1
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek najlepsza inwestycja! STANDARDY DZIAŁANIA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH SIECI ZAFOS Szczecin, 2015 2
Zachodniopomorskie Forum Organizacji Socjalnych ZaFOS Publikacja powstała w ramach projektu Budowanie zachodniopomorskiej sieci organizacji pozarządowych ZaFOS, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Opracowanie merytoryczne: Janina Durka, Anna Kamińska-Glück Opracowanie graficzne, druk, skład: Drukarnia VERTICO Copyright by Zachodniopomorskie Forum Organizacji Socjalnych ZaFOS Przedruk materiałów w całości lub w części jest możliwy wyłącznie za zgodą Zachodniopomorskiego Forum Organizacji Socjalnych. Cytowanie oraz wykorzystywanie danych jest dozwolone jedynie po uprzednim podaniu źródła. Wydawca: Zachodniopomorskie Forum Organizacji Socjalnych ZaFOS 70-487 Szczecin, ul. Wojska Polskiego 69 Tel. 91 812 09 12; Faks. 91 812 09 12 www.zafos.pl PUBLIKACJA JEST DYSTRYBUOWANA BEZPŁATNIE Szczecin, 2015 3
Spis treści Wstęp... 6 1. Definicja standardu... 7 2. Budowanie tożsamości organizacji... 8 3. Etyka w organizacji... 8 4. Wizja i Misja... 9 5. Wizualizacja... 9 6. Zagadnienia prawne w organizacji... 10 6.1 Statut... 10 7. Zarządzanie organizacją... 12 7.1 Zarządzanie strategiczne... 12 7.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi... 14 7.2.1 Zarządzanie zespołem... 14 7.2.2 Pracodawca i pracownicy... 15 7.2.3 Wolontariusze... 18 7.2.4 Eksperci zewnętrzni... 19 7.2.5 Komunikacja wewnętrzna... 19 7.3. Zarządzanie jakością... 20 7.4. Zarządzanie dokumentami... 21 8. Finanse... 23 8.1. Pozyskiwanie i zarządzanie środkami finansowymi... 23 8.2. Zarządzanie majątkiem... 24 8.2.1 Majątek materialny... 24 8.2.2 Majątek niematerialny... 26 8.3. Zarządzanie płynnością finansową... 26 8.4. Zarządzanie ryzykiem... 27 8.5.Dokumentacja finansowa... 27 8.5.1. Budżet... 27 8.5.2. Polityka rachunkowości... 28 8.5.3. Elementy dowodu księgowego... 29 8.5.4. Sprawozdanie finansowe... 30 9. Relacje z otoczeniem... 31 9.1. Komunikacja z administracją... 32 9.2.Komunikacja ze sponsorami i darczyńcami... 34 9.3.Komunikacja z innymi organizacjami pozarządowymi i partnerami.... 34 9.4.Komunikacja z beneficjentami... 35 9.5.Współpraca z mediami... 36 9.6.Działania marketingowe jako forma komunikacji... 37 10. Podsumowanie... 37 11. Załączniki... 39 12. Bibliografia... 45 4
5
Wstęp Niniejszy poradnik został opracowany dla potrzeb organizacji zrzeszonych w Zachodniopomorskim Forum Organizacji Socjalnych ZAFOS. Standardy działania są kierowane do organizacji pozarządowych, niezależnie od ich formy prawnej, misji, wielkości oraz specyfiki i obszaru działania. Porządkuje on reguły, którymi powinna kierować się organizacja by skutecznie realizować swoje cele. Standard nie jest zbiorem przepisów prawnych dotyczących organizacji lecz wskazuje reguły zarządzania organizacjami pozarządowymi. We wszystkich organizacjach obowiązują określone wartości i zasady, które są przestrzegane. Jednakże wprowadzanie powtarzalnych procedur, które służyłyby podnoszeniu jakości podejmowanych działań i świadczonych usług, eliminowaniu błędów, poprawie transparentności w relacji z partnerami, beneficjentami i darczyńcami budzą pewien niepokój wśród członków organizacji, szczególnie tych małych. Część organizacji obawia się, że już wymaganie wdrażania standardów może doprowadzić do negatywnych skutków dla ich działalności. Obawiają się, że poprzez standaryzację zostanie sformalizowana ich praca, bowiem słowo standaryzacja funkcjonuje w świadomości społecznej jako coś negatywnego. Szczególnie dotyczy to obszarów współpracy z administracją samorządową i łączone jest z kontrolowaniem, arbitralnością, niedopasowaniem do możliwości materialnych, biurokracją, kosztami i utrudnianiem realizowania misji. Jednakże należy pamiętać, że organizacje działają na rzecz szeroko rozumianego interesu publicznego i często zakładane są przez ludzi z potrzeby serca, by wspierać innych w potrzebie lub realizować swoje pasje. Osoby, które zawiązują organizację nie zawsze muszą znać się na zarządzaniu, przepisach prawnych oraz na tym co jest najważniejsze w prowadzeniu organizacji. Podręcznik ten ma ułatwić kierowanie organizacją oraz porządkuje zagadnienia z tym związane wyznaczając tzw. standardy działania na poziomie obowiązującym czyli nazwijmy to standardem uniwersalnym. 6
1.Definicja standardu Standard działania to minimalna norma, która pozwala na możliwość prowadzenia działań w sposób powtarzalny. Standaryzacja oznacza ustalenie minimalnych, średnich, bądź optymalnych warunków funkcjonowania organizacji w celu wzrostu jakości jej działania. Jak wynika z powyższej definicji możliwa jest różnorodność standardów, która pozwala na dopasowanie poszczególnych organizacji do standardu na miarę swoich potrzeb i możliwości. Należy więc uświadomić organizacjom, że standaryzacja jest z jednej strony nieunikniona, a z drugiej korzystna bowiem: porządkuje merytorycznie i organizacyjnie funkcjonowanie organizacji ułatwia podejmowanie racjonalnych decyzji i usprawnia zarządzanie organizacją zwiększa poziom zaufania wśród partnerów, darczyńców i beneficjentów organizacji ułatwia samokontrolę, ewaluację działań organizacji i reagowanie w sytuacjach wystąpienia nieprawidłowości uruchamia proces ciągłego doskonalenia działalności usprawnia przyjmowanie nowych pracowników i wolontariuszy daje możliwość dostępu do różnych źródeł finansowania i prowadzi do sprawniejszego realizowania projektów. W związku z usytuowaniem organizacji w przestrzeni publicznej, wyróżnić można cztery płaszczyzny działania, które powinny podlegać standaryzacji: 1) budowanie tożsamości organizacji, 2) zarządzanie, 3) finanse 4) relacje z otoczeniem 7
2. Budowanie tożsamości organizacji Tworzenie tożsamości organizacji to wszystkie działania, których celem jest zbudowanie i utrwalenie obrazu organizacji w otoczeniu. Tożsamość to suma elementów identyfikujących organizację i wpływających na jej wizerunek. Należy pamiętać, że tożsamość, zwłaszcza na poziomie poza wizualnym buduje się latami. Dlatego tak ważne jest, aby już na początku określić tożsamość swojej organizacji i zacząć komunikowanie jej od najbliższych współpracowników i partnerów. Wtedy znacznie łatwiej będzie nauczyć otoczenie identyfikować organizację. Na tożsamość składa się przede wszystkim, zestaw podstawowych wartości charakterystycznych dla danej organizacji. Często pozostają one nienazwane, a przejawiają się w codziennej praktyce na różnych płaszczyznach. Dobrze jest określić kilka wartości, które będą charakteryzowały poszczególną organizację i sposób jej działania np. odpowiedzialność, uczciwość, transparentność czy jakość. 3. Etyka w organizacji Organizacje pozarządowe mogą tworzyć własne kodeksy etyki, które nie powinny być wzorowane na innych dokumentach lecz na specyfice danej organizacji, jej celach i zasadach statutowych oraz właściwościach otoczenia, w którym działa. Ważne jest aby zasady etyczne przyjęte w postaci opracowanych polityk, programów i kodeksów etycznych były wykorzystywanie w praktyce. W przeciwnym wypadku mają tylko charakter fasadowy kreują fałszywy wizerunek, nie poparty czynami. Mogą to dostrzec i wykorzystać beneficjenci, partnerzy i dalsze otoczenie organizacji. Zespół zarządzający organizacją powinien być motywowany do etycznych zachowań poprzez korzyści inne niż wynagrodzenie. Jest to szczególnie ważne w trzecim sektorze gdzie pracownicy i wolontariusze wykonują pracę nie dla zysku, a sami często ponoszą dodatkowe koszty na rzecz realizacji misji organizacji. Mówiąc o etyce w organizacji należy przez to rozumieć, że organizacja powinna: przestrzegać wszystkich obowiązujących praw i przepisów, opracować jasny system wynagradzania swoich pracowników, członków rad, zarządu który nie prowadzi do konfliktu interesów i nadużyć, 8
zachować w swoich działaniach maksymalną przejrzystość i jawność zgodnie z Misją i Wizją, na wszystkich szczeblach, przyjąć zasadę przeciwdziałania dyskryminacji, przyjąć i przestrzegać zasady postępowania zwiększające jej niezależność, zapobiegać nadużyciom sektora III, nie działać na szkodę innych realizujących podobne cele (nie rywalizować tylko współdziałać). 4. Wizja i Misja Standard wymaga aby organizacja posiadała swoją Wizję i Misję, które zawierać powinny precyzyjnie sformułowane wartości i cele swojej działalności. Powinny być one czytelne zarówno dla osób tworzących i zarządzających organizacją jak i otoczenia. Realizacja Wizji i Misji organizacji powinna być poddawana ocenie i kontroli na walnych zgromadzeniach członków bądź spotkaniach organów zarządzających i kontrolnych organizacji. W celu zbudowania wiarygodności organizacji ważne jest aby podejmowane przez nią działania były spójne z wartościami deklarowanymi w Misji i Wizji organizacji. Także jeśli organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą lub działania marketingowe powinna zwrócić szczególną uwagę aby przekaz płynący z nich był spójny z deklarowanymi przez nią zasadami. 5. Wizualizacja Na minimalnym poziomie, to co wyróżnia organizacje, to przede wszystkim elementy wizualne, takie jak: logo, kolory firmowe, papier firmowy, wizytówki, wzory pism, pieczątki, faktury i rachunki, materiały promocyjne, m.in. reklamy, foldery, ulotki, plakaty, itp., 9
wystrój stoiska targowego, wygląd siedziby. Oprócz wizualizacji do tworzenia tożsamości dochodzą poza wizualne elementy, takie jak: sposób współpracy z beneficjentami czy partnerami, sposób prowadzenia rozmów telefonicznych etc. Najważniejsze są jednak spójność i konsekwencja. 6. Zagadnienia prawne w organizacji Organizacje mają obowiązek przestrzegania prawa. Najważniejsze to by organizacje znały prawo, które dotyczy ich działalności. Podstawowe akty prawne regulujące funkcjonowanie organizacji pozarządowych w Polsce to: 1. Ustawa Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz. U. z 2001r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.) 2. Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. z 1991 r., Nr 46, poz. 203 z późn. zm.) 3. Ustawa o spółdzielniach socjalnych z dnia 27 kwietnia 2006 r. (Dz. U. Nr 94, poz. 651) 4. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) Ponadto organizacje powinny znać rozporządzenia do tych ustaw oraz inne akty prawne regulujące zagadnienia dotyczące dziedziny, w której pracują. 6.1 Statut Najważniejszym aktem prawnym danej organizacji jest jej statut, który musi być zgodny z aktami prawnymi wyższego rzędu. Ważne jest aby statut był napisany w sposób prosty, zrozumiały i logiczny bez zbędnych szczegółów, które najlepiej zawrzeć w regulaminach. Założyciele danej organizacji muszą mieć świadomość, po co zakładają organizację i jakie cele chcą realizować. Dokumentem wymaganym przez prawo, definiującym cele funkcjonowania organizacji jest statut regulujący wszystkie kwestie związane z działalnością organizacji. 10
Tworząc statut organizacji założyciele powinni uwzględnić: cele działania organizacji na rzecz kogo działa organizacja działania, które chce prowadzić określić kompetencje władz i sposób ich wybierania określić źródła dochodów i majątku organizacji Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że organizacja musi podkreślić, iż nie nastawia się na osiąganie zysku ekonomicznego. Natomiast w statucie organizacji powinny się znaleźć: podstawowe informacje o stowarzyszeniu czyli nazwa, siedziba i teren działania, cele stowarzyszenia i sposoby ich realizacji, regulacje dotyczące członkostwa w stowarzyszeniu, sposobu nabycia członkostwa, prawa i obowiązki członka czy przyczyny utraty tego statusu, regulacje dotyczące władz stowarzyszenia: rodzaju organów, trybu ich wyboru, kompetencji czy trybu pracy, sposobu podejmowania decyzji, informacje, dotyczące źródeł finansowania działalności czy majątku stowarzyszenia, ustalania wysokości składki członkowskiej, określenie czy i w jakim zakresie będzie prowadzona działalność gospodarcza, sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, wskazanie osób, które będą w imieniu stowarzyszenia podpisywały dokumenty (np. umowy), zasady wprowadzania zmian w statucie oraz sposobu rozwiązania się stowarzyszenia. Statut może regulować inne kwestie, które są ważne dla funkcjonowania stowarzyszenia. Załącznikiem do statutu powinny być regulaminy ustalane dla potrzeb danej organizacji, np. Regulamin organizacyjny zawierający w szczególności: opis struktury organizacyjnej, schemat organizacyjny, zadania zarządu i kadry kierowniczej, zadania, zakresy obowiązków Regulamin walnego zebrania, Regulamin pracy zarządu, komisji rewizyjnej itp. 11
Dokumentami poświadczającymi pracę organizacji są: protokoły, zarządzenia, instrukcje, procedury, uchwały, decyzje, akta osobowe, spis inwentaryzacyjny itd. 7. Zarządzanie organizacją Na standard zarządzania organizacją pozarządową składa się: 1. zarządzania strategiczne 2. zarządzanie zasobami ludzkimi 3. zarządzanie jakością 4. zarządzanie dokumentami 7.1 Zarządzanie strategiczne Zarządzanie strategiczne polega na kierowaniu rozwojem organizacji zaplanowanym na długi okres. Odbywa się ono w oparciu o Analizę SWOT, która jest podstawą do zbudowania Strategii Rozwoju Organizacji. Jednak istotą zarządzania strategicznego w organizacjach pozarządowych jest: tworzenie misji, wizji budowa strategii organizacji, procesy planowania i podejmowania decyzji strategicznych. Organizacja powinna określić w sposób czytelny i jednoznaczny dla otoczenia Misję i Wizję. Powinna też opracować strategię swojego działania, która musi zawierać cele (konkretne, realne i mierzalne) i priorytety działania. Wskazane jest, aby organizacja posiadała spisaną strategię działania w formie dokumentu. 12
Planowanie jest ściśle związane z procesem zarządzania strategicznego. Ma swoje odzwierciedlenie w rocznych planach, budżetach, strategiach i programach wieloletnich. Ważny aspekt planowania związany jest z oceną podejmowanych działań. Planując, można sprawdzić czy podejmowane działania przynoszą właściwe rezultaty. Zarządzanie strategiczne musi mieć na stałe wbudowane mechanizmy monitoringu i ewaluacji, które są gwarantem realizacji planów strategicznych i wypełniania misji organizacji. 1 Dobrze opracowana strategia czy roczny plan zawierają wskaźniki pozwalające na rzetelną ocenę. Rodzaj planowania ETAPY PLANOWANIA STRATEGICZNEGO MISJA WIZJA ANALIZA STRATEGICZNA CELE STRATEGICZNE DZIAŁANIA MONITORING I EWALUACJA Niestety niewiele organizacji posiada spisaną strategię rozwoju, która określałaby długoterminowe cele działania. Na ogół organizacje koncentrują się na bieżących zadaniach, bez zwracania uwagi na to czy wynikają one z jej strategicznych celów. Inną praktyką jest dostosowywanie kierunków działania i oferty do bieżących, zewnętrznych uwarunkowań 1 Zajączkowska A. Zarządzanie strategiczne, [w:] Narzędzie Zarządzania Rozwojem Organizacji http://boris.home.pl/narzedzia [01.12.2012] 13
i nadarzających się możliwości, związanych na przykład z możliwościami pozyskania dofinansowania. 7.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi Aby organizacja odpowiednio realizowała cele statutowe, powinna określić kluczowe wymagania dotyczące pracowników, ekspertów i wolontariuszy. Realizując swoje działania może stać się pracodawcą w rozumienia Kodeksu Pracy i obowiązków z tym związanych. oraz być podmiotem praw 7.2.1 Zarządzanie zespołem Zarządzanie zespołem polega na zapewnieniu kompetentnych i zaangażowanych kadr. Spójna i strategiczna metoda kierowania ludźmi, która służy realizacji celów organizacji to dbanie o pracowników, jak też planowanie ich przyszłości i rozwoju równoległe do planowania działań organizacji. Aby to osiągnąć muszą być spełnione następujące warunki: przejrzyste kryteria rekrutacji z uwzględnieniem zasady równości szans, analiza potrzeb szkoleniowych pracowników, wolontariuszy pod kątem podnoszenia ich kompetencji, okresowa ocena pracy pracowników, odpowiedni system motywacji pracowników i wolontariuszy, prawidłowy przepływ informacji. Rekrutacja do zespołu stanowi podstawowy element zarządzania personelem. Wprowadzanie nowej osoby wiąże się z jasnym określeniem zakresu jej obowiązków oraz poinformowaniem o zadaniach i kompetencjach poszczególnych osób pracujących w organizacji. Ważne jest, by nowo przyjęta osoba, w szczególności wolontariusz, nie czuła się zdana wyłącznie na siebie i by w razie potrzeby miała do kogo się zwrócić z pytaniami i problemami. Budowanie zespołu w organizacji zakłada, że podejmowaniu decyzji o angażowaniu osób do współpracy towarzyszy uwzględnienie ich kompetencji merytorycznych (umiejętności, doświadczenia) oraz motywacji i wartości (ich zgodności z wartościami organizacji) po to, 14
by osoby te mogły w jak największym stopniu angażować się w działania związane z realizacją misji i celów organizacji. Aby było to możliwe należy je odpowiednio motywować. Warunki finansowe pracy w organizacjach pozarządowych nie są przeważnie podstawowym czynnikiem decydującym o podjęciu zatrudnienia w tym sektorze. Nie są również podstawowym motywatorem z uwagi na to, że większość organizacji nie ma stabilnej sytuacji finansowej. Metody motywacji: udzielanie pochwały, nagradzanie, stwarzanie możliwości rozwoju, wprowadzanie możliwości elastycznego czasu pracy, dbanie o dobrą atmosferę w zespole, integrowanie, pomaganie, stawianie interesujących zadań. Z kolei organizacje oparte na pracy społecznej swoich członków, powinny szczególnie zadbać o sposoby pobudzania zaangażowania wśród nich, tak by jak najaktywniej włączali się w bieżące działania, licznie uczestniczyli w posiedzeniach, regularnie opłacali składki członkowskie. Budowanie zaangażowania powinno się odbywać przez systematyczne informowanie, regularne spotkania, identyfikowanie i zaspokajanie potrzeb członków organizacji, włączanie w procesy podejmowania decyzji. 7.2.2 Pracodawca i pracownicy Znajomość zapisów Kodeksu Pracy może uchronić przed problemami i konsekwencjami ich niestosowania. Najważniejsze obowiązki dotyczące pracodawcy to 2 : 1. zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, 2 Art. 94 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy z późn. zm. 15
2. organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, 3. organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie, 4. przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, 5. zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 6. terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, 7. ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, 8. stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy, 9. zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników, 10. stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy, 11. prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, 12. przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, 13. wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Pracownicy w organizacji pozarządowej powinni pamiętać o tym, że ich obowiązkiem jest sumienne i staranne wykonywanie pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa. W szczególności należy 3 : 1. przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, 2. przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, 3 Art. 100 2 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy z późn. zm. 16
3. przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych 4, 4. dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, 5. przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach, 6. przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Zatrudniając pracownika organizacja powinna kierować się swoimi możliwościami, szczególnie finansowymi. Główne elementy zarządzania potencjałem pracowniczym: określenie polityki personalnej (planowanie zatrudniania w określonych przedziałach czasowych), rekrutacja, system adaptacji pracowników, możliwości podnoszenia kwalifikacji, ocena pracowników, zasady zwalniania pracowników. Organizacja powinna określić plany dotyczące polityki zatrudnienia w powiązaniu z zadaniami jakie są do wykonania. Powinna też określić ramowe wymagania dotyczące prognozowanej ilości zatrudnianych pracowników w danym czasie z zaznaczeniem stawianych im wymagań kwalifikacyjnych (wykształcenie, doświadczenie, dodatkowe umiejętności, szczególne oczekiwania). Organizacja powinna też sformułować zasady rekrutacji (umieszczenie informacji o naborze, formę składania dokumentów aplikacyjnych, zasady prowadzenia rozmów rekrutacyjnych, podjęcie decyzji o wyborze kandydata, ogłoszenie decyzji). Zarząd organizacji (lub wyznaczone osoby) powinien zapewnić nowo przyjętym pracownikom optymalne warunki adaptacji (zapoznać z misją, priorytetami działalności, strukturą organizacyjną, zasadami podległości służbowej, zasadami podejmowania decyzji, komunikacji wewnętrznej, dokumentowania podejmowania czynności etc.). 4 Poradnik standardów normatywnych dla organizacji pozarządowych- redakcją Sztop-Rutkowska K. 17
Pracownikom (z uwzględnieniem zasad racjonalności i możliwości finansowych organizacji) należy umożliwić podnoszenie swoich kwalifikacji poprzez udział w szkoleniach (zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych), a także innych form doskonalenia (samokształcenie, szkolenia, coaching, staże, wymiany). Organizacja powinna w miarę możliwości (jednak nie rzadziej niż raz na dwa lata) dokonywać cyklicznej oceny swoich pracowników. Zarząd zobowiązany jest do określenia kryteriów oceny. 7.2.3 Wolontariusze Podstawą funkcjonowania wielu organizacji pozarządowych jest aktywność i zaangażowanie wolontariuszy. Organizacja tworzy zasady rekrutacji wolontariuszy oraz przygotowuje Kartę Wolontariusza zawierającą informację na temat jego praw i obowiązków. Karta Wolontariusza powinna zawierać w szczególności: zakres obowiązków i kompetencji wolontariusza, określenie ilości godzin zaangażowania, wyznaczenie opiekuna, zasad korzystania z pomieszczeń i sprzętu, zakres przysługujących praw (ubezpieczenie, możliwość korzystania z form wsparcia, podnoszenie kwalifikacji). Wolontariusze nie są pracownikami, ponieważ za swoją pracę wykonywaną na rzecz korzystającego nie pobierają wynagrodzenia. Świadczenie to ma charakter nieodpłatny, a wolontariusze realizują je na podstawie porozumienia wolontariackiego, czyli umowy cywilnoprawnej, a nie umowy o pracę (art. 3 w zw. z art. 42 Ustawo PP i Wolont.). Mimo to, należy pamiętać aby podpisać umowę o pracę wolontaryjną, ( załącznik nr 1) zwaną również porozumieniem wolontariackim. Porozumienie jako umowa cywilnoprawna podlega zasadzie swobody umów. Oznacza to, że strony w tym przypadku wolontariusz i korzystający mogą zapisy takiego dokumentu kształtować dowolnie, ale muszą uwzględnić w jego treści elementy, które zgodnie z przepisami (w tym z Ustawą opp ) powinny znaleźć się w porozumieniu. 18
7.2.4 Eksperci zewnętrzni W celu profesjonalizacji swoich usług, a także dla realizacji celów statutowych organizacje pozarządowe często korzystają z usług trenerów, konsultantów, doradców, prawników, księgowych etc. Realizacja usług świadczonych przez osoby trzecie może być świadczona na podstawie umów cywilno-prawnych z osobami fizycznymi (umowy zlecenia lub umowy o dzieło). 7.2.5 Komunikacja wewnętrzna Komunikacja wewnętrzna czyli sprawny system przepływu informacji jest ważnym elementem zarządzania zespołem i organizacją. Spośród wielu narzędzi i sposobów komunikacji wewnętrznej, należy wymienić: zebrania, rozmowy indywidualne, korespondencję mailową, notatki, protokoły, sprawozdania, biuletyny, gazetki, spotkania on-line, rozsyłanie newsletterów przez e-mail, internetowe fora dyskusyjne, grupy mailingowe, sms-y, grupy na portalach społecznościowych. Niektóre z wymienionych narzędzi są sformalizowane, inne zaś mają charakter nieformalny. Wybór kanałów komunikacji oraz zasady ich funkcjonowania wynikają ze specyfiki organizacji oraz jej struktury. W małych organizacjach zbędne jest wprowadzanie zbiurokratyzowanych zasad obiegu dokumentów np. prowadzenie rozbudowanego dziennika korespondencji, dekretowanie pism. Niemniej jednak w każdej organizacji powinno być ustalone i wiadome wszystkim: kto powinien otrzymać daną informację, kto komu ją przekazuje, jaka powinna być treść przekazywanej informacji, w jakim czasie należy informację przekazać, w jaki sposób i w jakim terminie należy udzielić odpowiedzi. 5 5 Poradnik standardów normatywnych dla organizacji pozarządowych- red.sztop-rutkowska K 19
Wymiana informacji w organizacji jest efektywna, o ile prowadzi do faktycznego zrozumienia przez odbiorcę przekazu w sposób pożądany przez nadawcę. Cechować ją powinna szczerość, otwartość, uczciwość, wolność od stronniczości i złej woli, precyzyjność, brak przekłamań. Organizacja określa zasady komunikacji wewnętrznej mające zagwarantować współpracownikom dostęp do niezbędnej informacji, zgodnie ze zwyczajami i normami oraz przyjętymi elementami kultury organizacyjnej (np. tablice informacyjne w powszechnie dostępnym miejscu, Internet ). Spotkania pracowników z zarządem (lub wyznaczonymi przez niego pracownikami) są protokołowane, (po zakończeniu spotkania sprawozdanie rozsyłane jest do osób w nim uczestniczących). Zaleca się by organizacja prowadziła badania satysfakcji/zadowolenia swoich beneficjentów (klientów, podopiecznych, wolontariuszy, współpracowników, sponsorów). Osią sprawnego funkcjonowania organizacji jest płynna komunikacja wewnętrzna, czyli sprawny system przepływu informacji, który określa kto i co powinien wiedzieć w organizacji oraz tryb przekazywania informacji wewnątrz niej. Mówiąc o komunikacji, niezbędne jest wyznaczenie kryteriów poufności. Kierownictwo organizacji odpowiada za decydowanie o ujawnianiu informacji na zewnątrz. Niezbędne jest określenie tematów, co do których pracownicy i wolontariusze mają obowiązek ochrony poufności w szczególności nie powinni w sposób dowolny ujawniać informacji o relacjach pomiędzy organizacją a beneficjentami, darczyńcami. Informacje zastrzeżone i poufne nie mogą być używane i wykorzystywane dla własnych korzyści osobistych przez pracowników i wolontariuszy. Prawidłowe komunikowanie kształtuje przekonania o uczciwości lub nieuczciwości kierownictwa oraz postawy pracowników i wolontariuszy. Pozwala na utrzymanie lojalności i zadowolenia z pracy w organizacji. 7.3. Zarządzanie jakością W prowadzeniu działalności organizacji pozarządowych, które chcą być dobrze postrzegane przez parterów zewnętrznych ważne jest wprowadzenie odpowiednich metod zarządzania jakością. Jest ich wiele jednak w każdym wypadku należy uwzględnić następujące czynności: planowanie, a w tym sprecyzowanie celów i kluczowych procesów, 20
wykonanie, czyli wdrożenie działań zgodnie z przyjętym planem, sprawdzanie, a więc monitorowanie i pomiar procesów i działań, poprawianie czyli korygowanie błędów i działania prewencyjne poprawiające jakość procesów. 7.4. Zarządzanie dokumentami W prawidłowym funkcjonowaniu i monitorowaniu działalności organizacji, pomocnym narzędziem są regulaminy i procedury określające standardy poszczególnych działań lub sposobów ich przeprowadzania. Dzięki temu łatwiej jest ocenić realizowane działania oraz reagować w sytuacji, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem. W dokumentach tych mogą zostać także określone zasady kontroli i sprawowania nadzoru w organizacji. W statucie organizacji powinny znaleźć się informacje o trybie pracy oraz o sposobie podejmowania decyzji przez poszczególne władze. Często w statutach pojawia się zapis mówiący o tym, że np. zarząd, komisja, rada, obradują na podstawie zatwierdzonych przez siebie regulaminów. Choć regulaminy nie są dokumentami wymaganymi przez prawo, to opracowanie ich pozwala m.in. dookreślić tryb pracy, jej zasady. Warto więc opracować, uchwalić i korzystać z nich w organizowaniu pracy właściwych władz. Do przykładowych dokumentów organizacji należą: regulamin organizacyjny, regulamin walnego zebrania, regulamin pracy zarządu komisji rewizyjnej, protokoły ze spotkań organów statutowych organizacji z listami obecności, protokoły z innych wydarzeń, uchwały, zarządzenia, decyzje wykaz dokumentów wraz z ich spisem. W statucie lub wewnętrznych dokumentach, np. regulaminach, określane są sposoby podejmowania decyzji oraz dokumentowania zebrań władz statutowych, spotkań. Ustalenia poprzez uchwały, podejmowane są przez organa stowarzyszenia lub fundacje. Dla sprawnego zarządzania organizacją i monitorowania postępu prac istotne jest by dokumentować je za pomocą protokołów, zawierających zapis przebiegu spotkania. 21
Należy zwrócić uwagę na numerację kolejnych uchwał oraz gromadzenie dokumentów w sposób przejrzysty i uporządkowany według przyjętego systemu. Ważnym elementem jest też ich archiwizowanie. Dostęp do nich powinni mieć wszyscy członkowie, władze nadzorcze i instytucje kontrolne. Organizacja zobowiązana jest do archiwizowania następujących dokumentów: uchwały związane z założeniem stowarzyszenia, uchwały i oświadczenia jako załącznik do wniosku o nadanie statusu OPP, protokoły, uchwały przy zmianie statutu, podjęcia działalności gospodarczej, protokoły, uchwały przy zatwierdzaniu sprawozdania finansowego, merytorycznego. Organizacja powinna posiadać regulamin organizacyjny zawierający w szczególności: opis struktury organizacyjnej (otwarta, przejrzysta, jednolita), schemat organizacyjny, zadania zarządu i kadry kierowniczej (jeżeli występują pośrednie między zarządem, a pracownikami szczeble zarządcze np. kierownicy komórek organizacyjnych, koordynatorzy, dyrektor zarządzający), zadania komórek organizacyjnych (jeżeli są wydzielone). Organizacja dokumentuje swoje działania poprzez protokołowanie cyklicznych i nadzwyczajnych spotkań organów statutowych organizacji i sporządzanie list obecności. Może też protokołować inne, istotne spotkania i prowadzić rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Posiada i prowadzi również wykaz dokumentów (w oddzielnych teczkach lub segregatorach) wraz z ich spisem (rejestrem). Są to w szczególności: zarządzenia zarządu z podziałem na obowiązujące i nie obowiązujące, regulaminy, instrukcje, procedury (np. regulamin oceny okresowej pracowników, instrukcja dot. szkolenia pracowników, dokumenty kadrowe), spis infrastruktury, spis oprogramowania komputerowego wraz ze wskazaniem użytkownika i lokalizacji, gdzie zainstalowano oprogramowanie, raporty z kontroli (np. BHP, inspekcji pracy, ZUS-u, administracji w zakresie nadzoru nad zlecanymi zadaniami). Sugeruje się identyfikację wszystkich dokumentów po nagłówku i stopce: na każdej kolejnej stronie dokumentu w stopce, pojawia się informacja o nazwie dokumentu, tożsama 22
z informacją z nagłówka strony pierwszej. Strony są numerowane. Do załączników dodać trzeba nazwę dokumentu. Organizacja korzystająca ze środków publicznych, musi mieć BIP. Dodatkowo organizacje powinny posiadać: Politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych zgodną z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, Politykę rachunkowości, Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym. 8. Finanse Na zarządzanie finansami organizacji pozarządowej składają się: 1) pozyskiwanie środków, 2) zarządzenie środkami zewnętrznymi, 3) zarządzanie majątkiem materialnym i niematerialnym oraz składkami, 4) prowadzenie dokumentacji finansowej i rachunkowość. Standardem w działalności finansowej organizacji pozarządowej jest wypełnianie obowiązków nałożonych przepisami prawa tak, aby organizacja nie ponosiła odpowiedzialności karnej za działania wbrew obowiązującym przepisom. Standard dotyczy wszystkich form organizacji pozarządowych, nie jest zależny od ich wielkości. 8.1. Pozyskiwanie i zarządzanie środkami finansowymi Każda organizacja powinna posiadać bazę źródeł finansowania działalności z funduszy pomocowych. Baza powinna zawierać dane donatora, nazwę działań możliwych do sfinansowania, terminy konkursów, ew. osobę odpowiedzialną za napisanie wniosku ze strony organizacji. Organizacje podejmując decyzję o aplikowaniu o fundusze zewnętrzne muszą brać pod uwagę następujące aspekty: 23
zgodność celów organizacji z rodzajem projektu, na który przyznawane jest dofinansowanie, potencjał intelektualny, finansowy i techniczny organizacji, identyfikację ryzyka, jakie niesie za sobą realizacja projektu. Organizacje, które otrzymają fundusze zewnętrzne powinny wprowadzić procedury zarządzania tymi środkami. Punktem wyjścia powinno być posiadanie dokumentów określonych w procedurze zarządzania funduszami, uwzględniającymi następujące obszary: zarządzanie grupą docelową (ankiety, deklaracje, oświadczenia, listy obecności ankiety ewaluacyjne), zarządzanie dokumentacją projektową (rodzaje dokumentów, miejsce przechowywania, okres przechowywania), zarządzanie personelem (umowy, karty czasu pracy), zarządzanie efektywnością, regulamin naboru i udziału beneficjentów, regulamin doboru kadry merytorycznej i zarządzającej, regulamin wydatkowania środków projektu. 8.2. Zarządzanie majątkiem 8.2.1 Majątek materialny Organizacje powinny posiadać ewidencję środków trwałych i ewidencję wyposażenia, licencję oprogramowania, listę przeglądów okresowych. Każda organizacja na koniec roku obrotowego ma obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji. Jej celem jest porównanie i uzgodnienie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi rzeczywistymi, ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów. Każda organizacja powinna opracować instrukcję inwentaryzacyjną zawierającą: sposób i zasady powołania komisji inwentaryzacyjnej, informacje dotyczące harmonogramu i spisu z natury, sposób dokumentacji inwentaryzacji, sposób korygowania błędnych zapisów, wzory oświadczeń, 24
sposób opracowania protokołu z inwentaryzacji, protokół rozbieżności. Organizacja ma obowiązek przechowywania dokumentów, które powstały w czasie inwentaryzacji przez co najmniej 5 lat. Inwentaryzację środków trwałych, odbywającą się metodą spisu z natury, przeprowadza się raz na cztery lata i należy ją zakończyć do 15 stycznia następnego roku. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w drodze: a) spisu z natury, b) uzgodnienia sald, c) weryfikacji sald. a) Spis z natury Zinwentaryzowanie rzeczywistego majątku organizacji odbywa się poprzez bezpośredni jego spis. Wykonywany może być przez biegłego rewidenta lub wyznaczone osoby przez Zarząd organizacji. Wszelkie zapisy w arkuszach powinny być trwałe, a poprawki w arkuszach spisowych dotyczące nazwy, jednostki miary, ilości parafowane przez osoby spisujące. Wypełnione arkusze spisowe muszą być podpisane przez spisujących. b) Uzgadnianie sald Podczas uzgadniania sald należy potwierdzić stan: należności i zobowiązań z tytułu rozrachunków, zapasów znajdujących się w przechowaniu u obcych (np. składowanych w obcych magazynach), papierów wartościowych przechowywanych przez inne jednostki, Operacji z bankiem (stan rachunków, kredytu, zabezpieczeń, weksli, gwarancji bankowych). c) Weryfikacja sald Inwentaryzacja przeprowadzana drogą weryfikacji polega na porównaniu sald z odpowiednią dokumentacją i stanem faktycznym nie wymaga obecności przy tym biegłego rewidenta. 25
Przy badaniu inwentaryzacji przeprowadzanej drogą weryfikacji sprawdza się przede wszystkim: czy zinwentaryzowano wszystkie składniki podlegające inwentaryzacji w trybie weryfikacji/porównania danych ksiąg rachunkowych z innymi danymi, czy objęto weryfikacją podlegające inwentaryzacji w roku obrotowym składniki majątku trwałego, których nie spisano z natury z uwagi na trudny do nich dostęp, czy udokumentowanie weryfikacji jest prawidłowe i wystarczające do uznania pozycji sprawozdania finansowego za prawidłowe. 8.2.2 Majątek niematerialny Organizacje powinny prowadzić bazę ekspertów, konsultantów, trenerów z którymi zawierają umowy o dzieło i dotyczące własności intelektualnej. Organizacje powinny ewidencjonować cesje praw autorskich i produkty będące wynikiem działań organizacji (podlegające komercjalizacji i nie podlegające komercjalizacji). Składki członkowskie i darowizny Statut winien zawierać, iż organizacja może pobierać składki członkowskie i przyjmować darowizny na realizację swoich celów statutowych. Wysokość oraz terminowość opłacania składek członkowskich, powinny być zapisane w drodze uchwały zarządu organizacji. W uchwale powinny być też wymienione sytuacje, kiedy członek organizacji może być zwolniony z opłacenia składki oraz sposób jej egzekwowania, a także konsekwencji wynikających z nie wywiązywania się z obowiązku nałożonego na członka organizacji. Ma to na celu zapewnienie zaplanowanych wpływów od członków. Uchwała ta powinna być znana wszystkim członkom. Decyzje o zwolnieniu z opłacania składki podejmuje zarząd na wniosek członka. Wzór uchwały stanowi załącznik nr 2. 8.3. Zarządzanie płynnością finansową Organizacje powinny zbudować strukturę przychodów w perspektywie ok. 2 lat, obejmującą: koszty działań, plan przepływów finansowych z uwzględnieniem obszarów aktywności, źródła finansowania oraz kwestii czasowych, celem utrzymania płynności finansowej. 26
Zaleca się aby organizacje posługiwały się listą prostych wskaźników finansowych. Będą one pomocne w określeniu sytuacji finansowej. Powinny być badane przynajmniej raz w roku. Należy też dokonywać analizy porównawczej wskaźników w perspektywie dwóch trzech lat, aby określić tendencje rozwoju organizacji i wyeliminować potencjalne zagrożenia utraty płynności finansowej. 8.4. Zarządzanie ryzykiem Każda organizacja powinna przynajmniej raz do roku przeprowadzać analizę ryzyka dowolnymi metodami, np. analiza PEST, analiza SWOT, burza mózgów. Powinna ona obejmować identyfikację ryzyka, prawdopodobieństwa jego wystąpienia, skutki dla organizacji, środki zapobiegawcze oraz wskazywać osoby odpowiedzialne za działania profilaktyczne. Rekomenduje się aby organizacja wdrożyła plan zarządzania ryzykiem. 8.5.Dokumentacja finansowa 8.5.1. Budżet Budżet jest planem finansowym, w którym określone są koszty, przychody i czas, jakiego dotyczy. Dobrze przygotowany budżet jest doskonałym narzędziem ułatwiającym zdobywanie środków na działalność organizacji. Ponadto pomaga prowadzić sprawozdawczość, zarządzać środkami, kierować rozwojem organizacji oraz oceniać skuteczność działań. Prawidłowo przygotowany plan finansowy charakteryzuje się następującymi cechami: a) ma powiązanie z zaplanowanymi działaniami, b) zawiera kwoty wynikające z aktualnych cen i kosztów produktów oraz usług, c) obejmuje kwoty uzasadnione arytmetycznie, d) mieści całość kosztów związanych z działalnością organizacji. Etapy przygotowania budżetu: 1) wskazanie celów finansowych, 2) określenie metody budżetowania, 3) zgromadzenie informacji i opracowanie założeń budżetowych, 4) przygotowanie kalkulacji kosztów i przychodów, 27
5) sprawdzenie i zatwierdzenie budżetu, 6) nadzór i kontrolę wykonania budżetu, a także jego monitoring, 7) analizę rozbieżności oraz ewentualnych błędów i podjęcie działań naprawczych. W zarządzaniu finansami organizacji konieczne jest zestawienie przepływów finansowych. Obejmuje ono zestawienie prognozy wpływów i wypłat finansowych, z uwzględnieniem bilansu otwarcia w danym okresie obrotowym. Jeśli w planowaniu przepływów finansowych powtarzają się koszty/wpływy, źródłem informacji mogą być dane z poprzedzającego okresu. W przypadku nowych kosztów i wpływów źródłem prognozy jest planowany harmonogram działań. Dla celów zarządczych organizacją warto jest sporządzić zestawienie przepływów finansowych, z uwzględnieniem podziału na poszczególne realizowane projekty, w celu potwierdzenia faktycznego stanu gotówki na poszczególnych kontach projektowych. 8.5.2. Polityka rachunkowości Organizacje pozarządowe powinny posiadać takie dokumenty jak: Polityka rachunkowości wraz z Zakładowym Planem Kont, Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, Instrukcja kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów. Dokumenty te są wprowadzane zarządzeniem kierownika jednostki (np. zarządu, prezesa stowarzyszenia czy fundacji). W zależności od tego czy organizacja pozarządowa zajmuje się działalnością gospodarczą czy też nie, zobowiązana jest do prowadzenie księgowości pełnej lub uproszczonej. Księgowość pełna prowadzona jest z użyciem księgi głównej w odniesieniu do zakładowego planu kont i powinna być zgodna z polityką rachunkowości. Polityka rachunkowości zawiera: określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, podział kosztów na działalność programową i administracyjną, dokumentowanie operacji dowodami księgowymi, zasady archiwizacji dokumentów i okres ich przechowywania, udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim, zasady amortyzacji, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych - wykaz kont księgi głównej oraz 28
ewidencję analityczną czyli plan kont, metody prowadzenia ewidencji zapasów, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, opis systemu przetwarzania danych przy korzystaniu z systemów komputerowych system zabezpieczania dokumentów. Polityka rachunkowości uwzględnia specyfikę organizacji. Musi zostać opracowana oraz przyjęta przez zarząd uchwałą lub zarządzeniem kierownika organizacji. Od niej zależy wiarygodność organizacji. Uchwałę o jej wdrożeniu powinien podpisać prezes organizacji lub jeśli do reprezentacji i podejmowania uchwał zgodnie ze statutem organizacji uprawione są więcej niż jedna osoba, to wszyscy uprawnieni do tego członkowie zarządu. Zasady gromadzenia dokumentów księgowych: dowody kasowe - składają się na raport kasowy; powinny być traktowane łącznie dla dowodów kasowych i raportów kasowych, dowody bankowe - stanowią część wyciągu bankowego i powinny być gromadzone oraz przechowywane jako jego załączniki, dowody zakupu - (brak ustawowego określenia sposobu zbierania) można zbierać np. w zbiorach: dowody zakupu usług, dowody zakupu materiałów i towarów, faktury VAT, rachunki, zakup środków trwałych, pozostałe zakupy, dowody sprzedaży - (brak ustawowego określenia sposobu zbierania) można wyróżnić np. zbiory: sprzedaż VAT, sprzedaż gotówkowa, sprzedaż towarów, sprzedaż materiałów, sprzedaż towarów, sprzedaż pozostała, dowody uzupełniające - dowody o różnym charakterze możemy zebrać jako np.: dowody pozostałe, dowody uzupełniające. 8.5.3. Elementy dowodu księgowego Dowód księgowy zawiera: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, 29
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art.21 ust. 1 ustawa o rachunkowości). 8.5.4. Sprawozdanie finansowe Każda organizacja pozarządowa bez względu na to czym się zajmuje ma obowiązek przygotowywania, zatwierdzania i przesłania sprawozdania finansowego do określonych organów. Opisuje ono stan finansowy organizacji i gospodarkę finansami za rok obrotowy. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą przygotowują sprawozdanie posługując się zapisami ustawy o rachunkowości. Natomiast organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej, mogą korzystać z uproszczeń przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności. Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej składają sprawozdanie finansowe w formie następujących dokumentów: bilans, rachunek wyników i informacja dodatkowa. Natomiast organizacje prowadzące działalność gospodarczą składają: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową, zestawienie zmian w kapitale/funduszu własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Bilans zawiera informacje o stanie majątku i kapitałów oraz sytuacji materialnej organizacji. Sporządza się go na podstawie zapisów w księgach rachunkowych za dany rok obrotowy. Prezentowany jest w formie tabeli, w której wykazywane są aktywa oraz pasywa. Suma aktywów i suma pasywów musi się bilansować. Pasywa i aktywa wykazywane są w dwóch wartościach - na początek i na koniec roku obrotowego. Rachunek wyników (jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej) lub rachunek zysków i strat (w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej). 30
W rachunku wyników wykazuje się wszystkie przychody i koszty według ich uzyskania i poniesienia. Różnice pomiędzy poszczególnymi przychodami i kosztami stanowią wyniki finansowe, których suma daje wynik całokształtu działalności organizacji. Informacja dodatkowa składa się z dwóch części: a) wprowadzenia do sprawozdania finansowego, b) dodatkowych not i objaśnień. Wprowadzenie powinno zawierać: 1. dane organizacji - nazwa, ważne daty - utworzenia, ewentualnie data postanowienia dot. wpisu jako organizacji pożytku publicznego, siedziby, numeru KRS i REGON, 2. informacje o zarządzie organizacji, 3. wskazanie celów statutowych, 4. wskazanie obszaru działalności, 5. zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych, a także opis głównych zdarzeń prawnych w jej działalności o skutkach finansowych, 6. informacja o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS, 7. metody wyceny aktywów i pasywów. 9. Relacje z otoczeniem Organizacja powinna posiadać opisaną politykę informacyjną oraz osobę za nią odpowiedzialną. Musi być ona zgodna ze statutem oraz kierunkami działań organizacji. W organizacji są ustalone zasady odpowiadania na wpływające pytania, sposób komunikacji, terminy, właściwe osoby oraz formy odpowiedzi. Informacje na zewnątrz o celach swojej działalności, opisuje realizowane zadania i prowadzone projekty. Służy do tego na bieżąco aktualizowana strona internetowa. W przypadku prowadzenia działalności międzynarodowej powinna posiadać tłumaczenie strony na język obcy. 31
W kontekście komunikacji zewnętrznej organizacja powinna mieć opisaną strukturę, kluczowe osoby i sposób komunikacji z otoczeniem (adres, telefon, osoba do kontaktu, inne, np. formularze kontaktowe). Jeśli organizacja swoje działania adresuje do szerszego kręgu odbiorców, zalecane jest by posiadała profile na popularnych (bądź branżowych) portalach społecznościowych. Zaleca się by w ramach komunikacji z sympatykami organizacja prowadziła i rozsyłała regularny newsletter. Jeśli organizacja obraca środkami publicznymi musi prowadzić Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). 9.1. Komunikacja z administracją Podstawowym dokumentem regulującym kwestie współpracy organów administracji publicznej, w tym organów jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi jest Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Administracja publiczna jest głównym partnerem dla wielu organizacji pozarządowych. W praktyce współpraca między nimi przybiera najczęściej formę realizacji przez organizacje non-profit, zadań publicznych ze środków samorządów lokalnych. Ta finansowa forma współpracy, niezwykle istotna, nie wyczerpuje jednakże wszystkich możliwości współpracy. Można je bowiem podzielić na: finansowe zlecanie realizacji zadań publicznych poprzez wspieranie lub powierzanie wykonywania działań, zawieranie umów o wykonanie inicjatyw lokalnych, umowy partnerskie niefinansowe- wzajemne informowanie, konsultowanie aktów normatywnych, tworzenie wspólnych zespołów o charakterze doradczym i inicjatywnym. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi 6 POMOCNICZOŚCI I SUWERENNOŚCI STRON Organy samorządów współpracują z organizacjami, a także wspierają ich działalność oraz umożliwiają realizację zadań publicznych, respektując jednocześnie prawo tych organizacji do odrębności i suwerenności. 6 art. 5 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z póź. zm. 32
PARTNERSTWA Samorządy traktują organizacje pozarządowe, jako równoprawnych partnerów w definiowaniu problemów społecznych, określaniu sposobów ich rozwiązywania oraz realizacji zadań publicznych. Jednocześnie oczekują aktywnego uczestnictwa w realizacji zadań wynikających ze współpracy. EFEKTYWNOŚCI Samorządy dokonują wyboru najbardziej efektywnych sposobów realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i jednocześnie oczekują od organizacji sporządzania ofert zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w specyfikacji zadania, rzetelnej realizacji powierzonych zadań oraz wywiązywania się z obowiązków rozliczenia finansowego i sprawozdawczości. UCZCIWEJ KONKURENCJI Wszystkie organizacje pozarządowe traktowane są równorzędnie przy realizacji zadań publicznych (m.in. dostęp do informacji, jednakowe kryteria ocen dla podmiotów konkurujących). JAWNOŚCI Działania samorządów są jawne, a wszelkie możliwości współpracy z organizacjami pozarządowymi powinny być powszechnie znane, dostępne, jasne i zrozumiałe (procedury, kryteria podejmowania decyzji, zamiary, cele, wysokość środków). LEGALNOŚCI Wszelkie działania samorządów i organizacji pozarządowych powinny odbywać się z poszanowaniem prawa. Podstawowy dokument, który reguluje współpracę miedzy władzami samorządowymi, a organizacjami to program współpracy, który powinien być przyjęty odpowiednią uchwałą: rady miasta, gminy, powiatu, sejmiku wojewódzkiego. (Załącznik nr 4) Zarządzający organizacją powinni znać osoby do kontaktu ze strony najbliższej administracji publicznej, współpracować z nimi oraz być rzecznikami interesów przed administracją. W szczególności powinni uczestniczyć w spotkaniach i forach dotyczących jej działalności organizowanych w samorządzie. 33