezgodności stwierdzonych w czasie nadzoru; o wyrób nie spełnia już deklarowanych właściwości, a system ZKP wymagań określonych w dokumencie odniesienia; o uniemożliwienia przeprowadzenia inspekcji; o przerwy w produkcji dłuższej niż 6 miesięcy; o naruszania przez Organizację zasad powoływania się na certyfikację; o niewprowadzenia w uzgodnionym terminie zmian w systemie ZKP, wynikających ze zmian kryteriów certyfikacji; o niespełnienia zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej. Decyzja o zawieszeniu uzależniona jest od: o stopnia zagrożenia wynikającego ze stwierdzonej niezgodności; o stanowiska Organizacji o czasu potrzebnego do usunięcia niezgodności. W przypadku certyfikatów wydanych w systemie 1+ podstawą do zawieszenia certyfikacji może być nie wykonanie przez Klienta (bez podania przyczyny) zaleconych badań kontrolnych wyrobu lub negatywnych wyników kontrolnych badań próbek wyrobów. Decyzja o zawieszeniu certyfikatu z podaniem przyczyny zawieszenia i okresu zawieszenia przekazywana jest do Producenta. Okres zawieszenia, ustalany jest przez Jednostkę Certyfikującą i nie powinien on być dłuższy niż 6 miesięcy (w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Producenta może być wydłużony do 9 miesięcy). Jeżeli przyczyna zawieszenia certyfikatu nie zostanie w tym czasie usunięta, po upływie okresu zawieszenia certyfikat zostaje cofnięty. Zawieszając certyfikację JC określa warunki, na jakich może nastąpić przywrócenie jej ważności. W okresie zawieszenia Organizacja nie ma prawa posługiwać się certyfikatem. 6.3.3 Rozszerzenie zakresu certyfikacji Rozszerzenie zakresu udzielonej już certyfikacji następuje na wniosek Organizacji i może dotyczyć dodatkowych obszarów lub wyrobów. Rozszerzenie wymaga złożenia wniosku, na podstawie przeglądu którego określane są działania niezbędne do podjęcia decyzji o rozszerzeniu. W celu oceny zakresu rozszerzenia może być przeprowadzona inspekcja specjalna. Działania dotyczące zgłoszonego rozszerzenia mogą być wykonane w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Istnieje możliwość rozszerzenia zakresu certyfikatu na podstawie analizy dostarczonych przez Klienta dokumentacji, której zakres ustalany jest indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą. Rozszerzenie zakresu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Klienta aneksu do właściwej umowy o nadzór i ma formę nowego certyfikatu lub załącznika do certyfikatu. 6.3.4 Przywrócenie ważności certyfikacji Prawo do stosowania certyfikatu zostaje przywrócone, w wyniku: o powiadomienia Jednostki Certyfikującej o usunięciu przyczyn będących podstawą zawieszenia ważności certyfikacji i przedstawieniu dowodów wykonanych działań,lub o zgłoszenia gotowość poddania ocenie zakładu produkcyjnego i ZKP. Przywrócenie ważności certyfikacji następuje po pozytywnej ocenie oraz spełnieniu warunków określonych w decyzji o zawieszeniu.
PROGRAM Strona 12/14 6.3.5 Ograniczenie zakresu certyfikacji Ograniczenie może nastąpić na wniosek Organizacji lub w wyniku działań kontrolnych Jednostki. Ograniczenie zakresu certyfikacji potwierdzone jest wystawieniem nowego certyfikatu z datą wydania od dnia podjęcia decyzji o ograniczeniu z terminem ważności certyfikatu dotychczasowego. Klient zobowiązany jest, na żądanie Jednostki, do zwrotu dotychczasowego certyfikatu. 6.3.6 Cofnięcie certyfikacji Cofnięcie certyfikacji następuje w przypadku: o rażącego naruszenia przez posiadacza certyfikatu wymagań stawianych przy certyfikacji, o niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu certyfikacji, o zgłoszenia przez Producenta rezygnacji z certyfikacji, o wydania nowego certyfikatu w wyniku przeniesienia certyfikacji. Decyzja o cofnięciu certyfikacji przekazywana jest w formie pisemnej. Po cofnięciu certyfikacji Producent zobowiązany jest do zaprzestania stosowania certyfikatu. 7. PRZENIESIENIE ORAZ DOKONYWANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE Przeniesienie certyfikacji może mieć miejsce w przypadku: o zmiany nazwy i / lub adresu organizacji, dla której wydano certyfikat; o zmiany statusu prawnego lub stosunków właścicielskich organizacji, dla której wydano certyfikat. o zmian nazwy wyrobu w dokumencie odniesienia; o zmiany dokumentu odniesienia przywołanego w certyfikacie; o wprowadzenia lub zmiany nazwy handlowej wyrobu. Procesy te prowadzone są na pisemny wniosek Klienta. Zakres wymaganej dokumentacji, która powinna być dołączona do wniosku zależy od rodzaju wnioskowanych zmian i jest ustalany indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą. W przypadku zmiany statusu prawnego Organizacji, przeniesienie praw wynikających z umowy o nadzór i przepisanie certyfikatu następuje na podstawie złożonego pisma Organizacji oraz wypisu wydanego przez właściwy organ (KRS). W przypadku przejęcia firmy przeprowadzana jest inspekcja specjalna. 8. PONOWNA CERTYFIKACJA - PRZEDŁUŻENIE Przedłużenie certyfikacji następuje na podstawie zgłoszenia Organizacji. Warunkiem zachowania ciągłości jest złożenie wniosku (w terminie 3 miesięcy przed upływem ważności certyfikatu) oraz zamknięcie ewentualnych niezgodności przed upływem ważności poprzedniego certyfikatu. Decyzję w sprawie odnowienia certyfikacji podejmowana jest na podstawie wyników inspekcji oraz wszystkich informacji zebranych w czasie prowadzonego wcześniej nadzoru. 9. ZASADY POSŁUGIWANIA SIĘ DOKUMENTAMI CERTYFIKACYJNYMI Organizacja ma prawo podawać do publicznej wiadomości, że posiada certyfikat w zakresie udzielonej certyfikacji. Zasady posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi oraz zasady powoływania się na certyfikację przesyłane są Organizacji jako załącznik do umowy o nadzór. 10. ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH W przypadku zmian legislacyjnych, dokumentu odniesienia będącego podstawą certyfikacji lub wymagań Jednostki Certyfikującej wszelkie informacje udostępnione są na stronie internetowej www.icimb.pl oraz przekazywane Klientom JC w formie pisemnej. Organizacja zobowiązana jest do dostosowania swojego systemu do zmienionych wymagań oraz umożliwienia Jednostce, na warunkach przez nią określonych, dokonanie weryfikacji podjętych działań dostosowawczych.
PROGRAM Strona 13/14 11. ODWOŁANIA I SKARGI 11.1 Zasady ogólne Organizacja posiadająca certyfikat wystawiony przez Jednostkę Certyfikującą ma prawo odwołania się od każdej decyzji wydanej w wyniku procesu certyfikacji i nadzoru, a także prawo wnoszenia skarg dotyczących przebiegu postępowania w procesie certyfikacji. Informacja o przysługującym Organizacji prawie do złożenia odwołania zawarta jest w umowie o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w umowie o nadzór oraz w każdej decyzji przekazywanej Organizacji przez Jednostkę Certyfikującą. Złożenie odwołania lub skargi nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu odwołania. Odwołanie powinno być składane na piśmie w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. 11.2 Odwołania Złożone odwołanie kierowane jest do Jednostki Certyfikującej. Po odnotowaniu w Rejestrze komplet dokumentów dotyczących przedmiotowej sprawy przekazywany jest do rozpatrzenia przez Pełnomocnika Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem, który może podjąć decyzję samodzielnie lub zasięgnąć opinii właściwego Komitetu. Ostateczną decyzję, obowiązującą Jednostkę Certyfikującą, podejmuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem. Jednostka w ciągu 14 dni przekazuje Organizacji informację o sposobie załatwienia sprawy. 11.3 Skargi Skargi rozpatrywane są przez Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem przy współudziale Kierownika ZC (lub Z-cy Kierownika w przypadku zaangażowania Kierownika w sprawie), który ustala powody złożenia skargi. W uzasadnionych przypadkach sprawa może być skierowana do rozpatrzenia przez Komitet ds. Bezstronności. W przypadku uznania zasadności złożonej skargi-reklamacji, w Jednostce podejmowane są stosowne działania. Odpowiedź na skargę powinna być udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia. Jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi. 12. BEZSTRONNOŚĆ I POUFNOŚĆ Jednostka Certyfikująca działa jako niezależna strona trzecia i zapewnia obiektywność prowadzonych działań poprzez identyfikowanie oraz analizę potencjalnych konfliktów interesów. Dla zachowania bezstronności procesów oceny wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji Jednostka Certyfikująca nie udziela konsultacji w projektowaniu, produkowaniu, instalowaniu lub w dystrybucji wyrobu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany. Jednostka Certyfikująca zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie inspekcji będą chronione i wykorzystane tylko do oceny Organizacji. Ujawnienie informacji chronionych może nastąpić wyłącznie w przypadkach uregulowanych odrębnymi przepisami. W przypadku konieczności ujawniania informacji wymaganych prawem, Organizacja jest powiadamiana o treści ujawnionej informacji. Personel Jednostki Certyfikującej, w tym personel zewnętrzny, jest zobowiązany do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz zobowiązany jest do ujawniania każdej sytuacji, która może stanowić potencjalny konflikt interesów w przypadku prowadzenia procesów certyfikacji.
PROGRAM Strona 14/14 13. OPŁATY Opłaty za proces certyfikacji określone są w Cenniku Jednostki Certyfikującej, oraz rzeczywistych kosztów delegacji zespołu oceniającego. Cennik udostępniany jest Klientom na życzenie. 14. PUBLIKACJE Na żądanie każdej z zainteresowanych stron podawane są informacje dotyczące statusu wydanego certyfikatu. Jednostka Certyfikująca publikuje wykaz zawieszonych i cofniętych certyfikatów na stronie internetowej www.icimb.pl. W przypadku skargi na Klienta Jednostki zakres informacji udostępnionej publicznie uzgadniany jest pomiędzy Organizacją a wnoszącym skargę Jednostka Certyfikująca jako notyfikowana jednostka certyfikująca jest obowiązana informować organ notyfikujący o: o odmowie wydania, zawieszeniu lub wycofaniu certyfikatów; o wszelkich okolicznościach wpływających na zakres i warunki dotyczące notyfikacji. 15. ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 Wykaz wyrobów objętych niniejszym Programem Certyfikacji KONIEC