Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego PODRĘCZNIK BENEFICJENTA PROGRAM: KONSERWACJA I REWITALIZACJA DZIEDZICTWA KULTUROWEGO MECHANIZM FINANSOWY EOG 2009-2014 NORWESKI MECHANIZM FINANSOWY 2009-2014 JAK WDRAŻAĆ PROJEKTY? Wersja 2 Warszawa, wrzesień 2014 r.
SPIS TREŚCI 1. Słownik podstawowych pojęć... 4 2. Wprowadzenie... 6 3. Ważne dokumenty... 6 4. Zmiany projektu i umowy finansowej między Operatorem Programu a Wnioskodawcą... 7 4.1. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Beneficjenta... 7 4.2. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Operatora Programu... 9 5. Sposób dokonywania płatności system zaliczkowy... 9 5.1. Pierwsza płatność... 10 5.2. Kolejne płatności... 10 5.3. Płatność końcowa (refundacja)... 11 6. System płatności sprawozdawczość Beneficjenta... 11 7. Podatek VAT... 13 8. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta... 14 8.1. Rachunki bankowe... 14 8.2. System księgowania... 14 8.3. Koszty kwalifikowalne i okres kwalifikowalności... 15 8.4. Koszty niekwalifikowalne... 20 8.5 Fundusz Współpracy Dwustronnej... 20 8.6 Dokumentowanie wydatków... 23 8.6.1 Dokumentowanie kosztów pośrednich... 26 8.7 Dokumentowanie rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerem... 26 8.7.1 Ogólne zasady... 26 8.7.2 Różne sposoby dokumentowania wydatków Partnera projektu z Państw- Darczyńców... 27 8.7.3 Wkład własny Partnera projektu... 29 8.8 Przechowywanie dokumentów księgowych... 29 8.9 Zamówienia publiczne i korekty finansowe... 30 8.9.1 Kontrola ex-ante zamówień publicznych... 31 8.9.2 Kontrola ex-post zamówień publicznych... 32 8.10 Nieprawidłowości w realizacji projektu i ich konsekwencje... 32 9 Monitoring... 34 9.1 Kontrole na miejscu realizacji projektu... 35 9.2 Audyt i kontrola finansowa... 37 10 Informacja i promocja... 37 2
10.1 Instrumenty informacji i promocji... 38 11 Informowanie o kontrolach zewnętrznych... 40 12 Kontakt... 40 3
1. Słownik podstawowych pojęć Beneficjent (BF) Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF) DF MKiDN DFE MKiDN Dofinansowanie projektu z Programu Fundusz Współpracy Dwustronnej (FWD) Instytucja Audytu (IA) Instytucja Certyfikująca (IC) Komitet Monitorujący (KM) Wnioskodawca, z którym Operator Programu podpisał umowę finansową, występujący jako promotor projektu; Biuro udzielające KMF pomocy przy zarządzaniu Mechanizmem Finansowym EOG i Norweskim Mechanizmem Finansowym na lata 2009-2014. BMF, które pod względem administracyjnym mieści się w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu, jest odpowiedzialne za bieżące wdrażanie Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 w imieniu KMF i pełni funkcję punktu kontaktowego. Departament Finansowy w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Departament Funduszy Europejskich w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Dofinansowanie przyznane Beneficjentowi przez Operatora Programu ze środków Programu na wdrażanie projektu; Fundusz w ramach Programu, którego część środków przeznaczona jest dla Operatora Programu na organizację działań mających na celu ułatwienie poszukiwań Partnerów do projektów partnerskich z Darczyńcami. Pozostała część jest dostępna dla Wnioskodawców, których projekty otrzymały dofinansowanie w ramach Programu jako refundacja poniesionych zarówno przez Wnioskodawcę jak i Partnerów wydatków na nawiązanie partnerstw i przygotowanie projektów partnerskich; Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezależny od Krajowego Punktu Kontaktowego, Instytucji Certyfikującej i Operatora Programu, wyznaczany przez Państwo-Beneficjenta do celów weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli. W Polsce funkcję IA pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, który razem z Departamentem Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów oraz 16 Urzędami Kontroli Skarbowej, wykonuje zadania powyższej instytucji; Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezależny od Instytucji Audytu i Operatora Programu, wyznaczany przez Państwo- Beneficjenta do celów poświadczania informacji finansowych. W Polsce rolę IC dla Programu pełni Departament Programów Pomocowych oraz Departament Certyfikacji i Desygnacji w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju; Komitet założony przez Krajowy Punkt Kontaktowy w celu dokonywania przeglądu postępów we wdrapaniu Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 pod względem osiągania jego oczekiwanych rezultatów i celów. 4
Komitet Mechanizmu Finansowego (KMF) Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (NMSZ) Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK) MF EOG 2009-2014 Komitet założony przez Stały Komitet Państw EFTA w celu zarządzania Mechanizmem Finansowym EOG na lata 2009-2014; Ministerstwo odpowiedzialne za główne decyzje w ramach NMF 2009-2014, w tym zawieszanie płatności. Krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez Państwo- Beneficjenta, jako jednostka odpowiedzialna za osiąganie celów wytyczonych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 oraz realizację Memorandum of Understanding. W Polsce rolę KPK pełni Departament Programów Pomocowych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju. Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2009-2014; NMF 2009-2014 Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014 MKiDN Min. KiDN Operator Programu (OP) Państwa Darczyńcy Partner projektu pochodzący z Państw-Darczyńców Partner projektu pochodzący z Polski Podręcznik Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Instytucja odpowiedzialna za wdrażanie i zarządzanie Programem, przyznająca dofinansowanie Wnioskodawcom na realizację projektów. W ramach Programu funkcję Operatora pełni Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Królestwo Norwegii, Republika Islandii, Księstwo Liechtensteinu; Podmiot pochodzący z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu uczestniczący w realizacji projektu. Nawiązanie partnerstwa potwierdza umowa partnerska. Podmiot pochodzący z Polski uczestniczący w realizacji projektu. Nawiązanie partnerstwa potwierdza umowa partnerska. Posiadanie partnera z Polski nie jest obligatoryjne. Podręcznik Beneficjenta Jak wdrażać projekty? ; Program Program Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego w ramach MF EOG 2009-2014 i NMF 2009-2014; Projekt Określony w czasie, niepodzielny pod względem ekonomicznym ciąg prac pełniących konkretną funkcję techniczną z wyraźnie określonymi celami związanymi z Programem, pod który podlega; Raport niezależnego Raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że biegłego rewidenta zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju partnera projektu Regulacje Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2009-2014 r.; oraz Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 r.; Umowa finansowa Umowa w sprawie projektu, która określa warunki i zasady wsparcia za pomocą dotacji oraz role i zakres odpowiedzialności stron; Umowy ws. Programu Umowy w sprawie Programu zawarte w dniu 18 maja 2013 r. pomiędzy Komitetem Mechanizmu Finansowego EOG 5
Wnioskodawca Wniosek Zespół ds. Oceny Wniosków (ZOW) Zespół - Komitet ds. Wyboru Projektów a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, pełniącym funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego oraz w dniu 19 maja 2013 r. pomiędzy Ministerstwem Spraw Zagranicznych Królestwa Norwegii a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego pełniącego funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego. Podmiot z Polski ubiegający się o dofinansowanie w ramach Programu (po otrzymaniu dofinansowania występujący jako Beneficjent i lider projektu); Formularz wniosku aplikacyjnego dla projektu w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 wraz z załącznikami, składany przez Wnioskodawcę w celu uzyskania wsparcia w ramach Programu; Zespół przeprowadzający ocenę wniosków w ramach Programu. Zespół odpowiadający za ostateczną rekomendację projektów do dofinansowania w ramach Programu, powołany przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, składający się z przedstawicieli Operatora Programu, samorządu terytorialnego oraz partnerów społecznych (przedstawiciele organizacji pozarządowych z obszaru kultury). Na posiedzenia Zespołu zapraszani są w charakterze obserwatorów przedstawiciele KPK oraz przedstawiciele Państw - Darczyńców. 2. Wprowadzenie Niniejsza publikacja to kontynuacja Podręcznika Wnioskodawcy pt. Jak aplikować o środki? dla Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego wdrażanego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014. Podręcznik Beneficjenta pt. Jak wdrażać projekty? zawiera istotne informacje związane z wdrażaniem i rozliczaniem projektów wybranych do dofinansowania. Podręcznik jest skierowany do Beneficjentów z Polski wraz z informacjami dla Partnerów. Z uwagi na kompleksowy charakter prowadzonych działań, w celu zapewnienia właściwego wdrażania i zarządzania Programem, zadania przewidziane do realizacji przez Operatora Programu powierzone zostały kilku komórkom organizacyjnym. Kluczową rolę pełnią: Departament Funduszy Europejskich (DFE) i Departament Finansowy (DF). 3. Ważne dokumenty Każdy projekt powinien być wdrażany zgodnie z postanowieniami umowy finansowej, w tym m.in. zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz z regulacjami ujętymi w dokumentach: Podręcznik Identyfikacji i Komunikacji Wizualnej (Communication and Design Manual), Wytyczne ws. wzmacniania stosunków dwustronnych, przyjęte przez KMF, 6
Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2009-2014 przyjęte przez Komitet Mechanizmu Finansowego EOG zgodnie z art. 8.8 Protokołu 38b do Umowy o EOG w dniu 13 stycznia 2011 r. i zatwierdzone przez Stały Komitet Państw EFTA w dniu 18 stycznia 2011 r. z późn. Zmianami, Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 przyjętymi przez NMSZ zgodnie z art. 8.8 Umowy pomiędzy Królestwem Norwegii a Unią Europejską w sprawie Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 w dniu 11 lutego 2011 r. z późn. zm. wraz z załącznikami, Memorandum of Understanding wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 pomiędzy Islandią, Księstwem Liechtenstein oraz Królestwem Norwegii a Rzeczpospolitą Polską, podpisanym dnia 17 czerwca 2011 z późn. zm. oraz Memorandum of Understanding wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 pomiędzy Królestwem Norwegii a Rzeczpospolitą Polską, podpisanym dnia 10 czerwca 2011, z późn. zm., zwanymi dalej Memoranda of Understanding, Umowy w sprawie Programu zawarte w dniu 18 maja 2013 r. pomiędzy Komitetem Mechanizmu Finansowego EOG a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, pełniącym funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego oraz w dniu 19 maja 2013 r. pomiędzy Ministerstwem Spraw Zagranicznych Królestwa Norwegii a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego pełniącego funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego (wraz z załącznikiem: I Decyzją KMF w sprawie Programu, zawierającą Plan finansowy oraz II Regułami operacyjnymi), Porozumienie w sprawie realizacji Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014- zawarte w dniu 29 maja 2013 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego a Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. WAŻNE: Beneficjent jest zobowiązany do stosowania aktualnie obowiązujących wersji dokumentów. 4. Zmiany projektu i umowy finansowej między Operatorem Programu a Wnioskodawcą 4.1. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Beneficjenta Zmiany w projekcie mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie wtedy, gdy nie dotyczą celu głównego projektu. Beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Operatora Programu o planowanych zmianach w projekcie, wraz z ich uzasadnieniem, zgodnie z przepisami umowy finansowej. 7
Co do zasady zmiany umowy finansowej wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez Operatora, z wyjątkiem zmian, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy, wyniki, rezultaty czy cele Projektu lub wzrost kosztów wynagrodzeń osób obsługujących projekt, a skutek finansowy ogranicza się do: 1) zmiany Harmonogramu planowanego wydatkowania środków w projekcie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta (załącznik do umowy finansowej), 2) przesunięć kwot między działaniami budżetowymi obejmujących zmianę w wysokości do 20% kwoty przeznaczonej pierwotnie na dane działanie budżetowe wskazane w zatwierdzonym Planowanym budżecie Projektu z wyjątkiem działania budżetowego nieprzewidziane sytuacje/rezerwa (do 20% kwoty działania budżetowego o mniejszej wartości), 3) Działanie budżetowe nieprzewidziane sytuacje/rezerwa może zostać przesunięte w całości do innego działania budżetowego z zastrzeżeniem zapisu pkt. 2, WAŻNE: Koszty działania Zarządzanie projektem nie mogą ulec zwiększeniu. Te zmiany uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia przez Beneficjenta na piśmie informacji o planowanych zmianach wraz z ich uzasadnieniem Operator Programu nie zgłosi do niego uwag i potwierdzi ten fakt drogą elektroniczną. Pozostałe zmiany, w tym przesunięcia finansowe pomiędzy działaniami budżetowymi powyżej 20% kwoty przeznaczonej na dane działanie budżetowe Projektu, wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Operatora Programu o planowanych w/w zmianach w Projekcie, w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą. Operator Programu (w terminie 10 dni roboczych od momentu otrzymania kompletnej i poprawnej dokumentacji) analizuje dokumenty, a następnie przekazuje do Beneficjenta informację o zatwierdzeniu lub odmowie zatwierdzenia zmian w Projekcie. Po otrzymaniu zgody na wprowadzenie modyfikacji, Beneficjent (o ile wystąpi taka konieczność) niezwłocznie przedkłada do Operatora Programu zaktualizowane dokumenty uwzględniające wprowadzone zmiany celem aneksowania Umowy. WAŻNE: Zmiany w budżecie projektu Beneficjent przedkłada Operatorowi Programu po uzgodnieniu z Partnerem/ami projektu. Niezależnie od zakresu zmian, wniosek o zmianę w wersji papierowej przesyłany jest przez Beneficjenta wyłącznie do DF MKiDN. Dane kontaktowe: Departament Finansowy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Krakowskie Przedmieście 15/17 00-071 Warszawa 8
WAŻNE: Wszelkie zmiany zakresu rzeczowego nie uwzględnione w dokumentacji projektowej w tym w szczególności realizacja robót/zamówień dodatkowych lub uzupełniających jest co do zasady traktowana jako rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu i wymaga akceptacji OP. INFORMACJA DLA PARTNERÓW: Beneficjent jest zobowiązany do poinformowania Operatora Programu o wszelkich zmianach wprowadzonych do zawartej/ych umowy/ów partnerskiej/ich i przedłożenia do Operatora Programu zaktualizowanej dokumentacji zawierającej w/w zmiany. 4.2. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Operatora Programu Projekt może zostać zmieniony także na wniosek Operatora Programu. W takich przypadkach Operator Programu sugeruje Beneficjentowi wprowadzenie zmian w projekcie i dokonania korekty. W przypadku zgody Beneficjenta na zaproponowane przez Operatora Programu sugestie zmian, Beneficjent przedkłada odpowiednio zmienione podpisane wersje dokumentów do DF MKiDN. 5. Sposób dokonywania płatności system zaliczkowy Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym (pierwsza płatność, płatności okresowe) 1 z wyjątkiem ostatniej transzy (płatności końcowej), która zostanie przekazana w formie refundacji wydatków kwalifikowalnych, faktycznie poniesionych przez Beneficjenta i Partnera/ów (z uwzględnieniem zapisów ustawy o finansach publicznych) wypłacanej na podstawie zatwierdzonego raportu końcowego. Dofinansowanie jest przekazywane zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi do niej. Łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczek nie może przekroczyć 95% przyznanej kwoty dofinansowania. Obowiązuje zasada proporcjonalnego finansowania (pro rata) co oznacza, że płatności z dofinansowania projektu powinny być poniesione proporcjonalnie do płatności poniesionych z wkładu własnego Beneficjenta na poziomie każdego miesiąca. Końcowe rozliczenie musi zachować proporcje udzielonego dofinansowania z Programu w stosunku do wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu na poziomie proporcji założonych we wniosku aplikacyjnym. Tym samym Beneficjent jest zobowiązany do wykazania w raporcie końcowym wniesienia do projektu wkładu własnego w odpowiedniej wysokości 2. 1 Przekazanie dofinansowania w systemie zaliczkowym Beneficjentowi, będzie możliwe pod warunkiem, że Ministerstwo Finansów zagwarantuje w ustawie budżetowej 100% środków zaplanowanych na zaliczki. 2 Z wyłączeniem Beneficjentów, którym wkład własny zabezpiecza MKiDN. 9
Sugeruje się zaokrąglanie kwot w taki sposób, aby ostateczna kwota wydatkowanego dofinansowania w podziale na źródła finansowania była zgodna z kwotami udostępnionego zgodnie z umową finansową dofinansowania projektu ze środków MF EOG i NMF oraz MKiDN, przy jednoczesnym zachowaniu procentowego poziomu dofinansowania wskazanego w umowie oraz wniesieniu przez Beneficjenta kwoty wkładu własnego w odpowiedniej wysokości. Płatność przekazywana jest przelewem na rachunki bankowe Beneficjenta w PLN, na podstawie raportu okresowego/końcowego zaakceptowanego przez Operatora Programu oraz zgodnie z postanowieniami umowy finansowej zawartej między MKiDN a Beneficjentem. Operator Programu może przekazywać środki finansowe jedynie Beneficjentowi, ponieważ stronami umowy finansowej jest Operator Programu oraz polski Beneficjent. INFORMACJA DLA PARTNERÓW: O zaliczkę wnioskuje Beneficjent. Partnerzy projektu nie są upoważnieni do otrzymania zaliczek z uwagi na to, że poniesione przez nich koszty, zakładając że są kwalifikowalne i zostały uzgodnione w umowie partnerskiej, zostaną zrefundowane Partnerom przez Beneficjenta. Równocześnie jednak, Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców mają możliwość otrzymania zaliczek od Beneficjenta, jeśli zostało tak ustalone między stronami oraz zostało zawarte w umowie partnerskiej. Operator Programu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wszelkie ryzyka wynikające z takiego rozwiązania. 5.1. Pierwsza płatność Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę wskazaną przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym. Operator Programu wypłaca pierwszą zaliczkę Beneficjentowi po podpisaniu umowy finansowej, w terminie określonym w umowie finansowej oraz zgodnym z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym przez Beneficjenta i po spełnieniu przez Beneficjenta wszystkich wymaganych warunków, zgodnie z zapisami w umowie, od wypełnienia, których uzależnione jest dokonanie pierwszej płatności. Beneficjent ma obowiązek rozliczenia otrzymanej zaliczki w okresie na jaki została wypłacona. Każda kolejna płatność (okresowa) zostanie wypłacona pod warunkiem stwierdzenia przez Operatora Programu prawidłowego wydatkowania (rozliczenia) co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanego wcześniej dofinansowania na podstawie przedstawionych przez Beneficjenta raportów okresowych z realizacji projektu. 5.2. Kolejne płatności Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania raportów okresowych nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Raporty okresowe zawierające wnioskowaną kwotę na następny okres sprawozdawczy są rozpatrywane w ciągu 30 dni roboczych od daty ich złożenia do siedziby Operatora Programu. W przypadku złożenia przez Beneficjenta dokumentacji wymagającej uzupełnienia/korekty termin akceptacji rozliczenia przez Operatora ulega wydłużeniu. Kolejne płatności dokonywane są na podstawie przedkładanych przez Beneficjenta raportów okresowych oraz zaktualizowanego harmonogramu wydatkowania środków stanowiącego część raportu. Kolejne transze są przekazywane na konto Beneficjenta w okresie 20 dni roboczych od dnia zaakceptowania przez Operatora Programu raportu okresowego. 10
Zgodnie z art. 168 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) w przypadku niewydatkowania przez Beneficjenta zaliczek przekazanych na dofinansowanie projektu w okresie roku budżetowego w części pochodzącej ze środków budżetowych, musi ona zostać zwrócona na konto Operatora do dnia 31 stycznia następnego roku. 5.3. Płatność końcowa (refundacja) Płatność końcowa w wysokości 5 % kwoty dofinansowania Projektu zostaje wstrzymana do czasu akceptacji przez Operatora Programu raportu końcowego z realizacji Projektu. Płatność końcowa (refundacja) będzie przekazana na konto Beneficjenta w terminie 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Operatora Programu raportu końcowego z realizacji Projektu. Podstawą dokonania płatności końcowej jest zatwierdzony przez Operatora Programu wypełniony przez Beneficjenta i przedłożony do Operatora Programu w języku polskim raport końcowy z realizacji Projektu, podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta, sporządzony na wzorze przygotowanym przez Operatora Programu oraz zatwierdzona przez Operatora Programu informacja pokontrolna z kontroli końcowej na miejscu realizacji Projektu. Beneficjent przesyła wypełniony raport końcowy w formie elektronicznej i papierowej do Operatora Programu w terminie do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem merytorycznym i finansowym realizacji projektu. Operator Programu ma 40 dni roboczych na rozpatrzenie raportu końcowego. W przypadku złożenia przez Beneficjenta dokumentacji wymagającej uzupełnienia/korekty termin akceptacji rozliczenia przez Operatora Programu ulega wydłużeniu. W razie wystąpienia błędów w raporcie końcowym lub załączonej do raportu dokumentacji, Beneficjent na wniosek Operatora Programu przekazuje niezwłocznie poprawioną wersję elektroniczną i papierową w celu ostatecznej akceptacji jednak nie później niż w terminie 10 dni roboczych od wezwania dokonanego drogą elektroniczną lub pocztową. INFORMACJA DLA PARTNERÓW: Należy pamiętać, że Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia raportu końcowego do Operatora Programu nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem merytorycznym i finansowym realizacji projektu. W praktyce oznacza to, że wszelkie działania realizowane na terytorium Państw-Darczyńców muszą być zrealizowane na tyle wcześnie, by umożliwić ich zafakturowanie i rozliczenie w przewidzianym okresie. 6. System płatności sprawozdawczość Beneficjenta W ramach systemu płatności na rzecz Beneficjentów, Beneficjent przedkłada do Operatora następujące raporty: raporty okresowe za okres: styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesień-grudzień raport końcowy 11
wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki oraz potwierdzającą i uzasadniającą prawidłową realizację projektu. Przedkładane przez Beneficjenta raporty składają się z dwóch części: merytorycznej (opisującej zaawansowanie rzeczowe projektu); finansowej (opisującej zaawansowanie finansowe projektu oraz zawierającej wniosek o kolejną płatność). Raport okresowy zawiera m.in.: informacje o poczynionym postępie w pracach nad realizacją projektu w danym okresie, w tym porównanie podjętych działań rzeczywistych w stosunku do działań przedstawianych w szczegółowym opisie projektu i zaplanowanych w harmonogramie działań we wniosku aplikacyjnym; uzasadnienie ewentualnych odchyleń od harmonogramu działań merytorycznych i informacyjnych w projekcie; informację na temat postępu w osiąganiu wskaźników rezultatów projektu; zestawienie faktycznie poniesionych wydatków w danym okresie wraz z kopiami dowodów zapłaty; inne zestawienia finansowe zgodnie z formularzem raportu; uaktualniony harmonogram wydatkowania środków w ramach projektu. Raport końcowy zawiera m.in.: informacje na temat całościowego rezultatu projektu w stosunku do planu pierwotnego; informacje na temat osiągnięcia wskaźników rezultatów projektu oraz poniesionych całkowitych wydatków na realizację projektu; zestawienie faktycznie poniesionych wydatków w danym okresie (wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki dot. okresu nieobjętego poprzednimi raportami okresowymi); porównanie wydatków faktycznie poniesionych w stosunku do wydatków planowanych. Raporty sporządzane są w języku polskim, a zawarte w nich kwoty wyrażone w PLN. Wzory raportów wraz z Instrukcjami ich wypełnienia, są zamieszczone na stronie internetowej Programu prowadzonej przez Operatora Programu (www.eog2016.mkidn.gov.pl). Wypełnione raporty w wersji elektronicznej należy przesłać w przewidzianym w umowie finansowej terminie na adres poczty elektronicznej osoby do kontaktu ze strony MKiDN, wskazanej w umowie finansowej. Wersja papierowa wydrukowanego raportu po podpisaniu przez upoważnioną/e do tego osobę/y (musi zostać dostarczona do siedziby Operatora Programu, na adres DF MKiDN. Za datę złożenia raportu uznaje się dzień, w którym papierowa wersja raportu wpłynęła do siedziby Operatora Programu. 12
INFORMACJA DLA PARTNERÓW: Należy pamiętać, że Beneficjenci są zobowiązani do przedkładania raportów okresowych nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego, a raportów końcowych nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem merytorycznym i finansowym realizacji projektu. Oznacza to, że wszelkie działania realizowane na terytorium Państw-Darczyńców muszą być zrealizowane na tyle wcześnie, by umożliwić ich zafakturowanie i rozliczenie w przewidzianym okresie sprawozdawczym. Na wniosek Operatora Programu, każdy Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia wszystkich niezbędnych informacji dotyczących Projektu. WAŻNE: Raporty okresowe są składane trymestralnie. Jeśli w danym trymestrze Beneficjent i Partner/rzy nie ponieśli żadnych wydatków, należy złożyć zerowy raport okresowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Operatora Programu, istnieje możliwość połączenia dwóch trymestrów rozliczeniowych w jednym raporcie (np. projekt rozpoczął się w kwietniu danego roku, więc Beneficjent składa raport za II trymestr z uwzględnieniem ostatniego miesiąca z trymestru poprzedzającego). Raporty końcowe są obligatoryjnie składane w terminach określonych powyżej oraz w umowie finansowej zawartej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem Programu. INFORMACJE DLA PARTNERÓW: Beneficjent przedkłada do Operatora Programu raporty okresowe 3 razy do roku za okres: styczeńkwiecień; maj-sierpień; wrzesień-październik oraz raport końcowy na zakończenie realizacji projektu. Z tego względu, w celu sprostania wymogom sprawozdawczym, Beneficjent ma prawo prosić Partnera projektu o przedłożenie stosownych dokumentów finansowych z realizacji projektu, np. faktur itd. Parter projektu może być także proszony o sprawozdanie ze swojej części finansowego wkładu własnego do projektu, jeśli taki wkład został wniesiony. W przypadku jeśli Partner projektu z Państw-Darczyńców w celu potwierdzenia poniesionych wydatków zdecyduje się posłużyć raportem biegłego rewidenta, taki raport musi zostać złożony w każdym okresie sprawozdawczym, którego dotyczą potwierdzone w nim wydatki. 7. Podatek VAT 3 Koszt podatku VAT kwalifikuje się do dofinansowania tylko w przypadku, gdy Beneficjent lub Partner/zy nie może odzyskać tego podatku w oparciu o przepisy krajowe i gdy zostanie faktycznie i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta lub Partnera/ów. Kwestia kwalifikowalności VAT-u sprowadza się więc do stwierdzenia, czy Beneficjent lub Parter/zy może odliczyć VAT (w całości bądź strukturą), czy też nie ma takiej możliwości. Za odzyskanie podatku VAT należy rozumieć odliczenie go od podatku VAT należnego lub zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054). Wraz z pierwszym raportem okresowym Beneficjent zobowiązany jest złożyć Oświadczenie o kwalifikowalności VAT na wzorze załączonym do nn. podręcznika. 3 Dotyczy także Partnerów projektu z Państw-Darczyńców. 13
W przypadku zmiany dotyczącej sposobu rozliczania podatku VAT, Beneficjent jest zobowiązany (każdorazowo) załączyć do raportu Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. INFORMACJE DLA PARTNERÓW: Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców są zobowiązani do przekazania Beneficjentowi dokumentu potwierdzającego możliwość lub brak możliwości odzyskania podatku VAT. Informacja ta musi zostać przekazana w ramach przygotowywania wniosku aplikacyjnego. W przypadku pojawienia się zmian w możliwości Partnera odzyskania podatku VAT, Parter jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Beneficjenta. Taka informacja może zostać także wykazana w raporcie biegłego rewidenta (bez konieczności dołączania oddzielnego dokumentu). 8. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta 8.1. Rachunki bankowe Beneficjenci zobowiązani są do otworzenia i utrzymania na czas realizacji i rozliczenia finansowego projektu osobnych rachunków bankowych na środki pochodzące z Programu (oddzielnie dla środków pochodzących z MF EOG 2009-2014, NMF 2009-2014 oraz środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego 4 ). Beneficjent musi być jedynym posiadaczem ww. rachunków. 8.2. System księgowania Beneficjent wdrażający projekt dofinansowany ze środków Programu musi posiadać odrębną ewidencję księgową, umożliwiającą rozliczanie wszelkich operacji związanych z projektem niezależnie od pozostałej działalności. Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być wyodrębniona w taki sposób, by umożliwić przeprowadzenie działań kontrolnych. Beneficjent może opłacać wydatki zarówno z trzech jak i jednego rachunku, pod warunkiem zgodności stanu środków na tych rachunkach z zapisami na kontach księgowych. Ponadto opis na dokumencie finansowym musi odzwierciedlać poprawność zapisów na kontach księgowych, a tym samym źródła finansowania wydatków w ramach projektu. INFORMACJE DLA PARTNERÓW: W odróżnieniu od Beneficjenta, Partnerzy projektu nie są zobowiązani do utrzymania oddzielnego/-ych rachunku/-ów bankowego/-ych dla projektu. Niemniej jednak dobre praktyki związane z zarządzaniem finansami projektu powinny mieć zastosowanie. Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być wyodrębniona w taki sposób, aby umożliwić przeprowadzenie działań kontrolnych. 4 Odsetki narosłe na wyodrębnionych rachunkach od przekazanych w formie zaliczek środków dofinansowania z Programu (odrębnie dla środków pochodzących z MF EOG 2009-2014, NMF 2009-2014 i Min. KiDN) powinny być zwracane na bieżąco na konto Operatora Programu w ślad za informacją o odsetkach wpisaną do właściwego raportu okresowego/końcowego. 14
8.3. Koszty kwalifikowalne i okres kwalifikowalności Wyłącznie koszty kwalifikowlane projektu podlegają dofinansowaniu w ramach Programu. Do kosztów tych należą koszty, które spełniają kryterium: celowości, terminowości, są wpisane do budżetu projektu, są ekonomicznie uzasadnione oraz są poprawnie udokumentowane. Kryterium celowości polega na niezbędności poniesienia danych kosztów dla osiągnięcia celu określonego w projekcie. Kryterium terminowości polega na poniesieniu wydatków w okresie kwalifikowalności kosztów określonym w umowie finansowej. Poniesienie wydatku oznacza jego zapłacenie przez Beneficjenta lub Partnera wraz z odebraniem usługi/dostawy/roboty budowlanej. Kryterium ekonomicznego uzasadnienia kosztu dotyczy zasady efektywnego zarządzania finansami projektu. W celu udokumentowania spełnienia tego kryterium zaleca się każdorazowo zastosowanie wytycznych z pkt. 8.9 niniejszego Podręcznika, Kryterium poprawności udokumentowania wydatku polega na posiadaniu zaksięgowanych faktur lub równoważnych dowodów finansowych, dowodów zapłaty w postaci przelewów, wyciągów bankowych lub dokumentów potwierdzających wypłatę z kasy, umów zleceń, umów o dzieło, umów o pracę, kontraktów, protokołów odbioru. Początkowa data kwalifikowalności wydatków dla projektów to data przyznania dofinansowania na rzecz projektu (tj. podpisania przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół Komitet ds. Wyboru Projektu, tj. 11 lutego 2014 r. nie dotyczy projektów wybranych w procedurze odwoławczej), a końcowa data kwalifikowalności wydatków upływa z dniem 30 kwietnia 2016 r. Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną indywidualnie określone w umowie finansowej podpisanej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem Programu. WAŻNE: Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień 30 kwietnia 2016 r. Za wydatki kwalifikowalne w ramach projektów uznane będą koszty faktycznie poniesione przez Beneficjenta i Partnera/ów spełniające poniższe kryteria: zostały poniesione między pierwszym i ostatnim dniem kwalifikowalności, zgodnie z ramami czasowymi określonymi w umowie finansowej w sprawie projektu; muszą być wykorzystane wyłącznie na zrealizowanie celu/celów projektu i jego oczekiwanego rezultatu/oczekiwanych rezultatów w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności i efektywności; są niezbędne do realizacji działań przewidzianych w projekcie, mają związek z przedmiotem umowy finansowej, są ujęte w planowanym budżecie dołączonym do umowy finansowej; są proporcjonalne i konieczne dla realizacji działań i wdrożenia projektu, zgodne z zasadami efektywnego zarządzania finansowego; 15
są faktycznie poniesione przez Beneficjenta lub Partnera/ów, zapisane w księgach Beneficjenta lub Partnera/ów zgodnie z zasadami księgowości, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz wydatkowane zgodnie z przepisami prawa podatkowego. Koszty te powinny być ponadto udokumentowane fakturami (opisanymi na rewersie z jakich źródeł jest pokrywany dany wydatek i w jakiej wysokości) z potwierdzonym odbiorem lub dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej; są poparte oryginalnymi dokumentami. W przypadku faktur wystawionych na kwotę ogólną wymagane jest podłączenie specyfikacji szczegółowej wydatków; nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawnych; są realizowane zgodnie z prawem zamówień publicznych; są możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu oraz ustalone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości i zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości; są zgodne z wymogami obowiązującego prawodawstwa podatkowego i społecznego. Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót i odebrany). W wyjątkowych przypadkach, koszty, w odniesieniu do których faktury wydano w ostatnim miesiącu kwalifikowalności, są również uważane za powstałe w okresie kwalifikowalności, o ile koszty te poniesiono w terminie 30 dni od ostatniego dnia okresu kwalifikowalności. Koszty ogólne (pośrednie) i amortyzacja sprzętu uznane są za poniesione w chwili ich zaksięgowania przez Beneficjenta. Procedury wewnętrznej rachunkowości i audytu Beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie powiązanie wydatków i przychodów zadeklarowanych w odniesieniu do projektu z odpowiednimi sprawozdaniami księgowymi i dokumentami uzupełniającymi. Wydatki ponoszone w trakcie realizacji projektu, aby mogły być uznane za wydatki kwalifikowalne, winny mieć formę gotówkową. Oznacza to, że wydatek musi być poniesiony w znaczeniu kasowym tj. musi nastąpić rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta / Partnera projektu. Wyjątkiem od tej zasady ogólnej jest amortyzacja, która jest kosztem, ale nie jest wydatkiem. Sposób rozliczania i dokumentowania kosztów pośrednich w ramach projektów został opisany w pkt. 8.6.1 Podręcznika i musi być zgodny z Regulacjami oraz zostać określony w umowie partnerskiej i umowie finansowej. Poniżej przedstawiony został wykaz możliwych kosztów kwalifikowalnych projektu ponoszonych przez Beneficjenta i Partnera/ów: a) Koszt prac przygotowawczych, w tym m.in.: koszt przygotowania przetargu (wraz z dokumentacją przetargową oraz ogłoszeniami przetargowymi), b) Koszt procesu inwestycyjnego, w tym m.in.: 16
przygotowanie terenu pod budowę, prace ziemne, prace budowlano-montażowe, prace instalacyjne, prace wykończeniowe, nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji oraz nadzór konserwatorski i autorski, koszty budowy, koszty prac konserwatorskich, koszty prac digitalizacyjnych, koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw, pod warunkiem, że są one możliwe do zidentyfikowania i przypisane do projektu, koszt zakupu nowego sprzętu i wyposażenia. Dotyczy środków trwałych stanowiących część wydatków inwestycyjnych (zgodnie z zasadami rachunkowości) zainstalowanych na stałe w ramach projektu. (wyjątek od ogólnej zasady określonej w art. 7.3.1 c) Regulacji ) Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych pod warunkiem, że są niezbędne dla funkcjonowania utworzonej infrastruktury, zostaną wskazane we wniosku, zostaną włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek traktowany będzie jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. Wówczas Beneficjent jest zobowiązany do: ubezpieczenia sprzętu na wypadek pożaru, kradzieży i innych nieprzewidzianych wypadków podlegających ubezpieczeniu zarówno podczas realizacji Projektu jak i prze okres 5 lat od dnia zakończenia, pozostania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 5 lat od momentu zakończenia Projektu oraz będzie użytkował przedmiotowy sprzęt na rzecz realizacji ogólnych celów Projektu przez ten sam okres, sporządzenia i przedłożenia do Operatora Programu listy zakupionego sprzętu, ustanowienia oddzielnej puli środków na utrzymanie sprzętu przez minimalny okres 5 lat od dnia zakończenia Projektu. Pula środków stanowić będzie 1% rocznie od wartości zakupionego sprzętu wykazanego w liście, o której mowa wyżej. zakup wartości niematerialnych, takich jak patenty i licencje dla sprzętu. c) Koszty opinii/ekspertyz, w tym m.in.: koszty badań i ekspertyz, pod warunkiem, że stanowią nieodłączną część projektu (np. badania konserwatorskie), wydatki na doradztwo i ekspertyzy, ewaluacja i audyty, tłumaczenia. d) Koszty zarządzania (nie mogą przekroczyć 250 000 PLN + 3% kosztów kwalifikowanych projektu), w tym m.in.: 17
koszty sprzętu i wyposażenia wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby prowadzenia biura projektu. Zakupiony/e i wykorzystywany/e w okresie realizacji projektu sprzęt i wyposażenie (np. komputery, meble) będzie kwalifikowany/e tylko wtedy, gdy będzie niezbędny/e oraz będzie amortyzowany/e zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi Beneficjenta i zasadami ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji, która odpowiada okresowi trwania projektu oraz rzeczywistemu zużyciu do celów projektu może być uwzględniona i uznana za kwalifikowana. Zakup sprzętu oraz wyposażenia są kwalifikowalne w ramach kosztów zarządzania Projektu, jeśli pracownik wykonuje zadania na rzecz Projektu przez co najmniej 50% swojego czasu pacy. Wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia pracowników, którzy wykonują zadania na rzecz Programu w mniejszym zakresie niż 50% czasu pracy są kwalifikowalne tylko w takim stopniu (proporcjonalnie), w jakim pracownik wykonuje zadania na rzecz Projektu. Stopień realizacji zadań na rzecz Projektu określa zakres obowiązków oraz oświadczenie o kwalifikowalności stanowiska pracy (wzór załączony do nn. Podręcznika) koszty wynagrodzenia (wraz z pochodnymi) personelu przydzielonego do projektu. Wynagrodzenia pracowników wynikające ze stosunku pracy, realizujących zadania w ramach Projektu, powinny być zgodne z: prawem pracy, układem zbiorowym pracy, którym objęty jest Beneficjent lub regulaminem wynagradzania w jednostce Beneficjenta bądź odpowiednim aktem prawnym regulującym zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej, jak również wynikać z zakresu obowiązków pracowników. Każde stanowisko pracy finansowane ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i/lub Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 winno być odpowiednio oznaczone tzn. opis stanowiska winien zawierać Oświadczenie o kwalifikowalności stanowiska (wzór oświadczenia stanowi załącznik do Podręcznika). W ramach wynagrodzenia pracowników za wydatki kwalifikowalne uznaje się: wynagrodzenie zasadnicze, nagrody i premie przewidziane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji bądź odpowiednim akcie prawnym regulującym zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej, dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny, wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę, składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika, odpłatność pracodawcy z tytułu: składek na ubezpieczenie społeczne (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa), składek na Fundusz Pracy, składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), dodatek zadaniowy, o ile zostały spełnione następujące warunki: dodatek zadaniowy przyznawany jest za realizację zadań dodatkowych, przydzielonych tymczasowo, niewynikających z zakresu obowiązku danego 18
pracownika (zakres obowiązków pracownika otrzymującego dodatek zadaniowy nie może obejmować zadań związanych z realizacją projektu), Beneficjent w dokumencie przyznającym dodatek zadaniowy wymienia zadania, jakie w ramach dodatku dana osoba realizuje, okres, na jaki dodatek zadaniowy został przyznany oraz kwotę miesięczną dodatku zadaniowego. Kwota przyznanego dodatku zadaniowego powinna być proporcjonalna do zakresu powierzonych zadań na rzecz projektu. W przypadku gdy pracownik zatrudniony w jednostce na pełen etat, wykonuje zadania na rzecz Projektu przy wykorzystaniu części etatu opis stanowiska pracy/zakres obowiązków tej osoby winien wskazywać jaka część etatu (lub procentowo) przypisana została do sfinansowania w ramach kosztów zarządzania Projektu. Wówczas wynagrodzenie danego pracownika winno być finansowane proporcjonalnie do czasu jaki przypisano na realizację zadań na rzecz Projektu. Zawieranie umów cywilno-prawnych na realizację zadań w ramach Projektu z osobami, których wynagrodzenie już jest finansowane ze środków MF EOG i/lub NMF i/lub z osobami, których zakresy obowiązków/opisy stanowisk obejmują zadania związane z realizacją Projektu stanowi wydatek niekwalifikowany. Zawieranie pozostałych umów cywilno-prawnych winno być realizowane zgodnie z postanowieniami ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. 2004, nr 19 poz. 177 z późn. zm.) lub odpowiednio Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. WAŻNE: Przy ocenie kwalifikowalności kosztów wynagrodzeń pracowników decydujące znaczenie mają zapisy wniosku aplikacyjnego. WAŻNE: dodatkowe wynagrodzenie roczne (jeśli dotyczy), za okres przepracowany na rzecz Projektu oraz następujące składniki wynagrodzeń:, świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, odprawy emerytalno-rentowe, nagrody jubileuszowe, zasiłek chorobowy, zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny), zasiłki finansowane przez ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, tacierzyński opiekuńczy, wyrównawczy), koszty badań wstępnych, okresowych oraz kontrolnych, dopłata do okularów, koszty usług zdrowotnych stanowią WYDATEK NIEKWALIFIKOWALNY. koszty podróży i diety dla personelu uczestniczącego w projekcie (pod warunkiem, że są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami beneficjenta oraz nie przekraczają określonych stawek krajowych). e) Koszty informacji i promocji projektu f) Opłaty finansowe, w tym m.in.: opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunku wydzielonego dla projektu, opłaty notarialne, 19
koszty gwarancji zapewnionych przez bank lub inne instytucje finansowe, jeśli są one konieczne w przypadku zaliczek wypłacanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. g) Podatek VAT - tylko wtedy, gdy przepisy prawa nie pozwalają na jego odzyskanie. 8.4. Koszty niekwalifikowalne W ramach Programu niekwalifikowlane są: koszt zakupu ziemi i nieruchomości; wkład rzeczowy, w tym wolontariat; opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, KPK lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową; podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie; nagrody, stypendia, grzywny, kary i koszty postępowania sądowego; koszty pokryte z innych źródeł; wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności. WAŻNE: Dofinansowanie można otrzymać wyłącznie na wydatki kwalifikowalne w ramach Programu. Wkład rzeczowy jest kosztem niekwalifikowalnym. 8.5 Fundusz Współpracy Dwustronnej Fundusz Współpracy Dwustronnej część a Dostępne środki mają na celu refundację kosztów nawiązania partnerstw z podmiotami pochodzącymi z Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii) oraz przygotowania dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej projektów inwestycyjnych, realizowanych w partnerstwie z podmiotami pochodzącymi z Państwa-Darczyńców złożonych do dofinansowania w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego. Środki na refundację kosztów nawiązania partnerstwa przeznaczone zostały wyłącznie dla wnioskodawców, których projekty znalazły się na liście projektów rekomendowanych do dofinansowania w ramach Programu lub na liście projektów rezerwowych. Środki na refundację kosztów przygotowania dokumentacji aplikacyjnej przeznaczone zostały wyłącznie dla wnioskodawców, których projekty otrzymały dofinansowanie w ramach Programu. Następujące kategorie wydatków są kwalifikowane w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a : opłaty i koszty podróży za udział w konferencjach, seminariach, kursach, spotkaniach i warsztatach; koszty konferencji, seminariów, kursów, spotkań i warsztatów; koszty podróży w ramach wizyt studyjnych; koszty podróży i wynagrodzenia za wizyty ekspertów; koszty związane z przygotowaniem studium wykonalności oraz analizy finansowej i ekonomicznej; 20
zakup danych niezbędnych do przygotowania wniosku; opłaty za doradztwo zewnętrzne. WAŻNE: Koszty podróży obejmują diety dla personelu uczestniczącego w projekcie zgodnie z art. 7.3 ust. 1 (b) Regulacji ws. wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG- pod warunkiem, że są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami Beneficjenta i Partnera projektu oraz nie przekraczają określonych stawek krajowych. Wydatki ponoszone w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a są kwalifikowane od daty decyzji ws. akceptacji Programu przez Państwa-Darczyńców, tj. od 18 października 2012 r. do dnia złożenia dokumentacji aplikacyjnej do Operatora Programu. Po podpisaniu umowy finansowej z Operatorem Programu, Beneficjent jest zobowiązany do dostarczenia w przeciągu 20 dni kalendarzowych zestawienia wydatków poniesionych w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a (na podstawie formularza opracowanego przez Operatora Programu i dostępnego na stronie internetowej Programu) wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą poniesione w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a wydatki. Sposób dokumentowania wydatków (typy dokumentów stanowiących potwierdzenia zakupu oraz dowody zapłaty) został szczegółowo opisany w pkt. 8.6 Podręcznika. W przypadku wydatków poniesionych przez Partnerów projektu z Państw-Darczyńców należy je dokumentować przy pomocy faktur albo innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, bądź not obciążeniowych lub raportów niezależnego biegłego rewidenta. Sposób rozliczenia wydatków w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a między Beneficjentem a Partnerem/ami w projekcie powinien zostać szczegółowo opisany w umowie partnerskiej. Szczegółowe informacje na temat dokumentowania rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerem znajdują się w pkt. 8.6 Podręcznika. Prawidłowy opis faktury/rachunku w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a powinien znajdować się na rewersie faktury/rachunku i zawierać: numer i tytuł projektu; kwotę faktury (jeżeli opis nie jest dokonywany na rewersie faktury); kwotę kwalifikowalną; informację na temat zatwierdzenia poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej; zapis informujący, że wydatek jest dofinansowany ze środków Programu w ramach Funduszu Współpracy Dwustronne część a j; jeśli tylko część wydatku jest finansowana ze środków Programu w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a, należy przedstawić kalkulację rzeczywistego kosztu poniesionego w ramach realizacji projektu; pozycja w ewidencji księgowej; informację dot. zastosowania ustawy PZP i Wytycznych MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego 21
Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm.(nie ma zastosowania w przypadku wydatków ponoszonych przez Partnera projektu z Państw-Darczyńców). Operator ma 15 dni roboczych na weryfikację otrzymanej dokumentacji rozliczeniowej w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej liczonych od daty złożenia dokumentacji do siedziby Operatora. Operator wypłaci transzę w postaci refundacji wydatków poniesionych w ramach FWD w okresie 20 dni roboczych od dnia zaakceptowania ww. dokumentacji. Fundusz Współpracy Dwustronnej część b Środki dostępne w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b mają na celu dofinansowanie działań partnerskich podejmowanych przez Beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu "Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego" we współpracy z partnerami pochodzącymi z Państw - Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii). Następujące kategorie wydatków w ramach działań Funduszu Współpracy Dwustronnej część b są kwalifikowalne: opłaty i koszty podróży za udział w konferencjach, seminariach, kursach, spotkaniach i warsztatach; koszty podróży w ramach wizyt studyjnych; koszty podróży i wynagrodzenia za wizyty ekspertów; koszty konferencji, seminariów, kursów, spotkań i warsztatów; opłaty za doradztwo zewnętrzne; działania informacyjno-promocyjne. WAŻNE: Koszty podróży obejmują diety dla personelu uczestniczącego w projekcie zgodnie z art. 7.3 ust. 1 (b) Regulacji ws. wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG. pod warunkiem, że są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami Beneficjenta i Partnera projektu oraz nie przekraczają określonych stawek krajowych. Wydatki ponoszone w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b będą kwalifikowane od daty decyzji Operatora Programu ws. dofinansowania działań partnerskich do 30 kwietnia 2016 r. Nabór wniosków do Funduszu Współpracy Dwustronnej część b jest naborem otwartym i ciągłym, jego zasady precyzuje osobna Instrukcja aplikowania do Funduszu Współpracy Dwustronnej część b dla Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego. Rozliczanie i raportowanie działań realizowanych w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b odbywać będzie się według procedur określonych dla sprawozdawczości z realizacji projektów nieinwestycyjnych dofinansowanych ze środków MF EOG i/lub NMF 2009-2014. 22