Zarządzenie nr 72/2008 z dnia 20 listopada 2008r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach w sprawie realizacji przez Uniwersytet Projektu,,UPGOW Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym ( Dz. U z 2005 r. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), w związku z Umową o dofinansowanie Projektu nr UDA-POKL.04.01.01-00-215/08-00 zawartą w dniu 19 września 2008 r. pomiędzy Ministrem Nauki i Szkolnictwa Wyższego -,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z Uchwałą Senatu UŚ nr 67 z dnia 26 czerwca 2007 w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ( ze zmianą zawartą w Uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 7 z dnia 15 lutego 2006 Rektora UŚ w sprawie zasad nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim Projektu,,UPGOW Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami nr UDA-POKL.04.01.01-00-215/08-00 zawarta w dniu 19 września 2008 r. pomiędzy Ministrem Nauki i Szkolnictwa Wyższego -,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia Umową. II. Zarządzanie Projektem 2 W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy powołuje się na okres od dnia 1 października 2008 r. do dnia 31 marca 2014 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb zarządzania Projektem,,UPGOW Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy, zwany w dalszej części zarządzenia,,projektem.
1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju, 2) Prorektor ds. Studenckich, Promocji i Współpracy z Zagranicą, 3) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką, 4) Prorektor ds. Kształcenia, 5) Kanclerz, 6) Kwestor, 7) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii, 8) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi, 9) Dziekan Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska, 10) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach. 2. Imienny skład Zespołu Nadzorującego zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego Projekt należy: 3 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego, 2) współpraca z kierownictwem Projektu i koordynatorami zadań, 3) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu, 4) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 1. W skład Zespołu Wykonawczego realizacji Projektu wchodzą: 4 1) Kierownik Projektu, 2) Zastępca Kierownika Projektu ds. Merytorycznych, 3) Zastępca Kierownika Projektu ds. Finansowych, 4) Konsultanci Kierownictwa Projektu w liczbie dwóch. a ponadto Koordynatorzy zadań: 1) Koordynator ds. przygotowania, otwierania i realizacji nowych kierunków studiów i specjalności I i II stopnia, 2) Koordynator ds. przygotowania, otwierania i realizacji nowych kierunków studiów podyplomowych, 3) Koordynator ds. opracowania i realizacji nowych studiów doktoranckich, 4) Koordynator ds. rozszerzenia oferty edukacyjnej o zajęcia wyrównawcze, 2
5) Koordynator ds. stypendiów dla doktorantów, 6) Koordynator ds. organizowania staży i szkoleń w wiodących zagranicznych i krajowych ośrodkach akademickich i naukowo-badawczych, 7) Koordynator ds. opracowania i wdrożenia programów kształcenia z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, 8) Koordynator ds. dostosowania programów studiów do potrzeb rynku pracy, 9) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji dydaktycznych kadry akademickiej, 10) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji kadry kierowniczej w zakresie zarządzania Uniwersytetem, 11) Koordynator ds. działań umożliwiających studentom niepełnosprawnym korzystanie z pełnej oferty edukacyjnej Uniwersytetu, 12) Koordynator ds. wdrożenia modelu zarządzania jakością w Uniwersytecie, 13) Koordynator ds. praktyk i staży, 14) Koordynator ds. dostosowania i aktualizacji programów i kierunków matematyczno przyrodniczych, 15) Koordynator ds. przygotowania studentów do wejścia na rynek pracy, 16) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji dydaktycznych kadry akademickiej w zakresie nauczania w języku angielskim. 2. Imienny skład Zespołu Wykonawczego wraz z przypisanymi zadaniami Projektu odpowiednio z numeracją użytą we wniosku stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy zawarto w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków zgodnie z zarządzeniem nr 7 z dnia 15 lutego 2006 r. Rektora UŚ w sprawie nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych oraz postanowieniami Umowy należy w szczególności: a) nadzorowanie, koordynowanie i organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, b) nadzorowanie pracy wszystkich członków Zespołu Wykonawczego, c) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku, d) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu wymaganych Umową, e) parafowanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu), f) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt oraz organizowanie spotkań informacyjnych, g) niezwłoczne informowanie na piśmie Rektora o problemach w realizacji Projektu. 3
2) Konsultant Kierownictwa Projektu do jego obowiązków należy: a) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ( PO KL), b) wsparcie kierownictwa Projektu w zakresie przepisów dotyczących realizacji Projektu w ramach PO KL. 3) Zastępca Kierownika Projektu ds. Merytorycznych do jego obowiązków należy: a) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw, usług i robót budowlanych realizowanych w ramach Projektu, b) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt oraz współudział w organizowaniu spotkań, c) organizowanie serwisu WWW Projektu, d) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, e) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Kierownika Projektu, f) nadzór nad zarejestrowaniem Uniwersytetu jako instytucji szkoleniowej w internetowej bazie ofert szkoleniowych i aktualizacja informacji o każdym szkoleniu organizowanym w ramach Projektu. 4) Zastępca Kierownika Projektu ds. Finansowych do jego obowiązków należy: a) kontrola budżetu Projektu, b) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie, c) potwierdzanie wniosków o dostawy, usługi i roboty budowlane oraz dokumentów finansowo-księgowych i płacowych w Projekcie, d) kontrolowanie prawidłowego opisu dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania kosztów i wydatków w ramach PO KL, e) nadzór formalno rachunkowy nad sporządzaniem wniosków o płatność oraz aktualizacją Harmonogramu płatności. 5) Koordynator - do jego obowiązków należy: a) planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji przydzielonych zadań, b) akceptacja wniosków o dostawy, usługi i roboty budowlane składanych przez jednostki organizacyjne w ramach koordynowanych zadań, c) przedkładanie Kierownikowi Projektu wykazu osób realizujących zadania z podaniem zakresu pracy, terminu wykonywania oraz propozycji wynagradzania, d) opracowywanie zasad (regulaminów), o których mowa w 7 niniejszego zarządzenia, e) nadzór nad rekrutacją beneficjentów, 4
f) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i sprawozdawczości, g) przekazywanie dokumentacji dotyczącej zadania realizowanego w ramach Projektu do Biura Projektu UPGOW, h) informowanie, współpraca i ustalanie zasad realizacji koordynowanych zadań z właściwymi kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, i) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych o Projekcie, j) niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu. Kierownik Projektu wnioskuje do Rektora o powoływanie i odwoływanie członków Zespołu Wykonawczego. III. Biuro Projektu UPGOW 1. Na czas realizacji Projektu tworzy się w administracji ogólnouczelnianej Biuro Projektu UPGOW podporządkowane Zastępcy Kanclerza ds. Informatyzacji i podległe dyspozycji merytorycznej Kierownikowi Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników Biura Projektu UPGOW następuje na wniosek Kierownika Projektu, zgodnie z zasadami zatrudniania pracowników administracji ogólnouczelnianej. 3. Do zadań Biura Projektu UPGOW należy obsługa administracyjna Projektu, a w szczególności: 5 6 a) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, b) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu w tym ewidencji beneficjentów ostatecznych, c) sporządzanie wniosków o płatność i wymaganych sprawozdań w terminach określonych w Umowie, d) opracowywanie korespondencji Kierownika Projektu i prowadzenie jej ewidencji. 4. Działalność Biura Projektu UPGOW finansowana jest ze środków Projektu. 5
IV. Regulaminy 1. Regulaminy naboru i rekrutacji beneficjentów ostatecznych oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu przygotowują koordynatorzy zadań w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu i właściwymi jednostkami administracji. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Kierownika Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. 7 V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 8 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie i ustalone na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej ( Dz.U. Nr 251, poz. 1852 z późn. zm.) oraz Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Kodeks Pracy i Kodeks Cywilny stosuje się odpowiednio. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z zasadami i trybem określonym w Statucie UŚ. 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku i musi być zgodna z przepisami prawa i zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim oraz wytycznymi PO KL. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: a) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki na podstawie aneksu do umowy o pracę; b) nawiązania odrębnego stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu Śląskiego; c) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie kodeksu cywilnego w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; d) przyznania premii za zadania dodatkowe dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; e) przyznania dodatku uczelnianego. 6
5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek Kierownika Projektu działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Śląskiego, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga potwierdzenia środków przez Zastępcę Kierownika Projektu ds. Finansowych. VI. Zasady realizacji dostaw, usług i robót budowlanych 9 1. Dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami i zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem, musi być podpisany przez koordynatora zadania i zaakceptowany przez Zastępcę Kierownika Projektu ds. Merytorycznych i Zastępcę Kierownika Projektu ds. Finansowych. 3. Ewidencja wniosków na dostawy, usługi, roboty budowlane i pozostałych wydatków realizowanych w ramach Projektu pod względem finansowym prowadzona jest w Sekcji Finansowo-Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i robót budowlanych, płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 10 Koszty pośrednie w wysokości 10% kosztów bezpośrednich realizowanego Projektu rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem Rektora UŚ nr 46 z dnia 25 lipca 2008 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim w 2008 roku ( ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 66 z dnia 27 października 2008 r.) każdorazowo po akceptacji wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie Śląskim do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 11 7
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodnie z Umową. 3. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu w czasie jego realizacji, tj. do dnia 31 marca 2014 roku przechowywana jest w Biurze Projektu UPGOW, które mieści się przy ul. Bankowej 12 w Katowicach w budynku Rektoratu Uniwersytetu Śląskiego na III piętrze, pokój nr 76, a po zakończeniu działalności Biura Projektu UPGOW winna zostać przekazana do Działu Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą na okres 2 lat. 4. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 4 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 8. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Projektu i PO KL segregatorach, teczkach. 9. Po upływie okresów, o którym mowa w ust. ust. 3, 4, 5, 6 i 7 całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 7. 8
IX. Zakaz zbycia aktywów trwałych 12 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu, opatrzone logo Projektu i PO KL są ewidencjonowane na osobnych numerach inwentarzowych, a wyodrębniona dokumentacja jest przechowywana w odpowiednio oznaczonych segregatorach, teczkach. 4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom inwentaryzacyjnym z natury w roku 2010 i 2013, a arkusze spisowe winny być opatrzone logo Projektu i PO KL. X. Ochrona danych osobowych 13 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami Umowy. 2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. 3. Udziela się Kierownikowi Projektu pełnomocnictwa do wydawania w imieniu Rektora specjalnych upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie. 4. Rektor wyznaczy w uzgodnieniu z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim oraz Kierownikiem Projektu osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych związanych z realizacją Projektu w systemie informatycznym. 5. Biuro Projektu UPGOW prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. 9
XI. Postanowienia końcowe Uniwersytet Śląski prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową kosztów i wydatków Projektu zgodnie z zasadami określonymi w Uczelnianym Planie Kont (polityce rachunkowości) zarządzenie nr 85 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późn. zm.). W ramach kontroli wewnętrznej Rektor zleci przeprowadzenie audytu wewnętrznego realizacji Projektu w latach 2009, 2011, 2013. 14 15 Na potrzeby projektu został uruchomiony serwis www http://www.upgow.us.edu.pl i adres mailowy upgow@us.edu.pl. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 19 września 2008 r. 16 17 R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 10