Instrukcja laboratoryjna cz.1

Synteza aplikacji biznesowych 2013/2014 Instrukcja laboratoryjna cz.1 Administracja serwisów Microsoft SharePoint Prowadzący: Tomasz Goluch Wersja: 4.0

I. Tworzenie i modyfikowanie listy w witrynie programu SharePoint. Cel: utworzenie niestandardowej listy oraz nowego widoku w programie SharePoint Designer. 1. Uruchom maszynę wirtualną: Oracle VM VirtualBox Manager WinSerwer2012. 2. Zaloguj się do sytemu Windows Server 2008 R2 Enterprice: login: Administrator, hasło: ETI_pg_2014. 3. Uruchom witrynę: SharePoint 2013 Central Administration. 4. Dodaj nową kolekcję stron: Application Management Create site collections 5. Wypełnij pola: Title, Description, URL, Select a template = Team Site, User name = administrator 1, Select a quota template = No Quota. 6. Zapamiętaj adres nowo wygenerowanej kolekcji witryn. 7. Uruchom program SharePoint Designer. 8. Wybierz Open Site i podaj zapamiętany adres 2 twojej kolekcji witryn SharePoint. 9. Podaj swój login i hasło (administrator, studenteti_1). 10. Wybierz: List and Libraries SharePoint List Custom List. 11. Podaj nazwę i opis dla nowej listy: a. Name = Produkty, b. Description = Lista produktów OK. 12. Kliknij na nową listę, aby wyświetlić ją w oknie zarządzania ustawieniami. 13. Wybierz: Customization Edit list columns. 14. Zmień nazwę kolumny z Title na Nazwa produktu (pojedyncze kliknięcie). 15. Wybierz: Add New Column Number. 16. Nazwij kolumnę: Wielkość. 17. Analogicznie stwórz następujące kolumny: a. Typ Number, Nazwa Waga, b. Typ Currency 3, Nazwa Cennik, c. Typ Currency, Nazwa Koszt, d. Typ Single Line of Text, Nazwa Kolor, 18. Zapisz listę (Ctrl+S). 19. Otwórz witrynę SharePoint w przeglączerwonydarce (użyj tego samego adresu co w Designerze). 20. Wybierz listę: Produkty. 21. Dodaj do listy następujące produkty: 1 Można również dodać nowego użytkownika do sytemu jemu przydzielić prawa do administracji kolekcją witryn. 2 Zbiór kolekcji witryn i ich adresów można sprawdzić wybierając: Application Management Site Collections View all site collections. 3 W celu ustawienia wartości domyślnej na polski złoty wybierz: PPM Column Settings Display Format = Polish Zloty OK.

Rysunek 1. Lista produktów Proszę przedstawić działającą listę prowadzącemu. II. Tworzenie i modyfikowanie przepływów pracy. Cel: utworzenie niestandardowego przepływu pracy w programie SharePoint Designer oraz zapisanie wszystkich dotychczasowych ustawień, jako szablon do wielokrotnego użytku. 1. Uruchom program SharePoint Designer. 2. Wybierz Open Site i podaj zapamiętany adres twojej kolekcji witryn SharePoint. 3. Podaj swój login i hasło (administrator, studenteti_1). 4. Wybierz listę: Produkty. 5. W sekcji Workflows wybierz: New i podaj nazwę: Monitor cen OK. 6. W celu dodania nowej zmiennej wybierz: Local Variables Add i podaj nazwę zmiennej: OgraniczenieCenowe oraz jej typ: Number OK OK. 7. Zmień nazwę z Step 1 na Wykonywane zadania (pojedyncze kliknięcie). 8. Wybierz: Action 4 Set Workflow Variable. 9. Kliknij na odnośniku: workflow variable i wybierz: Variable:OgraniczenieCenowe. 10. Kliknij na odnośniku: value i wpisz wartość: 3000. 11. Wybierz: Condition If current item field equals value 12. Kliknij na odnośniku: field i wybierz: Koszt. 13. Kliknij na odnośniku: equals i wybierz: is greather than. 14. Kliknij na odnośniku: value i wybierz przycisk:. 15. Jako źródło danych ustaw: Workflow Variables and Parameters. 16. Jako pole ze źródła ustaw: Variable: OgraniczeniaCenowe OK. 17. Wybierz: Action 5 Assign a to-do Item. 4 Kliknij na końcu przepływu pracy w celu aktywacji przycisku Action wstążki (Start typing or use Insert group in the Ribbon.).

18. Kliknij na odnośniku: a to-do item Next i podaj nazwę: Przegląd cennika, a następnie: Finish. 19. Kliknij na odnośniku: these users i wpisz swoją nazwę użytkownika: Administrator. 20. Wybierz: Add i OK. 21. Zapisz listę (Ctrl+S). 22. Wybierz: Publish. 23. Kliknij na elemencie Workflows w bocznym menu. 24. Kliknij na przepływie pracy: Monitor cen 6. 25. W sekcji: Customization wybierz: Open associated list. 26. Odśwież zawartość okna (Ctrl+F5). 27. Otwórz witrynę SharePoint w przeglądarce (użyj tego samego adresu co w Designerze). 28. Wybierz listę: Produkty. 29. Wybierz z menu rozwijalnego pozycji Produkt 4 pole Workflows. 30. Wybierz: Monitor cen. 31. Wybierz: Start a New Workflow Start. 32. Dana transakcja wymaga akceptacji uprawnionego użytkownika (przepływ pracy jest w stanie: In Progress). 33. Wybierz listę: Tasks. 34. Z nowo wygenerowanego zadania wybierz: Przegląd cennika. 35. Wybierz: Complete Task. 36. Wybierz listę: Produkty. 37. Zauważ, że przepływ pracy tym razem jest w stanie: Completed. 38. Wybierz: List List Settings Save list as Template. 39. Wypełnij pola: a. File Name = LabSharePointTemplateList, b. Template Name = Szablon Listy (laboratorium z technologii SharePoint), c. Template Description = Niestandardowa lista z widokiem warunkowym i niestandardowym przepływem pracy, d. Included Content = Zaznaczone. 40. Wybierz: OK. 41. Kiedy pojawi się okno: Operation Completed Successfully, wybierz: OK. 42. Wybierz: Settings Add a Page LabSharePointPage. 43. Dodaj listę z galerii: Settings Add an App Szablon Listy (laboratorium z technologii SharePoint). 44. Podaj nazwę nowej listy: Name = LabSharePointNewList, 45. Wybierz: Create. 5 Kliknij na końcu przepływu pracy w celu aktywacji przycisku Action wstążki (Start typing or use Insert group in the Ribbon.). 6 W przypadku pojawienia się komunikatu: The form cannot be rendered. This may be due to a misconfiguration of the Microsoft SharePoint Server State Service. For more information, contact your server administrator. Należy wybrać: Application Management Configure service application associations SharePoint - 80 Custom i zaznacz:. State Service OK.

Proszę przedstawić prowadzącemu zapisany szablon wraz z działającym przepływem pracy. III. Integracja z dokumentami Office. Cel: Utworzenie biblioteki współdzielonych dokumentów MS Office. 1. Stwórz bibliotekę dokumentów (Settings Add an App Document Library Create, musisz podać nazwę 7 (unikaj spacji i polskich znaków). 2. Dodaj dwie kolumny. (Library Create column) a. Column name Osoba, The type of information in this column is Single line of text b. Column name CzasUtworzenia, The type of information in this column is Date and Time 3. Utwórz nowy dokument w obrębie nowej biblioteki dokumentów (Files New Document). 4. Jeżeli dokument otworzył się w trybie podglądu to należy przełączyć się do trybu edycji. 5. Na pasku wstążki (w programie Word) należy wybrać zakładkę: Insert. 6. Następnie wybieramy pole: Explore Quick Parts Document Property Osoba. 7. Podaj nazwę osoby: Rysunek 2. Pole: Osoba 8. W nowej linii wstaw pole CzasUtworzenia i wybierz z kalendarza dowolną datę: Rysunek 3. Kalendarz 9. Zapisz i zamknij dokument: File Save As Other Web Location. 7 Zapamiętaj nazwę będzie potrzebna podczas zapisywania dokumentu Word do biblioteki.

Rysunek 4. Zapisywanie dokumentu (Word 2013) 10. W pasku adresu należy wpisać adres naszej biblioteki 8 : 11. Po zapisaniu należy odświeżyć widok biblioteki w witrynie SharePoint. W kolumnach Osoba i CzasUtworzenia (dla naszego dokumentu) powinny pojawić się podane przez nas wartości. 12. Jeżeli dokument jest widoczny można go edytować w programie MS Word (Edit). Rysunek 5. Pole: Edit 13. Powinniśmy ujrzeć nasz dokument z zapisanymi obiektami. Jeżeli zmienimy zawartość pól i zapiszemy dokument (Ctrl+S) to nasza lista ponownie zostanie zaktualizowana. Proszę przedstawić prowadzącemu bibliotekę wraz z zapisanym dokumentem. 8 W przypadku problemów z podaniem adresu biblioteki można zapisać plik na dysku i dodać go z poziomu naszej biblioteki za pomocą: Add document.

IV. Przepływ pracy dla Dokumentów. Cel: Utworzenie przepływu pracy zintegrowanego z biblioteką dokumentów MS Office. 1. Utwórz trzy biblioteki dokumentów o następujących nazwach: a. Recepcja, b. Księgowość, c. Handlowy. 2. Do biblioteki Recepcja należy dodać następujące kolumny: a. TypDokumentu, typu Choice z polami wyboru: i. Dokument, ii. Faktura, iii. Oferta. Ustawiamy wartość domyślną na Dokument, ustawiamy Require that this column contains information na Yes i ustawiamy Display as Drop-down menu. b. Przetworzony, typu Yes/No, z domyślną wartością ustawioną na No 3. Pozostałe biblioteki pozostają bez zmian. 4. Tworzymy nowy List Workflow 9 dla listy Recepcja i nazywamy go DyspozytorDokumentów. 5. Następnie należy utworzyć nowy przepływ pracy (Workflow) realizujący następujące zadanie: a. W zależności od typy dokumentu (DocumentType), należy przekopiować dokument do odpowiedniej biblioteki dokumentów: i. Faktura Księgowość ii. Oferta Handlowy iii. Dokument jest wartością domyślną i dla tego typu nic nie należy robić. b. Jeżeli dokument jest skierowany do działu handlowego to należy stworzyć zadanie (dla uproszczenia dla siebie samego) i przekopiować dokument do biblioteki Sprzedaż dopiero po jego zakończeniu. Tak długo jak zadanie będzie trwać przepływ pracy będzie zawieszony (In Progress). Po zakończeniu zadania należy zmienić pole Przetworzony na Yes. c. Logować wykonywane przez siebie akcje. 9 Proszę wykorzystać Sharepoint Designera: Workflows List Workflow.

Przepływ pracy, który chcemy osiągnąć ma wyglądać następująco: Rysunek 6. Finalny widok zbudowanego przepływu pracy (Workflow) 6. Warunek If-Else możemy znaleźć w zakładce Condition: Rysunek 7. Warunek: If-Else 7. Jesteśmy zainteresowani nasz następującymi akcjami z zakładki Action: a. Copy List Item b. Log to History List c. Assign a To-do Item d. Set Field in Current Item

Rysunek 8. Wszystkie wymagane akcje w zakładce Recent Ations. 8. Dla akcji Assign a To-do Item należy przejść przez bardzo prostego, dwuekranowego wizarda. Najpierw klikamy Next a na następnym ekranie, jako Name podajemy ZatwierdzenieOferty. 9. Dla akcji Log to History List ręcznie wpisujemy treści komunikatów, które chcemy zalogować. 10. Jeżeli nasz przepływ wygląda tak jak na rysunku 7 to wchodzimy w jego ustawienia (Workflow Settings). 11. W grupie Start Options zaznaczamy tylko opcję startu na utworzenie i zmodyfikowanie rekordu. Rysunek 9. Opcje uruchamiania przepływu pracy. 12. Zapisujemy (Ctrl+S) i publikujemy nasz przepływ pracy. 13. Przechodzimy do przeglądarki. 14. Wchodzimy na stronę biblioteki Recepcja. 15. Publikacja powinna automatycznie dodać nasz przepływ pracy do biblioteki Recepcja. Aby się upewnić możemy, będąc w zakładce Library, wybrać (Workflow Settings). W liście przepływów pracy powinien znajdować się nasz przepływ DyspozytorDokumentów. 16. Dodajemy nowy dokument. a. Plik dokumentu może być dowolny b. Name może być domyślne.

c. DocumentType ustawiamy na Dokument. d. Przetworzony pozostawiamy niezaznaczone. 17. DyspozytorDokumentów powinien się uruchomić automatycznie i status przepływu powinien być Completed. Jeżeli nie jest, to należy odświeżyć stronę. Jednak, jeżeli klikniemy w Completed to możemy zauważyć, że w historii przepływu nie ma żadnych zapisów. 18. Dla naszego dokumentu, zmieńmy pole DocumentType 10 na Faktura. Rysunek 10. Edycja właściwości dokumentu w bibliotece 19. Ważne! Odświeżamy stronę jeżeli tego nie zrobimy to na stronie może pozostać link do poprzednio skończonego przepływu pracy i nie będzie widać efektów. 20. Status przepływu ponownie jest Completed. Teraz jednakże, w historii zauważymy informację, że dokument został przeniesiony do biblioteki Księgowość. Możemy się upewnić czy tak faktycznie jest. 21. Dla naszego dokumentu w bibliotece Recepcja zmieniamy pole DocumentType na Oferta. Po odświeżeniu status przepływu powinien być In Progress a w historii powinna być notatka, że dokument został przeniesiony do biblioteki Handlowy. Możemy się upewnić, sprawdzając zawartość biblioteki Handlowy. 22. W Liście zadań (domyślnie lista Tasks) zostało utworzone zadanie ZatwierdzenieOferty.Wyedytujmy to zadanie i odznaczmy je jako skończone (Complete Task) 10 Zaznacz dokument i wybierz opcję: Edit Properties

Rysunek 11. Edycja zadania. 23. Po przejściu do biblioteki Recepcja zauważymy, że status zmienił się na Completed a pole Processed na Yes. W historii przepływu znajdziemy informację o zaakceptowaniu oferty. Proszę przedstawić prowadzącemu stan dokumentu oraz jego historię.