SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia samooceny w Urzędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF 2006. Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu. GRUPA SAMOOCENY Lp. Imię nazwisko 1 Małgorzata Mróz 2 Urszula Lech 3 Aleksandra Kwaśniak 4 Stanisława Piekarz 5 Sabina Turek 6 Dariusz Lech 7 Józef Kuboń 8 Wojciech Kasperowicz 9 Anna Guzy Stanowisko Sekretarz Gminy Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Kierownik Referatu Inwestycji Gminnych i Gospodarki Kierwonik USC/ Inspektor ds. kadr Inspektor ds. obsługi organów gmin Inspektor ds. informatyki i promocji Inspektor ds. ochrony środowiska Inspektor ds. księgowości budżetowej Kierownik Referatu Organizacyjno Administracyjnego i SPIS TREŚCI Wyniki oceny punktowej poszczególnych kryteriów 2. Obszary wymagające usprawnień 3. Mocne strony
POWRÓT WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW Nr Przywództwo Kryterium Ocena kryetrium szczeg. 1 Wytyczanie kierunków działania urzędu poprzez sformułowanie jego misji, wizji i wartości 85 2 Rozwijanie i wdrażanie systemu zarządzania urzędem, jego działaniami i zmianą 80 3 Motywowanie i wspieranie pracowników w urzędzie oraz inspirowanie ich własnym przykładem 85 4 Zarządzanie relacjami z politykami i innymi stronami zainteresowanymi w celu rozbudzenia (osiągnięcia) wspólnego poczucia odpowiedzialności 2 Strategia i planowanie 2.1 Uzyskiwanie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron 85 2.2 Opracowanie strategii i planów oraz dokonywanie ich przeglądu i aktualizacji z uwzględnieniem potrzeb stron zainteresowanych i dostępnych zasobów 2.3 Realizowanie strategii i planów w całym urzędzie 88 2.4 Planowanie, realizowanie i analizowanie działań modernizacyjnych i innowacyjnych 85 3. Pracownicy 3.1 3.2 Planowanie, zarządzanie i doskonalenie zasobów ludzkich w zakresie strategii i planowania w sposób przejrzysty Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników przez dopasowanie celów indywidualnych i organizacyjnych 3.3 Angażowanie pracowników przez rozwój dialogu i upodmiotowienia 80 4. Partnerstwo i zasoby 4.1 Rozwijanie i realizowanie stosunków z kluczowymi partnerami 90 4.2 Rozwijanie relacji i współpracy z obywatelami/klientami 90 4.3 Zarządzanie finansami 89 4.4 Gospodarowanie wiedzą 75 4.5 Zarządzanie technologią 75 4.6 Zarządzanie budynkami i majątkiem 81 5. Procesy 5.1 Określanie, kształtowanie, zarzadzanie i bieżące usprawnianie procesów 88 5.2 Opracowywanie i dostarczanie produktów i usług nakierowanych na klientów/obywateli 80 5.3 Wprowadzanie innowacji do procesów z udziałem klientów/obywateli 84 80 80 90 85 Ocena kryterium 82,5 84,5 85,0 83,3 84,0 Ocena Potencjału/ Wyników
Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie 83,87 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji obywateli/ klientów 60 6.2 Wyniki innych pomiarów relacji z obywatelami/ klientami 79 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników 68 7.2 Wyniki innych pomiarów relacji z pracownikami 69 8. Społeczne wyniki działalności 8.1 Wyniki pomiarów postrzegania przez zainteresowane strony rezultatów urzędu w zakresie wpływu na społeczeństwo 8.2 Ustanowione przez urząd wskaźniki oddziaływania na społeczeństwo 69 9. Kluczowe wyniki działalności 9.1 Wyniki zewnętrzne: porównanie osiągniętych rezultatów i efektów do zakładanych celów 83 9.2 Wyniki wewnętrzne 58 67 69,5 68,5 68,0 70,5 Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie 69,13 PUNKTACJA ŁĄCZNA: 152,99
Przywództwo 100,0 82,5 Kluczowe wyniki działalności 70,5 84,5 Strategia i planowanie Społeczne wyniki działalności 68,0 0,0 85,0 Pracownicy Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 68,5 83,3 Partnerstwo i zasoby 69,5 Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 84,0 Procesy Przywództwo 82,5 Strategia i planowanie 84,5 Pracownicy 85,0 Partnerstwo i zasoby 83,3 Procesy 84,0 Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 69,5 Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 68,5 Społeczne wyniki działalności 68,0 Kluczowe wyniki działalności 70,5 suma 695,83
2. OBSZARY WYMAGAJACE USPRAWNIEŃ Nr kryterium Lp. Obszary wymagające usprawnień Świadectwa Propozycje działań doskonalących szczegółowego Przywództwo Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Ustalanie priorytetów działań Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet Nr planu doskonalenia Samoocena dowody w kryterium 2, 2.2 Ponowna samoocena CAF 3 3 9 wysoki 2. System antykorupcyjny dowody w kryterium 1 Okreslenie obszrów konfliktu interesów, budowa systemu antykorupcyjnego 3 3 9 wysoki 3. Zarządzania jakością dowody w kryterium 2, 5.1 Recertyfikacja ISO 3 3 9 wysoki 2. Startegia i planowanie Strategia Rozwoju Gminy Wierzchosławice dowody w kryterium 1 Poprawa monitorowania 2 2 4 średni 2. Plan Zagospodarowania Przestrzennego dla Gminy Wierzchosławice dowody w kryterium 1 Brak planu zagospodarowania dla całej Gminy 1 1 1 niski 3. Pracownicy Kompetencje pracowników dowody w kryterium 3.2, 3.3 Szkolenia ogólne i specjalistyczne 2. Pomieszczenie socjalne dla pracowników dowody w kryterium 3.1 zagospodarowanie wolnego pomieszczenia biurowego na pomieszczenie socjalne dla pracowników 3. Punkt Obsługio Klienta dowody w kryterium 3.2 Przeszkolenie pracownika z zakresu obsługi języka migowego Dostęp do wiedzy dowody w kryterium 4.4 2. Modernizacja urządzeń technicznych dowody w kryterium 4.5, 3.2 4. Partnerstwo i zasoby Dostęp do portali specjalistycznych licencja na oprogramowanie typu LEX Nagłośnienie, kamera HD, elektroniczny obieg dokumentów 3 3 9 wysoki 3. Modernizacja wyposażenia budynku urzędu dowody w kryterium 4.6 Klimatyzacja, modernizacja serwerowni i infrastruktury sieciowej 4. Komunikacja zewnętrzna dowody w kryterium 4.2 Opracowanie systemu jednolitej identyfikacji wizualnej
5. Poprawa gospodarowania majątkiem dowody w kryterium 4.6 Komputerowa inwentaryzacja środków trwałych 5. Procesy Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2, 5.3 Uruchomienie dodatkowych dwóch usług na platformie epuap 2. Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2 Modernizacja techniczna punktu obsługi klienta 3. Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2 Uruchomienie punktu potwierdzania profilu zaufanego 4. Kontrola zarządcza dowody w kryterium 5.1 Zarządzanie ryzykiem 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami Badanie klientów zewnętrznych dowody w kryterium 6.1 Zmiana (modernizacja) ankiety 3 3 9 wysoki 2. Komunikacja zewnętrzna dowody w kryterium 5.2 Aktualizacja informatora dla obywateli 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami Badanie satysfakcji pracowników dowody w kryterium 7.1 8. Społeczne wyniki działalności Ankieta elektroniczna umieszczona w sieci wewnętrznej 2 2 4 średni Ochrona środowiska dowody w kryterium 8.2 Zbieranie śmieci wielkogabarytowychj 2. Kampanie społeczne dowody w kryterium 8.1 Udział w kampaniach społecznych z zakresu przeciwdziaania alkoholizmowi, narkomanii i przeciwdziałania przemocy w rodzinie 3 3 9 wysoki 3. Programy zdrowotne dowody w kryterium 8.2 Zakup szczepionek np. przeciw grypie 3 1 3 niski 9. Kluczowe wyniki działalności Poprawa w dostępie mieszkańcow gminy do korzystania z elektronicznych uslug w urzędzie dowody w kryterium 9.2 Powiększenie liczby podpisow certyfikowanych, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentow
POWRÓT 3. MOCNE STRONY Lp. Mocne strony Świadectwa Nr kryterium szczegółowego Opis dobrej praktyki Tytuł/ nazwa dobrej praktyki Przywództwo Pięć umów partnerskich tj. trzy z Gminami zagranicznymi (Węgry, Czechy, Słowacja) i dwie z polskimi Gminami (Gmina Postomino woj. zachodniopomorskie i Gmina Gizałki woj. wielkopolskie). Celem partnerstwa jest przyjacielska, równoprawna współpraca polegająca na wymianie doświadczeń na gruncie społecznym i gospodarczym podczas spotkań przedstawicieli władz lokalnych, samorządów, szkół, organizacji społecznych, grup zawodowych i lokalnej społeczności. M.in. wymiany kulturalnej i promocyjnej Zespołów Pieśni i Tańca ale również organizacji kolonii letnich dla dzieci szkół podstawowych i młodzieży gimnazjalnej nad polskim morzem oraz na Węgry. 4.1 2. Startegia i planowanie Aktualna Strategia Rozwoju Gminy Wierzchosławice na lata 2009-2020 przyjęta Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXII/200/09 z dnia 29.09.2009 1 2. Aktualna Strategia Integracji i Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Wierzchosławice na lata 2009-2020 przyjęta Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXVII/218/09 z dnia 28.12.2009r. 1 3. Aktualny Program Ochrony Środowiska dla Gminy Wierzchosławice na lata 2004-2015 przyjęty Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXIV/185/05 z dnia 29.04.2005r. 1
4. Aktualny Plan Gospodarki Odpadami dla Gminy Wierzchosławice na lata 2004-2015 przyjęty Uchwałą rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXV/195/05 z dnia 28.06.2005r. 1 5. Aktualny Gminny Program PrzeciwdziaPrze,ocy w Rodzinie i Ochrony Ofiar Przemocy w Gminie Wierzchosławice na lata 2010-2016 przyjęty Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XLI/2392010 z dnia 30.04.2010r. 3. Pracownicy 1 Do istniejącego budynku urzędu dobudowano windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych. Winda wyjeżdża z poziomu parkingu na każdą kondygnację i jest ogromnym udogodnieniem dla osób, które poruszają się na wózkach i wszystkie urzędowe sprawy musiały do tej pory załatwiać przez pełnomocników. Wybudowanie windy to główny etap likwidacji barier architektonicznych dla osób niepełnosprawnych ale także starszych, mających problem z poruszaniem się. Winda to jeden z celów jakości jakie realizuje Urząd dla zadowolenia klientów. 4. Partnerstwo i zasoby 4.6
5. Procesy Kącik Malucha dla dzieci, których opiekunowie załatwiają sprawy urzędowe w Gminie. Pomysł utworzenia zrodził się z obserwacji faktu, że Urząd Gminy odwiedza wielu rodziców, dziadków i opiekunów z małymi dziećmi załatwiając urzędowe sprawy, wypełniając wnioski bądź dokonując opłat często zmuszeni są skupiać uwagę na swoich pociechach, co nie sprzyja koncentracji i załatwieniu szybko swojej sprawy, a niejednokrotnie powoduje stres. Został on wyposażony w mebelki z odpowiednim atestem, zabawki i inne. Powstanie kącika dla dzieci i jego wyposażenie jest jednym z wielu celów jakości w celu podniesienia jakości obsługi i zadowolenia klientów. Ponadto na życzenie rodziców, opiekunów można zgłosić zapotrzebowanie na opiekę malucha pozostawionego w Kąciku przez osobę dorosłą podczas załatwia spraw w urzędzie gminy. 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 6.2 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 8. Społeczne wyniki działalności Posiadanie od 2002 roku Certyfikatu Systemu Jakości zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2001 wykonywanie zadań publicznych o znaczeniu lokalnym, wynikających z powszechnie obowiązujących aktów prawa, w celu doskonalenia jakoracy i zaspokojenia zbiorowychh potrzeb wspólnoty dla rozwoju Gminy Wierzchosławice. Wdrożony system jest utrzymywany do dnia dzisiejszego zgodnego z normą ISO 9001:2009. 8.1
2. Otwartość na wdrażanie rozwiązań innowacyjnych poprzez zastosowanie nowoczesnego rozwiązania technicznego i możliwości pozyskiwania energii ze źrodnawialnych - Budowa farmy fotowoltaicznej tj. montaż 4 tyś paneli fotowoltaicznych o łącznej mocy 1 MW, przyłączenie ich do 2 samodzielnych układów przetwornic prądowych oraz wykananie przyłączaa energetycznego do sieci publicznej. 8.1 9. Kluczowe wyniki działalności