URZAD MARSZALKOWSKl W0JEW6DZTWA LUBELSKIEGO Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznegf 20-010 Lublin, ul Graniczna 4 tel. 81 44 16 820, fax 81 44 16 819 SPRAWOZDANIE Z AUDYTU WEWNETRZNEGO Nr 12/09 Prowadzenie akt osobowych oraz prowadzenie Biuletynu Informacj Publicznej w IVluzeum Lubelskim Lublin, sierpien 2012 r.
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewnqtrznego nr 12/09 Spis tresci: 1. CZ^SC OGOLNA 3 1.1 CHARAKTERYSTYKA AUDYTU WEWNETRZNEGO 3 1.2 PODSTAWOWE AKTY PRAWNE REGULUJ/\CE OBSZAR AUDYTOWANY 4 1.3 KRYTERIA OCENY USTALEN STANU FAKTYCZNEGO 4 1.4TECHNIKI PRZEPROWADZENIA AUDYTU 4 1.5 OSOBY UDZIELAJ/\CE INFORMACJI I WYJASNIEN: 5 1.6 ZASTOSOWANE SKROTY 5 1.7 TLO INFORMACYJNE 5 2. USTALENIA STANU FAKTYCZNEGO WRAZ ZE SKLASYFIKOWANYMI WYNIKAMI ICH OCENY WEDLUG PRZYJ^TYCH KRYTERIOW 6 2.1 PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKOW 6 2.2 PROWADZENIE BIULETYNU INFORMACJI PUBLICZNEJ 12 3. OPINIA ZESPOtU AUDYTOWEGO W SPRAWIE ADEKWATNOSCI, SKUTECZNOSCI i EFEKTYWNOSCI KONTROLI ZARZADCZEJ W OBSZARZE RYZYKA OBJETYM ZADANIEM ZAPEWNIAJ^CYM 15 4. USTALENIA KONCOWE 15 Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego UrzQdu Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 2 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewnqtrznego nr 12/09 1. Cz^sc Ogolna 1.1 Charakterystyka audytu wewn^trznego Temat zadania audytowego: Prowadzenie akt osobowych oraz prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w Muzeum Lubelskim. Numer zadania audytowego: 12/09 Jednostka obj^ta audytem wewn^trznym: Muzeum Lubelskie Dyrektor Jednostki: Zygmunt Nasalski Cel zadania audytowego: Celem przeprowadzenia zadania audytowego byta: ocena adekwatnosci, skutecznosci i efektywnosci systemu kontroli zarz^dczej w obszarze prowadzenia akt osobowych oraz prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej w Muzeum Lubelskim ; ocena prawidtowosci, zgodnosci i kompletnosci czynnosci podejmowanych przez pracownikow w zwiq^zku z prowadzeniem akt osobowych oraz prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej w Muzeum Lubelskim. Zakres przedmiotowy audytu: Badaniem audytowym objqto prowadzenie w Muzeum Lubelskim : 1) akt osobowych pracownikow, 2) Biuletynu informacji Publicznej. Zakres podmiotowy audytu: Pracownicy Muzeum Lubelskiego. Termin przeprowadzenia 11 lipiec - 16 sierpieri 2012 r. audytu wewn^trznego: Departament Kontroli i Audytu WewnQtrznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 3 z 15
Sprawozdanie wst^pne z audytu wewnqtrznego nr 12/09 Zespol audytu wewn^trznego przeprowadzajqcy audyt: Agnieszka Btaszczak-Urbaiiska - Glowny specjalista ds. audytu wewriqtrznego Marcin Maziarz - Audytor wewriqtrzny Data sporzqdzenia sprawozdania: 31 sierpieii 2012 r. 1.2 Podstawowe akty prawne reguluj^ce obszar audytowany: 1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998 Nr.21, poz. 94 z pozn. zm.), 2) Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24 z pozn. zm.), 3) Ustawa z dnia 25 pazdziernika 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu dziatalnosci kulturalnej (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 406), 4) Ustawa z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dost^pie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z pozn. zm.), 5) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pozn. zm.), 6) Rozporz^dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcow dokumentacji w sprawach zwiazanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z pozn. zm.), 7) Rozporz^dzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczehstwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z pozn. zm.), 8) Rozporz^dzenie Ministra Spraw Wewn^trznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), 9) Rozporzq^dzenie Ministra Finansow z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewn^trznego (Dz. U., Nr21, poz. 108). 1.3 Kryteria oceny ustaleri stanu faktycznego 1. Zgodnosc z przepisami prawa krajowego. 2. Kompletnosc gromadzonej dokumentacji. 3. Terminowosc wykonywania czynnosci. 1.4Techniki przeprowadzenia audytu Techniki zastosowane w trakcie audytu: 1. Analiza przedtozonej dokumentacji. Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 4 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewn^trznego nr 12/09 2. Wywiady z Dyrektorem i pracownikami Muzeum Lubelskiego. 3. Listy kontrolne. 4. Testy rzeczywiste. 1.5 Osoby udzielaj^ce informacji i wyjasnieh: Zygmunt Nasalski - Dyrektor Muzeum Lubelskiego, Elzbieta Wojcik - gtowny specjalista w Referacie Spraw Osobowych, Matgorzata Kowalczyk - kierownik Dziatu Promocji i Kontaktow Zagranicznych. 1.6 Zastosowane skroty Muzeum BHP- - Muzeum Lubelskie, Bezpieczehstwo i higiena pracy, BIP - Biuletyn Informacji Publicznej, K.p. - Kodeks pracy. 1.7 T\o informacyjne Muzeum Lubelskie jest samorz^dow^ wojewodzk^ jednostk^ organizacyjnq^ posiadaj^c^ osobowosc prawn^. Muzeum jest instytucjq^ kultury prowadzonq^ jako wspolna przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego i Wojewodztwo Lubelskie. Ogolny nadzor nad Muzeum sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a nadzor bezposredni Zarz^d Wojewodztwa Lubelskiego. FunkcJQ Dyrektora jednostki petni Pan Zygmunt Nasalski. Siedziba Muzeum miesci si^ przy ul. Zamkowej 9. Muzeum jest jednostki organizacyjnq^ nienastawionq na osi^anie zysku, ktorej celem jest gromadzenie i trwata ochrona dobr naturalnego i kulturalnego dziedzictwa ludzkosci 0 charakterze materialnym i niematerialnym, informowanie o wartosciach i tresciach gromadzonych zbiorow, upowszechnianie podstawowych wartosci historii, nauki i kultury polskiej oraz swiatowej, ksztattowanie wrazliwosci poznawczej i estetycznej oraz umozliwianie korzystania ze zgromadzonych zbiorow. Muzeum realizuje cele w szczegolnosci przez: 1) gromadzenie zabytkow i materiatow dokumentacyjnych z zakresu: archeologii, historii, sztuki, literatury, kultury materialnej, etnografii, numizmatyki, wojskowosci, geografii 1 krajoznawstwa oraz przyrody w drodze zakupow, darowizn, zapisow, przekazow oraz przez przyjmowanie depozytow i pozyskiwanie zbiorow drog^ badah terenowych, 2) katalogowanie i naukowe opracowywanie zgromadzonych zbiorow, 3) przechowywanie gromadzonych zabytkow w warunkach zapewniaj^cych im wtasciwy Stan zachowania i bezpieczehstwo oraz magazynowanie ich w sposob dost^pny dia celow naukowych, Departament Kontroli i Audytu Wewnqtrznego UrzQdu Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego, j/t: Strona 5 z 15 X
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewn^trznego nr 12/09 4) zabezpieczanie i konserwacje muzealiow oraz, w miarq mozliwosci, zabezpieczanie stanowisk archeologicznych, 5) urz^dzanie wystaw stalych i czasowych, 6) organizowanie i prowadzenie badah oraz ekspedycji naukowych w zakresie dziedzin reprezentowanych w Muzeum, 7) prowadzenie dzialalnosci edukacyjnej, 8) udost^pnianie zbiorow do celow naukowych i edukacyjnych, 9) zapewnienie wtasciwych warunkow zwiedzania oraz korzystania ze zbiorow i zgromadzonych informacji, 10) prowadzenie dziatalnosci wydawniczej w zakresie dziedzin reprezentowanych w Muzeum, 11) organizowanie innych form dziatalnosci kulturalnej takich jak koncerty, konkursy, szkolenie, sesje, spotkania autorskie oraz innych przedsi^wziqc promuj^cych Muzeum i zbiory, 12) popieranie i prowadzenie dziatalnosci artystycznej i upowszechniaj^cej kultury. 2. Ustalenia stanu faktycznego wraz ze sklasyfikowanymi wynikami ich oceny wedlug przyj^tych kryteriow 2.1 Prowadzenie akt osobowych pracownikow. Zgodnie z wydrukiem z systemu informatycznego Kadry-Ptace, na dzieh 23 lipca 2012 r. w Muzeum zatrudnionych byto 141 pracownikow. Do badania audytowego metod^ systematycznego doboru proby losowej wybrano akta osobowe 15 pracownikow, co stanowi 10,64% liczby pracownikow zatrudnionych w Muzeum (akta audytu nr 12/09/003). Akta osobowe, zgodnie z podpisanym zakresem obowic[zk6w, prowadzi gtowny specjalista w Referacie Spraw Osobowych (akta audytu nr 12/09/004). Pracownik ten posiada, udzielone mu przez Dyrektora Muzeum, upowaznienie do przetwarzania danych osobowych (akta audytu nr 12/09/005). Ustalenie I Zgodniez postanowieniami art. 104 K.p. na pracodawcy spoczywa obowi^zek wprowadzenia regulaminu pracy. Kodeks pracy w art. 104^ 1 okresla zagadnienia, ktore winny zostac dookreslone w wprowadzonym przez pracodawcq regulaminie pracy. Zarz^dzeniem Nr 6/2000 Dyrektora Muzeum Lubelskiego z dnia 13 czerwca 2000 r. wprowadzono Regulaminu pracy Muzeum Lubelskiego (akta audytu nr 12/09/006). Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 6 z 15
Sprawozdanie wst^pne z audytu wewn^trznego nr 12/09 W trakcie badania audytowego stwierdzono, ze w Regulaminie pracy IVluzeum Lubelskiego w Lublinie: brak jest zapisow wskazujq^cych przyj^te okresy rozliczeniowe czasu pracy, zapis 27 ust. 4 Regulaminu dotycz^cy zasad udzielania uriopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie uriopow jest niezgodny z art. 168 K.p., 49 Regulaminu odwoluje siq do Rozporz^dzenia Rady Ministrow z dnia 1 grudnia 1990 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych mlodocianym (Dz. U. nr 85, poz. 500, z pozn. zm.), ktore zostato uchylone. Obecnie obowi^zuj^cym aktem prawnym regulujatcym zatrudnianie mtodocianych jest Rozporz^dzenia Rady Ministrow z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych mlodocianym i warunkow ich zatrudniania przy niektorych z tych prac (Dz. U. nr 200, poz. 2047, z pozn. zm.). Istotnosc ustalenia: Niska Skutki lub ryzyka: Tresc zapisow Regulaminu pracy Muzeum Lubelskiego nie spelnia wymagah okreslonych w obowi^zujq^cych przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Zaiecenie: Dokonac odpowiednich zmian w Regulaminie pracy Muzeum Lubelskiego. Badaniu audytowemu poddano akta osobowe nast^puj^cych pracownikow; 1) Jarszak Danuta (akta audytu nr 12/09/007), 2) Lewandowska-Switka Joanna (akta audytu nr 12/09/008), 3) Rachahczyk Monika (akta audytu nr 12/09/009), 4) Zemszat Andrzej (akta audytu nr 12/09/010), 5) Polahska Jolanta (akta audytu nr 12/09/011), 6) Wikieta-Krzysiak Zofia (akta audytu nr 12/09/012), 7) Dobosz Wiestaw (akta audytu nr 12/09/013), 8) Kowal Jan (akta audytu nr 12/09/014), 9) Orysiak Ryszard (akta audytu nr 12/09/015), 10) Mazur Beata (akta audytu nr 12/09/016), 11) Dtuzniewski Maciej (akta audytu nr 12/09/017), 12) Karczmarska Beata (akta audytu nr 12/09/018), 13) KrzysiakLukasz (akta audytu nr 12/09/019), 14) Mtynarczykowska Maha (akta audytu nr 12/09/020), 15) Kozicki Wiestaw (akta audytu nr 12/09/021). Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 7 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewn^trznego nr 12/09 Ustalenie II Zespot audytowy potwierdzil, ze kazdy pracownik posiada zaiozon^ teczk^ akt osobowych. Dokumenty znajduj^ce siq aktach osobowych umieszczone ss^w poszczegolnych czqsciach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie i numerowane zgodnie z Rozporz^dzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcow dokumentacji w sprawacti zwiqzanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporzqdzeniem. Niemniej jednak w poddanych audytowi teczkach osobowych pracownikow stwierdzono nast^puj^ce uchybienia: 1) W 8 przypadkach stwierdzono przechowywanie dokumentow w niewtasciwych czqsciach akt osobowych pracownikow np.: w cz. A znajduje si^ kwestionariusz osobowy pracownika, w cz. B zaswiadczenie lekarskie potwierdzajq^ce przeprowadzenie badania wstqpnego przed przyjqciem pracownika do pracy, w cz. B znajduje siq dokumenty zwi^zane z rozwi^zaniem stosunku pracy. Takie prowadzenie akt osobowych pracownikow jest niezgodne z przepisami 6 ust. 2 rozporzq^dzenia.. 2) W jednym przypadku stwierdzono, iz stosowany przez Muzeum wzor kwestionariusza osobowego wymaga podania przez pracownika danych osobowych, ktore nie s^ wymagane w swietle obowi^zuj^cego art. 22^ K.p. 3) W 6 teczkach osobowych przechowywane dokumenty nie s^ utozone chronologicznie. Zgodnie z 6 ust. 3 rozporz^dzenia dokumenty znajduj^ce siq w poszczegolnych czqsciach akt osobowych powinny bye utozone w porz^dku chronologicznym. 4) W 10 teczkach osobowych stwierdzono, iz pod jednym numerem akt osobowych przechowuje siq kilka dokumentow, ponadto dokumenty nie s^ ponumerowane i wykazane w spisach poszczegolnych czqsci akt osobowych. Zgodnie z 6 ust. 3 rozporz^dzenia dokumenty znajduj^ee si^ w poszczegolnych czqsciach akt osobowych powinny bye ponumerowane. Kazda z tych cz^sci powinna zawierac petny wykaz znajduj^cych si^ w nich dokumentow. 5) W 8 teczkach akt osobowych stwierdzono przechowywanie oryginatow dokumentow, tj.: oryginatow zaswiadczeh ukohczenia kursow BHP, oryginatu dyplomu ukohczenia studiow, odpisu swiadectwa ukohczenia studiow podyplomowych, odpisu skroconego aktu matzehstwa co jest niezgodne z 1 ust. 3 rozporz^dzenia. 6) W 5 przypadkach stwierdzono, ze na znajdujacej SIQ W aktach osobowych indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych brak jest daty otrzymania powyzszej informacji przez pracownika. W przypadku akt osobowych p. Rachahczyk Moniki stwierdzono, ze w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych udzielonej pracownikow! w dniu 2 sierpnia 2004 r., 6 listopada 2004 r. oraz 2 lutego 2007 r. nie dose precyzyjnie Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego i ^ Strona 8 z 15
Sprawozdanie wst^pne z audytu wewn^trznego nr 12/09 okreslono okres wypowiedzenia umowy o prac^. W informacji wskazano art. 30 i 32 K.p., ktore dotyczq^ sposobu rozwi^zania umowy o pracq. Brak jest natomiast podania okresu wypowiedzenia umowy o pracq. Ponadto w przypadku umowy podpisanej z pracownikiem w dniu 1 czerwca 2006 r. na czas okreslony brak jest w aktachi osobowych informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych. W aktach osobowych p. Wikiety-Krzysiak Zofii brak jest indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych. Pracodawca w ogole nie przedstawit pracownikowi informacji o warunkach zatnjdnienia zarowno w przypadku umowy o pracq, ktora rozwi^zana zostata z dniem 29 wrzesnia 2011 r., jak rowniez kolejnej umowy o pracq zawartej w dniu 1 pazdziernika 2011 r. Zgodnie z art. 29 3 Kodeksu pracy pracodawca zobowi^zany jest do informowania pracownika na pismie, nie pozniej niz w ci^u 7 dni od dnia zawarcia umowy o prac^, o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych. 7) W 11 teczkach osobowych dokumenty przyjmowane do wiadomosci przez pracownikow nie posiadaj^ dat oraz podpisow pracownikow np.: zlecanie dodatkowych czynnosci, przedtuzanie umowy o pracq, zakresy czynnosci. 8) W 2 teczkach osobowych znajdujq^si^ luzno wtozone dokumenty, ktore nie s^dotq^czone do zadnej z cz^sci akt osobowych co jest niezgodne z 6 ust. 3 rozporz^dzenia (akta audytu nr 12/09/006-12/09/021). W trakcie badania audytowego stwierdzono, ze we wszystkich skontrolowanych aktach osobowych, znajduj^ si^ aktualne zaswiadczenia lekarskie do wykonywania pracy na okreslonym stanowisku. Stanowi to potwierdzenie spetnienia obowi^zku pracodawcy wynikaj^cego z art. 229 4 K.p. W miejscu tym nalezy zaznaczyc, ze w 5 przypadkach stwierdzono, iz w przesztosci wyst^ity sytuacje, w ktorych pracownicy swiadczyli prac^ bez posiadania waznych badah lekarskich do wykonywania pracy na zajmowanym przez siebie stanowisku (akta audytu nr 12/09/009-12/09/013). Istotnosc ustalenia: Srednia Skutki lub ryzyka: 1. Utrata oryginatow dokumentow znajduj^cych siq w aktach osobowych pracownikow. 2. Niewywi^zywanie SIQ przez pracodawcy z jego obowi^zkow wynikajq^cych z przepisow ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz przepisow Rozporz^dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcow dokumentacji w sprawacti zwiqzanycti ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Departament Kontroli i Audytu Wewnqtrznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 9 z 15 > I j/wr
Sprawozdanie wst^pne z audytu wewn^trznego nr 12/09 Zaiecenie: 1. Prawidtowo utozyc, ponumerowac i uzupetnic akta osobowe pracownikow zgodnie z przepisami Rozporz^dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcow dokumentacji w sprawacti zwiqzanycti ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 2. Dokonac przeglq^du pozostatych teczek zawieraj^cych akta osobowe pod k^tem spetniania wymogow okreslonych przepisami Kodeksu pracy oraz Rozporzatdzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcow dokumentacji w sprawach zwiqzanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 3. Zast^ic znajduj^ce siy w aktach osobowych oryginaty dokumentow ich kopiami. 4. Dotozyc nalezytej starannosci w przygotowywaniu dokumentow okreslaj^cych uprawnienia i obowiqzki pracownikow Muzeum poprzez datowanie sporza^dzenia dokumentu oraz dopilnowanie przyjycie przez pracownika pisma do wiadomosci i stosowania (data i podpis pracownika na dokumencie). Ustalenie III Termin nawiatzania stosunku pracy zostat zdefiniowany w art. 26 K.p. Wynika z niego, ze stosunek pracy nawi^zuje s'lq w terminie okreslonym w umowie jako dzieh rozpoczycia pracy, a jezeli terminu tego nie okreslono - w dniu zawarcia umowy. Z kolei zgodnie z brzmieniem art. 29 2 K.p. umowq o pracy zawiera sly na pismie. Jezeli umowa o pracy nie zostata zawarta zzachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpozniej w dniu rozpoczycia pracy przez pracownika, potwierdzic pracownikowi na pismie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunkow. Z przepisow tych wynika, ze umowa o pracy powinna bye zawarta (podpisana) najpozniej w dniu rozpoezyeia pracy przez pracownika. W trakcie przeprowadzania zadania zapewniaja^cego stwierdzono przypadki, w ktorych umowa o pracy zostata podpisana kilka dni pozniej niz okreslona w niej data rozpoezyeia pracy. Opisana sytuaeja dotyezy: 1) umowy o pracy podpisanej w dniu 3 pazdziernika 2011 r. z p. Wikiet^^-Krzysiak Zofi^, w ktorej termin rozpoezyeia pracy okreslono na dzieh 1 pazdziernika 2011 r. (akta audytu nr 12/09/012), 2) umow o pracy podpisanych z p. Rachahczyk Monik^: a. umowy o pracy podpisanej w dniu 2 listopada 2004 r., w ktorej termin rozpoezyeia pracy okreslono na dzieh 1 listopada 2004 r., b. umowy o pracy podpisanej w dniu 7 maja 2007 r., w ktorej termin rozpoezyeia pracy okreslono na dzieh 1 maja 2007 r. (akta audytu nr 12/09/009). Departament Kontroli i Audytu Wewnqtrznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego I Strona 10 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewnqtrznego nr 12/09 Istotnosc ustalenia: Srednia Skutki lub ryzyka: Zawieranie (podpisywanie) umow o pracy niezgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Zaiecenie: Przestrzegac przepisow ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy dotyczq^cych terminow nawiazania stosunku pracy oraz formy i tresci umowy o pracy. Ustalenie IV W trakcie przeprowadzania zadania zapewniajq^cego zespot audytowy stwierdzit, ze w aktacti osobowych) p. Wikiety-Krzysiak Zofii, zatrudnionej na podstawie umowy o pracy podpisanej w dniu 3 pazdziernika 2011 r. brak jest potwierdzenia odbycia przez pracownika szkolenia wstypnego z zakresu BHP. Wczesniejsza umowa o pracy zostata rozwiq^zana z dniem 29 wrzesnia 2011 r. Pomiydzy ustaniem poprzedniego stosunku pracy, a nawiazaniem nowego wyst^pita przerwa w zatrudnieniu. Zgodnie z art. 237^ 2 K.p. zdanie drugie: Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podj^cia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, ktore zajmowat u danego pracodawcy bezposrednio przed nawiqzaniem z tym pracodawcq kolejnej umowy o prac^". W omawianym przypadku nie zachtodzi przestanka bezposrednio po sobie nastypuj^cych stosunkow pracy (akta audytu nr 12/09/012). W trakcie przeprowadzania zadania zapewniaja^cego ustalono, ze wszyscy pracownicy posiadaj^ aktualne zaswiadczenia o ukoticzeniu szkoleti okresowych z zakresu BHP, niemniej jednak stwierdzono, ze w przesztosci w 5 przypadkach zaistniaty sytuacje, iz szkolenia okresowe przeprowadzane byty w terminach dtuzszych, niz wynikato to z obowi^zuj^cych przepisow prawa (akta audytu nr 12/09/007, 12/09/009, 12/09/010, 12/09/012, 12/09/013). Istotnosc ustalenia: Srednia Skutki lub ryzyka: Poniesienie konsekwencji finansowych w wyniku niedopetnienia przez pracodawcy obowi^zkow okreslonych w przepisach Kodeksu pracy (283 1 K.p.). Zaiecenie: Podj^c czynnosci maj^ce na celu zapewnienie, ze wszyscy pracownicy Muzeum byd^ przechodzic wstypne oraz okresowe szkolenia z zakresu BHP w terminach i w zakresie Departament Kontroli i Audytu Wewnqtrznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 11 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewn^trznego nr 12/09 okreslonym przepisami Rozporz^dzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczehstwa i higieny pracy. Ustalenie V Zgodnie z art. 94 pkt 9b) K.p. pracodawca zobowi^zany jest przechowywac dokumentacjy w sprawacti zwiqzanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownikow w warunkach niegrozqcych uszkodzeniem lub zniszczeniem. W trakcie przeprowadzania audytu ustalono, ze akta osobowe pracownikow Muzeum przechowywane sq w zamykanych na klucz drewnianych szafach oraz w archiwum. Pokoj, w ktorym przechowywane Sc[ akta osobowe jest zamykany na klucz oraz kazdorazowo, po zakohczonym dniu pracy, zaplombowywany. Ponadto ustalono, ze w dyspozycji Referatu Spraw Osobowych znajdujq^siy dwie szafy metalowe. Istotnosc ustalenia: Srednia Skutki lub ryzyka: Nieodwracalna utrata zbiorow akt osobowych. Zaiecenie: Przeniesienie akt osobowych pracownikow do szaf metalowych. W przypadku braku miejsca w szafach metalowych zaieca siy, w miary posiadanych srodkow finansowych, zakup szaf metalowych stuzq^cych do przechowywania akt osobowych pracownikow. 2.2 Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej. Muzeum w dniu 2 stycznia 2004 r. podpisato umowy z E-STUDIO Software Nowakowska i Mydrek Spotka Jawna z siedzibq^ na swiadczenie ustug w zakresie prowadzenia strony podmiotowej BIP. Nastypnie umowa, aneksem nr 2 podpisanym w dniu 29 pazdziernika 2010 r., przedtuzona zostata do dnia 31 grudnia 2012 r. (akta audytu nr 12/09/022). Przedmiotem umowy jest swiadczenie przez wykonawcy umowy ustug m.in. w zakresie: zapewnienia funkcjonalnosci systemu, zapewnienia bezpieczehstwa danych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dost^pie do informacji publicznej, utrzymywanie i serwisowanie sytemu, rozwoj systemu i dostosowywanie go do zmian legislacyjnych i potrzeb uzytkownika, okresowe szkolenia administratorow uzytkownika. W trakcie audytu ustalono, ze Muzeum posiada swojq podstrony na stronie gtownej BIP www.bip.qov.pl oraz wyznaczyto pracownika odpowiedzialnego za przekazywanie ministrowi wtasciwemu do spraw informatyzacji informacji niezbydnych do zamieszczenia na stronie gtownej BIP oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w tresci tych informacji, jak rowniez do dokonywania zmian tresci informacji publicznych udostypnianych na stronach podmiotowych BIP (akta audytu nr 12/09/023). Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego UrzQdu Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego ^re?^^ Strona 12 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewn^trznego nr 12/09 Osobq^ odpowiedzialnq^ za prowadzenie strony podmiotowej BIP jest kierownik Dziatu Promocji i Kontaktow Zagranicznycti. Ustalenie VI Audytujqcy analizujqc podpisanq umowy na swiadczenie ustug w zakresie prowadzenia BIP stwierdzili btydnie okreslony stawky podatku VAT. Od dnia 1 stycznia 2011 r. stawka podatku VAT na swiadczenie ustug bydqcych przedmiotem podpisanej umowy wynosi 23%. Zespot audytowy stwierdzit rowniez, ze w zakresie czynnosci kierownika Dziatu Promocji i Kontaktow Zagranicznycht brak jest zapisu dotyczqcego obowiq^zku prowadzenia strony podmiotowej BIP (akta audytu nr 12/09/024). Ponadto stwierdzono uctiybienia w przedmiocie spetniania przez Muzeum wymogow okreslonych przepisami: ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dost^pie do informacji publicznej oraz Rozporzc[dzenia Ministra Spraw Wewnytrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, tj.: 1) Podstrona podmiotowa Muzeum bydq^ca czysciq strony gtownej BIP nie zawiera petnego adresu podmiotu (brak oznaczenia wojewodztwa, powiatu, gminy, poczty). 2) Brak na podstronach strony podmiotowej BIP czytelnego linku do strony gtownej istniejqcego internetowego serwisu informacyjnego Muzeum. 3) Nieaktualne logo BIP oraz brak adresu pocztowego oraz numeru telefaksu redakcji strony podmiotowej BIP. 4) Nieprecyzyjne wskazanie podstawy prawnej prowadzenia BIP (brak dat i nazw aktow prawnych). 5) Brak opisu menu przedmiotowego lnne informacje i dokumenty". Nieprecyzyjny opis menu przedmiotowego Ogtoszenia" (brak wskazania, ze czysc ta zawiera informacje na temat ofert pracy). Nieprecyzyjny opis menu przedmiotowego lnformacje o biuletynie" (brak wskazania, ze czysc ta zawiera informacje na temat informacji nie udostypnionej wbip). 6) Brak wyjasnienia sposobu poruszania siy po stronie (systemu nawigacji), sposobu postypowania z informacjami opublikowanymi jako zatqczniki, brak wyjasnienia obecnosci metryczki informacji oraz znaczenia jej poszczegolnych elementow, brak wyjasnienia uzytych ikon i skrotow oraz historii zmian. 7) W menu przedmiotowym Oficjalne dokumenty" powielane sqte same dokumenty. 8) Brak opisu lnstrukcji zatatwiania spraw". Brak wskazania majqtku, ktorym dysponuje Muzeum. Brak wskazania prowadzonych przez jednostky rejestrow, ewidencji i archiwow oraz opisu sposobu i zasad udostypniania danych w nich zawartych. Brak dokumentacji przebiegu i efektow przeprowadzonych w jednostce kontroli oraz wystqpieh, stanowisk, wnioskow i opinii podmiotow jq^ przeprowadzajqcych. Brak zamieszczonych zarzqdzeh Departament Kontroli i Audytu Wewnqtrznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 13 z 15
Sprawozdanie wstypne z audytu wewn^trznego nr 12/09 Dyrektora Muzeum. Brak informacji o godzinacti pracy Muzeum. Numery telefonow sq podawane w rozny sposob (z numerem kierunkowym lub bez, jak rowniez z prefiksem 0"). 9) Przy pomocy modutu wyszukujqcego nie mozna odnalezc poszczegolnych pracownikow Muzeum. 10) Brak zamieszczenia na stronie podmiotowej BIP informacji dotyczacej sposobu dostypu do informacji publicznych bydqcych w posiadaniu Muzeum i nieudostypnionych w BIP. 11) Stwierdzono przypadki braku wskazania osoby odpowiedzialnej za wytworzenie informacji i zamieszczenie jej w BIP. Zamiast osoby podpisujqcej dokument, jako osoby wytwarzajqcq informacjy, wskazuje siy osoby zamieszczajq^cq jq na stronie BIP. Stwierdzono przypadki, w ktorych jako daty wytworzenia informacji wskazuje siy daty pozniejszqw stosunku do daty jej opublikowania w BIP. 12) Audytor przy wykorzystaniu formularza kontaktowego e-mail znajdujq^cego siy na stronie podmiotowej BIP (kontakt e-mail) wystat w dniu 16 lipca 2012 r. testowe maile na adres sekretahat(a!zamek-lublin.pl oraz do p. Matgorzaty Kowalczyk - administratora systemu BIP. Zaden e-mail nie znalazt siy na skrzynce adresata wiadomosci (akta audytu nr 12/09/025). Istotnosc ustalenia: Niska Skutki lub ryzyka: 1. Brak informacji na stronie podmiotowej BIP wymaganych przepisami ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dost^pie do Informacji publicznej oraz Rozporzqdzenia Ministra Spraw Wewnytrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. 2. Nietransparentnosc strony podmiotowej BIP. 3. Informacje wysytane przy wykorzystaniu formularza kontaktowego znajdujc[cego siy na stronie podmiotowej BIP nie docierajqdo adresatow. Zaiecenie: 1. Podpisac aneks do obowiq^zujqcej umowy na swiadczenie ustug w zakresie prowadzenia BIP, w ktorym stawka podatku VAT zostanie prawidtowo wskazana zgodnie z obowiqzujqcymi przepisami prawa. 2. Uzupetnic zakres czynnosci kierownika Dziatu Promocji i Kontaktow Zagranicznych o zapisy dotyczqce obowiqzku prowadzenia strony podmiotowej BIP. 3. Dostosowac strony podmiotowq^ BIP do przepisow ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dostqpie do informacji publicznej oraz Rozporzqdzenia Ministra Spraw Wewnytrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego \a 14 z 15
Sprawozdanie wstqpne z audytu wewnqtrznego nr 12/09 3. Opinia zespotu audytowego w sprawie adekwatnosci, skutecznosci i efektywnosci kontroli zarz^dczej w obszarze ryzyka obj^tym zadaniem zapewniajqcym W opinii zespoiu audytowego ustanowiony system kontroli zarzqdczej w obszarze prowadzenia akt osobowych pracownikow oraz prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej w Muzeum Lubelskim nie sq istotne i nie wymagajq bezzwtocznej reakcji Kierownictwa, jednakze dziatania naprawcze powinny nastcipic w ustalonym czasie. 4. Ustalenia koricowe Niniejsze sprawozdanie sporzq^dzono w 3 jednobrzmiqcych egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje Marszatek Wojewodztwa, drugi egzemplarz Muzeum Lubelskie, trzeci egzemplarz zostaje wtqczony do akt biezqcych audytu Nr 12/09. Dyrektor Muzeum Lubelskiego na podstawie przepisow 26 ust. 3 Rozporzqdzenia Ministra Finansow z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dol<umentowania audytu wewn trznego (Dz. U. Nr 21 poz. 108) ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego sprawozdania do zgtoszenia na pismie Marszatkowi Wojewodztwa Lubelskiego swojego stanowiska wobec przedstawionego sprawozdania. Podpisy czlonkow zespolu audytowego: 1. Agnieszka Btaszczak-Urbahska 'Agkiesika Bliszczdk'-ih 2. Marcin Maziarz AUDYTOjR"V WNpRZNY Marcin Maziarz Departament Kontroli i Audytu Wewn^trznego Urz^du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubelskiego Strona 15z15